Шифр Уколовой. Мощный отдел продаж и рост выручки в два раза. Словарь терминов (Екатерина Уколова, 2018)

Воронка продаж – это инструмент визуализации взаимоотношений с клиентами, начиная с первого контакта и заканчивая заключением сделки. Она показывает, сколько потенциальных клиентов находится в данный момент на каждом этапе бизнес-процесса продаж. Анализируя эти данные, можно понять, где менеджеры теряют клиентов, какой этап нужно улучшить, а также как поставить план продаж и план активности (по звонкам и встречам) каждому менеджеру индивидуально и всему отделу продаж.

Конверсия воронки продаж – это показатель эффективности каждого этапа бизнес-процесса продаж в отдельности и воронки продаж в целом. Он измеряется в процентах.

Лид (от англ. lead – «приводить») – потенциальный клиент, который проявил интерес к вашему предложению и добровольно оставил свои контакты для связи с ним.

Лидогенерация – процесс поиска и привлечения лидов.

NPS (Net Promoter Score) – рейтинг лояльности клиентов. Он показывает, насколько текущие клиенты удовлетворены качеством продукта и готовы ли они рекомендовать его.

ABCXYZ-анализ – исследование клиентской базы в двух направлениях: по объемам и частоте закупок. Помогает определить, какие клиенты покупают продукт больше и чаще. На основе этих данных составляется портрет целевой аудитории, на которую далее настраивается маркетинговая кампания.

CRM (Customer Relationship Management) – автоматизированная система управления взаимоотношениями с клиентами. Помогает менеджерам оптимизировать работу с покупателями, а топ-менеджеру или собственнику – получать аналитические отчеты для принятия правильных управленческих решений.

LTV (Livetime Value, или «пожизненная ценность клиента») – это количество денег, которое в будущем может принести каждый клиент, если компания продолжит выстраивать с ним отношения.

Карта рабочего дня – это инструмент анализа функций, которые выполняет сотрудник, и времени, затраченного на них. Полученные данные помогают понять, насколько эффективно выстроен рабочий день менеджера и сколько времени он посвящает выполнению своих прямых обязанностей – продаж.

Cross-sale – это предложение покупателю товаров или услуг в дополнение к тем, которые он уже выбрал.

Up-sale – это предложение покупателю приобрести более дорогую модель товара либо услуги, добавить опции, которые увеличат чек конкретной сделки.

Пенетрация (от лат. penetratio – «проникновение») – доля вашей продукции в общем объеме закупок клиентом такой же продукции. Измеряется в процентах и помогает увидеть потенциал для увеличения продаж конкретному клиенту.

Скрипт продаж – алгоритм, сценарий разговора менеджера с клиентом, последовательно приводящий к успешному закрытию сделки.

Листы развития – инструмент, который показывает, какие навыки менеджер применяет или не применяет на каждом этапе продаж. На основе листов развития оценивается качество разговора с клиентом и составляется программа обучения или повышения квалификации менеджера.

Навыковая модель – это комплекс инструкций, указаний, листов развития и скриптов для менеджеров отдела продаж.

СПИН-продажи – техника, построенная на четырех видах вопросов, которые формируют потребность клиента в продукте, раскрывают его ценность и помогают клиенту самому принять решение о покупке. Эту технику разработал известный консультант и маркетолог Нил Рэкхем на основе масштабного исследования эффективности отделов продаж. Он изучил рынок сделок за двенадцать лет, проанализировал более 35 000 встреч и обобщил опыт предпринимателей из двадцати трех стран.

Язык ХПВ – специальный «язык» общения с клиентом, который включает три составляющие при описании продукта: Х – характеристика, П – преимущество, В – выгода.

ЛПР – лицо, принимающее решение. Задача менеджера выйти на ЛПР и вести переговоры о покупке только с ним.

Цикл Деминга (цикл PDCA) – алгоритм действий для достижения целей, который включает четыре стадии: Plan – Планируй, Do – Делай, Check – Проверяй, Act – Изменяй/Корректируй. Алгоритм применяется по кругу до тех пор, пока цель не будет достигнута.

Пайплайн (от англ. pipeline – «трубопровод») – список сделок в работе менеджера, которые находятся на разных стадиях завершения и с разной вероятностью оплаты.

ЧТОБЫ ПРОДАВАТЬ ЭФФЕКТИВНО, у сотрудников отдела продаж должна быть цель – к чему стремиться. Ориентируют на нее общий и индивидуальный планы продаж. Мы предлагаем чек-лист из пяти шагов, который поможет вам рассчитать эти цифры.

1. Исходите из размера желаемой прибыли. Для этого вам нужны следующие данные:

– Сколько вы, как собственник, хотите получать прибыли?

– Маржинальность по направлениям: какие имеются источники денежного потока?

– Какая общая конверсия воронки продаж?

– Какая конверсия каждого этапа воронки продаж?

– Сколько лидов (контактов потенциальных клиентов) в месяц вы получаете на входе в воронку продаж?

– Какой средний чек?

– Данные по активности менеджеров: сколько встреч и звонков они совершают в день?

2. Используйте метод декомпозиции – разложение главного и большого на меньшие и простые детали или бизнес-процессы.

Иными словами, разбейте крупную цель по прибыли на более мелкие. В итоге вы должны понять, какие действия и в каком количестве должны совершать менеджеры, чтобы достичь поставленной цели.

Приведем яркий бытовой пример декомпозиции целей. Представьте, что вы собираетесь в отпуск. Это ваша глобальная цель. Для ее достижения нужно предпринять ряд шагов: купить путевку, завершить дела на работе, собрать вещи. Чтобы купить путевку, надо обратиться в агентство, чтобы закрыть дела – закончить ряд проектов и т. д.

3. Двигайтесь по этапам воронки продаж снизу вверх.

– Посчитайте, при каком объеме выручки вы сможете ее получить.

– Исходя из конверсии каждого этапа воронки, посмотрите, сколько счетов на оплату надо выставить, чтобы выйти на заявленный объем выручки.

– Проанализируйте, сколько необходимо отправить коммерческих предложений, чтобы получить нужное количество выставленных счетов.

– Выведите цифру по звонкам и встречам, которые следует сделать, чтобы разослать такое число коммерческих предложений.

Так вы дойдете до самого верхнего этапа воронки и поймете, сколько вам нужно получить и обработать потенциальных клиентов, какой должна быть активность менеджеров, чтобы получить желаемую выручку и прибыль. Наглядно схема представлена на рис. 1.

Рисунок 1

Рассмотрим пример:

Предположим, вы хотите заработать 450 000 руб. прибыли. Вы знаете, что в вашем бизнесе прибыль составляет примерно 15 % от выручки. Средний чек – 3000 руб., а общая конверсия воронки составляет 35 %. Теперь декомпозируйте цель.

1) Подсчитайте какую выручку вам нужно получить:

450 000 * 100 / 15 = 3 000 000 руб.

2) Выясните, сколько продаж вы должны совершить:

3 000 000 / 3000 = 1000 сделок

3) Теперь считайте, сколько лидов вы должны получить:

1000 * 100 / 35 = 2857 лидов

4) Подсчитайте, сколько нужно сделать «холодных» звонков. Например, конверсия в заявку составляет 50 %. То есть надо сделать не менее 5714 звонков, чтобы получить 2857 лидов.

5) Менеджер делает по 50 звонков в день. Чтобы выполнить план по звонкам, ему понадобится 114 дней (5714 / 50). На этом этапе вы решаете, сколько менеджеров задействовать, чтобы ускорить процесс привлечения лидов.

4. Чтобы понять, насколько можно загрузить менеджеров, ориентируйтесь на следующие цифры. Это реальные данные из нашего опыта по настройке работы отделов продаж.

Количество звонков:

• 250 звонков в рознице;

• 150 звонков в масс-маркете;

• 100 звонков в B2B, сектор малого и среднего бизнеса;

• 50 звонков в B2B, сектор среднего и крупного бизнеса;

• 15 звонков в день при наличии встреч.

Количество встреч:

• 25 встреч в FMCG секторе;

• 8 встреч в рознице;

• 2 встречи в В2В при условии, что нет звонков;

• 1 встреча в B2B, если есть звонки.

Используйте эти данные как лакмусовую бумажку для постановки персональных планов менеджерам.

5. Планируйте свою прибыль и выручку минимум на год вперед. Известный долларовый миллиардер и консультант по продажам Брайан Трейси считает, что при планировании важно придерживаться следующих правил:

• Ставьте цели на 10 лет, пять лет, три года, один год.

• Визуализируйте себя рядом с целью.

• Отвечайте себе на вопрос: что нужно сделать сегодня, чтобы выполнить все задачи на этот год? Как показывает практика, цели, которые ставятся на десять лет, реально выполнить за пять лет. Те, что ставятся на пять лет, легко реализуются за три года.

Используйте метод декомпозиции, чтобы верно рассчитать планы продаж и увеличить свою выручку и прибыль.

ВОРОНКА ПРОДАЖ – ЭТО ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ АНАЛИЗА эффективности работы отдела продаж на каждом этапе взаимоотношений с клиентами. Она показывает весь цикл продаж от первого контакта до момента заключения сделки.

Рассмотрим три шага, чтобы понять, как работать с воронкой продаж.

Для правильного построения воронки вы должны понимать, что представляет собой бизнес-процесс продаж в вашей сфере, по каким этапам менеджер должен вести клиента. Например, «холодный» звонок, презентация, отправка коммерческого предложения, выставление счета, оплата (см. рис. 2).

Рисунок 2

Такая визуализация этапов работы с клиентами помогает понять, на каком шаге вы их теряете и где необходимы изменения, чтобы наибольшее число клиентов продвигалось к последнему этапу «Оплата».

Какие цифры важно анализировать с помощью воронки продаж (см. рис. 3):

1. Сколько людей проявили интерес к вашему продукту и попали в воронку продаж?

2. Сколько из них стали вашими клиентами?

3. Какая конверсия воронки продаж?

4. Какая длина каждого этапа воронки?

5. Какая длина сделки?

6. Какой размер среднего чека?

Рисунок 3

Каждый руководитель отдела продаж должен анализировать движение по воронке продаж в следующих семи разрезах:

1. По новым клиентам. Важно видеть, как потенциальные клиенты переходят с этапа на этап с момента первого контакта и до оплаты вашего товара или услуг.

Например, на рис. 4 через «холодные» звонки в воронку попали 1720 человек. Но только 153 из них стали клиентами компании.

Рисунок 4

2. По текущим клиентам. Важно контролировать, как развиваются события после первой покупки: как происходят вторая, третья и следующие продажи.

3. По каналам продаж. Изучайте, какие каналы продаж самые эффективные и приносят вам наибольшее количество потенциальных клиентов: «холодные» звонки, e-mail-рассылка, наружная реклама, конференции, вебинары и т. д.

4. По продуктам. Анализируйте, какие продукты продаются лучше или хуже. Какой комплект товаров пользуется популярностью, что обычно покупают вместе с конкретным товаром.

5. По целевой аудитории. Смотрите, кто ваши клиенты: пол, возраст, семейное положение, сфера деятельности и т. д.

Например, по воронке на рис. 5 можно определить, что женщины покупают товар лучше, чем мужчины. Соответственно, если направить усилия на работу с женщинами, то выручка вырастет.

Рисунок 5

6. По региону. Исследуйте, в каких регионах ваши продажи идут лучше, и задумайтесь – почему. Увеличивайте усилия в этом направлении и параллельно пересматривайте свою маркетинговую стратегию в регионах, где ваш товар продается плохо.

7. По сотрудникам. Анализируйте деятельность сотрудников. Важно понимать, на каких этапах им не хватает знаний, опыта, навыков. Такая воронка поможет составить программу обучения менеджеров в соответствии с выявленными проблемами.

– Расширяйте стенки воронки и увеличивайте ее пропускную способность. То есть на каждый этап должно заходить как можно больше клиентов.

– Работайте над конверсией каждого этапа, чтобы в результате улучшить общую конверсию всей воронки.

– Вычисляйте в воронках наиболее конверсионные целевые группы, продукты, каналы продаж и направляйте усилия менеджеров и маркетолога именно на них.

– Работайте параллельно над всеми вышеперечисленными пунктами.

В первую очередь начните исправлять самый проблемный этап воронки продаж. Это этап, на котором вы теряете больше всего клиентов (см. рис. 6).

Рисунок 6

Ошибка 1: создавать в воронке лишние этапы:

• «клиент думает»;

• «сделка в процессе»;

• «сделка в работе»;

• «клиенты на потом»;

• «отложенные».

Указанные этапы не несут никакой информационной нагрузки. Откажитесь от них.

Ошибка 2: держать клиентов на одном и том же этапе воронки. Задержка происходит, когда потенциальные покупатели скапливаются в одном месте и никак не продвигаются дальше по воронке. Как правило, это следствие ошибки № 1. В результате продавец изо дня в день, из недели в неделю указывает в отчетах таких клиентов как потенциальную сделку, продолжает им звонить, работать с ними.

В этой ситуации важно вовремя выявить тех, кто не купит ваш продукт, закрыть сделку как несостоявшуюся и больше не тратить время на таких клиентов.

Ошибка 3: создавать одинаковые этапы в воронке. Например, в некоторых компаниях воронка содержит стадии «согласование договора» – «договор в разработке» – «договор у клиента». Это один и тот же этап. Такой подход не вносит ничего, кроме путаницы.

Ошибка 4: возвращать потенциальных клиентов на предыдущий этап. Следует запомнить, что движение клиента происходит только в одну сторону – в сторону закрытия сделки. Нельзя возвращать его на предыдущий этап.

Если это происходит по каким-либо форс-мажорным обстоятельствам (например, смена лица, принимающего решение), то старая сделка аннулируется и открывается новая. В противном случае конверсия воронки будет посчитана неверно и, как следствие, будут приняты неправильные управленческие решения.

Главный показатель, который помогает оценить работу отдела продаж, – это конверсия воронки продаж. Наш опыт показал, что только 15 % компаний рассчитывают ее правильно.

Если вы умеете считать конверсию воронки и понимаете, как ее увеличить, ваши продажи могут вырасти в несколько раз. Используйте следующую формулу:

Конверсия воронки продаж = количество положительно закрытых сделок / общее число закрытых сделок

Разберем на примере, как посчитать конверсию воронки продаж. Рассмотрим результаты работы с клиентами в течение трех месяцев (см. табл. 1):

Таблица 1

Новые – это те клиенты, которые проявили интерес и попали в вашу воронку.

Купили – это те, кто принял положительное решение и заплатил вам деньги.

Отказ – это те клиенты, которые приняли решение не покупать у вас.

Несмотря на то что к марту значительно выросло число новых клиентов и тех, кто совершил покупку, конверсия воронки практически не изменилась.

Важно четко уяснить, что в подсчетах участвуют абсолютно все сделки – и успешно закрытые, и те, где клиент отказался от покупки. При этом сделки, которые находятся в работе, не учитываются.

Самый главный вопрос, ответ на который поможет вам нарастить продажи, – как увеличить конверсию воронки? Рассмотрим семь главных факторов, которые влияют на конверсию.

1. Квалификация персонала. Ваши менеджеры должны владеть навыками продаж и уметь правильно вести разговор. С помощью IP-телефонии начните прослушивать их звонки клиентам, чтобы понять, где ваши продавцы не дорабатывают и какие скрипты продаж необходимо исправить.

Далее обязательно составьте листы развития менеджеров. Напомним, что это таблица, которая включает все этапы бизнес-процесса продаж с указанием, какие навыки должны применять продавцы на каждом из них. Листы развития помогут менеджерам действовать с соблюдением технологии продаж, а не наобум.

И наконец, организуйте регулярное обучение и тестирование менеджеров.

2. Точки контакта. Это места, в которых происходит соприкосновение компании с клиентом. К ним можно отнести рекламу, сайт, распространяемый контент, персонал, репутацию, визитки, офис.

Нам известны 189 точек контакта. Правило работы с ними такое: каждую неделю улучшайте хотя бы по одной точке контакта, и вы увидите, как число потенциальных клиентов на входе в воронку продаж начнет расти.

Например, после регистрации на наши бесплатные вебинары мы обзваниваем участников и моим голосом в записи напоминаем о скором начале мероприятия. Этот шаг позволил увеличить конверсию посещения вебинара на 20 %.

Также мы придумали отправлять смс с приятным сюрпризом после заполнения любой формы на нашем сайте.

3. Продукт. Оцените качество продукта с помощью индекса лояльности NPS (Net Promoter Score). Для этого проведите опрос среди текущих клиентов (технологию проведения см. в ключе 9).

4. Квалифицированный лид. Работайте только с вашей целевой аудиторией. Если менеджеры тратят время на всех подряд, то независимо от их навыков и качества продукта результата не будет.

Чтобы понять, кто ваш клиент и составить его портрет, сделайте ABCXYZ-анализ (подробно об этом см. в ключе 3). И прямо на входе в воронку продаж проверяйте каждого на соответствие этим параметрам – сразу задавайте клиенту вопросы, которые позволят понять, целевой он или нет.

5. Канал продаж. Для каждой сферы бизнеса есть свои эффективные каналы: это могут быть «холодные» звонки, e-mail-рассылка, мероприятия, конференции, реклама, вебинары. Определите, какие из них создают наибольший поток клиентов, и не тратьте деньги и время на остальные. Лучший способ узнать, какой канал самый эффективный в вашей сфере бизнеса, – организовать встречу с руководством конкурирующей компании, которая показывает лучшие результаты по сравнению с вами.

6. Бизнес-процесс. В зависимости от сектора, в котором вы работаете (B2B, B2C, B2P, B2G), важно правильно выстроить бизнес-процесс продаж. Это значит создать оптимальную организационную структуру, максимально эффективно распределить функции и создать систему, которая бы сопровождала и продвигала каждого потенциального клиента в сторону положительного закрытия сделки.

Кейсы

Ювелирные изделия

Ювелирное дело предполагает, что при выпуске новой коллекции представитель компании должен лично встретиться с клиентами и презентовать им новинки. Один из ювелирных заводов упустил этот этап бизнес-процесса продаж при смене руководителя отдела и потерял значительную долю выручки.

Сервис доставки обедов

В компании, которая оказывает услуги по доставке готовых обедов, после настройки воронки по каналам продаж выяснили, что e-mail-рассылка приносит 70 % потенциальных клиентов, а реклама в Интернете – 8 %. Тогда сконцентрировались только на e-mail-рассылках, расширении базы подписчиков и качестве писем. Продажи удалось увеличить в два раза.

Торговля

Компания продавала товар, в цвете которого преобладало золото. Изучив воронку продаж в географическом разрезе, выяснили, что основная доля продаж приходится на южные регионы – Краснодарский край, Ростовскую область, Дагестан. Перестроив бизнес-процессы на работу с югом России, увеличили выручку на 30 %.

ОЧЕНЬ ЧАСТО ПРИЧИНОЙ НЕВЫПОЛНЕНИЯ ПЛАНА продаж является работа с нецелевыми клиентами. Ваши менеджеры могут быть подкованы в техниках, владеть разными навыками продаж, работать по выверенным скриптам. Но результата не будет, если они стучатся в двери не к вашим покупателям.

Чтобы узнать, есть ли у вас такая проблема, задумайтесь над следующими утверждениями:

– менеджеры проводят много встреч, а результата нет;

– бизнес строится на опыте, полученном в другой сфере;

– нет процесса квалификации клиента;

– нет портрета целевого клиента.

Если вы согласны хотя бы с одним из этих утверждений, проведите ABCXYZ-анализ и определите свою целевую аудиторию.

ABCXYZ-анализ помогает провести исследование клиентской базы в двух направлениях: по объемам и частоте закупок. Благодаря ему вы поймете:

1. Кто вам платит больше и чаще.

2. Каков портрет вашего покупателя.

3. Заходят ли в вашу воронку целевые клиенты.

4. Куда направить основные усилия менеджеров.

5. Как увеличить отгрузку новым клиентам.

Выгрузите из программы 1С или CRM всех контрагентов и сгруппируйте их по следующему принципу: на оси ABC расположите покупателей по выручке или маржинальной прибыли, на оси XYZ – по частотe совершаемых покупок. При отсутствии таких данных используйте банковские выписки.

Смотрите на пересечение ABC и XYZ и выявляйте самых интересных для вас клиентов (рис. 7).

Рисунок 7

1) Те, кто попал в группы А и В, обеспечивают основной объем выручки.

2) Клиенты из групп АХ и ВХ обеспечивают основной объем закупок и постоянно возвращаются к вам.

3) Клиенты из групп AY и BY приносят вам хорошую выручку, но возвращаются к вам нестабильно. Придумайте для них бонусные программы, регулярно напоминайте о себе, сообщайте об акциях и новых товарах.

4) Клиенты из AZ и BZ, несмотря на приличные объемы закупок, возвращаются к вам непрогнозируемо.

5) Отношения с теми, кто попал в группу С, стоит пересмотреть и частично отказаться от них.

6) С участниками групп СХ и CY поработайте над увеличением среднего чека.

7) В CZ попадают самые неинтересные для вас клиенты. Не стоит тратить время менеджеров: откажитесь от работы с этой категорией.

Теперь вы понимаете, каким клиентам интересен ваш продукт, а кто только отнимает время менеджеров. Самое время разработать план действий, чтобы увеличить число постоянных покупателей. Для этого:

1. Поставьте задачу отделу продаж и отделу маркетинга по разработке стратегии, чтобы большая часть покупателей попала в группу А.

2. Измерьте мощность каждого контрагента, в котором вы видите потенциал для развития сотрудничества (как это сделать, читайте в ключе 12).

3. Проведите ABCXYZ-анализ не только в разрезе всех клиентов, но и по отдельным сегментам, например по партнерским и розничным клиентам. Полезно посмотреть на этот анализ и по продуктовой линейке. Вы сможете сделать вывод о том, какие продукты приносят вам наибольшую часть выручки, а от каких можно безболезненно отказаться.

4. Проводите ABCXYZ-анализ регулярно и корректируйте в соответствии с ним задачи и планы для отдела продаж.

Кейсы

Видеоролики

Менеджер компании, которая занималась созданием видеороликов для конференций и других публичных мероприятий, искал клиентов через «холодные» звонки. Он делал ставку на маркетологов и организаторов событий. После ABCXYZ-анализа стало понятно, что 80 % выручки приносят большие компании, организующие мероприятия для своих сотрудников, и общаться нужно с HR-директорами, которые как раз работают над повышением командного духа персонала. Через месяц после изменения стратегии звонков удалось привлечь еще двух крупных клиентов.

Обувь

Среди наших клиентов была компания – продавец детской обуви. Мы провели ABCXYZ-анализ и выявили, что у нее есть покупатели, которые делали заказы всего один раз в год, но при этом менеджеры тратили слишком много времени на их обслуживание. Таких клиентов мы посоветовали выделить в отдельную категорию D и назначить ответственного менеджера, который занимался бы отгрузкой товара только для них.

Результаты топовых сотрудников выросли на десятки процентов, так как у них появилось больше времени для работы с ключевыми клиентами.

Системы кондиционирования

В компании по продаже больших систем кондиционирования после ABCXYZ-анализа стало понятно, что клиенты совершают одну-две покупки, а потом исчезают и не возвращаются. Оказалось, менеджеры не работали с текущими клиентами, а были сконцентрированы на поиске новых. С момента назначения отдельного сотрудника по работе с текущими клиентами выручка компании по этому направлению выросла на 15 %.

УВЕЛИЧЕНИЕ ВЫРУЧКИ напрямую связано с управлением и контролем коммерческого отдела. Чтобы работа сотрудников была на виду, а руководитель мог эффективно управлять процессом и корректировать его, нужна CRM. Внедрение системы необходимо, когда собственник и руководитель начинают осознавать следующие четыре момента:

1. При обработке поступающего потока заявок начинают теряться лиды, так как нет системы регистрации обращений.

2. Поставленные по сделкам задачи не выполняются или выполняются с задержкой в результате «забывчивости» менеджеров.

3. В конфликтных ситуациях с покупателями и продавцами невозможно прослушать запись телефонного разговора.

4. Невозможно отследить статистику по совершаемым действиям сотрудников: количество звонков и их длительность.

Впрочем, не стоит дожидаться подобных «вестников»: лучше внедрить CRM-систему до их появления, решив таким образом три глобальных вопроса:

1. Повышение качества и скорости обработки первичных заявок. Умный софт просто не даст «забыть» о сделке и сохранит информацию о всех касаниях по заявке. Правильная настройка позволяет одному менеджеру работать одновременно с 400 клиентами и способствует росту оборота минимум на 30 %.

2. Автоматизация процессов. Многие процессы должны быть автоматизированы: лидогенерация и заведение сделок по каждой заявке, распределение лидов, переписка, отправка счетов / коммерческих предложений и т. д. CRM-система выполняет все эти операции с легкостью. Она сама просигнализирует руководителю, если задача по сделке «зависла» на каком-то этапе, отправит напоминание покупателю от имени продавца, поспособствует созданию wow-эффекта, сообщив сотруднику, что получатель открыл письмо и сейчас самое время ему позвонить.

3. Организация и контроль. Эти функции реализуются CRM-системой через возможности настройки фильтров для групповых задач и ежедневной отчетности персонала. Первое необходимо для фокусировки усилий отдела, второе – для анализа состояния и принятия решений по изменению ситуации.

Помните, что утверждение «Маленьким компаниям или бизнесам с небольшим количеством клиентов не нужна CRM-система для отдела продаж» – это миф. Как раз наоборот, именно эти категории предприятий не могут позволить себе потерять ни одного покупателя. Единственная область, где CRM вряд ли принесет какую-то пользу, – это розничные офлайн-магазины, в которых нужно отслеживать такие показатели, как количество посетителей, сумма чека и конверсия, количество единиц в чеке.

Функция оперативной памяти менеджеров. Ваш менеджер никогда и ни о чем не забудет. CRM исключает использование в работе блокнотов, ежедневников, в которых потом трудно найти нужную информацию. Любые данные, предпринятые действия, договоренности, даты, связанные с конкретным клиентом, должны собираться и накапливаться в CRM. Достаточно приучить менеджеров вносить в систему информацию о каждом контакте с клиентом, чтобы потом всегда иметь перед глазами всю историю взаимоотношений.

Функция контроля сотрудников на всех этапах продаж. CRM позволяет следить за рабочим процессом в онлайн-режиме: РОП сможет видеть, чем заняты его подчиненные, как выполняется план продаж и какие результаты достигнуты на текущий момент. Не нужно лишний раз спрашивать, на какой стадии находятся разные сделки. Подобная информация сконцентрирована в одном месте.

Функция накопления статистики для последующего анализа. CRM позволяет получать данные для построения планов продаж с учетом сезонности бизнеса. В зависимости от динамики поступления и размера выручки вы сможете планировать свои финансовые потоки, в том числе возможность использования заемных средств.

Функция автоматизации и упрощения работы. Мы знаем много примеров, когда в компаниях договоры составляются вручную или нет системы автоматической отправки счетов. CRM позволяет автоматизировать до 70 % работы над коммерческим предложением. В результате время, которое менеджеры тратят на эту операцию, сокращается с двух часов до 10 минут.

Функция независимости. При смене команды или увольнении менеджеров вы по-прежнему останетесь на связи со своими покупателями. Никто не унесет с собой всю информацию о них, оставив вас без базы данных. А новый сотрудник сможет быстро войти в курс дела так, что ваши клиенты даже не заметят кадровых изменений.

Функция выявления ошибок. CRM помогает обнаружить неявные ошибки в организации рабочего процесса. Например, при построении в CRM воронки продаж сразу можно увидеть узкие места: на каком этапе вы теряете клиентов, где ваши менеджеры не дорабатывают. Аналогично анализ каналов продаж сразу покажет, насколько эффективно вы тратите деньги на привлечение клиентов.

Функция прослушивания звонков. За счет интеграции СRM с IP-телефонией можно организовать прослушивание записи разговоров менеджеров с клиентами. Таким образом вы выявите ошибки, скорректируете скрипты, сможете использовать записи как материал для разбора на тренингах (лучшие и худшие образцы).

Функция перераспределения лидов. Когда все сроки по получению внятного ответа от покупателя вышли, то бывает полезно сменить исполнителя. CRM может делать это автоматически по заложенному в нее алгоритму.

Функция постановки групповых задач. Она повышает качество и своевременность обслуживания. Например, вы запускаете маркетинговую акцию, и в два клика все задействованные в ней сотрудники получают необходимые скрипты, контакты, шаблоны писем и коммерческих предложений.

Наш опыт показал, что в среднем с внедрением CRM эффективность работы отдела продаж увеличивается на 30 %. Однако сам факт приобретения системы не позволит сразу воспользоваться всеми вышеописанными функциями. Ваши подчиненные должны понимать, как работает CRM, ее необходимо правильно настроить, вводить в нее данные регулярно и систематизированно.

Если открыть описание любой CRM-системы, то можно утонуть в количестве информации о функциях, задачах, настройках и других деталях, связанных с ее качественной работой. Чтобы вам было проще внедрить CRM, следуйте нашим советам.

Цели лучше разделить на две группы. Первая – те, которые вы хотите достичь как руководитель: увеличить выручку, снизить объемы воровства, повысить качество и темпы работы.

Вторая группа – цели, которые вы объявите менеджерам. Это поможет объяснить, почему им будет удобно работать в системе: они смогут выполнить план продаж и получить бонус; освободят несколько часов от рутинной работы и потратят их на продажи; никогда не забудут вовремя связаться с клиентом, за счет накопленной истории получат возможность сразу делать коммерческие предложения, «от которых нельзя отказаться».

Существует 36 показателей работы отдела продаж, которые важно контролировать каждому собственнику. Но не стоит сразу пытаться охватить все. Настройте для начала как минимум формирование воронки продаж в семи разрезах:

– по новым клиентам,

– по текущим клиентам,

– по продуктам,

– по каналам продаж,

– по целевой аудитории,

– по менеджерам,

– по регионам.

Также вам пригодятся данные по «отвалу» клиентов, LTV (как рассчитать Livetime Value, или пожизненную ценность клиента, см. в ключе 11) и показатели о второй и последующих покупках каждого клиента.

Каждый менеджер должен иметь доступ только к той информации, которая необходима для выполнения его плана продаж.

Создайте свою инструкцию по работе в системе, изложите ее доступным языком и примерами из вашей СRM. Этот шаг в дальнейшем сэкономит вам много времени. А главное – вы обеспечите правильный и регулярный ввод данных в систему.

В мотивацию менеджеров включите дополнительный KPI – порядок в СRМ. Придумайте бонус за правильную работу в CRM. Например, должны отсутствовать просроченные задачи и сделки без задач; внесены ответы по всем квалификационным вопросам по клиенту (объемы поставок, количество сотрудников или другие важные критерии). Такой шаг поможет стимулировать ваших менеджеров правильно и вовремя отражать в CRM каждый свой в шаг в работе с клиентами.

Чтобы оценить, насколько правильно вы используете систему, проверьте ее эффективность по нескольким признакам. Устраните их, чтобы улучшить работу CRM.

1. Есть сделки с просроченными задачами. Несомненно, иногда на задержки никак нельзя повлиять: всегда есть клиенты, которые тянут время. Однако в большинстве случаев проблема заключается в том, что менеджеры не следят за сроками или просто не вводят данные вовремя.

2. Есть сделки без задач. Даже если такие сделки успешно закрываются – это плохой признак. Вся деятельность ваших подчиненных должна быть прозрачной, и вы всегда должны иметь возможность видеть: что, как и когда они делают.

3. Работа ведется исходя из наличия контрагентов, а не сделок. Учет в разрезе контрагентов, а не сделок, чреват тем, что вы никогда не сможете точно оценить эффективность работы менеджеров. Полученные данные не помогут вам посчитать конверсию и принять решения для ее улучшения. Кроме того, при таком подходе есть риск, что менеджеры только и занимаются тем, что общаются с клиентами. Это, конечно, хорошо, но только тогда, когда итогом становится закрытие сделок. Учет в разрезе сделок как раз позволяет отследить, на каком этапе «отваливаются» потенциальные покупатели, улучшить его и увеличить продажи.

4. Нет интеграции CRM с другими сервисами:

• сайтом,

• e-mail-рассылками,

• системами колл-трекинга,

• сервисами настройки скриптов,

• IP-телефонией,

• онлайн-консультантами.

Отсутствие такой интеграции приводит к потере входящих контактов. Оно говорит о том, что вы не видите полной картины: с каких каналов продаж к вам приходят клиенты, какие лид-магниты лучше всего срабатывают, как менеджеры разговаривают с клиентами. Как минимум вы недополучаете до 50 % информации, которая помогла бы вам принимать правильные решения.

Особенно важно настроить интеграцию с IP-телефонией. Иначе вы упускаете ряд существенных преимуществ:

– при звонке нового клиента у менеджера экономится время на создание карточки клиента;

– при звонке текущего клиента у менеджера появляется его карточка со всей историей работы;

– вызов направляется сразу на менеджера, ответственного за этого клиента;

– запись разговора прикрепляется к карточке клиента;

– звонок клиенту делается по одному клику.

Благодаря IP-телефонии отдел контроля качества сможет слушать звонки на этапах, где конверсия в продажу низкая.

5. Не все сделки ведутся в CRM. Часть сделок по-прежнему отслеживается и сопровождается с помощью блокнота, excel-таблиц и т. д. «Разнобой» чреват отсутствием реальной статистики, так как менеджеры вводят в систему только 50 % контактов.

6. Не настроен бизнес-процесс продаж. В CRM используются статусы «думает», «в процессе», «в работе». Они не несут никакой информации, не дают представления о том, в каком конкретно состоянии находится сделка, или указывают на то, что ваши менеджеры работают не слишком добросовестно.

Все клиенты скапливаются на этих этапах, и воронка превращается в «коньячку». Поэтому детально опишите весь процесс продаж от первого контакта с клиентом до закрытия сделки. Используйте понятные этапы – «выставлено коммерческое предложение», «отправлен счет», «произведена оплата».

7. Часть отчетов ведется вручную. Значит, вы видите все данные с погрешностью и, следовательно, не можете использовать все мощности CRM для увеличения продаж. Необходимо автоматизировать формирование всех отчетов.

8. Менеджеры вводят данные не одновременно с совершением звонков. Это означает, что ваша база данных не содержит всей информации, а значит, вы не видите реальной картины, не можете объективно оценить, как выполняется план продаж, и вовремя принять необходимые решения.

Кроме того, вы теряете 20 % звонков. Купите наушники, поставьте в офисе перегородки и увеличьте количество звонков на одного менеджера до 100–200 в день в зависимости от отрасли.

Не допускайте появления рассмотренных выше ошибок! Правильно настройте работу CRM-системы и организуйте работу менеджеров в ней.

АВТОМАТИЗАЦИЕЙ следует озаботиться каждой растущей компании, так как это увеличивает выручку в два раза. В этой главе рассказывается, с помощью каких инструментов можно автоматизировать до 80 % бизнес-процессов.

В частности, автоматизация розничного магазина, специализирующегося на интернет-продажах или предполагающего предварительный заказ товара по телефону (например, цветы), должна обязательно включать правильную телефонную связь: важно не потерять ни одного входящего звонка, даже когда менеджер не может на него ответить.

Решению этой задачи поможет установка облачной АТС, которая интегрируется с CRM. Перечислим основные функции этого сервиса:

1. Sipuni позволяет не только звонить и принимать входящие вызовы, но и сохраняет записи разговоров, анализирует, откуда пришел звонок, кто из сотрудников на него ответил, какова длительность разговора и т. д.

2. Система может проводить автодозвон. Для этого нужно загрузить в CRM список контактов и назначить ответственных сотрудников. Когда абонент возьмет трубку, АТС переведет звонок на менеджера. Инструмент помогает менеджеру эффективно расходовать рабочее время – не тратить его на набор номера и ожидание ответа.

3. Также можно организовать автоматический обзвон потенциальных клиентов. Работает это следующим образом. Записывается сообщение (открытие нового магазина, выгодная акция и т. д.), которое клиент должен прослушать по телефону. Далее абоненту предлагается выбор – интересно предложение или нет. Если он выбирает «да», то система быстро отправляет запрос менеджеру и тот оперативно перезванивает клиенту. Иными словами, у сотрудников появляется возможность вести переговоры только с заинтересованными лицами и не тратить время на неперспективные звонки.

4. Сервис Sipuni позволяет также совершать перехват звонков. Если кого-то из сотрудников нет на месте, его коллега может с помощью короткого номера перевести входящий на себя, не поднимаясь со своего рабочего места.

5. Еще одна возможность – суфлирование разговора. Оно особенно хорошо работает, когда стажер «плывет» в разговоре с крупным клиентом: более опытный менеджер может вклиниться в беседу и подсказывать коллеге правильные реплики. Клиент этого не услышит.

6. Часто сотрудникам компании проще звонить с мобильных номеров, да и клиентам проще перезванивать, если вызов был пропущен. Но как контролировать такие разговоры? Сим-карта или приложение Sipuni превратят мобильный телефон в корпоративный. В этом случае все звонки попадут в CRM, их можно будет контролировать и анализировать.

7. Система также позаботится о пропущенных звонках. Если на входящий звонок в данный момент некому ответить, то клиент получит уведомление автоответчика, а менеджер – напоминание о перезвоне.

Главная задача рассмотренного сервиса – чтобы все входящие и исходящие звонки были максимально эффективными, не раздражали клиентов и не расходовали время менеджеров вхолостую.

Автоматизация может включать виджет В2В Family, который встраивается в CRM. В чем суть? Клиенту отправлены коммерческое предложение, письмо или выставлен счет. Настроенный виджет оповестит менеджера о том, что получатель открыл послание. Именно в этот момент ваш сотрудник может совершить звонок «на миллион».

Такая автоматизация существенно экономит время. Используйте шаблоны писем, куда система автоматически вставит данные клиента из CRM и после отправки будет следить за его действиями. Причем если человек не откроет письмо в установленный срок, то сервис отправит напоминание от имени менеджера. Опять нет ответа? Тогда В2В Family поставит задачу менеджеру перезвонить, проконтролирует, состоялся звонок или нет, и перенесет сделку на следующий этап.

По опыту нашей компании внедрение этого инструмента позволяет понять, как быстро и когда именно клиенты открывают письма, сколько времени они затрачивают на чтение. Эти данные помогают вычислить оптимальное время для рассылки, не затеряться в почтовом ящике клиента и увеличить открываемость писем на 20 %. Звонок менеджера сразу после знакомства адресата с коммерческим предложением дает возможность «не отходя от кассы» ответить на вопросы, снять возражения и договориться о встрече или следующем звонке.

Процесс автоматизации связан и с созданием скриптов. Когда времени на долгое обучение новых сотрудников нет, такой инструмент позволит им быстрее влиться в работу. Да и опытные менеджеры, разговаривая с клиентом по четкому шаблону, смогут получить более высокие результаты.

Но важно понимать, что скрипты на распечатанных листах – это прошлый век! Бумаги теряются и рвутся. Кроме того, проверить, как сотрудники используют бумажные версии скриптов практически невозможно. Поэтому мы рекомендуем сразу организовать создание и внедрение шаблонов правильно, опираясь на современные платформы.

Одна из них – Hyper Script. Этот сервис позволит вам разработать и внедрить скрипты на каждый из этапов сделки: назначить встречу, отправить коммерческое предложение или счет, подписать договор. При этом важно на каждом этапе определить цель. Если вы совершаете первый звонок, то его цель – познакомиться с клиентом и отправить коммерческое предложение. Цель второго разговора – общение, продажа решений, отправка счета.

В числе ошибок менеджеров – непоследовательность, попытка перескочить с одного этапа на другой: например, при назначении встречи они начинают говорить об условиях продажи и цене, рискуя «спугнуть» потенциального покупателя. Наличие четкого скрипта разговора и контроль того, как сотрудник им пользуется, как раз должен помочь как минимум не потерять клиента и как максимум удвоить продажи.

С помощью сервиса Hyper Script можно быстро менять и обновлять скрипты, дополняя, улучшая их, устраняя ошибки, выявленные во время тестирования. Все обновления видны сотрудникам в режиме онлайн.

Кроме того, система собирает аналитику – какой из этапов был провальным и где произошла потеря клиента, в чем заключаются ошибки менеджера, насколько хорошо он знает характеристики продукта или услуги, как выявляет потребности потенциального покупателя и работает с возражениями.

Работа ряда штатных сотрудников компании – торговых представителей, мерчендайзеров, супервайзеров, технического персонала – связана с разъездами. Они отправляются на встречи, переговоры, производят сервисное обслуживание или ремонт, выполняют монтаж оборудования и т. д. Как узнать, насколько ответственно эти люди выполняют свои обязанности? Действительно ли они встречались с клиентом, а не просто поставили «галочку» в отчете? Получить достоверную информацию и контролировать работу персонала можно с помощью сервиса Resply.

Программное обеспечение позволит составить оптимальный маршрут; при этом изменить его и тайно заехать по личным делам в рабочее время не получится: все перемещения будут отражаться в системе. Также сервис ведет учет встреч, автопробега, составляет отчетность.

Ключевая функция сервиса Resply – возможность получать фотографии с gps-геолокацией. При этом можно настроить разную сортировку снимков в зависимости от конкретной задачи: собрать фотографии в разрезе региона, сотрудника, клиента, бренда, типа выкладки, определенного периода и т. д.

Таким образом, после установки этого мобильного приложения удаленные сотрудники будут у вас как на ладони, все их перемещения можно контролировать в режиме онлайн.

Компании, внедрившие Resply, наблюдают увеличение количества встреч на 20–30 %. По сути, сервис повторяет эффект видеокамеры над кассой: даже если она не подключена, сотрудники работают лучше, достигая более высоких показателей.

Что конкретно пользуется популярностью на вашем сайте, сколько времени клиент проводит на той или иной странице, каков трафик – ответы на эти и другие вопросы можно получить, настроив аналитику с помощью «Яндекс.Метрики» или Google Analytics. С этими сервисами вы поймете, каково количество визитов на сайт, какая у него конверсия, генерирует он трафик или нет. Также можно проанализировать заявки и их стоимость.

Если идти дальше, то сегодня есть возможность внедрить и более информативные сервисы – например, программу Roistat. Кроме базовой аналитики, она помогает «копнуть» глубже: собрать данные из CRM, рекламных площадок, сайта, провести сквозную аналитику и сформировать отчетность по 22 бизнес-показателям. С помощью системы можно также составить отчеты по менеджерам, посадочным страницам, территориям и т. д.

Кроме того, Roistat позволяет анализировать эффективность рекламных каналов. Ведь каждое ключевое слово, каждый канал обладают своей спецификой. Одни приводят суперклиентов, другие – тех, кто дает маленький чек или вообще возврат, а некоторые приносят заявки, которые никогда не перейдут в закрытую сделку. С получением данных об особенностях работы того или иного канала у компании появляется возможность принять решение о перспективах его использования, исключить пустые траты, сфокусироваться на источниках привлечения клиентов с высокой конверсией в продажи.

Впрочем, функциональность рассматриваемой системы гораздо шире. Кроме аналитического модуля, есть собственный колл-трекинг, который позволяет заводить сделку в CRM в момент получения звонка. Эта информация также поступает в сводный отчет по всем каналам продаж.

Система также дает возможность управлять ставками в «Яндекс.Директ»: брокер подсказывает оптимальные значения, отслеживает средние ставки по позициям, оценивает качество кампаний. Ведь известно, что верхние строчки всегда занимают рекламные объявления, за которые получена самая высокая ставка на определенный момент. Как перебивать ставки конкурентов?

Для этого существуют различные биддеры, которые автоматически дают ставку выше, чем у конкурентов. Но проблема в том, что такой сервис не знает, какое объявление прибыльно, а какое нет. Он просто перебивает ставку, действуя по заданному алгоритму. В итоге часть рекламного бюджета просто «сливается».

С биддером от Roistat можно «включить оптимизацию по прибыли»: действие этой кнопки заставит робота самостоятельно разбираться, какая реклама эффективна и стоит ли ее поднимать вверх.

Также в сервисе имеются ловец лидов (форма для запроса контакта, чтобы можно было связаться с потенциальным клиентом) и другие функции.

Все перечисленные сервисы призваны автоматизировать бизнес-процессы на 80 %. Такое «оснащение» существенно усилит отдел продаж и избавит его от несвойственных ему функций.

НАШ ОПЫТ ПОКАЗАЛ, что при создании или реорганизации отдела продаж стоит обратить внимание на следующие девять пунктов.

1. Собственник не должен управлять менеджерами. Наймите руководителя отдела продаж (РОПа), который будет ежедневно контролировать и направлять менеджеров. Иначе скорее всего менеджеры будут предоставлены сами себе, а план продаж окажется под угрозой срыва.

Конец ознакомительного фрагмента.