Аудит своими глазами
От того, как организована работа на складе, зависит своевременность выполнения заказов, бесперебойная работа в цехах и репутация всей компании. Каким бы он ни был, какая бы продукция здесь ни хранилась, функция его остается неизменной: склад – это буфер, предназначенный для гармонизации мощностей участков, производства и продаж, совмещенный с зоной переработки товаро-материальных ценностей, где товар меняет форму, комплектность, состояние и т. д.
Видимыми базовыми элементами складской системы, постоянно находящимися во взаимодействии, являются:
персонал;
оборудование;
товаро-материальные ценности.
Не стоит забывать, что существуют и другие элементы, участвующие в работе системы:
процессы;
документооборот и система учета;
организация работ.
Разберемся с каждым из них по очереди.
Когда, войдя на склад, мы наблюдаем оживленную работу – одни работники сгружают грузы, другие загружают, третьи перемещают их по складу, четвертые оформляют документацию, кто-то руководит, кто-то выполняет – у нас невольно создается иллюзия, что все идет как надо, кипит работа, и каждый при деле. Но суета – не показатель эффективности. Скорее наоборот – она является свидетельством того, что этот складской «организм» болен и нуждается в срочном лечении.
В нормально организованной и управляемой складской системе по определению не может быть концентрации персонала и осуществляемых процессов в одном месте и в одно время. На качественно организованных складах царит тишина и спокойствие, работа выполняется размеренно, здесь не толпятся сотрудники – лишь одинокие работники, не спеша и не отвлекаясь, делают свое дело.
Давайте попробуем пристально рассмотреть, что же на самом деле скрывается за «активной» жизнью склада, описанной выше, и определим возможные причины возникающих авралов и суматохи, которые зачастую воспринимаются нами как естественное положение дел:
Наличие материальных крестов, пересекающихся материальных потоков, указывает на неправильное планирование пространства и нерациональное распределение работ, что повышает возможность ошибок и риск того, что грузы будут отправлены не по назначению.
Наличие технологических крестов, пересекающихся маршрутов движения техники и людей, ведет к торможению работ и повышает риск нанесения повреждений (как технике, так и сотрудникам).
Отсутствие правильного планирования работы склада (выполнение работы по факту возникновения необходимости) приводит к тому, что запланированные операции пересекаются во времени и пространстве, создавая нагрузку на одни и те же элементы складской системы.
Неэффективность сменной организации труда возникает, когда нагрузка на склад оценивается по усредненным показателям (за неделю, день) и сменная организация труда не учитывает реальные пики нагрузки по процессам и операциям.
Неэффективная организация работ – когда линейный руководитель не знает, что, кто и когда должен делать, работники принимают эти решения самостоятельно, что, при отсутствии организации и «командного центра», в конечном итоге оказывается губительным для любой системы.
Таковы самые простые, но в то же время самые глобальные проблемы склада, которые сразу бросаются в глаза при внимательном наблюдении за тем, как осуществляются работы.
Остановимся на некоторых элементах рабочей атмосферы склада и рассмотрим их подробнее.
Товаро-материальные ценности
Самым простым шагом при проведении «аудита своими глазами» является наблюдение за состоянием, обращением, хранением и перемещением товаро-материальных ценностей.
В отношении ТМЦ можно выделить группу простых признаков существования проблем складской системы:
ТМЦ находятся в складе вне системы логистических юнитов (коробка, поддон, контейнер и др.);
ТМЦ хранятся прямо на полу вне привязки к какой-либо зоне (идентифицированной согласно системе учета);
упаковка продажи или юнит хранения (перемещения) ТМЦ повреждены;
ТМЦ находятся на складе без какой-либо упаковки;
ТМЦ находятся на складе без системы идентификации (идентификация проводится по внешнему виду или затруднена);
ТМЦ находятся в упаковке, в логистическом юните, но в форме, делающей невозможной их обработку без дополнительных затрат и операций.
Наличие подобных проблем на складе позволяет сделать неутешительные выводы:
на складе не реализована система хранения;
правила работы с ТМЦ не разработаны или не доведены до сведения работников;
работники склада не соблюдают правила работы с ТМЦ;
на складе не внедрена система учета или ее реализация невозможна;
низок уровень исполнительской дисциплины и организации работ на складе;
уровень остатков в системе учета никогда не соответствует фактическому;
постоянно требуются дополнительные затраты на отбраковку, переупаковку, закупку упаковочных материалов и т. д.
часты случаи, когда на момент подачи запроса ТМЦ не готовы к отгрузке, что приводит к увеличению времени выполнения заказа или его срыву. Поскольку если, к примеру, из 10000 коробов 50 повреждены, утеряны или не упакованы, заказ нельзя считать выполненным в полной мере. Результатом в любом случае станут дополнительные затраты и срыв заказа.
проблема нехватки людей, техники и места будет возникать регулярно, поскольку часть ресурсов постоянно направляется на дополнительные операции.
Самым страшным для предприятия в подобной ситуации является даже не потеря прибыли от сорванного заказа и не впустую потраченное время. Намного хуже, если работники склада (грузчики, кладовщики, заведующий склада, логисты), ежедневно сталкиваясь с этими сбоями и их последствиями, не замечают их, считая все происходящее НОРМАЛЬНЫМ. В таком случае проблема не в какой-то детали, валяющейся на полу; проблема куда глубже и ее решение потребует смены всей системы и, возможно, замены многих сотрудников.
Складские системы хранения
Следующим элементом, на который следует обратить внимание при проведении «аудита своими глазами», являются складские системы хранения и комплектации, проще говоря, – различные стеллажные конструкции и то, как они используются, как в них хранятся и обрабатываются ТМЦ.
Есть группа простых критериев, которые позволяют зафиксировать проблемы с использованием стеллажных конструкций:
1. Каждая стеллажная система предназначена для хранения согласно определенным принципам.
не эффективно хранить и обрабатывать единицы продукции или комплектующие на паллетных стеллажах;
не эффективно размещать в тоннель въездных стеллажей различный ассортимент;
не эффективно хранить единицы товара или комплектующие в блочно-напольной системе без проходов для трехсторонней обработки.
2. Каждая стеллажная система предназначена для обработки специальной техникой (гидравлической или комплектовочной тележкой, штабелером, погрузчиком и пр.).
не эффективно проводить ручной отбор грузов со стеллажных систем, предназначенных для обработки техникой;
не эффективно допускать работу персонала на высоте с грузами, хранящимися на стеллажных конструкциях;
не эффективно использовать один тип техники для работы со всеми видами стеллажных систем.
3. Каждая стеллажная система – это дорогая конструкция, не менее ценная, чем оборудование или хранимый на ней товар. Она также требует к себе бережного отношения, потому недопустимы:
разбитые стойки и погнутые балки;
провисание и чрезмерная нагрузка на уровень;
сорванные и отсутствующие таблички и инструкции.
Наиболее часто встречающимися проблемами, связанными со складскими системами хранения являются:
неправильное проектирование и расстановка стеллажных систем (без учета маршрутов транспортировки, товаро-материальных потоков, методов погрузки-разгрузки и пр.);
неэффективное использование стеллажных систем, что приводит к ненужным затратам;
постоянные дополнительные затраты на обслуживание, возникающие из-за неправильного обращения со складскими системами хранения;
постоянная замена элементов стеллажных конструкций, поврежденных из-за неправильного обращения;
большое время комплектации заказа;
большое количество персонала, требуемого для выполнения работы;
нехватка места для размещения ассортимента;
нехватка техники для обслуживания системы;
нехватка мест комплектации для отбора продукции;
невозможность нормального функционирования системы учета.
Самым большим разочарованием нередко становится отсутствие выгод от вложения средств в модернизацию складов (постройку нового помещения, закупку дорогостоящей техники и стеллажных систем). Причиной этого чаще всего становится то, что персонал склада, для облегчения работы которого и были осуществлены эти инвестиции, работая привычным образом, сводит на нет все усилия, разрушая стеллажные системы или не используя их преимущества в полной мере.
Складская техника
Проводя «аудит своими глазами», нельзя обойти вниманием складскую технику, к которой относятся все типы механизмов, предназначенные для перемещения ТМЦ на складе.
В отношении техники проведение аудита упрощается, поскольку все проблемные стороны, как правило, достаточно очевидны, хотя и часто игнорируются даже теми сотрудниками, которые регулярно с ними сталкиваются:
техника находится в ненадлежащем виде (загрязненность и следы повреждений);
техника имеет надписи, рисунки, приспособления, не предусмотренные по ее паспорту;
не вся техника из имеющейся в наличии задействована в процессах;
на территории склада или комплекса имеются «брошенные» единицы техники;
в процессе работы у техники заканчивается заряд или горючее;
существует постоянная проблема нехватки техники, возникают регулярные требования закупить несколько дополнительных единиц;
при наличии сервисных служб, осуществляющих ремонт по договору, существует и собственный механический и ремонтный участки, где постоянно что-то ремонтируется.
Наличие вышеперечисленных «симптомов» указывает на существование следующих проблем:
отсутствует отдельный график работы техники, согласованный с графиком нагрузок;
реальные потребности в технике не идентифицированы, отсутствует взаимосвязь между объемом и частотой работ и количеством единиц техники;
персонал не несет личной ответственности за используемую технику;
техника содержится и обслуживается без соблюдения правил работ по техпаспорту.
Как ни удивительно, но на практике трудно встретить хотя бы один склад, которому, по мнению руководителя, не требуется еще несколько единиц складской техники. И в то же время практически на каждом складе можно найти возможности сокращения ее количества или увеличения ее продуктивности за счет рационального использования и обслуживания.
Упаковочные и расходные материалы
Среди всех складов, будь то производственные или торговые, едва ли найдется 20%, где в точности прописаны правила и процедуры по обращению с упаковочными и расходными материалами, определены зоны для их хранения и выделены необходимые ресурсы. Проблемы, возникающие с ними, похожи на проблемы с ТМЦ, хотя и имеют некоторую специфику.
Посмотрев «по-новому» на свои расходные и упаковочные материалы, Вы можете обнаружить, что:
они не имеют фиксированного места хранения, находясь в беспорядке по всей территории склада или предприятия;
отсутствуют точные данные о количестве используемых видов и их номенклатуре;
они не присутствуют в системе учета остатков или их учтенное количество никогда не соответствует реальному;
несмотря на постоянную закупку, их регулярно не хватает, что вызывает задержки в процессах;
не существует действующего регламента по обращению с ними, как и ответственного за их использование и расход;
регулярно возникают жалобы со стороны поставщиков и клиентов на использование не тех материалов.
Подобные, на первый взгляд, незначительные проблемы могут иметь очень серьезные последствия для бизнеса:
без точного учета доля упаковочных и расходных материалов в себестоимости единицы продукции никогда не будет определена;
затраты на упаковочные и расходные материалы будут постоянно распределяться на общие и накладные расходы;
вы создадите искусственные нормы расхода, которые не будут соблюдаться;
из-за отсутствия постоянной зоны для упаковочных и расходных материалов места их промежуточного хранения будут повсюду;
захламленность материалами будет постоянно затруднять проход, они будут перекладываться с места на место по мере необходимости.
Вы также должны понимать, что назначением кладовщика и грузчика, ответственных за упаковочные и расходные материалы, проблему не решить. В отличие от других проблем складской системы, данная полностью кроется в отсутствии складского учета, настолько же отличного от бухгалтерского, насколько бухгалтерский учет отличается от финансового. Лишь при его эффективном функционировании возможно начать более рациональное использование упаковочных и расходных материалов.
Складской персонал
Кладовщиками и грузчиками не становятся – ими рождаются. Эта шутка имеет под собой серьезные основания, так как складской персонал уникален по своим характеристикам. Нигде не происходит так много революций и забастовок, нигде не выдвигается столько ультиматумов и нигде нет настолько незаинтересованных в отсутствии качественного результата людей. Секрет в том, что они не чувствуют себя ценными сотрудниками, создающими добавленную стоимость, но привыкли к тому, что их всегда во всем считают виноватыми.
Проблемы данного звена легко обнаруживаются при наблюдении за их работой:
они ходят группами и работают по 2—3 на одной операции, процессе;
на одного или двух работающих всегда есть один наблюдатель;
если попросить бригадира или кладовщика назвать всех людей, работающих на складе, и указать, кто на каком процессе работает в данный момент, Вы не услышите четкого ответа;
каждый раз на смену выходит разное количество людей;
не соблюдается техника безопасности;
они неаккуратно обращаются с ТМЦ;
они ходят в не установленной правилами обуви и одежде;
они говорят по мобильным телефонам и принимают пищу в неположенном месте;
постоянно используется ненормативная лексика;
на территории разрешено курение, сотрудники посещают место для курения группами по 3—10 человек.
Подобное положение дел дает основание для следующих выводов:
на складе царит хаос;
управление складом непрофессионально;
отсутствует исполнительская дисциплина;
управляет рабочими процессами группа «старожилов», опытных сотрудников, которые уверены, что знают, как выполнять свою работу, и не признают регламента и правил;
В такой ситуации Вы оказываетесь полностью зависимым от работников склада в отношении выполнения заказов и заявок, и никакая система оплаты труда не повысит качество работ.
На самом деле стоит заглянуть в «курилку», услышать громко играющее радио, заглушающее все вокруг, увидеть суетящийся персонал, изображающий бурную деятельность, – и этого будет достаточно, чтобы признать, что со складским персоналом существуют проблемы. Разница лишь в глубине поражения этой «болезнью».
Складские процессы
Умение прописывать процессы существенно облегчает жизнь руководителя, позволяя организовывать работу самым эффективным образом, постоянно видеть последовательность выполняемых операций, понимать, кто и за какую часть работы несет ответственность. Но многие, приняв этот метод за универсальный рецепт эффективности и начав его применение на складе, сталкиваются с полнейшим неприятием, вызванным тем, что в отличие от производственного складской персонал, не воспринимая свою работу как создающую ценность для клиента и всего предприятия, равнодушно относится к понятиям технологий, их последовательности и культуре производства. Поэтому будьте готовы к тому, что за один раз прописать и реализовать необходимые складские процессы не удастся.
Итак, как же осуществлять «аудит своими глазами» в отношении складских процессов? Самое привлекательное в таком «аудите» это то, что не существует «особенных» и «уникальных» складских хозяйств, и об этом стоит постоянно помнить. Не обманывайтесь заявлениями кладовщиков, заведующих складами и даже руководителей комплексов, о том, что предлагаемые методы усовершенствования организации работ на складе не будут работать «потому что…» – далее следуют любые объяснения, чем данный склад отличается от аналогов. Но любой склад предназначен для выполнения одних и тех же базовых задач: приемки, размещения, хранения, комплектации, инвентаризации, отгрузки грузов и выполнения группы процессов и операций, связанных с обработкой товара (формирование комплектов, упаковка, подготовка и т.д.).
Поэтому для определения того, насколько технологичны и правильны процессы, осуществляемые на складе, Вы можете сделать следующее:
Запросить все виды складских документов, регламентирующих складские процессы (положения, порядки, инструкции, алгоритмы, распоряжения, приказы и т.д.), и проверить знание руководителей и работников, включая то, насколько эти документы актуальны.
Проверить любого работника на понимание выполнения процесса (попросить разъяснить, что, почему и зачем он делает, к какому результату это должно привести и что случится, если процесс не будет выполнен в срок).
Попробовать нарушить какую-либо операцию или процесс и понаблюдать, к каким результатам это приведет, отследив скорость реакции и принятия решений (и определить, будут ли вообще замечены изменения).
Провести аттестацию руководителей и работников с помощью кейсов, предложив условные ситуации, которые могут возникнуть в процессе работы на складе, и попросив описать свои действия. Пример задачи: на склад пришла машина с поврежденным товаром, менеджер по закупкам недоступен, до конца рабочего дня 1 час, а водитель торопится уехать. Придумав до 20 таких вопросов, Вы достаточно объективно сможете оценить готовность своего персонала к самым разным ситуациям.
Конец ознакомительного фрагмента.