Предложения в которых упоминается "номенклатура дел"
Примерные используются для составления и оформления документов по аналогии (примерная номенклатура дел организации).
Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы (например, номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов).
Регистрационный номер документа (индекс) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Раздел «Организация хранения кадровых документов» должен содержать информацию о формировании дел кадровой службы, ведении номенклатуры дел кадровой службы, экспертизе ценности документов по личному составу и порядке подготовки документов кадровой службы для сдачи в архив.
Различаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная, индивидуальная.
Разрешение на доступ к конфиденциальным делам оформляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел предприятия с указанием сроков их хранения (см.
Обычно номенклатура дел разрабатывается в два этапа: сначала по подразделениям (самостоятельным участкам работы, образующим организационную структуру предприятия), а затем в целом (в виде так называемой сводной номенклатуры дел, см.
Последовательность разработки проекта номенклатуры дел структурного подразделения представлена на рис.
В последующие разделы номенклатуры дел включаются заголовки дел, формируемых из документов, представляющих меньшее практическое значение (в порядке убывания) для организации деятельности подразделения.
Что касается расположения заголовков дел внутри разделов (и, если требуется, подразделов) номенклатуры дел, то оно определяется с учётом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью.
Работу по упорядочению заголовков целесообразно выполнять в два этапа: сначала листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в предварительной последовательности, а после её уточнения — переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика.
Названия заголовков дел (в выбранной последовательности) вписываются в графу 2 номенклатуры дел (см.
Определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений) либо сведений из типовой (примерной) номенклатуры дел.
Сведения о сроках хранения дел вписываются в графу 4 номенклатуры дел.
Индексация дел в составе разделов номенклатуры дел — это процедура присвоения делам соответствующих индексов.
Под индексом дела понимается выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из условного номера подразделения с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в его номенклатуре дел.
На протяжении календарного года (после утверждения сводной номенклатуры дел, см.
Рассмотрим далее организацию разработки проекта сводной номенклатуры дел.
По сути, сводная номенклатура дел формируется на основе номенклатур дел подразделений.
Структуру сводной номенклатуры дел (см.
Утверждённая сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января наступающего календарного года.
С целью обеспечения удобства в работе утверждённая сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров.
Структурным подразделениям (иным самостоятельным участкам работы, требующей документирования) предприятия выдаются выписки из сводной номенклатуры дел (в пределах соответствующих разделов).
В случае существенного изменения функций и структуры предприятия в течение календарного года сводная номенклатура дел подлежит досрочному уточнению (переформированию) и переутверждению.
На стадии хранения ключевой является классификация документов по срокам хранения и делам в соответствии с номенклатурой дел, выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Пятая глава «Систематизация и обеспечение сохранности документов» посвящена вопросам систематизации и обеспечения сохранности документов: составлению номенклатуры дел, формированию и хранению дел на стадии текущего делопроизводства, обработке дел для последующего хранения, проведению экспертизы ценности документов, составлению описей и сдаче дел в архив организации.
Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то отнесение документа к тому или иному делу тем самым осуществляет предварительную экспертизу ценности.
Организовать приём посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другим.
Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых организацией в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или её структурного подразделения) в определённом календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведённых дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.
Приведём примерную форму номенклатуры дел кадровой службы в организации.
Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах.
Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет.
Картотека — это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.
Копии номенклатуры дел, размещённые на шкафах, а на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.
Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др.
Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учёта дел.
Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций.