Глава II
Общие правила составления деловых писем
Благодарственные и поздравительные письма
В данном виде писем выражается благодарность за образцовое выполнение какого-либо рода деятельности или же содержится поздравление (илл. на стр. 20).
Тексты таких писем могут быть написаны как на специальном бланке – грамоте, так и на фирменных бланках органов власти, предприятий, учреждений или организаций, изготовленных на особом виде бумаги, например, тверже (илл. на стр. 21).
В грамотах обычно коротко перечислены заслуги, достойные благодарности, а в поздравлении присутствуют три основополагающие части: констатация достоинств, благоприятный фон, на котором осуществляется деятельность, и конкретные пожелания (илл. на стр. 22).
Или вот такое поздравление, менее официального содержания, адресованное творческой личности по случаю юбилея:
А.Е. БУТХАШВИЛИ
Выдающемуся грузинскому и российскому поэту
Многоуважаемый Автандил Ефремович!
От имени редакции информационно-аналитического журнала «Консул» поздравляю Вас с 80-летним юбилеем.
Ваша жизнь, насыщенная яркими и сложными событиями в истории грузинского и российского народов, наполнена и продолжает наполняться новыми страницами, которые Вы создаете своим творчеством.
Несмотря на то, что в Петербурге нет горных вершин и стремительных рек, Вы, как орел, с высоты своего таланта способны увидеть в струях холодного дождя и в блеске белых ночей красоту родной, теперь уже привычной для Вашего взгляда природы и воспеть замечательным поэтическим словом.
Созданный Вами добрый огонек «Аиси» притягивает к себе не только Ваших соотечественников, но и многочисленных любителей грузинской культуры, тоскующих по домашней кухне и похорошей компании, где всегда поймут, поддержат и помогут найти место в нынешней непростой жизни.
Позвольте пожелать крепкого здоровья, новых творческих успехов и вечной любви родных и близких Вам людей в России, Грузии и во всем мире.
Как видим, написание поздравительного письма или же благодарственного текста требует от составителя, прежде всего, знания объекта. Иными словами, приступая к написанию текста, особенно в адрес незнакомого лица или ведомства, необходимо собрать о них максимальную информацию. В этом могут помочь сведения, полученные не только из Интернета (хотя все они нуждаются в дополнительной проверке), но и из популярных справочников, например из ежегодника «Кто есть кто в Санкт-Петербурге», где размещены актуальные биографии видных деятелей науки, культуры, представителей успешного бизнеса.
Что касается дипломатов, то их биографии можно прочесть на страницах журнала «Консул» и на сайте www. magazineconsul.ru
Плохим тоном считается переписывание стишков «по поводу» из Интернета, а также использование поздравительных открыток с заранее напечатанным текстом.
Излишне также вкладывать в поздравительные открытки свои визитные карточки, поскольку как в письме-поздравлении, так и в поздравительной открытке имеются ваши контактные данные.
Новогодние открытки, в которых написана поздравительная фраза, могут быть просто подписаны отправителем, однако на конверте должны быть указаны полные данные адресата.
В том случае, если благодарственное письмо оформлено на служебном бланке, оно регистрируется. Письмо, оформленное на специальном бланке, не регистрируется, на нем не ставятся реквизиты исполнителя, однако слева от подписи может быть поставлена печать предприятия.
Конверты, в которые запечатывают поздравления, должны быть безукоризненно чистыми, без указаний «Куда» и «Кому», желательно с логотипом отправителя, выполненным типографским способом.
На благодарственные письма и поздравления следует обязательно отвечать, стараясь максимально коротко выразить свои мысли. И также следует помнить, что, получив знак внимания от учреждений, пользующихся специфической профессиональной лексикой, например, дипломатическими формулами, применяемыми в нотной переписке, или же стилем, присущим религиозным организациям, абсолютно нельзя копировать несвойственный канцелярской этике язык таких документов.
Что касается способа доставки подобных документов, то все они должны быть либо вручены лично, либо отправлены с курьером.
Ни в коем случае нельзя пользоваться услугами почты (если событие происходит в одном с вами городе), а также недопустимо отправлять такие письма по факсу или электронной почте.
Рекомендательные письма
Подобные документы имеют цель предложить сотрудника или организацию, предприятие, учреждение другим сотрудникам, организациям или учреждениям с целью получения работы, продвижения по службе, оказания помощи или же как партнера для сотрудничества. Письмо, как правило, пишется на бланке, подписывается и скрепляется печатью, отправляется с курьером, по почте либо выдается на руки ответственному лицу для передачи по назначению. В некоторых случаях допускается написание рекомендательного письма не на бланке и без печати.
Отвечать на рекомендательные письма не принято, однако подтвердить факт их получения желательно.
Перед тем как подписывать готовое рекомендательное письмо, не лишним было бы показать его тому, кто обратился с просьбой о выдаче документа, чтобы избежать возможных ошибок. И необходимо всегда помнить, что подписавший письмо несет личную ответственность за свою рекомендацию.
Если пишется рекомендательное письмо в адрес работодателя, то оно должно содержать краткую характеристику профессиональных навыков, достижений рекомендуемого. Правильно составленный документ позволяет наиболее полно оценить достоинства кандидата на вакантную должность, а также узнать мнение о нем со стороны сослуживцев. Данное письмо вполне может быть использовано и как приложение к резюме.
Письма, содержащие просьбы
Это, пожалуй, самый распространенный вид письма и в то же время один из наиболее трудных для составителя, поскольку от того, насколько убедительно, грамотно и понятно будет изложена просьба, зависит ожидаемый отправителем положительный результат. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
Важно отметить, что в таком письме не должно быть формулировок ультимативного характера, типа: «Если вы не удовлетворите нашу просьбу, то мы будем вынуждены..», или же указывающих на обязательность выполнения вашей просьбы, а также заранее выраженной благодарности за положительное решение вопроса.
Прежде чем написать такое письмо, полезно выяснить, насколько в принципе ваша просьба выполнима, с учетом всех обстоятельств.
Чтобы не испортить подобной просьбой сложившиеся добрые и партнерские отношения, лучше заранее навести справки о возможности положительного отклика. Как говорится, «иногда лучше не давать другу деньги в долг, чтобы потом он не стал избегать встреч с вами».
В тексте письма следует привести убедительные доказательства, мотивирующие вашу просьбу, а также расчеты или сметы и оформить их в виде приложения.
Как видите, стиль письма в партнерскую организацию существенным образом отличается от обращения в дипломатическое учреждение. Если в первом случае просьба излагается простым языком, то во втором случае применены общепринятые в дипломатических кругах формы вежливости, однако не копирующие стиль дипломатической переписки, где присутствуют обязательные вступительные и заключительные комплименты.
Письма, содержащие сообщения
Их можно назвать информационными письмами. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения. Обычно его автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.
Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.
Текст письма размещается на бланке организации и обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: «Сообщаем Вам, что…», «Доводим до Вашего сведения, что…», «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».
Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, заголовок к тексту.
К сожалению, в данном образце (илл. на стр. 33) отсутствует обязательная отметка об исполнителе с указанием фамилии, имени и отчества и номера его телефона. Кроме того, текст документа не отформатирован (внизу большое пустое поле), что косвенно может свидетельствовать о небрежности исполнителя.
Сопроводительные письма
Сопроводительное письмо составляется при отправке по почте документов или материальных ценностей. Как правило, оно содержит разъяснения к приложенному документу, например, количество листов, пакетов, иллюстраций и т. п.
Сопроводительные письма составляются по общей схеме делового письма и состоят из вступления, которое может включать заголовок письма, обращения к получателю и заключительной части, содержащей опись приложения и подпись отправителя. Печать на сопроводительном письме не ставится.
Сопроводительные письма принято начинать примерно с таких слов:
– направляю информацию,
– возвращаем справочные материалы,
– возвращаем подписанный с нашей стороны договор,
– посылаем справочную литературу.
Циркулярные письма
К циркулярным письмам относятся документы, направляемые одним автором группе адресатов. В отличие от распоряжений, циркуляры обычно носят общий, в том числе и инструкционный характер.
В то же время, циркулярное письмо может содержать конкретное поручение вышестоящей
Письма, выражающие соболезнование
Письма со словами соболезнования служат для выражения сочувствия и поддержки в трагических и печальных ситуациях. Это одно из самых трудных писем, требующих от их составителя особого чувства такта. Письмо должно быть кратким и, в то же время, максимально сердечным и утешительным. Поводом может быть смерть человека, инвалидность, тяжелая травма в результате автомобильной аварии, пожара, природных катастроф и т. д. Их принято направлять сразу после известия о трагической ситуации.
Письмо-соболезнование обычно оформляют на фирменном бланке с подписью. Фирменный бланк может быть изготовлен с траурной рамкой.
В качестве примера – текст соболезнования губернатора Санкт-Петербурга в связи с кончиной народной артистки России З.М. Шарко.
Выражаю самые искренние и глубокие соболезнования родным, близким, друзьям, коллегам и поклонникам народной артистки России Зинаиды Максимовны Шарко в связи с ее кончиной.
Перестало биться сердце яркой, самобытной актрисы, с именем которой связана целая эпоха в истории петербургского театра. Уникальный талант Зинаиды Шарко раскрылся на сцене легендарного Большого драматического театра. Ей, актрисе «товстоноговского призыва», были подвластны любые роли, как в русской классике, так и в современных пьесах. Высочайшее мастерство, огромная внутренняя сила, обаяние, душевная щедрость и истинно петербургская интеллигентность предопределили успех ее творчества, снискали ей всенародную любовь.
Зинаида Шарко ушла из жизни, но оставила нам богатое наследие – множество ролей в театре и в кино, радиоспектакли.
Светлая память о Зинаиде Максимовне Шарко навсегда сохранится в наших сердцах.
Губернатор Санкт-Петербурга
Г. С. Полтавченко
Другой пример – телеграмма соболезнования, адресованная 19 октября 2010 года губернатору Краснодарского края Александру Ткачеву.
С чувством глубокой скорби и сострадания воспринята в Кабардино-Балкарии весть о стихийном бедствии в Туапсинском районе, приведшем к человеческим жертвам. От имени парламента и правительства, всего народа Кабардино-Балкарской Республики выражаю искренние соболезнования по поводу гибели людей, готовность оказать необходимую помощь пострадавшим и в ликвидации последствий стихийного бедствия. Прошу выразить наши соболезнования родным и близким погибших.
Глава Кабардино-Балкарской Республики
А. Б. Каноков
В случае смерти руководящих государственных деятелей, выдающихся работников культуры, науки и искусства, а также в связи с трагическими ситуациями (стихийные бедствия, теракты, техногенные катастрофы и т. п.) в дипломатических и консульских учреждениях тех стран, в которых произошла трагедия, принято выставлять книги соболезнований. При получении подобного извещения необходимо заранее заготовить текст, который затем аккуратно вписать на свободной странице открытой книги и поставить подпись.
Письма-напоминания
Основная цель написания данного вида делового письма – напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной договора или соглашения. Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается получить ответ в заранее согласованные сроки или же в соответствии с регламентом. Это может быть напоминание об оплате, о долге, напоминание о необходимости срочного ответа на письмо, отправленное ранее, и т. п. Оно состоит из двух элементов: напоминание об истечении срока и возможные меры, которые будут приняты в случае невыполнения достигнутых договоренностей, имеющих юридическую силу. Желательно в тексте сделать ссылки на пункты договора или другого документа, в котором прописаны основные обязательства сторон сделки, или же приложить соответствующие копии документов.
Образец письма-напоминания о выполнении условий договора.
В соответствии с договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки.
Напоминаем, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2012.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения. В противном случае мы будем вынуждены, в соответствии с п. 3.6 договора, предъявить штрафные санкции в размере 0,02 % от общей стоимости договора за каждый день задержки.
Данное письмо пишется на фирменном бланке, адресуется руководителю предприятия и подписывается отправителем.
Если же одна из сторон никак не реагирует на письмо-напоминание, то вторичное письмо может быть отправлено уже в виде предупреждения в более жесткой форме.
Тем не менее, не следует «перегибать палку», употребляя фразы типа «вы обязаны», «вам следует явиться», «в противном случае» в письме-напоминании о действиях, носящих обычный рабочий характер. При этом совсем необязательно делать множество ссылок на регламентирующие документы и перечислять бумаги, которые требуется брать с собой. И уж совсем не к месту угрозы.
Приводим фрагмент одного из таких «посланий», чтобы предостеречь от ошибок.
Письма, содержащие отказ
Стремление сохранить деловую репутацию и позитивный имидж диктует нам определенные правила написания подобных писем. В них важно не только не обидеть адресата, но и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы в лояльных отношениях.
Желательно подойти к отказу постепенно. Например, в теме письма надо обозначить нечто нейтральное, например, «О сотрудничестве». Затем написать о том, что вы очень благодарны за предложение, что вы очень внимательно с ним ознакомились, и только потом воспользоваться фразой: «к сожалению, в данный момент мы вынуждены отказаться от вашего весьма интересного предложения» и далее в меру подробно мотивировать причины отказа. Делать это надо в максимально вежливом тоне, используя аргументы, которые были бы понятными и убедительными. Более того, в ответном письме желательно было бы написать о том, что в перспективе вы могли бы вернуться к рассмотрению данной инициативы. В вашем ответе можно было бы подсказать, в какую инстанцию следует обратиться с тем же самым запросом, или же предложить взаимодействие в других вопросах.
Вот одно из таких писем.
Письма-приглашения
Приглашения на мероприятия оформляются по-разному, в зависимости от характера, формата, количества гостей, места проведения и т. д. Это могут быть письма, открытки или же специальные бланки. Общим требованием к данному виду деловой переписки является правильное название мероприятия, уважительное обращение к приглашаемым лицам, а также точное указание даты, места и времени, а в случае необходимости – и формы одежды.
Приглашения официальным лицам обязательно направляются с курьером, остальным гостям их можно отправить по почте или, в особых случаях, о которых пойдет речь ниже, по факсу или электронной почте. При этом в отношении высокопоставленных лиц считается обязательным первоначальное устное предложение, и только после его принятия – письменное.
Самой распространенной является ошибка писать приглашение от имени посла или генерального консула, в то время как протокольные правила диктуют такой порядок: вначале пишется должность руководителя консульского учреждения (без имени и фамилии), а потом имя и фамилия его (ее) супруги (супруга), если, конечно, дипломат находится в России вместе с супругом или супругой.
Далее, как правило, от руки и в родительном падеже пишется только имя и фамилия приглашаемого, причем слова «господин», «госпожа» в официальной переписке сокращать не принято. Должность и почетные титулы указываются на конверте.
Женам и мужьям отдельных приглашений не посылают, за исключением случаев, когда супруг или супруга занимает протокольные должности. Следует также помнить, что на первом месте в тексте приглашения ставится имя и фамилия приглашаемого лица, затем добавляется «с супругой» или «с супругом».
Приглашать гостей следует заблаговременно, но не позднее 7-10 дней до начала мероприятия. Если под текстом приглашения на прием отпечатана аббревиатура R.S.V.P. (Repondez s’il vous plait – франц.) – ответьте, пожалуйста, – то следует не позднее трех-пяти дней после его получения ответить лично или воспользоваться услугами секретаря. При этом следует иметь в виду, что чем выше официальное положение лица, организующего прием, тем раньше сообщается об участии либо о невозможности участия. Для ответа в приглашении обычно указывается телефон или адрес электронной почты, по которому можно написать примерно такие слова: «Благодарю за приглашение и с удовольствием приму участие», «Спасибо и до скорой встречи», «С удовольствием воспользуюсь Вашим приглашением», «Сочту за честь быть вместе с Вами в столь торжественный день», и т. д.
Иногда под буквами R.S.V.R делается надпись: Regrets only (ответить только в случае отказа). Когда высокие гости принимают предварительное устное приглашение, то на бланке или в письме, которое они получают, буквы R.S.V.R обычно зачеркиваются, а над ними пишется "p. m." (pour memoire) или "to remind", το есть «для памяти». В остальных случаях, когда в полученном приглашении на прием буквы R.S.V.P. не зачеркнуты, необходимо заранее письмом или по телефону сообщить, принимается приглашение или нет. Задержка ответа и, тем более, его отсутствие – свидетельство неучтивости. Лучше вежливо отказаться заранее, чем затягивать ответ.
Отказ от участия в мероприятии, особенно если приглашение поступило из государственных структур или же дипломатических и консульских представительств, требует особого такта. Наиболее вежливой формой ответа считается письмо.
Письменный ответ составляется в третьем лице с указанием должности приглашаемого, имени его супруги и не подписывается. Например:
Вице-губернатор Ленинградской области и М. И. Иванова подтверждают получение любезного приглашения на обед от имени генерального консула Республики Польша и госпожи Ванды Ковальской по случаю визита делегации Сейма Республики Польша во вторник 10 мая, которое они с удовольствием принимают.
Или, в случае отказа:
Конец ознакомительного фрагмента.