Время – ресурс руководителя
Осуществляя основные управленческие функции, руководитель фирмы опирается на вполне определенные ресурсы – людей, финансы, сырье. Однако в его распоряжении есть еще один уникальный ресурс – время. Сколько времени имеется в наличии? Сколько времени руководитель может выделить для себя лично? – Возможно один-два часа в сутки. Это очень мало. Но такова жизнь. Итак, как распорядиться временем?
Первое, что делайте утром в начале работы – это составляйте точный график дня и список вопросов по их приоритетности.
Ежедневно обдумывайте новые меры по экономии своего времени и времени сотрудников, клиентов, партнеров. Следует учитывать их служебную специфику и специфику фирмы. Необходимо не только обдумывать такие меры, но и поручать помощнику, секретарю или специально выделенному сотруднику систематически информировать обо всех новинках в этой области, которые публикуют в периодике и литературе.
Малозначительные, второстепенные вопросы накапливаются. Ничего страшного. Отдайте им 4 часа в месяц.
Раз в месяц проверяйте исполнительность и степень осознания ответственности ваших подчиненных. Как? "Дотошная" ревизия по вопросам выполнения порученных им важных задач. Любая проверка кончается выводами.
Всегда держите при себе несколько чистых карточек для записи удачных идей, замыслов или важных для себя наблюдений.
Как можно больше дел поручайте для исполнения подчиненным. К специфичным вопросам привлеките специалистов.
Не умножайте количество корреспонденции, избавляйтесь от ненужной информации.
Не работайте в выходные дни.
Решив трудную и важную задачу, наградите себя свободным временем, чтобы снять напряжение и развеяться.
Не распыляйтесь, сконцентрируйте внимание и усилия на одном фундаментальном (для данного момента) вопросе.
Перелистывайте книги, периодику, отчеты, доклады быстро, отыскивая главные мысли и выводы.
Анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы они не входили в противоречие с интересами дела.
Используйте "часы ожидания" для решения мелких вопросов. Отправляясь на прием или по иному делу, захватите с собой несколько бумаг с такими вопросами.
Не тратьте времени на сожаления и терзания по поводу неудач.
Помните, что для важных дел у вас достаточно времени!
Цените свое время. Почаще задавайте себе вопросы:
Что означает для меня время? Как я обращаюсь со своим временем? Как используется мое рабочее время? Обеспечивается ли максимальная отдача моих возможностей? Достаточно ли времени я уделяю людям? Жалею ли об ушедшем времени?
Пользуясь своим стилем использования рабочего времени, старайтесь не попасть в ловушку времени.