Глава 4. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ АВТОТРАНСПОРТОМ
В современном мире автотранспортные средства эксплуатируются в очень разных сферах человеческой деятельности, спектр которых чрезвычайно широк. Соответственно и бизнеспроцессы, например, строительной компании и аэропорта сильно отличаются друг от друга. Однако в области управления автотранспортом у таких разных предприятий очень много совпадающих элементов. И в этом нет ничего удивительного, так как они подчиняются одному и тому же федеральному законодательству.
Как известно, все организации вне зависимости от принадлежности и форм собственности должны использовать одинаковые формы путевых листов. Также одинаковыми для всех являются Методические рекомендации Минтранса АМ-23-Р по расчету норм расхода топлива и Положение по техническому обслуживанию и ремонту подвижного состава. Очевидно, что информационная система управления автотранспортом (ИСУ АТ) или fleet management-система может иметь значительную часть унифицированных модулей и отчетов, подходящих для автохозяйств любого типа.
Конечно, если предприятие эксплуатирует только легковые автомобили, ему совсем не нужно вести учет топлива по моточасам. Но, несомненно, необходимо вести учет горючего по пробегам, считать износ автошин, списывать запчасти на ремонт и проч. Очевидно, что те же процедуры проходят и в компании, выполняющей грузовые автомобильные перевозки. Кроме того, еще ведется учет перевезенных грузов, заявок от заказчиков. В строительной организации, которая имеет тяжелую технику, существует дополнительная специфика – это учет топлива в моточасах, иногда по двум двигателям. Однако все эти предприятия могут использовать одну и ту же информационную систему. Более того, в организациях, эксплуатирующих смешанные парки, диспетчер может работать с одним и тем же окном при выписке путевых листов для легковых автомобилей, грузовиков, автобусов и тракторов.
Таким образом, создается единое информационное пространство, где все данные стекаются в общую базу. Образно говоря, ИС можно описать как большой шкаф с кучей разных полочек и ящичков, где все всегда на своих местах и под рукой. Причем информация, один раз введенная в базу данных, может быть использована в совершенно разных задачах. Например, по пробегу из путевого листа информационная система сразу же рассчитает расход топлива по норме. Затем, если расчет доходов ведется по километражу, то тут же можно узнать заработанную автомобилем сумму. Программа автоматически сложит пробеги и укажет о необходимости проведения ТО и замене покрышек. Как известно, горючее, ТО и резина являются частью всех совокупных переменных затрат. А в некоторых предприятиях к ним можно отнести зарплату водителей, так как она также может вычисляться на основании пробегов. В результате, введя один раз в программу путевой лист, сразу можно получить данные о доходах, затратах и, соответственно, рентабельности.
Концепция единого информационного пространства АТП существует уже довольно длительное время, с тех пор как в нашей стране появилась вычислительная техника. Еще с середины 70-х гг. ХХ века велись работы по разработке автоматизированных систем управления (АСУ) автотранспортом. В эпоху, когда не было персональных компьютеров, существовали центры обработки данных (ЦОД) с большими ЭВМ, в которые информацию загружали с помощью перфокарт. Естественно, такая автоматизация происходила только в крупных организациях больших городов, например, таких, как Главмосавтотранс. На них решались задачи по закреплению потребителей за поставщиками и клиентуры за автотранспортными предприятиями, маршрутизации перевозок, составления расписаний для автобусных парков. Велись работы по составлению программного обеспечения для проведения расчетов трансфинплана, анализа производственно-хозяйственной деятельности автотранспортного предприятия. Однако в плановом социалистическом хозяйстве широкое внедрение АСУ на автопредприятиях особого распространения не получило. В первую очередь, очевидно, из-за небольшой заинтересованности самих транспортников, так как не было острой необходимости считать рентабельность и повышать эффективность. Кроме того, сказывалось сильное отставание производства отечественной вычислительной техники.
Появление первых персональных компьютеров в нашей стране дало определенный импульс к развитию автоматизации автохозяйств. В основном такие системы стали появляться на крупных промышленных предприятиях, а также городских автобусных парках. Однако зачастую они имели фрагментарный характер, т. е. не имели общей базы данных, а решали некоторые локальные задачи. Например, таксировщик работал со своей программой, ведя учет путевых листов. Затем эти сведения экспортировались в программу по расчету заработной платы водителей, в отдельную программу по учету шин и проч. Таким образом, единого информационного пространства просто могло и не быть. Отсюда и широко известное из литературы деление информационной системы на АРМы – автоматизированные рабочие места. Например АРМ диспетчера,
• АРМ таксировщика,
• АРМ техника по учету топлива,
• АРМ техника по учету шин,
• АРМ ремонтной зоны,
• АРМ склада и проч.
Но если существует единая база данных с автоматическим расчетом необходимых параметров (расход топлива, износ авторезины, пробег до ТО, доход), зачем же выделять отдельно рабочие места под каждую задачу? Например, у диспетчера основная работа утром, когда происходит выпуск автомобилей на линию, и вечером, когда происходит закрытие путевок. Остальное время он может заниматься, например, списанием авторезины или АКБ, тем более что программа проделывает наиболее трудоемкую работу, например расчет пробегов по каждому колесу. Диспетчеру достаточно только выбрать те шины, пробег которых превысил допустимое значение, и ввести в базу данных новые покрышки.
Казалось бы, преимущества от внедрения информационной системы очевидны. Однако это не совсем так. В предыдущей главе было показано, что одним из препятствий на пути автоматизации может являться человеческий фактор. С другой стороны, и руководство, и сотрудники предприятия могут быть заинтересованы в переходе с бумажного делопроизводства на электронный документооборот, но сама система управления организацией может быть крайне запутанной и несовершенной. Всем известен диалог из юмористической сценки, где певец протягивает музыканту ноты со словами: “Тут читаем, тут не читаем, а тут я рыбу заворачивал”. На практике подобная ситуация очень часто существует в различных вариациях. Например, водители не вовремя сдают путевые листы. Просто потому, что не было должного контроля. В результате в отчеты попадает неполная информация и расходе ГСМ, что соответственно искажает картину о расходах предприятия.
Поэтому когда начинается внедрение информационной системы, то практически всегда существует два варианта реализации проекта: “Как есть” и “Как должно быть”.
Вариант “Как есть” отражает текущую технологию ведения дел на предприятии. Если текущие бизнес-процессы неэффективны, то их автоматизация не даст положительного эффекта. Как отметил академик В. Глушков: “Не пытайтесь автоматизировать существующий хаос”.
При наличии бумажного делопроизводства документы переходят из отдела в отдел, затем попадают руководству. В результате проходит очень много времени от момента поступления информации до принятия управленческого решения. Кроме того, бизнес-процессы при таком подходе очень часто не регламентированы. Зачастую сотрудник, который занимается обработкой документов, может их неправильно интерпретировать. Таким образом, информация при прохождении и обработке от сотрудника к сотруднику и далее к руководителю может искажаться. Например, в одной из строительных организаций бизнес-процесс ручного учета путевой документации был организован следующим образом. Поскольку техника работала вдали от офиса, то водители не имели возможности каждый день сдавать путевые листы. Путевки сдавались бригадиром раз в неделю. Причем сдавалась отдельная пачка путевых листов и отдельная пачка талонов на горючее. Далее один диспетчер вручную просчитывал каждую путевку, т. е. на калькуляторе вычислял расход топлива по норме, количество отработанных часов, и затем записывал эти данные в специальную справку. А другой диспетчер подсчитывал количество горючего по талонам и эту информацию также заносил в специальную накопительную ведомость.
Когда мы стали внедрять программу на этом предприятии, диспетчеры попросили нас сделать специальную таблицу для ввода в программу этих справок и ведомостей! То есть весь бизнес-процесс был бы поставлен с ног на голову. В программу бы вносилась не первичная документация (путевые листы и талоны на топливо), а уже обсчитанные данные из отчетов. Нам пришлось долго убеждать этих сотрудников, что в программу надо вносить именно путевые листы. Причем для этого необходимо заставить водителей сдавать путевки не отдельно от талонов на горючее, а прикалывать талоны к путевым листам. Только в этом случае в программу бы одновременно заносились данные и по пробегам, и по часам, и по топливу. И тогда из этих введенных в базу данных первичных документов программа могла бы формировать любые ведомости, справки, акты и проч.
В качестве другого примера можно привести планирование технического обслуживания (ТО) автомобилей. При бумажном документообороте диспетчер должен с каждого путевого листа внести величину пробега в учетную карточку конкретного автомобиля. Затем по этим учетным карточкам техник по учету должен определить автомобили, которые должны встать на техническое обслуживание в ближайший период, и подготовить график ТО. По этому графику ТО подготавливается заявка на склад о потребности в необходимых запчастях. Кладовщик на складе проверяет наличие запчастей и в случае их наличия оформляет выдачу запчастей механику, а в случае их отсутствия делает запрос в бухгалтерию о покупке.
Если вести планирование ТО в информационной системе, то, например, нет необходимости диспетчеру вести учетную карточку автомобиля. Cроки проведения ТО-1 и ТО-2 могут храниться в справочнике программы для каждого автомобиля. Таким образом, при формировании графиков ТО система обращается непосредственно к пробегам из базы данных путевых листов и сверяет их со справочными значениями сроков технического обслуживания конкретной машины. Если пробег по путевым листам превышает норму пробега до ТО, то программа вносит этот автомобиль в план-график. При этом система может по среднесуточному пробегу рассчитать прогнозное количество ТО в году и соответственно оценить потребность количества запасных частей и расходных материалов.
Образно хорошо отлаженный процесс функционирования информационной системы я бы сравнил со сборочным конвейером, например, автозавода (рис. 5). На конвейере каждый участок выполняет свою работу. Вначале на раму устанавливается двигатель, затем капот и двери, потом колеса. И в конце покраска. Все необходимые детали должны быть всегда под рукой, иначе автомобиль останется несобранным.
Так и функционирование информационной системы можно мысленно представить как сборочную линию, где оператор, вводя данные в какой-либо задаче, на выходе получает готовую продукцию – итоговые отчеты, графики, диаграммы, отражающие работу предприятия. То есть любые данные (путевые листы, заявки, ремонтные листы), которые вносятся в ИС, можно по аналогии вообразить узлами и агрегатами. Если какие-либо данные не внести, то картина работы предприятия окажется неполной. То же самое происходит и с автомобилем на сборочной линии. Если что-то не установить, то получится неисправный автомобиль.
Конец ознакомительного фрагмента.