Введение
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – важнейшая обслуживающая функция управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота предоставления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений. Информация, закрепленная в юридически значимых документах, базах данных, является предметом деятельности службы ДОУ (управления делами, канцелярии, общего отдела, секретариата и т. п.), организующей информационно-документационное обслуживание управленческого аппарата.
Последние два десятилетия – период активного внедрения информационных технологий в работу служб ДОУ. Сегодня сложно представить себе офис, где бы не использовались компьютеры. Но в то же время еще не редкость, когда компьютеры используются в офисе только как пишущая машинка с памятью, в то время как современные сетевые информационные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами – от создания и оформления документов, организации визирования и согласования, движения документов внутри организации, регистрации и контроля исполнения вплоть до приема-передачи документов и организации полнотекстового электронного архива.
Использование компьютеров в делопроизводстве создает принципиально новые возможности, позволяет поставить информационно-документационное обслуживание на современный уровень научно-технического прогресса, кардинально повысить производительность и качество управленческого труда.
На внедрение современных автоматизированных технологий управления документами в государственных структурах, включая создание систем межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), направлен ряд нормативных правовых актов, принятых в 2009–2013 гг. При этом постановлением Правительства Российской Федерации № 890 от 06.09.2012 определено, что переход к электронному документообороту в государственных органах должен завершиться в 2017 г.
Вопросы документирования и организации работы с документами затрагиваются во многих законодательных, нормативно-правовых актах и нормативно-методических документах. Детальному их рассмотрению посвящена первая глава этой книги – «Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства».
Все ссылки на законодательные нормативные правовые акты даны в тексте редакции документов на момент подготовки книги к изданию. Последние изменения в законодательных актах необходимо уточнять в правовых базах данных.
Вторая глава «Организация делопроизводственной службы» рассматривает порядок организации делопроизводственной службы, ее состав, подготовку положения о службе ДОУ, инструкции по делопроизводству и должностные инструкции сотрудников службы ДОУ.
Третья глава «Основные требования к составлению и оформлению документов» раскрывает порядок составления и оформления документов на базе требований ГОСТ Р 6.30-2003, в котором перечисляются 30 реквизитов, которые могут использоваться при оформлении организационно-распорядительных документов: требования к тексту документа, реквизиты, используемые в бланке документа, а также отметки, проставляемые на документе в ходе его подготовки и рассмотрения.
Четвертая глава «Организация работы с документами» освещает организацию работы с документами, начиная с понятия и анализа документооборота организации и охватывая все основные этапы работы с документами: прием и первичная обработка; распределение поступивших документов; регистрация документов; контроль за исполнением; информационно-справочная работа; отправка документов.
Пятая глава «Систематизация и обеспечение сохранности документов» посвящена вопросам систематизации и обеспечения сохранности документов: составлению номенклатуры дел, формированию и хранению дел на стадии текущего делопроизводства, обработке дел для последующего хранения, проведению экспертизы ценности документов, составлению описей и сдаче дел в архив организации. Все виды работ рассматриваются с учетом внедрения современных информационных технологий.
В последней, шестой главе рассматриваются вопросы организации электронного документооборота и работы с документами в автоматизированных системах.
Книга является учебным пособием для всех обучающихся или повышающих квалификацию по направлению обучения «Документоведение и архивоведение» и специальности «Документоведение и ДОУ», может служить справочником по организации работы с документами.
В целом книга может представлять интерес как для работников делопроизводственных служб, секретарей, секретарей-референтов, так и для специалистов-управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, сотрудников служб информационных технологий, решающих задачи автоматизации работы с документами.