Методические рекомендации
по организации работы комитетов по аудиту
советов директоров акционерных обществ
Методические рекомендации по организации работы Комитетов по аудиту Советов директоров акционерных обществ с участием Российской Федерации (далее – Методические рекомендации) разработаны для оказания содействия советам директоров акционерных обществ с участием Российской Федерации в уставном капитале (далее – компании) по определению роли и задач комитетов по аудиту компаний, в целях повышения качества корпоративного управления в акционерных обществах с государственным участием.
Методические рекомендации рекомендуются к применению председателем совета директоров, членами совета директоров, членами комитета по аудиту и исполнительными органами компании. С учетом настоящих методических рекомендаций, отраслевых особенностей и особенностей конкретной компании рекомендуется сформировать Положение о комитете по аудиту, которое утверждается советом директоров.
1. Введение
1.1. Комитет по аудиту является одним из важнейших инструментов корпоративного управления компании, и его роль неуклонно растет в условиях выхода компаний на международные рынка капитала, необходимости обеспечения соответствия требованиям регуляторов, повышения инвестиционной привлекательности компаний.
1.2. Комитет по аудиту создается в целях содействия эффективному выполнению функций совета директоров в части предварительного рассмотрения вопросов, связанных с контролем за финансово-хозяйственной деятельностью компании.
К вопросам деятельности комитета относятся: надзор за формированием бухгалтерской (финансовой) отчетности, системой внутреннего контроля и управления рисками, обеспечения соблюдения нормативно-правовых требований и информирования исполнительных органов о нарушениях, налаживания взаимодействия между внешними и внутренними аудиторами, а также другие вопросы по назначению совета директоров.
1.3. В то время как весь совет директоров, в качестве наблюдательного органа, должен действовать в интересах компании, комитет по аудиту наделяется особенной ролью, которая заключается в его независимом статусе от исполнительных органов компании в защите интересов акционеров в части бухгалтерской (финансовой отчетности) и системы внутреннего контроля. Комитет по аудиту подотчетен только совету директоров, что позволяет ему отдельно от исполнительных органов компании осуществлять независимый контроль и оценку финансово-хозяйственной деятельности компании.
1.4. При этом комитету необходимо постоянно взаимодействовать с исполнительными органами компании с целью совместного рассмотрения вопросов относящихся к:
– эффективности системы внутреннего контроля;
– эффективности системы управления рисками;
– эффективности практики корпоративного управления;
– достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
– соблюдения нормативно-правовых требований (комплаенс);
– координации деятельности внутреннего аудитора;
– координации деятельности внешнего аудитора;
– прочим вопросам по поручению совета директоров.
Необходимо принимать во внимание, что вышеуказанный список является обобщающим. В силу отраслевой специфики некоторые из вышеуказанных вопросов могут быть в компетенции других комитетов при совете директоров. (Например, в банковской сфере вопросами управления рисками может заниматься комитет по рискам). В таких случаях необходимо ориентироваться на отраслевые требования к комитету по аудиту и/или усмотрение совета директоров при распределении обязанностей между комитетами.
1.5. Многие из основных функций комитета по аудиту изложены в настоящих методических рекомендациях в терминах осуществления «надзора», «контроля», «оценки» и «анализа» в отношении отдельных бизнес-функций. Необходимо иметь в виду, что обязанностью комитета по аудиту не является выполнение этих функций, действия «надзора», «контроля», «оценки» и «анализа» в отношении которых он осуществляет, комитет не участвует в их непосредственном выполнении.
Например, в отношении действий менеджмента по подготовке бухгалтерской (финансовой) отчетности или внутренних аудиторов при планировании и проведении аудитов, Комитет по аудиту, в данном примере, должен убедиться в том, что существует надежная система внутреннего контроля за подготовкой бухгалтерской (финансовой) отчетности, но это не означает осуществление комитетом по аудиту собственно осуществления непосредственного мониторинга за процессом подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности, т. к. ответственность за внедрение и эффективное функционирование системы лежит на исполнительных органах компании.
1.6. Методические рекомендации подготовлены в развитие Методических рекомендаций по организации работы Совета директоров в акционерном обществе (Приказ Росимущества от 21.11.2013 № 357) на основе российского законодательства и с учетом передовой практики корпоративного управления. Перечень использованной и рекомендованной литературы приведен в приложении.
2. Роли и обязанности комитета по аудиту
2.1. В области бухгалтерской (финансовой) отчетности
2.1.1. Комитет по аудиту осуществляет анализ существенных аспектов учетной политики, в том числе проверку ее соответствия нормам и требованиям законодательства и правилам бухгалтерского учета. Для этого комитету необходимо быть в курсе изменений учетной политики, с тем чтобы понимать каким образом эти изменения отразятся на бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Комитет по аудиту предварительно рассматривает материалы, представляемые совету директоров, и отчитывается перед советом директоров по существенным вопросам, относящихся к подготовке бухгалтерской (финансовой) отчетности.
2.1.2. Комитет по аудиту осуществляет надзор за обеспечением полноты, точности и достоверности годовой и промежуточной бухгалтерской (финансовой) отчетности компании. Необходимо иметь в виду, что ответственность за подготовку бухгалтерской (финансовой) отчетности в соответствии с требованиями применимого законодательства лежит на исполнительных органах компании. Однако комитет по аудиту рассматривает существенные изменения в процедурах подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также по представлению информации от исполнительных органов компании производит анализ операций и событий, которые наиболее подвержены оценочным суждениям при отражении в бухгалтерской (финансовой) отчетности и прилагаемых расшифровках, либо являются существенными и нестандартными.
Исполнительные органы компании должны информировать комитет по аудиту о методах, используемых для учета существенных и необычных сделок, открытых для применения нескольких учетных подходов. Принимая во внимание замечания внешнего аудитора, комитет по аудиту анализирует:
– существенные аспекты и изменения в учетной политике компании, ее соответствие применимому законодательству и стандартам бухгалтерского учета;
– элементы бухгалтерской (финансовой) отчетности, подверженные оценочным суждениям;
– полноту и ясность раскрытий бухгалтерской (финансовой) отчетности.
2.1.3. Комитет по аудиту осуществляет общее рассмотрение соответствия используемых информационных систем требованиям по обработке бухгалтерской (финансовой) информации.
2.1.4. Комитет по аудиту осуществляет анализ существенных корректировок, внесенных по результатам проведения внешнего аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности.
2.1.5. Комитет по аудиту проводит анализ пресс-релизов компании по финансовым вопросам, любых заявлений в отношении внешнего и внутреннего аудита, системы управления рисками и внутреннего контроля компании, а также публикуемой финансовой информации компании.
2.1.6. В случаях, когда комитет по аудиту обнаруживает негативные отклонения по любым аспектам процесса подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности, он должен незамедлительно довести информацию до сведения совета директоров.
2.2. В области управления рисками и внутреннего контроля
2.2.1. Комитет по аудиту осуществляет контроль за надежностью и эффективностью системы управления рисками и внутреннего контроля компании, в том числе в части установления процедур по выявлению, оценке, управлению и мониторингу рисков, связанных с подготовкой бухгалтерской (финансовой) отчетности. В случае отсутствия комитета по корпоративному управлению совета директоров комитет по аудиту осуществляет также контроль за надежностью и эффективностью практики корпоративного управления компании.
2.2.2. Ответственность за выявление, оценку, управление и мониторинг рисков, за развитие, функционирование и мониторинг системы внутреннего контроля, и предоставление отчетности совету директоров в отношении функционирования системы лежит на исполнительных органах компании. Комитет по аудиту рассматривает результаты оценки эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля по данным отчетов исполнительных органов компании по оценке эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля, материалам проверок внутреннего аудита, заключениям внешнего аудитора компании, а также отчетов внешней независимой оценки.
Периодичность предоставления комитету по аудиту отчетов исполнительными органами по оценке эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля устанавливается компанией самостоятельно, но не реже одного раза в год.
2.2.3. Комитет по аудиту осуществляет предварительное рассмотрение перед утверждением советом директоров политики компании в области управления рисками и внутреннего контроля и последующих изменений к ней.
2.2.4. До представления на утверждение совету директоров, комитет по аудиту рассматривает и дает заключение в отношении уровня риск-аппетита компании и уровня толерантности к рискам. Исполнительные органы компании несут ответственность за расчет риск-аппетита и уровня толерантности к отдельным рискам с периодичностью, установленной компанией самостоятельно, но не реже одного раза в год.
2.2.5. Комитет по аудиту проводит анализ перечня и структуры рисков компании, обсуждение с исполнительными органами существенных рисков и их индикаторов, а также анализ мероприятий по управлению существенными рисками (например, анализ карты рисков, мероприятий по мониторингу рисков, проведенных расследований и статистики по реализовавшимся рискам). Особое внимание комитет уделяет существенным рискам искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности.
2.2.6. Комитет по аудиту проводит регулярные встречи с исполнительными органами компании для обсуждения эффективности выполнения исполнительными органами процедур внутреннего контроля, рассмотрения существенных недостатков системы внутреннего контроля и планов по их устранению.
Периодичность встреч устанавливается компанией самостоятельно.
2.2.7. Комитет по аудиту проводит анализ результатов выполнения разработанных исполнительными органами мероприятий по совершенствованию системы управления рисками, внутреннего контроля и корпоративного управления (в том числе, по итогам мониторинга, проведенного внутренним аудитором компании).
2.2.8. До представления на утверждение совету директоров, комитет по аудиту рассматривает, обсуждает с исполнительными органами и внутренним аудитором компании и дает заключение в отношении текста раздела годового отчета компании «Система управления рисками и внутреннего контроля».
2.3. В области обеспечения соблюдения нормативно-правовых требований
2.3.1. Комитет по аудиту рассматривает вопросы, относящиеся к процедурам обеспечения компанией соблюдения требований законодательства, а также этических норм, правил и процедур компании, требований Банка России, фондовых бирж (если применимо) (комплаенс).
2.3.2. Комитет по аудиту проводит анализ мер реагирования, отраженных в отчете руководителя подразделения внутреннего аудита о реализации исполнительными органами компании действий в ответ на проверки регулирующих органов.
2.3.3. Комитет по аудиту на регулярной основе обсуждает потенциальные нарушения компанией законодательства с должностным лицом, ответственным за управление комплаенс-рисками (юрисконсульт, руководитель комплаенс-функции или иное).
2.3.4. Комитет по аудиту осуществляет анализ эффективности программ, направленных на обеспечение соблюдения требований законодательства в части противодействия коррупции.
2.3.5. Комитет по аудиту проводит анализ и оценку исполнения политики управления конфликтом интересов.
2.4. В области информирования о нарушениях
2.4.1. Комитет по аудиту осуществляет контроль эффективности системы оповещения («горячей линии»), в том числе в анонимном порядке, о потенциальных случаях недобросовестных действий работников компании и третьих лиц, а также иных нарушениях в компании (касающихся учета, внутреннего контроля, аудита, случаев мошенничества и коррупции, неэтичного поведения и проч.).
2.4.2. Комитет по аудиту осуществляет надзор за проведением специальных расследований по вопросам потенциальных случаев мошенничества, коррупции, недобросовестного использования инсайдерской или конфиденциальной информации и прочих недобросовестных действий работников компании.
2.4.3. Комитет по аудиту осуществляет надзор за реализацией мер, принятых исполнительными органами компании по фактам информирования о потенциальных случаях недобросовестных действий работников, выявленных нарушениях и результатам проведенных расследований.
2.5. В области внешнего аудита
2.5.1. Комитет по аудиту осуществляет общий надзор за организацией и проведением внешнего аудита компании и взаимодействие с внешним аудитором.
Выбор внешнего аудитора
2.5.2. Комитет по аудиту принимает участие в разработке и (или) согласовании конкурсной документации для проведения открытого конкурса по выбору внешнего аудитора, в частности, определении набора и значимости критериев оценки участников открытого конкурса и порядка оценки заявок участников открытого конкурса. При этом рекомендуется участие представителя комитета по аудиту в работе конкурсной комиссии по выбору внешнего аудитора в качестве члена комиссии либо независимого наблюдателя, обеспечивающего контроль за соблюдением процедур открытого конкурса и выполнением результатов открытого конкурса.
2.5.3. Комитет по аудиту на ежегодной основе осуществляет оценку качества работы внешнего аудитора, его независимости, а также эффективности процесса внешнего аудита в целом, по результатам которой, пересматриваются критерии и требования к выбору аудитора.
2.5.4. Комитет по аудиту может рекомендовать совету директоров определить срок ротации внешнего аудитора. В случае, если компания является публичной, следует применять соответствующие требования регулятора по ротации внешнего аудитора.
2.5.5. Раздел годового отчета, посвященный комитету по аудиту, должен раскрывать процедуру проведения оценки эффективности процесса внешнего аудита, пояснения к процедуре избрания, переизбрания и прекращения полномочий внешнего аудитора, обеспечивающей его независимость и объективность, срок проведения последнего конкурса по избранию внешнего аудитора.
Вознаграждение внешнего аудитора
2.5.6. Размер вознаграждения внешнего аудитора утверждается советом директоров. Комитет по аудиту может оказать консультативную поддержку совету директоров в оценке соответствия размера вознаграждения внешнего аудитора с объемом предполагаемых работ.
2.5.7. Перед началом каждого аудита комитет по аудиту проводит анализ и обсуждение с внешним аудитором состава работ, включая отражение изменений, имевших место по сравнению с предыдущим годом, необходимый объем дополнительных процедур, с тем чтобы убедиться, что уровень вознаграждения соответствует требуемым объему, качеству и эффективности процесса внешнего аудита.
Взаимодействие с внешним аудитором
2.5.8. Комитет по аудиту проводит встречи с внешним аудитором и исполнительными органами компании с целью обсуждения вопросов составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, проверки ясности и полноты раскрытия информации в бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также определения правильности раскрытия информации в представленном контексте.
2.5.9. Комитет по аудиту проводит встречи с внешним аудитором и исполнительными органами с целью обсуждения существенных аспектов учетной политики, методов, использованных при учете существенных или необычных сделок в тех случаях, когда допускается несколько подходов.
2.5.10. Комитет по аудиту рассматривает выводы внешнего аудитора и конфиденциальные письма исполнительным органам по итогам аудита на предмет перечня основных решенных и нерешенных вопросов, проверки основных учетных и аудиторских суждений, анализа уровня ошибок, выявленных в ходе аудита, получения объяснений от исполнительных органов.
2.5.11. Не реже одного раза в год комитет по аудиту проводит оценку эффективности процесса внешнего аудита, в рамках которой:
– проводит анализ соблюдения плана проведения внешнего аудита, а также анализирует причины любых отклонений от него, в том числе действия аудитора, предпринятые в случае изменения аудиторского риска;
– рассматривает мнение о работе внешнего аудитора ключевых работников компании, вовлеченных в процесс проведения внешнего аудита, включая главного бухгалтера, финансового директора, руководителя подразделения внутреннего аудита;
– проводит анализ содержания конфиденциальных писем исполнительным органам по итогам аудита на предмет понимания аудитором характера бизнеса компании и адекватности предоставляемых рекомендаций;
– оценивает уровень реагирования и квалификацию в предоставлении информации комитету по аудиту, рекомендаций в отношении системы внутреннего контроля;
– готовит отчет для совета директоров об уровне эффективности процесса внешнего аудита.
Независимость внешнего аудитора
2.5.12. Комитет по аудиту на ежегодной основе проводит оценку независимости и объективности внешнего аудитора, в том числе принимая во внимание требования применимых регуляторов, если компания является публичной. Оценка предусматривает анализ всех отношений между внешним аудитором и компанией (предоставление услуг, помимо аудиторских, размер вознаграждения за оказание аудиторских и неаудиторских услуг и др.), с целью определения обстоятельств, способных повлиять на независимость внешнего аудитора.
2.5.13. Комитет по аудиту разрабатывает и представляет на утверждение совету директоров политику в области оказания внешним аудитором услуг неаудиторского характера, включая:
– определение характера допустимых неаудиторских услуг;
– соотношения размера вознаграждения за выполнение аудиторских и неаудиторских услуг (как в пропорции, так и совокупного размера вознаграждения для фирмы-аудитора);
– требований к обеспечению независимости при совмещении видов аудиторских и неаудиторских услуг, в том числе определения видов услуг, к выполнению которых внешний аудитор не допускается;
– определение перечня услуг, для которых требуется предварительное рассмотрение и согласование комитетом по аудиту.
2.6. В области внутреннего аудита
2.6.1. До представления на утверждение совету директоров комитет по аудиту рассматривает и согласует политику компании в области внутреннего аудита, определяющую цели и задачи функции.
2.6.2. В случае отсутствия в компании функции внутреннего аудита комитет по аудиту не реже одного раза в год рассматривает вопрос о необходимости ее создания и предоставляет результаты рассмотрения совету директоров. Кроме того, в случае отсутствия в компании функции внутреннего аудита, информация об этом отражается в годовом отчете компании с указанием соответствующих пояснений.
2.6.3. Руководитель подразделения внутреннего аудита является работником компании, условия работы которого определяются решением совета директоров. При этом комитет по аудиту предварительно рассматривает и направляет проект предложения совету директоров о назначении, освобождении от должности, а также о размере вознаграждении руководителя подразделения внутреннего аудита.
2.6.4. Комитет по аудиту рассматривает и одобряет (утверждает, если такие полномочия предоставлены комитету в соответствии с документами компании) план деятельности в области внутреннего аудита, а также рассматривает существенные ограничения полномочий подразделения внутреннего аудита или его бюджета, способных негативно повлиять на исполнение функций внутреннего аудита.
2.6.5. Комитет по аудиту на регулярной основе осуществляет взаимодействие с руководителем подразделения внутреннего аудита или уполномоченным представителем внешней организации, оказывающей услуги внутреннего аудита на условиях аутсорсинга, по вопросам:
– выполнения плана деятельности по внутреннему аудиту;
– отдельных аудиторских проверок;
– существенных недостатков системы управления рисками и внутреннего контроля;
– оценки эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля.
При этом председатель комитета по аудиту не реже одного раза в год проводит индивидуальную встречу с руководителем подразделения внутреннего аудита по вопросам, относящимся к функции внутреннего аудита.
2.6.6. Комитет по аудиту на регулярной основе проводит анализ результатов выполнения плана мероприятий, разработанного исполнительными органами компании по результатам выявленных внутренним аудитом нарушений и недостатков системы внутреннего контроля.
2.6.7. Комитет по аудиту рассматривает результаты оценки качества работы функции внутреннего аудита, проводимой подразделением внутреннего аудита в соответствии с общепринятыми стандартами деятельности внутреннего аудита, обсуждает с руководителем подразделения внутреннего аудита план мероприятий по совершенствованию функции.
2.6.8. Комитет по аудиту не реже одного раза в пять лет организует проведение независимой оценки качества деятельности внутреннего аудита. Результаты оценки функции внутреннего аудита доводятся до сведения совета директоров.
3. Состав и порядок работы комитета по аудиту
3.1. Состав комитета по аудиту
3.1.1. Решение о формировании комитета по аудиту принимается советом директоров после избрания нового состава совета директоров. При этом рекомендуется завершить формирование состава комитета по аудиту в срок не более одного месяца с момента избрания состава совета директоров.
3.1.2. Численный состав Комитета определяется, исходя из размеров компании, специфики бизнеса, объема задач, возложенных на комитет, других факторов. Минимальная рекомендуемая численность комитета по аудиту – три человека. Точное количество членов Комитета утверждается советом директоров. Кандидатуры членов комитета по аудиту утверждаются советом директоров по представлению председателя совета директоров или председателя комитета по назначениям совета директоров. Полномочия любого члена комитета по аудиту могут быть прекращены досрочно решением совета директоров.
3.1.3. Рекомендуется исключить из списка кандидатов в комитет по аудиту в следующем отчетном периоде члена комитета, если он участвовал в предыдущем отчетном периоде менее чем на 75 % заседаниях.
3.1.4. В публичных компаниях (например, в акционерных обществах – эмитентах ценных бумаг) комитет по аудиту рекомендуется формировать только из независимых директоров, если иное не предусмотрено требованиями применимых в этом случае регуляторов. Несмотря на то, что невозможно полностью перечислить все возможные обстоятельства, способные повлиять на независимость директора, независимым директором (кандидатом для избрания в качестве независимого директора) рекомендуется считать лицо, которое:
– не связано с компанией;
– не связано с существенным акционером компании;
– не связано с существенным контрагентом или конкурентом компании;
– не связано с государством (Российской Федерацией, субъектом Российской Федерации) или муниципальным образованием.
Следует применять полный перечень критериев независимости директора, установленный применимым к компании законодательством. При этом критерии независимости могут быть более строгими, чем требования фондовой биржи, на которой котируются ценные бумаги компании.
3.1.5. В случае, если у компании отсутствуют требования по наличию в совете директоров независимых директоров и она не выбрала их в состав совета в добровольном порядке, комитет по аудиту формируется из неисполнительных членов совета директоров, обладающих наибольшей квалификацией и опытом для выполнения функций комитета по аудиту.
3.1.6. Председателем комитета по аудиту публичной компании рекомендуется избирать только независимого директора, в остальных случаях – независимого или неисполнительного директора. Во избежание влияния на независимость позиции членов комитета по аудиту не рекомендуется избирать членом комитета по аудиту председателя совета директоров. Как минимум один из членов комитета должен обладать соответствующим уровнем профессиональной квалификации и опытом работы в области бухгалтерской (финансовой) отчетности и финансового менеджмента.
3.1.7. Не существует каких-либо ограничений на продолжительность работы директоров в комитете по аудиту, т. е. члены комитета могут быть избраны в состав комитета неограниченное число раз, если это не противоречит требованиям регуляторов, применимым к публичным компаниям. При этом следует соблюдать баланс между необходимостью сохранить знания и опыт, накопленные членами комитета за время своей работы в комитете, и важностью наличия в комитете людей, несущих новые знания и свежий взгляд на вещи. Как частая смена членов комитета, так и отсутствие новых лиц среди членов комитета могут негативным образом повлиять на деятельность комитета.
3.2. Компетенции, опыт и обучение членов комитета по аудиту
3.2.1. Залогом эффективной работы комитета по аудиту является наличие необходимых компетенций у членов комитета, поэтому при выборе членов рекомендуется выполнять следующие требования:
Члены комитета по аудиту должны иметь репутацию, которая не вызывает сомнений в том, что они будут добросовестно выполнять свои обязанности членов комитета и действовать в интересах компании.
При избрании председателя и членов комитета следует учитывать их профессиональную подготовленность, опыт работы в областях в соответствии со спецификой рассматриваемых комитетом вопросов и иные специальные навыки и знания, необходимые для эффективного выполнения членами комитета своих функций. Рекомендуется также, чтобы все члены комитета по аудиту имели базовые знания в области внутреннего контроля и управления рисками.
Учитывая, что одной из задач комитета по аудиту является рассмотрение бухгалтерской (финансовой) отчетности и надзор за процессом и процедурами ее подготовки, ожидается, что все члены комитета должны понимать принципы подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности и уметь «читать» бухгалтерские (финансовые) отчеты. В случае недостатка знаний в данных областях членам комитета по аудиту рекомендуется восполнить их по мере выполнения своих обязанностей, в противном случае есть риск снижения эффективности работы комитета.
Член комитета по аудиту должен обладать знаниями о деятельности компании (отрасль, характеристики производимых продуктов, положение на рынке, конкурентные преимущества и др.) и понимать общие закономерности ведения бизнеса.
3.2.2. Для исполнения своих обязанностей члены комитета по аудиту должны обладать достаточным временем. Члены комитета по аудиту должны не только иметь возможность принимать участие в заседаниях комитета, но и возможность заранее знакомиться с материалами предстоящих заседаний. Поэтому, если кандидат уже является членом совета директоров в трех и более компаниях, рекомендуется дополнительно проанализировать возможность кандидата эффективно участвовать в работе комитета по аудиту данной компании.
3.2.3. Высокий темп изменений в области бухгалтерского (финансового) учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, появление новых финансовых инструментов, повышенное внимание компании к вопросам внутреннего контроля и управления рисками диктуют необходимость для членов комитета на регулярной основе получать новые знания. Существует несколько способов получения необходимой информации и знаний: взаимодействие с исполнительными органами компании, получение информации на заседаниях комитета по аудиту (от исполнительных органов, внешнего аудитора, руководителя подразделения внутреннего аудита, приглашенных на заседание экспертов), посещение специализированных семинаров и тренингов, изучение специальной литературы.
3.2.4. Вновь избранным члена комитета рекомендуется ознакомиться со следующими вопросами:
– отраслевые особенности ведения бизнеса,
– ключевые риски (стратегические, операционные, в области подготовки отчетности, в области соблюдения законодательства),
– особенности процессов ведения бухгалтерского учета и подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности,
– бухгалтерская (финансовая) отчетность компании за несколько предшествующих лет,
– система управления рисками и внутреннего контроля в компании.
3.3. Порядок работы и проведения заседаний комитета по аудиту
3.3.1. Общие положения о роли, задачах, компетенции и принципах формирования комитета по аудиту рекомендуется включать в Положение о совете директоров. Деятельность комитета по аудиту должна регламентироваться Положением о комитете по аудиту, которое утверждается и ежегодно анализируется советом директоров. Положение о Комитете по аудиту должно отражать как минимум следующие вопросы:
– состав и порядок формирования комитета;
– права и обязанности членов комитета;
– требования к квалификации и опыту членов комитета;
– порядок работы комитета;
– принципы взаимодействия комитета с советом директоров и исполнительными органами компании, ревизионной комиссией, внешним аудитором и подразделением внутреннего аудита компании;
– вопросы оценки деятельности и принципы вознаграждения членов комитета.
3.3.2. Положение о комитете по аудиту должно соответствовать требованиям применимого к компании законодательства, включая требования фондовых бирж в отношении деятельности комитета по аудиту, на которых котируются ценные бумаги компании.
3.3.3. Рекомендуется публиковать Положение о комитете по аудиту на интернет-сайте компании в разделе по корпоративному управлению.
3.3.4. Первое заседание комитета по аудиту рекомендуется проводить в разумно возможный короткий срок после заседания совета директоров, на котором был избран новый состав комитета. Председателю комитета по аудиту рекомендуется обсудить с корпоративным секретарем периодичность и время заседаний комитета по аудиту с учетом роли и задач комитета на ближайший год. Все последующие заседания рекомендуется проводить по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал, при этом даты должны быть определены с учетом графика заседаний совета директоров и сроков проведения аудитов промежуточной и годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности. Интервалы между заседаниями комитета по аудиту и совета директоров должны быть достаточными для того, чтобы комитет имел возможность проработать вопросы и подготовить материалы для представления совету директоров.
3.3.5. Заседания могут производиться как в очной форме, том числе с помощью видеоконференций, так и в форме заочного голосования при необходимости рассмотрения технического вопроса, не требующего детального голосования. При проведении заседаний в заочной форме необходимо определить порядок и сроки направления каждому члену комитета по аудиту бюллетеня для голосования и получения заполненного бюллетеня. При определении указанных сроков следует исходить из того, что они должны быть разумными и достаточными для получения бюллетеней и принятия решений по содержащимся в них вопросам.
3.3.6. Никто кроме председателя комитета по аудиту и членов комитета по аудиту не может принимать участия в его заседаниях на постоянной основе. В отдельных случаях, предусмотренных повесткой заседания, для рассмотрения отдельных вопросов комитет по аудиту может приглашать на свои заседания любых должностных лиц компании, руководителя подразделения внутреннего аудита или уполномоченного представителя сторонней организации, оказывающей услуги внутреннего аудита на условиях аутсорсинга, представителей внешнего аудитора, представителей ревизионной комиссии, а также на временной основе привлекать к участию в работе комитета по аудиту независимых консультантов (экспертов) для подготовки материалов и рекомендаций по вопросам повестки заседания.
3.3.7. Повестку заседания определяет председатель комитета по аудиту. В большинстве случаев повестка совпадает с годовым планом работы комитета, но также могут рассматриваться и другие темы по решению совета директоров, инициативе председателя совета директоров, председателя комитета по аудиту, члена комитета по аудиту, а также по письменному запросу исполнительных органов компании. Основными вопросами, которые рассматривают на заседании, являются: бухгалтерская (финансовая) отчетность, система управления рисками и внутреннего контроля, соблюдение требований законодательства и кодекса этики компании, работа внешнего аудитора, деятельность подразделения внутреннего аудита.
3.3.8. Материалы к заседанию готовят лица, представляющие вопросы на заседании. Материалы должны быть заблаговременно отправлены корпоративному секретарю для дальнейшей рассылки членам комитета, кроме того корпоративный секретарь информирует членов комитета о времени, дате и месте проведения заседания, а также рассылает бюллетени для голосования при проведении заочного заседания. Материалы не должны быть перегружены информацией. Рекомендуется отправить все материалы не менее чем за неделю до заседания, так как от членов комитета по аудиту ожидается, что они будут заранее знакомиться с материалами предстоящего заседания.
3.3.9. Для проведения заседания требуется наличие кворума, который рекомендуется устанавливать на уровне не менее половины участников. При этом если в состав комитета по аудиту входит только три директора, рекомендуется, чтобы для наличия кворума участвовали все члены комитета. Рекомендуется, принимать решение простым большинством голосов членов комитета, участвующих в голосовании. На все обсуждаемые вопросы должно выделяться достаточно времени для их обсуждения, участники заседания не должны испытывать давление из-за недостаточного количества времени. Поэтому при планировании длительности заседании необходимо учитывать, что обсуждение вопросов может потребовать больше времени, чем заложено в повестке дня. В установленные сроки после заседания комитета секретарь комитета составляет протокол, который направляется на согласование и утверждение всем членам комитета, при этом любой член комитета может дополнительно изложить свое мнение в протоколе. Протокол заседания считается утвержденным, если получены согласования всех членов комитета. После подписания протокола председателем комитета по аудиту или лицом, председательствовавшим на данном заседании комитета, он направляется через корпоративного секретаря совету директоров.
3.4. Роль председателя Комитета по аудиту
3.4.1. Комитет по аудиту возглавляет председатель комитета, избираемый советом директоров из числа независимых директоров по представлению председателя совета директоров или председателя комитета по назначениям совета директоров.
3.4.2. В случае отсутствия по каким-либо причинам председателя комитета на заседании, члены комитета, присутствующие на заседании, могут выбрать из своего числа лицо, которое будет председательствовать на данном заседании комитета.
3.4.3. В процессе заседания председатель играет роль наблюдателя, предоставляя возможность всем высказаться, следя за регламентом и управляя процессом обсуждения. Подводя итог дискуссии, он четко формулирует выводы для постановки вопросов на голосование и записи в протокол. Также стоит обратить особое внимание на то, чтобы в обсуждении вопросов участвовали все участники заседания.
3.4.4. Председатель комитета по аудиту играет ключевую роль в организации эффективной работы комитета. Председатель Комитета должен быть примером пунктуальности, собранности и требовательности к себе. От его отношения к своим обязанностям во многом зависит отношение к работе других членов комитета. Председатель должен стремиться создать атмосферу конструктивного, доброжелательного диалога и поощрять открытое высказывание каждым аудитором своего мнения. Это достигается за счет поддержания контакта с членами комитета и проведения с ними предварительных бесед для выяснения их позиции.
3.4.5. Председатель комитета по аудиту может быть освобожден от исполнения обязанностей председателя комитета в любое время решением совета директоров. Не рекомендуется избирать председателем (членом) комитета по аудиту председателя совета директоров в связи со значительным объемом функций, возлагаемых на комитет по аудиту. По этой же причине не рекомендуется избирать председателя комитета по аудиту председателем другого комитета совета директоров.
3.4.6. Председатель комитета по аудиту выполняет следующие функции:
– определяет порядок работы комитета;
– определяет приоритеты в деятельности комитета и формирует план работы комитета;
– созывает заседания комитета и председательствует на них;
– предлагает повестку дня заседаний комитета;
– способствует проведению открытого и конструктивного обсуждения вопросов повестки дня и выработке согласованных заключений и рекомендаций;
– докладывает о результатах работы комитета совету директоров, в том числе в рамках годового отчета о деятельности комитета;
– представляет комитет по аудиту в отношениях с исполнительными органами компании, ревизионной комиссией компании, внешним аудитором компании, другими лицами и организациями, привлеченными к работе комитетом по аудиту или компанией, по вопросам компетенции комитета по аудиту.
3.5. Ресурсы
3.5.1 Комитет по аудиту должен обладать ресурсами, необходимыми для выполнения комитетом своих обязанностей.
3.5.2. Бюджет комитета по аудиту является частью бюджета совета директоров и должен учитывать возможность привлечения комитетом независимого консультанта для получения экспертизы по отдельным вопросам деятельности комитета. На первом после избрания комитета по аудиту заседании обсуждается предложение по общему размеру и статьям бюджета, подготовленное председателем комитета по аудиту. Принятые комитетом предложения по бюджету и любые корректировки к нему утверждаются советом директоров.
3.5.3. Комитет по аудиту должен иметь возможность доступа к административным ресурсам компании по всем вопросам, относящимся к деятельности комитета по аудиту, включая: содействие председателю комитета по аудиту в планировании деятельности комитета; оформлении программы заседаний комитета; подготовке и оформлении материалов для годового отчета; сбор и распространение информации и другое практическое содействие.
3.5.4. Результаты исполнения годового бюджета комитета аудиту представляются совету директоров в рамках годового отчета работы комитета.
3.6. Взаимодействие с советом директоров, исполнительными органами компании и ревизионной комиссией
Взаимодействие с советом директоров
3.6.1. Комитет по аудиту создан для того чтобы оказывать содействие совету директоров в выполнении свои функции путем предварительного рассмотрения вопросов и представления рекомендаций совету директоров. Поэтому необходимо, чтобы план работы комитета по аудиту был согласован с планом работы совета директоров, при этом совет директоров может вносить в план работы комитета по аудиту необходимые корректировки, как на этапе согласования, так и в течение года. Рекомендуется проводить заседания комитета по аудиту накануне заседаний совета директоров в целях предварительного обсуждения и подготовки рекомендаций по вопросам, включенным в повестку дня заседания директоров. Заседания могут проводиться и в другое время, в особенности в периоды подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности и проведения внешних аудитов.
3.6.2. Не реже одного раза в год комитет по аудиту представляет совету директоров отчет о проделанной за отчетный период работе. Рекомендуется включать в отчет по результатам работы комитета по аудиту следующую информацию:
– количество проведенных заседаний;
– рассмотренные вопросы и выработанные рекомендации, включая наиболее существенные обстоятельства процесса подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности, оценки эффективности процесса проведения внешнего аудита, избрания и переизбрания внешнего аудитора;
– результаты выполнения бюджета комитета по аудиту;
– результаты оценки эффективности деятельности членов комитета и комитета в целом;
– другие существенные факты по усмотрению комитета по аудиту.
3.6.3. Совет директоров на ежегодной основе в рамках общей оценки эффективности совета и его комитетов обсуждает результаты оценки эффективности комитета по аудиту. По решению совета директоров информация о деятельности комитета по аудиту может быть включена в годовой отчет компании или опубликована (полностью или частично) на интернет-сайте компании.
Взаимодействие с исполнительными органами компании
3.6.4. Исполнительные органы компании должны предоставлять полную и достоверную информацию и документы, запрошенные комитетом по аудиту, а также давать необходимые пояснения в установленные комитетом разумные сроки и в соответствии с существующими в компании процедурами и положением о работе совета директоров и комитета по аудиту. При этом взаимодействие между комитетом по аудиту и исполнительными органами компании должно носить открытый и конструктивный характер.
3.6.5. В целях всестороннего рассмотрения вопросов, включенных в повестку дня, председатель и члены комитета могут проводить консультации с исполнительными органами в период между заседаниями или перед ними.
3.6.6. Не рекомендуется, чтобы члены комитета отправляли запросы исполнительным органам и другим сотрудникам компании напрямую, при возможности запросы должны письменно оформляться и направляться через корпоративного секретаря.
Взаимодействие с ревизионной комиссией
3.6.7. Избираемая в соответствии с законодательством ревизионная комиссия, осуществляющая контроль за финансово – хозяйственной деятельностью компании, должна эффективно взаимодействовать с комитетом по аудиту и подразделением внутреннего аудита. Порядок и характер такого взаимодействия определяется в положении о комитете по аудиту, положении о работе ревизионной комиссии, положении о подразделении внутреннего аудита компании, а также положении о системе внутреннего контроля компании. При этом необходимо стремиться к оптимизации ресурсов за счет исключения дублирования функций ревизионной комиссии и функции внутреннего аудита компании.
3.6.8. Для повышения эффективности работы и оптимизации расходов на осуществление контроля рекомендуется формировать ревизионные комиссии подконтрольных обществ, в которых компания является единственным участником, и в которых отсутствует собственная функция внутреннего аудита, из работников подразделения внутреннего аудита компании.
4. Оценка деятельности комитета по аудиту и вознаграждение за работу в комитете
4.1. Оценка деятельности комитета по аудиту
4.1.1. Комитет по номинациям совета директоров определяет методологию самооценки совета директоров и его комитетов и дает предложения по выбору независимого консультанта для проведения оценки работы совета директоров и его комитетов. Рекомендуется, чтобы указанная методология и кандидатура независимого консультанта утверждались советом директоров.
4.1.2. Проведение такой оценки направлено на определение степени эффективности работы совета директоров и его комитетов, соответствия его работы потребностям развития компании, активизацию работы органов компании и выявление областей, в которых их деятельность может быть улучшена.
4.1.3. Оценка работы комитета и его членов должна осуществляться на регулярной основе не реже одного раза в год. Для проведения независимой оценки качества работы совета директоров, в том числе комитета по аудиту, рекомендуется периодически, не реже одного раза в 3 года, привлекать внешнюю организацию (консультанта).
4.1.4. Рекомендуется проводить как оценку деятельности комитета по аудиту в целом, так и индивидуальную оценку членов комитета, включая его председателя.
4.1.5. Существуют различные возможности проведения оценки деятельности комитета по аудиту в целом:
Во-первых, сравнение деятельности комитета с положением о комитете по аудиту. Данное сравнение позволяет убедиться, что деятельность комитета по аудиту соответствует целям и задачам комитета. В совокупности с проведением этой оценки следует также рассмотреть вопрос необходимости внесения изменений в действующее положение о комитете по аудиту.
Во-вторых, оценка того, насколько результаты деятельности комитета отвечают ожиданиям совета директоров. Так как комитет по аудиту призван способствовать совету директоров в принятии правильных решений на основе соответствующих, разработанных комитетом по аудиту рекомендаций, то на это стоит обратить особое внимание.
В-третьих, сопоставление с законодательными и регулятивными требованиями и передовой практикой. Основными ресурсами являются соответствующие законодательные и нормативные акты, требования фондовых бирж, различные кодексы корпоративного управления, опубликованные результаты опросов и исследований, независимые эксперты и консультанты, члены комитета, являющиеся специалистами в вопросе корпоративного управления.
4.1.6. Результаты оценки деятельности комитета по аудиту представляются совету директоров для обсуждения.
4.1.7. Дифференцированная оценка деятельности позволяет мотивировать членов комитета по аудиту, а также дает возможность для повышения эффективности работы комитета. При проведении индивидуальной оценки деятельности членов комитета по аудиту необходимо уделять особое внимание следующим факторам:
– компетентность в вопросах, входящих в сферу ответственности комитета по аудиту;
– знание отрасли и особенностей ведения бизнеса компании;
– готовность выделять время на подготовку и участие в заседаниях комитета;
– уровень подготовки к заседаниям комитета;
– степень участия в обсуждении на заседаниях комитета;
– готовность задавать острые вопросы;
– конструктивизм и нацеленность на поиск решений.
4.1.8. Рекомендуется, чтобы результаты индивидуальной оценки каждого члена комитета по аудиту становились известны председателю комитета и соответствующему члену комитета и носили конфиденциальный характер.
4.2. Вознаграждение за работу в комитете по аудиту
4.2.1. Вознаграждение членов комитета по аудиту должно быть достаточным, чтобы компенсировать уровень ответственности, возложенной на членов комитета, и иметь возможность привлечь к работе в комитете по аудиту специалистов, имеющих необходимый опыт и квалификацию.
4.2.2. Формы и размер вознаграждения за работу в комитете по аудиту рекомендуется определить в Положении о вознаграждении членов совета директоров. Данное положение разрабатывается комитетом по вознаграждению совета директоров или советом директоров, если комитет отсутствует в составе совета и выносится советом директоров на утверждение общего собрания акционеров.
Конец ознакомительного фрагмента.