Часть 2. Казначейство
Начало карьеры
Казначеи занимаются всем, что связано с платежами и поступлением денег. Их деятельность укладывается в две задачи – согласование и проведение платежей и открытие, закрытие и поддержание банковских счетов. Как правило, это независимое подразделение. Сотрудники редко исполняют работу по бюджетированию или отчетности. Иногда эта служба совмещается с функцией по взаимодействию с банками.
На начальном этапе работы в этом отделе вам предстоит секретарская работа, связанная с перебиранием бумажек или файлов для формирования реестра платежей и обслуживанием банковских счетов. Обычно от сотрудников отдела не требуется особых экономических или финансовых знаний, и поэтому сюда может попасть любой, так же, как и в отдел, ответственный за взаимодействие с банками. Как правило, это девушки, часто бывшие бухгалтерами или администраторами.
Собеседование на начальные позиции в данный отдел, похоже на собеседование в отдел по взаимодействию с банками. Собеседование – обычно, не профессиональное, а личностное. Ваша потенциальная аккуратность, лояльность, усидчивость будет оценена. Возможно вас поспрашивают про excel и бухгалтерские и финансовые IT системы, но наличие навыков работы, обычно не критично.
Функция «обслуживание банковских счетов» подразумевает всего-навсего своевременное обновление карточек счетов (карточки подписей), сбор и подписание документации для службы безопасности банка. Необходимо отметить, что для обслуживания банковских счетов банкам требуется минимум информации, и обычно только в те моменты, когда меняется распорядитель счета. Чаще всего на ранних этапах у вас будет перечень информации, которую нужно собрать и предоставить банкам или, наоборот, получить от банка – простые операции.
Небольшой ликбез: карточка счета – это официальная бумага между банком и компанией, в которой компания указывает, кто от имени компании имеет доступ к управлению счетом. Как правило, для каждой операции по счету банку требуется решение двух сотрудников компании, которых называют «Первая подпись» и «Вторая подпись». Иногда появляется еще третья подпись – «Контролер», но это уже экзотика.
Первая подпись – руководитель организации, генеральный директор, или представитель управляющей компании, исполняющий функции директора, или лицо, которому директор поручает подписывать документы по официальной, заверенной нотариусом доверенности.
Вторая подпись – это подпись сотрудника, отвечающего за ведение бухгалтерского учета по российским стандартам, в большинстве случаев это главный бухгалтер или его заместитель.
Платеж пропускается банком только при наличии двух подписей. Раньше это были бумажные документы, подписанные двумя руководителями, сейчас это цифровые подписи в программе «Банк – Клиент». Цифровая подпись не означает, что кто-то подписывает стилусом. Это USB-флешка, которую подписант подключает к компьютеру и нажимает нужную кнопку в программе, или даже проще – логин и пароль в системе «Банк – Клиент». В качестве цифровой подписи изредка используют скан отпечатка пальцев или чип карты. К слову об экзотике, максимум я встречал четыре подписи – в зарубежном фонде, когда каждый платеж согласовывают две пары людей, каждая пара представляет одного из мажоритарных акционеров.
Бывает, что директор ставит и первую, и вторую подпись (см. раздел «Распределение первой и второй подписи»).
Сотрудников данного департамента используют, если необходимо получить заверенную банком бумагу, например, выписку со счета для аудита.
Немного продвинувшись по службе, вы сами будете получать от банка запрос на предоставление документов, и в такие моменты нужно советоваться с руководством: можно ли банку предоставлять те или иные документы. Банкиры бывают достаточно коварны, например, под видом получения информации по банковскому счету они могут запросить информацию, требующуюся для принятия решения по кредиту.
На начальном этапе вас могут допустить к работе с программой, через которую вы сможете готовить платежи и отслеживать динамику счета в первоисточнике, т.е. заглядывать на счет компании, как вы заглядываете на свой личный счет через интернет-банк, установленный на телефоне. Иными словами, «Банк – Клиент» – это программа для управления счетом компании из вашего офиса по интернету, которая от интернет-банка обычных пользователей отличается повышенным уровнем информации и неудобством работы. (Подробнее о программе «Банк – Клиент» см. ниже в этой главе.)
На первом этапе вам будут ставить задачи технического характера на ввод или, наоборот, выкачивание информации из программы «Банк – Клиент», и если, у вас не сумасшедший начальник, за вами будут все проверять перед отправкой в банк – никто не даст вам право отправлять платежи самостоятельно.
Второй блок вашей работы на начальном уровне связан с подготовкой информации для согласования плана платежей. На бытовом уровне это означает, что вы будете собирать бумажки или администрировать IT-систему, которая будет собирать бумаги для инициации ранее запланированного в ежемесячном плане платежа. Например, в ежемесячном плане запланировано оплатить приобретение компьютера. Поставщик отправил счет на авансовую оплату, и теперь его нужно прикрепить либо в системе, либо вручную и отправить платеж на согласование руководству. Скорее всего, большую часть по подготовке платежей на согласование поручат вам. Здесь важно не запутаться в ворохе счетов и в сопоставлении их с планом. Важно проверять не только наличие счета на оплату и плана на месяц, но о прочих видах контроля при согласовании платежей я напишу позднее в этой главе. Уже на этом этапе важно хорошо зарекомендовать себя не только внутри отдела, но и в общении с другими департаментами компании, которые заинтересованы в платеже.
Развитие
Первоначальный карьерный рост в данном департаменте прост. Eсли вы занимались обслуживанием счетов, вас могут догрузить текущими платежами, и наоборот. В обслуживании счетов карьеры не сделаешь, тогда как в планировании и контролировании текущих платежей можно поймать «первую звезду».
Для того чтобы «сесть на платежи» (именно так на жаргоне называется человек, отвечающий за согласование ежедневных платежей), вам нужно демонстрировать лояльность именно финансовому директору, не заигрывать с главным бухгалтером и бизнес-подразделениями, быть честным в признании ошибок и быть аккуратным.
Распределение первой и второй подписи
Как только вы превратились в думающего исполнителя, который отвечает за поддержание карточек счетов в рабочем состоянии, вашей первой задачей должно стать понимание, как распределяется порядок подписей, т.е. кому дается право заверять платежи перед банком. (Смотрите выше основы о праве первой и второй подписи.)
Во-первых, следите за сроком действия банковской карточки, в которой как раз и указаны первые и вторые подписи. Как правило, карточка действует несколько лет, пока действует ваш договор на обслуживание с банком. Если у вас много счетов, обязательно нужно следить за тем, чтобы не позднее чем за месяц до истечения срока начинать готовить новую карточку. Это требует нотариального подписания карточек и доверенностей и предоставления в банк прочих заверенных документов, например приказов и трудовых договоров. Кроме того, в банках проверка этих документов занимает некоторое время.
Во-вторых, нужны минимум две первые и две вторые подписи на случай отсутствия, например, в отпуске, генерального директора или главного бухгалтера – подписывать платежи будут их заместители. Иногда дублеры просят повышения зарплаты, так как боятся ответственности, но об этом должен заботиться генеральный директор.
В-третьих, убедитесь, что для всех, кроме генерального директора и главного бухгалтера, сроки доверенности для подписи достаточно долгие, и следите за истечением срока действия доверенностей. Обязательно знать, что генеральный директор получает право на первую подпись без доверенности, на основании приказа о его назначении, подтвержденного выпиской из ЕГРЮЛ8. Но у директора есть срок полномочий, определенный в том числе его трудовым договором. Хорошие банки следят за сроками полномочий директора. Значит, должны следить и вы, и заранее предупреждать об истечении сроков и просить ответа от генерального директора, как быть с первой подписью. Следите также за сроками действия электронных подписей (те самые флешки или логины и пароли, о которых было сказано ранее). Как правило, банк не выдает бессрочных инструментов цифровой подписи. Разумеется, гендиректор или главбух не должны следить за сроками – это ваша работа. В зависимости от прогрессивности банка процесс обновления цифровой подписи может занять от одного дня до двух недель.
В-четвертых, если у вас филиальная структура или много дочерних предприятий и вы следите за подписями по всем компаниям, то вам, безусловно, нужна таблица, в которой по всем банковским счетам будет указана информация о подписанте, его статусе (работает ли на указанной для банка должности), сроке действия доверенности, сроке действия полномочий директора, сроке действия цифровой подписи, сроке действия банковской карточки. Вы заранее должны следить, что процесс обновления карточки или ключа запущен.
В-пятых, снова о дочерних структурах и о лояльности. Если есть юридическая возможность, например, договор управления между корпоративным центром и дочерней структурой, имеет смысл в дублеры к генеральному директору ставить своих людей из управляющей компании.
Немного о плохом: к чему может привести право подписи.
• Компания осуществляет платеж (например, поставщикам), имея задолженность по заработанной плате перед сотрудниками или государством; в таком случае «первая подпись» серьезно рискует, – это преступление. К сожалению, очень многие топ-менеджеры идут на риск в надежде, что сложности временные и вот-вот задолженность по налогам и перед сотрудниками будет погашена. Но белая полоса не наступает, и приходит час расплаты – уголовные дела отнюдь не редки. Но, к счастью, вы не генеральный директор и не вам принимать решение.
• Происходит мошенничество в виде оплаты несуществующих товаров или услуг либо выдачи заведомо безвозвратного займа и т. п. Проходит время, и мошенничество вскрывается. И не важно, что истинный организатор мошенничества – не выявлен – формально виноват «подписант» платежа. Если компания дошла до банкротства – кредиторы полагают, что подобный платежи довели компанию до банкротства, это тоже преступление и виноваты снова «подписанты»
Ваша основная защита, как исполнителя, – работать по регламенту согласования платежей, контролировать платежи, информировать «подписантов» об их личных рисках. О контрольных процедурах при осуществлении платежей см. ниже в разделе «Контроль платежей».
IT-безопасность программы «Банк – Клиент»
Как только вы будете отвечать за «Банк – Клиент», важно осознать, что все проблемы, связанные с платежами, должны быть в вашем поле зрения, даже такая далекая тема, как IT-безопасность. Безусловно, вы не будете играть первую скрипку, но должны понимать, «что такое хорошо и что такое плохо».
• Программу «Банк – Клиент» рекомендуется устанавливать на отдельном компьютере, возможно, это будет виртуальная машина – это существенно снижает риски взлома. Не буду долго рассказывать, что такое виртуальная машина. Просто если нет возможности установить систему на отдельный компьютер – попросите ваших программистов об этом. Стоит хранить все USB-цифровые подписи или магнитные карточки доступа и т. п. в сейфе. Передавать, только оформляя передаточную ведомость – «сдал/принял».
• Если сотрудник «Первая подпись» или «Вторая подпись» отдают свои цифровые подписи сотруднику, который совершает за них платежи в «Банк – Клиенте», необходимо делать это с обязательным информированием IT-службы и службы безопасности, поскольку именно к этому сотруднику и его компьютеру будут применяться повышенные требования безопасности.
• Хотя все понимают, что свои цифровые подписи лучше не отдавать никому, большинство все же передает их сотруднику казначейства, который, в свою очередь, за всех подписывает документы в программе «Банк – Клиенте», после того как согласован реестр платежей. Вопрос в доверии. Я лично против такой системы, поскольку недоверчив. Но если вы не против, то необходимо поставить хотя бы выявляющий контроль, когда на следующий день другой сотрудник (другой, т.е. не тот, который подписывает платежи в «Банк – Клиент») будет сверять фактические платежи и согласованный руководством план-реестр платежей.
• Рекомендуется установить камеру постоянной записи, направленную на компьютер с установленным «Банк-клиентом». Здесь все понятно без пояснений. Лично сталкивался со случаями, когда это спасало, поскольку частенько сотрудники делятся своими логинами и паролями, все в отделе знают, где лежат USB-флешки – цифровые подписи
Система контроля и согласования платежей
Система планирования и выбора, кому платить, – важнейший инструмент управления, и он у вас в руках. Но, кроме власти, это еще и большая ответственность. Безусловно, вы не бизнес-подразделение, не вам выбирать приоритеты в оплате. Но на вас возложена процедура контроля и планирования.
Можно долго говорить о рисках платежей, но все их можно свести к одному: заплатили не тому, кому нужно, или тому, кому нужно, но не ту сумму.
Как правило, согласование платежей производится не в программе «Банк – Клиент», а либо по электронной почте, либо внутри какой-нибудь IT-системы. Стоит отметить, что в нашей необъятной стране имеются еще предприятия, где это происходит в бумажном виде с реальными подписями.
Обычно после согласования реестра платежи проходят через «Банк – Клиент». Если IT-система современная, то вам не потребуется повторно заносить согласованные платежи в «Банк – Клиент», за вас это сделает система. Имеет место и половинчатое решение, когда весь реестр переносится из финансовой IT-системы в «Банк – Клиент», а потом сотрудник казначейства удаляет несогласованные платежи. В таком случае необходимо проверять, что удалили нужное. Для этой проверки требуется независимый контролер, но, как правило, никто это не проверяет, а проводят выявляющий контроль на следующий день.
Рекомендую следующие обязательные контрольные процедуры при согласовании платежей:
– сверка с остатком по бюджету (обязательно сверяться с бюджетом CF9 на месяц, если есть бюджет на неделю – сверяться с ним); обратите внимание на слово «остаток» – это значит, что в течение месяца обязательно учитывать именно остаток от запланированной суммы с учетом произошедших соответствующих платежей, иначе контроль становится бессмысленным;
– для авансовых платежей – сверка с условиями договора, т.е. нужно проверить, есть ли условие аванса в договоре, выполнил ли контрагент условия для оплаты аванса, если такие условия указаны в договоре;
– для неавансовых платежей – наличие документов, подтверждающих выполнение контрагентом условий, т.е. нужно проверить, доехал ли до вас товар или оказана ли услуга. Это проверяется выявлением подписанного со стороны вашей компании документа о приемке товарно-материальных ценностей (как правило, это накладная) или (для оплаты услуг) наличие подписанного с вашей стороны акта выполненных контрагентом работ;
– и для авансовых, и для неавансовых платежей проверить, подошла ли дата оплаты (например, если вы должны оплатить полученные товары в течение месяца после подписания приемки материалов); не стоит платить раньше, если это не является политическим платежом (политическим, т.е. частью политики отношений с конкретным поставщиком);
– проверить наличие встречной задолженности у поставщика/подрядчика, например, по неотработанному авансу. Нужно сначала произвести взаимозачет по максимуму (максимум указан в договоре). Или, если по другому договору этот же контрагент сорвал сроки отработки аванса, имеет смысл не платить, пока аванс не будет отработан. Здесь вы, безусловно, нарушаете условия по одному договору, но контрагент тоже нарушил их по другому договору. Не пытайтесь сами принимать решение, ваша задача – затормозить такой платеж, пока его отдельным решением руководства не отменят или не проведут;
– согласование со службой безопасности. Вопрос спорный, поскольку обычно «безопасники» проверяют договоры. Но на тот случай, если вы платите без договора, их точно стоит привлекать к согласованию платежа;
– согласование с бухгалтерией я не рекомендую, поскольку обычно «вторая подпись» – это подпись главбуха или заместителя, поэтому если они видят налоговые риски или прочие проблемы, они могут заблокировать платеж на этапе «Банк – Клиент». Но если главбух отдал свою цифровую подпись сотруднику казначейства, то обязательно нужно согласовывать реестр с главным бухгалтером, прежде всего для того чтобы снять риски с казначейства и для предоставления возможности заблокировать опасный платеж.
Есть один запрещенный прием на случай, если по каким-то причинам главный бухгалтер не пропускает платеж, а генеральный директор хочет его провести. Нужно выпустить приказ, в котором возложить функции ведения бухгалтерского учета на генерального директора, перевыпустить банковскую карточку, и тогда у гендиректора будет право сразу на обе подписи. Но лучше разобраться в причинах, почему главный бухгалтер отказывается подписывать платеж: возможно, он увидел: личные риски настолько серьезны, что подпись будет воспринята как соучастие в преступлении. В таком случае гендиректору нужно хорошо подумать.
Конец ознакомительного фрагмента.