Глава 5. Заполнение трудовых книжек
1. Оформление и заполнение трудовых книжек
Трудовая книжка, пройдя сложный исторический путь становления и совершенствования, занимает центральное место в системе кадрового делопроизводства. Новое российское законодательство о социальном обеспечении и введение в 1997 г. индивидуального (персонифицированного) учета граждан в системе пенсионного страхования не изменили отношения государства к трудовой книжке.
С принятием Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» юристы и специалисты кадровых служб связывали перспективу отказа от практики ведения трудовых книжек, поскольку ее значение в качестве доказательства трудового стажа в системе индивидуального пенсионного страхования менялось. Однако ими совершенно напрасно упускалось из виду, что трудовая книжка – это не только совокупность сведений о продолжительности трудовой деятельности, но и документ, призванный фиксировать качественную сторону труда работника, документ, обладающий правовыми гарантиями подлинности и сохранности, которые столь необходимы, в т. ч. и в интересах социальной защиты трудящихся. Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г., имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
Для начала обратим внимание на п. 3 и 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В соответствии с этим документом трудовые книжки положено оформлять на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, а для поступающего на работу впервые – не позднее недельного срока со дня приема на работу. Причем в последнем случае необходимо личное присутствие работника. Рассмотрим положения Инструкции по заполнению трудовых книжек. Этот нормативный акт, несомненно, должен стать для работника кадровой службы своеобразной азбукой по оформлению трудовой книжки. Так, в Инструкции сказано, что запись в книжке производится очень аккуратно. При этом используются гелевые, перьевые, шариковые ручки, ручки-роллеры со световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Однако стоит заметить, что некоторые отделения пенсионного фонда делают замечания относительно заполнения трудовых книжек пастой или чернилами черного цвета. Поэтому рекомендуется при заполнении трудовой книжки ограничиться стандартными цветами: синим и фиолетовым. Совершенно недопустимо заполнение трудовой книжки красными, зелеными, оранжевыми, коричневыми и другими цветными чернилами или пастой.
Запись дат во всех разделах трудовой книжки производится арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными).
Какие-либо сокращения указанная Инструкция делать не позволяет. Нельзя сокращать, например, имя и отчество, дату рождения и дату заполнения трудовой книжки. Пункт 2.1 Инструкции запрещает замену имени и отчества инициалами. Следует быть внимательным при написании таких имен, как Наталия и Наталья, Марианна и Марьяна, а также при указании сложных фамилий и отчеств. Дата рождения (число, месяц, год), как и сведения о фамилии, имени, отчестве работника, указывается строго в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.
Статья 66 ТК РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся ведения трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.
Трудовая книжка – один из документов, предъявляемых при приеме на работу. Это общее правило закреплено в ст. 65 ТК РФ. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем.
Не заводятся и не ведутся трудовые книжки в отношении граждан, осуществляющих трудовую деятельность самостоятельно либо не на основании трудового договора:
1) индивидуальных предпринимателей;
2) частных нотариусов, детективов, адвокатов;
3) руководителей коммерческих организаций, которые являются единственными учредителями данной организации;
4) лиц, выполняющих работы или оказывающих услуги на основании договоров гражданско-правового характера;
5) аттестованных сотрудников органов внутренних дел, таможни, военизированной охраны, МЧС, органов, исполняющих наказание, и т. п. Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, производятся без каких-либо сокращений.
Необходимо писать полностью:
1) пункт;
2) статью Трудового кодекса Российской Федерации;
3) приказ (его дату, номер).
В трудовую книжку вносятся 3 группы сведений:
1) сведения о работнике;
2) сведения о работе;
3) сведения о награждениях (поощрениях). Все записи в трудовой книжке (о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях) вносятся работодателем после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)[10].
Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора профессии, специальности, квалификации для рабочего или должности для служащего, по которой будет работать работник.
Профессия – это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций (например, строитель, врач, преподаватель и т. д.).
Специальность – это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования (например, строитель: плотник, каменщик, маляр; врач: терапевт, хирург, педиатр).
Квалификация – это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять (например, слесарь 3-го разряда), а для служащих – специальным образованием, опытом, занимаемой должностью, званием. О присвоении квалификации по определенной специальности свидетельствует диплом специалиста.
Необходимо обратить внимание на то, что постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора специальностей по образованию» утвержден Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст) (с изм. и доп. 1/2005).
Данные об образовании, профессии, специальности вносятся на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или иных надлежащим образом оформленных документов. Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена лишь на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).
Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании:
1) основное общее;
2) среднее общее;
3) начальное профессиональное;
4) высшее профессиональное;
5) послевузовское профессиональное образование.
Для студентов, обучающихся на дневных отделениях, образование указывается на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета, заверенных соответствующим образом. Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Например, профессиональная подготовка лиц, допущенных к обращению с опасными отходами, подтверждается свидетельством (сертификатом) на право работы с опасными отходами; специальным сертификатом, который выдается на основании послевузовского профессионального образования (ординатуры), или свидетельством о дополнительном образовании (повышении квалификации определенными видами, например медицинской и фармацевтической деятельности).
Согласно Типовому положению об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденному постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610 «Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов», слушателям, которые успешно завершили курс обучения, выдают следующие документы государственного образца:
1) удостоверение о повышении квалификации – для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 ч;
2) свидетельство о повышении квалификации – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 ч;
3) диплом о профессиональной переподготовке – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 ч;
4) диплом о присвоении квалификации – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 ч.
Сведения о результатах повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов направляются в кадровые службы по месту их основной работы. Возникает вопрос: что указывать в качестве профессии, специальности, если работник имеет среднее образование и предъявляет аттестат об окончании средней школы? На практике многие работники кадровой службы указывают в этом разделе должность, на которую принимается работник, но эта практика может показаться несколько спорной. Так что в приведенном выше случае можно оставить этот раздел незаполненным, т. к. в аттестате об окончании средней школы профессия, специальность по вполне понятным причинам отсутствуют. После заполнения трудовой книжки в соответствии с п. 2.2 Инструкции работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных записей.
Обращаем ваше внимание на то, что он ставит только свою подпись, никакой дополнительной информации типа «С записями ознакомлен» вносить не следует. Ниже расписываются сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное для ведения трудовых книжек должностное лицо. В левом нижнем углу титульного листа трудовой книжки ставится печать организации. Собственно, документ, не скрепленный личной подписью работника, таковым не является. На практике сотрудники Пенсионного фонда РФ обращают внимание на подпись должностного лица, закрывающего в трудовой книжке при увольнении работника блок записей о работе в конкретной организации. Ими неоднократно делались замечания о том, что трудовые книжки должны подписываться ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров – первым руководителем, директором организации или его заместителем. Обсуждать законность подобных требований не будем, но считаем, что выполнить их значительно проще, чем создавать проблемы владельцу трудовой книжки. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.
В состав реквизита «Подпись» входят:
1) наименование должности лица, подписавшего документ (с обязательным указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке соответствующей организации);
2) личная подпись;
3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки. Печатью скрепляется подпись ответственного должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Место нанесения печати может обозначаться символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск т. о., чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита «Подпись» на свободном месте листа. В первом случае и подпись, и печать практически не прочитываются, во втором случае возникают подозрения, что печать была поставлена до подписания документа ответственным должностным лицом[11].
Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, как этого требует строка («_______»_______________20____г.). После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой трудовая книжка заполнялась впервые. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть проставлена разборчиво.
В этой связи специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, целесообразнее не ставить свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию. Общие сведения о работнике, которые вносятся на первую страницу трудовой книжки, могут измениться, что требует уточнения соответствующих записей. Отметим, что в п. 2.3, 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек говорится именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным) и подлежит уничтожению.
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании соответствующих документов.
При необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. Пункт 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусматривает, что изменение (дополнение) на первой странице трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. В названном пункте не сказано о необходимости сделать ссылку на соответствующий документ, дополняя ранее внесенные в титульный лист сведения об образовании или профессии и специальности.
Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а пояснение к дополнительной записи в строке «Профессия, специальность» должно располагаться на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Однако, во-первых, это не всегда возможно, т. к. размеры бланков трудовой книжки не позволяют фиксировать все изменения в профессии, специальности, а во-вторых, действующие правила такой фиксации не предусматривают. В практике встречаются многочисленные случаи, когда работники кадровых служб используют для фиксации информации о стаже работника, фактах ознакомления с записями в книжке, выдачи книжки в период работы и для других целей различные дополнительные вклейки на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Подобный опыт должен быть исключен, поскольку он не соответствует Правилам: никакие дополнительные страницы или сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в т. ч. и для внутреннего использования в рамках данной организации. Инструкция устанавливает порядок внесения записей об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности[12].
Такие записи производятся в разделе «Сведения о работе» в графе 3, а в графе 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата. Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу. Номера и даты приказов вносятся в 4-ю графу трудовой книжки.
Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К/2», «N-П» или другие в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.
В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т. п. Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.
При приеме на работу в 3-й графе сначала в виде заголовка (без номера и даты) пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором). Наименование организации может быть проставлено специальным штампом. Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда».
Должность определяет содержание и границы полномочий, а, следовательно, и объем прав, обязанностей и возможную ответственность работника. Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам организации, трудовому договору. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связаны предоставление льгот либо наличие ограничений, наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 принят Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (с изм. и доп. №№ 1/96, 2/99, 3/2002, 4/2003, 5/2004). Представляется правильным во всех случаях наименование трудовой функции работника оформлять в трудовой книжке в точном соответствии с ЕТКС работ и профессий рабочих и Квалификационными справочниками должностей руководителей, специалистов, служащих.
Общее наименование профессии или должности (например, врач, начальник отдела) в штатном расписании, положении, договоре может уточняться (врач-рентгенолог; начальник отдела – главный бухгалтер). Если при заключении трудового договора соглашением сторон предусматривается выполнение работ по двум или более должностям, то наименование должности может быть «двойным» (например, секретарь-машинистка) либо может устанавливаться по должности с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых работ.
Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовой книжке дословно воспроизводится текст приказа. Инструкция (разд. 3) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формуле: «куда и кем» принят работник, без указания отдельных особенностей характера работы, не имеющих значения для исчисления стажа работы и определенных правовых последствий.
Например, условие о сроке договора, об испытательном сроке, факт работы на условиях неполного рабочего времени обязательно должны быть указаны в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, но не указываются в трудовой книжке. Запись о приеме на работу – это начало заполнения содержательной части трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности работника и происходящие в организации изменения. Работник может быть принят на работу к другому работодателю в порядке перевода. В этом случае трудовой договор с прежним работодателем прекращается по п. 5 ст. 77 ТК РФ. При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 разд. «Сведения о работе» делается запись о приеме на работу с обязательным указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода. Согласно ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу – перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ. В зависимости от срока выделяют постоянные и временные переводы. Перевод на другую постоянную работу в той же организации оформляется приказом работодателя, основанием для издания которого являются подписанные сторонами изменения к трудовому договору. На основании приказа делается соответствующая запись в трудовой книжке работника. Временные переводы в трудовой книжке не отражаются[13].
Перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Обратим внимание на постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», в котором указано: «Если в трудовом договоре место работы работника было определено с указанием конкретного структурного подразделения, то необходимо исходить из того, что изменение структурного подразделения организации возможно лишь с письменного согласия работника, поскольку в указанном случае это влечет за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора. Под структурным подразделением организации следует понимать как филиалы, представительства или иные обособленные структурные подразделения, так и отделы, цеха, участки и т. д.» Следовательно, в трудовой книжке необходимо делать записи об изменении трудового договора (переводе на другую работу) в случаях, когда без указания срока изменяются специальность, квалификация, должность или структурное подразделение.
Поскольку иные дополнительные условия трудового договора (ст. 57 ТК РФ в их числе называет: уточнение места работы, испытание, неразглашение охраняемой законом тайны, виды и условия дополнительного страхования и др.) изначально не должны отражаться в данном разделе трудовой книжки, их изменение в период действия трудового правоотношения фиксируется в договоре, приказах (распоряжениях), но в трудовой книжке не отражается.
По желанию работника в его трудовую книжку может вноситься запись сведений о работе по совместительству, как внешнему, так и внутреннему. Такие записи необходимы для подтверждения периода работы в особых условиях труда, стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности. Например, по основному месту работы гражданин работает юрисконсультом, а по совместительству – доцентом в вузе. Подтверждением стажа педагогической работы (например, для получения ученого звания) может послужить трудовая книжка с записью о работе по совместительству.
Очень важно правильно отграничивать совместительство от вторичной занятости не на основании трудового договора, совмещения профессий, должностей, выполнения другой работы на основании договоров гражданско-правового характера, временного заместительства, которые по действующим ныне Правилам не предполагают отражения в трудовой книжке работника. Если работнику необходимо подтвердить наличие опыта по работе, которую он совмещает с основной, он может предъявить заверенную копию приказа о возложении на него дополнительных обязанностей или справку с данного места работы.
На основании п. 3.1 Инструкции запись сведений о работе по совместительству в трудовую книжку производится работодателем по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Такими документами могут быть копия приказа о приеме на работу в качестве совместителя, справка. В таком же порядке делается запись об увольнении с этой работы. Часто встречаются случаи невнесения в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации-работодателя. При этом возникают разночтения в записях о приеме на работу и увольнении с нее.
Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справками с прежних мест работы или архивных учреждений. Запись о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносится в разд. «Сведения о работе». При этом в графе 4 приводится обоснование – приказ о переименовании без расшифровки причин изменения наименования и данных о государственной регистрации нового наименования организации.
Записи об изменениях наименования организации, структурного подразделения или должности могут быть внесены на основании свидетельств о регистрации, актов органов исполнительной власти, актов Президента РФ (например, Указа Президента РФ от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти», приказов вышестоящих организаций или приказов данной организации.
Изменение статуса юридического лица также требует внесения соответствующих записей в трудовую книжку. Согласно ст. 57 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) реорганизация включает в себя различные формы: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование. Реорганизация юридического лица может быть осуществлена по решению его учредителей либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами.
Юридическое лицо считается реорганизованным с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. Согласно ст. 75 ТК РФ при изменении подведомственности (подчиненности) организации, а равно при ее реорганизации трудовые отношения с согласия работника продолжаются. При отказе работника от продолжения работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 6 ст. 77 ТК РФ. Обычно раздел «Сведения о работе» заканчивается быстрее других разделов трудовой книжки.
Это и понятно, ведь в него вносится наибольшее количество записей, отражающих не только прием, перевод, увольнение, но и другие факты трудовой биографии работника. Некоторые особо находчивые работники кадровой службы ссылаются на проблемы с приобретением вкладышей и, зачеркивают наименование разд. «Сведения о награждении» и как ни в чем не бывало, продолжают вносить в переименованный раздел сведения о работе. Кто-то вклеивает несколько чистых листков бумаги и продолжает записи, правда, с соблюдением всех граф раздела «Сведения о работе».
Некоторые работники кадровой службы, не найдя бланка вкладыша в трудовую книжку, используют бланк самой трудовой книжки, выдергивая ее из обложки, сверху делают надпись «Вкладыш» и пристраивают ее (правда, с соблюдением всех правил оформления вкладыша) в трудовую книжку работника. Сразу заметим: последствия такой самодеятельности непредсказуемы, и нет никакой гарантии, что при оформлении пенсии «несчастному» работнику Пенсионный фонд не потребует от него справки, подтверждающие все периоды работы, внесенные в самодельный вкладыш[14].
При окончании одного из разделов трудовой книжки кадровый специалист организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме. Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша. В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь. И еще: прежде чем ставить штамп на титул трудовой книжки «Выдан вкладыш, серия ______ № ______» и заполнять его, заполните сам вкладыш.
Бывает, что вкладыш заполняется неправильно (неправильно заполненный бланк вкладыша уничтожается по акту) и не подлежит дальнейшему заполнению, а его серия и номер уже внесены на титул трудовой книжки. Приходится ставить новый штамп, а на титуле трудовой книжки не так уж много места. Заполненный вкладыш подшивается хлопчатобумажными нитками в обложку трудовой книжки в самом конце. Остается заметить, что трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
В ст. 66 ТК РФ закреплено, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Пункт 24 Правил ведения трудовых книжек рассматривает награждение и поощрение за трудовые заслуги как равнозначные понятия и указывает, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
1) о награждениях государственными наградами, в т. ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
2) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, уставами и положениями о дисциплине, а также коллективными договорами, правилами внутреннего распорядка организации и иными локальными нормативными актами работодателя.
Следует обратить внимание на несоответствие формулировок подзаконных актов и ТК РФ. Статья 5 ТК РФ указывает на то, что постановления Правительства РФ (в нашем случае – Правила) и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (в нашем случае – Инструкция) не должны противоречить ТК РФ. Названное несовпадение понятий «награда» и «поощрение» затрудняет применение норм трудового законодательства в практике оформления трудовых книжек. Но, учитывая, что поощрения, не являющиеся по существу наградами, характеризуют работника с позитивной стороны и отражаются в трудовой книжке в его интересах, более широкое толкование термина «поощрение» является верным, и в связи с этим целесообразно включить указанный термин в норму ч. 3 ст. 66 ТК РФ.
В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, которые не являются поощрением работника, но являются составной частью его заработка, т. е. предусмотрены системой оплаты труда. Пункт 4 Инструкции устанавливает порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении: в графе 3 данного раздела трудовой книжки пишутся в виде заголовка полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 ставится дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа). Пункт 27 Правил предусматривает, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, о награждениях (поощрениях) должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения.
В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
Следовательно, может быть исправлена любая имеющаяся в трудовой книжке запись независимо от ее порядкового номера и давности внесения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Подлинник трудовой книжки при этом оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу[15].
Порядок учета и хранения трудовых книжек также содержится в названных подзаконных актах. Приступая к работе с трудовыми книжками, лицо, ответственное за их ведение, должно прежде всего:
1) принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;
2) проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
3) проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;
4) проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и категорий, принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, на которых трудовая книжка оформляется впервые). При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине работодателя и т. п.). Для розыска отсутствующих документов необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.
По новым Правилам в организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы названных книг утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях к нему. В приходно-расходной книге отражаются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации.
В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
Согласно п. 42 Правил по окончании каждого месяца бухгалтерия обязана потребовать, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.
Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации. Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется, как правило, кадровой службой. Допускается ведение книги и другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, как принятые от работников при поступлении на работу, так и выданные работникам вновь. В этой же книге расписывается работник при получении своей трудовой книжки при увольнении. Свою подпись он ставит и в личной карточке. Пункт 41 Правил предусматривает требования к приходно-расходной книге и книге учета движения трудовых книжек. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомнений.
По новым Правилам при оформлении трудовой книжки (вкладыша) с работника должна взиматься плата, размер которой определяется расходами на их приобретение.
Плата не взимается, если:
1) произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек;
2) неправильно произведено первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее;
3) испорчена книжка не по вине работника;
4) необходима выдача дубликата при незаконном увольнении и восстановлении в должности органом по рассмотрению трудовых споров.
В этих случаях стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. По мнению специалистов, бесплатный порядок работы с трудовыми книжками допустим и в других случаях, если они предусмотрены в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, положении о персонале организации или других локальных нормативных актах.
Трудовые книжки или их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника – его ближайшими родственниками, хранятся в кадровой службе организации в течение 2 лет отдельно от других трудовых книжек. Затем их передают в архив организации, где они хранятся в течение 50 лет, затем уничтожаются по акту.
2. Ответственность за нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек
За нарушение установленного Правилами порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек должностные лица несут установленную законодательством РФ дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность.
Работодатель-организация отвечает за имущественный вред, причиненный работнику нарушением правил заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также должен компенсировать причиненный работнику моральный урон (например, в случае внесения в трудовую книжку некорректных записей или при виновном удержании трудовой книжки работника). Размер компенсации морального вреда определяется судом.
За нарушение Правил и Инструкции на должностных лиц работодателя, виновных в такого рода правонарушениях, в т. ч. нарушивших правила ведения архивов трудовых книжек, налагаются штрафы в соответствии со ст. 5.27 и 13.20 КоАП РФ. Руководители организаций, неоднократно допускающие нарушения норм трудового права, регламентирующих порядок ведения и выдачи трудовых книжек, могут лишиться своих должностей на срок до 3 лет, если к ним будет применено наказание в виде дисквалификации[16].
3. Изменение организации-работодателя и трудовые книжки
Если организация меняет профиль деятельности, переходит в подчинение другого ведомства или становится собственностью другого хозяина, то это, как правило, сопровождается изменением ее наименования. Как отразить этот факт в трудовых книжках сотрудников? Мы разберем конкретные примеры и дадим образцы правильных записей.
Само по себе переименование компании не влияет на положение работающего там персонала. Условия труда, должностные обязанности, порядок выплаты заработной платы – все остается по-прежнему. Но, поскольку организация теперь будет работать под другим «опознавательным знаком», об этом необходимо сделать отметки в трудовых книжках сотрудников. В противном случае могут возникнуть сложности в Пенсионном фонде при определении трудового стажа. Один из случаев, при котором необходимо отразить новое название организации в трудовых книжках, – это смена организационно-правовой формы компании. К примеру, Закрытое акционерное общество ЗАО «Весна» преобразовалось в открытое акционерное общество ОАО «Весна». В этом случае работник кадровой службы должен внести в трудовую книжку работника вот такую запись: ЗАО «Весна» с 23 мая 2005 г. переименовано в ОАО «Весна». Также в качестве примера можно привести другую ситуацию: организация сменила профиль деятельности. Допустим, предприятие, выпускавшее сельскохозяйственную технику, стало заниматься производством детских игрушек. В связи с этим владельцы внесли изменение в учредительные документы: «ООО “Электро” переименовано в ООО “Гала”», и трудовые книжки сотрудников пополнились еще одной формулировкой. На практике также встречается ситуация, когда у организации меняется собственник. Допустим, была организация муниципальная, а стала принадлежать государству, или принадлежала государству, была приватизирована и стала собственностью частного лица.
Если в наименовании организации указывается форма ее собственности, то и в этом случае нужно внести соответствующие записи в трудовые книжки работников. К примеру, Федеральное государственное унитарное предприятие «Мотор» перешло в собственность муниципалитета и стало называться муниципальным унитарным предприятием «Мотор». При смене собственника организации работнику кадровой службы, возможно, придется вносить в трудовые книжки некоторых работников и другие записи. Какие? Для ответа на этот вопрос обратимся к ст. 75 ТК РФ. В ней сказано, что при смене собственника имущества организации новый собственник имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером.
Если решение об обновлении руководящего состава будет принято, работнику отдела кадров предстоит внести в трудовые книжки уволенных лиц соответствующие записи. Для других работников увольнение при смене владельца компании не предусмотрено. Правда, если кто-то из сотрудников откажется трудиться у нового работодателя, договор с ним будет прекращен по п. 6 ст. 77 ТК РФ: «отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации». В этом случае необходима еще одна запись в трудовой книжке.
Пункт 32 постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» закрепляет положение о том, что под сменой собственника имущества организации следует понимать переход (передачу) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу или другим лицам, в частности при приватизации государственного или муниципального имущества, т. е. при отчуждении имущества, находящегося в собственности РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, в собственность физических и (или) юридических лиц; при обращении имущества, находящегося в собственности организации, в государственную собственность; при передаче государственных предприятий в муниципальную собственность и наоборот; при передаче федерального государственного предприятия в собственность субъекта РФ и наоборот.
Еще одна ситуация, которая требует, чтобы были внесены дополнительные записи в трудовые книжки работников, – это изменение подведомственности организации. При изменении подведомственности собственник организации не меняется, а меняется лишь ведомство, которому организация подчиняется.
Например, Государственный научно-исследовательский институт лесного хозяйства подчинялся Министерству сельского хозяйства РФ, затем перешел в подчинение Министерства природных ресурсов РФ. Собственником осталось государство, изменилась только ведомственная принадлежность института. По правилу, установленному ст. 75 ТК РФ, при изменении подведомственности трудовые отношения с согласия работника продолжаются. Это распространяется на всех сотрудников компании, в т. ч. и на руководителя, его заместителя и главного бухгалтера (в отличие от ситуации с изменением собственника компании).
А если работник не захочет работать в организации, переданной в другое ведомство, он может уволиться на этом основании по п. 6 ст. 77 ТК РФ. Только в отличие от увольнения при смене собственника организации формулировка увольнения будет выглядеть так: «отказ работника от продолжения работы в связи с изменением подведомственности».