Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно. Глава 2.. Внедрение в жизнь (А. А. Гладкий)

Итак, что же мешает большинству людей своевременно справляться со своими служебными обязанностями? Перечень наиболее распространенных причин приведен ниже.

♦ Лень-матушка.

♦ Привычка медлить (о том, что это за привычка и как с ней бороться, рассказывается выше, в разделе «Управление эмоциями и работоспособностью»).

♦ Бесконечные телефонные звонки.

♦ Постоянное «дергание» со стороны коллег по работе.

♦ Торговые агенты, регулярно появляющиеся в офисе и отвлекающие от работы.

♦ Бумажные завалы на рабочем месте.

♦ Нежелание или неумение поручать часть работы подчиненным.

♦ Информационный прессинг (Интернет, пресса, радио, телевидение, почта, и т.п.).

♦ Рассмотрим эти причины подробнее.

Лень-матушка

Из всех перечисленных причин лень, наверное, одна из наиболее существенных. За всю историю человечество так и не придумало простого способа борьбы с ленью. Как же в таком случае бороться с этой привычкой?

На самом деле для борьбы с ленью существует только один действенный способ. Суть его заключается в достаточно жестком отношении к самому себе (степень этой жесткости зависит от того, насколько сильна в вас эта привычка, иначе говоря – «насколько все запущено»). Разумеется, для этого необходимо проявление силы воли и совершение усилия над собой.

Однако иногда бывает недостаточно просто взять себя в руки и сказать самому себе: «Хватит!». В некоторых случаях для того, чтобы победить привычку лениться, собственных усилий может оказаться недостаточно, и тогда необходимо обратиться к специалисту – чаще всего, к врачу-психотерапевту. Сразу отметим, что ложное чувство стыда, которое проявляется в подобных ситуациях у многих людей, совершенно необоснованно: проблема будет решена только в том случае, если ее решением серьезно заниматься.

Для борьбы с ленью можно использовать несложные психологические приемы. Например, сразу после прихода на работу рекомендуется вспомнить о тех либо иных финансовых задачах, стоящих перед вами: невыплаченный кредит, либо предстоящий ремонт, либо то, что вы давно мечтаете накопить на машину, и т.д. Тут же не будет лишним напомнить себе, что на прошлой неделе руководство сделало вам «последнее китайское предупреждение», и следующий ваш прокол на работе приведет либо к понижению в должности (с соответствующим «урезанием» заработной платы), либо к депремированию, либо вообще к увольнению.

Также можно вспомнить и о том, что, если вы не сделаете работу в срок, от этого пострадают другие сотрудники, работа которых основана на результатах вашей работы. И если собственное депремирование может пройти безболезненно (разумеется, не с финансовой точки зрения, а с точки зрения отношений с коллегами по работе), то депремирование по вашей вине некоторых ваших коллег (а то и всего отдела) может серьезно испортить отношения с ними.

Бесконечные телефонные звонки

Бесспорным является тот факт, что телефон – это один из основных рабочих инструментов большинства наших соотечественников. Однако в то же время он часто является причиной того, что мы не успеваем справляться со своими должностными обязанностями. Каким же образом можно оптимизировать использование рабочего телефона?

Перед тем, как приступить к организации и планированию телефонных переговоров, необходимо иметь более-менее реальную картину того, как часто и для каких именно переговоров вы используете телефон. Наиболее подходящий способ получения такой картины – это ведение учета телефонных переговоров в течение определенного периода времени. Этот период каждый человек может определять для себя индивидуально; в большинстве случаев оптимальный период времени, необходимый для получения более-менее объективной картины – от одной недели до месяца.

Почему имена эта периодичность является оптимальной? Потому, что в процессе выполнения служебных обязанностей большинство из нас повторяет некоторые операции, действия и т.п. именно с такой периодичностью. Например, менеджер по продажам составляет еженедельный отчет о продажах; бухгалтер составляет ежемесячный отчет; начальник отдела каждый понедельник в 10-00 должен присутствовать на планерке, а каждую пятницу – готовить информацию к этой планерке, и т.д.

Форма учета телефонных звонков может быть самой разной – в зависимости от конкретного человека, занимаемой им должности, специфики его работы, и т.д. Однако в любом случае рекомендуется фиксировать следующую информацию о телефонных звонках: дата и время звонка, тип звонка (входящий или исходящий) продолжительность разговора, кто звонил, тема разговора, периодичность звонка (т.е. как часто случается такой звонок), важность звонка (для оценки важности можно использовать пятибалльную систему) и краткий комментарий.

На рис. 2.1 показан пример формы учета телефонных звонков.

Рис. 2.1. Учет телефонных звонков

При большом количестве звонков иногда бывает целесообразно вести отдельный учет входящих и исходящих звонков.

Проанализировав информацию, полученную в результате учета телефонных звонков, следует выделить наиболее важные из них, а также определить время, в которое они обычно случаются, и их среднюю продолжительность. Затем следует выделить звонки, без которых вполне можно обойтись, и определить затраченное на них рабочее время.

Ну а дальше – на основании полученной информации необходимо принять меры к максимальному сокращению времени, затраченному на посторонние и не имеющие отношения к работе телефонные переговоры. При этом не нужно бросаться в крайности, а следует придерживаться здравого смысла. Например, для свободного мужчины ужин с офис-менеджером Олей может оказаться довольно важным и полезным мероприятием (ведь не секрет – удача в личной жизни способствует успехам на трудовом поприще!); но звонок-приглашение лучше делать не в разгар рабочего дня, а, например, в обеденный перерыв.

Чтобы избежать многих ненужных входящих телефонных звонков, можно «вступить в сговор» с секретарем вашей фирмы или иным сотрудником, в служебные обязанности которого входит распределение телефонных звонков, и попросить его, чтобы со звонками бывшей жены, различных торговых агентов и т.д. в рабочее время вас не соединяли – пусть звонят в обед или, в крайнем случае, ближе к концу рабочего дня.

Да и вообще – принимать входящие телефонные звонки рекомендуется только в определенное время. Разумеется, исключением здесь будут являться звонки, воспрепятствовать которым вы не сможете – в частности, на звонок руководства следует отвечать в любое время. Но что касается подчиненных, равных по должности коллег по работе, а также – друзей, родственников и проч., то здесь следует проявить жесткость: например, я разговариваю по телефону только с 10-30 до 11-30 – в первой половине дня, и с 15-30 до 16-30 – во второй половине дня. В любое другое время я по телефону недоступен – чтобы там ни происходило.

Можно делать и так: в установленное время вы отвечаете на телефонные звонки; если же кто-то звонит вам в неустановленное время, то пусть оставляет информацию о себе и о важности звонка секретарю либо иному сотруднику, принимающему звонок. Если вы сочтете нужным, то позже перезвоните ему самостоятельно.

СОВЕТ

Если вы разработали для себя график приема телефонных звонков, то рекомендуется согласовать его с непосредственным руководством. Во-первых, руководитель наверняка с пониманием и одобрением отнесется к вашему стремлению организовать свое рабочее время и попросит остальных сотрудников считаться с вашим расписанием. Во-вторых, не исключено, что он и сам теперь будет стараться звонить вам в выделенное для этого время. В-третьих, он наверняка примет вашу сторону при возникновении спорных ситуаций с коллегами (например, когда кто-то из них не сможет связаться с вами в то время, когда вы не принимаете звонки).

В процессе ведения телефонных переговоров очень важно, чтобы необходимая для беседы информация была под рукой – не стоит заниматься сбором данных во время беседы, поскольку это не только приведет к лишним тратам времени, но и создаст неудобства для собеседника. Поэтому, если вы знаете, что, например, в 12-15 вам позвонит Семен Леонидович по вопросу возобновления поставок, то необходимо заранее подготовить все соответствующие документы (договор, дополнительные соглашения, открыть ежедневник с заметками по этой теме, и др.), чтобы они были перед глазами. Если какой-то документ хранится в электронном виде в компьютере, то его необходимо открыть заранее.

СОВЕТ

На время делового телефонного разговора рекомендуется отключить другие средства связи (мобильный телефон, ICQ, и др.), чтобы ничто не отвлекало вас во время беседы.

Во время беседы, если такое возможно, рекомендуется дать понять собеседнику, что ваше время ограничено. Например, уже в начале беседы можно произнести фразу вроде «Да, я могу уделить вам три минуты».

Еще один довольно распространенный способ борьбы со входящими телефонными звонками – это просто не поднимать трубку телефона. Правда, использование этого способа требует определенной психологической самоподготовки – ведь, как известно, рука интуитивно тянется к звонящему телефону. Можно поступить еще проще – просто отключить на время телефон; если у вас нет согласованного с руководством графика приема телефонных звонков (об этом рассказывается чуть выше), то перед отключением телефона имеет смысл поставить в известность непосредственного руководителя.

Для оперативного «фильтрования» входящих телефонных звонков удобно использовать телефонный аппарат с автоматическим определителем номера. Это позволит определить, кто именно звонит вам в тот или иной момент и, в зависимости от этого – решить, стоит или не стоит отвечать на звонок.

Кроме этого, в аппаратах с определителем номера обычно предусмотрена возможность ведения «черных» и «белых» списков телефонных номеров. Номера телефонов нежелательных абонентов можно внести в «черный» список – в результате им дозвониться до вас будет гораздо сложнее (ведь можно внести в «черный» список и домашний, и рабочий, и другие телефоны нежелательного абонента).

Если у вас есть секретарь, который принимает входящие звонки, или этим занимается кто-то из сотрудников отдела, то можно попросить его, чтобы он громко переспрашивал, кто именно вас спрашивает, затем задавал уточняющий вопрос – например: «Петр Ильич насчет погашения долга?» – так, чтобы вы это слышали. Узнав таким образом, кто вам звонит, вы знаком дадите знать, будете разговаривать с этим человеком или нет (в последнем случае человек, принимающий звонок, ответит что-нибудь вроде «он вышел» или «он в отпуске», в зависимости от обстоятельств).

Не менее важным является умение организовать свои исходящие звонки – это позволит существенно сэкономить затрачиваемое на телефонные переговоры время и повысить их эффективность.

Если вы собираетесь кому-то позвонить, лишний раз стоит подумать: так ли обязателен этот звонок, особенно в рабочее время? Может, имеет смысл позвонить этому человеку после работы и пообщаться в более спокойной и свободной обстановке? А может, достаточно просто отправить ему электронное письмо с подробным изложением сути дела и спокойно ждать ответ? Или вообще лучше не звонить – ведь в решении вопроса он заинтересован больше, вот пусть сам и ищет контакта.

Выше мы уже отмечали, что для приема входящих звонков целесообразно выделить два небольших отрезка дня – один в первой половине дня, другой – после обеда. Аналогичным образом рекомендуется выделить время и для исходящих звонков; это время может совпадать со временем приема входящих звонков.

Однако при планировании времени для исходящих телефонных звонков следует учитывать некоторые особенности. В частности, для исходящих звонков необходимо выбрать такое время, когда нужные собеседники будут на рабочем месте либо в пределах досягаемости. Можно совмещать деловые и личные исходящие звонки – в таком случае удобно установить такой распорядок: сорок пять минут до обеда – деловые звонки, и первые пятнадцать минут обеда – личные звонки, после чего можно идти на обед.

Перед тем, как позвонить кому-нибудь, рекомендуется смоделировать предстоящий разговор и внутренне подготовиться к нему (как правило, это займет совсем немного времени). Для этого можно воспользоваться приведенными ниже советами.

♦ Если вы планируете позвонить в организацию, нужно четко знать, с кем именно вам нужно поговорить (ФИО сотрудника, или его должность, или область его полномочий – например, начальник торгового отдела, или главный бухгалтер, и т.д.).

♦ Заранее нужно подготовить текст сообщения, который вы оставите принявшему звонок абоненту в том случае, если нужный вам человек в данный момент отсутствует.

♦ Перед разговором нужно четко сформулировать, что именно вы хотите сказать собеседнику (хотя бы в начале разговора).

♦ Информация, которая может понадобиться в разговоре (документы, выписки, протоколы, и т.п.), должна быть под рукой.

♦ Приготовьте и положите рядом чистый лист бумаги и ручку – возможно, в процессе разговора нужно будет срочно что-то зафиксировать.

♦ Имейте в виду, что момент для звонка должен быть удобен не только вам, но и собеседнику.

♦ Визуально попытайтесь представить собеседника.

Если вам предстоит обсудить с собеседником не один, а несколько вопросов, то перед началом разговора напишите их на бумаге в порядке значимости и держите этот список перед собой, отмечая по ходу разговора обсужденные вопросы.

Завершая тему умения вести телефонные переговоры, важно отметить еще один нюанс. Задумывались ли вы о том, насколько удобно расположен телефонный аппарат, которым вы пользуетесь? Не нужно ли к нему бежать в другой конец кабинета? Или, чтобы дотянуться до него, вам приходится зависать над рабочим столом соседа? А может, вы снимаете трубку правой рукой, но при разговоре прижимаете ее к левому уху (или наоборот)? Не путаетесь ли вы в телефонном шнуре?

Если вы ответили утвердительно хотя бы на один из перечисленных вопросов – значит, вам необходимо переставить телефонный аппарат так, чтобы при разговоре вы не испытывали ни малейшего дискомфорта.

Постоянное «дергание» со стороны коллег по работе

Истории известен лишь один человек, который спокойно относился к постоянному «дерганью» со стороны коллег по работе – это незабвенный Александр Иванович Корейко. Как известно, к нему в любое время рабочего дня мог обратиться любой коллега, с просьбой умножить в уме пару многозначных чисел. Любезный Александр Иванович с легкостью исполнял эту просьбу, нисколько при этом не раздражаясь.

Однако большинству из нас не нравится, когда кто-то из коллег постоянно отвлекает от работы своими «неотложными» вопросами. Во-первых, это отвлекает от решения текущих задач и мешает сосредоточиться. Во-вторых, для того, чтобы отреагировать на заданный вопрос, нужно какое-то время. В-третьих, вопросы, задаваемые коллегами, в большинстве случаев кажутся нам какой-то мелочью по сравнению с собственными актуальными задачами.

Как же бороться с этим проявлением?

Лучшее решение данной проблемы – это выработать свой график работы и жестко поставить себя в коллективе, заставив коллег ориентироваться на этот график. В этом графике обязательно должно быть предусмотрено время для решения рабочих вопросов с коллегами. Продолжительность этого времени зависит от специфики вашей работы: например, бухгалтеру по расчетам или по заработной плате, скорее всего, необходимо каждый день выделять хотя бы по часу для решения вопросов с сотрудниками, а начальнику торгового отдела может быть достаточно для этого двух раз в неделю по полтора часа. В другое время – извините: я занят, у меня текущие дела, и я требую меня не отвлекать.

Свой рабочий график рекомендуется согласовать с руководством (преимущества такого согласования – такие же, как и при согласовании графика телефонных звонков; они рассмотрены выше, в подразделе «Бесконечные телефонные звонки»).

Однако при составлении рабочего графика необходимо проявить уважение к коллегам и обращать внимание на то, чтобы выделенное для общения с ними время было удобно каждому сотруднику; если же это невозможно, следует принять меры для разрешения ситуации. Например, если вы знаете, что один из ваших коллег каждый день должен присутствовать на объекте с 10-00 до 11-00, то нужно таким образом выделить время для решения вопросов с коллегами, чтобы у него была возможность пообщаться с вами. Если же это невозможно, то необходимо предусмотреть в рабочем графике время для общения персонально с этим сотрудником.

Очень важно уметь сказать твердое «нет» коллегам по работе. К сожалению, очень многие люди не умеют этого делать: один – по причине мягкости характера, другой – чтобы не выглядеть «белой вороной» в коллективе, третий боится, что в аналогичной ситуации ему ответят отказом, и т.д., а четвертый – все вместе взятое, и еще что-нибудь.

В первую очередь необходимо усвоить самому и дать понять коллегам, что они должны УВАЖАТЬ то, чем вы занимаетесь в данный момент. Никто лучше вас не знает, можете вы в данный момент (или – в ближайшее время) отвлечься от основной работы, чтобы помочь кому-то из коллег, или это нереально – например, по причине чрезмерной загруженности, либо из-за срочной работы, и т.п. Это очень важный нюанс. Если вы не сумеете этого сделать – велика вероятность того, что через некоторое время на вас будут «ездить» все, кому не лень. Уважайте себя и свою работу, и решительно заставьте это делать других.

Говоря «нет», необходимо это делать уважительно по отношению к человеку, которому вы отказываете, но в то же время – решительно и твердо. Ни оттенком голоса, ни жестом вы не должны показывать даже тени смущения или чувства вины из-за того, что приходится отказать коллеге.

Иногда возникают ситуации, когда целесообразно ответить отказом даже своему начальству. Разумеется, при этом нужно проявить больше такта, чем при отказе подчиненным или равным по должности коллегам. Очень важно показать начальнику то, что в принципе вы готовы выполнить его просьбу. Но при этом обязательно нужно упомянуть, что вам нужно время для того, чтобы оценить, сможете ли вы выполнить это поручение без ущерба для основной работы.

Если вы видите, что новое поручение не создает помех для выполнения обычных обязанностей, то следует взяться за него незамедлительно. В противном случае следует предоставить начальнику расчет вашего относительно свободного рабочего времени, которое вы можете посвятить выполнению внепланового поручения без ущерба для основной работы. При этом рекомендуется подготовить встречное предложение по поводу выполнения поручения: например, можно предложить отодвинуть сроки завершения основной работы, или предложить свой срок выполнения поручения. Кроме этого, можно предложить взять себе в помощники одного или несколько сотрудников, а в последнем случае – еще и организовать их работу. В конце концов, начальник будет либо вынужден принять одно из ваших предложений, либо (что скорее всего) просто перепоручит выполнение задания какому-нибудь другому сотруднику.

Торговые агенты и прочие личности с сомнительными предложениями

Наверное, во всей России невозможно найти офисного работника, который не сталкивался бы с проблемой постоянного нашествия торговых агентов, коммивояжеров, так называемых «представителей крупнейших корпораций» и т.д. Иногда в течение всего рабочего дня они появляются один за другим, постоянно отвлекая от работы и вызывая у вас естественное раздражение человека, понапрасну теряющего время на выслушивание всякой ерунды.

Что они только не предлагают! Пищевые добавки («поедая наши добавки, вы доживете до ста лет, а ежели помрете в 99 – мы вам выплатим неустойку»), косметику женскую, мужскую и автомобильную («жена, муж и их автомобиль будут выглядеть одинаково прекрасно!»), книги для детей и взрослых, супер-электробритвы, чудо-зонтики, идеальная посуда (которая чуть ли не сама в магазин за продуктами бегает), компакт-диски («только для вас – лицензионные компакт-диски по цене пиратских!»), и т.д., и т.п. И все это счастье – только сегодня по цене «намного ниже рыночной», эксклюзивного качества, «спешите приобрести – осталось всего пару штук», «у нас акция», и т.д.

Если выслушивать весь этот бред полностью, то на каждого такого «благодетеля» придется потратить от 15 до 30 минут рабочего времени. Не этого ли времени нам постоянно не хватает, например, на телефонные переговоры, либо – на решение деловых вопросов с коллегами, либо для завершения работы над отчетом, который необходимо было сделать два дня назад?

Можно ли каким-то образом бороться с нашествием этих доморощенных «бизнесменов»? Можно, и несколько наиболее действенных способов борьбы с ними приведено ниже.

Один из таких способов – строгая вывеска на дверях вашего отдела. Причем стандартные объявления вроде «Торговым агентам и распространителям вход строго запрещен» уже не всегда помогают – их зачастую просто нагло игнорируют. Лучше составить объявление нейтрально – например, «Посторонним вход строго запрещен» или «Вход только по предъявлению паспорта», и т.п.

Еще более действенным будет объявление, при составлении которого проявлена здоровая фантазия. Вот несколько примеров подобных объявлений: «Не входить, идет операция!», «Майор ФСБ Иванов П.И.», «Федеральная служба безопасности. Отдел по борьбе с незаконной торговлей», «Налоговая полиция. Отдел по работе с физическими лицами», и т.п.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если к вам во время работы ходят нужные посетители, то предупредите их о том, что объявление на дверях следует проигнорировать.

Если торговый агент все же прорвался в ваш кабинет, можно просто выставить его, что называется, дурачком, используя при этом то, что он сам вам говорит. Например, часто торговые агенты используют такой рекламный слоган: «Я сегодня с утра продал уже 95 экземпляров, осталось всего 2, спешите купить!» В таком случае, не обращая внимания на его дальнейшие бредни, берем калькулятор и считаем: 95 экземпляров умножаем на 15 минут (обычно это минимальное время, необходимое для того, чтобы рассказать о товаре, ответить на вопросы покупателя, принять от него деньги и вручить покупку) – получается 1425 минут, или – 23,75 часа, т.е. почти сутки. Значит, чтобы продать 95 экземпляров, ему нужны почти сутки. Но ведь он говорит, что продал их с утра, а сейчас – 2 часа дня, т.е. работает он максимум 6 часов! И даже если предположить, что в некоторых местах он за один раз продавал не один, а сразу несколько экземпляров, все равно налицо – откровенное вранье, о чем и следует сообщить ему прямо и незамедлительно.

Еще один способ борьбы с агентами – это полное их игнорирование. В данном случае не следует отвечать на приветствие вошедшего в кабинет агента и вообще никак не реагировать на его появление. Увидев, что разговаривать с вами бесполезно, он удалится сам.

В борьбе с торговыми агентами можно использовать то, что практически все они бесцеремонно нарушают действующее законодательство, особенно в части приема наличных денежных средств. Как правило, при приеме денег агенты не дают никакого документа (а обязаны выдавать приходный кассовый ордер либо чек), а если что-то и дают – то этот документ не соответствует формам, которые утверждены законодательством. Поэтому, сделав ради интереса «контрольную покупку», можно громко возмутиться: «Так вы еще и закон нарушаете!», и т.д.

Если агент слишком навязчив, можно припугнуть его, заявив: «Я сейчас закрою дверь на ключ и позвоню в налоговую инспекцию, а заодно – вызову милицию, пусть проверят вашу работу – документы на товар, где вы его взяли, и т.д.!». Поскольку у агентов никогда не бывает товарно-сопроводительных документов (а если и есть – то они не соответствуют законодательно утвержденным формам, а значит, не имеют юридической силы), то эта угроза наверняка возымеет действие.

Один из наиболее радикальных способов борьбы с агентами – это грубое и бесцеремонное выпроваживание. О какой-то вежливости здесь речь не идет, поскольку ваша задача – заставить агента как можно скорее покинуть помещение.

Бумажные завалы на рабочем месте

В настоящее время большинство людей мечтают о том, чтобы избавиться от работы с бумагами. Это неудивительно – кому из нас не знакома такая картина: стоит рабочий стол, заваленный грудой бумаг (причем одно неловкое движение – и эта груда рассыплется по кабинету), из-за которой видна макушка хозяина стола и верхняя часть монитора. Сколько же потребуется времени, чтобы в этом бумажном завале отыскать требуемый документ (или хотя бы папку с документами)!

К сожалению, в настоящее время полностью избавиться от бумаг невозможно. В первую очередь это касается бумаг, имеющих юридическую силу: договоры, товарно-сопроводительные документы, платежные и кассовые документы, акты выполненных работ, сметы, и т.д. Ведь такой документ на бумажном носителе скреплен печатью или подписью (в большинстве случаев – и печатью, и подписью), а в электронном документе такое невозможно. Конечно, можно возразить: ведь существует, например, электронная подпись, которая может удостоверить составителя документа. Однако такая практика распространена очень мало, и этому есть две основные причины: во-первых – отсутствие должной законодательной базы, во-вторых – несовершенство компьютерного и программного обеспечения, используемого во многих организациях.

Кроме этого, существует целый ряд документов, которые удобно использовать не в электронном, а в бумажном виде. К таким документам можно отнести, например, прайс-листы, электронные письма большого объема, некоторые виды отчетности, различного рода графики и диаграммы, и др. Причем многие из этих документов распечатываются не в одном, а в нескольких экземплярах. В конечном итоге всегда вспоминается распространенное мнение офисных работников: бумаг всегда будет больше, чем предназначенного для них места. Однако это мнение можно и нужно опровергнуть, избавившись от большого количества лишних бумаг.

ПРИМЕЧАНИЕ

По оценкам независимых исследователей, среднестатистический офисный работник только на поиски нужных бумаг тратит не менее одного часа в день.

Откуда же берется такое обилие бумаг на рабочем месте? Основные причины, по которым мы храним бумаги, приведены ниже.

♦ Бумаги постоянно необходимы для работы.

♦ Бумаги хранятся для справки.

♦ Корпоративная культура требует, чтобы все бумаги хранились не менее чем в двух (трех, пяти, и т.д.) экземплярах.

♦ Обязательно должны храниться все бумаги, поступившие от такого-то источника (источников).

♦ Бумаги, предназначенные для дальнейшей передачи другим сотрудникам корпорации (в т.ч. подчиненным).

♦ Бумаги хранятся без определенной цели, возможно, пригодятся в дальнейшем.

♦ Бумаги хранятся, чтобы ознакомиться с ними при наличии свободного времени.

И все эти бумаги валяются на столе в виде бесформенной бумажной массы, из которой периодически нужно быстро извлекать нужный документ!

Если вы решили разобрать бумажные завалы, то приступать к работе следует немедленно, не откладывая на потом. В противном случае есть вероятность того, то разобрать все это постоянно растущее обилие бумаг будет в принципе невозможно, если только не посвятить этому отпуск – а такая перспектива, понятное дело, никого не обрадует.

В первую очередь нужно подготовить пять папок или коробок (в зависимости от объема накопившихся бумаг; удобно использовать, например, коробки из-под оргтехники – принтеров, мониторов, и т.п.), по которым вы будете раскладывать бумаги. Самая большая коробка будет использоваться в качестве мусорной корзины. На коробки нужно наклеить следующие этикетки: «До выяснения», «Архив», «Текущая работа», «Чужие бумаги» и «Корзина» – и можно приступать к сортировке.

В коробку «До выяснения» следует поместить бумаги, назначение и важность которых вам необходимо дополнительно выяснить, а также все другие бумаги, которые вы пока не знаете, куда деть или которые пока просто жалко выбросить. Изучением содержимого данной коробки нужно будет заняться сразу по окончании разбора всех бумаг. Велика вероятность того, что больше половины этой коробки впоследствии будет прямиком отправлено в коробку с надписью «Корзина».

Коробка с надписью «Архив» предназначена для хранения бумаг, которые в настоящий момент не имеют актуальности, но в то же время обязательно должны быть сохранены.

В коробку «Текущая работа» следует поместить бумаги, с которыми вы работаете в настоящее время или которые понадобятся в ближайшем будущем, причем содержимое этой коробки рекомендуется отсортировать по приоритетности.

В коробку «Чужие бумаги» нужно сложить бумаги, которые предназначены для передачи другим сотрудникам или для отправки в другие организации. К содержимому этой коробки нужно будет вернуться сразу после того, как вы перебрали коробку «До выяснения». На каждой бумаге, помещенной в коробку «Чужие бумаги», следует карандашом написать фамилию сотрудника, которому она должна быть перенаправлена, или название организации, в которую ее следует отправить. Если у вас есть секретарь, то содержимое коробки «Чужие бумаги» с указанием адресата каждой бумаги можно передать ему для дальнейшей отправки.

Самое большое количество бумаг наверняка будет отправлено в корзину. Причем через некоторое время корзина будет значительно пополнена бумагами из папки «До выяснения».

ПРИМЕЧАНИЕ

Набор папок или коробок, в которые будут разложены имеющиеся бумаги, может зависеть от занимаемой должности, специфики работы, наличия подчиненных или иных факторов. В данной книге мы для примера выбрали наиболее характерные критерии сортировки бумаг. Например, в некоторых случаях чуть ли не половину бумаг можно собрать в коробку «Секретарь» и отдать эту коробку секретарю для дальнейшего разбора.

Однако для наведения порядка в бумагах недостаточно просто рассортировать их по соответствующим папкам или коробкам – порядок нужно постоянно поддерживать. В противном случае буквально через неделю-две бумажные завалы на вашем столе будут успешно восстановлены.

Чтобы этого избежать, нужно своевременно сортировать все входящие документы. Каждую полученную бумагу нужно сразу помещать в соответствующую папку или коробку. Например, если поступивший документ понадобится вам сегодня или завтра, то его можно оставить на рабочем столе, а если позже – то пусть лежит в коробке «Текущая работа». Поступающие к вам рекламные материалы (буклеты, проспекты, прайс-листы и т.д.) не должны оставаться на рабочем столе – им место либо в коробке «До выяснения», либо, что гораздо более вероятно – в коробке «Корзина».

Если поступившая к вам бумага должна быть переадресована другому сотруднику, но какому именно – вы пока не знаете, то ее нужно положить в коробку «Чужие бумаги». Если же вам точно известно, кому она должна быть перенаправлена, то рекомендуется это сделать сразу же либо отдать с соответствующим указанием секретарю. В любом случае, чужим бумагам не место на вашем рабочем столе.

Все ненужные бумаги без тени сожаления выбрасывайте в корзину.

СОВЕТ

Существует категория документов, о содержании которых не должно быть известно посторонним даже после того, как они утеряли свою актуальность и есть уверенность в том, что они никогда больше не понадобятся. Для утилизации таких документов рекомендуется использовать уничтожитель бумаг.

В борьбе с бумажными завалами очень важно уметь самому не плодить лишние бумаги. Для этого можно воспользоваться перечисленными ниже советами.

♦ Для деловой переписки по мере возможности следует пользоваться электронной почтой.

♦ Отвечать на некоторые бумаги можно не в письменном виде, а при личной встрече либо по телефону.

♦ Ответ на некоторые документы (как правило, внутреннего пользования – служебные записки, заявления, рапорты и др.) можно писать в их нижней части – это сократит объем переписки, ведь не исключено, что вся эта переписка в конечном итоге возвратится к вам.

♦ Копировальным аппаратом следует пользоваться как можно реже и только в случаях, когда это действительно необходимо.

♦ Если вы работаете в руководящей должности, то можно уменьшить число обязательных отчетов, которые периодически должны предоставлять вам подчиненные.

И в заключение сформулируем несколько правил, которых желательно придерживаться в своей работе.

Необходимо уяснить самому себе, что ни одно предприятие, фирма, учреждение в принципе не может обойтись в своей деятельности без солидного бумажного документооборота – это факт, с которым придется смириться независимо от того, нравится вам это или не нравится. Среди всех документов особо бережного отношения требуют юридические и финансовые документы – при их утилизации следует соблюдать особую осторожность. К любой бумаге можно притрагиваться не более трех раз – после этого следует или выбросить ее, или переложить в коробку «До выяснения», или немедленно взять в работу (не положить в коробку «Текущая работа», а приступить к работе с ней сразу же).

СОВЕТ

Каждый раз, когда вы берете бумагу в руки, ставьте на ней отметку – например, красную точку или галочку. Когда число таких отметок достигнет трех – не кладите бумагу до тех пор, пока не отработаете ее.

На рабочем столе не должно быть ничего лишнего: компьютер, телефон, канцелярский набор, ручка, пара-тройка (не более) актуальных документов. Для работы с бумагами следует выработать способ их систематизации (сортировки) и постоянно пользоваться этим способом.

Нежелание или неумение поручать часть работы подчиненным

С точки зрения оптимизации использования рабочего времени очень важно уметь делегировать часть своих полномочий подчиненным сотрудникам. Однако этой возможностью в полной мере пользуются далеко не все.

Существует целая категория людей, которые психологически не могут вытерпеть того, что кто-то выполняет часть их работы. В первую очередь это объясняется либо завышенной самооценкой, либо принижением достоинств и рабочих способностей своих сотрудников. Такой человек даже мысли не допускает, что кто-то другой может сделать работу лучше, чем он. В конечном итоге такой человек становится загруженным работой сверх всякой меры, вынужден задерживаться после работы, а иногда даже брать работу на дом. Про таких людей говорят: «Он так работает, что с него дым скоро пойдет».

А ведь чаще всего нет никакой необходимости в том, чтобы так загружать себя работой. Наверняка значительную часть того, что вы делаете, можно переложить на подчиненных. Ниже приведен примерный перечень дел, которые наверняка можно делегировать своим сотрудникам независимо от того, где и в какой должности вы работаете.

♦ Сортировка входящей корреспонденции.

♦ Ответы на телефонные звонки.

♦ Отправка исходящей корреспонденции.

♦ Подготовка первичных данных для составления отчета.

♦ Решение каждодневных рабочих проблем.

♦ Подготовка материалов для совещания.

♦ Работа с оргтехникой (копировальный аппарат, факс, сканер, и др.).

Наверняка каждый работник, имеющий подчиненных сотрудников, сможет добавить к этому списку что-нибудь еще.

Чтобы эффективность делегирования полномочий была максимальной, рекомендуется придерживаться следующих советов.

♦ Если возникла необходимость делегирования тех либо иных полномочий, следует это делать сразу, не откладывая «на потом».

♦ Особое внимание следует уделить грамотному подбору исполнителей.

♦ Суть поручения необходимо излагать четко и ясно, не допуская двусмысленностей и недомолвок.

♦ Сразу нужно оговорить с подчиненным (либо с подчиненными) сроки выполнения задания; при этом следует принимать во внимание его текущую работу.

♦ Вы должны убедиться в том, что подчиненные правильно поняли данное поручение.

♦ В процессе работы непременно предоставляйте подчиненным нужные консультации, а также по мере необходимости снабжайте необходимой информацией.

♦ Периодически проверяйте ход выполнения работ. Если это большая работа, то можно определить промежуточные сроки ее поэтапной сдачи.

Не нужно бояться перекладывать часть своей работы на подчиненных: ведь в результате у вас высвободится дополнительное время для более важных дел. В то же время подчиненные наверняка будут стараться хорошо выполнить задание руководства, и не исключено, что у них это получится даже лучше, чем у вас.

Информационный прессинг

Каждый из нас ежедневно подвергается массированному наплыву самой разнообразной информации. Телевидение, радио, пресса, Интернет постоянно снабжают нас лавинами разных новостей, большинство из которых не имеет к нам ни малейшего отношения. Как ни странно, это обстоятельство также налагает свой отпечаток на использование нами своего рабочего времени.

Нередко рабочий день в отделе начинается так: женщины чуть ли не до обеда обсуждают развод Пугачевой и Киркорова, мужчины – вчерашний матч «Барселона» – «Манчестер Юнайтед». В обед часть сотрудников сидит в Интернете, жадно поглощая появившиеся за прошедшую половину дня новости, чтобы после обеда увлеченно обсудить со своими коллегами если не все из них, то хотя бы самые интересные. Кто-то из сотрудников, сходив на обед, обязательно принесет с собой пару свежих газет, купленных в киоске за углом, которые будут читать все по очереди. Если к тому же у вас в отделе установлена радиоточка, то вылетевшая из нее очередная сплетня всегда может возобновить угаснувшую было беседу.

Каким же образом защититься от информационного прессинга, который съедает немалую часть рабочего времени?

Вообще-то, по правде говоря, хотя бы частично эта проблема должна быть решена на уровне руководства. Каждый сотрудник должен иметь ограниченный доступ в Интернет, которого хватало бы только для получения необходимой для работы информации. На уровне корпоративной культуры должно быть принято положение, запрещающее держать на рабочих местах периодические издания и иные печатные материалы, не имеющие отношения к исполнению сотрудником своих служебных обязанностей. Очень нежелательно, чтобы в течение рабочего дня в отделе работала радиоточка. Есть также ряд иных мер, которые будут рассмотрены ниже, в разделе «Корпоративный тайм-менеджмент».

Что же делать, если по недосмотру руководства вы подвергаетесь информационному прессингу?

Во-первых, можно запретить себе выходить в Интернет без особой надобности. Во-вторых, можно приобрести наушники, и во время работы слушать какую-нибудь спокойную, не отвлекающую от работы музыку – это защитит ваши уши от посторонних разговоров между коллегами по работе. В-третьих, не стоит покупать в обеденный перерыв газеты или читать газеты, купленные другими сотрудниками – с прессой вполне можно ознакомиться дома.

Кроме этого, для борьбы с информационным прессингом полезно руководствоваться советами, приведенными ниже.

Очень важно уметь извлекать из всего обилия информации только то, что вам действительно нужно. Например, если вам нужно найти конкретный телефонный номер, вы же не будете перечитывать телефонный справочник полностью! То же самое касается всей информации, с которой вам приходится сталкиваться на работе: обычная и электронная почта (и та, и другая могут изобиловать ненужными рекламными материалами), входящая документация (возможно, значительная ее часть предназначена вовсе не вам, и ее просто нужно переадресовать, а не вникать в суть каждого документа), и др.

Необходимо выполнить в своем электронном почтовом ящике настройку антиспамового фильтра – это позволит сразу отбрасывать почти весь почтовый мусор.

По мере возможности нужно оградить себя от ненужной почты (в данном случае имеется в виду не электронная, а обычная почта). Например, можно сказать секретарю, что вы не желаете видеть у себя на столе рекламную почту, а также деловые предложения, о получении которых вы не договаривались заранее. Аналогичным образом следует отфильтровывать и входящие телефонные звонки, и здесь также большую помощь может оказать секретарь.

Не стоит подписываться в Интернете более чем на три группы новостей – иначе вы окажетесь просто завалены ненужной информацией. Кроме этого, к содержимому групп новостей стоит относиться критично – большинство поступившей информации можно сразу удалить, не читая.

Очень важно уметь правильно слушать собеседника и акцентировать внимание только на той информации, которая действительно важна. Наиболее важные моменты можно фиксировать на бумаге в виде пометок и записей.

Совершенно не обязательно держать в уме большое количество информации, даже самой важной – достаточно просто знать, где ее можно получить в нужный момент.