Глава 4. Прием на работу
1. Персональные данные работников
Генеральный директор, секретарь-референт, уборщица – это не только штатные единицы компании, но и люди со своими особенностями, своей судьбой и биографией.
Сведения о сотруднике, позволяющие определить его как личность, необходимы каждому работодателю для построения трудовых отношений с подчиненным. Однако к порядку сбора такой информации законодательство предъявляет довольно жесткие требования.
Понятие «персональные данные» в главе 14 ТК РФ определяется как «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника». Здесь же сформулированы и основные требования, предъявляемые законодателем к обработке персональных данных, т. е. к процессу их сбора, хранения, передачи или любого другого использования. Остановимся подробнее на самых первых этапах работы с персональными данными – на их получении и проверке. Ведь именно с этими процедурами работодателю в первую очередь приходится иметь дело при приеме нового сотрудника, и с ними же связано большинство нарушений в сфере использования личной информации.
Оговоримся сразу: вся информация, которую работодатель вправе потребовать от сотрудника либо соискателя, должна иметь непосредственное отношение к самому процессу труда. Собирать данные о личной, частной жизни гражданина (такие как наличие в прошлом судимостей, жилищные условия, вероисповедание, подробные сведения о родственниках и т. п.) работодатели просто не вправе.
Что может заинтересовать руководство при решении вопроса о том, соответствует ли определенный кандидат требованиям, предъявляемым к должности, на которую он претендует? Прежде всего наличие у него необходимых документов, перечисленных в ст. 65 ТК РФ. Это:
1) паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальной подготовки).
Этот перечень является закрытым, но в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, при поступлении на работу необходимо представление дополнительных документов. Так, работодатель вправе потребовать у подростка, не достигшего возраста 18 лет, информацию о состоянии его здоровья. Это объясняется тем, что в данном случае закон допускает существование трудовых отношений только при соответствующем состоянии здоровья, подтвержденном в установленном порядке медицинским заключением (ст. 213 ТК РФ).
Отдельным работодателям может понадобиться не совсем обычная информация, например документ о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации для поступающих на службу в органы внутренних дел, федеральной службы безопасности, государственной налоговой службы, по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и др. (ст. 9 Федерального закона от 25 июля 1998 г. № 128-ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации»[4].
Но повторим, что документы, не оговоренные в ст. 65 ТК РФ, работодатель вправе требовать, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Примеров, когда персональные данные играют существенную роль при заключении трудового договора и в процессе труда, можно привести великое множество. Процесс их получения должен быть предельно корректным и осуществляться в строгих правовых рамках. Информация о личности содержится не только в документах, перечисленных в ст. 65 ТК РФ. Будущий работник может сообщить сведения о себе в устной форме, через анкеты, резюме, другие недокументальные источники. Поговорим об их особенностях.
Надо сказать, что ни резюме, ни анкеты не имеют установленной формы (не являются документом в строгом смысле этого слова). Здесь представляют определенный интерес лишь изложенные в них сведения. О чем нужно помнить, добывая информацию с помощью анкетирования? О том, что п. 4 ст. 86 ТК РФ запрещает получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни. Информацию о частной жизни работника можно получать, только если она непосредственно связана с вопросами трудовых отношений. Кроме того, необходимо наличие письменного согласия сотрудника на сбор таких сведений. Поэтому, если соискатель не желает отвечать на вопрос вашей анкеты, к примеру, о том, страдают ли его родственники алкоголизмом или наркоманией, заставить его сообщить такую информацию вы не можете[5].
Если для работодателя это крайне важно, он должен получить от сотрудника согласие в письменной форме и приготовиться доказать в случае судебного разбирательства, что, во-первых, согласие было добровольным, а во-вторых, данные сведения непосредственно связаны с работой. Как правило, работодатель при первом знакомстве с кандидатом на вакантную должность просит его показать резюме. Чаще всего резюме содержит биографические данные человека, сведения об образовании и опыте работы, иными словами, профессиональный портрет соискателя. Как мы уже заметили, резюме не является документом и его предъявление не обязательно при приеме на работу. А значит, отсутствие резюме не может повлечь за собой никаких правовых последствий для соискателя, тем более что практически вся информация, обычно включаемая в резюме, доступна через другие источники – предыдущие места работы отражены в трудовой книжке, а о карьерных достижениях соискатель может сообщить устно или через анкету.
Общий принцип получения персональных данных, закрепленный в п. 3 ст. 86 ТК РФ, звучит так: «Все персональные данные работника следует получать у него самого». Однако тут же приводится оговорка: если такую информацию можно получить только у третьей стороны, то работник уведомляется об этом заранее и от него непременно должно быть получено письменное согласие.
Работодатель в этом случае сообщает работнику о целях, предполагаемых источниках и способе получения персональных данных, а также о характере этих данных и о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
Данные о работнике, предоставляемые третьей стороной, также могут выражаться в различных формах, но, как правило, это официальный документ, выданный правомочным органом. В этом случае важна не только информация, содержащаяся в документе, но и сам документ должен отвечать определенным требованиям (иметь печать организации, подпись надлежащего должностного лица и т. п.). Примером получения персональных данных от третьих лиц может служить справка из органов загса об изменении фамилии в том случае, если работник не может подтвердить этот факт каким-либо другим документом.
Как можно проверить информацию о работнике, которая поступила в распоряжение работодателя? Если подходить к решению данной задачи только с точки зрения законности, то вариантов здесь не так уж и много. Первый – детально изучив записи в трудовой книжке, сопоставить их с другими имеющимися данными о работнике. Практика работы кадровиков свидетельствует о том, что большинство нестыковок в информации можно обнаружить уже при анализе записей в трудовой книжке (насколько правильно эти записи сделаны, какие стоят печати, является ли сам бланк представленной трудовой книжки подлинным и пр.).
В случае каких-либо сомнений можно обратиться за разъяснением непосредственно к самому работнику. Второй – направление официального запроса от имени организации-работодателя в соответствующие органы и организации (например, паспортный стол милиции по месту регистрации или жительства, военкомат, архив вуза и т. д.) с целью подтверждения сведений, указанных в личной карточке формы № Т-2.
Если информация, представленная работником при заключении трудового договора, основана на заведомо ложных сведениях или содержится в подложных документах, работодатель имеет полное право расторгнуть трудовой договор с ним именно с учетом этих обстоятельств (п. 11 ст. 81 ТК РФ). Действующее законодательство РФ предусматривает достаточно суровую ответственность для работодателя за нарушение норм о работе с персональными данными.
Статья 90 ТК РФ звучит так: «Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в порядке, установленными федеральными законами». А в Кодексе об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (КоАП РФ) этой теме посвящена ст. 13.11. В ней говорится, что нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб.; не должностных лиц – от 500 до 1 тыс. руб.; на юридических лиц – от 5 тыс. до 10 тыс. руб. Не обойден вопрос защиты персональных данных и в уголовном законодательстве. В Уголовном кодексе РФ от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (УК РФ) предусмотрено две статьи – ст. 137 УК РФ «Нарушение неприкосновенности частной жизни» и ст. 138 УК РФ «Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений».
Кстати, максимальная санкция по этим нормам предусматривает арест на срок до 6 месяцев. Отсюда следует вывод – в законодательном порядке персональные данные ваших сотрудников защищены от посягательств довольно надежно и серьезно. Напоследок коснемся вопроса, который не напрямую, но очень тесно связан с получением и проверкой персональных данных.
Речь идет об отказе в приеме на работу, решение о котором работодатель часто принимает под влиянием информации, полученной из представленных соискателем документов или других источников.
Статья 3 ТК РФ говорит о том, что никто не может быть ограничен в трудовых правах в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного положения и т. п. А в ст. 64 ТК РФ содержится запрет на отказ в заключении трудового договора по тем же основаниям. Поэтому, какими бы ни были истинные причины вашего негативного отношения к соискателю, нельзя класть их в основу отказа (тем более письменного) в приеме на работу. Поэтому необходимо указать законную и приемлемую причину, такую как нехватка опыта, недостаточная квалификация, неподходящее образование и т. п.
Таблица № 1
Традиционно условия реализации гражданином своих способностей к труду при поступлении его на работу в качестве рабочего или служащего, т. е. наемного работника, определялись посредством заключения трудового договора.
Трудовое законодательство определяет трудовой договор как соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
Трудовые договоры могут заключаться:
1) на неопределенный срок;
2) на определенный срок не более 5 лет;
3) на время выполнения определенной работы.
При заключении трудового договора сохраняется традиционная схема трудового договора: две стороны – наниматель (или работодатель) и нанимающийся (или работник).
В то же время трудовой договор, как правило, выходит за пределы собственно трудовых отношений и включает в себя большой блок норм, регулирующих отношения, тесно связанные с трудом, но не составляющие предмет трудового права (в т. ч., например, по широкому кругу социально-бытовых вопросов).
Работник как сторона трудового договора – это всегда конкретное физическое лицо, т. к. в трудовых отношениях гражданин может реализовать свою способность к труду только лично. Он должен обладать деловыми качествами, необходимыми для занятия конкретной должности. Определенные требования предъявляются и к возрасту работника.
Когда мы говорим о работодателе как стороне трудового договора, то речь идет, как правило, о некотором юридическом лице (гораздо реже в этом качестве выступает физическое лицо). Руководитель (администрация) – всего лишь представитель работодателя в трудовых отношениях. По роду деятельности ему предоставлено (делегировано) право приема и увольнения работников от имени этого юридического лица. Смена руководителя не влияет на течение договора, что является серьезной гарантией для работника, положение которого не должно зависеть от настроения очередного начальника. Согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ определено, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается его сторонами: работником и работодателем – физическим лицом или представителем работодателя – юридическим лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Норма, обязывающая стороны заключать трудовой договор в письменной форме, была впервые внесена в ст. 18 КЗоТ РФ в 1992 г. До внесения ее в КЗоТ РФ стороны трудового договора сами, как правило, решали, в какой форме его заключать – в письменной или устной. К письменной форме прибегали крайне редко, обычно в случаях, предусмотренных законодательством. Дело в том, что содержание трудового договора сводилось лишь к закреплению трудовой функции работника. Все же другие условия труда определялись централизованно.
Ситуация коренным образом изменилась с переходом к рыночным отношениям, когда государство практически устранилось от регламентации условий труда. Ему на смену пришли соглашения различных уровней, коллективный договор, локальные нормативные акты организации, трудовой договор. Преимущество заключения именно письменного трудового договора заключается в том, что все условия договора фиксируются документально, в едином акте, что повышает для сторон договора гарантии в соблюдении достигнутых соглашений[6].
Однако некоторым предпринимателям возложенные на них ТК РФ обязательства по отношению к трудящемуся представляются слишком обременительными. Они обязаны ежегодно предоставлять трудящемуся оплачиваемый отпуск, делать отчисления в Фонд социального страхования, т. е. нести значительные расходы. К тому же ТК РФ строго регламентирует порядок увольнения работников по инициативе администрации, сильно ограничивая ее возможности увольнять трудящихся. В силу этого получила широкое распространение практика заключения не трудовых договоров в соответствии с ТК РФ, а т. н. гражданско-правовых договоров (например, подряда, поручения, авторских, лицензионных), с помощью которых предприниматель удовлетворяет потребности своего предприятия в рабочей силе.
Для предпринимателя это очень выгодно, поскольку заключение таких договоров регламентируется не трудовым, а гражданским законодательством, которым принцип диспозитивности, т. е. свободы сторон в гражданском обороте, проводится наиболее последовательно. В такой договор администрация может внести практически любые условия найма работника, естественно, не в его пользу. Поэтому при поступлении на работу следует внимательно отнестись к виду договора, который подготовила администрация предприятия, учреждения, организации и предлагает подписать своему будущему работнику.
Именно сформулированное в ст. 56 ТК РФ понятие «трудовой договор» позволяет отграничить его от гражданско-правовых договоров, реализация которых также связана с трудовой деятельностью. Подписание лицом, поступающим на работу, именно трудового договора имеет для него первостепенное практическое значение, поскольку лишь на лиц, заключивших трудовые договоры, распространяется законодательство о труде.
Именно выполнение работником конкретной трудовой функции, неразрывно связанное с подчинением внутреннему трудовому распорядку, и позволяет прежде всего отграничить трудовой договор от гражданско-правовых договоров, предметом которых являются лишь определенный результат труда, выполнение индивидуального конкретного трудового задания (заказа, поручения), осуществляемого без подчинения исполнителя работы внутреннему трудовому распорядку предприятия.
Согласно ст. 68 ТК РФ прием работника на работу оформляется в виде приказа (распоряжения) работодателя – физического лица или уполномоченного в установленном порядке представителя работодателя – юридического лица, изданного на основании и в соответствии с условиями заключенного ими трудового договора. Иного основания издания приказа (распоряжения) о приеме работника на работу согласно ТК РФ быть не может.
Указанный приказ должен быть доведен до сведения работника под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель (или его представитель) обязан выдать ему надлежаще заверенную копию этого документа. Статья 68 ТК РФ также предусматривает, что при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. В этой связи целесообразно заметить, что ознакомление будущего работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами целесообразно начать еще на стадии обсуждения сторонами условий трудового договора, – до его заключения. Это позволит будущему работнику получить представление об условиях труда на новом месте работы, принять на основе этого обоснованное решение о поступлении или об отказе от поступления на работу.
2. Документы, необходимые при приеме на работу
ТК РФ законодательно определен перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю.
Согласно ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4) документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
В отдельных случаях с учетом специфики работы, установленной ТК РФ и иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (например, согласно Федеральному закону «О государственной гражданской службе РФ, гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет представителю нанимателя:
1) заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;
2) собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;
3) паспорт;
4) трудовую книжку, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;
5) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;
6) свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации;
7) документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
8) документ об образовании;
9) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
В ст. 65 ТК РФ особо оговаривается, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Следует обратить внимание, какие документы вправе потребовать работник кадровой службы у будущего сотрудника, не нарушая при этом закона и не рискуя оказаться в поле зрения проверяющих инстанций. Статья 56 ТК РФ, давая определение трудовому договору, подчеркивает: работник должен лично выполнять возложенную на него трудовую функцию. Именно с учетом этой установки работнику кадровой службы следует потребовать у соискателя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
На сегодняшний день паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие возраста 14 лет и проживающие на территории РФ. К иным документам, удостоверяющим личность, можно отнести любой документ, необходимый для регистрационного учета по местожительству или месту пребывания гражданина. К их числу относится, например, свидетельство о рождении (для лиц, не достигших возраста 14 лет), паспорт, удостоверяющий личность гражданина РФ за пределами РФ (для лиц, постоянно проживающих за территорией России). Одним из важнейших документов, на основании которых строятся ваши отношения с сотрудником, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).
Она, как правило, есть у каждого работника, имеющего хотя бы небольшой трудовой стаж. Если до поступления в организацию соискатель не работал, этот документ должны оформить ему работники кадровой службы. У будущего сотрудника работник кадровой службы вправе потребовать страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Этот документ свидетельствует о постановке гражданина на учет в органах Пенсионного фонда РФ. Он выдается по месту работы сотрудника или по его местожительству в территориальном пенсионном органе. При отсутствии у вновь поступающего пенсионной карточки обязанность по ее оформлению ложится на кадровую службу предприятия. В связи с изложенным целесообразно обратить внимание на следующее:
1) согласно ст. 65 ТК РФ перечисленные в ней документы только предъявляются работником, на хранение работодателю они не остаются, за исключением трудовой книжки. В соответствии со ст. 66 ТК РФ порядок хранения трудовой книжки устанавливается Правительством РФ;
2) в приведенном в ст. 65 ТК РФ перечне документов нет листка по учету кадров, т. н. анкеты. Как известно, при прежнем общественном строе обязательным условием поступления на работу было заполнение гражданином анкеты, содержащей сведения о его биографии, личной жизни, а также сведения о его родителях, а в ряде случаев – и о ближайших родственниках. Теперь разглашение на предприятии, в организации сведений о личной жизни работника противоречит положению ст. 23 Конституции РФ, согласно которому каждый имеет право на неприкосновенность личной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Поэтому работодатель не вправе требовать от гражданина, поступающего на работу, заполнения анкеты, иных документов, содержащих сведения о его личной жизни. Следует также учесть, что в настоящее время закон не связывает право поступления на работу с постоянным проживанием в определенной местности, а постоянная или временная прописка по местожительству заменена регистрацией;
3) точно так же не требуется личного заявления с просьбой (предложением) принять на работу;
4) согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Однако согласно ст. 309 ТК РФ документом, подтверждающим время работы у работодателя – физического лица, является письменный трудовой договор. Работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Следовательно, налицо явное противоречие между ст. 65 и 309 ТК РФ. Практически это означает, что лицо, впервые поступившее на работу к работодателю – физическому лицу, останется без трудовой книжки – основного документа гражданина РФ о его трудовой деятельности и трудовом стаже (ст. 66 ТК РФ)[7].
Согласно указанной статье в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
В трудовом договоре фиксируются условия трудовой деятельности работника на момент его заключения. Перевод на другую работу у того же работодателя, перевод на работу в другую организацию, увольнение с работы, основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе в трудовом договоре содержаться не могут. Говоря другими словами, работник не в состоянии подтвердить свою трудовую деятельность и трудовой стаж иначе как при помощи различного рода справок, выдаваемых работодателем. Так или иначе, но он ущемлен в своих правах гражданина. Какие последствия для того это будет иметь в дальнейшем, можно только предполагать.
Оформляя нового сотрудника, не следует принимать вместо оригинала нотариально заверенную копию документа. Копия свидетельствует лишь о наличии соответствующего документа, не обладая при этом его юридической силой. Если требуемый документ утрачен или пришел в негодность, заменить его может только выданный в установленном порядке дубликат. Нельзя оформлять отношения с работником на основании копии документа и в том случае, если он обещает принести оригинал позднее. Оригинала можно и не получить. А вот сотрудника, не обладающего надлежащим документом, получите точно. Ведь в соответствии со ст. 67 ТК РФ фактический допуск к работе означает заключение с работником трудового договора.
А в личном деле сотрудника так и будет храниться сомнительный документ, дожидаясь очередной проверки Рострудинспекции.
Если работник военнообязанный, он должен предъявить работнику кадровой службы документы воинского учета. Для граждан, пребывающих в запасе, это военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), для подлежащих призыву на военную службу – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. А если предстоящая работа требует специальной подготовки, необходимы и документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний у будущего сотрудника. Если внимательно прочесть ст. 65 ТК РФ, то нельзя не обратить внимания на ее вторую часть: в отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов, т. е. в исключительных случаях при оформлении на работу (в связи с ее спецификой) могут понадобиться и иные документы, но только если указание на то содержится в нормативном акте.
Как известно, от ошибок не застрахован никто. Порой просчеты начинаются уже в самом начале оформления сотрудника на работу. Принимая от соискателя необходимые документы, всегда обращайте внимание на их юридическую состоятельность. Паспорта с истекшим сроком действия, трудовые книжки устаревшего образца (после введения в действие новых форм), копии диплома вместо оригинала – вот далеко не полный перечень «негодных» документов, которые иногда используют для заключения трудового договора, ставя при этом под сомнение его юридическую чистоту. Представим себе ситуацию. При зачислении на работу будущий сотрудник предъявил трудовую книжку старого образца. Полистав странички документа, работник кадровой службы обратил внимание на то, что оформлена она совсем недавно (после 1 января 2004 г.). Как следует поступить в этом случае? «Не заметив» отступления от закона, принять документ? Или же под благовидным предлогом отказать в приеме на работу? Получив от работника устаревший бланк, прежде всего следует объяснить ему, что документ недействителен и по этой причине отраженный в нем стаж не будет учтен органом Пенсионного фонда РФ. Постарайтесь, чтобы сотрудник понял – исправить положение можно, но для этого ему необходимо представить справку с последнего места работы о заработанном стаже. После этого необходимо оформить для сотрудника новую трудовую книжку и внести в нее запись о работе в организации под номером один.
Обратите внимание еще на один важный момент. К примеру, при приеме на работу работнику завели трудовую книжку. Он проработал несколько лет, а при увольнении в соответствии с законом получил трудовую книжку на руки. А спустя какое-то время потерял ее. После этого (опять же на вполне законных основаниях) он обратился с просьбой о ее восстановлении по последнему (в нашем примере – единственному) месту работы.
Причем ему удалось убедить кадровика выдать не дубликат утерянной трудовой книжки, а заполнить заново чистый бланк. В результате на титульном листе трудовой книжки в разделе «Дата заполнения» была поставлена не дата выдачи дубликата, а дата первичного приема на работу. При оформлении загранпаспорта у владельца этой трудовой книжки возникли серьезные проблемы. Работники ОВИРа поставили под сомнение ее подлинность на основании того, что серия и номер документа имеют более позднюю дату выпуска[8].
Список ошибок, которые часто возникают при ведении трудовой книжки, можно продолжить и далее.
Порой работник убеждает работника кадровой службы пойти навстречу и выполнить в его интересах то или иное сомнительное действие. Тем самым он практически подталкивает работника кадровой службы к нарушению действующего законодательства. Работник кадровой службы должен в данной ситуации проявить непреклонность, ведь что бы ни случилось в дальнейшем, отвечать за допущенные нарушения придется именно ему. Давайте посмотрим, к каким неправомерным поступкам склоняет порой настойчивый сотрудник работника кадровой службы.
Вариант первый. Работник приносит кадровику две (бывает и более) трудовые книжки и просит заполнить обе. Что следует ответить на такую просьбу?
В этом случае, безусловно, необходимо предупредить работника, что его просьба по меньшей мере незаконна, впрочем, как незаконно и наличие нескольких трудовых книжек. Но для работников зрелого возраста такое обстоятельство имеет еще и жизненное объяснение.
В недалеком прошлом при поступлении на работу по совместительству требовалось разрешение с основного места работы. Получить такое разрешение было не так просто, и работники, не мудрствуя лукаво, заводили себе несколько трудовых книжек одновременно.
Работник кадровой службы должен взять для заполнения одну из имеющихся у сотрудника трудовых книжек, причем по его выбору, другие же погасить. Гашение производится путем перечеркивания страниц буквой «Z». Внизу страницы ставятся должность, подпись и расшифровка подписи специалиста, произведшего гашение, а также печать организации.
Второй вариант просьбы работника – внести в его трудовую книжку запись о периоде работы по гражданско-правовому договору (договору возмездного оказания услуг, договору подряда). Некоторые кадровые специалисты идут таким просьбам навстречу, забывая о существовании ст. 11 ТК РФ, в которой сказано, что ТК РФ, законы и иные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, не распространяются на определенный круг лиц указанный в этой статье, в т. ч. на лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера. Это значит, что вносить в трудовую книжку запись о работе на основании гражданско-правового договора не следует, невзирая ни на какие просьбы и аргументы работника.
Вариант третий. При приеме на работу в организацию по основному месту работы работник утверждает, что в период трудоустройства потерял трудовую книжку, и очень просит завести ее заново. Ни в коем случае не делайте этого, иначе вы нарушаете закон. Проинформируйте работника, что в соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек «лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы». И именно этот работодатель выдает работнику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Иногда организации ограничивают сроки для обращения за выдачей дубликата трудовой книжки. Например, они заявляют, что дубликат выдается работникам только в течение года после увольнения. Это, безусловно, незаконно. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек не оговаривается период обращения по поводу выдачи дубликата, так же как ничего не сказано и о количестве таких обращений. Работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки даже через несколько лет после увольнения. Будьте внимательны. Случается, что работник т. о. «теряет» трудовую книжку при увольнении, которое рассматривается как взыскание. Так же могут поступать и некоторые инвалиды с нерабочей группой, скрывая причины своего увольнения, связанного с состоянием здоровья[9].