Современные технологии документационного обеспечения управления. Глава 1. Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства (С. Л. Кузнецов, 2014)

1.1. Правовая основа делопроизводства. Федеральные законы

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами, в виде специализированной базы данных (БД) по делопроизводству и архивному делу.

Примером такой БД может служить «Информационно-справочная система архивной отрасли» (официальная база данных Федерального архивного агентства), в частности ее разделы:

– правовые основы архивного дела и документационного обеспечения управления;

– нормативно-методические основы архивного дела;

– нормативно-методические основы документационного обеспечения управления.

Необходимо помнить, какие вопросы работы с документами в каком законодательном акте рассматриваются, и при необходимости обращаться к этой регулярно обновляемой БД, чтобы быть уверенным, что работа службы ДОУ соответствует современным требованиям российского законодательства. Также рекомендуется регулярно проверять наличие изменений в законодательстве: не вышли ли новые нормативные правовые и нормативно-технические документы, не внесены ли изменения в существующие документы и своевременно обновлять БД.

В каких же нормативно-правовых документах регулируются вопросы как документирования, так и работы с документами?

Первый, основополагающий закон нашей страны, – это Конституция Российской Федерации [1]. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов.

Статья 15 Конституции РФ указывает, что «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации».

Следующий уровень – международные договоры. Конституция предусматривает, что если «международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные законом, то применяются правила международного договора».

Третий уровень – это федеральные конституционные законы, принимаемые по вопросам, предусмотренным Конституцией РФ.

Затем следуют федеральные законы. При этом федеральные законы «не могут противоречить федеральным конституционным законам» (ст. 76, п. 3 Конституции РФ). Это документы, принимаемые Федеральным собранием Российской Федерации (Государственной Думой и Советом Федерации) и подписанные Президентом Российской Федерации. Далее идут виды документов, издаваемые Президентом Российской Федерации. Президент РФ издает указы и распоряжения (ст. 90 Конституции РФ). Указы и распоряжения Президента РФ не должны противоречить Конституции РФ и федеральным законам.

Следующий уровень документов – документы, издаваемые Правительством Российской Федерации. Правительство РФ издает постановления и распоряжения. Это следующий, более низкий уровень, и в Конституции прописано, что постановления и распоряжения Правительства РФ не могут противоречить Конституции РФ, федеральным законам и указам Президента РФ (ст. 115 Конституции РФ).

На основании постановлений и распоряжений Правительства РФ свои документы (постановления, приказы, распоряжения) издают федеральные органы исполнительной власти: министерства и ведомства.

Субъекты Российской Федерации также могут издавать законы и иные нормативные правовые акты, действующие на территории субъекта РФ (ст. 76 Конституции РФ). При этом необходимо учитывать, что в случае противоречия между нормативно-правовым актом субъекта РФ и федеральным законом действует федеральный закон. Но в отношении вопросов, отнесенных к ведению субъектов РФ, в случае противоречий между федеральным законодательством и нормативно-правовыми актами субъекта РФ действует нормативный правовой акт субъекта РФ. Таким образом, мы получаем ориентир для работы с нормативными правовыми документами. Если в документах мы видим какое-то расхождение, то, прежде всего, мы смотрим на уровень этих документов. Документ более высокого уровня всегда будет иметь приоритет.

Рассмотрев иерархию нормативных правовых актов в целом, перейдем к нормативным правовым актам в области ДОУ.

В первую очередь следует обратить внимание на Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ [2]. Этот закон регламентирует использование государственного герба и герба субъекта РФ на бланках и гербовых печатях. Закон прописывает, организации какого уровня имеют право на изображение государственного герба на своих бланках и печатях. При этом указывается, в каких случаях Государственный герб помещается на бланках в полном многоцветном варианте: это федеральные конституционные законы и федеральные законы; указы и распоряжения Президента Российской Федерации; постановления Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; решения Конституционного Суда Российской Федерации; решения Верховного Суда Российской Федерации; решения Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; Президента Российской Федерации; Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента

Российской Федерации; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; федеральных органов исполнительной власти; Генеральной прокуратуры Российской Федерации; Следственного комитета Российской Федерации; Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; Счетной палаты Российской Федерации; Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации.

Упрощенный одноцветный вариант Государственного герба (без геральдического щита) помещается на бланках Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; федеральных судов; органов прокуратуры Российской Федерации; следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации; органов и учреждений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации также помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Статья 10 данного Федерального конституционного закона относит «Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации» к компетенции Правительства РФ. А это значит, что вместе с данным Федеральным конституционным законом необходимо рассматривать и детализирующее его постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» от 27.12.1995 № 1268 [3].

Следует учитывать, что, так как в законодательство постоянно вносятся изменения, их необходимо отслеживать, используя соответствующие специальные и правовые базы данных или публикации в официальных изданиях. Например, последние изменения в постановлении Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» были внесены постановлением Правительства РФ «Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации по вопросам лицензирования отдельных видов деятельности» от 14.12.2006 № 767 [4], в котором было отменено требование наличия лицензий у полиграфических и штемпельно-граверных предприятий на изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Также обратим внимание на п. 2 постановления Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации», в котором дано поручение Комитету Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации совместно с Комитетом Российской Федерации по печати обеспечить в установленном порядке разработку и принятие государственного стандарта на печати и бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Соответственно этот пункт Постановления отсылает нас к государственным стандартам, которые будут рассмотрены далее (см. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [5] и ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» [6]).

За федеральными конституционными законами следуют федеральные законы. В первую очередь, учитывая повсеместное внедрение информационных технологий, следует рассмотреть Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ [7]. Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ. Отменив закон 1995 года, закон 2006 года по существу развил многие его положения.

После принятия данного Закона, в ряд законодательных актов были внесены изменения (Федеральный закон от 11.07.2011 № 200-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 23.07.2013).

Но для службы ДОУ ключевая статья данного Закона – это статья 11 «Документирование информации», устанавливающая единообразие в постановке делопроизводства. Данная статья предусматривает, что «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». Другими словами, инструкции по делопроизводству и другие нормативно-методические документы, регламентирующие постановку делопроизводства в государственных организациях и органах местного самоуправления, должны соответствовать Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011).

Следовательно, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» распространил действие Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти на все государственные структуры, а не только на федеральные органы законодательной и исполнительной власти.

Кроме того, данный закон регламентирует вопросы работы с документами в электронной форме, уравнивая юридическую силу бумажного и электронного документа: «Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами».

Необходимо сразу отметить, что поскольку с принятием «Правил делопроизводства…» «Типовая инструкция по делопроизводству…», отличавшаяся гораздо большей детализацией делопроизводственных процедур по сравнению с Правилами, утратила силу, при подготовке инструкций по делопроизводству сотрудники служб ДОУ могут руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

В 2013 году в Закон было внесено понятие «единая система идентификации и аутентификации» (ст. 2), определено, что круг информационных систем, доступ к которым осуществляется с использованием единой системы идентификации и аутентификации, определяется Правительством РФ.

Также расширено понятие общедоступной информации (ст. 4), в которое было включено размещение информации, допускающей автоматизированную обработку. В значительной части изменения в законодательстве направлены на возможность прекращения доступа к информации, размещенной в открытом доступе в сети «Интернет» по требованию компетентных органов, решению суда и т. п., если информация содержит государственную тайну, нарушает права субъектов персональных данных. Также появились требования к государственным информационным системам, содержащим открытую информацию, обеспечивать размещение такой информации в сети «Интернет». Другими словами, если ваша организация попадает под действие Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (ред. от 07.06.2013), то используемая БД должна обеспечивать прямую публикацию необходимой информации из БД в сети «Интернет». Последние изменения в Законе связаны с внесением в него ст. 15.2, посвященной защите авторских прав на фильмы и видеоматериалы. Эти изменения могут иметь значение только для крупных корпораций, использующих системы дистанционного обучения с авторскими видеокурсами (лекциями). Также Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусматривает возможность обмена юридически значимыми электронными документами. В ст. 11 п. 3 Закона указано, что «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами».

Таким образом, этот закон предусматривает возможность юридически значимого межведомственного электронного документооборота: «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами».

Важно отметить, что в законе даются определения ключевых понятий: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационных систем. Это как раз именно те термины, которые нашли наибольшее распространение в автоматизированных технологиях ДОУ. Основное понятие, появившееся в Законе в 2010 году – это понятие электронного документа – документированной информации, представленной в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Специальные статьи посвящены принципам правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации. В них регулируется право доступа к информации, в том числе и ограничение доступа к информации, порядок распространения информации. Важнейшей является статья, посвященная государственному регулированию в сфере информационных технологий (ст. 12). Статья 16 посвящена защите информации.

Основной закон, обеспечивающий переход к электронным документам – Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Именно он регламентирует придание юридической силы документам в электронной форме. Последние изменения в этот закон вносились 02.07.2013.

С 1 июля 2013 года все организации, использующие цифровую подпись, работают только по этому закону, хотя закон и был принят еще в апреле 2011 года, но до 1 июля 2013 года он действовал наряду со старым Федеральным законом от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», что позволяло использовать старые технологии электронно-цифровой подписи в переходный период. Сейчас переходный период завершен, и юридическую силу имеют только документы, подписанные в соответствии с федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Под электронной подписью закон понимает информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Сравним это определение с определением электронной цифровой подписи.

В Федеральном законе 2002 года «Об электронной цифровой подписи», электронная цифровая подпись определялась как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

Если мы сравним эти определения, то увидим, что определение электронной подписи 2011 года гораздо шире. В нем не прописано использование криптографических технологий, а также обязательность использования технологий, позволяющих однозначно определить, кто подписал документ, и что документ не был видоизменен с момента подписания. Это связано с тем, что Федеральный закон 2011 года предусматривает три вида электронных подписей, включая простую электронную подпись, не использующую усиленных технологий защиты с открытым и закрытым ключом.

Изменились и другие понятия. Вместо понятия «закрытый ключ подписи» используется понятие «ключ электронной подписи», под которым понимается уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи, а вместо открытого ключа используется понятие «ключ проверки электронной подписи» – уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи.

Федеральный закон «Об электронной подписи» дает также определения сертификата ключа проверки электронной подписи, квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, удостоверяющего центра и его аккредитации, средств электронной подписи и средств удостоверяющего центра, корпоративной информационной системы и информационной системы общего пользования и др.

Как работает электронная подпись, и почему ее использование влечет за собой изменение технологий работы с документами?

Закон предусматривает использование трех видов электронных подписей: простой электронной подписи и усиленной электронной подписи, которая в свою очередь делится на усиленную неквалифицированную электронную подпись и усиленную квалифицированную электронную подпись.

При этом именно документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, если в законах прямо не установлено требование – использовать документы на бумаге. В законе указано, что «информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Два других вида электронной подписи, простая и усиленная неквалифицированная электронная подпись, наоборот, имеют юридическую силу только тогда, когда их использование напрямую предусмотрено «федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».

В то же время «порядок использования электронной подписи в корпоративной информационной системе может устанавливаться оператором этой системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней», то есть организация имеет право самостоятельно определять порядок использования простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи при их использовании внутри организации, группы организаций (например холдинга) или между организациями, заключившими между собой соответствующее соглашение, предусматривающее использование того или иного вида электронной подписи.

Рассмотрим подробнее, чем отличаются эти три вида электронных подписей.

Простая электронная подпись – это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Другими словами, пользователь нажимает кнопку, вводит свой пароль, и система фиксирует, что документ подписан простой электронной подписью. Тут не используется никаких сложных технологий, которые бы однозначно идентифицировали подписывающего документ и подтверждали, что документ не был изменен с момента подписания.

Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из условий:

1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Нормативные правовые акты или соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие применение простой электронной подписи, должны предусматривать:

1) порядок определения лица, подписавшего документ;

2) обязанность лица, использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность, то есть хранить в секрете используемый при подписании документов код или пароль.

Не допускается использование простой электронной подписи в системах, содержащих государственную тайну, и для подписания документов, которые содержат государственную тайну.

В целом, как видно уже из названия подписи, это самый простой вариант придания документам юридической силы в случаях, не требующих повышенной защиты документов.

Второй вид подписи – усиленная электронная подпись, как опять же видно из названия, использует гораздо более сложные технологии, обеспечивающие защиту электронного документа от подделки.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись отличается от неквалифицированной тем, что:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

При использовании квалифицированной электронной подписи должен соблюдаться ряд условий, установленных Федеральным законом:

1) квалифицированный сертификат должен быть создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

2) квалифицированный сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

3) имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, получивших подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ;

Тут необходимо пояснить, что такое квалифицированный сертификат.

Официальное определение в Законе – квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (квалифицированный сертификат) – сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра, либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Когда мы говорим об использовании квалифицированного сертификата, фактически речь идет об использовании технологии электронной подписи с двумя ключами – закрытым ключом электронной подписи, который выдается удостоверяющим центром его владельцу и служит для подписания документов и парным ему открытым ключом (сертификатом ключа), служащим для проверки подлинности подписи. Если ключ электронной подписи хранится у его владельца, который должен обеспечивать его сохранность, то ключ проверки (еще его называют открытый ключ или публичный ключ) безвозмездно доступен любому обратившемуся в удостоверяющий центр.

Удостоверяющий центр, создавая и выдавая ключ электронной подписи, одновременно создает и размещает в специальном общедоступном реестре ключ (сертификат) для проверки электронной подписи.

Правила определения видов электронных подписей, которые могут использоваться при получении государственных или муниципальных услуг, определены в Постановлении Правительства РФ от 25.06.2012 № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг». Например, доверенность всегда подписывается усиленной квалифицированной цифровой подписью, нотариально заверенные копии документов – заверяются усиленной квалифицированной цифровой подписью нотариуса, а если требование нотариального заверения отсутствует, копии документов могут заверяться простой электронной подписью.

Если нормативными правовыми актами предусмотрено использование простой подписи, допускается вместо нее использовать усиленную квалифицированную подпись. Это сделано для случаев, если у лица, подписывающего документ, уже есть усиленная квалифицированная подпись. В перспективе, после внедрения универсальной электронной карты (УЭК), содержащей электронную подпись, она все шире будет использоваться вместо простой подписи, так как обеспечивает более высокую степень защиты.

Для определения, какую подпись применить, можно использовать приложение к Правилам определения видов электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг.

При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия (другими словами, так же, как и в случае с простой подписью, не допускать попадания ключа в чужие руки).

Из этого вытекает следующее требование – не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена. Если же есть основание полагать, что ключ попал в чужие руки, был скопирован и т. п., то в течение одного рабочего дня об этом нужно уведомить удостоверяющий центр, выдавший ключ, и иные заинтересованные стороны, то есть других участников электронного взаимодействия (другие организации, с которыми вы обмениваетесь электронными документами, используя данный ключ).

Усиленная подпись, как и ранее применявшаяся электронноцифровая подпись, использует две технологии: технологию хэш-суммы, гарантирующую, что документ не был видоизменен с момента подписания, и технологию открытого и закрытого ключа, позволяющую однозначно определить лицо, подписавшее документ. Если отбросить технические детали, то хэш-сумма – это некая контрольная сумма, вычисляемая по документу. Технология хэш-суммы такова, что по данному документу всегда получится данная хэш-сумма. Если же в документе изменить хоть один знак – хэш-сумма будет другая. Технология вычисления хэш-суммы является односторонней, то есть если по данному документу всегда можно вычислить хэш-сумму, то по хэш-сумме нельзя восстановить содержимое документа. Именно эта хэш-сумма в зашифрованном виде внедряется в файл (файлы) документа. Таким образом, используется гораздо более жесткая, надежная технология, чем в традиционных документах на бумаге. Если в документе на бумаге уже после подписания можно что-то подправить, в многостраничном документе – заново распечатать те листы, на которых нет подписи, то электронный документ после подписания изменить уже нельзя. Соответственно и регистрационный номер, и дату на исходящем документе служба ДОУ уже поставить не может, как и отметку о поступлении на входящем – все сведения вносятся в карточку документа и пересылаются в системах межведомственного документооборота в виде отдельного xml-файла.

За решение второй задачи – однозначно определить, кто именно подписал документ, отвечает другая технология – электронных ключей. Используют два типа ключей – ключ электронной подписи, который применяют для подписания документа, и созданный на его основе парный ему ключ проверки электронной подписи. В основе работы ключей лежат криптографические технологии (шифрование). По сути, ключ – это какое-то число (уникальная последовательность символов). Чтобы ключ или подпись нельзя было расшифровать, используются очень длинные числа, чем длиннее – тем выше стойкость ключа. Чаще всего используются ключи, длиной 512 бит, 1024 бита или 2048 бит.

Что происходит при подписании документа? Специальная программа (средство электронной подписи) вычисляет по документу хэш-сумму, которая затем шифруется с помощью ключа электронной подписи и в зашифрованном виде внедряется в файл подписываемого документа.

Средства электронной подписи выполняют две задачи: позволяют установить факт изменения подписанного электронного документа после момента его подписания и обеспечивают практическую невозможность вычисления ключа электронной подписи из электронной подписи или из ключа ее проверки.

То есть электронный документ не может быть изменен после подписания, и электронный ключ, которым подписываются документы, не может быть изготовлен на основе той информации, которая содержится в самой электронной подписи.

К средствам электронной подписи предъявляются требования:

1. Показывать лицу, подписывающему электронный документ, содержание информации, которую он подписывает. То есть, когда вы подписываете документ, вы должны его видеть.

2. Создавать электронную подпись только после подтверждения лицом, подписывающим электронный документ, операции по созданию электронной подписи. То есть при подписании вы должны лично нажать на соответствующую кнопку и подтвердить, что хотите подписать документ электронной подписью.

3. Однозначно показывать, что электронная подпись создана.

Для проверки подписи используется другой ключ – ключ проверки электронной подписи. Если ключ электронной подписи служит для шифрования, то ключ проверки работает в обратном направлении – он служит для расшифровки хэш-суммы, лежащей в основе электронной подписи. Идея простая – вы используете для подписания свой личный шифр (ключ). Получатель документа с помощью ключа проверки расшифровывает хэш-сумму, которая сравнивается с вычисленной по документу хэш-суммой. Если зашифрованная в подписи и вычисленная по документу хэш-суммы совпали – значит документ не изменялся с момента подписания, а раз ключ проверки подошел для расшифровки – значит использовался шифр (ключ) именно того лица, подпись которого стоит под документом.

Федеральным законом «Об электронной подписи» введено еще несколько положений, специфичных именно для документов в электронной форме.

Так как документ в электронной форме может быть составным, например, сопроводительное письмо в формате Microsoft Word, таблица в Excel, проект в Project и т. п., то одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов.

Еще одно положение – о возможности автоматического создания электронной подписи и возможность использования электронной подписи юридического лица. Эти положения введены в связи с использованием электронной подписи в автоматизированных информационных системах, например, электронные образы документов, отправляемых службой ДОУ, могут автоматически заверяться электронной подписью организации.

Значительная часть Федерального закона посвящена удостоверяющим центрам. Какова их роль? Удостоверяющие центры выдают ключи подписи, ключи проверки подписи, выдают соответствующие сертификаты, а главное – отвечают за правильность сведений, внесенных в подпись. Удостоверяющий центр хранит сертификаты проверки ключа подписи в течение всего срока своего существования, что позволяет в любой момент проверить правильность подписания документа.

Удостоверяющий центр несет финансовую ответственность за свою деятельность, финансовое обеспечение его ответственности составляет 1,5 млн руб. Он хранит и выдает ключи электронной подписи, ключи проверки электронной подписи, сертификаты ключей, ведет реестр сертификатов ключей проверки электронной подписи и др.

Введенная Федеральным законом аккредитация удостоверяющих центров наряду с использованием средств электронной подписи, соответствующих установленным требованиям, создают единое пространство цифровых подписей, в котором документы могут подписываться ключом, выданным любым аккредитованным удостоверяющим центром, и направляться в любую организацию.

(Вопросы использования электронной подписи также рассмотрены в главе 3 «Основные требования к составлению и оформлению документов», в параграфе «Подписание документов»).

Массовое создание и использование компьютерных баз данных обострило проблему обеспечения защиты документов и информации от несанкционированного доступа. Этот вопрос рассматривается в целом ряде законов. Всю информацию и документы ограниченного доступа можно разделить на несколько категорий: документы, содержащие государственную тайну; документы, содержащие коммерческую тайну, и служебная информация ограниченного распространения (для служебного пользования).

Прежде всего, выделим информацию, отнесенную к государственной тайне. Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 08.11.2011) [10] дает исчерпывающее перечисление сведений, составляющих государственную тайну (статья 5). Также в законе дано определение реквизита «гриф секретности» – «реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него».

Положения закона детализирует Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30.11.1995 № 1203 [11].

Более широкое применение имеет Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. 11.07.2011) [12]. Однако когда мы говорим о государственной тайне, мы имеем исчерпывающий список сведений, которые могут быть отнесены к этой категории, а в отношении коммерческой тайны действует обратное правило – закон устанавливает перечень сведений, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне, а все остальное относится к компетенции конкретных лиц и организаций, осуществляющих предпринимательскую деятельность. Закон дает определения коммерческой тайны, информации, составляющей коммерческую тайну, режима коммерческой тайны, обладателя информации, составляющей коммерческую тайну и т. п.

В 2011 г. в Закон были внесены изменения, связанные с распространением электронных носителей информации, например, DVD дисков и т. п. Теперь Закон предусматривает «нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства)». Также предусмотрено, что при увольнении работник должен передать работодателю все материальные носители информации, содержащие коммерческую тайну либо удалить такие документы со всех носителей под контролем работодателя (ст.11, п.3.5).

Вместе с данным законом следует рассмотреть Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 06.03.1997 № 188 [13], содержащий перечень сведений, которые относятся к конфиденциальным.

Кроме конфиденциальной информации, существует и служебная информация ограниченного распространения, порядок работы с которой регламентирован Положением «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии», утвержденным постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 (ред. от 20.07.2012) [14]. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуются служебной необходимостью. К такой информации относятся, например, проекты указов и распоряжений Президента РФ, проекты постановлений и распоряжений Правительства РФ и другие документы. Положение содержит перечень материалов, которые не могут быть отнесены к категории ограниченного распространения.

Широкое распространение баз данных по личному составу, учету граждан в государственном масштабе вызвало потребность в законе, защищающем персональные данные. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) [15] затрагивает практически все организации, в первую очередь подразделения по работе с персоналом, кадровые службы, ведущие учет личного состава. Так, в соответствии со ст. 19, «Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий», при этом в терминологии закона к операторам относится любое «юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных» (ст. 3).

Кроме Федерального закона «О персональных данных», вопросы защиты личной информации закреплены в специальном разделе Трудового кодекса РФ [16] (Глава 14. Защита персональных данных работника) и в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [7] (ст. 9 и 16). Положения Федерального закона «О персональных данных» развиты в постановлениях Правительства РФ «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных» от 06.07.2008 № 512 (ред. от 27.12.2012) [17] и «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» от 15.09.2008 № 687 [18].

Как в государственные, так и во многие коммерческие организации поступают письма и обращения граждан. Порядок работы с этой категорией документов рассматривается в Федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан

Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ (ред. 02.07.2013) [19]. Данным законом регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией РФ права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами, при этом закон распространяется и на иностранных граждан, и лиц без гражданства.

Как и во многих других законодательных актах, принимаемых в последние годы, специальная статья закона посвящена определению терминов. Раскрыты термины по следующим видам документов:

– обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

– предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

– заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

– жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Кроме того, дано определение понятию должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

В данном законе выделены статьи «Права гражданина при рассмотрении обращения» и «Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением».

К гарантиям безопасности отнесено запрещение преследования в связи с обращением в государственный орган, орган местного самоуправления или к должностному лицу с критикой их деятельности и неразглашение сведений, содержащихся в обращении.

Для граждан, составляющих обращения, и для работников, занимающихся приемом обращений, особенно важна ст. 7 закона, содержащая требования к сведениям, указываемым в обращении как письменном, так и в виде электронного документа. «Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату». Таким образом, если рассмотреть обращение с позиций делопроизводства, в нем обязательно указывается, как и в любом заявлении, адресат, то есть, кому направлен документ, автор документа, его личная подпись и дата. Так как при этом ожидается ответ – необходимо указать адрес, по которому он должен быть отправлен.

Если обращение направляется в форме электронного документа, в нем указываются фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

Гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Как и во всех предшествующих нормативных правовых актах об обращениях населения, в вышеупомянутом законе подчеркивается, что обращения должны быть направлены «непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов». Направление документа в организации, не занимающиеся данным вопросом, приводит к пересылке документа, дополнительной переписке и удлиняет срок рассмотрения обращения.

В данном законе также прописана технология работы с этой группой документов.

Службе ДОУ важно учитывать, что письменное обращение граждан подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления (ст. 8, п. 2), причем закон предусматривает для граждан возможность обращения не только в традиционной форме: в письменном виде либо лично, но и в виде электронного документа (ст. 7, п. 3), то есть с использованием сети Интернет, через сайт организации либо по электронной почте. Это значит, что сообщения, поступающие по электронной почте, также необходимо регистрировать, как и поступающие традиционными способами.

Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, оно направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Закон подтверждает существовавший и ранее запрет: направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие которых обжалуется.

Все принятые обращения подлежат обязательному рассмотрению. Ответ на обращения подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом. Сроки рассмотрения письменных обращений установлены в течение 30 дней со дня регистрации и могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением лица, подавшего обращение.

В законе понятие «анонимные письма» отсутствует, но именно им посвящается ст. 11. В ней записано: «В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией». Далее в ст. 11 рассматриваются виды обращений, не принимаемых к рассмотрению: обжалование судебных решений (ст. 11, п. 2); обращения, содержащие нецензурные выражения (ст. 11, п. 3); обращения, не поддающиеся прочтению (ст. 11, п. 4); многократные обращения по одному и тому же вопросу, ответ на который был уже дан (ст. 11, п. 5); обращения, ответ на которые связан с разглашением сведений, содержащих государственную тайну (ст. 11, п. 6).

Отдельно рассматривается порядок личного приема граждан. Он по-прежнему должен проводиться в указанные дни и часы, информация о которых доводится до сведения граждан. Устные обращения, как и письменные, регистрируются путем занесения в карточку личного приема. Если вопрос решен устно, решение заносится в карточку, но возможен и письменный ответ. В ходе личного приема может быть составлено письменное обращение.

В Закон впервые введена статья о возмещении причиненных убытков и взыскании расходов при рассмотрении обращения. Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием, по решению суда. Но в случае, если в обращении были указаны заведомо ложные сведения, расходы, связанные с рассмотрением обращения, могут быть по решению суда взысканы с автора обращения.

Следующий пакет законодательных актов – это законы о языке, интересующие службу ДОУ в части использования языка в документах. В первую очередь следует рассмотреть Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807-1 (ред. 02.07.2013) [20], статья 16 которого регламентирует использование языков в официальном делопроизводстве, а статья 17 – в официальной переписке. Также следует обратиться к Федеральному закону «О государственном языке Российской Федерации» от 01.06.2005 № 53-ФЗ (ред. 02.07.2013) [21], статья 3 которого описывает сферы обязательного использования государственного языка и требования к идентичности содержания в случае использования наряду с государственном языком РФ и других языков: государственного языка республики, находящейся в составе Российской Федерации, других языков народов Российской Федерации или иностранного языка.

Следует учитывать, что закон 2005 г. не заменяет и не отменяет Закон РСФСР «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807-1 [20], а дополняет и расширяет законодательную базу, регулирующую использование русского языка как государственного. Основываясь именно на двух законах: «О языках народов Российской Федерации» и «О государственном языке Российской Федерации», используя их вместе, ведут документирование своей деятельности организации, находящиеся на территориях с компактным проживанием населения, говорящего не только на русском языке. Особенно это относится к учреждениям на территориях республик в составе Российской Федерации.

В Законе «О государственном языке Российской Федерации» в дополнение к закону «О языках народов Российской Федерации» более четко очерчена сфера использования государственного языка (ст. 3). Государственный язык подлежит обязательному использованию «в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органах местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства».

Государственный язык является обязательным при опубликовании федеральных законов и иных правительственных актов, но в республиках Российской Федерации они наряду с официальным опубликованием на государственном русском языке могут быть опубликованы на государственных языках республик. Это же правило распространяется на правовые акты республик, законы и иные нормативные правовые акты краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов.

Закон «О государственном языке Российской Федерации» уточняет, что в случае использования других языков тексты на русском языке и языках других народов Российской Федерации должны быть идентичны по содержанию и техническому оформлению.

Наиболее значимы для службы ДОУ статьи законов, касающиеся использования языков в делопроизводстве организаций всех форм собственности.

В Законе «О государственном языке Российской Федерации» указано обязательное использование русского языка как государственного «в деятельности по ведению делопроизводства». Более подробно эти вопросы рассмотрены в Федеральном законе «О языках народов Российской Федерации». Ст. 16 этого закона так и называется – «Использование языков в официальном делопроизводстве». В соответствии с этой статьей делопроизводство в республике РФ ведется на государственном языке, а также на государственном языке данной республики. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей и вывесок с наименованием государственных органов, организаций, предприятий, учреждений) оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов, определяемых законодательством республик, на территории которых они проживают.

Особо следует остановиться на оформлении документов, касающихся личности граждан Российской Федерации. В Законе «О государственном языке Российской Федерации» еще раз подтверждено, что государственный язык является обязательным «при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации… изготовлении бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, оформлении документов об образовании, выдаваемых имеющими государственную аккредитацию образовательными учреждениями» (ст. 3). Но в то же время все эти документы в соответствии со ст. 16 закона «О языках народов Российской Федерации» «оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись на государственном языке республики». Именно на этот пункт закона «О языках народов Российской Федерации» опираются «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (ред. 25.03.2013) [22]. В Правилах записано: «Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись на государственном языке этой республики». А в пункте, касающемся выдачи трудовой книжки при увольнении, указано, что если трудовая книжка заполняется на двух языках: государственном языке РФ и на государственном языке республики, подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации, и подписью самого работника заверяются оба текста.

В соответствии с требованиями Закона «О государственном языке Российской Федерации» все записи в трудовой книжке, ведущиеся на двух языках, должны быть идентичными по содержанию и техническому оформлению.

Немаловажно для служб ДОУ и указание об использовании языков в официальной переписке. Официальная переписка и другие формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации.

Закон «О государственном языке Российской Федерации» еще раз подчеркнул обязательность использования государственного языка при оформлении адресов отправителей телеграмм и почтовых отправлений, пересылаемых в пределах Российской Федерации, а также почтовых переводов денежных средств (ст.3).

Еще один закон, имеющий самое непосредственное отношение к работе службы ДОУ – Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. 11.02.2013) [23]. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон представляет интерес с точки зрения терминологической базы – в нем даются определения: архивное дело, архивный документ, документы по личному составу, особо ценный документ, уникальный документ, архивный фонд, архив, государственный архив, муниципальный архив, постоянное хранение документов, временное хранение архивных документов, временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертиза ценности документов, упорядочение архивных документов, владелец архивных документов, пользователь архивными документами. Многие из этих определений, например, архив, экспертиза ценности документов, упорядочение архивных документов и др. активно используются в делопроизводстве любой организации.

Особо следует выделить ст. 17 данного закона: «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов», фиксирующую обязанности организаций по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов. Законом установлен порядок передачи документов учреждениями и ведомствами на государственное хранение (ст. 21), сроки ведомственного хранения документов (ст. 22), обязанность организаций всех форм собственности бесплатно выдавать архивные справки и копии архивных документов по запросам социально-правового характера (ст. 26, п. 3).

Экономические преобразования конца XX – начала XXI века в России сопровождались массовой приватизацией. Поэтому следует обратить внимание на положение ст. 10: «В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности».

Источниками комплектования, передающими документы в государственные архивы, могут быть как государственные, так и негосударственные организации, а также частные лица (ст. 20).

К работе делопроизводственной службы имеет прямое отношение и вступивший в силу с 1 января 2013 года Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. 23.07.2013) [24]. В нем службе ДОУ интересны статьи 7, 9, 13, 29 закона.

Статья 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» возлагает ответственность за организацию хранения документов на руководителя организации.

Статья 9 фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. При этом Закон уточняет, что «первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью». При этом если первичный документ существует в виде электронного документа, организация обязана по требованию соответствующих органов вывести документ на бумагу: «В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа».

Статья 9 перечисляет реквизиты, которые должны быть в первичных учетных документах. Это:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ (название организации);

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи должностных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

С этим пунктом Закона непосредственно связано постановление Правительства РФ «О первичных учетных документах» от 08.07.1997 № 835 [25], в котором поставлена задача разработки унифицированных форм Госкомстатом, Минфином и Минэкономики, а его исполнение, в свою очередь, отражено в постановлении Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 [26] и постановлении Госкомстата РФ «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» от 24.03.1999 № 20 [27].

Статья 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете» предусматривает обязательность подписания руководителем организации бухгалтерской отчетности на бумаге (п. 8).

Для службы ДОУ и ведомственных архивов особенно важна статья 29 закона: «Хранение документов». Эта статья устанавливает минимальные сроки хранения бухгалтерских документов: «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» и ответственность за организацию их хранения.

Руководитель организации отвечает за организацию хранения документов, В Законе особо предусмотрено, что при смене руководителя должна обеспечиваться передача всех документов.

Кроме того, служба ДОУ должна иметь документы по работе организаций своего профиля, например акционерные общества – Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ред. 23.07.2013) [28], общества с ограниченной ответственностью – Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред.

23.07.2013) [29] и т. д. В частности, в ст. 2 закона «Об акционерных обществах» указано, что «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации».

Статья 89 закона устанавливает обязательность хранения документов акционерного общества:

«Общество обязано хранить следующие документы:

1) договор о создании общества;

2) устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;

3) документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

4) внутренние документы общества;

5) положение о филиале или представительстве общества;

6) годовые отчеты;

7) документы бухгалтерского учета;

8) документы бухгалтерской отчетности;

9) протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

10) бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

11) отчеты независимых оценщиков;

12) списки аффилированных лиц общества;

13) списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;

14) заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

15) проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;

16) уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения;

17) судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;

18) иные документы, предусмотренные Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации».

Акционерное общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи закона, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Помимо нормативных правовых актов, в которых вопросам документирования и работы с документами отведено значительное место, эти вопросы отражены в отдельных статьях Кодексов и косвенно затрагиваются во многих нормативных правовых актах, на которые будут даваться ссылки в данной работе.

Таким образом, мы видим, что различные аспекты работы с документами «разбросаны по российскому законодательству». Работнику службы ДОУ совсем не обязательно запоминать все эти акты наизусть, но необходимо знать, к какому нормативному правовому акту он может обратиться для уточнения соответствующего вопроса своей работы.

1.2. Правовая основа делопроизводства. Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации

Контрольные вопросы к главе 1

1. Какие документы в соответствии с Конституцией РФ издает Президент РФ?

2. Какие документы в соответствии с Конституцией РФ издает Правительство РФ?

3. Каким актом определены виды документов, издаваемые Президентом РФ?

4. Какие варианты изображения государственного герба возможны на бланках федеральных органов исполнительной власти?

5. В каком акте дано определение электронного сообщения?

6. Какие вопросы рассматриваются в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»?

7. Как определяется электронный документ в законодательно-правовых актах?

8. Как определяется в законодательно-правовых актах электронная подпись?

9. Какие существуют виды электронных подписей?

10. Каким документом определяется степень ограничения доступа к документу?

11. Каким законодательным актом устанавливается ограничение доступа к сведениям по личному составу?

12. В какой срок подлежат регистрации письма и обращения граждан?

13. На каком языке публикуются в субъектах Федерации законодательные акты Российской Федерации?

14. На каком языке пишется текст писем, направляемых за пределы субъекта Федерации?

15. На ком в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» лежит обязательность обеспечения сохранности архивных документов?

16. Организация хранения, комплектования, учета и использования каких документов регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»?

17. В каком правовом акте дано определение «электронный документооборот»?

18. В какой форме может вестись бухгалтерская документация?

19. Каким вопросам посвящены указы Президента РФ в области ДОУ?

20. Каким нормативным правовым актом регламентируются вопросы использования бланков с воспроизведением государственного герба?

21. Каким нормативным правовым актом введены в действие Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти?

22. С каким органом власти согласовываются инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти?

23. В каком нормативном правовом акте перечислены обязательные компоненты информационного ресурса (сайта, портала) федеральных органов исполнительной власти?

24. Что такое «электронное правительство» (e-government)?

25. Каким правовым актом определен порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации?

26. В каком правовом акте определены сроки хранения документов акционерных обществ?

27. Какой документ используется для расчета нормативной численности работников службы ДОУ?

28. Что устанавливает ГОСТ Р 51141-98?

29. Какой ГОСТ устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению?

30. Какой ГОСТ описывает требования к постановке работы с документами?

31. В каком документе дано определение «система управления документами»?

32. Что обозначает термин «управление документами»?

Список источников и литературы к главе 1

1. Конституция Российской Федерации. Принята 12.12.1993.

2. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями на 23.07.2013).

3. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» (с изменениями на 14.12.2006).

4. Постановление Правительства РФ от 14.12.2006 № 767 «Об изменении и признании утратившим силу некоторых актов Правительства Российской Федерации по вопросам лицензирования отдельных видов деятельности» (с изменениями на 29.08.2011).

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

6. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. – М., 2001.

7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (с изменениями на 28.12.2013).

8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27.01.2006 № 7418).

9. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на 08.11.2007).

10. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями на 21.12.2013).

11. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (с изменениями на 26.09.2013).

12. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями на 11.07.2011).

13. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями на 23.09.2005).

14. Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» (с изменениями на 20.07.2012).

15. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (с изменениями на 23.07.2013).

16. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями на 28.12.2013).

17. Постановление Правительства РФ от 06.07.2008 № 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных» (с изменениями на 27.12.2012).

18. Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

19. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями на 02.07.2013).

20. Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изменениями на 11.12.2002).

21. Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (с изменениями на 02.07.2013).

22. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями на 25.03.2013).

23. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 11.02.2013).

24. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями на 28.12.2013).

25. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах».

26. Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

27. Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Конец ознакомительного фрагмента.