Объяснительная записка считается документом, поясняющим содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта), и сообщением должностного лица, объясняющим какое-либо действие, факт, происшествие, представляемым вышестоящему должностному лицу.

Более того, он собственноручно исправляет в дневнике отметки учителей, вырывает страницы с замечаниями классного руководителя и подделывает подписи родителей в объяснительных записках.

Была сочинена скрыто-издевательская объяснительная записка: над зарядом, мол, пролетела и погадила птичка и та капелька послужила линзой, сконцентрировавшей солнечные лучи.

Но в объяснительной записке к проекту устава говорится также, что при уездных училищах положены были «дополнительные курсы», которые большею частью не открывались, а если и открывались, то вовсе не приносили пользы... По какой причине?

Объяснительная записка к проекту общеобразовательных заведений прямо указывает на то, что приходские училища разных ведомств имели, между прочим, целью приготовлять писарей, а уездные училища и гимназии служили только к умножению чиновников.

Не менее серьёзные возражения вызвало выделение 4?го курса для особых специально-практических занятий: критиковалось сокращение общего курса высшего духовного образования, предполагалась неготовность академий к описанным в объяснительной записке занятиям.

Не случайно в учреждениях, предназначенных к приёму от граждан документов определённого типа, нередко предлагают специальные образцы их заполнения или оформления — анкеты, заявления, доверенности, ходатайства, объяснительные записки, гарантийные письма и пр.

Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчинённого за прогул, требует от него объяснительную записку, а затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности.