Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя. 3. Организация работы секретаря (И. В. Топчиева, 2016)

3.1. Правовые основы деятельности секретаря: общегосударственная законодательно-правовая и нормативнометодическая база

Основные понятия: Федеральный конституционный закон, Федеральный закон, Указы Президента Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, нормативно-правовые акты, статья закона, регламент, распоряжение, государственный герб, документное обслуживание руководителя, документирование информации.

Правовая основа деятельности секретаря делится на две группы:

• Документы общегосударственного, межотраслевого характера, т. е. так называемые внешние, поступающие в организацию;

• Локально-нормативные и нормативно-методические документы, образующиеся в деятельности самой организации, т. е. внутренние.

К первой группе относится Конституция РФ, которая была принята 12 декабря 1993 года. Она устанавливает виды нормативных правовых актов, принимаемых в государстве, и их субординацию:

• Федеральные конституционные законы по вопросам, предусмотренным Конституцией ФКЗ;

• Федеральные законы ФЗ, которые не могут противоречить ФКЗ;

• Указы Президента РФ;

• Постановления Правительства РФ, обладающие прямым действием на всей территории РФ;

• Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (постановления, приказы, распоряжения).

Субъекты РФ могут издавать законные и иные нормативно-правовые акты (ст. 76), если они противоречат ФЗ, то действует ФЗ, однако в отношении вопросов, отнесенных к ведению субъекта, предпочтение отдается закону субъекта.

В Конституции РФ перечислены виды актов, издаваемых Советом Федерации и Государственной Думой (ст. 101–103):

• Постановления;

• Регламенты с вопросами внутреннего распорядка.

Президент РФ издает (ст. 90):

• Указы;

• Распоряжения.

Правительство РФ издает (ст. 115.):

• Постановления и распоряжения [1].

Секретарь, работающий в государственных структурах, должен быть ознакомлен и знать Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в действующей ред.) [2].

Закон регламентирует использование Государственного герба РФ на бланках и гербовых печатях. Закон прописывает, организации какого уровня имеют на это право.

Статья 1 устанавливает изображения Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного, опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Статья 3 рассматривает вопросы помещения на бланках Государственного герба Российской Федерации в разных вариантах.

Дополнительная информация:

В многоцветном варианте используются следующие бланки:

• Федеральных конституционных законов и федеральных законов;

• Указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

• Постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• Постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

• Постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

• Решений Конституционного Суда Российской Федерации;

• Решений Верховного Суда Российской Федерации;

• Решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

• Президента Российской Федерации;

• Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

• Правительства Российской Федерации;

• Конституционного Суда Российской Федерации;

• Верховного Суда Российской Федерации;

• Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Далее указываются бланки, на которых помещается Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте:

• Администрации Президента Российской Федерации;

• Полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

• Федеральных органов исполнительной власти;

• Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

• Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

• Счетной палаты Российской Федерации;

• Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

• Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

• Органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

• Органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

• Федеральных судов;

• Органов прокуратуры Российской Федерации;

• Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Каждый секретарь должен знать, что Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти, а также органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния (в ред. Федерального конституционного закона от 30.06.2003 № 1-ФКЗ, Статья 4).

Согласно статье 10 порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации.

Тема государственного герба Российской Федерации рассматривается в Постановлении Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» (в действующей ред.) [3]. Изготовлением печатей и бланков занимаются специальные полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты, ст. 2. Постановления устанавливает, что Комитету РФ по стандартизации, метрологии и сертификации необходимо разработать стандарты на печати и бланки с воспроизведением Государственного герба РФ. Это относит к ГОСТ Р 51511-2001 Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования [4].

РИСУНОК

ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(Многоцветный и одноцветный варианты)

ПРИЛОЖЕНИЯ 1 н 2 к Федеральному конституционному икону «О Государственном гербе Российском Федерации» от 25 декабри 2000 г. № 2-ФКЗ (ет. 5021)

Секретарю в его деятельности могут понадобиться законы о языке, в частности, ФЗ «О государственном языке РФ» от 01.06.2005 № 53-фз [5].

Особое значение имеет ст. 3, которая определяет сферы использования государственного языка РФ: «государственный язык подлежит обязательному использованию в деятельности органов государственной власти РФ и субъектов, ОМС и организаций всех форм собственности, в том числе, в деятельности по ведению делопроизводства»; «государственный язык используется в наименованиях ГО, ОМС и организаций»; «в конституционном, гражданском, уголовном, административном судопроизводстве»; «при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина, документов, выдаваемых органами ЗАГС и документов об образовании».

Положения предыдущего закона расширяют ст. 16 Закона РФ «О языках народов РФ» от 25.10.1991 1807-1 [6]. В ней говорится об использовании языков в официальном делопроизводстве: в республиках делопроизводство ведется на государственном языке РФ и государственном языке республики. То же касается и документов, удостоверяющих личность гражданина и трудовых книжек, заполняется на двух языках, при увольнении обе записи заверяются печатью.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (в действующей ред.) [7] устанавливает принципы правового регулирования отношений в информационной сфере, а также определяет обладателей информационных ресурсов и их возможности.

ФЗ имеет большое значение для секретаря в блоке его документного обслуживания руководителя.

Так, ст. 2 содержит основные понятия, применимые в своей деятельности секретарем.

Дополнительная информация

К числу основных понятий относятся следующие:

1. информация – сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;

2. информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

3. информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

4. информационно-телекоммуникационная сеть – технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

5. обладатель информации – лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

6. доступ к информации – возможность получения информации и ее использования;

7. конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

8. предоставление информации – действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;

9. распространение информации – действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

10. электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

11. электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

12. документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

13. оператор информационной системы – гражданин или юридическое лицо, осуществляющее деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе, по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.

По мнению специалистов в области документационного обеспечения управления, особая роль у ст. 11. Документирование информации.

Дополнительная информация

Статья раскрывает следующие понятия:

1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации;

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Вопросы защиты информации и документов прописаны в ряде законодательных и нормативно-правовых актах.

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (в действующей ред.) [8] дает исчерпывающее перечисление сведений, составляющих государственную тайну (ст. 5). Дано определение реквизита «Гриф секретности – реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе или в сопроводительной документации на него».

Положение закона детализирует Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30.11.1995 № 1203 [9].

Более широкое применение имеет Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в действующей ред.) [10].

Определены понятия:

1) коммерческая тайна – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;

2) информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), – сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

В ст. 5 дан перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Дополнительная информация

К числу этих сведений относятся следующие:

1. содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

2. содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

3. о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

4. о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

5. о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

6. о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

7. о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

8. об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

9. о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

10. о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

11. обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

В ст. 10 дан перечень мер по охране конфиденциальности информации, принимаемых ее обладателем.

Дополнительная информация

К числу указанных относятся следующие:

1. определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2. ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

3. учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

4. регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

5. нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

В целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан ознакомить под расписку работника с установленным режимом охраны и создать условия для ее защиты.

Ст. 14 п. 1. Работник, который получил доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, обладателем которой являются работодатель, несет дисциплинарную ответственность в случае умышленного или неосторожного ее разглашения.

Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 06.03.1997 № 188 (в действующей ред.) [11] содержит перечень сведений, которые относятся к конфиденциальным:

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Постановлением правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» (в действующей ред.) [12].

Секретарь руководителя непременно должен иметь нормативно-правовые документы по работе организации своего профиля, т. е. об организациях различных организационно-правовых форм:

Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в действующей ред.) [13];

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в действующей ред.) [14];

Постановление ФКЦБ от 16.07.2003 № 03–33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО» [15];

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в действующей ред.) [16];

Федеральный закон от 14.11.2002 № 14-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в действующей ред.) [13].

Дополнительная информация

Статья 9, посвященная уставу унитарного предприятия, содержит следующие положения:

1. Учредительным документом унитарного предприятия является его устав. См. Примерный устав федерального государственного унитарного предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения, утвержденный приказом Минэкономразвития РФ от 25 августа 2005 г. № 205;

2. Устав унитарного предприятия утверждается уполномоченными государственными органами Российской Федерации, а в отношении федеральных государственных предприятий, права собственника имущества которых осуществляются в соответствии с Федеральным законом «О Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом», – Государственной корпорацией по атомной энергии «Росатом», государственными органами субъекта Российской Федерации или органами местного самоуправления;

3. Устав унитарного предприятия должен содержать:

• полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия;

• указание на место нахождения унитарного предприятия;

• цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;

• сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия.

Наиболее важным является Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» [14].

Ст. 4. Общество должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. Общество вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранных языках. Полное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное наименование общества и указание на тип общества (закрытое или открытое). Ст. 11 содержит требования к уставу АО.

Дополнительная информация:

Требования сводятся к следующему:

1. Устав общества является учредительным документом общества;

2. Требования устава общества обязательны для исполнения всеми органами общества и его акционерами. Устав общества должен содержать следующие сведения:

• полное и сокращенное фирменные наименования общества;

• место нахождения общества;

• тип общества (открытое или закрытое);

• количество, номинальную стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;

• права акционеров – владельцев акций каждой категории (типа); размер уставного капитала общества:

• структуру и компетенцию органов управления общества и порядок принятия ими решений;

• порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно.

Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие указанному Федеральному закону и иным федеральным законам.

По требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.

Несколько статей посвящены ведению реестра акционеров общества, а также значению и важности документов ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции).

Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг в Постановлении ФКЦБ от 16.07.2003 № 03–33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО» [15].

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в действующей ред.) [16] в ст. 12 указывает учредительные документы общества.

Дополнительная информация

1. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также состав учредителей (участников) общества, размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал общества при его учреждении, ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов общества и порядок выхода участников общества из общества.

2. Устав общества должен содержать:

• полное и сокращенное фирменное наименование общества;

• сведения о месте нахождения общества;

• сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;

• сведения о размере уставного капитала общества;

• сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

• права и обязанности участников общества;

• сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества; сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу; сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

3. По требованию участника общества, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с учредительными документами общества, в том числе с изменениями. Общество обязано по требованию участника общества предоставить ему копии действующих учредительного договора, устава общества. Плата, взимаемая обществом за предоставление копий, не может превышать затраты на их изготовление.

4. Изменения в учредительные документы общества вносятся по решению общего собрания участников общества.

Изменения, внесенные в учредительные документы общества, подлежат государственной регистрации в порядке, предусмотренном статьей 13 Федерального закона для регистрации общества.

Изменения, внесенные в учредительные документы общества, приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных настоящим Федеральным законом, с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию.

Ст. 37 раскрывает порядок проведения общего собрания участников общества.

П. 6. Исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества.

Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.

П. 7. Общее собрание участников общества вправе принимать решения только по вопросам повестки дня, сообщенным участникам общества в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 36 настоящего Федерального закона, за исключением случаев, если в данном общем собрании участвуют все участники общества.

П. 8. Решения по вопросам, указанным в подпункте 2 пункта 2 статьи 33 настоящего Федерального закона, а также по иным вопросам, определенным уставом общества, принимаются большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена настоящим Федеральным законом или уставом общества.

Статья 50 содержит перечень документов, обязательных для хранения обществом.

Дополнительная информация

К числу таких документов относятся:

• учредительные документы общества, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

• протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;

• документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

• внутренние документы общества;

• положения о филиалах и представительствах общества;

• документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

• протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;

• списки аффилированных лиц общества;

• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

• иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

Секретарь руководителя государственного органа, органа местного самоуправления должен знать положения Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения Обращений граждан Российской Федерации» (в действ. ред.) [17].

Закон определяет порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами. Дает определения таким понятиям как «обращение гражданина», видам обращений: «предложение», «заявление», «жалоба».

Статья 4. Основные термины, используемые в Федеральном законе.

Дополнительная информация

Для раскрытия содержания Федерального закона используются следующие основные термины:

1. обращение гражданина (далее – обращение) – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

2. предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

3. заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

4. жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

5. должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

Статья 7 содержит требования к письменному обращению.

Дополнительная информация

Статья раскрывает все условия составления письменного обращения.

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

2. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

В соответствии со ст. 8 гражданин обязан направлять обращение непосредственно в тот орган, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

В законе прописана технология работы с обращениями граждан.

Обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3-х дней с момента поступления (ст. 8 п. 2). Если письменное обращение содержит вопросы, не входящие в компетенцию данного органа, то направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган с уведомлением гражданина о переадресации сообщения (ст. 8 п. 3).

Все принятые обращения подлежат обязательному рассмотрению, ответ подписывается руководителем органа власти или уполномоченным должностным лицом.

Ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении (ст. 10 п. 4).

Сроки рассмотрения письменных обращений установлены в течение 30 дней со дня регистрации и могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя (ст. 12).

В ст. 11 определены случаи, когда ответ на обращения может не даваться: анонимные письма; обращение, в котором обжалуется судебное решение, если в обращении содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы; если текст письменного сообщения не поддается прочтению; если в обращении содержится вопрос, на который гражданину давались многократно письменные ответы по существу; если ответ по существу не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную, служебную тайну.

Отдельно рассматривается порядок проведения личного приема граждан (ст. 13). Устные обращения регистрируются путем занесения в карточку личного приема. Если вопрос решен сразу, то ответ заносится в карточку личного приема.

Выполняя технические функции, секретарь руководствуется Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи» [18]. Этот документ утверждает допустимые размеры и вес почтовых отправлений, порядок написания адреса на документах и конвертах, оформления и отправления писем, бандеролей и т. д. и применяемые знаки почтовой оплаты.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [19]. Правила определяют, в частности, порядок создания документов в федеральном органе исполнительной власти, требования к организации документооборота, особенности работы с электронными документами. На основе настоящих Правил федеральный орган исполнительной власти разрабатывает инструкцию по делопроизводству.

К общегосударственным нормативно-методическим документам, регламентирующим деятельность по документационному обслуживанию руководителя, относится ГСДОУ [20].

Данный документ состоит из двух частей:

• нормативной;

• методической.

В нормативной части сформулированы основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы ДОУ в организации, ее примерная структура; определены все этапы работы с документами: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, порядок проведения экспертизы ценности документов, подготовка документов для сдачи в архив, организация их хранения.

Раздел, касающийся порядка подготовки и оформления документов, на сегодняшний день использован быть не может, т. к. порядок оформления реквизитов утратил силу в связи с введением в действие ГОСТ Р 6.30-2003 [21].

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Стандарт устанавливает требования к содержанию информации бланков, составу реквизитов, их расположению и требования к их оформлению, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов и др.

Основные правила работы архивов организаций будут также необходимы в работе секретаря руководителя [22]. Правила состоят из двух частей. В первой детально освещены вопросы делопроизводства:

• виды номенклатур дел; требования, предъявляемые к ним; порядок их составления, заполнения, ведения;

• порядок формирования дел в делопроизводстве;

• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов;

• порядок выделения документов и дел к уничтожению;

• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел, составление описей, передача в архив.

Вторая часть подробно освещает вопросы организации работы с документами в архиве в том случае, если организация, в которой работает секретарь, не передает документы на государственное хранение, а хранит их у себя. Правила будут основным документом, способствующим организации работы архива данного конкретного учреждения.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения позволяет определить сроки хранения при составлении номенклатуры дел организации, а если она отсутствует, определить сроки хранения, чтобы обеспечить необходимую сохранность документов [23].

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает определение терминам, используемым в области делопроизводства и архивного дела [24]. Термины, установленные этим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 5-2002 «Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению», где закреплены требования к разбивке документа на абзацы и разделы [25].

Еще одним государственным стандартом, который применяется в работе с документами, является стандарт на обложки дел постоянных и длительных сроков хранения – ГОСТ 17914-72, использующийся при оформлении документальных комплексов (дел) в делопроизводстве и при их подготовке к передаче на архивное хранение [26].

Секретарь руководителя в своей работе использует УСОРД [27].

Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [28]. В соответствии с данным стандартом, любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Стандарт перечисляет все этапы работы с документами.

В связи с расширяющейся интеграцией Российской экономики в мировую, вступлением нашей страны в ВТО, все более проявляющейся тенденцией сближения требований к формированию системы ДОУ, актуальными являются международные стандарты на документацию, принятые Международной организацией по стандартизации – ИСО (International Organization for standartization, ISO). Например, терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988); форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 8439:1990) и др.

Стандарты серии ИСО 9000 – пакет документов по обеспечению качества. Три стандарта из серии ИСО 9000: ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003 являются основополагающими документами «Системы качества», по которым могут быть получены сертификаты на соответствие. ИСО 9001 является наиболее обширным, так как в нем характеризуется система качества, которая распространяется на все возможные виды деятельности предприятия, включая вопросы организации и регламентации процессов управления, деятельности персонала, а также рекомендации по «управлению документацией и данными».

За последние годы ВНИИДАД и Росархивом изданы методические материалы, которые могут использоваться службами ДОУ организаций и секретарями руководителей: «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации» [29], а также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) [30].

Секретарь должен также знать, что разработаны и утверждены нормы времени или выработки на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Конечно, в деятельности секретаря руководителя значительное место занимает творческая, аналитическая, логическая части, которые трудно поддаются нормированию. Однако существует большое количество нормативных документов, которыми может воспользоваться секретарь, поскольку они рекомендуются для применения в управленческом аппарате организаций, учреждений и предприятий независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября, 1994 г. № 72) [31];

• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской федерации от 10 сентября 1993 г. № 152) [32];

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 16.03.2002 № 23) [33];

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64) [34].

Так, в «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» указаны действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. Единица измерения при машинописных работах – страница формата А4 – 210х297 мм, напечатанная с одной стороны.

С учетом того, что каждая строка включает 60–64 печатных знака, нормально заполненной считается страница, на которой размещается:

58-61 строка (3630 знаков) – через 1 интервал;

38-41 строка (2450 знаков) – через 1,5 интервала;

29-31 строка (1860 знаков) – через 2 интервала.

В этом же нормативном документе предусматриваются по состоянию оригинала, с которого проводится печатание, три группы сложности:

I группа – печатный или разборчивый рукописный оригинал;

II группа – печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение до 50 % текста;

III группа – неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающий 50 % текста, мелкий типографический шрифт.

«Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления» содержат важный для секретаря раздел «Секретарско-референт-ские работы», где указаны виды работ по бездокументному обслуживанию руководителя:

• организация работы руководителя;

• прием посетителей;

• подготовка совещаний;

• ведение телефонных переговоров.

Особенностью данных документов является то, что они указывают виды работ с определением норм времени на их выполнение, а также поэтапно описывают содержание работы, то есть последовательность операций, что позволит начинающему секретарю правильно выполнить необходимую работу.

Нормы времени содержат также вопросы организации труда, режим труда и отдыха, санитарные нормы, правила рационального оборудования рабочих мест.

В своей практической деятельности секретарь руководствуется требованиями документов по охране труда и технике безопасности, являющихся элементами иерархической системы стандартов безопасности труда (ССБТ), однако не принадлежащих к высшему ее уровню – госстандартам РФ. К стандартам безопасности труда относятся санитарные правила и гигиенические нормативы, правила и инструкции по охране труда, положения, методические указания и др.

1. Правильно расположите нормативные акты в соответствии с их иерархией (субординацией):

1) Указы Президента РФ;

2) Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (постановления, приказы, распоряжения);

3) Федеральные Конституционные законы»;

4) Федеральные законы.

2. Какой из перечисленных документов содержит требования к оформлению документов:

1) Общероссийский классификатор управленческой документации;

2) ГОСТ 7.0.8-2013;

3) ГОСТ Р 6.30-2003;

4) Правила работы архивов организаций.

3. К нормативно-методическим документам по делопроизводству относятся:

1) Перечни типовых управленческих документов;

2) Федеральные законы;

3) Указы Президента РФ.

4. В соответствии с федеральным законодательством на данный момент установлены следующие виды письменных обращений:

1) Предложение;

2) Жалоба;

3) Служебное письмо;

4) Рекомендация.

5. Должностная инструкция секретаря руководителя разрабатывается на основе:

1) Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих;

2) Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих;

3) Номенклатура дел учреждения.

3.2. Должностная инструкция секретаря и локальные нормативные акты

Основные понятия: организационно-правовой документ, методика составления, структура текста, состав информации, оформление, порядок пересмотра.

Правовой основой деятельности секретаря наряду с общегосударственными законодательно-правовыми актами является также комплекс нормативно-правовых и нормативно-методических документов той организации, в которой работает секретарь. Они образуют локальную нормативную базу, которая представлена, как правило, следующими документами:

1. Должностной инструкцией;

2. Положением о структурном подразделении, например, секретариате;

3. Инструкцией по делопроизводству;

4. Номенклатурой дел организации;

5. Правилами внутреннего трудового распорядка.

Основным организационно-правовым документом является должностная инструкция секретаря.

Если секретарь руководителя является сотрудником Секретариата, то он должен ознакомиться и знать основные разделы «Положения о Секретариате».

Когда секретарь руководителя находится в составе Службы ДОУ, что встречается крайне редко, он, соответственно, должен быть ознакомлен с Положением о Службе ДОУ – структурного подразделения организации, в котором он работает.

При составлении и оформлении документов, а также при работе с ними, секретарь руководствуется инструкцией по делопроизводству своей организации.

В работе с документами при формировании дел и отборе их на хранение или уничтожение секретарь руководителя использует номенклатуру дел своей организации.

Регулирование трудовых взаимоотношений работодателя и секретаря осуществляется посредством трудового договора, при этом Правила внутреннего трудового распорядка конкретной организации регулируют порядок приема, увольнения работника, права, обязанности и ответственность работника и работодателя, поэтому секретарь должен знать этот свод норм.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Должностные инструкции позволяют оптимальным образом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия.

При разработке должностных инструкций на работников конкретного функционального направления необходимо обеспечивать единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения.

Должностная инструкция призвана очертить круг обязанностей, определить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой. Должностная инструкция выполняет следующие функции:

• закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

• определяет его задачи, функции, права и обязанности;

• позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

• является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

• устанавливает организационные основы его работы [35].

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель организации.

Формуляр и структура текста должностной инструкции унифицированы УСОРД и включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Основные задачи и функции;

3. Должностные обязанности;

4. Права;

5. Ответственность;

6. Взаимоотношения.

1. Общие положения

В этом разделе устанавливается наименование должности, указывается, к какой категории относится работник, перечисляются квалификационные требования, предъявляемые к секретарю. Требования включают в себя два основных направления: образование (общее, среднее, высшее, специальное); практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для закрепления требований к квалификации служит Квалификационный справочник, разработанный Институтом труда и утвержденный Минтруда России [36]. Однако, каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию, исходя из своей политики работы с персоналом. Отдельный пункт содержит порядок приема и увольнения. Здесь же указываются требования к практическим навыкам работы. В первом разделе должны быть перечислены документы, которые секретарь должен знать, то есть здесь излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.

2. Основные задачи и функции

В этом разделе в обобщенной форме определяются основные трудовые функции работника, участок работы.

3. Должностные обязанности

Это раздел должен быть подробно и четко прописан.

В этом разделе необходимо детально расписать, что и как должен делать работник, т. е. виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

Раздел «Должностные обязанности» должностной инструкции составляется на основе раздела «Должностных обязанностей» соответствующей должности из Квалификационного справочника.

Если технический исполнитель не имеет навыков работы, целесообразно составить обучающую должностную инструкцию, в которой раздел «Должностные обязанности» прописывается пооперационно в той последовательности, в которой следует осуществлять действия, с тем, чтобы, изучив должностную инструкцию, технический исполнитель мог справиться со своей работой и у него на практике не возникало бы никаких вопросов.

4. Права

Этот раздел формулируется в соответствии с теми правами, которыми наделено структурное подразделение, в котором работает секретарь, например, службе ДОУ, секретариате и др.

Согласно должностной инструкции, секретарь может запрашивать различную информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач; запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей; требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации; докладывать руководителю организации обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

5. Ответственность

В этом разделе необходимо указать, что секретарь несет ответственность за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также Правил внутреннего трудового распорядка. Можно также указать ответственность более подробно, сославшись на его должностные обязанности, например, секретарь несет ответственность за: своевременность передачи руководителю и другим должностным лицам необходимой информации, ее достоверность; правильное ведение делопроизводства; сохранность документов, штампов, общих и строгого учета бланков; своевременное и правильное выполнение машинописных работ; материальный ущерб, причиненный предприятию в результате халатного выполнения своих обязанностей.

6. Взаимоотношения (связи по должности)

Здесь определяется порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В этом разделе указывается, с какими структурными подразделениями, их конкретными работниками, по каким вопросам взаимодействует секретарь руководителя. Необходимо указать, какие документы, в каком виде, от кого, как часто он получает и передает; кому передает информацию, с кем сотрудничает по определенным вопросам. Желательно этот раздел составить в табличной форме.

В последнее время в должностную инструкцию добавляют новый раздел «Оценка работы». Здесь необходимо указать, что оценка работы (деятельности) осуществляется в соответствии с качеством работы, а также сроками ее выполнения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен(на)», свою подпись, инициалы, фамилию и дату.

Должностная инструкция секретаря руководителя должна быть оформлена на бланке организации и иметь следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• гриф утверждения;

• дату составления;

• регистрационный номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• визу согласования;

• визу ознакомления;

• подпись;

• дату.

Положение о структурном подразделении: секретариате или службе ДОУ

Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий правила организации и деятельности структурного подразделения.

При разработке положения необходимо опираться на действующее законодательство, современные государственные нормативно-методические документы, устав организации или положение об организации.

Формуляр положения и структура текста положения о любом структурном подразделении установлена УСОРД [27]. Унифицированная структура текста включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цель и задачи.

3. Функции.

4. Права и ответственность.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения (служебные связи).

1. Общие положения

Этот раздел определяет точное название структурного подразделения, его статус. Здесь обязательно надо оговорить, является ли секретариат самостоятельным структурным подразделением или входит в состав другого структурного подразделения, например, службы ДОУ. В этом разделе указывается также, кто возглавляет структурное подразделение и чьим приказом назначается на должность его руководитель. Необходимо оговорить, имеет ли руководитель заместителей. Следует также указать, чем в своей деятельности руководствуется секретариат или служба ДОУ, какую имеет структуру (наличие бюро, участков, секторов и т. д.), указывать перечень законодательных, нормативных правовых актов, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется в своей деятельности структурное подразделение. Раздел «Общие положения» заканчивается пунктом о наличии печати данного структурного подразделения.

2. Цель и задачи

В обобщенной форме указывается цель создания и деятельности секретариата, основные задачи по их реализации:

1. Постановка и ведение документационно-информационного обеспечения деятельности руководителя на уровне современных требований.

2. Организация бездокументного обслуживания руководителя в соответствии с целями и задачами организации.

3. Организация единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив (или уничтожения).

3. Функции

Раздел «Функции» является основным и содержит описание всех видов работ структурного подразделения по вопросам информационно-документационного обслуживания, организационного обслуживания руководства (бездокументное обслуживание). Функции излагаются в их логической последовательности.

4. Права и ответственность

Этот раздел указывает права, которыми наделен секретариат для реализации возложенных функций и задач, а также определяется ответственность, которую он несет за выполнение своих задач, состояние документации, ее соответствие установленным требованиям, организацию работы подразделений в составе секретариата.

5. Руководство

В разделе «руководство» указывают права и обязанности руководителя, однако, в последнее время возникла новая тенденция – этот раздел стал отсутствовать, так как права и обязанности руководителя секретариата или службы ДОУ нашли отражение в его должностной инструкции.

6. Взаимоотношения (служебные связи)

Здесь прописывается, с какими структурными подразделениями и по каким вопросам взаимодействует секретариат, то есть характер и наличие взаимосвязей.

Положение о структурном подразделении заканчивается пунктом о том, в каких случаях Положение должно быть заменено новым:

1. Изменение структуры организации.

2. Изменение структуры самой службы, ее переподчинение.

3. Внедрение новых технологий.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации и имеет следующие реквизиты:

• наименование организации, структурного подразделения;

• вид документа;

• дату и гриф утверждения;

• регистрационный номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• гриф согласования или визы согласования.

Положение подписывает должностное лицо, являющееся разработчиком, визирует юридический отдел, утверждает руководитель организации.

Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации.

Инструкции могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые распространяются на определенную категорию учреждений или организаций. Взяв за основу типовую, любая организация может разработать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству. В ней необходимо учесть все особенности организации и технологии делопроизводства конкретного учреждения. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Порядок оформления документов, а также требования к реквизитам.

3. Организация документооборота.

4. Регистрация документов.

5. Организация справочной работы.

6. Оперативное хранение документов.

7. Подготовка документов к сдаче в архив.

8. Приложения, которые содержат образцы бланков, формуляры документов, образцы учетных форм и документов, а также разного рода перечни, например:

• Перечень документов, не подлежащих регистрации;

• Форма журнала регистрации входящих документов;

• Форма журнала регистрации исходящих документов;

• Формы журнала регистрации внутренних документов (по видам);

• Оттиски печатей и штампов;

• Образцы бланков документов;

• Перечень документов, заверяемых печатью;

• Форма положения о структурном подразделении;

• Схемы документооборота;

• Форма должностной инструкции и др.;

• Перечень документов, подлежащих утверждению.

В организации, которая использует гербовые бланки, гербовые печати, обязательно в инструкции должен быть раздел, содержащий требования к работе с ними.

Инструкция отражает весь процесс работы с документами, всю последовательность технологических операций. Она является регламентирующим документом для службы ДОУ, секретариата или секретаря, осуществляющих документное обслуживание руководителя, а также для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ, затем проект согласовывается с заведующим архивом, юридической службой. Затем инструкция утверждается руководителем или вводится в действие его приказом и рассылается во все структурные подразделения организации для использования в текущей работе.

Номенклатура дел организации

В процессе своей деятельности любая организация создает и получает достаточно большое количество документов. После оперативной деятельности для решения возникших вопросов возникает необходимость обращаться к документам снова. Для осуществления быстрого и удобного их поиска необходима классификация, которая заключается в группировании документов в дела.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет термин «дело» как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» [24].

Классификатором наименований дел служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [24].

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения или его структурного подразделения с указанием сроков хранения [37]. Таким образом, номенклатура дел служит распределителем документов в дела, позволяет их систематизировать. Номенклатура дел должна охватывать все виды документов, которые создаются в процессе деятельности данной организации.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• гриф утверждения;

• дату;

• регистрационный номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• визу согласования.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме и состоит из следующих граф:

В первой графе проставляется индекс дела, который состоит из двух частей, например, 01–03. Первая часть 01 обозначает структурное подразделение (руководство), вторая часть 03 – порядковый номер в пределах данного подразделения (Устав).

В конце каждого раздела оставлены резервные номера для заполнения дел, которые могут образоваться в течение текущего года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел и в течение года под одним может быть сформировано несколько томов дел.

В третьей графе указывается количество дел и томов, которое может быть заведено в течение года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на № статьи Перечня документальных материалов (Типового или ведомственного), в соответствии с которым установлен срок.

В пятой графе указываются различные отметки в течение года: «об уничтожении дел»; «передачи дел в архив»; делах, переходящих на следующий год.

Проект номенклатуры дел организации рассматривается и одобряется Экспертной комиссией организации, визируется заведующим ведомственным архивом и утверждается руководителем организации.

Она носит нормативный характер, так как имеет сроки хранения, установленные на основании Перечней документов с указанием срока их хранения.

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В конце года номенклатура дел закрывается, то есть заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка – свод обязательных для выполнения требований, норм [37].

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт организации, регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения, взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации [38].

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть разработаны в соответствии с Трудовым кодексом РФ и распространяться на всех работников.

Правила регулируют порядок приема и увольнения работников, права, обязанности и ответственность работников и работодателя, режим труда и отдыха, процедуру поощрения и взыскания к работникам организации.

Правила внутреннего трудового распорядка обычно утверждаются приказом руководителя организации.

Этот организационный документ направлен на достижение следующих целей:

• соблюдение прав и законных интересов работника и работодателя;

• определение трудового распорядка и трудовой дисциплины, обязательных для исполнения всеми работниками;

• соблюдение трудового законодательства Российской Федерации в организации, где работает секретарь.

Правила разрабатываются в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Отдельные положения Правил внутреннего трудового распорядка оговорены в статьях Трудового кодекса.

В законодательстве нет жестких условий к структуре текста Правил, однако, на практике, в большинстве организаций структура почти одинаковая и включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Определение терминов и расшифровка сокращений;

3. Порядок заключения, изменения и расторжения трудовых договоров с работниками;

4. Права и обязанности работника;

5. Права и обязанности работодателя;

6. Рабочее время;

7. Время отдыха;

8. Оплата труда, гарантии и компенсации;

9. Меры поощрения;

10. Дисциплина труда, дисциплинарные взыскания;

11. Охрана труда.

В Правилах внутреннего трудового распорядка должен быть подробно описан порядок приема на работу:

• указан список документов, которые необходимо предъявить при приеме на работу;

• описана процедура заключения трудового договора.

В Правилах указывается порядок перевода работников и порядок прекращения трудового договора, а также перечисляются права и обязанности работников и работодателя, основные из них.

Работники имеют право на:

• заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

• предоставление работы, обусловленной трудовым договором;

• своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;

• рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда;

• предоставление исправных инструментов, приспособлений, технических средств и материалов, необходимых для выполнения своих трудовых обязанностей;

• отдых – еженедельные выходные дни, нерабочие праздничные дни, ежегодные основной и дополнительные отпуска;

• обязательное социальное, пенсионное и иные виды страхования в соответствии с действующим законодательством РФ;

• льготы, гарантии и компенсации, предусмотренные действующим законодательством РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;

• защиту персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты;

• свободный доступ к своим персональным данным, хранящимся у работодателя, включая право на получение копий документов, связанных со своей работой.

Работники, в том числе и секретарь руководителя, обязаны:

• соблюдать чистоту и порядок на рабочем месте и в служебных помещениях работодателя;

• соблюдать порядок хранения документов и материальных ценностей, установленный локальными нормативными

актами, а также в соответствии со сложившейся практикой работодателя;

• бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества);

• не рассылать по электронной почте материалы и комментарии, не вести в рабочее время продолжительные телефонные разговоры, не имеющие отношения к работе;

• неукоснительно соблюдать трудовую дисциплину, в том числе данные Правила, режим рабочего времени, правила пропускного режима работодателя, требования по охране труда и технике безопасности, противопожарной безопасности, а также иные локальные нормативные акты работодателя;

• в случае увольнения, вне зависимости от причины увольнения, вернуть все имущество работодателя (в том числе служебную документацию, оригиналы выданных работнику доверенностей, корпоративные банковские карты и т. д.), находящееся у работника на момент увольнения, уполномоченному представителю работодателя не позднее дня увольнения.

Дополнительная информация

Работодатель имеет право:

• заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

• требовать от работников исполнения трудовых обязанностей;

• разрабатывать и совершенствовать систему оплаты труда;

• оценивать результаты работы работников и поощрять их за высокопроизводительный труд;

• издавать приказы, вводить в действие локальные нормативные акты, обязательные для исполнения работниками;

• устанавливать режим рабочего времени и контролировать его соблюдение работниками;

• направлять работников в служебные командировки в случае производственной необходимости;

• оказывать работникам материальную помощь;

• пересматривать заработную плату работникам в рамках аттестации персонала;

• в случае производственной необходимости перемещать работников на другие рабочие места в пределах того же населенного пункта (той же местности) с сохранением трудовой функции, заработной платы и иных определенных сторонами условий трудового договора;

• привлекать работников к дисциплинарной ответственности;

• требовать от работников бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;

• требовать от работников возмещения ущерба, в том числе в полном объеме, причиненного работодателю их действиями (бездействием) в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ.

Работодатель обязан:

• обеспечивать работников работой в соответствии с заключенными трудовыми договорами;

• обеспечивать безопасность и условия труда, отвечающие соответствующим государственным нормативным требованиям охраны труда и техники безопасности;

• предоставлять работникам необходимые материалы, инструменты, приспособления и технические средства в исправном состоянии;

• осуществлять социальное, пенсионное и иные виды обязательного страхования, предусмотренные действующим законодательством РФ;

• предоставлять работникам все льготы, гарантии и компенсации, предусмотренные действующим законодательством РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;

• соблюдать в отношении работников особенности регулирования труда отдельных категорий работников, предусмотренные действующим законодательством РФ;

• производить работникам денежные выплаты в соответствии с заключенными трудовыми договорами;

• удерживать из заработной платы работников налог на доходы физических лиц и перечислять его в соответствующие бюджеты;

• принимать на себя расходы по открытию и содержанию банковских счетов работников в случае, если соглашение о перечислении заработной платы на счет инициировано работодателем;

• нести материальную ответственность перед работниками в соответствии с действующим законодательством РФ;

• обеспечивать соблюдение режима труда и отдыха работников в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ и настоящими Правилами;

• способствовать систематическому повышению квалификации работников, совершенствованию их профессиональных навыков;

• защищать персональные данные работников от неправомерного их использования или утраты;

• предоставлять работникам свободный доступ к их персональным данным, а также предоставлять по просьбе работников копии документов, связанных с их работой (выписки из кадровых приказов, выписки из трудовых книжек, справки с места работы и пр.);

• оформлять свидетельства государственного пенсионного страхования и трудовые книжки, если трудовые договоры заключаются работниками впервые.

Другие права и обязанности работодателя устанавливаются действующим трудовым законодательством РФ, локальными нормативными актами работодателя, а также трудовым договором.

В Правилах внутреннего трудового распорядка могут быть главы, посвященные рабочему времени, где указано, какие режимы рабочего времени установлены в организации, а также указаны перерывы для отдыха и питания.

В главе «Оплата труда, гарантии и компенсации» указаны числа выплаты заработной платы и каким образом выплачивается заработная плата.

В главах «Меры поощрения» и «Дисциплины труда, дисциплинарное взыскание» указывается, каким образом происходит поощрение работников и как выносится дисциплинарное взыскание.

Последняя глава Правил внутреннего трудового распорядка включает в себя, как правило, обязанности работника и работодателя по охране труда, если в организации нет самостоятельного документа по этому вопросу.

Правила внутреннего трудового распорядка составляются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и содержат все основные моменты, затрагивающие интересы как работника, так и работодателя, именно поэтому секретарь руководителя должен быть не только с ним ознакомлен, но иметь их всегда под рукой. Это связано с тем, что именно секретарь руководителя, по его заданиям, общается с сотрудниками организации и хорошо должен ориентироваться в содержании каждой главы Правил внутреннего трудового распоряжения.

1. Какой документ является основным организационно-правовым в регламентировании деятельности секретаря, какова его структура?

2. Какой локальный нормативно-методический документ регламентирует работу секретаря по составлению и оформлению документов и организации работы с ними? Охарактеризуйте его.

3. Номенклатура дел – это:

1) Систематизированный список дел, заводимых в организации по установленной форме с указанием сроков хранения;

2) Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

3) Классификатор, позволяющий на основе видов документов и сроков их хранения, формировать дела.

4. Какой локальный акт регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и секретаря? Охарактеризуйте его.

3.3. Условия труда секретаря

Основные понятия: стандарты безопасности труда, санитарные правила, санитарно-гигиенические факторы, психофизиологические факторы, эстетические факторы, оптимальные условия труда.

Условия труда – совокупность элементов, факторов производственной среды (химических, физических, биологических) и собственно трудового процесса (психофизиологических), оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека – его здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и эффективность труда.

Таким образом, факторы, влияющие на создание оптимальных условий труда управленческого персонала, разнообразны. Однако, принято выделять основные факторы, составляющие оптимальные условия труда в целом управленческого аппарата, в том числе, секретарей:

• Санитарно-гигиенические условия труда;

• Психофизиологические;

• Эстетические.

Принято считать, что наиболее регламентированными считаются санитарно-гигиенические условия труда, т. к. большинство из них нормируются стандартами санитарных норм и требований, которые оцениваются количественными показателями.

При разработке таких стандартов учитываются знания и опыт специалистов: физиологов, гигиенистов, санэпидемологов, психологов и др.

К числу санитарно-гигиенических условий труда относятся:

• Микроклимат;

• Освещенность;

• Шум;

• Вибрация.

Они регламентируются Системой стандартов безопасности труда (ССБТ), которая имеет иерархическое строение. Главными ее элементами являются общероссийские стандарты.

Так, при изучении микроклимата в производственных помещениях, в том числе приемной, необходимо руководствоваться СанПиН 2.2.4.548-96 «Гигиенические нормы к микроклимату производственных помещений» [39]. Они были разработаны НИИ медицины и труда РАМН, Московским НИИ гигиены им. Ф.Ф. Эрисмана, при участии Санкт-Петербургского НИИ гигиены труда и профзаболеваний, Госкомсанэпиднадзора России. Санитарные нормы и правила были утверждены и введены в действие Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.1996 № 21.

Их цель – предотвратить неблагоприятное воздействие микроклимата рабочих мест, производственных помещений на самочувствие, функциональное состояние, работоспособность и здоровье человека. Они являются обязательными для всех предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчиненности. В порядке обеспечения производственного контроля руководители организаций, предприятий и их соответствующие структуры обязаны привести рабочие места в соответствии с требованиями к микроклимату, предусмотренными данными санитарными правилами.

Нормы освещения производственных помещений, в том числе приемной, установлены СНиП 23-05-95 «Естественное и искусственное освещение» [40].

Допустимый в производственных помещениях уровень шума устанавливают санитарные нормы СН 2.2.4/2.1.8.562-96. «Шум на рабочих местах, в помещениях жилых, общественных зданий и на территории жилой застройки» [41]. Они разработаны Научно-исследовательским институтом медицины труда Российской Академии Наук, Московским научно-исследовательским институтом им. Ф.Ф. Эрисмана, утверждены и введены в действие постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 31.10.1996 № 36. Санитарные нормы устанавливают классификацию шумов, нормируемые параметры и предельно допустимые уровни шума на рабочих местах.

При определении уровня вибрации необходимо руководствоваться санитарными нормами СН 2.2.4/2.1.8.566-96. «Производственная вибрация, вибрация в помещениях жилых и общественных зданий» [42]. Разработаны Научно-исследовательским институтом медицины труда Российской Академии медицинских наук, Московским научно-исследовательским институтом гигиены им. Ф.Ф. Эрисмана. Утверждены и введены Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 31.10.1996 № 40. Санитарные нормы определяют параметры, предельно допустимые значения производственных вибраций, допустимые значения вибраций в жилых и общественных зданиях.

Все вышеназванные санитарные нормы и правила являются обязательными для всех организаций, независимо от их форм собственности, подчиненности и принадлежности.

Наряду с указанными общероссийскими стандартами безопасности труда большую роль в охране труда работников играют отраслевые стандарты, инструкции, санитарные правила и нормы, гигиенические нормативы и др.

В солидных организациях контроль за параметрами окружающей среды в целом и рабочей зоны в частности осуществляют специальные службы, отделы, должностные лица. Однако, в небольших организациях они, как правило, отсутствуют и секретарь руководителя вынужден самостоятельно устанавливать и проверять самые простые данные о микроклимате, освещенности и т. п., поэтому ему необходимо знать нормативные документы, относящиеся к этим вопросам, и существующие нормы безопасности труда.

Санитарно-гигиенические условия труда

Одним из определяющих факторов работоспособности, несомненно, является микроклимат, который влияет на функциональное состояние человека во время работы.

Оптимальные микроклиматические условия установлены по критериям оптимального теплового и функционального состояния человека. Они обеспечивают общее и локальное ощущение теплового комфорта в течение 8-часового рабочего дня при минимальном напряжении механизмов терморегуляции, не вызывают отклонений в состоянии здоровья, создают предпосылки для высокого уровня работоспособности и являются предпочтительными на рабочих местах.

Главными показателями, характеризующими микроклимат в производственных помещениях, являются:

• Температура воздуха;

• Относительная влажность воздуха;

• Скорость движения воздуха.

Установлено, что изменения температуры воздуха в течение рабочего дня не должны превышать 2 °C и выходить за пределы величин [39], которые указаны в таблице:

Известно, что повышение или понижение температуры на 10 градусов снижает производительность труда почти на 15 %. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность, в холодном помещении в первую очередь рассеивается внимание, что негативно отражается на умственной деятельности.

Влажность и скорость воздуха непосредственным образом влияют на теплообмен человека. Выявлены следующие закономерности: влажность холодного воздуха вызывает интенсивную отдачу тепла организма. При высокой температуре воздуха и повышении влажности уменьшается потоотделение. При более низких температурах влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает сильное гнетущее воздействие.

Пониженная, недостаточная влажность также оказывает негативное воздействие на организм человека и в первую очередь на слизистую оболочку глаз, гортани, носа. В результате возникает ощущение сухости, першения, а кожные покровы испытывают ощущения стянутости.

Для повышения влажности воздуха в производственных помещениях следует применять увлажнители воздуха, особенно в помещениях с персональными компьютерами.

Существует еще одна характеристика воздуха – его чистота. Однако, эта характеристика не имеет количественных показателей.

При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и бактериями, проникающими в организм человека и оказывающими раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности его систем или всего организма.

Одним из самых распространенных видов загрязнения воздуха является пыль, главным образом, – бумажная. Губительное воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, с потоком воздуха они разносятся внутри помещения. Мероприятия по обеспыливанию и очищению воздуха специальными приборами могут оказать существенную помощь в улучшении микроклимата.

Борьба с вредными микроскопическими веществами осуществляется с помощью общегигиенических мероприятий: влажная уборка, регулярная чистка пылесосом. Рекомендуется проветривать помещение, устраивать сквозняки на 5–8 минут, когда воздух полностью меняется.

В служебных помещениях необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т. е. одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена особенно в летние месяцы, когда температура в помещении достигает 27 градусов и выше. Известно, что кондиционирование воздуха повышает производительность труда на 15 %.

Важно также внимательно относиться к вновь приобретаемым предметам и средствам труда, чтобы они не стали источником выделения токсических веществ в офисе. При покупке новой оргтехники необходимо поинтересоваться, из каких материалов сделана техника, есть ли сертификаты качества на эти материалы, на сам предмет покупки, какие выделяются вещества во время технологического процесса.

К числу других показателей, характеризующих микроклимат в производственных помещениях, относят:

• Температуру поверхностей;

• Интенсивность теплового облучения.

При определении температуры поверхностей учитывается температура поверхностей ограждающих конструкций: стен, потолков, пола, а также всевозможных устройств, например, экранов. Принимается во внимание также температура поверхностей технологического оборудования или ограждающих его устройств.

К числу важнейших санитарно-гигиенических факторов относится шум, который оказывает вредное воздействие на функциональное состояние человека, его нервную систему.

Шум – звуки, слившиеся в нестройное, обычно громкое звучание [43].

Шум акустический – беспорядочные звуковые колебания разной физической природы, характеризующиеся случайным изменением амплитуды, частоты и др. В быту – звуки, мешающие восприятию речи, музыки, отдыху, работе. Шум оказывает вредное воздействие на организм человека [44].

Допустимым уровнем шума считается его уровень, который не вызывает у человека значительного беспокойства. Согласно гигиеническим требованиям уровень допустимого шума на рабочем месте, в т. ч. и в приемной, составляет 60–75 дБ [41].

Так, уровень шума тихо шумящего моря составляет 10 дБ, сила звука при разговоре – 40–45 дБ, шум на улице – 70–75 дБ. Уровень шума для офисных помещений, установленный европейским союзом, равен 55 дБ.

Предельно допустимым уровнем шума считается уровень, который при ежедневной работе не должен вызывать заболеваний или отклонений в состоянии здоровья и для производственных помещений не должен доходить до 80 дБ [41]. Однако, фон, равный 60 дБ, например, когда говорят одновременно 5 человек, уже приводит к изменениям физиологических реакций: повышению кровяного давления, учащению пульса и т. д. Санитарными нормами запрещается даже кратковременное пребывание в зонах с уровнями звукового давления свыше 135 дБ. Шум в 140 дБ вызывает болевой порог, а при 160 дБ – шок, судороги, паралич.

Для городского человека, живущего в условиях постоянного шума, тихие звуки, как, например, шум моря, могут вызвать состояние монотонии, невозможности сосредоточенной работы, тяги ко сну. Психологи заметили, что отсутствие обычного звукового оформления может стать источником депрессивного состояния. Установлено также, что при длительном воздействии шума в 80-100 дБ снижается адекватность поведения, затрудняется выполнение интеллектуальной работы.

Шум, издаваемый компьютером (до 50 дБ), принтером (до 75 дБ) и факсом, находящихся в комнате без звукопоглощающих материалов, превышает 70 дБ, поэтому не рекомендуют ставить всю оргтехнику на одном рабочем месте. Оборудование необходимо выносить за пределы помещения, где располагаются рабочие места. Борьба с шумом в помещении осуществляется путем звукоизоляции оборудования и рабочих мест.

При подборе оборудования необходимо учитывать уровень шума, указанный в технических характеристиках аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют, покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглощающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки, высота которых на 15–20 см выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2–3 дБ в области низких частот и до 6 дБ в области высоких частот.

Для уменьшения шума можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. В качестве отделки помещения применяют шумопоглощающие материалы, ковровые покрытия, занавески из плотной ткани (их ширина должна превосходить ширину окна не менее чем в 2 раза). Для измерения характеристик шума используют шумомеpы, частотные анализаторы и др. Вредный фактор, действующий на человека в производственном помещении, – вибрация.

Вибрация (от лат. vibratio – колебание) – механические колебания в технике (машинах, механизмах, конструкциях и др.). Вредная вибрация возникает, например, при движении транспортных средств, работе двигателей, турбин и т. д. Действие вибрации на организм может быть вредным (вибрационная болезнь) в зависимости от частоты вибрации [44].

На работников, находящихся в помещениях с размещением ПК и других устройств, действует общая вибрация, передающаяся через опорные поверхности на тело сидящего или стоящего человека.

Дополнительная информация

Вибрация относится к факторам, обладающим высокой биологической активностью. Между ответными реакциями организма и уровнем воздействующей вибрации нет линейной зависимости. Причину этого явления видят в резонансном эффекте. При повышении частот колебаний более 0,7 Гц возможны резонансные колебания в органах человека. Резонанс человеческого тела, отдельных его органов наступает под действием внешних сил при совпадении собственных частот колебаний внутренних органов с частотами внешних сил. Область резонанса для головы, в положении сидя, при вертикальных вибрациях, располагается в зоне между 20–30 Гц, при горизонтальных – 1,5–2 Гц.

Особое значение резонанс приобретает по отношению к органу зрения. Расстройство зрительных восприятий проявляется в частотном диапазоне между 60 и 90 Гц, что соответствует резонансу глазных яблок. Для органов, расположенных в грудной клетке и брюшной полости, резонансными являются частоты 3–3,5 Гц. Для всего тела в положении сидя резонанс наступает на частотах 4–6 Гц.

При выполнении работ с использованием ПК в производственных помещениях уровень вибрации не должен превышать допустимых значений вибрации для рабочих мест в соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами [42].

Большие наработки в области исследования системы «человек – машина» имеются в эргономике (от греч. еrgon – работа и nomos – закон), которая изучает человека и его деятельность в условиях современного производства. Основная цель исследований, методом которых является системный подход, заключается в оптимизации следующих составляющих:

• Орудий труда;

• Условий труда;

• Процесса труда.

Психофизиологические факторы, оказывающие влияние на деятельность секретаря

Управленческий персонал, к которому относится секретарь, в своей деятельности постоянно испытывает нервно-психические нагрузки. К их числу относятся:

• интеллектуальные нагрузки (большие объемы перерабатываемой информации);

• напряжение зрения (скорость выполнения операций, точность работы, оперативный просмотр документов для выявления наиболее важных и срочных и т. д.);

• монотонность трудового процесса (выполнение технических функций, например, прием и первичная обработка документов).

Для снижения физической и нервно-психической напряженности разработаны специальные меры, знание которых облегчит секретарю сложность рабочего дня. К комплексу таких мер относятся следующие:

• совершенствование организации рабочего места;

• применение современных приемов и методов труда;

• оптимизация темпа работы;

• оптимизация режима труда и отдыха (на основе гигиенических требований);

• компьютеризация вычислительных и аналитических работ, широкое использование персональных компьютеров;

• научно-обоснованное установление норм и нормативов с учетом объема информации, которую секретарь может правильно воспринять, переработать и принять;

• чередование работ, требующих участия разных анализаторов (слуха, зрения, осязания и др.);

• чередование работ, требующих преимущества умственных нагрузок с физическими работами;

• чередование работ разной сложности и интенсивности;

• ритмизация труда, то есть работа с пониженной на 10–20 % нагрузкой в первый и последний часы рабочего дня;

• выполнение наиболее важных и ответственных работ в середине недели, желательно, за исключением понедельника и пятницы.

Эстетические условия работы секретаря

Эстетические условия работы секретаря – факторы, воздействующие на отношения работника к условиям труда с точки зрения художественного восприятия окружающей среды.

В вопросе создания окружающей среды в производственных помещениях, в том числе приемной, учитываются следующие факторы:

• цвет;

• интерьер и его оформление: озеленение, художественное оформление произведениями живописи, графики, мелкой пластики.

Количественных оценок факторы (элементы) этой группы не имеют, а определение эстетического уровня условий труда осуществляется методом экспертной оценки пассивных средств повышения работоспособности.

По мнению специалистов, наиболее существенное воздействие имеет цвет, оказывающий комплексное воздействие одновременно с физиологической, гигиенической и эстетической точек зрения. Цвет существенно меняет состояние зрительного анализатора, воздействуя при этом на настроение и самочувствие, которые повышают или понижают работоспособность секретаря.

Конец ознакомительного фрагмента.