16. Документация и документооборот
Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация. Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры.
Бухгалтерским документом называется письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции или процесса, право на их совершение или устанавливающее материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Документ – это носитель определенной информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации. Носители информации могут иметь форму перфолент, перфокарт, магнитных, бумажных носителей.
Документация – совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию. Документация может быть бухгалтерской, технической, проектной, конструкторской, товарной и др.
Документооборот – это процесс прохождения этих документов по различным каналам их продвижения, порядок их оформления, обработки согласно установленным правилам и нормам.
Документ состоит из реквизитов. Реквизитами документа называются обязательно необходимые данные и сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладать юридической силой, служить основанием совершения операции. Допускается вводить дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных.
С 1 января 1999 г. введены новые формы унифицированной документации (постановление Минфина от 18.06.1998 г № 27н и Госкомстата РФ от 29.05.1998 г № 57а) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья, труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, работ в капитальном строительстве и др. Такие формы документов обязательны для всех отраслей хозяйства.
Требования к порядку оформления бухгалтерских документов для всех обязательны. Все хозяйственные операции должны оформляться в последовательности их совершения, тем самым обеспечивая сплошной непрерывный учет всех хозяйственно-экономических процессов и объектов учета; юридическое подтверждение бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для различного вида контроля и руководства деятельностью организации.
Лица, создавшие и подписавшие документ, несут ответственность за своевременность и правильность его создания, соблюдение сроков передачи для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность информации, содержащейся в документе.
Общие требование для рациональной организации процесса документооборота:
1) быстрота и качество обработки всей исходной документации (зависит от способов и форм обработки информации, от качественного выполнения работы функциональными специалистами);
2) непрерывность движения документов по направлениям (от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным лицам) без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах.
Порядок хранения документов в архиве включает в себя сроки хранения документов в архиве, порядок контроля за сохранностью документов и их последующая утилизацию. Сроки хранения отдельных документов разнятся от 1 года до 75 лет.
Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам, налоговым органам на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством.
В случаях исчезновения документов причина устанавливается специальной комиссией.