Глава 2
Создание и редактирование таблиц Excel
Как ввести данные в таблицу Excel
Для удобства дальнейшего изложения дадим определение ячейки. Ячейкой называется прямоугольная область таблицы заданной ширины и высоты, предназначенная для размещения данных.
Ячейка характеризуется выравниванием, цветом фона и рамкой (наличием/ отсутствием границ и цветом/толщиной границ). Высота и/или ширина ячейки может быть как фиксированной, так и заданной вами вручную.
В ячейки можно вводить данные двух типов: формулы и константы (числа, текст или значения дат и времени). Прежде чем вводить данные, следует продумать, как их лучше разместить на листе. Удобно сначала составить шапку таблицы:, заполнив названия ее строк и столбцов. Тогда при внесении данных легко будет ориентироваться в таблице. Если вы забудете включить в таблицу какой-либо столбец или строку, их можно будет вставить позже, не теряя уже введенной информации.
Имя ячейки (адрес ячейки) в Excel формируется по аналогии с именованием клеток на шахматной доске: по имени столбца и строки, на которых расположена ячейка. Так, ячейка С3 находится на пересечении столбца С и 3-й строки.
Для примера создадим небольшую таблицу (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Пример таблицы
При создании нового документа ячейка А1 автоматически становится активной. Признаки активной ячейки:
• черная рамка вокруг содержимого ячейки;
• подсветка названий строки и столбца.
Примечание. Если выделено несколько ячеек, активная ячейка будет выделена цветом фона, тогда как остальные ячейки будут выделены другим цветом.
Если сразу же начать вводить текст, он отобразится в этой ячейке. Чтобы ввести текст в другую ячейку, например А2, необходимо ее активировать, т.е. щелкнуть мышью по этой ячейке либо установить в нее курсор, произведя двойной щелчок (ссылка на активную ячейку отображается в поле имени). В примере таблица располагается, начиная с ячейки А2. Следовательно, создав новый документ, нужно перейти на ячейку А2 и ввести №. Завершить ввод содержимого ячейки А2 можно нажатием клавиши Tab, в результате чего курсор переходит на соседнюю ячейку справа – В2, в которую нужно ввести Наименование товара и снова нажать клавишу Tab и т.д.
После того как будет введен текст в ячейку В2, он отобразится и за ее пределами (рис. 2.2а). Но это не означает, что соседние ячейки С2 и D2 заняты. В этом легко убедиться, активировав одну из этих ячеек. Если в активной ячейке содержится информация, она отображается в строке формул. На рис. 2.2б видно, что в строке формул пусто, т.е. ячейка С2 не содержит никакой информации. После того как в нее будет введен текст, информация, выходившая до этого за пределы ячейки В2, скроется (рис. 2.2в).
Примечание. При создании таблицы данные в ячейки следует вводить подряд, чтобы не было пустых строк и столбцов.
После ввода строки заголовков можно заполнить столбцы данных. При этом завершать ввод данных в ячейку нужно нажатием клавиши Enter, тогда будет активироваться ячейка ниже. Например, можно установить курсор в ячейку А3, ввести значение 1 и нажать клавишу Enter. В результате будет активирована ячейка А4, в которую вводится значение 2 и нажимается Enter, и т.д. Аналогичным образом заполняются остальные столбцы.
Заполнять таблицу данными можно и построчно, аналогично тому, как формировалась строка заголовка. Напомним, что в данном случае ввод данных следует завершать нажатием клавиши Tab.
Примечание. Направление перехода курсора при вводе данных в ячейку указывается при помощи опции Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД и выпадающего списка Направление, расположенных на странице Дополнительно окна Параметры Excel, которое вызывается одноименной командой из меню кнопки Office.
Рис. 2.2. Ввод текста: а – просмотр содержимого ячейки В2; б – переход на пустую ячейку С2; в – ввод текста в ячейку С2
Если информация уже введена в ячейку и требуется лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные (например, если в ячейку В2 по ошибке было введено Наименование, а не Наименование товара), необходимо выполнить такие действия (рис. 2.3):
1. Дважды щелкнуть мышью по этой ячейке или нажать клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом выполняется переход в режим редактирования.
2. Установить курсор в то место, где нужно добавить текст, т.е. в конец слова Наименование, нажать клавишу Пробел и ввести слово товара.
3. Для подтверждения внесенных изменений нажать клавишу Enter или Tab либо кнопку
Ввод в строке формул.
Если в процессе редактирования возникла необходимость восстановить исходные данные в ячейке (с выходом из режима редактирования), следует нажать клавишу Esc или щелкнуть по кнопке
Отмена, расположенной в строке формул.
После того как будут внесены все данные, таблица будет выглядеть, как показано на рис. 2.4.
В ячейках данные отображаются не полностью, так как ширина столбцов не соответствует введенной информации. Но если курсор поместить на границе заголовков столбцов (он примет вид
) и произвести двойной щелчок, то для столбца, находящегося слева от курсора, будет установлена ширина, соответствующая самому длинному значению, введенному в этом столбце.
Однако данный способ неудобен, если таблица имеет много столбцов.
Чтобы изменять какие-либо параметры таблицы (ширину столбца, шрифт в ячейке и т. д.), сначала нужно научиться выделять необходимые элементы.
Рис. 2.3. Неотформатированная таблица
Рис. 2.4. Таблица с измененными размерами столбцов
Выделяем строки и столбцы
Принцип работы в Excel состоит в том, что, прежде чем применить какое-либо
действие к любому элементу таблицы (фрагменту текста, диапазону ячеек, строке или столбцу), его необходимо сначала выделить.
Например, в созданной выше таблице подбор ширины столбцов можно выполнить с помощью автоподбора – средства, позволяющего автоматически устанавливать ширину или высоту ячейки (строки или столбца) такой, чтобы вся информация была видна. Для этого вначале нужно выделить столбцы таблицы.
Чтобы выделить один столбец, достаточно щелкнуть по его буквенному заголовку. Для выделения нескольких смежных (рядом расположенных) столбцов (в данном случае это столбцы A, B, C, D и E) следует протащить указатель мыши по их заголовкам, удерживая нажатой левую кнопку. Выделение строк таблицы осуществляется аналогичным образом.
Когда нужные столбцы выделены, нужно зайти на вкладку Главная и в группе Ячейки выполнить команду Столбец | Автоподбор ширины столбца. В результате Excel автоматически подберет необходимую ширину для каждого выделенного столбца таблицы, как это показано на рис. 2.1.
Если надо выделить все ячейки листа, достаточно нажать кнопку на пересечении названий строк и столбцов (рис. 2.5).
Выделение несмежных (расположенных отдельно) столбцов, строк и ячеек осуществляется с использованием клавиши Ctrl.
Рис. 2.5. Выделение всех ячеек рабочего листа
Добавляем строки и столбцы
Осуществляя ввод данных, вы наверняка столкнетесь с необходимостью вставки пустой строки или пустого столбца в таблицу. В Excel для решения этой задачи следует выполнить такие действия:
1. Выделить строку (столбец), перед которой (которым) нужно выполнить вставку, щелчком мыши по ее (его) заголовку.
Примечание. Если требуется вставить сразу несколько строк (столбцов), следует выделить те строки (столбцы), над которыми нужно вставить новые. При этом количество вставляемых строк (столбцов) соответствует количеству выделенных.
Конец ознакомительного фрагмента.