Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении. Глава 2. Современные требования к составлению и оформлению документов (Л. А. Доронина, 2018)

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция); и) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

Перечень реквизитов документов, применяемых в организациях, не являющихся федеральными органами исполнительной власти, представлен в приложении 11.

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, «Название вида документа» и «Справочные данные об организации».

Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (СЗ РФ. 2000. № 52.4.1. Ст. 5021).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Наименование федерального органа исполнительной власти

Наименование федерального органа исполнительной власти, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Внимание! Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Должность лица, подписавшего документ

Этот реквизит указывается только на бланках должностного лица.

Внимание! Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи[19].

Подпись должностного лица

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если руководитель органа исполнительной власти временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об исполнении обязанностей руководителя органа исполнительной власти). При этом, если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителя руководителя органа исполнительной власти в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ним и руководителем органа исполнительной власти, указывается его фактическая должность[20]. Например:

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

Внимание! Поддельная подпись, полученная фотографическим способом или при помощи сканера, полностью совпадает с оригиналом. При помощи этих способов обычно изготавливают факсимиле. Штрихи таких подписей имеют микроструктуру, специфичную для каучуковых, полимерных или металлических клише. Многие признаки поддельных подписей рассматриваемого вида можно обнаружить при осмотре документа с помощью лупы, микроскопа. Во всех случаях, устанавливая подлинность подписи, ее рекомендуется сравнивать с образцами подписи лица, от имени которого она выполнена.

Наименование вида документа

Вид документа дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере информации, определяет дальнейший порядок работы с документом. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно определяться Уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Запомните! Наименование вида документа пишут ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Запомните! Города, оканчивающиеся на – бург и – град, а также Москву указывают без «г.» (сокращение слова «город»). Например: Москва, Екатеринбург.

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Справочные данные об организации

Справочные данные включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и пр.).

Внимание! Справочные данные об организации оформляют в соответствии приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

Дата документа

Дата документа является одним из самых важных реквизитов. Она проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо службой делопроизводства при регистрации документа.

В настоящее время в делопроизводстве используется три способа оформления даты:

Первый способ (цифровой) – 01.09.2015. Обратите внимание, что в конце даты сокращение года «г.» не ставится, а также не ставится точка после оформления даты. Год указывается четырехзначной цифрой, а если порядковый номер месяца или день месяца состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0. Неправильно: 1.6.2015, а правильно – 01.06.2015.

Второй способ (словесно-цифровой) – 01 сентября 2015 г. В этом случае название месяца пишут словом, а в конце года ставят сокращение «г» и точку.

Третий способ (международный) – 2015.09.01. Оформляется обратный порядок расположения: сначала год, затем месяц, затем день.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) международный способ не используется в этих органах.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ 7.64–90 (ИСО 8601:88) пример написания даты «1 сентября 2014 года» выглядит следующим образом: 20140901 (основной формат); 2014-09-01 (расширенный формат); 14-09-01 (сокращенный формат).

По правилам делопроизводства все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться: согласование, подписание, утверждение, отметка о заверении копии, отметка о поступлении документа в организацию и др. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Таблица 2.1

Реквизиты, в которых присутствует дата

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа являются наиболее поздняя дата подписания. Эта дата проставляется в бланк документа рядом с регистрационным номером.

Регистрационный номер документа (индекс)

Определение: индекс – условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа. Индексация – проставление порядковых номеров и необходимыхусловныхобозначений, указывающих на место их исполнения или составления и хранения.

В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов, применяется один вид знаков – арабские цифры.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Внимание! Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую.

Регистрационный номер документа (индекс) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Принятое в конкретной организации расположение составных частей индекса должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Например, расположение составных частей индекса письма может быть следующее:

124/02-03, где

124 – порядковый номер;

02 – номер дела по номенклатуре;

03 – информация о корреспонденте, исполнителе и т. д. (например, 03 – отдел кадров).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т. п.), состоит их регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой «П», например 56-П.

Регистрационные номера внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки.

Регистрационный номер исходящего и внутреннего документа проставляется в бланке документа на уровне реквизита «Дата» (_____№________).

Нумерация документов в течение нескольких лет не допускается. Нумерация документов ведется в пределах одного календарного года.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа (На №_от____).

Адресат (лицо или организация, которым адресован документ)

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Внимание! Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и прочее являются условными):

Минрегион России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Генеральному директору

ОАО «Северные звезды»

В.А. Караваеву

или:

ОАО «Проект»

Главному бухгалтеру

В.М. Попову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Структурные подразделения

аппарата Главы Администрации

Костромской области

Руководителям исполнительных

органов государственной власти

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Арт-дизайн»

Н.В. Соловьевой

Запомните! Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа в организацию, а не конкретному должностному лицу указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа в орган государственной власти, местного самоуправления (без указания должностного лица) адресат оформляется следующим образом:

Правительство Российской Федерации

Департамент делопроизводства и архива

Внимание! Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

Молостнову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Данков, Данковский р-н, Липецкая обл., 201264

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр

Минэкономразвития России

личная подпись И.О. Фамилия

дата

Замечание! Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2015 № 14

или:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Минюста России

от 05.04.2015 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Внимание! В законодательстве содержатся нормы, в соответствии с которыми утверждение определенных видов документов осуществляется только правовым актом. Например, в Разъяснениях о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены приказом Минюста России от 14.07.1999 № 217) определено, что нормативные правовые акты, изданные в виде правил, инструкций и положений, необходимо вносить приказом.

Гриф утверждения документа печатается через одинарный междустрочный интервал, слово «утверждаю» («утвержден», «утверждена», «утверждено» или «утверждены») отделяется от последующего текста увеличенным интервалом. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, представлен в приложении 12.

Указание по исполнению документа (резолюция)

Указание (поручение) по исполнению документа, написанное на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например:

Воронец Н.В.

Федорову Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«Росса» к 05.10.2015

Личная подпись

дата

Указывать в поручении должность исполнителя не обязательно.

Указание (поручение) по исполнению пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то поручение может быть оформлено на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Многие руководители, по различным причинам, предпочитают оформлять поручения на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе поручения указывается регистрационный номер и дата документа, к которому поручение относится. Например, приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460 (ред. от 24.01.2014) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации» утвержден образец бланка для поручений в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области.

Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность поручения (лист с поручением может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымается, и лист с поручением подшивается как отдельный документ).

Внимание! В организациях, не являющихся федеральными органами власти, данный реквизит называется «резолюция».

Поручения руководителя могут быть индивидуальными (указана одна фамилия исполнителя) или коллективными (перечислены несколько фамилий). Обязательное требование к резолюции – адресность резолюции. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Если в указании по исполнению (поручении, резолюции) отмечено несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в указании (поручении, резолюции) назван первым. Указание по исполнению – своего рода распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте указания по исполнению будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

✓ «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;

✓ «дополнительно переговорить»;

✓ «подтвердить получение»;

✓ «сообщить о выполнении» и др.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора и дата. Содержание действия, безусловно, будет зависеть также и от квалификации работника: чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в поручении (резолюции), могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

✓ к руководству;

✓ к исполнению;

✓ к сведению.

Вместе с тем указания по исполнению (резолюции) должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Название документа

Название документа (заголовок к тексту) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Например:

✓ «Приказ (о чем?) “Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих и работников Комитета по управлению архивами Администрации Московской области”»;

✓ «Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка».

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено. Например:

«О подготовке проекта договора».

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Замечание! К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка проставляется в верхнем правом углу документа. Она наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа.

Текст документа

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

Слова «министерство», «служба», «агентство» пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных (например, «Предложить агентству рассмотреть вопрос о…»; «По согласованию с министерствами…»).

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например:

«В соответствии с постановлением Администрации Тверской области от 10.04.2010 № 119-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Тверской области»;

«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…».

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах организаций (приказ, распоряжение и т. д.), действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

✓ от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

✓ от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

✓ от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ОАО «Сфера» считает возможным»).

Страницы текста нумеруют, начиная со второго листа документа арабскими цифрами по середине верхнего поля.

В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Например: в соответствии с письмом Правительства Московской области от 17.07.2015 № 02–08/2712 «О планировании…».

Организация самостоятельно определяет:

✓ тип шрифта, используемый при оформлении приказов;

✓ размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;

✓ возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;

✓ размер междустрочных интервалов;

✓ способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);

✓ необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.

В Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов, разработанных ВНИИДАД в 1998 г., даются примеры различных вариантов обращения:

✓ Уважаемый господин (фамилия)!

✓ Уважаемая госпожа (фамилия)!

✓ Уважаемые господа!

✓ Уважаемый господин Председатель!

✓ Уважаемый господин Мэр!

✓ Уважаемый господин министр!

✓ Уважаемый Николай Петрович!

✓ Уважаемая Анна Андреевна!

✓ Уважаемые коллеги!

Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

Согласно нормам русского языка, запятая здесь не нужна. С другой стороны, в сложившейся практике русского письма после таких слов запятую ставить принято: это связано с ориентацией на английское письмо («Love, Ann» – «С любовью, Энн»). Хотя у англичан в аналогичном случае нормы этикета эпистолярного жанра не противоречат нормам пунктуации. Выбор остается за автором: предпочитает он следовать за сложившейся практикой или за правилами русской пунктуации. Ошибки в любом случае не будет. Но при деловой переписке лучше отдать предпочтение варианту с запятой.

Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ОАО «Сфера» от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №…» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Внимание! Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №…» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки

Пример:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2015 № 251

Гриф согласования документа

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансового университета

при Правительстве Российской Федерации

личная подпись _____________ И.О. Фамилия

дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

или:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования (приложение 13).

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Виза

Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись ____________ А.С. Соломанин

дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись ____________С.С. Березкин

дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Внимание! Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти визы располагаются:

✓ на проектах законодательных актов – на лицевой стороне проекта документа;

✓ на проектах актов Президента РФ, актов Правительства РФ – на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа;

✓ на документах, подлинники которых помещаются в дела, – на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.);

✓ в служебных письмах – на копии документа, помещаемой в дело федерального органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте;

✓ на внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) – на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Оттиск печати

На территории России изготовление гербовых печатей регулируется ГОСТ Р 51511—2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»[21] и допускается только сертифицированными штемпелеизготовителями.

Гербовые печати должны иметь органы государственной власти – как федерального, регионального, таки муниципального уровня. Печати с изображением герба РФ требуются и частнопрактикующим нотариусам при совершении ими юридически значимых действий, например, нотариально заверенных сделок по ипотеке жилья. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Гербовые печати в обязательном порядке должны быть зарегистрированы.

Зарегистрированные печати имеют уникальный номер, который виден на внешнем ободке оттиска и является дополнительной защитой печати от подделки. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Документом установлено, что использование (наличие) печати является правом, а не обязанностью хозяйственных обществ. При этом в определенных случаях может быть закреплена обязанность компании использовать печать. Для защиты прав и законных интересов контрагентов хозяйственных обществ предусмотрено, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе хозяйственного общества.

Внимание! В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009) печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Внимание! Недопустимо ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица

В организации может быть разработан Перечень документов, на которых обязательно проставляется гербовая печать (приложение 14).

Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации. Печать структурного подразделения – это дополнительная печать.

Запомните! Приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

Печати подлежат обязательному учету. Для этих целей ведется специальный журнал. Форма журнала представлена в приложении 15.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя организации.

Хранить печать необходимо в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.

Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение оттиска), так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать.

Отметка о заверении копии документа

Определение: копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа[22].

В Правилах делопроизводства в федеральных органах власти дано другое определение копии документа.

Определение: копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их[23].

В любом случае, копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке организации или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Когда документы были исполнены на бланках организации, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому в соответствии с п. 2.3–2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена.

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 7.0.8—2013 определяет его следующим образом.

Определение: заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись».

Заверительная надпись имеет следующий вид: отметку «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.

При отправке копии документа в другие организации ее необходимо заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Также нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников заверенных копий приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов. Заверенные копии документов могут предъявляться при поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления предпринимательской деятельности.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (2002) архивные копии из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, однако это не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации. В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т. д.), если это не определено законодательными актами. Вид печати, используемой для заверения, желательно указать в приказе по организации или в разделе о печатях положения о документообороте организации.

Если копия документа изготавливается для оперативного использования сотрудниками, то уровень требований к юридической силе документа минимален, т. е. достаточно сделать еще одну распечатку или ксерокопию. Но если копия делается не с подписанного и зарегистрированного документа, а, например, распечатка базы данных, необходимо быть уверенным, что ее текст точно соответствует оригиналу документа. Для этого случая и предусмотрена отметка о заверении копии.

Запомните! Незаверенные ксерокопии не имеют никакой юридической силы и могут использоваться только как неофициальная справочная информация. По этой же причине не имеют юридической силы и юридической значимости распечатки, полученные с факсимильных аппаратов[24].

Если в скопированном документе речь идет о финансовых, социальных или других важных вопросах, то копия обязательно заверяется уполномоченным на то сотрудником организации с приложением печати организации, подтверждающей, что в копии все, до единой буквы и цифры, соответствует подлиннику, хранящемуся в организации.

Если документ содержит несколько страниц, их нумеруют (нумерация должна быть сквозная), прошивают и скрепляют печатью на прошивке и подписью лица, заверившего документ. В этом случае заверять каждый лист не надо, а достаточно проставить необходимые реквизиты на обороте последней страницы документа, т. е. там же, где документ скреплен.

Заверять копии документов факсимильным отображением подписи руководителя нельзя, даже несмотря на то, что о механических заменителях собственноручной подписи упоминает п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ. Дело в том, что эта норма касается только гражданских отношений и неприменима в иных (п. 3 ст. 2 Гражданского кодекса РФ,

Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 13.08.2002 по делу № А12-2712/02-с36).

При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан на документе, с которого снята копия, делают отметку, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) (с изменениями). Изменения внесены Федеральным законом от 08.12.2003 № 169-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР», что свидетельствует еще и о том, что Указ имеет силу закона.

В абзаце 4 п. 1 Указа установлено, что «на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации». В этом же абзаце указывается, что «верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью».

Чтобы копии приобрели юридическую значимость, заверить их может единоличный исполнительный орган организации (директор, генеральный директор), т. е. лицо, которое на основании устава организации вправе действовать от ее имени без доверенности. Также может быть установлено, что копии документов, изготавливаемые в подразделениях, заверяются руководителями или другими сотрудниками данных подразделений.

Указание на «должностное лицо» свидетельствует о том, что лицо, заверяющее копии, должно быть штатным сотрудником организации. Как правило, это работник кадровой службы организации и (или) службы делопроизводства.

Внимание! Не обязательно заверять копии документов руководителем организации – достаточно включить соответствующий раздел в инструкцию по делопроизводству организации, должностную инструкцию определенного сотрудника или трудовой договор при приеме на работу.

Если обязанность по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания:

«Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

При необходимости документ, подтверждающий полномочия лица, заверившего копии, может быть истребован судом, государственным органом, другими лицами.

Итак, отметка о заверении копии должна дополняться записью о том, что подлинник документа находится в деле (наименование организации) №… за… г.

Верно

Подлинник находится в организации «» в деле… №… за… год.

Секретарь личная подпись Т.С. Торсова

10 февраля 2015 г.

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. В соответствии с п. 3 названного выше Указа «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления». В судебной и нотариальной практике не допускаются нечитаемые ксерокопии документов.

В абзаце 2 п. 1 Указа установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Там же установлено, что «в таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы». Таким образом, принципиальная возможность заверять копии «чужих» документов имеется.

Кроме названных копий оперативного характера все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива хранимых документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Подготовка и оформление копий документов занимает значительное место в работе различных служб организации. Подготовка и выдача работникам копий официальных документов в ряде случаев предусмотрена нормативными правовыми актами. Например, ст. 62 Трудового кодекса РФ установлено, что работодатель обязан выдать работнику справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе. Очевидно, что многие из этих документов будут выданы работникам в копиях.

В соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Этот же сотрудник при оформлении личного дела работника заверяет и копии личных документов: дипломов, аттестатов и др.

Замечание! Нотариальное заверение копий необходимо лишь в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.

Однако на практике многие организации требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Порядок нотариального заверения копий документов установлен «Основами законодательства Российской Федерации о нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы) (ред. от 21.07.2014).

При свидетельствовании копий с документов нотариус обязан проверить, не относится ли представленный документ к документам, копии с которых нельзя засвидетельствовать. Например, не следует снимать копии с документов, на которых имеется указание о том, что копия с этого документа не снимается или что документ копированию не подлежит.

В частности, документ может иметь гриф секретности – реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него, что следует из Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233) или Федерального закона от

21.07.1993 № 5485—1 «О государственной тайне». Такие отметки могут быть на медицинских заключениях и справках, свидетельствующих о психическом заболевании лица.

Внимание! Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа (ст. 80 Основ).

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

✓ если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

✓ если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Внимание! Документы, изложенные на нескольких листах, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью – это требование ч. 3 ст. 45 Основ относится не только к свидетельствуемой копии, но и к документу, с которого свидетельствуется данная копия

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например, заявление, поручение, доверенность. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Свидетельствование копии с копии документа, выданного юридическим лицом, возможно в том случае, если копия выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ.

Внимание! В этом случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица, согласно ст. 79 Основ. Данная копия, выданная юридическим лицом как самостоятельный документ, должна иметь исходящий номер и дату выдачи, подпись должностного лица с приложением печати.

Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом только в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При свидетельствовании копии с копии документа надлежит руководствоваться формами удостоверительных надписей на свидетельствуемых документах, утвержденными приказом Министерства юстиции РФ 10.04.2002 № 99 (ред. от 04.07.2014), которые указывают на возможность только единожды засвидетельствовать копию с копии однажды уже засвидетельствованной копии документа. Таким образом, законодательно ограничено количество такого вида документов, поскольку удостоверительная надпись нотариуса на свидетельствуемых документах не может выполняться в произвольной форме, а только лишь по тем формам, согласно ст. 51 Основ, которые установлены Министерством юстиции РФ.

Представители сторонних организаций имеют право снимать копии с конфиденциальных документов только с разрешения руководителя структурного подразделения фирмы (с указанием конкретного материала, количества копий) и на основании письменных запросов руководителей сторонних организаций, при условии совместной работы с использованием конфиденциальной информации, а также при условии подписания с ними соглашения о конфиденциальности или заключения договора, содержащего условие о конфиденциальности.

Предоставление выписок, копий конфиденциальных документов производится под роспись, с указанием организации и основания для передачи информации и учитывается в специальном журнале.

Конец ознакомительного фрагмента.