1. Оформление стандартного письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, приложение. Специальные почтовые отправления
Встречают, как известно, по одежке. Поэтому «одежка» Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должет быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком.
Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.
Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами.
Золотое правило:
Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.
Стандартное деловое письмо в самом полном виде должно выглядеть следующим образом:
Письмо может быть отпечатано на стандартном бланке компании. В таком случае адрес отправителя представляет заглавную строчку в начале письма. Например:
Cambridge School of Languages
119 Mill Road *Cambridge *CB1 2AZ *UK
Если адрес компании или отправителя не напечатан типографским способом, то этот адрес должен быть напечатан в правом верхнем углу письма.
Cambridge School of
Languages
119 Mill Road Cambridge
CB1 2AZ UK
Безусловно, Вы хотите скорее получить ответ на свое письмо. В таком случае будет полезно привести номер Вашего телефона, адрес Вашей электронной почты и домашней страницы, если таковая имеется.
Золотое правило:
В адресе не должно быть никаких знаков препинания. Верно как для GB, так и для US современных стандартов.
Здесь и далее везде сокращение GB соответствует стандартам Великобритании, а US – США.
Если адрес отправителя не отпечатан типографским способом, то дата приводится сразу после адреса отправителя.
Если Вы пишете письмо на стандартном бланке компании, то дату следует поместить справа, на следующей строке после адреса получателя.
10 July 2004
10-th July 2004
July 10, 2004
Первые две даты приняты для GB, последняя для US.
Золотое правило:
Во избежание путаницы в датах, месяц в обоих случаях пишется полностью буквами и никогда цифрами.
Адрес получателя пишется в левой части письма после адреса отправителя и даты.
Newnham Language Centre
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK
Если Вы знаете точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.
Ms Smith
Recruitment Manager
Newnham Language Centre
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK
Если Вы не сумели найти имени адресата, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line».
Newnham Language Centre
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK
For the attention of the Recruitment Manager
Таким образом, «адресная» часть письма выглядит следующим образом:
Cambridge School of
Languages
119 Mill Road Cambridge
CB1 2AZ UK
10 July 2000
Newnham Language Centre
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK
For the attention of the Recruitment Manager
Или так, если письмо пишется на бланке компании, и Вы не знаете точного имени адресата:
Cambridge School of Languages
119 Mill Road *Cambridge *CB1 2AZ *UK
Newnham Language Centre
8 Grand Road Oxford OX 9DU UK
10 July 2004
For the attention of the Recruitment Manager
Любое письмо начинается с обращения к адресату. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности.
Золотое правило:
Чем точнее адрес и имя получателя, тем скорее Вы получите ответ.
Различие в пунктуации обращения
В настоящее время деловая переписка идет по пути упрощения стиля и стандартов. Это особенно заметно в обращении без знаков пунктуации.
Ниже приведены современные стандартные обращения.
Обращаться Mrs принято к замужней даме.
Ms – более нейтральное и современное обращение к даме, семейное положение которой Вам не известно.
При подготовке письма необходимо принять во внимание, что в английском языке обращение обязательно подразумевает вполне определенное окончание письма.
Ниже приведены стандартные пары обращение-подпись.
Золотое правило:
Если Вы в начале письма обращаетесь к адресату по имени, то закончить письмо нужно обязательно словами Yours sincerely (GB)/Sincerely yours (US). Если Вы не знаете имени адресата и обращаетесь нейтрально Dear Sir/Madam и т.д., то в конце письма должно стоять Yours faithfully (US/GB).
Если это Ваше не первое письмо к корреспонденту, и за время переписки у вас установились отношения более, чем просто формальные, допустимо в конце написать
Тема письма (сообщения)
Subject line
Эта строка информирует получателя письма о содержании последнего.
Re: Your application for the General Manager Position
Subject: Your order of June 2, 2004
Приложение
Encl
Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например, брошюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта, Ваше резюме и т.п., то в последней строчке должно быть указано
Encl.
Можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце
Encl. или как Encls. Все три возможности считаются допустимыми.
Если Вы обязательно хотите непременно указать, какие именно дополнительные материалы приложены к письму, то в этом случае строчка приложения выглядит так:
Encl: Resume
Encl: Curriculum Vitae
Encl: Current Price List
Отправить копию
Сс:
Команда Сс: Ms Ann Smith после строчки приложение Encl означает, что копия письма будет послана Ms Ann Smith.
Таким образом, в самом полном виде образцовое письмо должно выглядеть следующим образом:
Cambridge School of Languages
2119 Mill Road *Cambridge *CB1 2AZ *UK
British School Publishing Ltd.
2 Inner Park Road Wimbledon
London 123 45ED UK
Our ref: XY 011 Your ref:
10 July 2004
Dear Ms Higgins
Subject: Your request for New Cambridge English Language Course
ТЕКСТ ПИСЬМАYours sincerely,
Подпись
Ivan Petrov
License Manager
Encl
Cc: Ms Mary Tailor
Безусловно, в Вашем письме могут не понадобиться некоторые частности, как, например, входящий и исходящий номера, копия или приложение. В таком случае вы безболезненно выбрасываете все ненужное из плана оформления письма с сохранением порядка и пунктуации оставшихся частей. Рассмотрите приведенные ниже примеры различных деловых писем. Обратите внимание, что каждое письмо составлено применительно к каждому конкретному случаю.
Пример 1.
Cambridge School of Languages
119 Mill Road
Cambridge CB1 2AZ UK
British School Publishing Ltd.
2 Inner Park Road Wimbledon
London 123 45ED UK
10 July 2004
Dear Ms Higgins
Subject: Your request for New Cambridge English Language Course
ТЕКСТ ПИСЬМАYours sincerely,
Подпись
Ann Smith
License Manager
Пример 2.
Mr A. Abrahamson
Head of the Recruitment Department
The Great Windsor Consulting
175 Abbey Road, London,
SF12 BU 34, UK
Maria Fetisova
10 Fifth Avenue
KL89, New York
09678 USA
August 15, 2004
Dear Mr Abrahams
Re: Chief Technology Officer Position ref. CTO/003
ТЕКСТ ПИСЬМАYours sincerely,
Подпись
Maria Fetisova
Encl: Resume
Пример 3.
Mr W.A. Mozart
Managing Director
Green Brienner Records, Ltd
54 Beetle Brook Road
Fansbury, CN 07896
USA
Maria Fetisova
2 Strawberry Hill
CA 09876, USA
August 19, 2004
Dear Mr Mozart
Agency Agreement
ТЕКСТ ПИСЬМАSincerely yours,
M.Fetisova
Подпись
Encl: Agency Agreement, 2 pages.
Некоторые специальные почтовые отправления
Ниже приведены знаки специальных почтовых отправлений. Это полезно знать, чтобы понять, какой почтой Вам пришло, письмо и какой почтой посылать ответ.
Air mail – отправить авиа почтой.
EXPRESS – срочная доставка... Для таких целей пользуются услугами как государственных экспресс – компаний, так и частных. В этом случае на почтовом отправлении указана компания, осуществляющая доставку... Обычно для доставки срочных материалов существуют гарантированные сроки.
В случае невыполнения сроков доставки почтовая компания, в принципе, обязана оплатить стоимость пересылки и издержки, вызванные неполучением почтового отправления в гарантированные сроки.
Printed matter – печатные материалы, которые обычно отправляются по низким тарифам.
Registered mail – заказное письмо.
Special delivery– доставка курьером от почтового отделения.
Zip code = Postcode – номер почтового отделения.