Управление проектами. Фундаментальный курс. Раздел II. Стратегическое управление проектными системами ( Коллектив авторов, 2013)

Термины и определения теории систем в проектной сфере

Проект, программа, портфель проектов, процессы, средства и механизмы управления ими порознь и в целом – это системные образования, которые в дальнейшем изложении будем называть проектными системами.

Определим некоторые понятия теории систем и покажем, как они проявляются в рассматриваемой сфере.

Среди многих опеределений системы можно выделить весьма лаконичное: «система – совокупность объектов, обладающая интегративным свойством» (Скляров, Жилин). Интегративное свойство – это свойство, которым обладает лишь система в целом, но не ее элементы, оно также называется свойством эмерджентности. Например, рабочие, объединенные в бригаду, могут выполнить работу, которую они не сделают каждый по отдельности. Здание выполняет функции, которые отсутствуют у отдельных его частей, рассмотренных порознь.

А. А. Богданов отмечал, что «целое больше суммы частей» вследствие организованности. Ф. Энгельс в «Анти-Дюринге» приводит высказывание Наполеона: «Два мамелюка безусловно превосходили трех французов; 100 мамелюков были равноценны 100 французам; 300 французов обыкновенно одерживали верх над 300 мамелюками, 1000 французов всегда разбивали 1500 мамелюков». Причиной этого Наполеон считает дисциплину, что, как правильно заметил Д. М. Жилин, «близко к понятию организованности». Но именно высокая степень организованности и достигается при использовании проектного подхода.

При рассмотрении проектной единицы (проект, программа, портфель) в качестве системы можно определить ее как комплекс компонентов, действия и отношения которых принимают характер взаимодействия для получения сфокусированного полезного результата (адаптировано по Анохину). Полезный результат – это цель любого проекта, программы, портфеля проектов.

Система обладает такими свойствами [Жилин, 2010], как:

• отграниченность или обособленность комлекса объектов, образующих систему;

• открытость – наличие связей с внешней средой;

• множественность составляющих объектов, совокупность которых необходима для появления интегративного свойства;

• взаимосвязанность компонентов, которая и способствует формированию интегративного свойства.

Эти свойства системы в явном виде присущи проектам и другим проектным образованиям. Проект – обособлен, открыт, состоит из множества компонентов (элементов), находящихся во взаимосвязи.

Элемент системы

Как отмечалось, система состоит из элементов (объектов, компонентов) (рис. 5.1). Элемент – неделимая (исходя из целей анализа и управления) наименьшая часть системы. Элемент системы характеризуется определенным законом функционирования:

y(t) = F(x(t)),

где x(t) – входной сигнал (вещество, энергия, информация); y(t) – выходной сигнал, может быть представлен различными функциональными характеристиками элемента; F – закон преобразования входного сигнала x(t) в выходной y(t).

Оператор F преобразует независимые переменные в зависимые и отражает изменения состояния элемента системы во времени.

Рис. 5.1. Функционирование элемента системы

Проект как система состоит из элементов, например, пакетов работ, имеющих результаты – выходы, которые служат входами в другие пакеты работ. В программах, если их рассматривать в качестве систем, выходы одних проектов являются поставками или входами для других. Связь проектов в портфеле более тонкая: она проявляется через распределение общих ресурсов (например, денег) между проектами портфеля и взаимосвязь проектов.

Каждый из упомянутых выше проектных элементов, преобразуя входы в выходы, выполняет в соответствующей системе свою функцию.

Элементы системы характеризуются качеством, которое проявляется через свойства. Свойства количественно описываются параметрами. Набор значений отдельных параметров определяет состояние объекта. Отдельные работы проекта (или проекты в программе) обладают такими свойствами, как долговременность, дороговизна, неопределенность и др. Параметры – продолжительность выполнения, затраты ресурсов, вероятность технического или коммерческого успеха и др. Совокупность значений различных параметров определяет состояние объекта, например, пакета работ в проекте или отдельного проекта в программе.

Виды связей в проектных системах

Связь в системе – это то, что преобразует выход одного компонента во вход другого. В системах различают структурные и причинно-следственные связи. Структурные связи подразделяются на статические и динамические [Жилин, 2010].

Статическая связь в проектных системах проявляется посредством нормативной документации, устанавливающей связь между процессами, а также WBS, RBS, OBS и других структурных построений. Статические связи реализуются также в планировании и формировании показателей проектов. Так, плановые сроки, ресурсы и результаты определяют статические связи между разделами плана, так как в этом случае фиксируются их значения и предполагается, что «так может быть» при реализации проекта.

Динамическая связь возникает, когда информация на выходе одних процессов поступает на вход других. Например, информация, созданная в процессе инициации проекта, передается в процесс планирования. Динамическая связь подтверждает жизнеспособность статической и актуализирует ее.

Еще один пример статической и динамической связи в управлении проектами. В процессе планирования проекта устанавливается связь между структурой работ и структурой ресурсов (сколько и какие ресурсы необходимы для выполнения конкретных работ) – это статическая связь. Когда проект начинает исполняться, происходит фактическое поступление ресурсов в подпространства проекта – работы, выделение энергии, массы ресурсов и информации. Связь между ресурсами и работами становится динамической.

Причинно-следственные связи проявляются в разных аспектах. Например, такая связь происходит при практической реализации проектов, когда задержка результатов одних работ (причина) не позволяет начать другие работы (следствие). Причинно-следственные связи между показателями образуются также, когда при исполнении проекта возникнет ситуация, при которой необходимые ресурсы не поступили в полном объеме, и поэтому сроки завершения работ увеличились, цены на ресурсы повысились – возросли затраты и т. д. Изменение параметров одних объектов (причина) ведет к изменению параметров других объектов (следствие).

Структура

Структура – это совокупность элементов, образующих систему, и связей между ними. Системы с большим количеством неоднородных связей являются сложными.

Эффективное управление сложной социально-экономической системой, какой является проект, невозможно без понимания ее структуры. Структуру характеризуют четыре основных аспекта (рис. 5.2):

• многоуровневость или иерархичность;

• мультидисциплинарность;

• многофазность;

• мультисистемность.

Многоуровневость или иерархичность – «вертикальное» рассмотрение проекта, состоящее из элементов, находящихся в определенном соподчинении. Иерархичностью характеризуются работы проекта, организация, риски, ресурсы и др.

Мультидисциплинарность – «горизонтальное» рассмотрение проекта, показывающее наличие на каждом уровне иерархии ряда функциональных и естественно-научных (производственных) направлений, различающихся характером используемых знаний, технологий, средств и предметов труда.

Многофазность – наличие этапов развития элементов горизонтали, предполагающих их переход из начальных состояний на более развитый уровень по мере движения во времени.

Мультисистемность – наличие в проектах определенного количества подсистем, каждая из которых характеризуется многоуровневостью, мультидисциплинарностью и многофазностью.

Рис. 5.2. Структура проектной системы

Источник: [Мир управления проектами, 1993].

Структурообразующие связи между элементами системы, как уже отмечалось, могут иметь разный характер. Можно рассмотреть также вариант распространения влияния информации на входе в проектную систему между элементами (рис. 5.3). Для системы проекта А информация сразу поступает на все элементы и одномоментно распространяется по всей системе. Например, это новые цены на ресурсы, используемые во всех работах, измененения в законодательстве и другие входные сигналы, вносящие изменения в процессы соответствующих элементов. В системе проекта В информация первоначально поступает одному элементу, влияет на его выход, далее поступает на вход связанного с ним следующего элемента и т. д.

Рис. 5.3. Типы взаимосвязей элементов в структуре проектной системы [Анфилатов, Емельянов, Кукушкин, 2002]

Среда проекта

Среда – множество объектов вне данной системы, влияющих на систему. Проект находится в среде, которая оказывает на него влияние. Причем частью среды является так называемая надсистема (или «старшая» система, суперсистема), часть которой – сам проект.

Для национальных проектов это федеральное правительство, для региональных проектов – соответствующие региональные органы, для корпоративных проектов – компания.

Задача заключается в том, чтобы понять взаимоотношения проекта со средой. Эти взаимоотношения реализуются посредством внешних связей. Определение внешних связей необходимо, с одной стороны, для относительного отделения системы (проекта) от среды, с другой – для установления взаимодействия с этой средой.

Цели

Цель – это желаемое состояние или набор состояний, которые должны быть достигнуты в определенный период функционирования системы.

Цель определяется «старшей» системой, для которой данная система является элементом.

Можно рассмотреть цели двух видов: цель-результат и цель-направление. Цель-результат – это конкретное количественно выраженное желаемое состояние. Цель-направление не имеет количественного фокуса и предполагает движение к новому качественному состоянию. Оно может иметь многоплановую ориентацию, которую трудно выразить конкретными и точными (с узким интервалом значений) показателями [Анфилатов и др., 2002].

К формулировке целей предъявляются определенные требования: измеримость, конкретность, достижимость, согласованность, гибкость, приемлемость. Для проекта «старшая» система определяет цели через требования к результатам, срокам, ресурсоемкости. Цели проекта выражаются при помощи определения уровней соответствующих показателей, в целом характеризующих желаемое качество проекта, понимаемое как совокупность его существенных свойств.

Системный подход к управлению проектами в значительной степени заключается в рассмотрении проекта как элемента суперсистемы и его взаимодействия со средой.

Процесс как элемент системы управления проектами

Процесс – от лат. «processus» – продвижение. Согласно Большому энциклопедическому словарю процесс – а) последовательность, смена явлений, состояний в развитии чего-нибудь; б) совокупность последовательных действий для достижения результата.

Согласно теории систем процессом называется изменение качества объекта во времени или совокупность состояний системы, упорядоченных по параметру времени.

С позиций проектного подхода процесс – это элемент системы управления проектами. Согласно PMBOK^® управление проектами состоит из 42 процессов, объединенных в 5 групп. Там же отмечено, что процесс – комплекс действий и деятельности, осуществляемых для достижения предопределенного результата, продукта или услуги. Процесс характеризуется входом, техникой, инструментами и результатирующим выходом.

Таким образом, процесс в управлении проектами можно определить как комплекс действий для получения последовательных состояний в решении определенной функциональной задачи по созданию уникального результата, продукта или сервиса.

Процессы управления проектами связаны между собой и представляют систему, в которой выход (результат) одного процесса является входом (информационным условием начала) другого (рис. 5.4). Процесс преобразует вход в выход в соответствии со своим функциональным предназначением.

Рис. 5.4. Процесс как преобразование входа в выход

Можно выделить прямые и обратные связи между процессами, а также связи непосредственные и опосредованные (рис. 5.5). Например, информация процесса А передается процессу B, который не может работать без этой информации, – связь прямая. В то же время результаты процесса B могут учитываться в процессе А – связь обратная. Между процессами А и B нет других процессов – связь непосредственная. Те же связи между процессами B и С. Связь между процессами А и С осуществляется через процесс B – она опосредованная. Очевидно, что сбой в одном процессе ведет к сбою в других процессах.

Рис. 5.5. Взаимосвязь процессов управления проектами

Показатели как элементы проектной системы

Системный подход к управлению проектами проявляется также в учете взаимосвязей показателей проекта: объемов работ (при требуемом качестве – Q), сроков выполнения (T) и количества потребляемых ресурсов (R). Эти показатели могут характеризовать требования к проекту, а также его фактические результаты.

Рассмотрим матрицу взаимосвязи показателей проекта (рис. 5.6) [Аньшин, 2011].

Как можно заметить, данная матрица является симметричной. На ее основе могут быть определены относительные показатели:

• R/Q – ресурсоемкость;

• R/T – ресурсоинтенсивность;

• Q/T – периодоотдача;

• Q/R – ресурсоотдача;

• T/R – ресурсопериодичность;

• T/Q – периодоемкость.

Рис. 5.6. Матрица взаимосвязи показателей проекта

Показатель ресурсоемкости (R/Q) – количество потребленных ресурсов в расчете на единицу объема произведенных работ по проекту (например, количество бетона на 1 километр дорожного полотна; количество рабочих (человек или человеко-часов) на 1 кв. метр строящегося здания) (обратный показатель – ресурсоотдача – характеризует объем работ или продукции на единицу потребленного ресурса).

Показатель ресурсоинтенсивности (R/T) – количество потребленных ресурсов в расчете на единичный временной период внутри общего периода разработки проекта (например, потребление ресурсов в расчете на один день, неделю, месяц при общей длительности проекта один год) (обратный показатель – ресурсопериодичность – длительность периода проекта, необходимого для «освоения» единицы ресурса).

Периодоотдача (Q/T) – объем работ в расчете на единичный период внутри общего периода разработки проекта (например, количество километров законченного дорожного полотна в расчете на один день; количество кв. метров жилья за один год при реализации долговременной программы жилищного строительства при реализации проекта создания нового города) (обратный показатель – периодоемкость – характеризует период, необходимый для производства единиы работ проекта).

Рассмотренные коэффициенты выполняют роль связей (структурных, динамических и причинно-следственных) между элементами в системе показателей проекта, если в качестве этих показателей рассматривать результаты (а первоначально – требования) проекта (объем законченных работ с учетом их качества, время его разработки и количество затраченных ресурсов). Зависимости между показателями через коэффициенты не так очевидны, как кажется на первый взгляд. Сложность взаимосвязей обусловлена тем, что, анализируя взаимосвязь между парой любых перечисленных показателей, нужно всегда учитывать, как ведет себя третий показатель.

Рассмотрим коэффициент ресурсоемкости проекта (R/Q). Его рост при заданных сроке и объеме работ по сравнению с планом означает снижение эффективности использования ресурсов. Но рост ресурсоемкости будет оправдан, если ставится цель сокращения сроков проекта. В этом случае увеличение количества ресурсов, направленных в проект, не приведет к увеличению общего объема работ, но проект будет выполнен раньше. При этом показатель ресурсоинтенсивности также будет расти.

R/T – при заданном объеме работ рост ресурсоинтенсивности по сравнению с планом означает снижение эффективности, но он может быть оправдан при необходимости увеличения объемов работ за период. При этом ресурсоемкость (R/Q) не должна увеличиваться при прочих равных условиях.

Q/T – при заданном объеме ресурсов снижение данного показателя по сравнению с планом означает снижение эффективности. Оно может произойти по причине увеличения сроков, а также при снижении объемов работ. Снижение показателя периодоотдачи может быть оправданно при уменьшении объема ресурсов по сравнению с планом. При этом снижается ресурсоинтенсивность. Рост ресурсоемкости – отрицательная тенденция.

Системная модель управления проектами

Системная модель управления проектами разработана проф. В. И. Воропаевым [Математические основы управления… 2005].

Данная модель позволяет представить управление проектами в комплексном и структурированном виде.

Модель содержит три укрупненных блока: субъекты управления, объекты управления, процесс управления. Каждый из этих блоков состоит из нескольких частей.

• Субъекты управления:

ѻ участники проекта (Z);

ѻ команда управления проектом (L).

• Объекты управления:

ѻ проекты и программы (Q);

ѻ фазы жизненного цикла объектов управления (C).

• Процесс управления:

ѻ уровни управления (T);

ѻ функциональные области управления (S);

ѻ стадии процесса управления (F).

Рассмотренные части блоков могут быть представлены развернутым комплексом элементов.

Участники проекта (Z):

инвестор Z1, заказчик Z2, генконтрактор Z3, генподрядчик Z4, исполнители Z5, соисполнители Z6, прочие Z7.

Команда управления проектом (L):

менеджер проекта L1, члены команды L2, функциональные менеджеры проекта L3.

Проекты и программы (Q):

проекты Q1, программы и портфели Q2, организации Q3, системы Q4.

Фазы жизненного цикла объектов управления (C):

концепция C1, разработка C2, реализация C3, завершение C4.

Уровни управления (T):

стратегический (весь жизненный цикл) T1, годовой T2, квартальный T3, месячный T4, декадный T5, суточный T6, сменный T7.

Функциональные области управления (S):

управление

• предметной областью S1;

• по временным параметрам S2;

• стоимостью S3;

• качеством S4;

• рисками S5;

• персоналом S6;

• коммуникациями S7;

• контрактами S8;

• изменениями S9;

• прочие S10.

Стадии процесса управления (F):

инициация F1, планирование F2, организация и контроль выполнения F3, анализ и регулирование F4, закрытие F5.

Все блоки и элементы модели находятся в тесной взаимосвязи и взаимозависимости (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Системная модель управления проектами

На основе системной модели может быть осуществлена вертикальная, горизонтальная и смешанная интеграции элементов с целью постановки требуемых задач управления проектами.

Вертикальная интеграция – позволяет описать задачи, решение которых предполагает взаимодействие уровней (блоков) модели. Например, весь комплекс задач, необходимых инвесторам проекта, может быть представлен записью: (Z1, L, Q, C, T, M, S, F).

Горизонтальная интеграция – определяет комбинации элементов отдельного уровня модели. Например, задача, предполагающая рассмотрение всех процессов управления проектом, может быть описана как: (F1, F2, F3, F4), задача рассмотрения функциональных областей управления расписанием, стоимостью, человеческими ресурсами, контрактами: (S2, S3, S6, S8).

Смешанная (горизонтально-вертикальная) интеграция – наиболее востребована практикой. Здесь комбинации строятся одновременно как между элементами отдельных уровней, так и внутри них. Например, комплексная задача контроля и регулирования всех функциональных областей управления проектом на стадии его реализации может быть выражена записью: (F3, F4, S1, S2, S3, S4, S5, S6, S7, S8, S9, C3).

В целом системная модель может быть полезной в задачах проектирования систем управления крупными проектами, включая концептульное проектирование, разработку нормативно-методической документации, создание комплексов программных средств, системы обучения специалистов.

Реализация системного подхода в проектной сфере в рассмотренных выше аспектах способствует созданию системы стратегического управления проектами.

Общая компоновка проектной системы

Для описания проектной системы, как уже отмечалось, необходимо определить ее компоненты, связи между ними и связи с внешней средой.

Проектная система – это взимосвязанный комплекс компонентов, функционирующий в контролируемом внешнем окружении (рис. 5.8).

Компоненты проектной системы – это:

• цели организации;

• целевые установки проектных единиц и сами эти единицы (пакеты работ, проекты, программы, портфели);

• требования к проектным единицам;

• ресурсы;

• результаты;

• управляющий блок, включающий информационные системы, методологии и стандарты, проектные активы.

Рис. 5.8. Проектная система: общая компоновка

Рассмотрим логику взаимосвязей во внутреннем круге, изображенном на рис. 5.8. Проекты инициируются для достижения целей, возникающих в тех или иных организационных образованиях. Это могут быть министерства и ведомства федерального правительства или региона, фонды, компании. Определяя свои цели и пути их достижения, данные организации рассматривают проекты в качестве средства, позволяющего получить необходимый результат.

Далее возникает целевая установка (видение, миссия, собственно цели; подробное рассмотрение в п. 5.2) самого проекта (программы), имеющего специфическое предназначение. Из целевых установок вытекают требования по осуществлению определенного объема работ, их качеству, срокам, затратам. Для выполнения проектных требований необходимо использование соответствующих ресурсов. Ресурсы поступают на входы работ и проектов и преобразуются в результаты, которые, в свою очередь, также обладают системными свойствами, – на выходе.

Инициирующая проект организация, анализируя полученные результаты, а также при изменении своих собственных целей, корректирует целевые установки проекта.

Важным элементом проектной системы является управляющий блок. Этот блок формирует методологию проектного управления, информационные системы, осуществляет обучение и оценку персонала и другие функции. Описанная проектная система находится во взаимодействии с внешним окружением. Проектная система должна контролировать это окружение, т. е. его структуризацию, анализ, коммуникации и управление проектными единицами, с учетом данных аспектов.

Функционирование компонентов проектной системы реализуется с помощью рассмотренных выше процессов и связей между ними.

Понятия стратегического менеджмента в управлении проектами

В основе стратегического управления проектами лежит общая методология стратегического менеджмента, которая адаптируется к процессу управления проектами и имеет свои особенности. Можно рассмотреть два аспекта: стратегический менеджмент самостоятельно существующих проектов (спортивные и культурные мероприятия, политические форумы, научно-технические, строительные и другие объекты) и проектов в составе организаций (коммерческие, некоммерческие, государственные организации).

Стратегический менеджмент самостоятельных проектов

Как следует из названия рассматриваемой области менеджмента, ключевым является понятие «стратегия». Сам термин имеет военное происхождение. Он исходит от греч. слов «stratós» – войско и «ágō» – веду. Кстати, нужно отметить, что одними из первых проектов, с которыми столкнулось человечество, были военные операции. Поэтому в некотором смысле можно сказать, что стратегические задачи впервые решались в военных проектах и стратегический менеджмент брал свое начало именно в них. Крупные операции являлись даже в большей степени программами, чем просто проектами, они требовали координации действий многих фронтов и армий, обеспечения боеприпасами, горючим, транспортными средствами, продовольствием, медикаментами и другими ресурсами. Не случайно одним из первых глубоко исследовал стратегию теоретик войны Карл фон Клаузевиц. Он отделил стратегию от тактики. Тактика, по Клаузевицу, – это организация и ведение отдельных боев, а стратегия – увязка их с общей целью войны. Он определил элементы стратегии, но выступал за целостное ее рассмотрение, отмечая, что «если бы кто-нибудь вздумал вопросы стратегии толковать по этим элементам, то это была бы самая неудачная мысль, какая только может прийти в голову, ибо чаще всего в конкретных военных операциях эти элементы самым тесным и сложным образом сплетаются между собою» [Клаузевиц, 2010]. Данное соображение Клаузевица в полной мере справедливо к созданию и реализации стратегии современных проектов в любых сферах их реализации.

В теории менеджмента имеется несколько определений стратегии, в которых рассматриваются разные элементы стратегического процесса.

Стратегия – один из нескольких наборов правил принятия решений относительно поведения организации; системная концепция, связывающая и направляющая рост сложной организации; направления, в соответствии с которыми компания будет расти и развиваться. Стратегия – средства достижения результатов, цели представляют собой результаты (Ансофф, 1999, с. 159–161). Стратегия – это план, интегрирующий главные цели организации, ее политику и действия в некое согласованное целое (Минцберг, Куинн, Гошал, 2001, с. 23). Иногда стратегия определяется посредством элементов или направлений: товарно-рыночное инвестирование, предложение потребительской ценности, активы и компетенции и др. [Аакер, 2007, с. 21–26].

Большинство этих понятий при соответствующей корректировке можно применить и к проектам. Обобщая их, можно определить стратегию проекта как способ достижения его целей с учетом миссии и видения проекта.

Создание стратегии проекта предполагает решение трех основных задач:

• определение миссии и статегического видения;

• определение целей;

• разработку функциональных стратегий как способов достижения целей.

Применительно к проекту миссия – это то, ради чего затевается проект, его предназначение, та польза, которую он принесет, в самом общем ее рассмотрении. Миссия может быть определена для проектов самых различных уровней и масштабов: от национального до компании и даже проектов отдельных лиц.

Миссия проекта должна отличаться от миссии актива, который будет функционировать после завершения проекта. В проекте должны быть разработаны уникальные решения, связанные с созданием актива. Миссия проекта как раз и заключается в создании таких решений. Проект должен обеспечить уникальность решений – в этом его миссия.

Для иллюстрации данного тезиса приведем ситуацию, когда первоначально рассматриваются несколько альтернативных конкурирующих проектов. Допустим, в конце концов для разработки должен быть выбран один проект. Менеджер каждого конкурирующего проекта должен разработать план и указать, в чем состоит уникальность и эффективность именно его проекта. Предположим, что эти проекты имеют разные свойства, такие как экономичность, сроки, технические параметры. Причем каждое проектное предложение имеет свои особенности: один проект позволит дешево произвести продукт, другой может быть завершен в рекордно короткие сроки, третий позволит получить уникальные технические характеристики. Миссия первого проекта – «Мы обеспечиваем экономичные технические решения», второго – «Мы обеспечиваем опрежение конкурентов по срокам», третьего – «Мы создаем уникальные технические решения». В данном случае миссия формулируется для заказчиков проекта.

Стратегическое видение – это долгосрочный желаемый образ будущего, стремление чего-то достичь; то, куда следует идти. Есть афоризм, приписываемый Джонатану Свифту: «видение – это искусство увидеть невидимое».

Видение проекта – это образ будущего, каким его представляют владельцы, участники и основные стейкхолдеры. Типична ситуация, когда у каждой из перечисленных категорий и отдельных лиц существует свое видение. Поэтому возникает задача достижения консенсуса и подготовки единого заявления о видении проекта или программы.

Учитывая, что проект по своей сути – это прогнозная субстанция будущего, т. е. он вообще не существует на момент формирования видения, то «вольности» в предсказании того, что будет представлять собой проект на момент его завершения, могут быть достаточно велики.

Когда разрабатывается видение проекта, его следует формировать по следующим основным направлениям:

• окружение, в котором будет существовать созданный в проекте актив; окружение весьма многоаспектно: политическая система, внешнеполитическое окружение, различного рода доктрины государства, в том числе военная; финансовые ресурсы, конкретные люди и т. д.;

• технические и производственные решения, которые будут существовать к моменту завершения проекта;

• технические и производственные средства разработки проекта;

• методы организации работ;

• ресурсы, которые будут использованы в процессе разработки проекта.

В методологии стратегического менеджмента есть понятие «визионерский глаз, используемое при формировании видения [Маурик, 2002]. Это метафора, которую можно применить и к проекту, т. е. рассмотреть «визионерский глаз» проекта.

«Визионерский глаз» проекта (рис. 5.9) смотрит вперед и видит то, к чему мы стремимся в проекте. Глаз связан со зрительным нервом, который посылает сигнал в мозг, анализирующий и вырабатывающий отношение к тому, что видит глаз. Если теперь от физиологии перейти в область стратегии проекта, то речь пойдет об анализе будущей картины, о выработке целей, планов и действий по их достижению.

Рис. 5.9. «Визионерский глаз» проекта [Маурик, 2002]

Цели проекта – это конкретные результаты, которых хочет добиться инициатор проекта с учетом мнений стейкхолдеров.

Вместе с тем цель – это критерий успеха или неудачи. С этих позиций можно говорить об элементах цели: показателе, способе измерения и задаче (Ансофф). Показатель характеризует критерий, по значению которого судят об успехе проекта. Способ измерения показателя – прием, при помощи которого исчисляется показатель (среднее значение, темп роста). Задача – направление изменения показателя, которое хотелось бы получить (минимизация, стабилизация, максимизация и др.).

Можно говорить о системе и иерархии целей проекта. Цели могут быть рыночными, инновационными, финансовыми и др. (П. Друкер). Возможно выделение целей разных уровней, т. е. они могут выстраиваться в определенной иерархии. Например, рентабельность капитала проекта может быть целевым показателем, на который влияют оборачиваемость активов, рентабельность продаж, мультипликатор капитала.

В теории сбалансированных показателей, например, выделяются показатели: финансовые, работы с клиентами, операционной деятельности, обучения и развития персонала. Они могут быть рассмотрены на различных уровнях: корпорации, бизнес-единиц, отдельных работников. Такое преобразование показателей и переход от показателей верхних уровней к более низким называется каскадированием.

В некоторых проектах ставятся весьма амбициозные и сложные цели. Например, в проекте «Аполлон» была обозначена цель полета человека на Луну и возвращения на Землю. С учетом технологий начала 60-х годов прошлого века задача казалась нерешаемой. Она была представлена с позиций «обратного ракурса», т. е. определения комплекса и последовательности задач, которые нужно решить для достижения главной цели. Иными словами, сначала был рассмотрен процесс обратного движения от конечной цели к промежуточным (метафора – как бы последовательные прыжки лягушки в обратном направлении; на приведенном ниже графике – сверху вниз), а затем, наоборот, – от настоящего к будущему (снизу вверх) (рис. 5.10).

Рис. 5.10. «Прыжки лягушки» как образ структуризации во времени целей проекта [Маурик, 2002]

Функциональные стратегии проекта

Разные цели и аспекты реализации проекта требуют применения соответствующих подходов и концепций, а в целом способов, которые определяют содержание так называемых функциональных (деловых) стратегий. Это следующие основные стратегии:

• маркетинговая стратегия проекта – концепция продвижения проекта навстречу потребителю (в том числе заказчику) на разных фазах его жизненного цикла;

• финансовая стратегия проекта – концепция привлечения денежных средств для реализации проекта;

• инвестиционная стратегия проекта – концепция вложения денежных средств для создания активов проекта;

• инновационная стратегия проекта – концепция использования, создания и внедрения новшеств в проекте;

• ресурсная стратегия проекта – концепция обеспечения проекта необходимыми ресурсами;

• стратегия рисков – концепция определения допустимого уровня рисков в сопоставлении с вознаграждением за риск, планов и ответных действий при активации рисковых событий;

• операционная стратегия – концепция практического осуществления проекта, производственных действий, найма и увольнения персонала, закупок, партнерства и др.

Особенности стратегического менеджмента проектов в компании

Схематично место проектов в стратегическом управлении компанией представлено на рис. 5.11.

Рис. 5.11. Место проектов в стратегическом процессе организации

Как видно из рис. 5.11, проекты осуществляются для реализации стратегий компании. Эти проекты при их завершении создают возможность проведения изменений, ведущих к формированию нового состояния организации. В свою очередь, это новое состояние приведет к определенным результатам (выгодам, бененфитам) для компании в целом. Через обратную связь результаты могут корректировать цели на следующем этапе развития.

Учитывая, что проекты вытекают из необходимости реализации стратегий организации, рассмотрим общие моменты их взаимосвязи, а также структурные и продуктивно-рыночные аспекты формирования проектов (рис. 5.12).

Рис. 5.12. Стратегический аспект структуры проектов компании

Проекты, ориентированные на стратегию

Рассмотрим стратегические подходы, ведущие к определенным проектам и идеям их формирования [Аакер, 2007]:

• стратегическое видение;

• динамическое видение;

• стратегический дрейф;

• стратегические намерения;

• стратегическая гибкость.

Подход стратегического видения

В соответствии с данным подходом компания определяет долгосрочный желаемый образ, к которому она стремится. Этот образ фиксируется на определенный промежуток времени. Если компания ориентируется на долгосрочное видение, то она должна представлять последовательность проектов, которые будут запускаться в разные годы периода, для которого это видение существует. Проекты, реализующие данную стратегию, являются, с одной стороны, долгосрочными, а с другой – представляют некоторую цепочку во времени (рис. 5.13). Они должны обладать свойством дополнительной синергии.

Рис. 5.13. Цепочка проектов стратегического видения

Недостаток данной стратегии – ошибочное видение, недоучет изменения среды функционирования компании.

Подход динамического видения

Подход основан на прогнозе смены парадигм в будущем. Проекты действующей парадигмы являются основными, но в преддверии новой парадигмы упреждающе запускаются новые проекты, которые как бы набегают на действующие. Их можно назвать «перекрывающей волной» проектов (рис. 5.14).

Рис. 5.14. «Перекрытие» проектов динамического видения

Подход стратегического дрейфа

В данном случае компания оперативно реагирует на появляющиеся возможности, приносящие доход. Проекты возникают по мере выявления таких возможностей. Поскольку возможности могут быть самыми различными, то же касается и проектов. В большей степени проекты в такой ситуации окажутся краткосрочными и во многом слабо связанными друг с другом. По сути, данные проекты являются проектами быстрого реагирования.

Подход стратегических намерений

Подход дополняет стратегию стратегического видения. В основе стратегии лежит амбициозная цель, на достижение которой направлены усилия всех сотрудников компании. Особенности подхода состоят в:

• инновационности развития;

• конкретизации видения во времени;

• понимании содержания успеха и способа его достижения.

Проекты стратегических намерений должны быть релевантными стратегии, быть ориентированными на соответствующий временной горизонт, отличаться инновационностью.

Подход стратегической гибкости

Данный подход возникает в связи с неопределнностью и ненадежностью прогнозов. Одним из известных способов снижения риска при неопределенности является диверсификация. При использовании этого подхода компания диверсифицирует свою деятельность по разным направлениям бизнеса. Компания начинает заниматься разными видами экономической деятельности, работать на разных рынках и т. д. Соответственно появляются проекты «гибкой диверсификации», при этом требуются различные компетенции для их разработки и коммерциализации. Возникает угроза распыления инвестиционных ресурсов и появления неудачных проектов вследствие отсутствия опыта, ресурсов, глубокого понимания бизнес-направления.

Бизнес-структурные проекты

В зависимости от привлекательности рынков и силы бизнеса различных бизнес-единиц компании проекты могут обеспечивать различный темп роста бизнеса, по-разному влиять на конкурентную позицию этих единиц.

Проекты роста

Проекты левого верхнего угла матрицы McKinsey (матрицы General Electric) (табл. 5.1), а также проекты, развивающие позицию «звезды», в матрице Бостонской консалтинговой группы (табл. 5.2).

Проекты «звезды» развивают продукт, по которому компания имеет высокую долю на рынке и рынок которого растет высокими темпами. Проекты левого верхнего угла матрицы McKinsey характеризуются высокой (средней) рыночной привлекательностью и высокой (средней) силой бизнеса. Наличие таких проектов определяет хорошие перспективы дальнейшего роста бизнес-единиц компании.

Таблица 5.1

Матрица McKinsey

Таблица 5.2

Проектная интерпретация матрицы бостонской консалтинговой группы

Проекты удержания позиций

Проекты, являющиеся ответом на вызов конкурентов или/и ухудшения действия факторов внутренней и внешней среды.

Проекты восстановления

В ряде случаев и в отдельные периоды компании резко снижают инвестиции в те или иные направления деятельности. Это может привести к утрате конкурентных позиций. В случае появления новых возможностей может возникнуть необходимость их восстановления. Проекты восстановления могут возникать при смене собственников, изменении бизнес-стратегии.

Проекты «сбора урожая»

Малые проекты, применяющиеся в поддержание требуемого уровня денежных потоков.

Продуктивно-рыночные проекты

Данная группа проектов вытекает из способов роста активов, поведения компании на рынках, создания новых продуктов.

Рассмотрим три типа роста активов: органический, экстернальный (внешний), интегративный. Органический рост происходит за счет создания новых активов (физическое создание новых мощностей). Экстернальный связан с присоединением к компании уже существующих активов, что реализуется посредством слияний, поглощений, создания совместных предприятий и других форм. Интегративный рост связан со вступлением компании на временной основе в альянсы и инновационные сети с целью создания новшеств на основе временного объединения своих инновационных и производственно-технологических компетенций с другими компаниями и разработки на этой основе новых продуктов и процессов (как правило, на предконкурентной стадии, но не только).

Для иллюстриции возникающих при этом проектов рекомендуется использовать куб, стороны которого представляют тип экономического роста, характер рыночного продвижения и способ развития продуктов (предлагается модификация матрицы Ансоффа посредством добавления к ней третьего измерения) (рис. 5.15) [Аньшин, 2011]. Куб можно разделить на 12 малых кубиков (при двух позициях на двух осях и трех – на одной).

Рис. 5.15. Продуктивно-рыночный куб проектов

Например, кубик (2.1.1) представляет комплекс проектов расширения присутствия на старом рынке с новым продуктом на основе органического роста, кубик (2.1.2) рассматривает проекты также для старого рынка и нового продукта, но на основе слияний и поглощений, а кубик (2.1.3) – то же, но на основе интегративного роста.

Для комплекса проектов, которые далее подвергаются рассмотрению и отбору для разработки, может быть использована специальная методика – КУРО (проекты-компенсаторы, усилители, реализаторы, отражатели) [Аньшин, 2011].

Общая идея методики заключается в движении от процесса декомпозиции целей компании в разрезе цепочек создания ценности (рис. 5.16) к определению целевых разрывов и проектов по их преодолению в упомянутых цепочках (рис. 5.17).

Рис. 5.16. Декомпозиция целей в разрезе цепочек создания ценности

Рис. 5.17. Разрывы компетенций и проекты

Таблица 5.3

Сводная таблица методики КУРО

Важной частью методики КУРО является проведение модифицированного SWOT-анализа.

Модификация SWOT-анализа касается следующих моментов:

• использования метода Дельфи при формировании SWOT-составляющих с балльным оцениванием их значимости;

• привязки SWOT-составляющих к элементам цепочки создания ценностей;

• формирования проектов по наиболее значимым SWOT-составляющим в разрезе элементов цепочки создания ценностей.

Можно рассмотреть следующие шаги методики:

1. Для проведения SWOT-анализа необходимо сформировать пул экспертов, которые имеют достаточно глубокое представление о компании, перспективах ее развития по отдельным направлениям деятельности, процессам и звеньям цепочки создания ценности.

2. Эксперты могут работать изолированно (метод Дельфи) или совместно (метод мозговой атаки).

3. Перед каждым экспертом ставится задача сформулировать составляющие силы, слабости, возможностей и угроз.

4. Информация экспертов обобщается и составляется сводная SWOT-таблица.

5. Сводная SWOT-таблица доводится до каждого эксперта. Эксперты должны дать оценку в баллах (например, по 100-балльной шкале) каждой позиции силы, слабости, возможностей и угроз.

6. Ранжирование элементов SWOT-позиций по результатам экспертизы, выявление наиболее критичных и существенных.

7. Разработка экспертами проектов по каждой SWOT-позиции в разрезе цепочек создания ценности с использованием процедуры метода Дельфи, включая балльную оценку проектов экспертами:

• слабые SWOT-позиции – проекты-компенсаторы (К);

• сильные SWOT-позиции – проекты-усилители (У);

• SWOT-позиции «возможности» – проекты-реализаторы (Р);

• SWOT-позиции «угрозы» – проекты-отражатели (О);

8. Обобщение информации по проектам и создание пула (меню) проектов для последующего рассмотрения при формировании портфеля проектов.

Резюме

Проекты, программы и портфели проектов – это системные образования. Они состоят из элементов, связи между которыми имеют структурный и причинно-следственный характер.

Управление проектами состоит из ряда процессов, которые являются его компонентами, находящимися во взаимодействии. Выходы одних процессов служат входами других, что определяет в том числе системный характер управления проектами.

Результаты проекта также находятся во взаимосвязи, что иллюстрируется матрицей взаимосвязей показателей проекта.

Разработка стратегии проекта предполагает формирование видения, миссии и функциональных стратегий, важнейшие из которых – маркетинговая, финансовая, инвестиционная, ресурсная и операционная.

Проекты являются средством реализации бизнес-стратегии компании.

Тип этой стратегии влияет на проектную структуру организации. Можно выделить ряд групп проектов организации: проекты, ориентированные на стратегию; бизнес-структурные проекты продуктивно-рыночные проекты.

Ключевые термины

Проектная единица как система – комплекс компонентов, взаимодействия и взаимоотношения которых принимают характер взаимодействия для получения сфокусированного полезного результата.

Связи в проектной системе – это то, что преобразует выход одного компонента во вход другого.

Процесс в управлении проектами – комплекс действий для получения последовательных состояний в решении определенной функциональной задачи по созданию уникального результата, продукта или сервиса.

Матрица взаимосвязей показателей проекта – аналитический инструмент, представляющий квадратную матрицу, в строках которой приведены показатели объема работ, сроков и ресурсов проекта; в столбцах – эти же показатели.

Стратегия проекта – способ достижения целей с учетом миссии и видения проекта.

Видение проекта – образ будущего, каким его представляют владельцы, участники и основные стейкхолдеры.

Миссия проекта – то, ради чего затевается проект, его предназначение, та польза, которую он принесет, в самом общем ее рассмотрении.

Цели проекта – конкретные результаты, которые хочет получить инициатор проекта.

Контрольные вопросы

1. Что такое системный подход к управлению проектами?

2. Какие особенности проекта позволяют судить о нем как о системе?

3. Какие бывают связи в проектах и для чего необходимо их учитывать?

4. Как связаны процессы управления проектами?

5. Какие относительные показатели можно сформировать на основе системной матрицы взаимосвязей?

6. Проиллюстрируйте примерами зависимости между показателями системной матрицы взаимосвязей.

7. Что такое миссия проекта?

8. Что такое видение проекта?

9. Приведите примеры функциональных стратегий проекта.

10. Приведите примеры стратегий организации и проектов, реализующих эти стратегии.

Литература

1. Аакер Д. Стратегическое рыночное управление. СПб.: Питер, 2007.

2. Анохин П. К. Философские аспекты теории функциональных систем. М.: Наука, 1978.

3. Ансофф И. Новая корпоративная стратегия. СПб.: Питер, 1999.

4. Анфилатов В. С., Емельянов А. А., Кукушкин А. А. Системный анализ в управлении. М.: Финансы и статистика, 2002.

5. Аньшин В. М. Конспект лекций по курсу «Стратегическое управление портфелем проектов и программой» (читается автором на магистерской программе «Управление проектами: проектный анализ, инвестиции, технологии реализации»).

6. Богданов А. А. Тектология – всеобщая организационная наука. М.: Экономика, 1989.

7. Большой энциклопедический словарь. 2-е изд. М.: Большая советская энциклопедия; СПб.: Норинт, 2002. С. 971.

8. Жилин М. А. Теория систем. Опыт построения курса. М.: Книжный дом «ЛИБРОКОМ», 2010.

9. Клаузевиц К. О войне. М.: АСТ, 2010.

10. Математические основы управления проектами / под ред. В. Н. Буркова. М.: Высшая школа, 2005.

11. Маурик Д. Эффективный стратег. М.: ИНФРА-М, 2002.

12. Минцберг Г., Куинн Дж. Б., Гошал С. Стратегический процесс. СПб.: Питер, 2001.

13. Мир управления проектами / под ред. Х. Решке, Х. Шелле. М.: Аланс, 1993.

14. Энгельс Ф. Анти-Дюринг. Гл. 12 // Маркс К., Энгельс Ф. Собр. соч. 2-е изд. Т. 20. М.: Госполитиздат, 1961.

15. A Guidebook of Project & Program Management for Enterprise Innovation (P2M). Vol. II. S. Ohara, Published by Project Management Association of Japan, 2005.

16. Cleland D. I., Ireland L. R. Project Management: Strategic Design and Implementation. 5th ed. McGraw-Hill Companies, 2006.

Для того чтобы разработанная методология управления проектами и ИСУП использовались при ведении проектов, необходимо на регулярной основе выполнять мероприятия по контролю за соблюдением методологии и актуализации данных в ИСУП, проводить обучение участников проектной деятельности, совершенствовать процессы управления проектами, организовывать обмен опытом между участниками проектов, обеспечивать руководство сведениями о статусе реализации проектов, эскалировать проблемы в проектной деятельности. Вышеперечисленные задачи, выполнение которых необходимо для внедрения проектного подхода на предприятии, возлагаются на подразделение или группу сотрудников, которая называется проектным офисом. Более лаконично можно определить, что проектный офис – это подразделение или группа сотрудников предприятия, которая осуществляет координацию предписанных к нему проектов.

Подчиненность проектного офиса определятся с учетом списка подразделений, проектную деятельность которых предполагается координировать. Если при внедрении СУП предполагалось, что она распространяется только на проекты одного подразделения, например ИТ-службу, то и подразделение «Проектный офис ИТ» должно подчиняться руководителю ИТ-службы. Руководитель подразделения будет иметь в своем подчинении структурную единицу, задачи которой – предоставление независимой от руководителей проектов информации о статусе реализации проектов, организация обучения руководителей проектов данного подразделения, ведение архива проектной документации данного подразделения.

Если же СУП распространяется на всю проектную деятельность предприятия, то, чтобы избежать рисков ангажированности деятельности проектного офиса на интересы какого-либо одного из подразделений, рекомендуется подчинять проектный офис непосредственно первому лицу компании.

Следует также отметить, что в качестве проектного офиса в ряде случаев обозначают группу управления отдельным проектом, в состав которой входят руководитель проекта, администратор проекта, руководители рабочих групп проекта. Подобный проектный офис не рассматривается в рамках СУП как центр внедрения проектной деятельности, а расчитан только лишь на один проект. Такие типы проектных офисов, созданных под задачи управления отдельными проектами, значимыми для компании и нетипичными для ее постоянной деятельности, например, проектный офис внедрения ERP-системы на базе платформы SAP ERP, не будут рассматриваться в контексте внедрения СУП. Однако нужно отметить, что проектные офисы данного типа могут создаваться под выполнение отдельных проектов параллельно с функционированием проектного офиса подразделения или всей компании. Однако функционировать такие проектные офисы обязаны согласно методологии управления проектами, принятой в компании при внедрении СУП. Под конкретный проект могут использоваться дополнительные методы оперативного управления помимо прописанных в методологии проектной деятельности компании, но это не отменяет необходимости соблюдения подходов, обязательных для всех проектов.

Рис. 6.3. Положение проектного офиса в организационной структуре предприятия

При описании функций, которые потенциально может выполнять проектный офис, для начала хотелось бы отметить, что уровень развития проектного офиса напрямую коррелирует со зрелостью общего менеджмента в компании и проектного управления, в частности. Поэтому состав функций проектного офиса будет дополняться по мере функционирования СУП в организации и развития самого проектного офиса как центра компетенции в управлении проектами (рис. 6.3).

Развитие проектного офиса включает несколько ступеней, характеризующихся определенными признаками, по которым можно оценить, на какой ступени зрелости проектный офис находится сейчас и в каких направлениях он может развиваться, повышая свою зрелость. Прежде всего эволюция проектного офиса связана с «наращиванием мощи», т. е. с расширением набора функций, которые он выполняет. Условно можно выделить четыре ступени развития проектного офиса, на которых его функции претерпевают качественный скачок.

Ступень I. Формирование

На этой ступени идет процесс формирования проектного офиса как структурной единицы компании: разрабатываются регламенты и должностные инструкции, набирается штат, пишутся положения, регламентирующие деятельность проектного офиса. Помимо регламентации собственной деятельности проектный офис собирает информацию по проектам, ведущимся в компании, формализует процессы управления проектами, внедряет информационную систему для календарного планирования проектов и определяет предварительную структуру базы знаний, которая в дальнейшем будет использоваться для более эффективного управления проектами.

Цель проектного офиса на первой ступени зрелости – закрепить свои позиции, добиться, чтобы существующие регламенты управления проектами действительно работали. Поэтому ключевой функцией на этой ступени развития является отладка регламентов и процессов управления проектами, контроль за соблюдением методологии. Необходимо также проинформировать сотрудников компании о создании нового подразделения, поддерживающего проектную деятельность.

После того как проектный офис утвердит свою позицию в организации, завоюет доверие и уважение со стороны руководства и сотрудников, наладит процессы управления проектами и работа пойдет «как часы», можно говорить о переходе на следующую ступень зрелости.

Как долго проектный офис каждой конкретной компании будет находиться на первой ступени зрелости, зависит от многих факторов, но в среднем этот период занимает от полугода до года.

Ступень II. Накопление опыта и ресурсный учет

На этой ступени зрелости проектный офис расширяет свое влияние в компании за счет наращивания своих функций. Помимо поддержания актуальности методологии управления проектами, а также контроля за ее соблюдением проектный офис путем тесного взаимодействия с руководителями и администраторами проектов добивается своевременной актуализации графиков проектов в информационной системе, регулярно получает отчеты о статусе проектов, что позволяет ему формировать «общую картину» по проектам, вести документированный архив.

Кроме того, на второй ступени происходит формирование и структурирование базы знаний проектного офиса, собираются «извлеченные уроки», полезная информация о типовых услугах, условиях договоров с подрядчиками.

Однако ключевой функцией проектного офиса на данной ступени является контроль за распределением ресурсов в проектах. Для этого проектный офис формирует корпоративный пул ресурсов персонала, который может быть привлечен к участию в проектах.

Сам проектный офис, как правило, не полномочен назначать ресурсы на проекты, однако он может осуществлять информационную поддержку в принятии решений, так как обладает достоверными данными о распределении ресурсов.

Если проектный офис располагает достоверной и актуальной информацией о распределении ресурсов в проектах и о ситуации по проектам в целом, его зрелость можно считать достаточной для перехода на следующую – третью – ступень.

Ступень III. Накопление и передача опыта

На этой ступени зрелости проектный офис занимается прогнозно-аналитической деятельностью, в рамках которой осуществляется формирование нормативных оценок для планирования проектов.

Также в рамках формирования общей базы знаний создаются типовые иерархические структуры работ (ИСР), реестр типичных рисков по проектам, отслеживается удовлетворенность заказчика. С целью ознакомления с лучшими практиками ведения проектов проектный офис может регулярно проводить встречи по обмену опытом.

К другим полезным функциям проектного офиса на третьей ступени зрелости относятся:

• проведение плановых аудитов проектов;

• инициация аудитов критичных проектов;

Следует отметить, что на третьей ступени проектный офис уже обладает достаточно высоким уровнем зрелости, и переход на следующую ступень связан прежде всего с необходимостью введения в компании портфельного управления. При этом важно учитывать, что для перехода проектного офиса на четвертую ступень зрелости, помимо собственно развития проектного офиса, необходимо еще и развитие (возможно, реструктуризация) самой компании и готовность менеджмента к использованию формализованного подхода для стратегического управления. Однако если компания ведет мало проектов, внедрение принципов портфельного управления не является обязательным.

Ступень IV. Стратегическое управление портфелем

Ключевой функцией проектного офиса на этой ступени является внедрение и оптимизация портфельного управления. Проектный офис служит центром экспертизы для обеспечения принятия решений по управлению портфелем.

Говорить о классическом управлении портфелем проектов можно, если оно осуществляется для обеспечения стратегии развития предприятия и при управлении портфелем используются профессиональные инструменты менеджмента, а не только интуиция руководства и «здравый смысл».

Проектный офис, уровень развития которого соответствует четвертой ступени, востребован не во всех компаниях. Как уже было отмечено ранее, компания и менеджмент должны быть готовы к внедрению портфельного управления. В компании должны быть сформированы определенные предпосылки для развития портфельного управления, такие как формализованная стратегия, метрики для оценки проектов на соответствие стратегии, определенная культура принятия управленческих решений, прозрачность методов управления.

В дальнейшем проектный офис может совершенствоваться в рамках четвертой ступени, но это не означает отказа от реализации и развития функций, приобретенных на первых трех ступенях зрелости.

Резюме

Систему управления проектами нужно воспринимать как комплексное решение для внедрения проектного подхода на предприятии. Именно система, в которой предусмотрена регламентация процессов, их автоматизация, а также выделение персонала, контролирующего исполнение процессов и обеспечивающего их усовершенствование, способна обеспечить признание значимости проектного подхода для реализации стратегии организации и уменьшить риск невыполнения отдельных проектов и всего портфеля проектов организации за счет:

• обеспечения сбалансированности портфеля при его формировании (соответствие стратегии, выявление всех взаимозависимостей, минимизация конфликтов по ресурсам);

• регулярного мониторинга при реализации портфеля и принятия превентивных мер по предотвращению реализации рисков и снижению влияния реализовавшихся рисков;

• согласованного принятия решения по изменениям в проектах с учетом взаимосвязи по содержанию, срокам и ресурсам с другими проектами.

Ключевые термины

Корпоративная методология управления проектами – документированные процессы по управлению проектами, методы и процедуры, которые должны быть использованы сотрудниками предприятия при участии в проектной деятельности.

Информационная система управления проектами – специализированное программное обеспечение для управления проектами, выступающее в качестве инструментария для планирования и контроля параметров проектов, обмена информацией между участниками проекта, получения отчетности по проектам.

Проектный офис – подразделение в компании или назначенная группа сотрудников, контролирующая исполнение методологии управления проектами, соблюдение регламентов по работе с ИСУП, занимающаяся развитием знаний и навыков персонала в области проектного менеджмента.

Контрольные вопросы

1. При каком объеме проектной деятельности для предприятия становится целесообразно внедрять систему управления проектами?

2. Какие преимущества получает организация за счет внедрения системы управления проектами?

3. Какие данные о проектной деятельности предприятия могут быть полезны при финансово-экономическом обосновании внедрения системы управления проектами?

4. Какие положительные изменения принесет внедрение системы управления проектами руководителям проектов?

5. Какие три компонента составляют систему управления проектами?

6. Какие этапы внедрения системы управления проектами должны быть предусмотрены в ходе внедрения? Можно ли пренебречь выполнением тех или иных этапов?

7. Должны ли при разработке методологии управления проектами для организации учитываться внутренние стандарты данного предприятия по документированию процессов?

8. Какие основные разделы должны войти в методологию управления проектами?

9. Зачем нужна классификация проектов в методологии?

10. Какие документы должны быть разработаны при внедрении ИСУП помимо руководств пользователя для обеспечения единообразного использования ИСУП при планировании и контроле проектов всеми участниками проектной деятельности в организации?

11. Какие основные функции возлагаются на проектный офис?

12. Какие ступени развития проектной деятельности можно выделить?

13. Сколько проектных офисов может функционировать в организации?

Литература

1. Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами / пер. с англ. М.: ДМК Пресс, 2002.

2. Кендалл И., Роллинз К. Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами: Максимизация ROI. М.: ЗАО «ПМСОФТ», 2004.

3. Мазур И. И., Шапиро В. Д. Управление проектами: учеб. пособие для вузов. М.: Омега-Л, 2009.

4. Kerzner H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. 8th ed. N.Y.: John Willey and Sons, 2003.

5. LeRoy Ward J. Project Management Terms: A Working Glossary. 2nd ed. ESI International, 2000. November 1.