15. Документирование и первичные бухгалтерские документы
Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами. Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется положением о документах и документообороте. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.
Под первичным документом понимается письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или разрешение на нее получено. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операциях может быть зафиксирована на разных материальных носителях, до сих пор самое широкое распространение имеют бумажные носители информации.
Группы первичных документов:
– организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) – эти документы разрешают проведение операции и не отражаются в бухгалтерских регистрах;
– оправдательные (накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т. п.) – эти документы отражают факт совершения операции, и информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры;
– документы бухгалтерского оформления (различные расчеты, справки) – эти документы также отражаются в бухгалтерских регистрах.
Первичные документы принимаются к учету, если они оформлены на бланках унифицированных (типовых) форм. Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа, дату, наименование организации, содержание операции, ее количественные и стоимостные измерители, наименование должностных лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления, личные подписи этих лиц и их расшифровки. Все первичные документы, учетные регистры и отчетность должны составляться на русском языке.