Глава 3. Настройка программы, подготовка ее к работе и ввод исходной информации
Перед тем как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и при необходимости отредактировать ее параметры. Кроме того, следует ввести необходимый минимум сведений в справочники и каталоги программы.
Настройка параметров
Напомню, что все основные действия по настройке и администрированию программы выполняются в «Конфигураторе», который мы здесь рассматривать не будем. Однако и в режиме «1С: Предприятие» имеется несколько настроек, о которых и будет рассказано в данном разделе.
Чтобы предотвратить несанкционированный доступ к своим данным, можно защитить их паролем. Для перехода в режим ввода и редактирования пароля следует выполнить команду главного меню программы Сервис►Параметры пользователя – при этом откроется окно, изображенное на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Ввод пароля для защиты данных
Пароль вводится с клавиатуры в поля Пароль и Подтверждение. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность ошибки.
При необходимости введенный пароль можно впоследствии изменить. Если программа защищена паролем, то при выполнении команды Сервис►Параметры пользователя откроется окно, в котором нужно будет ввести имеющийся пароль. Только после ввода правильного пароля откроется окно, изображенное на рис. 3.1, в котором этот пароль можно изменить.
ВНИМАНИЕЕсли программа защищена паролем, то необходимо сохранить его в надежном месте, поскольку при утере пароля доступ к данным будет невозможен.
Вы можете самостоятельно выполнить настройку некоторых элементов интерфейса. Для перехода в соответствующий режим предназначена команда главного меню Сервис►Настройка. При ее активизации на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Настройка интерфейса
Окно настройки пользовательского интерфейса состоит из двух вкладок: Панели инструментов и Команды. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.
Вкладка Панели инструментов (содержимое данной вкладки показано на рис. 3.2) предназначена для управления отображением панелей инструментов. Чтобы включить отображение требуемой панели, необходимо установить соответствующий флажок.
Обратите внимание, что на рис. 3.2 названия некоторых флажков показаны черным цветом, а некоторых – серым. Черными флажками помечаются панели инструментов, использование которых возможно в текущем режиме работы, а серыми – те панели, которые станут доступными при переходе в соответствующие режимы работы. Например, на рис. 3.2 панель Стандартная обозначена черным цветом, а панель Текстовый макет – серым. Это означает, что панель инструментов Стандартная будет отображаться в составе пользовательского интерфейса постоянно, а панель Текстовый макет – только в режиме работы с текстовыми документами.
Изначально на вкладке Панели инструментов представлен перечень системных панелей инструментов, заложенных в конфигурации. Эти панели нельзя переименовывать либо удалять. Однако вы можете самостоятельно создать любое необходимое количество пользовательских панелей инструментов.
Для создания пользовательской панели инструментов следует нажать кнопку Создать – в результате откроется окно, изображенное на рис. 3.3.
Рис. 3.3. Создание новой панели инструментов
В данном окне в поле Имя командной панели следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемой панели инструментов и нажать кнопку OK. В результате новая панель будет добавлена в список на вкладке Панели инструментов. При необходимости пользовательскую панель инструментов можно переименовать – для перехода в соответствующий режим следует выделить ее в списке и нажать кнопку Переименовать. Чтобы удалить из списка пользовательскую панель инструментов, нужно выделить ее и нажать кнопку Удалить.
ВНИМАНИЕПри удалении пользовательской панели инструментов следует учитывать, что программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет ее из списка.
Вкладка Команды предназначена для добавления в состав той или иной панели инструментов новых команд. Содержимое вкладки показано на рис. 3.4.
Все команды, имеющиеся в системе, в зависимости от своего функционального назначения объединены в тематические категории. Перечень этих категорий представлен в левой части вкладки Команды в поле Категории. В правой части этой вкладки в поле Команды отображается перечень команд, входящих в текущую категорию. Кроме того, в поле Категории есть категория Все команды – она включает в себя все команды, имеющиеся в конфигурации.
Чтобы добавить требуемую команду (а точнее – соответствующую ей кнопку) на панель инструментов, следует выбрать ее в поле Команды и просто перетащить мышью в нужное место. Для удаления кнопки с панели инструментов нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (эта операция возможна только при открытом данном окне независимо от выбранной вкладки).
Рис. 3.4. Настройка интерфейса, вкладка Команды
Для перехода в режим настройки прочих параметров программы предназначена команда главного меню Сервис►Параметры. При активизации данной команды открывается окно, изображенное на рис. 3.5.
В данном окне на вкладке Общие определяется значение рабочей даты, используемой в конфигурации. Рабочая дата – это дата, которая будет подставляться по умолчанию во вновь создаваемые документы и формы, использоваться при расчете курсов валют, а также в иных случаях, когда конкретная дата не указана. Если на данной вкладке установить флажок Использовать текущую дату компьютера, то в качестве рабочей даты будет применяться текущая дата компьютера. Если же данный флажок снят, то рабочую дату нужно будет ввести в расположенном ниже поле Использовать значение (по умолчанию здесь отображается системная дата компьютера).
На вкладке Тексты (см. рис. 3.5) выполняется настройка работы с текстовыми данными. Если установлен флажок Перетаскивание текста, то при работе с блоками (выделенными фрагментами) текста можно будет выполнять его перетаскивание мышью с помощью метода Drag & Drop. При установленном флажке Разрешать помещать курсор после концов строк курсор в тексте можно будет помещать в конце строк; в противном случае – только перед символом «перевод строки», который устанавливается нажатием клавиши Enter.
Рис. 3.5. Прочие параметры
Если установлен флажок Отображать пробелы и табуляции, то в текстовом документе будут показываться символы пробела и табуляции. Данный режим удобно использовать для форматирования текстовых документов. При установленном данном флажке становятся доступными поля Пробел и Табуляция. В данных полях с клавиатуры вводятся символы соответственно пробела и табуляции.
При необходимости можно включить режим, при котором символ табуляции будет автоматически заменяться определенным количеством пробелов. Для этого нужно установить флажок Заменять табуляцию при вводе и в расположенном ниже поле Ширина табуляции с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести требуемое количество пробелов.
В поле Автоотступ можно установить либо отключить режим автоматического отступа при нажатии клавиши Enter. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Включить либо Отключить.
В поле Шрифт осуществляется выбор шрифта, который будет использоваться при наборе текста. При нажатии кнопки выбора на экране открывается окно настройки параметров шрифта, в котором выполняются необходимые действия.
На вкладке Справка с помощью переключателя Справочная информация выбирается способ представления справочной информации. Если данный переключатель установлен в положение Выводить в одном окне, то все элементы справки будут показываться в одном окне. Если же выбрано значение Выводить в разных окнах (это значение установлено по умолчанию), то разные элементы справочной информации будут выводиться по отдельности – каждый элемент в своем окне. Первый вариант позволяет избежать нагромождения окон при частом вызове разных элементов и разделов справочной информации; с помощью второго варианта можно одновременно просматривать несколько разных элементов (разделов) справки.
Все изменения, выполненные на вкладках окна настройки параметров, вступают в силу только после нажатия кнопок OK либо Применить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Просмотр и редактирование плана счетов
Основой бухгалтерского учета и его ключевым элементом является план счетов. Он позволяет группировать и сортировать все сведения о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Иначе говоря, только с помощью плана счетов бухгалтер может получить подробную и документально подтвержденную информацию об активах и пассивах предприятия в денежном выражении.
Типовой план счетов, действующий на территории Российской Федерации, законодательно утверждается соответствующими государственными органами и обязателен к применению. Но любое предприятие на его основе может разработать внутренний план счетов, наиболее полно соответствующий виду деятельности предприятия, специфике учетной политики, особенностям производственного процесса и прочим факторам.
Чтобы перейти к работе с планом счетов бухгалтерского учета, выполните команду главного меню Предприятие►План счетов►План счетов бухгалтерского учета. Можно поступить иначе: для этого нужно выполнить команду главного меню Операции►Планы счетов. В результате откроется окно, изображенное на рис. 3.6.
Рис. 3.6. Выбор Плана счетов
В данном окне нужно выделить позицию План счетов бухгалтерского учета и нажать кнопку OK.
Независимо от того, каким способом открытия плана счетов вы воспользовались, откроется окно списка счетов бухгалтерского учета, изображенное на рис. 3.7.
Рис. 3.7. План счетов бухгалтерского учета в программе «1С: Бухгалтерия 8»
Информация о каждом счете бухгалтерского учета представлена в перечисленных ниже колонках.
• Код – здесь отображается числовой код счета бухгалтерского учета либо его субсчета. Именно этот код будет фигурировать в бухгалтерских проводках с участием данного счета (субсчета).
• Быстрый выбор – в данной колонке содержится числовой код счета (субсчета), предназначенный для быстрого выбора этого счета (субсчета). Данный механизм удобно использовать, в частности, при ручном формировании бухгалтерских проводок, а также в иных случаях.
• Наименование – здесь отображается название счета (субсчета).
• Заб. – если счет (субсчет) является забалансовым, то в данной колонке выводится соответствующий признак (флажок). Сальдо и обороты по забалансовым счетам не учитываются при расчете бухгалтерского баланса и составлении других форм регламентированной и прочей отчетности (за исключением тех, которые сформированы именно по забалансовым счетам).
• Акт. – в данной колонке отображается признак активности счета. Возможен один из трех вариантов: А – счет является активным, П – счет является пассивным, АП – счет является активно-пассивным. Напомню, что у активных счетов сальдо может быть только дебетовым, у пассивных – только кредитовым (в обоих случаях сальдо может быть со знаком «минус»), у активно-пассивных – как дебетовым, так и кредитовым.
• Вал. – если по счету ведется учет в валюте, то в данной колонке выводится соответствующий признак (флажок). На таких счетах может вестись учет, например, наличной и безналичной валюты, расчетов с контрагентами в валюте и т. д.
• Кол. – в данной колонке отображается признак ведения количественного учета по данному счету. Обычно этот признак устанавливается для счетов по учету товарно-материальных ценностей (см. рис. 3.7).
• Субконто 1, Субконто 2 и Субконто 3 – в этих колонках выводится название субконто соответствующего уровня (возможности программы предусматривают ведение аналитического учета в разрезе трех уровней субконто).
Символ, расположенный в крайней левой колонке, указывает, где был создан данный счет – в режиме «Конфигуратор» (такие счета называются предопределенными) или в режиме «1С: Предприятие». Среди счетов, которые видны на рис. 3.7, в режиме «1С: Предприятие» созданы счета 41.05 «Прочие товары» и 44.03 «Прочие расходы на продажу».
Кроме того, некоторые счета в списке подсвечиваются светло-желтым цветом. Такие счета запрещено использовать в проводках (этот признак устанавливается в режиме редактирования счета, мы на нем еще остановимся позже). По умолчанию таковыми являются все родительские счета, поэтому в проводках можно использовать только их субсчета. Иначе говоря, если счет 41 «Товары» имеет субсчета, то в проводках вы сможете использовать только его субсчета (41.01 «Товары на складах», 41.02 «Товары в розничной торговле (по покупной стоимости)» и т. д.), если не отключите соответствующую функцию в настройках счета 41 «Товары».
Панель инструментов окна списка счетов бухгалтерского учета содержит кнопки, предназначенные для быстрого перехода в другие режимы работы, так или иначе связанные с тем счетом (субсчетом), который выделен в списке. Кратко рассмотрим некоторые из них.
При нажатии кнопки Перейти открывается меню, в котором с помощью соответствующих команд можно быстро перейти в режим просмотра корректных корреспонденций по дебету или по кредиту выбранного счета. О том, что представляет собой регистр корректных корреспонденций, для чего он предназначен и как его заполнять, будет рассказано ниже, в соответствующем разделе.
С помощью кнопки Журнал проводок можно быстро вывести на экран журнал бухгалтерских проводок по выбранному счету. На рис. 3.8 показан журнал бухгалтерских проводок по счету 20.01 «Основное производство».
При нажатии кнопки Отчеты открывается меню, с помощью команд которого можно быстро сформировать тот или иной отчет по выбранному счету (Карточка счета, Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Анализ счета), а также по субконто выбранного счета (Карточка субконто и Анализ субконто). Здесь мы не будем останавливаться на отчетах, поскольку порядок их настройки и формирования подробно рассматривается ниже в главе 12.
Если вы затрудняетесь определить назначение и порядок применения того или иного счета, можете просмотреть его подробное описание. Для этого выделите его в списке и нажмите на панели инструментов кнопку Описание. На рис. 3.9 показано описание счета 20.01 «Основное производство».
План счетов бухгалтерского учета вы можете вывести на печать. Причем в программе реализована возможность печати как краткого (с простым перечислением счетов и субсчетов, как в окне списка на рис. 3.7), так и подробного списка (с описанием каждого счета). На рис. 3.10 показан фрагмент печатной формы подробного списка счетов бухгалтерского учета.
Рис. 3.8. Журнал бухгалтерских проводок по счету 20.01 «Основное производство»
Рис. 3.9. Описание счета 20.01 «Основное производство»
Рис. 3.10. Подробный список счетов бухгалтерского учета (с описанием каждого счета)
Чтобы вывести список на печать, выполните команду главного меню Файл►Печать или нажмите сочетание клавиш Ctrl+P.
Как уже отмечалось ранее, программа поставляется с уже готовым планом счетов. Он сформирован в «Конфигураторе», следовательно, все счета и субсчета по умолчанию являются предопределенными. Но вы можете самостоятельно добавлять новые или редактировать имеющиеся счета, о том, как это делать, будет рассказано в данном подразделе.
ПРИМЕЧАНИЕДля предопределенного счета в режиме «1С: Предприятие» можно изменить только его код, наименование, родительский счет и признак запрета использования в проводках, а также информацию по субконто.
Чтобы просмотреть или отредактировать счет (субсчет), выделите его в списке и выполните команду Действия►Изменить или нажмите клавишу F2 (можно также воспользоваться соответствующей кнопкой панели инструментов). Чтобы ввести в план счетов новый счет, выполните команду Действия►Добавить или нажмите клавишу Insert. В любом случае откроется окно ввода и редактирования счета, изображенное на рис. 3.11.
Рис. 3.11. Ввод и редактирование счета
В верхней части данного окна в поле Код счета нужно с клавиатуры ввести код счета. Для большинства счетов этот код состоит из двух разрядов, а для субсчетов вводится еще два разряда после точки. Например, если счет 41 имеет субсчета 01, 02 и 03, то для каждого из них код будет выглядеть следующим образом: 41.01, 41.02 и 41.03.
Что касается забалансовых счетов, то их код, как правило, состоит из трех разрядов, причем все они вводятся до точки (например, 001, 002, 003 и т. д.), а после точки можно ввести два разряда субсчета забалансового счета.
В поле Вид из раскрывающегося списка выбирается признак активности счета. Возможен выбор одного из трех вариантов – Активный, Пассивный или Активный/Пассивный. Ранее я уже отмечал особенности каждого из этих видов счетов, связанные с формированием итогового сальдо. Здесь же добавлю, что увеличение сальдо у активных счетов происходит по дебету, а у пассивных – по кредиту.
В поле Код для быстрого выбора указывается код, с помощью которого можно будет быстро найти данный счет в интерфейсах списка и выбора (для этого нужно будет просто набрать этот код с клавиатуры). Значение данного поля формируется программой автоматически сразу после заполнения поля Код счета, но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры.
Для субсчетов в поле Подчинен счету нужно указать счет, к которому относится данный субсчет. Например, если вы хотите ввести субсчет 05 к счету 41, то в поле Код счета нужно вывести значение 41.05, а в поле Подчинен счету – значение 41. Чтобы заполнить данное поле, нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне списка счетов укажите требуемый счет.
В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название счета бухгалтерского учета. Рекомендуется присваивать счетам такие названия, чтобы они кратко характеризовали суть и назначение счета – это позволит впоследствии безошибочно вспомнить или определить, для чего данный счет предназначен.
С помощью флажков Забалансовый, Валютный, Количественный устанавливаются признаки соответственно забалансового счета, валютного счета и количественного учета по счету. Данные параметры недоступны для предопределенных счетов.
При установленном флажке Запретить использовать в проводках счет нельзя будет использовать в бухгалтерских проводках. Как уже отмечалось ранее, по умолчанию данное ограничение применяется ко всем родительским счетам, имеющим субсчета.
В нижней части окна формируется список субконто, в разрезе которых будет вестись аналитический учет по данному счету.
ПРИМЕЧАНИЕВ программе «1С: Бухгалтерия 8» субконто – это аналитический разрез, позволяющий детализировать учет по счету. Например, по счету 41 «Товары» можно вести аналитический учет первого уровня – в разрезе номенклатуры, второго уровня – в разрезе складов или поставщиков, а третьего уровня – в разрезе партий. По счетам 60, 62 и 76 можно вести аналитический учет первого уровня – в разрезе контрагентов, а второго уровня – в разрезе договоров и т. д.
По каждому счету возможно применение до трех уровней субконто. Над списком субконто (на рис. 3.11 этот список содержит одну позицию – Статьи затрат) расположена панель инструментов, кнопки которой предназначены для добавления субконто в список, изменения текущего субконто, удаления текущего субконто, а также для изменения порядка следования субконто (две последние кнопки со стрелками).
Каждому субконто с помощью соответствующих флажков можно назначить перечисленные ниже атрибуты учета.
• Только обороты – данный параметр нужно включить, если вы намерены вести по данному субконто учет только оборотов.
• Суммовой – этот атрибут присваивается, если по данному субконто обороты и остатки необходимо выводить в национальной денежной единице.
• Количественный – этот параметр присутствует лишь тогда, когда для редактируемого счета установлен признак количественного учета (флажок Количественный на рис. 3.11 снят, поэтому и параметр Количественный в табличной части окна отсутствует). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в натуральных показателях (например, для ведения учета товарно-материальных ценностей).
• Валютный – этот параметр присутствует лишь тогда, когда для редактируемого счета установлен признак валютного учета (флажок Валютный, он также на рис. 3.11 снят, поэтому в табличной части окна соответствующий параметр отсутствует). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в валюте.
При добавлении субконто в списке сформируется новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. При нажатии кнопки выбора в поле Вид на экране отображается окно с перечнем видов субконто, в котором необходимо выделить требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
Процесс формирования нового либо редактирования текущего счета завершается нажатием кнопки OK либо Записать (в первом случае окно редактирования будет закрыто с сохранением выполненных изменений, во втором – изменения будут сохранены, но окно при этом не закроется); для этого можно также воспользоваться командой Действия►Записать и закрыть или Действия►Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из режима редактирования без сохранения выполненных изменений.
Возможности программы предусматривают ведение списка корректных корреспонденций счетов. Содержимое данного регистра удобно применять при формировании бухгалтерских проводок для автоматического контроля корректности корреспонденций.
Чтобы было понятнее, поясню это на конкретном примере. Предположим, что в организации все расчеты с покупателями ведутся исключительно на счете 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Тогда бухгалтерская проводка, отражающая факт поступления безналичных денежных средств от покупателя, будет выглядеть так: Дт 51 «Расчетные счета» Кт 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Эту проводку рекомендуется включить в список корректных корреспонденций: тогда при проверке бухгалтерских проводок на предмет их корректности программа выявит все некорректные проводки. И если по факту поступления денег от покупателя у вас сформирована проводка, например, Дт 51 «Расчетные счета» Кт 62.02 «Расчеты по авансам полученным», то на экране отобразится информационное сообщение о несоответствии данной проводки списку корректных корреспонденций и вам будет предложено или изменить соответствующим образом данную проводку, или внести ее в этот список.
Чтобы открыть список корректных корреспонденций счетов, нужно выполнить команду главного меню Операции►Регистры сведений. В результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.12.
Рис. 3.12. Выбор регистра с корректными корреспонденциями счетов
В данном окне нужно выделить позицию Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета и нажать кнопку OK или клавишу Enter. Окно списка корректных корреспонденций, которое после этого отобразится на экране, показано на рис. 3.13.
Рис. 3.13. Список корректных корреспонденций счетов
Это окно содержит список сформированных ранее корректных корреспонденций. Программа поставляется без сформированного списка корректных корреспонденций, поэтому сначала данное окно будет пустым.
Чтобы ввести корректную корреспонденцию счетов, нажмите на панели инструментов данного окна кнопку Добавить. В результате откроется окно ввода и редактирования корреспонденции, изображенное на рис. 3.14.
Рис. 3.14. Формирование корректной корреспонденции счетов
Поля Дебет и Кредит заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, после чего в открывшемся окне списка счетов выбрать требуемый счет. В поле Комментарий с клавиатуры вводится содержание (название) данной корреспонденции. Указанное в данном поле значение будет автоматически подставляться в качестве содержания бухгалтерской проводки при привязке ее к документу или хозяйственной операции.
Характерной особенностью регистра корректных корреспонденций счетов является то, что в нем нет никаких ограничений на формирование проводок. Например, даже если для какого-то счета в плане счетов установлен запрет на использование его в проводках (напомню, что по умолчанию такой запрет наложен на все родительские счета, имеющие субсчета), вы все равно можете применять его для формирования корректной корреспонденции. Однако в данном случае после нажатия в окне ввода корректной корреспонденции (см. рис. 3.14) кнопки OK программа выдаст предупреждение о том, что данный счет имеет субсчета, и предложит для каждого субсчета сформировать отдельную корректную корреспонденцию. При отрицательном ответе на данный запрос корреспонденция будет добавлена в список корректных без субсчетов. Если же на этот запрос ответить положительно, то отобразится окно, которое показано на рис. 3.15 (в качестве примера используется счет 50 «Касса», имеющий несколько субсчетов).
Конец ознакомительного фрагмента.