Типичный жизненный цикл аутентичного документа складывается из четырёх этапов: первый этап — замысел и порождение (вне архивной отрасли); второй — существование в качестве регулятора процессов, явлений, событий действительности, когда документ выполняет властные, исполнительные, организационные, коммуникативные, информационные и иные функции; третий — после утраты
оперативного значения по итогам ценностной экспертизы он может быть уничтожен либо оставлен для долгосрочного или вечного хранения в архиве; четвёртый этап — описание, снятие ограничений на доступ к нему и превращение его в публичный исторический источник.
