© Пузаков С. Я., 2018
© Издательство «Прометей», 2018
19. Гарантии при направлении в служебные командировки и переезде на работу в другую местность (гл. 24 ТК РФ)
Понятие служебной командировки (ст. 166 ТК РФ)
В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. О трудовых отношениях и основаниях их возникновения см. ст. 15–20 ТК РФ.
Служебная командировка – поездка работника на основании письменного распоряжения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Как видно из приведенных норм, направление лица в командировку является признаком наличия трудовых отношений даже при отсутствии трудового договора, и командировка имеет определенный срок. Срок командировки исчисляется в календарных днях (сутках), со дня отъезда до дня приезда включительно, а не часах. Нормы пунктов 4, 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 о том, что при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки и о том, что вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации, также указывают на то, что срок командировки не может быть менее суток. Поэтому поездка в пределах одних суток (с 00 до 24 часов) является не командировкой, а служебной поездкой, при которой все время от начала поездки и до ее окончания учитывается (табелируется) как рабочее (за вычетом перерывов для отдыха и питания – не более двух часов), и оплачивается (компенсируется) в соответствии с нормами ТК РФ (ст. 152 ТК РФ). При такой поездке время, превышающее норму рабочего дня, учитывается как сверхурочное. Порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, регулируется ст. 168.1 ТК РФ.
Командировка, как правило, предполагает, что работник не имеет возможность возвращаться после рабочего дня к месту постоянной работы или, по мнению работодателя, такое возвращение нецелесообразно. На командировку издается приказ и по расчету, подписанному работником и распорядителем кредитов, выдается аванс на расходы по проезду, проживанию, другие, предусмотренные заданием, расходы и суточные по количеству дней командировки.
Конкретный срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.
В соответствии с о ст. 166 ТК РФ Правительство РФ постановлением от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств.
Понятие «место постоянной работы» в данном Положении определяется как место расположения (местность, населенный пункт) работодателя (обособленного структурного подразделения работодателя), работа в котором обусловлена трудовым договором.
Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Согласно приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», учет работников, выбывающих (прибывающих) в служебные командировки, должен вестись в журналах утвержденной формы и в соответствии с разработанным порядком. Порядком установлено, в частности, что работодателем (уполномоченным им лицом) обеспечивается хранение журналов в течение пяти лет со дня их оформления, а также назначается работник организации, ответственный за ведение журналов.
Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующей в части не противоречащей ТК РФ и Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», предусмотрено, что максимальный срок внутренней командировки ограничивается 40 днями, не считая времени нахождения в пути. Исходя из этой нормы, более длительные периоды должны оформляться иначе, например, по нормам ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ, как временный перевод на работу в другую местность у того же работодателя с письменного согласия работника, как разъездной или подвижной характер работы (ч. 2 ст. 57, ст. 168.1 ТК РФ) или вахтовый метод работы (гл. 47 ТК РФ). И, по мнению налоговых органов, для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с пребыванием работника вне места основной работы более 40 дней, не могут быть квалифицированы как командировочные расходы (письмо УФНС РФ по г. Москве от 03.07.2007 № 20–12/062183).
Как применять норму о 40 днях – разово или в течение какого-то периода – Инструкция не указывает. Однако если в командировку направлен иностранец, временно проживающий в России, срок командировки не должен превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев (п. 2 постановления Правительства РФ от 17.02.2007 № 97). Исходя из принципов правового регулирования трудовых отношений о равенстве прав и возможностей работников; обеспечении права каждого работника на справедливые условия труда; запрете дискриминации в сфере труда, данная норма должна применяться ко всем работникам независимо от гражданства и других обстоятельств.
При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командировки к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается уполномоченными лицами работодателя с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Если командированный работник по окончании рабочего дня по согласованию с уполномоченным лицом работодателя остается в месте командировки, то расходы по найму жилого помещения при представлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Цель командировки работника, место назначения, служебное задание, срок командировки определяются уполномоченным лицом работодателя и указываются в приказе. Формы приказов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (№ Т-9 в отношении одного работника или № Т-9а в отношении группы работников).
Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 скорректирован порядок направления работников в служебные командировки. Изменения направлены на сокращение и упрощение документооборота.
Оформление командировочного удостоверения (форма № Т-10), служебного задания и отчета о его выполнении (форма № Т-11) после 8 января 2015 года не является обязательным. Эти документы более не упоминаются в тексте нормативного правового акта и их отсутствие теперь не является нарушением порядка оформления служебной командировки. Однако и запрета на их составление не установлено. Какие именно дополнительные документы и по каким формам должны составляться при командировках, каждый работодатель вправе решить для себя самостоятельно.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
В случае проезда работника на основании письменного решения уполномоченного лица работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). О подтверждении длительности командировки при поездке на транспорте сторонней организации см. также письмо ФНС России от 24.11.2015 № СД-4–3/20427 «О подтверждении сроков командировки».
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации».
При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
По мнению Роструда, вопросы, не урегулированные Положением, могут быть урегулированы локальными нормативными актами работодателя, изданными в соответствии со ст. 8 ТК РФ (см. письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168–6–1 «О проезде к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте, а также об обязанности работодателя заверять печатью записи в трудовой книжке»).
При направлении в командировку в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о не постановке в документах для въезда и выезда пограничными органами отметок о пересечении госграницы, дата пересечения госграницы России определяется по проездным документам (билетам).
По возвращении из командировки работнику не требуется более представлять работодателю письменный отчет о выполненной работе в командировке. При необходимости, отклонения и особенности нахождения в командировке указываются в служебной записке. Порядок составления служебной записки законодательно не закреплен и может быть определен работодателем самостоятельно. Так в случае, когда в одну командировку направляются несколько работников, может быть составлена одна служебная записка, подписанная всеми командированными работниками. Не противоречит законодательству и вариант, когда служебная записка составляется только одним из работников (старшим группы).
Норма, устанавливавшая, что при направлении в командировку день отъезда и день приезда считаются одним днем, давно уже исключена из трудового законодательства РФ. При подсчете дней командировки следует руководствоваться ст. 14 ТК РФ «Исчисление сроков».
Работники, находящиеся в командировке, обязаны подчиняться режиму рабочего времени и времени отдыха организации, в которую они командированы.
Не использованные во время командировки дни отдыха по возвращении из нее не предоставляются и не оплачиваются.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с ноля часов и позднее – последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения). По смыслу Положения работник может, но не обязан трудиться по месту своей постоянной работы в день отъезда в командировку и в день приезда из командировки. Однако в любом случае, независимо от того, работал он или нет, ему выплачиваются средний заработок и суточные за такие дни, как за дни нахождения в пути (п.п. 9 и 11 Положения). Ведь дополнительные расходы в виде суточных возникают в связи с самим фактом нахождения в пути, а средний заработок сохраняется, если день нахождения в пути совпадает с рабочим днем по графику командирующей организации (см. письмо Минтруда от 05.09.2013 № 14–2/3044898–4415). Поскольку привлечение сотрудника к работе в день выезда и приезда из командировки возможно только по соглашению сторон трудовых отношений, то и вопрос об оплате труда в эти дни должен решаться по договоренности работника и работодателя. При этом условие о том, что работнику, помимо среднего заработка, выплачивается вознаграждение за работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки, согласно ч. 2 ст. 135 ТК РФ, следует закрепить в локальном нормативном акте работодателя, определяющем систему оплаты труда и премирования работников, либо в коллективном договоре.
От направления в командировку работник может отказаться только при наличии уважительных причин:
– лиц, с которыми заключен ученический договор, запрещено направлять в командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
– беременных женщин запрещено направлять в любые командировки (ст. 259 ТК РФ);
– женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, отцов, воспитывающих детей до трех лет без матери, а также опекунов детей указанного возраста, работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства в возрасте до 18 лет, а также работников, осуществляющих уход за больным членом семьи, разрешено направлять в командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями (ст. 259, 264 ТК РФ);
– работников моложе 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, запрещено направлять в любые командировки (ст. 268 ТК РФ);
– инвалидов запрещено направлять в командировки, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалидов (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
– зарегистрированный кандидат не может быть направлен в командировку во время проведения выборов (ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»);
– если на законных основаниях работник временно освобожден от исполнения служебных обязанностей или имеются иные уважительные причины, предусмотренные ТК РФ или иными федеральными законами (временная нетрудоспособность, исполнение государственных или общественных обязанностей, чрезвычайные обстоятельства (пожары, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии), отказ от работы, не предусмотренной трудовым договором и т. п.);
– если трудовым договором предусмотрено условие о не направлении в командировки.
В остальных случаях отказ от командировки является невыполнением служебных обязанностей (дисциплинарным проступком), за которое работодатель вправе наложить на работника дисциплинарное взыскание.
Гарантии при направлении работников в служебные командировки (ст. 167 ТК РФ)
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. В среднем заработке учитываются районные коэффициенты и процентные надбавки, установленные по месту постоянной работы, а не по месту командировки.
Гарантию ст. 167 ТК РФ о сохранении среднего заработка при направлении в служебную командировку следует понимать так, что работнику, даже в том случае, когда выполняемая в командировке работа оценивается ниже его среднего заработка или он по независящим от него причинам не работал, находясь в командировке, и не выполнил командировочное задание, гарантируется средний заработок, а не в том смысле, что работнику во всех случаях пребывание в командировке оплачивается из расчета среднего заработка даже тогда, когда фактически выполненная в командировке работа оценивается выше среднего заработка. В соответствии со ст. 21 ТК РФ работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы. Поэтому за период работы в командировке оплата производится за фактически выполненную работу, если она оценивается выше среднего заработка.
Если командировкой предусмотрена работа в выходные или праздничные дни (это может быть отражено, например, в служебном задании, приказе, командировочном удостоверении), то за работу в эти дни производится компенсация в соответствии со ст. 153 ТК РФ:
– сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
– работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, – в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
– работникам, получающим оклад (должностной оклад), – в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Если командировкой не предусмотрена работа в выходные или праздничные дни, но работнику пришлось по каким-либо причинам работать в выходные или праздничные дни, то при наличии подтверждающего документа по возвращении ему также за эти дни производится оплата труда в соответствии со ст. 153 ТК РФ.
Если работник по распоряжению работодателя выезжает в командировку или возвращается из командировки в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха. В этом случае нахождение в пути в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Если работник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни в соответствии со ст. 153 ТК РФ (см. решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02–663 – пояснения в суде представителей Минфина России Лохина В. В. и Анохина А. В.). Однако у работников, выходные дни которым предоставляются в различные дни недели поочередно (ч. 3 ст. 111 ТК РФ), дни отъезда или приезда из командировки, выпадающие на субботу или воскресенье, совсем не обязательно будут совпадать с их индивидуальными выходными. Соответственно, в порядке ст. 153 ТК РФ им оплачиваться работа в их индивидуальные выходные дни.
Отъезд или прибытие из служебной командировки в выходные или праздничные дни, согласно п. 3 ст. 255 НК РФ, учитываются в расходах для целей исчисления налога на прибыль, если в правилах внутреннего трудового распорядка, утверждаемых работодателем, предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни (см. письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 16.10.2015 № 03–03–06/2/59267).
Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет работодателя.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ об обязательном социальном страховании.
Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 168 ТК РФ)
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Таким образом, суточные это не расходы на жизнеобеспечение работника, жизнеобеспечением работника является его заработная плата, а компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Цели расходования данных средств нормативными актами не регламентированы. Командированный работник расходует их по своему усмотрению и не отчитывается перед работодателем за их целевое использование. Суточные командированному работнику не выплачиваются только в одном случае – при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Выплата суточных работнику обусловлена единственным критерием – проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (см. решение ВС РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05–147, постановление АС Северо-Западного округа от 13.05.2015 № Ф07–2493/14, постановление ФАС Уральского округа от 29.06.2009 № Ф09–4274/09-С2). Суточные выплачиваются работодателем даже в том случае, когда принимающая сторона обеспечивает работника всем необходимым (проживание, питание и т. п.). Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки, независимо от включения в проездной документ расходов на питание.
Нормы расходов организаций, финансируемых из федерального бюджета, на выплату суточных утв. постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Данным постановлением установлены суточные в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
При этом внебюджетная организация может установить свой норматив суточных, который будет превышать 100 руб. В каждой конкретной организации вопрос о размере суточных, возмещаемых работодателем, решается самостоятельно (письмо Минфина России от 21.03.2005 № 03–05–01–04/62). Порядок и размеры возмещения суточных, согласно ст. 168 ТК РФ, должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким локальным нормативным актом может быть, например, положение о командировках.
Организации, финансируемые из федерального бюджета, согласно п. 3 постановления Правительства Российской Федерации от 02.10.2002 № 729, тоже вправе устанавливать нормы суточных в порядке ст. 168 ТК РФ в большем размере за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. (См. решение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04).
Размер суточных, в пределах норм установленных организацией, не облагается НДФЛ и социальным налогом. В случае если размер суточных превышает установленный самой организацией норматив, то с сумм превышения уплачивается налог в общеустановленном порядке. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц суточные, выплаченные в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Отдельным категориям лиц (военнослужащим, сотрудникам органов внутренних дел, уголовно-исполнительной системы, наркоконтроля, таможни, противопожарной службы, лицам начальствующего состава федеральной фельдъегерской связи) суточные выплачиваются в соответствии с постановлением Правительства РФ от 1.02.2011 № 43 «О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета». Руководители данных органов предусматривают возмещение таких затрат в пределах не более 300 руб. за каждый день нахождения в командировке.
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов сотрудникам федеральных органов и учреждений определяются Правительством РФ, работникам региональных и местных структур – органами власти соответствующего уровня. Для остальных работников – коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами России. Иными словами, размер возмещаемых сотрудникам командировочных расходов регулируется коммерческой организацией самостоятельно, но в предусмотренном законом порядке: либо устанавливается локальным нормативным актом, либо находит отражение в коллективном договоре (см. решение Арбитражного суда Воронежской области от 25.02.2014 по делу № А14–13701/2013). В действующем законодательстве нет требования о том, что размер возмещения командировочных расходов в коммерческих организациях должен соответствовать размеру, установленному для организаций госсектора (см. постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.11.2011 № 12АП-8449/11, решение Ленинского районного суда г. Чебоксары от 27.01.2011 по делу № 2–29/11). Коллективным договором или локальным нормативным актом может быть предусмотрен дифференцированный размер выплат, связанных со служебными командировками, в зависимости от занимаемой должности работников.
Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Федеральным законом от 14.06.2012 № 67-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности перевозчика за причинение вреда жизни, здоровью, имуществу пассажиров…» обязанность страхования возможного вреда пассажирам возложена на перевозчиков в связи с чем страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте работодателем теперь не возмещается.
Письмом Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 2.03.2017 № 03–03–07/11901 «О порядке возмещения работникам командировочных расходов; об учете для целей налога на прибыль расходов на проезд работника в такси во время командировки» Департамент налоговой и таможенной политики совместно с Департаментом бюджетной политики в сфере государственного управления, судебной системы, государственной гражданской службы сообщил, что в случае обоснованности и документального подтверждения, расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Об обоснованности расходов для целей налогового учета затраты на оплату работникам такси см. письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03–03–06/1/69181. Это касается случаев, когда такие затраты необходимы в силу особенностей командировки. Например, у работника ночной график или организация расположена в местности настолько удаленной, что добраться до места работы возможно только на такси. Согласно пункту 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 Правил. В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси. При этом Минфин России письмом Департамента налоговой и таможенной политики от 20.03.2017 № 03–04–06/15815 разъяснил, что при использовании работниками арендованных автомобилей или такси для служебных поездок, дохода в целях исчисления НДФЛ у работников не возникает, поскольку транспортные услуги в таких случаях оказываются в интересах работодателя, а не работников.
Минфин России письмом от 14.01.2014 № 03–03–10/438 разъяснил порядок документального подтверждения расходов, связанных с командировками работников, в том числе по электронным проездным документам.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Расходы на приобретение электронного билета командированному работнику могут подтверждаться распечаткой соответствующих документов на бумажном носителе. При приобретении электронного авиабилета оправдательными документами, подтверждающими расходы организации, являются сформированная АИС маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. При приобретении железнодорожного билета в электронном виде – контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. В случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется.
При использовании воздушного транспорта для проезда работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений к месту командирования и (или) обратно к постоянному месту работы проездные документы оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств – членов Евразийского экономического союза, за исключением случаев, если указанные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования работника либо если оформление (приобретение) проездных документов на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту командирования работника и (или) обратно (постановление Правительства Российской Федерации от 2.10.2002 № 729 в редакции Постановления Правительства РФ от 07.03.2016 № 171).
При направлении в командировку расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций) могут учитываться для целей налогообложения прибыли. Указанные расходы принимаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии их документального подтверждения и соответствия требованиям экономической обоснованности (письмо ФНС России от 05.06.2014 № ГД -4–3/10784@).
Поскольку порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ), постольку компенсация оплаты услуг VIP-зала в аэропорту во время командировки, предусмотренная локальным нормативным актом организации, не включается в базу для начисления страховых взносов. Такая оплата признается компенсационной выплатой, связанной с возмещением командировочных расходов работника (см. определение ВС РФ от 12.05.2016 № 309-КГ16–38291).
Минфин России приказом от 10.03.2015 № 33н утвердил перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов). Данный перечень может быть использован и другими работодателями.
При отсутствии проездных документов срок нахождения в командировке федерального госслужащего может быть определен на основании документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения и на проезд к месту командировки и обратно.
Для подтверждения расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно на служебном транспорте предоставляется решение представителя работодателя или уполномоченного им лица о направлении в командировку на служебном транспорте и документы, подтверждающие использование служебного транспорта; при направлении на личном транспорте – соответствующее решение представителя работодателя, служебная записка о фактическом сроке пребывания в месте командирования и документы, подтверждающие использование личного транспорта.
При отсутствии указанных документов госслужащим предоставляется служебная записка или иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащий обязательные реквизиты, с отметкой принимающей стороны о датах прибытия и убытия госслужащего.
Компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни, могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль. Указанные затраты подлежат включению в состав расходов, если правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни, а также при условии соответствия данных затрат критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.
Расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, также могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. При этом необходимо, чтобы дата выбытия из места командировки к месту постоянной работы (дата отправления работника к месту командировки) совпадала с датой, на которую приобретен проездной билет. В случаях задержки выезда командированного из места командировки (либо более раннего выезда работника к месту назначения) необходимо разрешение руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов (см. письмо ФНС России от 20.08.2014 № СА-4–3/16564@ «О порядке учета командировочных расходов»).
При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение производится в размере минимальной стоимости проезда:
– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
– водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
Если работник на пути в командировку или обратно заезжал в места не указанные в командировочном удостоверении, не по служебным вопросам, то оплата по таким проездам производится только в сумме, равной стоимости проезда к месту командировки и обратно.
Работник имеет право выехать в командировку на личном автомобиле. В этом случае возмещению подлежат расходы на топливо. При этом такое возмещение расхода на топливо в обязательном порядке должно быть предусмотрено в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Расходы на топливо возмещаются на основании представленных чеков или квитанций исходя из расстояния до места командировки и обратно.
Трудовое законодательство не содержит положений, позволяющих работодателю не оплачивать проезд работника в служебную командировку. Даже в тех случаях, когда работник не выполнил или не надлежащим образом выполнил задание на командировку и причинил ущерб работодателю, работодатель обязан возместить работнику, подтвержденные авансовым отчетом, расходы по командировке и взыскивать ущерб в порядке раздела XI ТК РФ.
Расходы по проезду в командировку и обратно оплачиваются и в тех случаях, когда работодатель разрешил работнику убыть из места командировки в отпуск, поскольку работодатель вправе потребовать от работника прибыть из командировки к месту постоянной работы, отчитаться за командировку и только после этого убыть в отпуск. Оплата в этом случае производится только в сумме, равной стоимости проезда к месту командировки и обратно.
Минфин России разъяснил, что в случае, если работник, в связи со служебной необходимостью, направляется в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения работодателя, то суммы возмещения стоимости проезда работника от места проведения отпуска до места командирования и от места командирования до места работы не подлежат обложению НДФЛ. При этом затраты на проезд работника из места командировки к месту проведения отдыха работодатель не вправе учесть в расходах для целей налогообложения прибыли, так как их нельзя признать экономически оправданными (см. письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 17.01.2017 № 03–04–06/1546).
Каким именно образом должен осуществляться найм жилого помещения (проживание в гостинице, найм или аренда жилого помещения и т. п.) трудовое законодательство не конкретизирует, оставляя этот вопрос на усмотрение работодателя.
При проживании гражданского служащего в гостинице им может быть предъявлена квитанция или иной документ, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490. При проживании вне гостиницы представляются первичные учетные документы, сформированные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете и содержащие реквизиты, установленные Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.
Организации и предприниматели, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях, вправе не применять контрольно-кассовую технику при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего факт осуществления расчета. Документы могут быть выполнены на бумажном носителе рукописным или иным способом (типографским, с использованием ПК и др.) (см. Постановление Правительства РФ от 15.03.2017 № 296 «Об утверждении Правил выдачи и учета документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях между организацией или индивидуальным предпринимателем и покупателем (клиентом) без применения контрольно-кассовой техники».
Нормативные правовые акты, устанавливающие размеры возмещения расходов при направлении в служебную командировку, для работников организаций бюджетной сферы имеют обязательный характер, а для работников организаций с иными формами собственности – рекомендательный.
Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.
Устанавливаемые коллективными договорами и иными локальными нормативными актами повышенные размеры компенсаций расходов на командировку по сравнению с государственно установленными не должны вести к росту себестоимости выпускаемой продукции, поэтому в них следует указывать источник, за счет которого повышаются командировочные расходы.
Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран смотрите постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» и приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
При зарубежных командировках если суточные выплачиваются работникам в иностранной валюте, то для целей исчисления НДФЛ их нужно пересчитывать в рубли (чтобы сравнить с необлагаемой нормой). Пересчет необходимо осуществлять по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выплаты суточных (письмо Минфина России от 01.02.2008 № 03–04–06–01/27). При приобретении командированным валюты самостоятельно, это подтверждается справкой о покупке валюты. При этом датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). В том случае, когда командированный работник не может предъявить справку о покупке валюты, пересчитать суммы расходов в иностранной валюте нужно по официальному курсу Банка России на дату выдачи подотчетных сумм, считают специалисты Минфина России. Такой вывод они сделали на основании п. 10 ст. 272 НК РФ. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие затраты пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления аванса, задатка (см. письмо Минфина России от 21.01.2016 № 03–03–06/1/2059).
Специалисты финансового ведомства рассмотрели ситуацию, когда организация перечисляет работнику, отправленному в загранкомандировку, денежные средства на оплату проживания в гостинице на его банковскую карту в рублях, а расходы командированный сотрудник оплачивает в иностранной валюте (см. письмо Минфина России от 22.01.2016 № 03–03–06/1/2318). В этом случае при расчете налога на прибыль расходы на загранкомандировку следует определять исходя из истраченной суммы по курсу банка на дату осуществления расходов, то есть на дату, когда средства были списаны с банковской карты работника, считают в ведомстве. Понесенные расходы должны быть подтверждены первичными документами (ст. 252 НК РФ). Документами, которые подтверждают расходы по найму жилого помещения за границей, могут быть копии загранпаспорта с отметками пограничной службы о пересечении границы, инвойс (счет-фактура) заграничного отеля, кассовые чеки или чеки, выдаваемые при проведении операций с использованием банковских карт.
Датой осуществления командировочных расходов для целей налогового учета признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 Положения.
За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:
а) при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;
б) при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (см. письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 № 1037-ИХ).
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.
Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном п. 12 Положения при направлении в командировку в пределах территории РФ.
Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.
Разрешение работнику производить иные расходы следует зафиксировать в приказе или задании на командировку.
Возможно и письменное обращение работника об осуществлении им в период командировки дополнительных расходов. При этом необходимо получить резолюцию, разрешающую произвести дополнительные расходы, что будет свидетельствовать о правомерности действий работника. Потребность в иных расходах может возникнуть и в период нахождения работника в командировке – подтверждается работодателем письмом, факсом или телеграммой.
Возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы приложением к авансовому отчету чеков, квитанций, счетов, приходных ордеров, расписок и т. п.
После возвращения из командировки работник в трехдневный срок составляет авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1 с указаниями по ее применению и заполнению утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО – 1 «Авансовый отчет», ОКУД 0504505) с приложением надлежаще оформленных документов, подтверждающих произведенные расходы, и вместе с заданием на командировку сдает в бухгалтерию (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР») и производит окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу.
Под надлежащим оформлением оправдательных документов понимается их составление по формам, предусмотренным учетной политикой организации и содержащих реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов как не соответствующая условиям п. 1 ст. 252 НК РФ (см. письмо ФНС России от 18.08.2009 № 3–2–06/90 «Об объеме документов, подтверждающих расходы на командировку»).
Если работник не представит авансовый отчет в трехдневный срок, в соответствии со ст. 137 ТК РФ из заработной платы работника может быть произведено удержание суммы выданного аванса «для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой».
При этом определено, что работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Однако, в соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому право работодателя на удержание ранее выданной суммы аванса не лишает работника права на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, после представления им авансового отчета и утверждения его работодателем.
Если изменился срок командировки, производится соответствующий перерасчет, в том числе и в том случае, когда работник самостоятельно сократил срок командировки – это может послужить основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности (если задание по командировке работником не выполнено), но не служит основанием для неоплаты фактических дней командировки. Бухгалтерия производит перерасчет на основании табеля учета рабочего времени и авансового отчета. Причину изменения срока командировки работник указывает в служебной записке.
Оплата командировочных расходов, а также компенсация сотрудникам документально подтвержденных расходов может осуществляться как наличными деньгами, так и с использованием банковских карт в соответствии с положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П. При этом порядок расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт должен быть закреплен в учетной политике организации (см. письмо Минфина России № 02–03–10/37209 и Казначейства РФ № 42–7.4–05/5.2–554 от 10.09.2013).
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Тот факт, что поездка не признается командировкой, не означает, что работнику не компенсируются расходы, связанные с любой служебной поездкой. Напротив, работодатель обязан обеспечить работника средствами, необходимыми для выполнения им трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ).
Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера (ст. 168.1 ТК РФ)
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
– иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Законодательного определения понятий «разъездной характер работы», «подвижной характер работы», «работа, осуществляемая в пути» нет. Они определяются из различий в работе на определенном месте работы и работой в командировке. Можно сказать, что это служебные поездки работников на постоянной основе, не являющиеся служебными командировками, для выполнения поручения работодателя вне постоянной работы. Как разъяснил Минтруд РФ в письме от 8.06.2016 № 17–4/В-234 «О начислении страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на суммы суточных, выплачиваемых работникам в связи с разъездным характером работы» в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер. Командировка имеет определенный срок не менее двух дней, а также предполагает, что работник не имеет возможность возвращаться после рабочего дня к месту постоянной работы или, по мнению работодателя, такое возвращение нецелесообразно. Соответственно разъездной характер работы – это работа в пути, осуществляемая на постоянной основе.
О том, что разъездной характер работы связан с работами на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно, говорится и в п. 2 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10–87. В ведомственных актах изложены определенные указания относительно того, что считать тем или иным характером работы (см. например, п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников государственной противопожарной службы в системе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утв. приказом МЧС РФ от 10.01.2008 № 3). Смотрите также определение Свердловского областного суда от 01.11.2011 № 33–15672/2011).
В части, не противоречащей ТК РФ, можно пользоваться нормативными документами бывшего СССР, такими как постановление Государственного комитета Совета Министров ССС по вопросам труда и заработной платы и ВЦСПС от 16.12.1960 № 1335/31 «Об утверждении Положения о порядке и размерах возмещения расходов работникам связи, железнодорожного, речного, автомобильного транспорта и шоссейных дорог, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых участков»; постановление Совета Министров РСФСР от 12.12.1978 № 579 «Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков»; приказ Министра связи СССР от 14.02.1961 № 88 «О введении в действие перечня должностей, профессий и категорий работников эксплуатационных предприятий и организаций связи, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы».
На основании указанных документов можно сделать вывод, что разъездная работа характеризуется необходимостью для работника перемещаться на значительное расстояние от места работы для выполнения заданий работодателя, при этом у сотрудника нет постоянного, стационарного рабочего места, но есть возможность ежедневного возвращения к месту жительства. К разъездной работе относится, например, работа курьера, страхового агента, торгового представителя, почтальона. К работе же в пути относится работа, выполняемая при движении какого-либо транспортного средства, при этом работник может, как управлять этим движением, так и не иметь никакого влияния на него. В пути работают, например, поездные бригады, экипажи самолетов и команды теплоходов, «водители-дальнобойщики» и экспедиторы. При подвижной работе работник часто меняет рабочее место (место выполнения трудовой функции). Местом работы в этом случае является какая-либо территория. Такова, например, работа дорожных строителей, строителей ЛЭП, лесозаготовителей и т. п. Работа в поле характерна для геологов и археологов. В экспедиции обычно проводятся исследования.
В настоящее время, согласно ст. 168.1 ТК РФ, размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. Т. е. это тот случай, когда вопросы отнесения или не отнесения работ к определенному характеру, условия и порядок их оплаты могут решаться по соглашению между работниками и работодателями.
Положения ст. 168.1 ТК РФ устанавливают для работников, в трудовые обязанности которых входят служебные поездки, не являющиеся, однако, командировками, гарантии, тождественные гарантиям, предусмотренным для работников, направляемых в командировки.
В случае, когда в трудовом договоре либо названных актах не определены порядок и размеры возмещения, расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях и работами экспедиционного характера, они компенсируются в размерах, которые должны быть не менее установленных для командировочных расходов.
Условие о характере работы (разъездной, подвижной, в пути, в поле, в экспедиции) обязательно должно содержаться в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), в противном случае работник вправе отказаться от такого характера работы.
Если такие условия в трудовом договоре отсутствуют, поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, в соответствии со ст. 166 ТК РФ, следует признавать служебной командировкой.
Унифицированными формами Т-1 и Т-1а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, предусмотрено, что условие о характере работы должно быть включено и в приказ о приеме работника на работу.
Включение в трудовой договор названных в статье 168.1 ТК РФ вариантов характера работы (разъездной, подвижной, в пути, в поле, в экспедиции) позволяет отнести производимые выплаты на себестоимость продукции работодателя. Компенсации за разъездной характер работы, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором, являются составной частью заработной платы работника. Расходы на выплату работникам компенсаций за разъездной характер работы, осуществляемые в порядке, определенном трудовыми и (или) коллективными договорами, признаются в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда в соответствии с п. 3 ст. 255 НК РФ.
Отдельно следует остановиться на одноразовых служебных поездках в пределах одних суток за пределы населенного пункта, в котором находится место работы работника, работников, работа которых не отнесена к разъездному характеру. Все время такой поездки от выезда до приезда, за исключением перерывов для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ), включается в рабочее время. Соответственно, время такой поездки, выходящее за пределы продолжительности рабочего дня, установленного правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором, следует учитывать как сверхурочную работу. Примером такого нарушения ст. 99 ТК РФ может служить случай, когда сельскохозяйственное предприятие, открывшее магазин в областном центре, отправляло своего работника (продавца) для работы в этом магазине на электричке учитывая и оплачивая при этом только время работы непосредственно в магазине. Работник, уходя из дома в 6 часов утра и возвращаясь домой в 22 часа, фактически был лишен права на ежедневный отдых. Такая работа может быть признана имеющей разъездной характер в порядке ч. 2 ст. 168.1 (см. определение Свердловского областного суда от 01.11.2011 № 33–15672/2011).
В таком же порядке могут быть признаны имеющими разъездной характер поездки в пределах одного населенного пункта. В противном случае затраты на такие поездки возмещаются в порядке ст. 22 ТК РФ согласно которой работодатель обязан обеспечить работника средствами, необходимыми для выполнения им трудовых обязанностей. Работодатель может предоставлять служебный транспорт, производить работнику доплату за использование личного транспорта (либо путем заключения с работником, как с физическим лицом, договора аренды автотранспорта – в этом случае отношения сторон будут регулироваться нормами гражданского законодательства), приобретать проездные билеты для своих сотрудников либо оплачивать каждую конкретную поездку по авансовому отчету.
Регулирование возмещения работникам бюджетных организаций названных расходов может осуществляться и иными нормативными правовыми актами. Например, об оплате работникам налоговых органов проезда в маршрутных такси при наличии подтверждающих документов при выполнении ими служебного поручения вне места постоянной работы см. письмо Департамента финансирования государственного аппарата Минфина России от 16.04.2003 № 14–04–06/15 «Об оплате проезда работникам налоговых органов в маршрутных такси при наличии подтверждающих документов при выполнении ими служебного поручения вне места постоянной работы».
Специалисты Минфина России признали, что в некоторых случаях можно считать обоснованными расходами для целей налогового учета затраты на оплату работникам такси (письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03–03–06/1/69181). Это касается случаев, когда такие затраты необходимы в силу технологических особенностей производства. Иными словами, если передвижение работника на такси вызвано спецификой его работы, затраты на него можно считать обоснованными и учесть в составе расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг). Например, у работника ночной график или организация расположена в местности настолько удаленной, что добраться до места работы возможно только на такси. Чтобы появилась возможность учесть стоимость проезда на такси при расчете налога на прибыль, подобные расходы работника должны быть определены в системе оплаты труда. Иными словами, требуется, чтобы положение об оплате такси было прямо указано в трудовом договоре с конкретным работником или предусмотрено коллективным соглашением, либо закреплено в соответствующем локальном нормативном акте, например, положении об оплате труда. Учесть затраты на такси как расходы на оплату труда, которые предусмотрены трудовым договором или коллективным соглашением, может и налогоплательщик на УСН (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ).
Расходы по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку работников до места работы и обратно по согласованному маршруту, также могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль организаций, в случае если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует, а также расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами при условии соответствия таких расходов требованиям статьи 252 НК РФ (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 10.01.2017 № 03–03–06/1/80079 «Об учете при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций расходов налогоплательщика по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку работников до места работы и обратно по согласованному маршруту»).
4.07.2016 вступил в силу Федеральный закон от 03.07.2016 № 288-ФЗ о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ, в результате которых у работников появилась возможность оплачивать проезд и провоз багажа, а также парковку и проезд по платным дорогам за счет средств, которые работодатель перечисляет оператору мобильной связи. Для этого работодатель сообщает сотовому оператору сведения о работниках, которые могут оплачивать услуги, используя корпоративную связь, а работник заключает соглашение с оператором связи и договор с оператором электронных денежных средств в порядке, установленном Федеральным законом от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».
Минфин России разъяснил, что если работа физлиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в коллективном договоре либо локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных нормативными актами или трудовым договором. Такие расходы могут быть отнесены к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций (см. письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 15.02.2017 № 03–04–06/8562). При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Соответственно, ограничения по размерам суточных в пределах 700 руб. (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) здесь не существует, уточнили финансисты. Представители Минфина России также отметили, что НК РФ не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер затрат в части подтверждения обоснованности расходов организации, следовательно могут быть использованы любые из них.
Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность (ст. 169 ТК РФ)
При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:
– расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
– расходы по обустройству на новом месте жительства.
Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.
Конкретный перечень гарантий и компенсаций, которые должны предоставляться работнику при переезде на работу в другую местность, установлен постановлением Совета Министров СССР от 15.07.1981 № 677 «О гарантиях и компенсациях при переезде на работу в другую местность», применяемом в части, не противоречащей законодательству РФ, на основании ч. 1 ст. 423 ТК РФ.
Конкретные размеры возмещения расходов, определенные соглашением сторон трудового договора, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. В частности, постановлением Правительства РФ от 02.04.2003 № 187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность».
Работнику:
– компенсируются расходы по провозу имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования) в количестве до 500 кг на работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена его семьи в размере фактических расходов, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозки грузов (грузобагажа) железнодорожным транспортом. При отсутствии указанных видов транспорта расходы возмещаются по провозу имущества воздушным транспортом от ближайшей к месту работы железнодорожной станции или ближайшего морского либо речного порта, открытого для навигации в данное время;
– выплачиваются за каждый день нахождения в пути суточные в размерах, установленных действующими нормативными правовыми актами для служебных командировок;
– выплачивается единовременное пособие в размере месячного должностного оклада (месячной тарифной ставки) по новому месту работы на самого работника и в размере одной четвертой должностного оклада (одной четвертой месячной тарифной ставки) по новому месту работы работника на каждого переезжающего члена его семьи;
– выплачивается заработная плата исходя из должностного оклада (тарифной ставки) по новому месту работы за дни сбора в дорогу и устройства на новом месте жительства, но не более шести дней, а также за время нахождения в пути.
При использовании воздушного транспорта для переезда на работу в другую местность работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации и федеральных государственных учреждений и членам его семьи, проездные документы оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств – членов Евразийского экономического союза, за исключением случаев, если эти авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки в указанную местность либо если оформление (приобретение) проездных документов на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета в указанную местность (см. постановление Правительства Российской Федерации от 2.04.2003 № 187).
Расходы по переезду возмещаются до истечения одного года со дня фактического предоставления жилого помещения.
В случае если заранее невозможно точно определить размер подлежащих возмещению расходов, ему по предварительной договоренности с работодателем выдается аванс.
В письме ФНС России от 12.01.2009 № ВЕ-22–3/6@ сообщается, что если оплата жилья для проживания работников предусмотрена в трудовом договоре и определен ее конкретный размер, то подобная выплата может рассматриваться как составная часть заработной платы в неденежной форме, учитываемая в составе расходов на оплату труда при исчислении налога на прибыль организаций. Одновременно указано, что выплаты работнику компенсации за оплату жилья на основании коллективного договора не учитываются в целях налогообложения прибыли организаций на основании п. 29 ст. 270 НК РФ.
Работник обязан вернуть полностью средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность, в случае:
– если он не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин;
– если он до окончания срока работы, определенного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока – до истечения одного года работы уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством РФ явились основанием прекращения трудового договора.
Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных расходов по переезду его и членов его семьи, а также по провозу имущества.
Предоставление гарантий и компенсаций расходов, связанных с переездом на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других регионов, регулируется ст. 326 ТК РФ (см. гл. 50 ТК РФ «Особенности регулирования труда лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»).
О льготах при переселении граждан и членов их семей в сельскую местность органами службы занятости населения смотрите постановление Совета Министров СССР от 15.07.1981 № 677 «О гарантиях и компенсациях при переезде на работу в другую местность».
Следует отметить, что добровольная релокация населения в России пока не очень распространена. В отличие от жителей других стран, россияне предпочитают работать по месту жительства, а не жить по месту работы. Возможно, по этой причине по вопросам применения трудового законодательства при трудоустройстве в другую местность возникает много вопросов. Так, трудовое законодательство не дает определения понятию «регион», а в других источниках оно трактуется неоднозначно. Поэтому, заключая трудовой договор, предполагающий переезд в другой регион или местность, в трудовом договоре или отдельном соглашении следует абсолютно подробно прописать все условия такого переезда.