Глава 2
Информационное обеспечение стратегического управления инновационными проектами с использованием IT
2.1. Понятие информации. Виды информации
Для корректного формулирования сущности информационного обеспечения стратегического управления необходимо рассмотреть само понятие информации и информационной системы. Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
В научной литературе под информацией понимаются сведения об окружающем мире, т. е. состоянии более крупной системы, в которую входит организация, и о самой организации, зафиксированные на бумажных, электронных носителях или в памяти человека.
Переоценить значение информации в управлении, особенно стратегическом, невозможно. Поэтому данному аспекту управления современный менеджер-руководитель должен уделять большое внимание.
По срокам сбора и использования информация делится на ретроспективную, текущую и прогнозную.
Ретроспективная позволяет проследить истоки современных проблем развития, изучить накопленный позитивный и негативный опыт управления, построить ряды, графики, таблицы, необходимые для анализа сегодняшнего состояния объекта или процесса и построения прогнозов, без чего стратегия невозможна.
Текущая информация дает представление о сегодняшнем состоянии объекта или процесса.
Поскольку процесс стратегического управления инновациями рассчитан, как минимум, на среднесрочную перспективу, чрезвычайно важным является получение прогнозной информации, создающей основу для разработки конкретного плана осуществления инноваций. Стратегическое управление в целом во многом зависит от качества прогнозов, однако прогнозы инноваций особенно сложны, поскольку инновации представляют собою многокомпонентный процесс, часть компонентов не имеет количественной характеристики и поддается прогнозу с большим трудом.
Наиболее вероятными являются прогнозы, касающиеся технической стороны инновации, которые могут быть определены с помощью имеющихся моделей или других количественных методов. Что касается социальных, психологических последствий инноваций, то они могут быть оценены преимущественно экспертными методами.
Современная практика прогнозирования насчитывает свыше 100 методов разработки прогнозов, основывающихся либо на эктраполяциях, либо на экспертных методах, либо на моделировании.
Экстраполяция представляет условный метод разработки прогноза, поскольку в современном чрезвычайно быстро меняющемся мире распространение закономерностей предыдущего периода на будущее требует большого количества материала и четкого выявления продолжительности тенденции развития, что возможно лишь по отдельным направлениям науки и технологий, например, изменение издержек, касающихся проектирования, конструирования в связи с изменением качества получаемого продукта или процесса.
Для современного этапа, очевидно, более пригоден метод экстраполяции переменных по огибающим кривым, содержание которого состоит в построении огибающей кривой, отражающей общие тенденции изменения прогнозируемых параметров по данным, собранным за несколько предыдущих поколений исследуемого процесса или продукта. Метод по огибающей кривой используется в основном для прогнозирования технических процессов.
Что касается моделирования, то сфера его применения ограничена, поскольку в инновациях играет большую роль социальный аспект. Тем не менее в отдельных областях возможно использование имеющихся моделей – как математических, так и логических.
Значительно шире могут быть использованы информационные модели, которые позволяют на основе исследования патентной информации, публикаций в научных журналах выявить определенные тенденции развития техники и технологий и ориентироваться на них при разработке стратегии инноваций.
Что касается экспертных методов, то их несомненным достоинством является возможность охвата всех сторон инноваций. Используемые методы мозгового штурма, Делфи и другие практически дают возможность с помощью балльной оценки свести воедино информацию как по технической, так и по социальной стороне инноваций.
Но экспертные оценки, как известно, страдают определенным субъективизмом и во многом зависят от квалификации экспертов и объема проделываемой ими работы.
По источникам информация делится на внешнюю и внутреннюю.
Внешняя информация поступает из внешней среды и формирует представление о состоянии более крупной системы, в которую входит организация. Она представлена обычно на бумажных и электронных носителях.
Из информационных источников на бумажных носителях (книг, журналов, справочников) можно получить интересующую предприятие информацию о технологических новинках в той или иной области или список компаний, которые помогут решить проблемы в данной области. Также эта группа источников может содержать информацию о конкурентах в определенном бизнесе или о потенциальных покупателях продукта или услуги. Функциональные приложения к периодике могут предоставить готовые решения или концепции решений конкретных проблем предприятия.
Периодические издания общеэкономической и специализированной направленности представляют собой печатные материалы и их электронные версии. В качестве примера изданий общеэкономической направленности можно привести журнал «Эксперт», «Журнал управления компанией». В этих изданиях печатаются аналитические материалы о развитии и перспективах рынков отдельных регионов и стран, тематические обзоры и даже ответы на конкретные вопросы из области менеджмента. К журналам специализированной направленности можно отнести «Управление персоналом», «Генеральный директор», «Российское предпринимательство». В них публикуются материалы об общих проблемах предприятий отрасли и то, как лидеры-руководители их решают, обзоры локальных рынков.
Региональные и общегосударственные статистические справочники – этот вид источников информации позволяет получить статистические данные по странам или регионам для того, чтобы в дальнейшем использовать их в анализе тенденций развития экономических систем. Потребность в данном источнике информации испытывают в основном корпорации, имеющие разветвленную структуру и представительства во многих странах мира.
Специализированные обзоры рынков консультационных фирм – данный вид источников информации является самым дорогим из всех упомянутых выше. При невозможности получения информации по интересующему рынку компания может обратиться в специализированные консультационные фирмы, где в соответствии с требованиями и финансовыми возможностями клиента в довольно короткие сроки могут быть получены исчерпывающие отчеты по интересующему рынку. В России существует несколько крупных консультационных фирм, предлагающих подобные исследования («Росбизнесконсалтинг», «Бизнес аналитика»). Некоторые периодические журналы общеэкономической направленности также могут осуществлять собственные исследования (так, журнал «Эксперт» проводил исследование покупательских предпочтений и поведения среднего класса в России).
Глобальная компьютерная информационная сеть Интернет позволяет оперативно собрать статистику о том или ином товарном рынке, его участниках, продуктах, ценах, стандартах и нормах.
Статистические данные Европейской комиссии по странам Европейского союза, в том числе по экспорту/импорту, широко представлены в базе данных Eurostat. Данные по мировой торговле можно получить в разделе World Trade Statistics.
Сведения о фирмах, их продукции, новостях техники и технологии широко представлены (частично бесплатно, частично на платной основе) в таких базах данных, как FIZ – Technik (компании Германии, Австрии, Швейцарии), ICC British Company Directory. В настоящее время формируются и отечественные аналоги приведенных выше баз данных по отраслям, сведения которых доступны за абонентскую плату.
При помощи Интернета можно быстро протестировать рынок путем рассылки коммерческих предложений и запросов по электронной почте. Практически любая крупная компания сегодня представлена в Интернете значительным объемом информации о своей производственной программе, основных направлениях НИОКР, зарегистрированных патентах и товарных знаках.
В развитых западных странах обладание высокоинформативным сайтом, посвященном деятельности компании, уже давно стало незаменимым средством ведения бизнеса. Кроме того, широкое распространение системы электронной коммерции в западных странах позволяет определить цены на интересующие продукты, не прибегая к каталогам или к прямому обращению к компании-производителю.
Интернет позволяет получить информацию Патентного ведомства США, ЕС, других стран, проследить статистику и тематику зарегистрированных изобретений, а также узнать, какие фирмы их регистрировали. Таким образом, становится возможным выявить насущные проблемы и текущие потребности участников процесса, отыскать потенциального партнера или покупателя, подробно изучить технологические особенности производства конкурирующего предприятия.
В сложившейся ситуации принципиальное отличие западного предпринимательства состоит в высокой степени прозрачности бизнеса. Компании и организации стремятся не скрывать любыми способами информацию о собственной деятельности, а сделать ее достоянием гласности, придав при этом информационному содержанию максимально положительный акцент. На сайтах крупных компаний можно ознакомиться с существующей организационной структурой, кратким финансовым отчетом по областям деятельности, с основными положениями стратегии.
Ориентированному на инновацию предприятию чрезвычайно важно иметь представление о стандартах и нормах, принятых для изделий его отрасли, существующих в той или иной стране и контролируемых местной таможней и соответствующими инстанциями. С помощью Интернета можно получить информацию Комитета по нормированию Европейского союза не только о существующих евронормах на конкретный продукт, но и о проектах новых норм, над которыми в настоящее время ведется работа в Комитете.
Российские интернет-ресурсы пока развиты не настолько хорошо, хотя конкретную информацию можно получить и на сайтах российских предприятий.
В качестве источников информации можно выделить также семинары, конференции, тренинги, где проходит обмен опытом и излагаются новые научные достижения.
Если информация извне дает представление о развитии науки, техники, управления, общем состоянии инновационного климата, а также о возможных путях развития инноваций и ресурсах, которые могут это обеспечить, то внутренняя информация свидетельствует о задачах, которые стоят перед инновационным менеджментом, и о наличных внутри самой организации ресурсах решения поставленных задач.
Источниками внутренней информации являются планы, отчеты, докладные записки, аудиторские, социологические обследования, материалы совещаний.
По срокам сбора различаются первичная и вторичная информация.
Первичная информация представляет собой данные, специально полученные для разрешения исследуемой проблемы. Она необходима в тех случаях, когда скрупулезный анализ вторичных сведений не приносит информацию, необходимую для принятия решения.
К достоинствам первичной информации относятся:
• соответствие собираемой информации четко сформулированным целям исследовательской задачи, в том числе в единицах измерения и по степени детализации;
• методология сбора данных известна организации, для которой проводится сбор, и ею контролируется;
• все результаты исследований доступны для организации, которая в свою очередь может обеспечить их секретность для конкурентов;
• отсутствует противоречивость информации, характерная для данных, полученных из разных источников;
• может быть определена степень надежности информации.
К недостаткам можно отнести то, что:
• сбор первичных данных может занять много времени;
• обычно сбор первичной информации требует значительных затрат;
• некоторые виды информации не могут быть получены (например, опросные листы переписи населения);
• организация может нечетко сформулировать цель исследования, что обязательно скажется на качестве собранных данных с точки зрения их актуальности;
• в силу разных причин организация не может собирать первичную информацию.
Вторичная информация представляет собой данные, собранные ранее для целей, отличных от целей проводимого исследования.
Вторичная информация обладает следующими достоинствами:
• невысокая стоимость, поскольку не требуется сбор новых данных;
• информация обычно собирается быстро;
• часто имеется несколько источников информации, что позволяет сопоставлять данные;
• собранная из независимых источников информация, как правило, весьма достоверна.
Однако у вторичной информации имеется целый ряд недостатков:
• она может не подходить для целей проводимого исследования в силу своей неполноты или слишком общего характера;
• может быть устаревшей;
• могут публиковаться только выборочные результаты исследования;
• противоречивые данные могут потребовать сбора новой, первичной информации.
Для сбора вторичной информации чаще всего применяются кабинетные исследования. В этом случае исследователь собирает требуемые данные из источников на бумажных и электронных носителях. Одним из важных условий успешного сбора внутренней информации является наличие развитой внутренней информационной системы. В случае отсутствия внутренней информационной системы сбор информации может потребовать значительно больших временных затрат.
Способы сбора первичной информации подробно описаны в литературе и делятся по методике проведения на опрос, наблюдение, эксперимент, имитацию.
Обращаем внимание на такие способы сбора, как систематический дифференциал и многомерное шкалирование.
2.2. Требования к информационному обеспечению стратегического управления
Поскольку стратегическое управление является очень сложным процессом, охватывающим либо организацию в целом, либо какие-то важные направления ее деятельности (в данном случае – инновацию), разработка качественной стратегии предполагает высокие требования к объему и к качеству полученной информации, которые зависят от этапа разработки стратегии.
Исходная информация должна касаться общих проблем существования отрасли, состояния народного хозяйства, в том числе технического уровня развития, условий существования самой организации на рынке и стоящих перед нею задач.
На основе этой информации формируются миссия и цели инновационного проекта, конкретизируемые в дальнейшем в практических направлениях реализации поставленных целей.
На этапе конкретизации целей информация, которая лежит в их основе, уже по масштабу, но по содержанию более глубокая, касается конкретных направлений, и потому – в отличие от первого этапа – ее накопление требует детальных и специализированных исследований.
Информация, необходимая для оценки вариантов осуществления инноваций, является еще более конкретной, поскольку на этом этапе уже четко сформулированы критерии и ограничения, которые будут определять выбор варианта инноваций.
И наконец, заключительная информация должна дать представление о том, как идет реализация стратегии и какова эффективность этого процесса.
Качество информации во многом зависит от того, насколько руководитель понимает, какой объем и какой характер должна носить информация, как он может организовать ее сбор и анализ, а также от того, насколько эффективно работают коммуникации вне и внутри организации.
В основе формирования системы информационного обеспечения лежит ряд требований к качеству поступающей информации, определяющих эффективность функционирования системы.
Независимо от того, что является источником полученной информации, требования к ней одинаковы. Качество информации определяется ее своевременностью, достоверностью, полнотой, непротиворечивостью и экономичностью.
Первое требование – своевременность — чрезвычайно важно. Конечно, стратегия разрабатывается на длительный период, и информация, положенная в ее основу, не является сиюминутной, а требует определенного периода времени для накопления массива, размер которого во многом зависит от квалификации людей, осуществляющих разработку стратегии, и от технического обеспечения формирования информационной базы, в частности, от качества использования информационных технологий.
Неменьшую роль играет достоверность информации, что само по себе понятно и не требует доказательств.
Современное состояние информационных систем ставит большие препятствия в обеспечении достоверности и сохранности конфиденциальности информации, поскольку шумы, хакеры и компьютерные вирусы приводят к серьезным искажениям информационного потока. Тем не менее следует обратить особое внимание на те условия достоверности информации, которые зависят от людей, обеспечивающих задания по сбору информации и сам сбор информации. Речь идет о том, чтобы задание на сбор информации было сформулировано предельно четко и полно, что требует предварительного осмысливания или даже составления предварительной программы сбора информации. Одной из наиболее часто встречающихся причин искажения информации является правильный ответ на неправильно поставленный вопрос. Руководитель, давая задание на сбор информации, обязательно должен проверить, правильно ли подчиненный понял стоящую перед ним задачу.
Не меньшее внимание следует уделить квалификации того, кому поручено эту информацию собирать. Недостаточная квалификация может привести к тому, что человек будет использовать, допустим, средние величины вместо фактических, не сможет отделить информацию релевантную от нерелевантной, не сумеет определить степень достоверности этой информации и тем самым заранее создаст условия для ее низкого качества.
Следует иметь в виду, что иногда недостоверность информации может быть преднамеренной, поэтому необходимо уделять пристальное внимание контролю как самой информации, так и людей, которые ее собирают.
Полнота информации – понятие относительное, поскольку она во многом зависит от квалификации лица, принимающего решения. Чем выше эта квалификация, чем больше опыт работы с информацией, тем меньше объем и полнота информации, необходимой для правильного принятия решения. Тем не менее нужно стремиться, чтобы информация давала полное представление о процессах или продуктах, представляющих собою объект стратегического управления.
Необходимо также иметь в виду, что информация не должна быть противоречивой. Речь не идет о том, чтобы она не отражала реальных противоречий, просто в отдельных случаях тот, кто собирает информацию, и тот, кто ее воспринимает, находятся в плену стереотипов, не позволяющих беспристрастно взглянуть на полученные сведения. Если информация кажется противоречивой, она требует повторного сбора или более тщательного контроля.
Все сказанное позволяет ставить вопрос о качестве источника информации. Качество источника информации (Q) можно определить следующей зависимостью:
Q = f (t, Р, К E,F,R),
где t — возможность своевременности сбора информации из источника;
Р – доступность источника информации с точки зрения его стоимости;
V — проверяемость источника информации;
Е — точность получаемой из источника информации;
F – полнота получаемой из источника информации;
R – достоверность получаемой из источника информации.
Источники оцениваются экспертами согласно приведенной выше зависимости. Источник информации, получивший наивысшую совокупную оценку, при прочих равных условиях будет наилучшим.
И наконец, информация не должна быть чрезмерно дорогой. Конечно, коль скоро речь идет о стратегической информации, она не может быть дешевой. Но нельзя допустить, чтобы стоимость информации превышала те результаты, которые будут получены на основе ее использования.
Даже беглый взгляд на предъявляемые требования показывает, что они противоречат друг другу и потому не могут быть все совмещены в одном объеме информации. Полнота неизбежно приводит к длительности сбора, тем самым к частичному устареванию информации. Достоверность и своевременность требуют, естественно, определенных затрат. Выбор критериев оценки информации зависит от лица, принимающего решение, а также от ситуации, в которой принимается решение.
Стратегические решения принимаются, как правило, в течение продолжительного времени, и потому существует возможность проверки информации или ее пополнения в случае, если массив недостаточен.
Общеизвестен факт, что достоверность информации во многом определяется количеством уровней информационного обмена. При четырехуровневом продвижении информации ее достоверность на нижнем уровне при вертикальном движении информации снижается в 5 раз, а при обратной связи – в 20 раз. Задача руководителя – постоянно контролировать состояние коммуникационных сетей и осуществлять независимую экспертизу достоверности сведений на разных этапах информационного процесса.
Конец ознакомительного фрагмента.