В то же время отдельные из планируемых мероприятий в действительности не проводятся, расхитители представляют в бухгалтерию авансовые отчёты, к которым прилагаются проездные билеты, собираемые у пассажиров соответствующих рейсов и маршрутов, другие недостоверные документы, а полученные из кассы деньги присваивают.

Это были различные ведомости, авансовые отчёты, расходные ордера, квитанции об оплате, денежные аттестаты и прочее.

Внутренние документы составляют и используют только на данном предприятии (кассовые ордера, накладные, авансовые отчёты и др.).

Именно поэтому ксерокопия заграничного паспорта является обязательным приложением к авансовому отчёту командированного лица по возвращении из командировки.

В целях организации бухгалтерского учёта, и, как будет показано далее, — налогового учёта, расходы по загранкомандировке признаются на дату утверждения авансового отчёта руководителем организации в течение 3 дней по возвращении работника из командировки.

Если даты, проставленные на первичных документах, подтверждающих расходование наличных денежных средств, которые получены под отчёт, окажутся более ранними, чем дата составления авансового отчёта, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчётных средств, то такое противоречие свидетельствует либо о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчётных средств, либо о возмещении организацией затрат своих работников (в последнем случае приобретённые ценности являются собственностью физического лица, и поэтому правильнее в данном случае оформлять при возмещении затрат договор купли-продажи).

В случаях приобретения товара в розничных организациях сумма расходов и стоимость приобретённых товаров отражаются в бухгалтерском учёте на основании авансового отчёта с приложенными к нему документами (товарными чеками и прочими документами) на счёте 41 «Товары», 10 «Материалы» и других счётах.

В этом случае вышеуказанные суммы должны вписываться кассиром, причём при этом целесообразно делать соответствующие отметки до того, как будут заполнены другие реквизиты авансового отчёта.