Глава 4
УЧЕТ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
Цель изучения:
– дать понятие дебиторской задолженности;
– раскрыть состав дебиторской задолженности и действующих правил его учета;
– обобщить сведения расчетов организации с юридическими и физическими лицами и отражения этих расчетов в синтетическом и аналитическом учете;
– рассмотреть порядок формирования резерва по сомнительным требованиям, используя как метод процента от чистых продаж, так и метод оценки дебиторской задолженности по срокам оплаты и списания сомнительной дебиторской задолженности.
Ключевые слова:
Безнадежные или сомнительные счета – счета к получению, принадлежащие покупателям, которые не могут или не хотят платить
Векселя к оплате – собирательный термин для простых векселей, которыми владеет лицо, обещавшее другому лицу.
Векселя к получению – собирательный термин для простых векселей, удерживаемых лицом, которому обещана оплата.
Торговая дебиторская задолженность – суммы задолженности клиентов за товары и услуги, реализованные в течение обычной производственной деятельности организации
Счета к получению – краткосрочные ликвидные активы, которые возникают при продаже товаров в кредит в оптовой или розничной торговле.
Факториноговая компания – предприятие, покупающее дебиторскую задолженность.
Факторинг – продажа или передача дебиторской задолженности.
4.1. Дебиторская задолженность, ее виды
Дебиторская задолженность – это обязательство покупателей или других контрагентов бизнеса перед организацией по выплате денежных средств за предоставленные товары, выполненные работы и услуги.
Возникновение дебиторской задолженности при системе безналичных расчетов представляет собой объективный процесс хозяйственной деятельности организации.
Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков является финансовым активом в соответствии с МСФО 32 – «Финансовые инструменты: представление информации».
Финансовый актив – это любой актив, который представляет собой: договорное право:
– на получение денежных средств или иного финансового актива от другой организации;
– или на обмен финансовых активов или финансовых обязательств с другой организацией на потенциально выгодных для себя условиях.
Дебиторская задолженность включает в себя претензии на денежные средства, товары, услуги и прочие неденежные активы других компаний.
Дебиторская задолженность подтверждается счетами-фактурами или другими долговыми обязательствами.
Актив дебиторской задолженности имеет три существенные характеристики:
– Он воплощает будущую выгоду, обеспечивающую способность прямо или косвенно создавать прирост денежных средств;
– Активы представляют собой ресурсы, которыми управляет хозяйствующий субъект. Причем права на выгоду или потенциальные услуги должны быть законны или иметь юридическое доказательство возможности их получения. Например, при отражении факта продажи актива у продавца образуется дебиторская задолженность. Договор купли-продажи позволяет определить вероятную будущую выгоду. Но, если покупатель не внесет определенную сумму погашения дебиторской задолженности, то продавец фактически не теряет контроль над ресурсами, то есть потенциальным поступлениям, и, следовательно, актив перестает быть активом.
К активам не относятся выгода, которая будет получена в будущем, но в настоящее время не находится под контролем компаний. При этом ключевым моментом является решение бухгалтера о том, что та или иная хозяйственная операция произойдет.
Дебиторская задолженность бывает краткосрочной, которая должна быть погашена в течение одного года или операционного цикла и долгосрочной, сроком погашения свыше одного года. Классификация дебиторской задолженности приведена на рисунке 1.
По характеру образования дебиторская задолженность делится на нормальную и неоправданную. К нормальной задолженности предприятия относится та, которая обусловлена ходом выполнения производственной программы предприятия, а также действующими формами расчетов (задолженность по предъявленным претензиям, задолженность за подотчетными лицами, за товары, отгруженные, срок оплаты которых не наступил). Неоправданной дебиторской задолженностью считается та, которая возникла в результате нарушения расчетной и финансовой дисциплины, имеющихся недостатков в ведении учета, ослабления контроля за отпуском материальных ценностей, возникновения недостач и хищений (товары отгруженные, но неоплаченные в срок, задолженность по недостачам и хищениям и др.)
Существует два вида дебиторской задолженности:
– торговая дебиторская задолженность – это суммы обязательств покупателей за товары и услуги, реализованные в результате основной деятельности;
– неторговая дебиторская задолженность, которая возникает в результате других видов деятельности.
Выделяют следующие виды дебиторской задолженности: дебиторская задолженность покупателей и заказчиков, дочерних, зависимых товариществ, совместно контролируемых юридических лиц, прочей дебиторской задолженности, расходы будущих периодов, дебиторская задолженность по выданным авансам.
Учет дебиторской задолженности ведется на счетах подраздела 1200 «Краткосрочная дебиторская задолженность» и подраздела 2100 «Долгосрочная дебиторская задолженность», в которые входят следующие счета:
1210 – «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков» и 2110 – «Долгосрочная задолженность покупателей и заказчиков», где отражаются операции по расчетам с покупателями и заказчиками за реализованные активы и оказанные услуги сроком до одного и свыше одного года;
1220 – «Краткосрочная дебиторская задолженность дочерних организаций» и 2120 – «Долгосрочная дебиторская задолженность дочерних организаций», где отражаются операции по расчетам с дочерними организациями за реализованные активы и оказанные услуги сроком до одного и свыше одного года, и прочая долгосрочная дебиторская задолженность дочерних организаций;
1230 – «Краткосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций» и 2130 – «Долгосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций», где отражаются операции по расчетам с ассоциированными и совместными организациями за реализованные актины и оказанные услуги сроком до одного и свыше одного года, и прочая долгосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций;
1240 – «Краткосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений» и 2140 – «Долгосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений», где учитывается краткосрочная и долгосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений;
1250 – «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» и 2150 – «Долгосрочная дебиторская задолженность работников», где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников по предоставленным работникам долгосрочным займам, а также расчеты по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации работником, сроком до одного и свыше одного года;
1260 – «Краткосрочная дебиторская задолженность по аренде» и 2160 – «Долгосрочная дебиторская задолженность по аренде», где учитываются расходы по осуществлению арендных платежей по операционной и соответственно по финансовой аренде за предстоящие периоды, и прочая долгосрочная дебиторская задолженность по аренде;
Рис. 1. Классификация дебиторской задолженности
1270 – «Краткосрочные вознаграждения к получению» и 2170 – «Долгосрочные вознаграждения к получению», где отражаются операции, связанные с движением краткосрочной и долгосрочной дебиторской задолженности по начисленным вознаграждениям по аренде, предоставленным займам, приобретенным финансовым инвестициям, доверительному управлению и прочие долгосрочные вознаграждения к получению;
1280 – «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» и 2180 – «Прочая долгосрочная дебиторская задолженность», где отражаются операции по прочей краткосрочной и долгосрочной дебиторской задолженности, неуказанной в предыдущих группах, например, краткосрочной или долгосрочной задолженности по векселям полученным, по осуществлению страховых выплат страховым организациям и т.д.;
1290 – «Резерв по сомнительным требованиям».
Бухгалтерия организации отвечает за своевременное и достоверное отражение доходов и дебиторской задолженности в системе бухгалтерского учета, а также по созданию резерва по сомнительной дебиторской задолженности.
Основными задачами учета является:
– своевременное, полное и правильное отражения в бухгалтерском учете доходов и дебиторской задолженности;
– контроль за правильностью оформления первичных документов для учета доходов и дебиторской задолженности, и их дальнейшего хранения;
– выполнения требований налогового законодательства Республики Казахстан при формировании счетов-фактур.
4.2. Оценка дебиторской задолженности
Основными бухгалтерскими операциями, связанными с дебиторской задолженностью, являются оценка и признание. Счета к получению, называемые торговой дебиторской задолженностью, включают в себя суммы к получению либо в течение года, следующего за балансовой датой, либо в течение операционного цикла компании.
Обычным сроком погашения принято считать период от 30 до 60 дней, по истечении которого счета к получению считаются просроченными. Отдельные счета к получению с кредитовым сальдо (в результате предоплаты или переплаты) должны быть переклассифицированы и отчитываться по ним нужно как по обязательствам. Эти кредитовые сальдо не должны включаться в дебиторскую задолженность.
Дебиторская задолженность признается только тогда, когда признается связанный с ней доход. Дебиторская задолженность оценивается по начальной стоимости за минусом корректировок на сомнительные долги, денежных скидок, возврата проданных товаров, и в результате этого определяется чистая стоимость счетов к получению.
Торговые скидки или скидки с продаж – доля цены конечной продажи, право на получение, которой имеет организация, обеспечивавшая эту продажу. Торговая скидка определяется в процентном соотношении к стоимости товара и уменьшает тем самым его стоимость. При этом счет-фактура выставляется на чистую стоимость, и дебиторская задолженность признается как чистая сумма.
Покупатель при приобретении товара руководствуется ценой, указанной в прайс-листе. Если покупатель приобретает большую партию товара или приобретает внесезонный товар на распродаже, то цены могут подлежать торговой скидке. Эти скидки чаще всего используются для того, чтобы не изменить цены каталогов, стимулировать продажи различных категорий товаров. Торговые скидки сокращают конечную стоимость реализации, т.к. вычитаются из установленной стоимости товара, и покупателю выставляется счет на оплату за минусом скидки. Возможность предоставления торговых скидок и признание их в учете должны быть отражены в учетной политике организации.
Основные рекомендуемые бухгалтерские проводки по признанию дебиторской задолженности и скидки с продаж и цены:
Возврат проданных товаров.
Гарантированное право возврата товаров в течение разумного срока является частью обширной программы маркетинга, необходимой для поддержки конкурентоспособности в отраслях экономики. Возврат производится по причине дефектов или других неприемлемых качеств продукции. Возврат товара покупателем и возврат денег за ранее приобретенный им товар оформляется в соответствии с принятыми правилами розничной торговли и учетной политикой организации. В соответствии указанными правилами и положениями возврат товара оформляется накладной, один экземпляр которой прилагается к товарному отчету, второй экземпляр вручается покупателю. Накладной является основанием для обмена товара или по желанию покупателя возврата ему денег на возвращенный товар.
В бухгалтерском учете хозяйственные операции, связанные с возвратом проданной продукции отражаются на счете 6020 – «Возврат проданной продукции».
На сумму отраженного ранее дохода по возвращенному товару составляется бухгалтерская запись:
– Дебет 6020 – «Возврат проданной продукции»;
– Кредит 1210 – Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков.
На сумму НДС:
– Дебет 3130 – Налог на добавленную стоимость;
– Кредит 1420 – Налог на добавленную стоимость. Фактическая стоимость товара, который возвращен, сторни-
руется:
– Дебет 7010 – Себестоимость реализованной продукции и оказанных услуг;
– Кредит 1320 – Готовая продукция, 1330 – Товары. Стоимость реализации определяется соглашением между организацией и покупателями товаров (работ, прочих услуг) и другими субъектами по выполненным операциям на основе договоров, нормативных документов и других документов.
Первичными документами по отражению в бухгалтерском учете хозяйственных операций являются:
– по реализации товаров – накладные на отпуск запасов на сторону;
– по работам и услугам – акты выполненных работ, оказанных услуг;
– счета-фактуры;
– по другим операциям – документы, исполненные с учетом требований по оформлению документооборота.
Структурное подразделение, инициирующее выполнение работ или оказание услуг покупателям или заказчикам разрабатывает проект договора и представляет проект договора на согласование другим подразделениям в пределах их компетенции.
Главный бухгалтер организации осуществляет согласование проектов договоров касательно порядка расчетов и налогообложения, а также проверяет:
– стоимость, порядок, условия и сроки оплаты покупателем или заказчиком после полного выполнения организацией своих договорных обязательств в рамках заключенного договора;
– включение в стоимость услуг расходов по налогам и других обязательных платежей в бюджет, в том числе таможенных платежей;
– валюту расчетов, а также принадлежность покупателя или заказчика (резидент или нерезидент);
– наличие требований по оформлению акта приема-сдачи выполненных работ или оказанных услуг за каждый этап выполнения работ, или оказания услуг.
Порядок и сроки оказания услуг, и бухгалтер проверяет:
– порядок и сроки выполнения работ или оказания услуг;
– срок действия договора и вступление его в силу;
– наличие в проекте договора первичных документов (акта приема-сдачи выполненных работ или оказанных услуг, счета-фактуры, акта сверки взаиморасчетов и других документов), которые организация предоставит покупателю или заказчику в результате выполнения работ или оказания услуг;
– порядок приема-сдачи выполненных работ или оказанных услуг;
– условия оформления акта приема-передачи имущества в начале и по окончании действия договора аренды имущества (договор аренды).
Другие условия:
Главный бухгалтер проверяет правильность указания реквизитов организации:
– БИН;
– юридический адрес;
– свидетельство о регистрации плательщика НДС;
– наименование банка;
– номер текущего счета;
– БИК;
а также наличие аналогичных реквизитов покупателя или заказчика.
Ответственный бухгалтер Организации проверяет правильность составления и оформления документов:
счета-фактуры:
– выполнение требований налогового законодательства РК;
– правильность оформления счета-фактуры: порядковый номер, дату составления, размер облагаемого оборота, ставку налога и сумму НДС, общую стоимость оказанных услуг;
– правильность указания реквизитов организации и их соответствие договору: БИН, юридический адрес, свидетельство о регистрации плательщика НДС, наименование банка, номер расчетного счета, БИК;
– наличие номера и даты заключения договора;
– правильность указания реквизитов покупателя и заказчика и их соответствие договору: БИН, юридический адрес, свидетельство о регистрации плательщика НДС, наименование банка, номер расчетного счета, БИК;
– соответствие наименования услуг в счете-фактуре наименованию, указанному в договоре.
Акт оказанных услуг:
– соответствие номера и даты подписания договора, указанных в акте оказанных услуг, регистрационному номеру и дате заключения договора;
– соответствие перечня оказанных услуг предмету договора;
– соответствие сроков оказания услуг условиям договора;
– соответствие стоимости оказанных услуг условиям договора;
– наличие подписи в акте ответственного (уполномоченного) лица организации.
После подтверждения правильности оформления документов бухгалтер организации подписывает счет-фактуру, прилагает к ней накладные на отпуск товаров, при оказании услуг – акт выполненных работ, оказанных услуг.
Главный бухгалтер организации проверяет наличие визы ответственного бухгалтера на счете-фактуре и виз ответственных лиц в накладных на отпуск, в акте выполненных работ, оказанных услуг и подписывает счет-фактуру. Далее данный пакет документов передается руководителю или уполномоченному лицу организации на подпись.
После подписи руководителяили уполномоченного лица организации, ответственный бухгалтер обеспечивает нанесение печати организации на накладных на отпуск, в акте выполненных работ, оказанных услуг и счет фактуре.
Один экземпляр счета-фактуры и два экземпляра накладных и акта выполненных работ и оказанных услуг предоставляется покупателю или заказчику для подтверждения продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг. После подписания:
– покупатель подшивает акт приема-сдачи оказанных услуг в отдельную папку вместе счетом-фактурой;
– бухгалтер заводит отдельную папку по договорам.
Оригиналы документов подшиваются и хранятся в бухгал-
терии.
После получения банковской выписки бухгалтер проверяет в банковских выписках наличие ссылки на номер, дату и наименование договора, номер и дату счета-фактуры; соответствие поступившей суммы на текущий счет организации условиям договора и сумме в счете-фактуре.
В организации должен проводиться постоянный контроль краткосрочной дебиторской задолженности со сроком погашения более трех месяцев и выясняется причины задержки оплаты покупателями и заказчиками.
Основные рекомендуемые бухгалтерские проводки по признанию дебиторской задолженности:
4.3. Учет полученных авансов
Авансы выплачиваются организациям покупателями под поставку товаров, сырья и материалов, выполнению работ, оказанию услуг.
Бухгалтер на основании поступлений авансовых платежей в соответствии с банковскими выписками осуществляет бухгалтерские записи.
Бухгалтерия на основании полученных документов от служб подготавливает счет-фактуру двух экземплярах, подписывает их у главного бухгалтера и руководителя организации или уполномоченного лица и акты выполненных работ, а также обеспечивает нанесение печати.
В процессе подготовки счета-фактуры бухгалтер формирует бухгалтерскую проводку для признания дохода и дебиторской задолженности и осуществляет выравнивание между авансом и дебиторской задолженностью. В результате аванс закрывается.
После правильного оформления документов бухгалтер передает один экземпляр счета-фактуры и акта выполненных работ, накладную покупателям и заказчикам нарочно. Авансы, полученные в иностранной валюте, учитываются по рыночному курсу на дату поступления денежных средств.
Оригиналы документов подшиваются и хранятся в бухгалтерии организации.
Ниже приведены основные рекомендуемые бухгалтерские проводки по учету авансов полученных:
4.4. Учет полученных векселей
В хозяйственной практике организации широкое распространение получают векселя для оформления расчетов с другими организациями. Расчеты по векселю возникают с момента, когда покупатель (векселедатель) выписывает на имя поставщика (векселедержателя) вексель в обеспечение задолженности за поставленные ему товарно-материальные запасы, выполненные работы, оказанные услуги.
Согласно МСФО 39 – «Финансовые инструменты: признание и оценка» вексель является ценной бумагой, удерживаемой до погашения. Вексель оценивается по дисконтированной стоимости будущих денежных потоков от выплаты процентов и основной суммы долга.
Различают постой и переводной векселя.
Простой вексель – это безусловное обязательство уплатить определенную сумму денег по требованию или в установленный рок в будущем. Лицо, которое подписывает вексель и тем самым обязуется уплатить по нему, называется векселедателем. Лицо, которое получает платеж по векселю, называется ремитентом или получателем.
Ремитент учитывает простые векселя, которые он держит, сроком погашение менее 1 года, как векселя к получению в разделе краткосрочных активов в балансе. Векселедатель, в свою очередь, отражает их в балансе как векселя к оплате в разделе краткосрочных обязательств.
При учете простых векселей важно знать значение следующих терминов:
1) дата погашение;
2) срок векселя;
3) процент и процентная ставка;
4) сумма погашения.
Поставщик представляет покупателю отсрочку платежа, т.е. коммерческий кредит. Выдача покупателем векселя не прекращает обязательства покупателя. В связи с этим, в бухгалтерском учете векселедержателя должны быть оформлены бухгалтерские записи: При отгрузке продукции (работ, услуг) отражается задолженность покупателя:
– Дебет счета. 1210 – Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков;
– Кредит счета 6010 – Доход от реализации продукции и оказания услуг.
На сумму процентов по векселю:
– Дебет счета 1270;
– Кредит счета 6110 Доходы по процентам.
На сумму НДС:
– Дебет счета.1420 – Налог на добавленную стоимость;
– Кредит счета 3130 – Налог на добавленную стоимость. При непосредственном получении векселя в погашения задолженности за проданную продукцию (работ, услуг) составляется бухгалтерская запись:
– Дебет счета 1120 – Краткосрочные финансовые активы, предназначены для торговли субсчет «Вексель к получению»;
– Кредит счета 1210 – Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков.
Вексель оплачен покупателем в оговоренный срок:
– Дебет счета 1030 – Денежные средства на текущем счете;
– Кредит счета 1120 – Краткосрочные финансовые активы, предназначены для торговли субсчет «Вексель к получению.
Поставщик полученный вексель может использоваться следующим образом:
– ждать оплаты векселя покупателем;
– учесть вексель и банке;
– продать вексель;
– оплатить векселем приобретенные товары, работы, услуги.
На практике имеет место продажи дебиторской задолженности. Наиболее распространенным видом является продажа дебиторской задолженности факторинговой компании. Факторинговые компании – это финансовые компании, которые покупают у предприятия дебиторскую задолженность за определенное вознаграждение, а затем собирают долги непосредственно с покупателей. В практике такая передача дебиторской задолженности называется «передача без права регресса».
Когда дебиторская задолженность продается без права регресса, покупатель берет на себя риск по сбору (инкассация) и принимает любые убытки. Передача счетов к получению при сделках без права регресса – это прямая (окончательная) продажа дебиторской задолженности как по форме (передача право собственности), так и по содержанию (передача контроля). При осуществлении сделок без права регресса, как при любой сделке по продаже активов, счета денежных средств дебетуется на стоимость дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность кредитуется на номинальную стоимость дебиторской задолженности. Разница, уменьшенная на сумму любого резерва на покрытие возможных корректировок (скидки, возвраты, резервы и т.п.), признается как убыток от продажи дебиторской задолженности. Продавец передает факторинговой компании учетные документы (вексель), в которых отражена дебиторская задолженность.
Бухгалтерские записи, отражающие передачу права на получение дебиторской задолженности без права регресса для продавца, будет следующие:
4.5. Учет дебиторской задолженности работников
Учет дебиторской задолженности работников ведется на счетах 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» и 2150 – «Долгосрочная дебиторская задолженность работников», где отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников подотчетным суммам, командировкам, по предоставленным работникам краткосрочным и долгосрочным займам, а также расчеты по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации работником, сроком до одного и свыше одного года.
Подотчетные лица – круг работников организации, которые имеют право на получение авансом наличные суммы денежных средств в подотчет на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы (служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и осуществляют прочие расходы).
Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержденному руководителем организации, наличные деньги. Авансы выдаются не ранее наступления действительной необходимости в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки.
Основными нормативными документами, в которых описаны положения о материальной ответственности, является статьи 91и 92 Закона РК «О труде в Республике Казахстан».
Материальная ответственность означает, что работник должен обеспечить сохранность имущества, денежных средств и других ценностей организации, к которым они имеет доступ при исполнении своих обязанностей.
Командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.
Документальное оформление командировочных расходов регулируется следующими законодательными и нормативными правовыми актами:
1. Трудовым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 07.11.2014 г.).
2. Налоговым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 15.01.2014 г.).
3. Постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года N 1428 «Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан».
4. Учетной и налоговой политикой организации.
5. Индивидуальными трудовыми, коллективными договорами.
6. Положениями о служебных командировках организации.
Перед выездом в командировку работников руководителю организации руководители структурных подразделений подготавливают служебную записку, с указанием основания, пункта назначения, периода и даты командировки, и после подписания ее передается в департамент по управлению персоналом для оформления приказа на командирование.
Бухгалтер, получив приказ на командирование работников, проверяет корректность его составления и проверяет правильность оформления приказа:
– назначение выплаты;
– период командировки;
– подписи ответственных лиц организации.
В случае, если приказ составлен (оформлен) неправильно, информирует департамент по управлению персоналом, о необходимости его исправления.
В случае, если приказ составлен (оформлен) правильно, бухгалтер производит расчет денежного аванса, который относит в подотчет командируемым.
Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем.
При оформлении командировочного удостоверения указываются наименование организации, фамилия, имя, отчество, работника, направляемого в командировку, его должность, наименования структурного подразделения, в котором он работает. Поскольку командировочное удостоверение выписывается на основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку, то указывается место назначения и целесообразно указать также цель командировки.
Фактическое время пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения, которое заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение является отчетным документом по месту и срокам пребывания в служебной командировке.
Не требуется оформлять командировочное удостоверение, если организация направляет своего работника в страны дальнего и ближнего зарубежья. Такие загранкомандировки оформляются только приказом руководителя о направлении одного или нескольких работников в краткосрочную командировку за границу с указанием места, цели и срока командировки. никаких отметок о пребывании в месте командировки в документах командированного не делается. По возвращении из загранкомандировки работник, кроме авансового отчета, представляет копию загранпаспорта, в котором имеются отметки контрольно-пограничных пунктов Республики Казахстан и по этим отметкам определяются даты пересечения границы, т.е. время пребывания в командировке.
В соответствии с п. 6 Правил, днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспорта на место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выезда считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки. Если станция отправления вокзал, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, то день выезда в командировку исчисляется указанными выше способом с учетом времени, необходимого для проезда к месту отправления транспорта. Днем приезда из командировки считается день фактического прибытия поезда, автобуса или другого транспортного средства, на котором работник прибыл на место постоянной работы, но опять-таки с учетом времени проезда от места прибытия транспорта до населенного пункта. В случае несвоевременного прибытия или отправления поезда перевозчик по просьбе пассажира выдает ему документ, свидетельствующий об опоздании поезда.
В соответствии со статьей 152 Трудового кодекса РК, за время командировки за работником сохраняются места работы (должность) и заработная плата. Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
а) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в т.ч. за время в пути;
б) расходы по проезду к месту назначения и обратно;
в) расходы по найму жилого помещения.
Суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика. Кроме того, согласно подпункту 4 пункта 3 статьи 155, не рассматриваются в качестве дохода физического лица компенсации при служебных командировках за каждый календарный день нахождения в командировке – в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке.
Командированному работнику выдается аванс по смете в валюте той страны, куда он направляется, при отсутствии какоголибо вида валюты, расчет производится в свободно-конвертируемой валюте. При сдаче авансового отчета командированному работнику возмещаются суточные в пределах норм, установленных законодательством для каждой страны, а также расходы, подтвержденные документально по проезду к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, расходы по найму жилого помещения.
Расчетная сумма командировочных расходов вносится бухгалтером в формируемый реестр оплаты платежей, который направляется на согласование уполномоченным работникам.
Подписанный реестр платежей, вместе с прилагаемым Приказом на командировку передаются специалистам в бухгалтерию, осуществляющим перечисление авансов командировочных расходов на лицевые карт-счета работников или в кассу.
По возвращении из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагается командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду, расходы при оформлении выездной визы, копия загранпаспорта.
При сдаче авансового отчета командированному работнику возмещаются суточные в пределах установленных нормативов и расходы, подтвержденные документально: фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь (стоимость проездных документов, услуги предварительной продажи билетов, расходы обязательного страхования пассажиров на транспорте, расходы по пользованию постельными принадлежностями, расходы по проезду транспортом общего назначения до пункта, находящегося за чертой города, расходы по оплате услуг камер хранения при задержках транспортных средств, расходы, связанные с перегрузом при отправке производственного оборудования, подтверждение документально и т.д.); фактически произведенные расходы по найму жилого помещения, включая оплату расходов за бронь (плата за проживание, услуги по бронированию мест в гостинице, расходы за телефон, телевизор и холодильник, если ими укомплектован номер, плата за междугородние переговоры по вопросам, связанным с командировкой, подтвержденная документально).
Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой организации. При этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.
Если расчеты с подотчетными лицами производятся в иностранной валюте (при служебных командировках, оплате представительских и других расходов за рубежом) операции с иностранной валютой по счетам 1250 и 1010 отражаются в тенговом эквиваленте. Возникшие положительные или отрицательные курсовые разницы отражаются по счетам 6250 – «Доход от курсовой разницы» и 7450 – «Расходы по курсовой разнице».
Учет представительских расходов. В процессе деятельности работники организации могут получать наличные деньги в подотчет на представительские расходы.
К представительским расходам, связанным с деятельностью организации, относят расходы по приему и обслуживанию лиц представителей других организаций, производимые в целях установления деловых контактов, поддержания взаимного сотрудничества, проведения совещаний и других мероприятий, непосредственно связанных с его деятельностью; а также в целях организации и проведения заседаний совета директоров или иного органа управления организации, кроме исполнительного органа.
К представительским расходам относятся расходы на транспортное обеспечение указанных лиц, питание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Документы, подтверждающие расходы на мероприятие представительского характера, должны быть разработаны организацией и утверждены в учетной политике. В качестве основополагающих документов для оформления представительских расходов могут быть использованы:
приказ с обоснованием проведения мероприятия по приему представителей других юридических лиц, участников правления, совета директоров, ревизионной комиссии;
– программа пребывания и проведения делового приема, вкоторой отражаются сведения о дате и месте встречи представителей; ожидаемое количество участников; перечень обсуждаемых вопросов;
– смета расходов с обоснованием каждой статьи расходов.
После подписания приказа о проведении приема и обслуживания лиц в целях поддержки взаимного сотрудничества (проведения совета директоров или собрания акционеров) бухгалтерия выдает подотчетному лицу сумму, утвержденную сметой.
Подотчетное лицо по окончании мероприятия, организованного во исполнение приказа, представляет в бухгалтерию: авансовый отчет с первичными документами, подтверждающими расходы (кассовые ордера, фискальные кассовые чеки, закупочные акты, счета, билеты, договора аренды и т.п.), акт об исполнении сметы, утвержденный руководителем.
Не допускается списание с подотчета сумм без документов, обеспечивающих достоверность расходов.
В соответствии с положениями главы 36 Гражданского Кодекса РК и на основании заявления работника и распоряжения руководителя организации, между сотрудником и организацией заключается договор о беспроцентном займе. На основании заключенного договора работнику выдается ссуда, которая отражается двойной записью:
4.6. Учет сомнительной дебиторской задолженности
Методы оценки сомнительных долгов
В соответствии ст. 105 п. 1 Налогового Кодекса, Сомнительным требованием признается требования, возникшие в результате реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам-нерезидентам, осуществляющим деятельность в Республике Казахстан через постоянное учреждение, филиал, представительство, и не удовлетворенное в течение трех лет с момента возникновения требования. Сомнительными также признаются требования, возникшие по реализованным товарам, выполненным работам, оказанным услугам и не удовлетворенные в связи с признанием налогоплательщикадебитора банкротом в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В конце каждого отчетного периода организацией оценивается наличие объективных признаков ухудшения качества дебиторской задолженности на основе следующих факторов:
– сроки возникновения дебиторской задолженности;
– платежная и кредитная история покупателя или заказчика;
– анализ финансового положения покупателя или заказчика и наличие судебных решений/исков, решений о банкротстве.
Размер резерва определяется по каждой сумме сомнительного требования с учетом финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения им долга и полном размере или частично.
Резервы по сомнительным требованиям создаются в конце года на основании данных инвентаризации дебиторской задолженности. Инвентаризация расчетов с дебиторами заключается в том, что необходимо подтверждать задолженность по счетам, по которым образовалось задолженность на определенную дату.
Инвентаризацию надо проводить перед составлением годовой финансовой отчетности. В ходе инвентаризации дебиторской задолженности производится взаимная сверка данных с конкретными организациями и отдельными лицами. Сверка расчетов осуществляется с помощью писем или выезда работника бухгалтерии в организацию, числящуюся дебитором, составляется акт взаимной сверки.
Оформление акта сверки взаиморасчетов с покупателем или заказчиком может осуществляться в рамках инвентаризации имущества и других статей отчета о финансовом положении.
В целях проведения сверки с покупателем или заказчиком ответственный бухгалтер готовит акт сверки взаиморасчетов на основании данных бухгалтерии и распечатывает:
1) акт сверки взаиморасчетов в двух экземплярах и
2) документ о состоянии взаиморасчетов с покупателем или заказчиком.
Он проверяет правильность оформления акта сверки взаиморасчетов, а именно:
– соответствие наименования покупателя или заказчика в акте сверки взаиморасчетов;
– соответствие регистрационного номера договора в акте сверки взаиморасчетов;
– соответствие рассматриваемого периода в акте сверки взаиморасчетов;
– соответствие сальдо дебетовых и кредитовых оборотов на начало и конец периода в акте сверки взаиморасчетов.
По результатам всех проверок дебиторской задолженности определяется величина каждого сомнительного долга.
Балансовая стоимость дебиторской задолженности должна быть уменьшена непосредственно или использованием счета оценочного резерва. Сумма убытка должна быть признана в составе прибыли или у бытка.
Резерв по сомнительным требованиям может быть использован организацией лишь на покрытие убытков от безнадежных долгов.
По методу оценочного резерва по сомнительным долгам убытки по безнадежным долгам сопоставляются с продажами, в результате которых они возникли.
Эти убытки являются расходами, которые возникают в момент продажи товаров в кредит и должны согласовываться с доходами, полученных от этих продаж. Величина начисления резерва по сомнительной дебиторской задолженности зависит от величины резерва, созданного в предыдущем периоде. Сумма резерва по сомнительным требованиям, не полностью использованная организацией в отчетном периоде на покрытие убытков по безнадежным долгам, может быть перенесена на следующий отчетный период. При этом сумма вновь созданного резерва должна быть скорректирована на сумму остатка резерва предыдущего отчетного периода.
Учет созданных резервов по сомнительным долгам ведется на пассивном (контр-активный) счете 1290 – «Резерв по сомнительным требованиям». Аналитический учет по счету 1290 – «Резерв по сомнительным требованиям» ведется по каждому сомнительному долгу, по которому создан резерв.
Для правильности расчетов резерва необходимо проверить:
– суммы дебиторской задолженности;
– даты образования задолженности;
– количество дней просрочки;
– суммы ранее созданного резерва;
– суммы создаваемого резерва;
– итоговой суммы, отражаемой в учете.
Документ:
– ссылки на регистрационный номер и дату договора;
– наименование покупателя или заказчика;
– правильность выбранных счетов рабочего плана счетов организации;
– суммы, подлежащей учету.
Ниже приведены основные бухгалтерские записи по созданию и использованию резервов.
При образовании резерва по сомнительным требованиям, организация вправе по своему усмотрению выбирать один из двух общепринятых методов оценки величины расходов по сомнительным счетам в Учетной политике один из следующих методов:
1) метод процента от объема реализации, выполненных работ (оказанных услуг) (нетто-реализация);
2) метод учета дебиторской задолженности по срокам оплаты.
Целью первого метода является точное измерение расходов, возникших в результате сомнительной дебиторской задолженности.
Целью же второго метода является точное измерение чистой стоимости дебиторской задолженности.
Метод процента от объема реализации, выполненных работ (оказанных услуг). Сущность данного метода заключается в определении процента сумм безнадежных долгов в общем объеме реализации. Для того, чтобы определить процент образования резерва по сомнительным требованиям, необходимо проанализировать объем реализации товаров, выполненных работ (оказанных услуг) и сумму неоплаченных счетов. Определим сумму резерва по сомнительным требованиям для следующих показателей финансово-хозяйственной деятельности организации.
Пример. Объем реализации за год составляет 1 049 000 тенге. Фактические убытки по сомнительным счетам за последние пять периодов, предшествующих отчетному, составили:
Средний процент за пять периодов составляет (2,1+1,2+1,6+1,4+2,0): 5 = =1,66 %. Исходя из этого сумма резерва по сомнительным требованиям составляет (1049 * 1,66 %): 100 % = 17 400 тенге.
На сумму созданного резерва делается запись по дебету счета 7440 – «Расходы по созданию резерва и списанию безнадежных требований» и кредиту счета 1290 – «Резерв по сомнительным требованиям» на сумму 17 400 тенге.
Метод процента от объема реализации, выполненных работ, оказанных услуг (от чистых продаж) делает упор на отчет о прибылях и убытках. Он предполагает, что определенная часть выручки от продаж не будет получена, эта часть и станет расходами по сомнительным счетам за текущий период. По этому методу измерить чистую себестоимость дебиторской задолженности не всегда возможно. Концептуальная основа этого метода – принцип соответствия, т.к. безнадежный долг основан на реализации.
Метод учета дебиторской задолженности по срокам оплаты заключается в определении процента сомнительных требований по сроку оплаты задолженности, основанный на отчете о финансовом положении (баланс). Он предполагает, что определенная часть неоплаченной дебиторской задолженности не будет погашена и представляет собой процесс составления списка дебиторов-должников в соответствии с датами оплаты счета. Если покупатель пропустил срок оплаты, то существует вероятность того, что счет не будет оплачен. Ранжирование счетов дебиторской задолженности по срокам оплаты помогает руководству организации определять кредитную политику и политику сбора денежных средств по дебиторской задолженности, а также предупреждает руководство о возможных проблемах.
Расходы по сомнительным счетам за год представляют собой разницу между планируемым сальдо и текущим не скорректированным сальдо оценочного резерва по сомнительным счетам. Для определения этого процента необходимо классифицировать все счета к получению по следующим категориям:
– счета, срок оплаты которых не наступил;
– счета со сроком оплаты от 1 до 30 дней;
– счета со сроком оплаты от 31 до 60 дней;
– счета со сроком оплаты от 61 до 90 дней;
– счета со сроком оплаты более 90 дней.
Для каждой категории определяется прогнозируемый процент сомнительных долгов. Это часть является планируемым сальдо счета 1290 – «Резервы по сомнительным долгам».
После того, как получено планируемое сальдо счета «Резервы по сомнительным долгам», необходимо определить, на какую сумму нужно сделать корректировку. Сумма корректировки зависит от текущего сальдо счета «Резервы по сомнительным долгам».
Рассмотрим два варианта:
1) кредитовое сальдо по счету «Резервы по сомнительным долгам»;
2) дебетовое сальдо по счету «Резервы по сомнительным долгам».
Например, в первом варианте счет резерва по сомнительным долгам на 31 декабря имеет кредитовое сальдо в размере 18 000 тенге.
Величина неоплаченной дебиторской задолженности по результатам инвентаризации составляет 700 000 тенге. По срокам оплаты эту величину можно разбить следующим образом:
Первая категория – 200 000 тенге;
Вторая категория – 170 000 тенге;
Третья категория – 100 000 тенге;
Четвертая категория – 150 000 тенге;
Пятая категория – 80 000 тенге.
Приведем таблицу определения процента и сомнительных требований.
Таблица 2
Таблица определения величины резерва по сомнительным требованиям методом учета счетов по срокам оплаты
Таким образом, планируемая сумма резерва сомнительных долгов составит 142 100 тенге.
Так, как счет «Резервы по сомнительным долгам» имеет кредитовое сальдо необходимо произвести корректировку на сумму 124 100 рассчитанную следующим образом:
Сумма созданного резерва в учете отражается следующим образом:
Сальдо счета «Резервы по сомнительным долгам» после корректирующих бухгалтерских записей будет составлять:
1290 «Резервы по сомнительным долгам»
Во втором варианте, счет «Резервы по сомнительным долгам» имеет дебетовое сальдо в сумме 18 000 тенге, прогнозируемые суммы расходов по сомнительным долгам за год будут равны 160 100 тенге, рассчитанную следующим образом:
Сумма созданного резерва в учете отражается следующим образом:
Сальдо счета «Резервы по сомнительным долгам» после корректирующих бухгалтерских записей будет составлять:
1290 «Резервы по сомнительным долгам»
При списании с баланса организации невостребованных требований, ранее признанных сомнительными, дебетуют счет 1290 и кредитуют счета по учету расчетов: 1210 – 1240 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», 1280 – «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность», 1610 – «Краткосрочные авансы выданные» и др.
Налог на добавленную стоимость в сумме сомнительных требований подлежат корректировке путем отражения операции по дебету счета 3130 – «Налог на добавленную стоимость» и кредиту счетов1210 – 1240 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», 1280 – «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность».
Списанная как сомнительное требование по истечении срока исковой давности не признается ее аннулированием, эти суммы должны учитываться на забалансовом счете 007 – «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Бухгалтерия должна следить за возможностью ее взыскания в случае изменения финансового положения должников.
В случае оплаты должником, дебиторская задолженность, которая списана как сомнительное требование, сумма признается прочим доходом отчетного периода и отражается по дебету счетов 1010 – «Денежные средства в кассе» или 1030 – «Денежные средства на текущих счетах в банке» и кредиту счета 6280 – «Прочие доходы». НДС при оплате списанных ранее сомнительных требований подлежат увеличению (путем увеличения налогооблагаемого оборота в декларации по НДС) и отражается по дебету счетов1010 – «Денежные средства в кассе» или 1030 – «Денежные средства на текущих счетах в банке» и кредиту счета 3130 – «Налог на добавленную стоимость».
4.7. Учет выданных авансов
Аванс поставщикам и подрядчикам перечисляется на основании договора или контракта, заключенного между поставщиком и предприятием, в отдельных случаях – на основании акта о частичном выполнении работ. В платежных поручениях на перечисление аванса следует отразить: частичная оплата или проценты предоплаты.
При перечислении авансов поставщикам и подрядчикам используются следующие счета:
1610 – «Краткосрочные авансы, выданные поставщикам и подрядчикам»;
2910 – «Долгосрочные авансы, выданные поставщикам и подрядчикам».
Оплаченные авансы, как и другие предоплаченные расходы, являются активами организации, которые отражаются по дебету счетов выданных авансов в корреспонденции со следующими счетами:
4.8. Учет расходов будущих периодов
Расходы будущих периодов включают расходы, осуществляемые организацией в текущем отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам.
К таким расходам относятся следующие затраты: по подготовительным к производству работам в сезонных отраслях промышленности; по освоению новых производств, цехов, агрегатов и предприятий (пусковые расходы); по подготовке и освоению производства новых видов продукции и технологических процессов; по горно-подготовительным работам; по рекультивации земель; по единовременному массовому набору рабочих при организации или расширении производства; суммы подписки на техническую литературу, газеты и журналы; арендная плата, уплаченная за последующий отчетный период; оплаченные вперед суммы страховых платежей и другие расходы.
Расходы будущих периодов подлежат отнесению на соответствующие статьи расходов с классификацией по видам работ и услуг равномерно в течение отчетных периодов, к которым они относятся – то есть в течение периода, в котором были выполнены работы или оказаны услуги.
На практике применяется следующая классификация расходов будущих периодов: страхование, арендная плата и прочие расходы будущих периодов. В целях отражения расходов будущих периодов в финансовой отчетности представляют бухгалтеру следующие документы для проверки правильности их оформления:
1) договора о выполнении работ или оказании услуг;
2) счета-фактуры, выписанные Поставщиками в соответствии с требованиями законодательства РК, или счета на оплату.
Бухгалтер должен проверить представленные первичные документы и проверить вступление договоров в силу, даты начала и завершения договоров. На основании данной информации бухгалтер составляет справки-расчеты для равномерного распределения расходов в течение отчетных периодов, к которым данные расходы относятся.
Учет расходов будущих периодов ведется на счете 1620 – «Расходы будущих периодов» подраздела 1600 – «Прочие краткосрочные актив».
Аналитический учет расходов будущих периодов ведется в Ведомости учета расходов будущих периодов по каждому виду (группе) расходов.
Расходы будущих периодов подлежат ежегодной инвентаризации, что обеспечивает достоверность остатков по этому счету, переходящих на следующий год, и правильность их списания на издержки производства или обращения в течение года. Инвентаризационная комиссия по документам устанавливает и включает в описи суммы, подлежащие отражению на счете 1620 – «Расходы будущих периодов».
Вопросы для самоконтроля
1. Дайте определение дебиторской задолженности, раскройте порядок признания и оценки дебиторской задолженности.
2. Каковы основания для отражения в бухгалтерском учете дебиторской задолженности?
3. Как оценивается дебиторская задолженность?
4. В каких случаях возникают сомнительные требования?
5. Какие методы используются для создания резерва по сомнительным долгам?
6. Назовите методы оценки создания резервов по сомнительным долгам и раскройте порядок их учета.
7. Раскройте порядок учета командировочных и представительских расходов.
8. Каков порядок учета с покупателями и заказчиками?
9. Каков порядок оформления и учет авансов, полученных?
10. Как и на каком счете отражаются скидки с продаж, скидки с цены, возврат товаров?
11. Каков порядок учета по векселям полученным?