Часть вторая. Стратегия
Как писать электронные письма эффективнее, быстрее и реже
Полезно спросить: «Что в худшем случае может произойти, если я не отвечу на это письмо?»
Физика электронной почты
Согласно третьему закону Ньютона, всякое действие порождает равное и противоположно направленное противодействие. Это применимо и к электронной почте: чем больше писем вы отправляете, тем больше получаете. Как аукнется, так и откликнется.
Мы это интуитивно понимаем, однако часто игнорируем вышеупомянутый простой принцип, столкнувшись с непрекращающейся лавиной сообщений. Мы чувствуем себя обязанными ответить на каждое входящее электронное письмо – и как можно быстрее, – причем зачастую в ущерб работе и приоритетам, не говоря уже о качестве самих ответов.
Первый шаг к обузданию электронной почты – понять, что все в ваших руках. Вы – и никто другой – выбираете, на какие послания отвечать и когда. У вас нет никаких обязательств ни перед кем.
Более того, стиль, частота и ритм ваших писем напрямую влияют на корреспонденцию, которая к вам возвращается. Каждое отправленное сообщение служит сигналом, пробуждающим ожидания у коллег, друзей и родственников.
Вы отвечаете на письма сразу же? По прошествии пяти часов? Спустя неделю? Вы отправляете второпях сообщение, снимающее с вас ответственность и ничего не проясняющее? Или ждете, пока у вас не появится возможность отправить обдуманный и полный ответ?
Каждое ваше действие порождает ожидания других. Если вы, получая сообщение от клиента, всегда отвечаете в течение 15 минут, этот клиент начнет ждать, что вы ответите не позже чем через 15 минут (и может расстроиться, если не получит в этот срок ваше письмо). Вот почему так важно активно формировать у самого себя и окружающих ожидания относительно того, как и когда вы будете пользоваться электронной почтой – еще до того, как сядете за письменный стол.
Впрочем, невозможно эффективно формировать ожидания других людей, если вы не представляете всего объема работы. Поэтому мы начинаем этот раздел под названием «Стратегия» с попытки увидеть более общую картину, определить, какие цели и взаимоотношения для вас важны. Затем мы перейдем к конкретным вопросам – к тактике: как организовать повседневную работу таким образом, чтобы установить баланс между значимыми делами и обязательствами ответить на электронные письма, рассортировать сообщения в зависимости от приоритета, эффективно работать с письмами и отбрасывать ненужные, не испытывая чувства вины.
Какого черта вы все равно пытаетесь это сделать?
Возможно, вам совсем не нравится тратить все рабочее время на электронную почту, но остановиться очень трудно, если отсутствует четкое понимание того, что нужно делать. Кроме того, вы не сможете определить, какие электронные письма важны, а какие нет, если не знаете, какова конкретно ваша цель.
Вот почему мы остановимся на минуту, отвлечемся от электронной почты и обратимся к тому загадочному предмету, который назван «значимой работой». Это такая работа, которая обогащает ваш опыт, способствует карьерному росту или повышает квалификацию. Такая работа вызывает чувство удовлетворения: вы с пользой провели время и чего-то достигли.
Электронная почта, вне всякого сомнения, является чрезвычайно полезным инструментом, но сама редко рассматривается как значимая работа. Поговорим, как сформировать четкое представление о том, на чем следует сосредоточить силы. Различают три категории, на которые можно разделить значимую работу.
Миссия. В рекомендациях по построению карьеры это обычно называется «найти свое призвание». Изобретатель Илон Маск хочет создать по-настоящему космическую цивилизацию, доктор Билл Томас стремится вернуть в Америке уважение к пожилым людям, а предприниматель Кимберли Брайант хочет дать цветным девочкам возможность обучиться искусству программирования. Это впечатляющие и даже пугающие цели. Но не стоит расстраиваться, если у вас нет цели, способной изменить мир. Иметь призвание вовсе не обязательно.
Проект. Следующая категория побудительных мотивов к работе – просто завершить данный проект. Он может быть любым. Возможно, вы хотите получить работу в Facebook, собрать 100 тысяч долларов на свой стартап, привлечь крупного клиента или написать книгу. В большинстве случаев значимая работа, которую мы делаем, связана с выполнением какого-либо долгосрочного проекта, будь то небольшой проект, например содержательная публикация в блоге, или чуть более крупный вроде запуска собственного сайта. Проекты могут быть в разной степени амбициозными, но для выполнения каждого из них требуется совершить определенные шаги. Изменять мир не обязательно – нужно просто завершить проект.
Навыки. Последняя категория – это работа, которая расширяет набор ваших умений и навыков. Возможно, вы хотите научиться создавать мобильные приложения или выучить новый язык программирования; возможно, вы поставили себе цель усовершенствовать свое искусство переговорщика или улучшить владение литературным слогом. Как и в предыдущих случаях, здесь приемлем любой уровень амбиций. Смысл в том, чтобы выполнять задачи, которые помогают расти профессионально и/или личностно.
Когда вы определяете для себя значимую работу, она, скорее всего, окажется сочетанием перечисленных выше категорий. Например, на уровне миссии можно сказать: я хочу помочь людям сделать их работу более осмысленной и творческой. На уровне проекта я решаю две задачи: заканчиваю эту книгу и разрабатываю новый веб-сайт. На уровне навыков я бы хотела добиться лучшего продвижения своей работы и усовершенствовать свой навык публичных выступлений.
Когда вы задумаетесь о целях, у вас скорее всего получится похожий список. Некоторым людям доступна такая роскошь, как возможность сосредоточиться на чем-то одном (например, великой миссии), но большинство из нас в каждый момент времени преследуют несколько целей сразу. Важно, чтобы этот список был относительно коротким. Обратите внимание, что я работаю одновременно над двумя проектами и оба они непосредственно связаны с моей миссией, а хочу усовершенствовать два навыка, которые, в свою очередь, связаны с проектами. (Для создания нового веб-сайта требуется более активно и эффективно продвигать мою работу, а завершив книгу, я, вполне вероятно, получу новые возможности для публичных выступлений.)
Какие электронные письма соответствуют целям вашей значимой работы?
Прояснив, в чем заключается значимая работа – то есть устанавливая конкретные, взвешенные цели, – вы привносите ощущение осмысленности в свой рабочий день. С одной стороны, это формирует мощную силу, которая противостоит притяжению электронной почты, предлагая более полезное направление для вашей энергии. С другой стороны, это помогает быстро расставить приоритеты, когда вы открываете ящик входящих сообщений – оценить письма следует по степени важности для значимой работы.
Если вы не хотите тратить время на электронную почту, то должны посвятить его чему-то другому. Какими проектами вы хотели бы заняться? Чего вы желаете достичь?
Действия:
Тщательнейшим образом проанализировав ситуацию, запишите цели значимой работы на ближайшие три месяца.
Подойдет любое сочетание миссий, проектов и навыков. Реалистично оценивайте свои возможности и сократите список до минимума – всего не более 3 или 4 целей. Разместите список так, чтобы его было хорошо видно с рабочего места, и регулярно заглядывайте в него, когда составляете график на день или разбираете электронную почту. Если всегда помнить о значимых целях, то разумно распорядиться своим временем гораздо легче.
Какие люди для нас важны?
Между электронными письмами не может быть равенства. Сообщение от начальника отличается от сообщения, присланного привередливым бывшим клиентом или абсолютно незнакомым человеком. Важность письма определяется вашими взаимоотношениями с отправителем (или отсутствием таковых).
Теперь, когда вы определили, чего именно хотите добиться в своей профессиональной деятельности, пора переходить к следующему шагу и сосредоточиться на том, кто важен для вашей работы. Чтобы эффективно использовать электронную почту, необходимо мысленно построить иерархию людей, которые присылают вам сообщения, и определить их относительную значимость. Эту простую схему я использую для того, чтобы распределить свои контакты на несколько разных категорий.
ВИПы. На верхних ступеньках иерархии располагаются ВИПы. Это самые близкие к вам люди, сообщения от которых требуют немедленного внимания. Это люди, с которыми вас связывают личные отношения, а также те, от которых зависит ваше материальное благополучие. Важнее их никого нет. В число ВИПов обычно входит ваш начальник, ключевые клиенты, супруг и другие близкие родственники. Вы «уделяете им внимание», чего бы вам это ни стоило. Обычно вы отвечаете им в тот же день – в идеале в течение нескольких часов. Этот список должен быть коротким, не более 3–5 человек. Если вы придете к выводу, что для вас важны все люди, то окажетесь в тупике.
Ключевые сотрудники. На следующем уровне иерархии располагаются ключевые сотрудники. Это люди, с которыми вы поддерживаете тесные рабочие контакты, им требуется отвечать своевременно: и проекты, и взаимоотношения должны развиваться. К ключевым сотрудникам обычно относятся коллеги, с которыми вы регулярно взаимодействуете по работе, не очень крупные клиенты, с кем вы в данный момент реализуете какой-либо проект, а также консультанты, друзья и родственники. В зависимости от ритма вашей работы данная группа требует ответа в течение 1–3 дней. Этот список может быть немного длиннее, чем для ВИПов, и его размер определяется масштабом вашей работы (например, двое коллег или 25, в зависимости от ситуации). Тем не менее старайтесь сократить его до минимума.
Приятные люди. Ниже ключевых сотрудников располагается самая приятная категория в иерархии электронной почты – люди, которые приносят радость. Это те, общение с которыми скорее удовольствие, нежели необходимость. К ним относятся друзья, знакомые и коллеги, которые наполняют радостью и смыслом ваш почтовый ящик. Вы общаетесь с ними не по необходимости, а потому, что это доставляет удовольствие и улучшает настроение. Для этой группы контактов быстрый ответ не обязателен: все зависит от того, есть ли у вас свободная минутка. Если вы заняты, то можно подождать неделю или даже две – ничего страшного не случится. Этот список может оказаться сколь угодно длинным, но должен быть тщательно продуман. Ведь вы тратите на этих людей драгоценное время и силы – даже если и не так часто.
Люди с потенциалом. После приятных людей идут люди с потенциалом. Эта группа включает всех, кто в будущем может оказаться важным или полезным, но вы еще в этом не уверены. К ним относятся перспективные клиенты, вероятные работодатели или союзники, а также всевозможные новые контакты, которые появляются в вашем почтовом ящике по рекомендации надежного источника, например близкого друга или партнера по бизнесу. Как правило, таким корреспондентам отвечают в течение нескольких дней (или быстрее), чтобы на первой стадии поддержать переписку с незнакомым человеком. (Обратите внимание, что люди с потенциалом – это менее постоянная категория, поскольку через нее проходят все корреспонденты, прежде чем оказаться в другой группе: ВИПов, ключевых сотрудников, приятных или случайных людей.) Обменявшись несколькими письмами, вы сумеете оценить «потенциал» нового корреспондента и причислить его к соответствующей (фиксированной) категории.
Конец ознакомительного фрагмента.