Microsoft Access 2007. Глава 2. Работа с таблицами (А. Г. Днепров, 2008)

Итак, вы открыли или создали базу данных (как это сделать, описано в разд. «Приступим к работе» в предыдущей главе). Теперь программа Access готова к работе с таблицами. Если вы создали пустую базу данных, программа автоматически создала и открыла новую пустую таблицу и вы можете начать заполнять эту таблицу (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы» и разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора»). Если вы создали базу данных на основе шаблона или работаете с существующей базой, вы можете создать новую таблицу или открыть ранее созданную.

Создание таблицы

Создать новую таблицу можно одним из следующих способов.

• Если вы желаете создать пустую таблицу, откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Таблица или Конструктор таблиц. Программа Access создаст новую пустую таблицу и откроет ее, соответственно, в режиме таблицы или в режиме конструктора. Однако вы можете в любой момент переключиться на другой режим (см. разд. «Порядок работы с таблицами»).

• Если вы желаете создать типовую таблицу с помощью встроенного шаблона, откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Шаблоны таблиц. В появившемся меню выберите подходящий шаблон таблицы. Программа Access создаст новую таблицу с заданными в шаблоне полями и откроет ее в режиме таблицы. Таблицу, созданную по шаблону, вы можете редактировать так же, как и обычную таблицу: добавлять и удалять столбцы, создавать новые записи и т. п.

Чтобы сохранить созданную таблицу, нажмите сочетание клавиш Ctrl+S. При первом сохранении таблицы программа предложит ввести ее название.

Открытие таблицы

Чтобы вносить изменения в ранее созданную таблицу, ее нужно сначала открыть. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши на ее названии в области переходов. Таблица будет открыта в режиме таблицы.

Переименование таблицы

Если вы хотите изменить название таблицы, сначала закройте ее, если она открыта. Для этого нажмите кнопку

в правом верхнем углу вкладки или окна, где таблица открыта.

В области переходов щелкните правой кнопкой мыши на названии таблицы и в появившемся контекстном меню выберите пункт Переименовать. Введите новое название таблицы и нажмите клавишу Enter. Новое название будет автоматически сохранено, и ссылки на переименованную таблицу будут обновлены.

Если таблица была переименована ошибочно, сразу же после переименования нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z для возврата прежнего названия.

Удаление таблицы

Перед удалением, как и перед переименованием, таблица должна быть закрыта. Чтобы закрыть таблицу, нажмите кнопку

в правом верхнем углу вкладки (или окна), в которой открыта таблица.

Если вы хотите удалить ошибочно созданную или ставшую ненужной таблицу, щелкните правой кнопкой мыши на ее названии в области переходов, а затем в появившемся контекстном меню выберите пункт Удалить. На экране появится панель, в которой нужно подтвердить удаление таблицы, нажав кнопку Да.

Если таблица была удалена ошибочно, сразу же после удаления нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z.

Внимание!

Удаление таблицы – очень ответственная операция, поскольку все данные в ней, а также связи с другими таблицами, запросами и т. п. будут безвозвратно утеряны. Рекомендуем перед удалением таблицы создать резервную копию базы данных.

Теперь, когда были рассмотрены операции, выполняемые с таблицей в целом, перейдем к работе с отдельными записями и полями таблицы.

Итак, вы открыли или создали таблицу в режиме таблицы. Теперь вы можете редактировать данные: добавлять и удалять записи и поля, изменять названия и значения полей.

Для начала будет рассказано, как быстро ввести данные в пустую таблицу с автоматическим созданием полей. Далее будут описаны действия с отдельными записями и полями. Эти операции можно выполнять по мере необходимости на любом этапе работы с таблицей.

Заполнение пустой таблицы

Сразу же после создания пустой таблицы (с помощью кнопки Таблица на вкладке Создание) в ней уже существует поле Код с типом данных Счетчик. Это первичный ключ, и в нем будет указан уникальный идентификатор записи. Это поле будет заполняться программой. Удалить ключевое поле можно только в режиме конструктора.

Чтобы заполнить таблицу, выполните следующие действия.

1. Курсор уже находится в первой ячейке таблицы под надписью Добавить поле (если нет – щелкните кнопкой мыши в этой ячейке). Введите значение соответствующего поля первой записи таблицы.

Например, вы собираетесь создать таблицу Товары с полями Код, Наименование, Описание и Цена. Поскольку поле Код заполняется автоматически, введите наименование первого товара.

2. После ввода значения нажмите клавишу Enter. Access автоматически выполнит ряд действий (рис. 2.3):

1) создаст поле, в которое введено значение, и присвоит этому полю название по умолчанию Поле1;

2) автоматически выберет тип данных поля (если введены буквы – это будет тип Текстовый, если цифры – тип Числовой, если число, месяц и год – тип Дата/время);

3) переместит курсор в следующее поле записи.

Рис. 2.3. Автоматическое создание поля в режиме таблицы

3. Введите значение следующего поля и нажмите клавишу Enter. Введите таким образом значения всех полей первой записи.

4. После ввода значения последнего поля в первой записи нажмите клавишу Enter несколько раз, пока курсор не перейдет на следующую запись в поле Поле1.

Примечание

Если в первой записи есть пустое поле, добавить его автоматически не получится, поскольку после двух нажатий клавиши Enter курсор перейдет на следующую запись. Однако нужное поле вы можете в любой момент добавить вручную. Для этого см. подразд. «Добавление столбца».

5. При необходимости внесите изменения в названия полей и типы данных (см. подразд. «Переименование столбца» и подразд. «Изменение свойств столбца»).

6. Если таблица еще не была сохранена, нажмите сочетание клавиш Ctrl+S. При первом сохранении таблицы программа Access предложит ввести название таблицы. После первого сохранения все изменения, выполняемые в режиме таблицы (добавление, удаление, переименование полей; добавление, удаление, редактирование записей), будут сохраняться автоматически.

Внесение изменений в таблицу описывается в следующих подразделах.

Добавление записи

Если вы хотите добавить в таблицу новую запись, просто установите курсор в любое поле последней (пустой) строки таблицы и введите значение.

Программа автоматически создаст новую запись. Если первичным ключом служит поле с типом Счетчик, то записи будет автоматически присвоен идентификатор.

Если нужно задать значения других полей создаваемой записи, нажмите клавишу Enter для перехода в следующее поле.

Справа от редактируемой записи отображается значок

После перехода к другой записи значок исчезает. Это означает, что запись добавлена в базу данных.

При вводе значений в поля записи имеется ряд ограничений.

• Если вводимое значение не соответствует типу данных поля (см. подразд. «Типы данных»), Access предложит вам изменить значение либо преобразовать тип данных для этого поля.

• Если в таблице есть обязательные поля, то программа Access предложит вам ввести значения в эти поля.

• Если в качестве первичного ключа выбрано поле, которое заполняется не автоматически, а пользователем (то есть имеет тип данных, отличный от типа Счетчик) и в это поле введено пустое или повторяющееся значение, Access предложит вам ввести корректное (непустое и уникальное) значение.

• Если в базе данных уже настроены связи между таблицами и при этом вы создаете запись в дочерней таблице и включен режим обеспечения целостности данных (см. разд. «Настройка связей между таблицами»), то Access проверит корректность ссылки. Если создаваемая запись ссылается на несуществующую родительскую запись (то есть во вторичном ключе создаваемой записи введено значение, отсутствующее в первичном ключе родительской таблицы), то Access уведомит о невозможности сохранения такой записи.

В следующем подразделе вы узнаете, как внести изменения в уже созданную запись.

Редактирование записи

Чтобы изменить значение любого поля записи, щелкните кнопкой мыши в этом поле и отредактируйте значение. При этом действуют те же ограничения, что и при добавлении новой записи: нельзя ввести значение, не соответствующее типу данных поля, нельзя сделать пустым обязательное поле, нельзя ссылаться на несуществующую родительскую запись, нельзя ввести пустое или повторяющееся значение в первичный ключ.

Кроме того, если в базе данных уже настроены связи между таблицами, то существуют ограничения на редактирование значения первичного ключа родительской записи, то есть записи, на которую ссылаются записи дочерних таблиц. Отличительным признаком родительской таблицы является знак + слева от каждой записи, после щелчка кнопкой мыши на котором вы увидите дочерние записи. Если вы меняете значение первичного ключа для записи, у которой есть дочерние записи, то возможны следующие ситуации.

• Если не включен режим обеспечения целостности данных (см. разд. «Настройка связей между таблицами»), то в первичный ключ родительской таблицы можно ввести любое непустое уникальное значение (точно так же, как для несвязанной записи). Однако при этом целостность данных нарушается, и записи, которые были дочерними для редактируемой записи, теперь ссылаются на несуществующую запись.

• Если включен режим обеспечения целостности данных, но отключено каскадное обновление связанных полей, изменить значение первичного ключа невозможно.

• Если включен и режим обеспечения целостности данных, и каскадное обновление связанных полей, то новое значение первичного ключа в родительской записи будет автоматически установлено во вторичном ключе всех дочерних записей. Ссылки на данную запись автоматически обновятся, и их корректность будет сохранена.

Если значение поля было изменено ошибочно, для возврата прежнего значения сразу же нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z.

Справа от редактируемой записи виден значок

После перехода к другой записи он исчезает. Это означает, что измененная запись добавлена в базу данных.

Внимание!

Если таблица уже была сохранена, то измененные значения полей сохраняются автоматически при переходе к другому полю. Отменить можно только последнее изменение, в дальнейшем вернуть прежние значения будет невозможно.

В следующем подразделе будет рассказано, как удалить запись, которая стала ненужной или неактуальной.

Удаление записи

Если вам необходимо удалить запись, нажмите кнопку слева от записи, чтобы выделить запись целиком; затем нажмите клавишу Delete. В появившейся панели подтвердите удаление записи, нажав кнопку Да.

Если в базе данных уже настроены связи между таблицами, а удаляемая запись является родительской и на нее ссылаются записи дочерних таблиц, то слева от записи отображается знак +, после щелчка кнопкой мыши на котором вы увидите дочерние записи. В этом случае возможны следующие ситуации.

• Если не включен режим обеспечения целостности данных, то родительская запись удаляется точно так же, как несвязанная запись (не имеющая дочерних). Однако при таком удалении целостность данных нарушается, и записи, которые были дочерними для редактируемой записи, теперь ссылаются на несуществующую запись.

• Если включен режим обеспечения целостности данных, но отключено каскадное удаление связанных записей, удаление родительской записи невозможно.

• Если включен и режим обеспечения целостности данных, и каскадное удаление связанных записей, то вместе с записью будут автоматически удалены все дочерние записи в дочерней таблице.

Внимание!

Удаление записи приводит к удалению всех данных, которые хранились в полях записи. Восстановить эти данные будет невозможно.

На этом рассмотрение операций, выполняемых с записями, заканчивается. Перейдем к изучению операций со столбцами.

Добавление столбца

Если вы хотите добавить в таблицу новый столбец, щелкните правой кнопкой мыши на названии того столбца, перед которым должен следовать новый столбец. Затем в появившемся меню выберите пункт Вставить столбец.

Если добавляемый столбец должен быть последним, вы можете сразу вводить значение в любую ячейку в столбце под надписью Добавить поле. В этом случае столбец будет добавлен автоматически.

После добавления столбца его можно переименовать, переместить, а также изменить тип его данных.

Переименование столбца

Для переименования столбца дважды щелкните кнопкой мыши на его названии, введите новое название столбца и нажмите клавишу Enter. Новое название будет автоматически сохранено, а ссылки на переименованный столбец обновлены.

Перемещение столбца

Если вам нужно изменить порядок следования столбцов в таблице, вы можете перетащить столбцы мышью. Выделите столбец, щелкнув на его названии, затем повторите щелчок и, не отпуская кнопку мыши, перетащите столбец в нужное место. В процессе перемещения жирная вертикальная черта показывает новое местоположение столбца. Выбрав подходящее местоположение, отпустите кнопку мыши. Сохраните новый порядок столбцов, нажав сочетание клавиш Ctrl+S.

Изменение свойств столбца

Некоторые свойства поля вы можете изменить и без перехода в режим конструктора. Щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца и откройте на ленте вкладку Режим таблицы. С помощью группы команд Форматирование и тип данных (рис. 2.4) вы можете изменить следующие свойства поля.

Рис. 2.4. Группа команд Форматирование и тип данных вкладки Режим таблицы

Тип данных. Если требуется изменить тип данных поля, просто выберите из списка подходящий тип данных. Если значения некоторых полей столбца не соответствуют новому типу данных, программа Access выведет панель с предупреждением, что часть данных будет потеряна. При нажатии кнопки Да такие значения будут удалены. Например, если текстовое поле становится числовым, то все поля, в которых были введены символы, станут пустыми.

Подробная информация о типах данных приведена в подразд. «Типы данных» ниже.

Формат отображения данных. Для полей с типом данных Числовой, Дата/Время, Денежный и Логический вы можете выбрать из списка формат представления данных. Кроме того, для типов данных Числовой и Денежный можно использовать кнопки для быстрого применения формата:

– установка денежного формата;

– установка процентного формата;

– установка формата c разделителями;

и

– соответственно, увеличение и уменьшение количества отображаемых десятичных знаков в дробной части числа.

Подробная информация о форматах данных приведена в подразд. «Форматы отображения данных».

Уникальность. Если флажок Уникальное установлен, то значения в поле должны быть уникальны, то есть в таблице не должно быть двух записей с одинаковым значением поля. Если флажок снят, уникальность значений не требуется.

Обязательность. Если флажок Обязательное установлен, поле обязательно для заполнения и не может содержать пустых значений.

В следующем подразделе вы узнаете, как удалить ненужный столбец.

Удаление столбца

Удалить в режиме таблицы можно любой столбец, кроме первичного ключа.

Для удаления столбца щелкните правой кнопкой мыши на его названии и в появившемся меню выберите пункт Удалить столбец.

Внимание!

Удаление столбца приводит к удалению соответствующего поля из всех записей, и если в эти поля были введены какие-либо данные, то восстановить эти данные будет невозможно.

На этом рассмотрение операций, выполняемых в режиме таблицы, заканчивается. Перейдем к изучению режима конструктора, который предназначен для настройки свойств полей таблицы.

Итак, вы решили задать свойства полей с помощью конструктора. Как вы помните, для перехода в режим конструктора нужно после открытия таблицы нажать кнопку Режим вкладки Главная.

В верхней части конструктора перечислены поля с указанием типов данных (см. рис. 2.2). Если вам только предстоит создать поля, список будет пустым.

Если щелкнуть кнопкой мыши на названии поля в списке полей, то в нижней части конструктора появятся две вкладки, на которых будут перечислены свойства этого поля. Набор свойств зависит от типа данных поля. На вкладке Подстановка находятся свойства, связанные с подстановкой (списком возможных значений поля), на вкладке Общие – все остальные свойства.

В этом разделе рассказывается о том, как создать поля таблицы в режиме конструктора, а также о том, как настроить следующие свойства полей, позволяющие управлять вводом данных:

• тип данных – основное свойство поля, определяет допустимые значения поля, операции, которые можно выполнять со значениями, а также набор других свойств поля;

• формат отображения данных – определяет представление данных на экране и на печати;

• подстановка – задает список возможных значений поля;

• маска ввода и условие на значение – определяют ограничения на вводимое значение поля и используются для сокращения количества случайных ошибок при вводе данных;

• значение по умолчанию – автоматически устанавливается в поле при создании записи (впоследствии это значение можно изменить вручную);

• обязательное поле – определяет, обязательно ли поле для заполнения при создании записи.

Кроме того, в конструкторе можно указать поле, которое будет служить первичным ключом, а также создать индекс для ускорения поиска по таблице.

Начнем с описания процедуры создания полей в режиме конструктора.

Создание набора полей в режиме конструктора

После открытия таблицы и перехода в режим конструктора (кнопка Режим вкладки Главная) или создания таблицы в режиме конструктора (кнопка Конструктор таблиц вкладки Создание) на экране появится конструктор таблиц. Чтобы создать поля таблицы, выполните следующие действия.

1. В верхней части конструктора перечислены поля таблицы. Для добавления нового поля установите курсор в первую пустую запись, введите название поля и нажмите клавишу Enter. Курсор перейдет в следующую ячейку, и в правой части ячейки появится кнопка

С ее помощью выберем из списка (рис. 2.5) тип данных поля.

Информация о типах данных приведена в подразд. «Типы данных».

2. В нижней части конструктора появится список свойств поля. Набор свойств зависит от выбранного типа данных. В правом нижнем углу окна отображается описание текущего свойства. При необходимости внесите изменения в значения свойств.

Рис. 2.5. Выбор типа данных поля

Информация об этих свойствах полей приведена в последующих разделах.

3. Аналогичным образом создайте все необходимые поля.

4. Для удаления поля нажмите кнопку слева от названия поля, чтобы выделить строку целиком, и нажмите клавишу Delete. На появившейся панели подтвердите удаление, нажав кнопку Да.

Внимание!

Удаление поля приводит к удалению всей информации, введенной в соответствующие поля записей. Восстановить эти данные будет невозможно.

Если поле было удалено ошибочно, сразу после удаления нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z.

5. Поле, используемое в качестве первичного ключа, отмечено символом

слева от названия поля. Если первичный ключ таблицы еще не определен или вы хотите указать другое поле в качестве первичного ключа, выберите поле, которое необходимо сделать первичным ключом. Это поле не должно содержать пустых или повторяющихся значений. Щелкните кнопкой мыши на имени поля, откройте на ленте вкладку Конструктор и нажмите кнопку Ключевое поле.

6. Сохраните изменения, выполненные в режиме конструктора, нажав сочетание клавиш Ctrl+S.

Далее будет подробно рассказано о свойствах полей. Начнем с самого важного свойства – типа данных.

Типы данных

Рассмотрим типы данных, используемые в Access, и особенности работы с ними, в том числе свойства, специфичные для полей с таким типом данных. Значения свойств вы можете просмотреть и изменить в нижней части конструктора таблицы, на вкладке Общие. Итак, поле таблицы может иметь один из следующих типов данных.

Текстовый. В текстовом поле хранится символьная строка. Свойство Размер поля определяет максимальную длину строки и принимает значение от 0 до 255.

Поле MEMO. Поле предназначено для хранения большого объема текста – до 65 535 символов при вводе вручную и до 2 Гбайт (максимальный размер базы данных Access) при программном заполнении полей. Для типа данных Поле МЕМО вы можете выбрать значение свойства Формат текста: Обычный текст или Формат RTF.

В последнем случае к тексту – значению поля – можно будет применять форматирование, как к документу Microsoft Word: изменять шрифт, размер, цвет шрифта, начертание (обычный, курсивный, полужирный), цвет фона, выравнивание и др. Форматирование выполняется в режиме таблицы с помощью всплывающей панели инструментов (рис. 2.6), которая появляется при выделении фрагмента текста и отображается непосредственно над этим фрагментом (вначале панель полупрозрачная и становится четкой при наведении на нее указателя мыши).

Рис. 2.6. Форматирование текста с помощью всплывающей панели инструментов

Числовой. Числовые поля содержат значения, с которыми можно выполнять математические операции: сложение, умножение, вычисление максимального и т. д. Свойство Размер поля определяет, является число целым или десятичным (имеющим дробную часть), а также максимальное и минимальное допустимое значение поля (табл. 2.1).

Для поля, имеющего размер Действительное, свойство Точность определяет максимальное хранимое в базе суммарное количество знаков в целой и дробной части, свойство Шкала – максимальное количество знаков в дробной части.

Внимание!

Если в числовое поле введено слишком большое по абсолютной величине значение или если для поля с размером Действительное число знаков в целой части превышает разность между точностью и шкалой, то Access предложит изменить значение.

Десятичные числа при вводе могут быть автоматически округлены, если размер поля недостаточен для сохранения точного значения. Десятичное число, введенное в целочисленное поле, округляется до целого. «Лишние» десятичные знаки будут потеряны!

Дата/время. Поле предназначено для хранения даты и/или времени суток (в зависимости от формата).

Денежный. Поле предназначено для хранения денежных сумм с точностью до четырех знаков после десятичного разделителя.

Счетчик. Поле заполняется автоматически уникальными значениями – последовательными или случайными, в зависимости от значения свойства Новые значения. Свойство Размер поля для поля с типом Счетчик принимает значения Длинное целое или Код репликации (см. описание в табл. 2.1 выше).

В таблице Access может быть только одно поле с типом данных Счетчик, и оно обычно служит первичным ключом.

Логический. Поле может принимать одно из двух значений, например: Да или Нет, Истина или Ложь.

Поле объекта OLE. Поле предназначено для хранения присоединенных (вложенных) объектов, таких как документы Microsoft Office, изображения, аудио/видео и др. Для работы с такими полями на вашем компьютере должен быть установлен OLE-сервер. В базе данных формата Access 2007 (ACCBD) вместо типа данных Поле объекта OLE лучше использовать тип данных Вложение.

Гиперссылка. В поле может храниться ссылка:

– на веб-страницу (пример: http://www.microsoft.com);

– на файл на FTP-сервере, в локальной сети или на компьютере (пример: C: \Docs\Sample.doc);

– на адрес электронной почты (пример: mymail@list.ru) и т. п.

Значение поля имеет следующую структуру: Отображаемый текст#Адрес#Метка или закладка#Всплывающая подсказка.

Например, значение Мой документ#C: \Docs\Sample.doc#МуLabel#Переход на мою метку означает, что при просмотре таблицы в поле отображается значение Мой документ, при подведении указателя мыши к значению поля появляется подсказка Переход на мою метку (рис. 2.7), а при щелчке кнопкой мыши на ссылке открывается документ Sample.doc на той странице, где вставлена закладка с именем MyLabel.

Можно использовать и неполную структуру, например Отображаемый текст#Адрес или #Адрес#Метка или закладка#. Если не указан отображаемый текст или текст подсказки, то вместо них отображается адрес; а если не указана метка, то по ссылке открывается начало документа.

Необязательно вводить ссылку вручную. Щелкните в поле правой кнопкой мыши, в появившемся меню выберите команду Гиперссылка → Изменить гиперссылку. Откроется окно Вставка гиперссылки, в котором можно выбрать адрес гиперссылки – файл или веб-страницу, а также ввести отображаемый в поле текст и текст всплывающей подсказки.

Рис. 2.7. Пример гиперссылки

Редактирование гиперссылок имеет свои тонкости, поскольку для изменения значения нельзя просто щелкнуть кнопкой мыши на ячейке таблицы (при этом вы сразу перейдете по указанному адресу). Поэтому, чтобы внести исправления, щелкните кнопкой мыши на предыдущую ячейку, нажмите клавишу Tab для установки курсора в ячейку с гиперссылкой, а затем клавишу F2. После этого можно корректировать значение поля.

Вложение. Поле с типом данных Вложение (как и поле с типом данных Поле объекта OLE) предназначено для хранения любых присо единенных (вложенных) объектов, таких как документы Microsoft Office, изображения, аудио, видео и др. В поле с таким типом данных отображается количество присоединенных объектов и значок скрепки, при нажатии на котором появляется окно Вложения (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Окно Вложения

В окне Вложения можно добавить и удалить вложенный объект, открыть его для редактирования в соответствующей программе (например, для редактирования документа в формате DOC запускается Microsoft Word), а также сохранить объект в файловой системе.

Внимание!

Важное отличие вложения от гиперссылки состоит в том, что при добавлении файла как вложения в базе данных Access создается копия этого файла. При этом изменения, внесенные при редактировании вложенного объекта, никак не отражаются на содержимом исходного файла в файловой системе, а изменения в файле не переносятся автоматически на объект, хранимый в базе данных. Напротив, при создании гиперссылки на файл копия не создается, при щелчке кнопкой мыши на гиперссылке открывается сам файл («оригинал»).

Следующее свойство поля, которое будет рассмотрено, – это формат отображения данных в поле.

Форматы отображения данных

Одно и то же значение поля, хранимое в базе данных, можно по-разному отобразить на экране (в таблице, отчете и др.). Если вам не подходит представление данных, установленное по умолчанию, вы можете изменить формат отображения. Для этого используется свойство Формат поля на вкладке Общие в нижней части конструктора таблицы.

Внимание!

Применение формата отображения данных не влияет на хранимые в базе данных значения полей. Меняется только «внешний вид», то есть способ отображения данных.

Формат отображения настраивается по-разному для различных типов данных.

Начнем с рассмотрения текстовых форматов.

Для полей, содержащих текст, значением свойства Формат поля является строка, в которую вы можете включить специальные символы:

• > – содержимое поля отображается прописными буквами (верхний регистр);

• < – содержимое поля отображается строчными буквами (нижний регистр);

• @ – отображается очередной символ из значения поля; если все символы уже выведены, то отображается пробел;

• & – отображается очередной символ из значения поля; если все символы уже выведены, то ничего не отображается.

Кроме того, после формата отображения текста через точку с запятой можно указать формат для пустого поля.

Например, вы зададите для поля Телефон формат (&&&) &&&-&&-&&;”Нет телефона”. При этом введенное значение 4951221212 отображается как (495) 122-12-12 (но в базе данных все равно хранится 4951221212!), а в поле, в которое не введено значение, показан текст Нет телефона. Если для поля Статус задан формат >&;”не определен”, то слово «срочный» выглядит как СРОЧНЫЙ, а в незаполненном поле выводится строка не определен.

Далее перейдем к изучению числовых и денежных форматов.

Для числовых и денежных полей вы можете выбрать из списка одно из следующих значений свойства Формат поля.

Примечание

Десятичный разделитель (точка или запятая) определяется региональными настройками Windows. Эти настройки можно изменить с помощью панели управления (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).

• Основной – значение отображается в том же виде, в каком хранится в базе данных, например: 12,3456.

• Денежный – вместе с числом в поле выводится обозначение денежной единицы, например: 12,34р. (в базе данных хранится только число). Обозначение денежной единицы определяется региональными настройками Windows (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).

Формат Денежный и тип данных Денежный – это не одно и то же. Тип данных Денежный обеспечивает хранение числа с точностью до четырех знаков после разделителя, а формат Денежный – отображение денежной единицы. Поэтому поле с типом данных Числовой может иметь денежный формат, и наоборот, поле с типом Денежный – формат Основной или другой числовой формат.

• Евро – вместе с числом в поле выводится обозначение евро, например: 12,34€.

• Фиксированный – в поле отображается число без разделителей тысяч с фиксированным количеством знаков после разделителя, указанном в свойстве Число десятичных знаков. Например: 12345,67.

• С разделителями разрядов – формат аналогичен формату Фиксированный, только число отображается с разделителями тысяч, например: 12 345,67. Разделитель тысяч (обычно пробел или запятая) определяется региональными настройками Windows (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).

• Процентный – в поле выводится значение, умноженное на 100 и дополненное символом %.

• Экспоненциальный – число представлено в виде произведения мантиссы (числа с единственным знаком в целой части) и степени числа десять. Формат удобен для отображения очень маленьких и очень больших по абсолютной величине чисел. Например, число 0,0000001234 = 1,234 × 10^–7 отображается как 1,234E-7, число 12 340 000 = 1,234 × 10⁷– как 1,234E+7 (справа от буквы E отображается мантисса, слева – показатель степени).

Помимо свойства Формат поля, на отображение числовых и денежных значений влияет свойство Число десятичных знаков. Это свойство задает количество знаков, отображаемых после разделителя для всех форматов, кроме формата Основной. При этом «лишние» знаки не выводятся (в поле отображается округленное значение, и только при установке курсора в поле – полное значение), а числа с меньшим количеством знаков дополняются справа нулями. В формате Основной отображаются все хранимые знаки, независимо от значения свойства Число десятичных знаков.

Изучив форматы отображения чисел и денежных сумм, перейдем к рассмотрению форматов дат.

Для полей с типом данных Дата/время вы можете выбрать один из следующих встроенных форматов (значений свойства Формат поля).

• Полный формат даты – значение поля отображается полностью, например: 04.01.2008 14:55:00. Если в поле хранится только дата, то и отображается только дата, время не выводится (пример: 31.03.2008). Если в поле хранится только время, то не отображается дата (пример: 15:05:05).

• Длинный формат даты – например, 4 января 2008 г. Если в поле хранится только время, то отображается дата по умолчанию – 30 декабря 1899 г.

• Средний формат даты – например, 04-янв-2008. Если в поле хранится только время, то отображается дата по умолчанию – 30-дек-1899.

• Краткий формат даты – например, 04.01.2008. Если в поле хранится только время, то отображается дата по умолчанию – 30.12.1899.

• Длинный формат времени – например, 23:47:12. Если в поле хранится только дата, то отображается время по умолчанию – 00:00:00.

• Средний формат времени – например, 11:47. Время отображается в 12-часовом формате. Например, вместо 21:00 выводится 9:00 (девять вечера). Если в поле хранится только дата, то отображается время по умолчанию – 12:00.

• Краткий формат времени – например, 23:12 (в 24-часовом формате). Если в поле хранится только дата, то отображается время по умолчанию – 0:00.

Примечание

На формат отображения даты и времени влияют также региональные настройки Windows. Эти настройки можно изменить с помощью панели управления (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).

Если вам не подходит ни один из встроенных форматов даты и времени, вы можете создать один из пользовательских форматов. Информация о создании пользовательских форматов даты и времени приведена в справочной системе Access в разделе Программирование объектов → Свойства → Свойство "Формат (Format) " для типа данных «Дата/время».

Изучение форматов отображения данных завершим рассмотрением форматов для логических значений.

По умолчанию значение логического поля отображается в виде установленного (истинное значение) или снятого (ложное значение) флажка. Если вы хотите, чтобы значение отображалось в текстовом виде, выполните следующие действия.

• В нижней части конструктора перейдите на вкладку Подстановка и для свойства Тип элемента управления выберите из списка значение Поле.

• Вернитесь на вкладку Общие и для свойства Формат поля выберите из списка текстовые значения, которые будут отображаться в поле: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл./Выкл.

Если для логического поля выбран текстовый формат, то значения вводятся вручную. Для ввода истинного значения наберите –1, Истина, Да или Вкл., для ввода ложного значения – 0, Ложь, Нет или Выкл.

Вы также можете настроить пользовательский формат логического поля и выбрать для вывода в поле любые фразы. Информация о создании пользовательских форматов для логического поля приведена в справочной системе Access в разделе Программирование объектов → Свойства → Свойство «Формат (Format)» для логического типа данных.

Итак, в данном разделе вы узнали, как можно настроить формат отображения данных в поле с помощью свойства Формат поля. Далее будет рассматриваться создание подстановки для поля.

Подстановка

Подстановкой называется сп исок возможных значений поля. Если для поля создана подстановка, то значение поля можно выбрать из этого списка, вместо того чтобы вводить вручную.

Источником значений для подстановки может быть таблица, запрос или созданный вами фиксированный (статический) список. Так, для поля Клиент таблицы Заказы в примере из гл. 1 удобно создать подстановку на основе полей Имя и Номер (ID) таблицы Клиенты (рис. 2.9). В этом случае при вводе информации о заказах запоминать номера клиентов не придется, а при добавлении новой записи в таблицу Клиенты подстановка будет автоматически пополнена.

В подстановку можно включить несколько столбцов (см. рис. 2.9). В этом случае при создании подстановки необходимо указать тот из них, значения которого будут подставлены в поле. В нашем примере таким столбцом будет Номер (ID), поэтому в заполненных полях отображаются номера клиентов, а не имена.

Рис. 2.9. Пример подстановки

Если же рейтинг клиента не может быть каким угодно, а может принимать одно из нескольких заранее известных значений, допустим 500, 1000 и 1500, то для поля Рейтинг таблицы Клиенты целесообразно задать фиксированный список значений.

Для создания подстановки удобно использовать мастер подстановок. Процедура создания подстановки зависит от типа источника данных. Создание подстановки на основе таблицы или запроса и создание подстановки на основе фиксированного списка значений описаны в двух следующих подразделах.

Если вы хотите создать подстановку, источником значений для которой служит таблица или запрос, выполните следующие действия.

1. В режиме конструктора выберите в списке полей то поле, для которого нужно создать список значений. Щелкните кнопкой мыши в ячейке с названием типа данных поля. В правой части ячейки появится кнопка

2. Нажмите кнопку

и в появившемся списке (см. рис. 2.5) выберите значение Мастер подстановок. На экране появится окно Создание подстановки (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Мастер подстановок

3. Установите переключатель в положение Объект “столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

4. Выберите источник, на основе которого будет создана подстановка (рис. 2.11). Если источником должна быть таблица, установите переключатель Показать в положение Таблицы и щелкните кнопкой мыши на названии нужной таблицы. Если источником должен быть запрос, то установите переключатель в положение Запросы и щелкните кнопкой мыши на названии нужного запроса. Нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.11. Выбор источника значений для подстановки

5. Выберите те поля таблицы или запроса, значения которых необходимо отображать в подстановке (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Выбор полей для подстановки

Чтобы добавить поле в подстановку, щелкните кнопкой мыши на названии поля в списке Доступные поля и нажмите кнопку

Таким образом, добавятся все необходимые поля. Для удаления ошибочно добавленного поля щелкните кнопкой мыши на его названии в списке Выбранные поля и нажмите кнопку

После того как набор полей сформирован, нажмите кнопку Далее.

Примечание

Если в таблице есть первичный ключ, но вы не добавили его в подстановку, то программа Access добавит его автоматически после нажатия кнопки Далее. Например, при создании подстановки для поля Клиент таблицы Заказы можно добавить в подстановку только поле Имя, после чего поле Номер (ID) будет добавлено программой.

6. Выберите режим упорядочения значений в подстановке (рис. 2.13). Например, чтобы упорядочить записи о клиентах по алфавиту, выберите в поле 1 значение Имя. По умолчанию записи будут отсортированы по возрастанию значений; если необходимо отсортировать их по убыванию, нажмите кнопку по возрастанию (после чего кнопка станет называться по убыванию). Нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.13. Выбор режима сортировки

7. Если необходимо отображать в подстановке столбец первичного ключа, снимите флажок Скрыть ключевой столбец (рис. 2.14). Затем подберите ширину столбцов в подстановке, так чтобы все значения отображались полностью. Нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.14. Настройки отображения столбцов в подстановке

8. В некоторых случаях программа Access предлагает выбрать среди столбцов подстановки тот столбец, значения из которого нужно подставлять в ячейку таблицы (рис. 2.15). Если первичный ключ не был скрыт при выполнении предыдущего пункта, то используется значение первичного ключа. Щелкните кнопкой мыши на названии нужного поля и нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.15. Выбор отображаемого значения

9. В завершение создания подстановки (рис. 2.16) при необходимости измените название поля, для которого создается подстановка. Затем, если необходимо, чтобы в поле можно было выбрать одновременно несколько значений из списка, установите флажок Разрешить несколько значений.

Рис. 2.16. Завершение создания подстановки

Например, если заказ может содержать несколько наименований товаров (в отличие от нашего примера, где каждый заказ включает только одно наименование), то для поля Товар таблицы Заказы можно разрешить несколько значений (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Подстановка для многозначного поля

Работа с многозначными полями имеет ряд особенностей (см. раздел Структура базы данных → Руководство по полям, одновременно допускающим несколько значений в справочной системе Access). В большинстве случаев вместо многозначных полей лучше использовать вспомогательную таблицу. Например, если потребуется включать в заказ несколько наименований товаров, целесообразно создать вспомогательную таблицу Позиции заказа с полями:

• Товар – номер товара из таблицы Товары компании;

• Количество – число товаров данного наименования в заказе;

• Заказ – номер заказа из таблицы Заказы компании.

При этом из таблицы Заказы компании поля Товар и Количество исключаются, так как они переносятся в дочернюю таблицу Позиции заказа. Таким образом, каждый заказ будет содержать одну или несколько позиций, то есть на запись таблицы Заказы компании будут ссылаться одна или нескольких записей таблицы Позиции заказа. Каждая позиция заказа будет соответствовать одному наименованию товара в заказе.

Конец ознакомительного фрагмента.