При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами — их учёт, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия.

Документом предусматривалась, в частности, классификация заключённых по званиям, преступлениям, полу, особо подчеркивался запрет смешения арестантов по сословному признаку.

Для осуществления быстрого и удобного их поиска необходима классификация, которая заключается в группировании документов в дела.

Какое наслаждение сознать себя внезапно этим потомством и получить неожиданно его права, как будто вся предварительная работа по определению и характеристике людей и событий уже кончена до нас; все документы для их классификации собраны и взвешены; недоразумения, наговоры, ошибочные воззрения оценены по достоинству; страсти, стремления и интересы нового времени, всегда судящего о ближайших своих предшественниках по собственным своим нуждам, устранены из оценки, и мы можем уже смело развивать одну чёрту в облике исторического деятеля, какую выберем, и одну подробность в историческом событии, какая встретится, не опасаясь извратить их понимание и представление у наших современников.

Главное в архиве — учёт, упорядоченность, строгая система классификации документов.

Такая группировка называется классификацией документов.

Кроме определения сроков хранения того или иного документа, Перечень используют ещё и при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

Кроме того, могут различаться подходы к классификации документов в разных информационных системах (важность этого уже отмечена выше), что может отражаться в составе применяемых справочников (классификаторов).