Глава 2. Что такое E-mail сегодня?
Первое в мире электронное письмо было отправлено в 1971 году Рэйем Томлисоном1. Само письмо было «qwertyui» – это первые 8 символов в верхнем ряду клавиатуры.
Что такое E-mail? Уверен, читающему эти строки знакомо, что с английского E-mail переводится как электронная почта. Постараемся ответить на вопрос более масштабно.
Вы можете представить себе свой день без доступа в свой электронный ящик? Да? Тогда признайтесь себе, когда в последний раз был тот день, в течение которого вы ни разу не открыли свой почтовый клиент? А теперь представьте себе, что вы планируете отправить информацию «обычной почтой» своему бизнес партнёру, скажем, в Канаду? Имеете представление, как это сделать? А если это ценные данные, от которых зависит судьбоносная сделка?
Чем обусловлена такая популярность «электронки»? Безусловно, это желание и необходимость обмена информацией. Даже в самых удаленных уголках земного шара адресаты обмениваются электронными письмами. В нашем мире значение электронной почты неуклонно растёт.
Символ @ называют «собакой» только в России. В Турции его называют «роза», в Израиле – «штрудель», в Италии – «улитка», а в Америке и Финляндии и вовсе – «кошка».
Крупные компании могут достигать договорённостей посредством электронного письма. Иногда банальное «Согласовано» или «Хорошо» в тексте электронного сообщения может отменить многие регламенты и сэкономить время.
Плюсы и минусы современной электронной почты
Несмотря на огромное количество ресурсов для электронной коммуникации, E-mail не теряет своей актуальности и даже в условиях такой конкуренции предоставляет нам следующие преимущества.
• Репутация E-mail – вы можете себе представить, что кандидат в вашу компанию на позицию руководителя отдела закупок отправляет своё резюме при помощи мессенджера в социальной сети? Сочтёте ли вы сей поступок серьёзным? Какое будет отношение к кандидату?
• Экологичность – при написании электронных писем не используется бумага, а значит, предотвращается вырубание деревьев.
• Вас не перебьют – не обязательно преимущество именно электронного письма, однако значимое и ценное для корпоративной культуры.
• Дешевизна – стоит отметить, что это плюс лишь до определённого предела. Не секрет, что скорость речи выше скорости «набивания» букв на клавиатуре в слова, а также, что час вашего времени имеет стоимостное выражение. Так вот, если на написание своей «электронной поэмы» вы тратите полтора часа, а эта сделка не принесет вам лишь горсть гороха, то ответьте мне – вы сэкономили?
• Персонификация – ваш ящик конфиденциальный, личный, а также обладает уникальным адресом.
• Оперативный доступ к данным – к той самой информации, которую вы отправляли своим партнёрам, друзьям, коллегам, членам семьи.
• Оффлайн работа – для того, чтобы написать письмо, вам вовсе не обязательно быть в сети, достаточно написать текст в любом текстовом редакторе.
• Многообразие – для большинства пользователей возможность зарегистрировать несколько почтовых ящиков является преимуществом. Лично я сторонник двух адресов – корпоративного и личного.
• Цитирование – при ответе вы можете использовать цитату отправленного вам сообщения, что не позволит потерять информацию.
Однако мы, люди, решили немного подпортить себе удовольствие от пользования электронной почтой и сделали следующее.
• Спам – тут всё прозрачно и для читателя этой книги комментарии излишни.
Термин «спам» вошёл в речь после скетча «Монти Пайтон»2, где хор викингов распевает песню мясным консервам (SPAM – spiced ham, острая ветчина – мясные консервы компании Hormel Foods).
• Нет контакта глаз – визуальный контакт является крайне важным элементом общения. Смотреть на получателя информации – значит проявлять бо́льшую заинтересованность.
• Скорость донесения информации – тот факт, что ваше письмо было доставлено за секунду, вовсе не означает, что за ту же секунду оно будет открыто получателем и, что важнее, прочитано.
• Невозможность гарантированной доставки – ваш файерволл корпоративной сети может заблокировать исходящее письмо, а вы об этом никогда не узнаете.
• Ограничения на размер отправляемого сообщения – сам тест по меркам информационных единиц измерения практически не имеет веса, однако размер отправляемого вложения зачастую может быть ограничен.
• Вытеснение «живого» общения – многие пользователи электронных писем не идут на «живой» контакт с адресатом, хотя он может находиться в соседнем кабинете. Это крайне негативно сказывается на общем уровне развития. Повторюсь, большинство людей не умеют писать письма и своей ненужной перепиской создают дополнительную работу, которой можно было бы избежать, поговорив с человеком, глядя ему в глаза.
• Взлом – маловероятно, но факт, что ваши письма могут быть перехвачены и доставлены не только желаемым адресатам, но и злоумышленникам.
Каждая новая технология, вошедшая в наш мир, имеет свои преимущества и свои недостатки. Для того чтобы двигаться дальше, нам следует осознать как положительные, так и отрицательные аспекты инструментов, которые мы хотим изучить.
Современное письмо для бизнеса
В деловой культуре понятие «E-mail» более широкое, чем русскоязычное «электронка». Оно подразумевает практически любой электронный обмен информацией, в том числе маркетинговые E-mail рассылки. Мы будем различать понятия «E-mail» и «E-mail рассылки». Возможно, читателю захочется изучить область именно электронной почты, относящуюся к массовым рассылкам, однако это тема для совсем другого изучения.
В этой книге я буду использовать терминологию, предполагающую, что электронное письмо используется в деловых целях. Его цель – побудить к действию, изменить мнение, убеждения и, возможно, заблуждения адресата в отношении чего-либо. И приёмы, позволяющие добиться успеха в его написании, вполне применимы и к другим «жанрам» электронного письма. Немного забегая вперёд, скажу, что все письма, которые находятся в вашей папке «Отправленные», делятся на три типа: письма побуждающие (направленные на корректировку модели поведения человека или группы людей), письма уточняющие (направленные на корректировку вашей модели поведения) и письма информационные (отчёты, свежие новости о компании и так далее). Возможно, могут быть ещё и ритуальные тексты (поздравления с днём рождения, прочие цикличные рассылки), но я бы не стал выделять их в отдельную группу, так как считаю, что их процент ничтожно мал.
Итак, вернёмся к возможностям современного электронного письма для бизнеса. Целью побуждающих писем является действие, к которому вы хотите склонить адресата или подчинённых ему людей. Цель уточняющих писем – также действие, но только уже в отношении вас самих. Цель же информационных писем – принятие адресатом новой информации или изменение мнения о текущей. Так или иначе, результатом любого письма является действие адресата. Заключить контракт, принять кандидата, утвердить план – наиболее распространённые цели деловых писем. Таким образом, E-mail мы относим к жанру побудительных текстов.
Целью любого E-mail является действие и, осознав это, мы столкнёмся с кризисом электронной почты – в своём арсенале побудить адресата сделать что-либо вы лишены самых действенных инструментов, известных на сей день науке.
Как составить текст, который побудит человека делать не что-либо, а то, что нужно вам в рамках ваших целей? Мы подробно рассмотрим цели электронных писем в последующих главах книги. Этими строками предлагаю закончить изучение общих терминов – «информации», «письма». В первых двух главах я хотел познакомить вас со своей интерпретацией этой ни для кого не новой информацией.