Составление строительных смет на компьютере. Глава 2. Составление смет в программе «Моя смета» (А. А. Гладкий)

Перед тем как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Всю настройку можно разделить на две части: настройка программы и настройка параметров печати сметы.

Режим настройки программы

Для перехода в режим настройки программы следует выполнить команду главного меню (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш ) – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.2. Отметим, что это окно выводится на экран автоматически при первом запуске программы после ее установки.

Настройка программы

На рисунке видно, что данное окно состоит из нескольких вкладок. Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке (см. рис. 1.2) осуществляется ввод информации об организации, от имени которой будет вестись работа в программе. Эти данные используются при выводе документов на печать. В соответствующих полях с клавиатуры вводится название организации, ее адрес, телефон, электронный адрес и адрес сайта. Все поля данной вкладки являются необязательными для заполнения.

На вкладке осуществляется установка необходимых параметров ввода сметы. Иначе говоря, при воде сметы нужно будет заполнять выбранные на данной вкладке параметры. Выбор параметров осуществляется путем установки требуемых флажков из следующего перечня:

♦ ;

♦ ;

♦ ;

♦ ;

♦ .

По умолчанию на данной вкладке установлены все флажки, кроме флажка .

На вкладке осуществляется выбор задач, которые пользователь будет решать с помощью программы «Моя смета». Требуемые задачи выбираются с помощью флажков , и . Например, если предполагается ведение учета только в национальной денежной единице без использования других валют, то можно снять флажок – в этом случае справочник будет недоступен. При снятом флажке в меню станет недоступным подменю , команды которого предназначены для загрузки и выгрузки справочников. Если снят флажок , то будет недоступным справочник (в меню исчезнет соответствующая команда).

По умолчанию на вкладке установлены все флажки.

На вкладке содержатся флажки и . Как известно, основные составляющие сметы – это список используемых материалов и перечень выполняемых работ. Информацию о материалах и работах пользователь вводит в соответствующие каталоги, откуда впоследствии при составлении сметы выбираются требуемые позиции. Установка данных флажков включает режим использования этих каталогов, а снятие флажка блокирует работу с соответствующим каталогом. Отметим, что снять можно только какой-то один флажок; одновременное снятие сразу двух флажков не допускается, поскольку в данном случае теряется смысл составления смет. По умолчанию установлены оба флажка.

Все изменения, выполненные в окне настройки параметров программы, вступают в силу только после нажатия кнопки , которая расположена в левом нижнем углу окна и доступна на всех вкладках. Чтобы выйти из режима настройки без сохранения выполненных изменений, нужно нажать кнопку с крестиком, которая находится в правом верхнем углу окна.

Настройка параметров печати сметы

Возможности программы предусматривают вывод сметы на печать в разных вариантах. Например, в смете можно отдельной строкой указывать НДС, либо выводить итог в дополнительной валюте, и т. д. Подходящий вариант устанавливается в режиме настройки параметров печати сметы, для перехода в который следует выполнить команду главного меню . При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 1.3.

Настройка параметров печати сметы

В данном окне на вкладке (см. рис. 1.3) в поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике валют, выбирается валюта сметы. При необходимости справочник валют можно отредактировать, не выходя из режима настройки параметров печати сметы – для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от раскрывающегося списка, и в открывшемся окне справочника валют ввести требуемые данные (порядок работы со справочником валют будет рассмотрен ниже, в соответствующем разделе). Кстати, в справочнике валют, открываемом по кнопке выбора, также можно выбрать валюту формирования сметы – для этого нужно выделить требуемую валюту курсором и нажать кнопку , которая расположена в левом нижнем углу справочника валют, либо клавишу .

Если установлен флажок , то в смету будет включена информация о налоге на добавленную стоимость. При установленном данном флажке справа открывается поле, в котором с клавиатуры вводится ставка налога в процентах (на рис. 1.3 в данном поле введено значение ).

Если установлен флажок , то окно настройки параметров печати сметы будет автоматически выводиться на экран перед каждой печатью сметы (т. е. после активизации соответствующей команды). Это позволит оперативно внести изменения в настройки печати сметы при наличии такой необходимости. По умолчанию флажок снят.

На вкладке содержится два флажка: и . Если установлен первый флажок, то в смете будет выведена сумма прописью в рублях; при установке второго флажка итоговая сумма будет пересчитана еще и в дополнительную валюту (в данном случае открывается поле , в котором из раскрывающегося списка следует выбрать требуемую валюту). По умолчанию оба флажка сняты.

Все изменения, выполненные в окне настройки параметров печати сметы, вступают в силу после нажатия кнопки , которая находится в левом нижнем углу окна и доступна на обеих вкладках. С помощью кнопки , расположенной справа от кнопки , осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

После того, как выполнена настройка программы, можно приступать к заполнению ее справочников и каталогов. Отметим, что заполнять справочники и каталоги можно и по мере эксплуатации программы, но рекомендуется хотя бы основные данные ввести заранее.

Каталог материалов

Каталог материалов предназначен для ввода, редактирования и хранения информации обо всех используемых материалах. Чтобы войти в этот каталог, нужно выполнить команду главного меню , и в открывшемся окне перейти на вкладку (рис. 1.4).

Каталог материалов

На данной вкладке представлен перечень введенных ранее материалов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается наименование материала, его единица измерения, цена за единицу и раздел. Отметим, что при первом открытии каталога в нем не будет содержаться ни одной позиции.

В программе реализована возможность быстрого поиска нужного материала, что бывает особенно актуально при работе с большими объемами данных. Смысл этого механизма заключается в том, что пользователь просто набирает с клавиатуры название требуемого материала, и список автоматически фильтруется в соответствии с вводимым значением. При этом введенный текст будет отображаться в поле . Для удаления ошибочно введенных символов следует воспользоваться клавишей .

При необходимости можно отфильтровать содержащиеся в списке данные по тому или иному разделу, к которому они относятся (список разделов для материалов формируется отдельно; об этом будет рассказано ниже). Условие фильтра выбирается из раскрывающегося списка в поле . Для возврата к полному списку материалов в данном поле следует установить значение .

Каждый материал в обязательном порядке должен быть отнесен к определенному разделу. Информация о разделах материалов хранится в соответствующем справочнике, для перехода в который нужно выполнить команду . При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 1.5.

Справочник разделов материалов

В данном окне содержится список введенных ранее разделов материалов. Для добавления нового раздела нужно нажать кнопку , расположенную над списком, либо выполнить команду ; чтобы отредактировать введенный ранее раздел, следует нажать кнопку или выполнить команду . При выполнении любого из перечисленных действий на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.6.

Редактирование раздела

В данном окне следует с клавиатуры ввести название раздела и нажать кнопку – в результате в список разделов (см. рис. 1.5) будет добавлена новая позиция.

Для удаления раздела из списка нужно установить на него курсор и нажать кнопку либо выполнить команду (для этого также можно воспользоваться комбинацией клавиш ). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Отметим, что удалять можно только те разделы, которые не задействованы в программе, т. е. к которым не отнесен ни один материал. При попытке удаления задействованного раздела программа выдаст информационное сообщение о невозможности выполнения данной операции.

Чтобы добавить в каталог материалов (см. рис. 1.4) новый материал, нужно нажать кнопку , которая находится над списком материалов; для перехода в режим редактирования информации о введенном ранее материале предназначена кнопка . При необходимости можно быстро ввести в каталог новый материал на основании введенного ранее материала: для этого нужно выделить в списке курсором материал-источник и нажать кнопку Эту возможность удобно использовать, когда у вводимого материала большинство параметров совпадают с введенным ранее материалом: например, нужно ввести данные о гвоздях разных размеров (20, 25, 30, 35, 40, 45 и т. д.), у которых единица измерения, цена и раздел совпадают, а в названии нужно отредактировать только размер.

Добавление в каталог нового материала и редактирование введенного ранее осуществляется в окне, изображенном на рис. 1.7.

Редактирование материала

В данном окне в поле с клавиатуры вводится произвольное наименование материала. В состав наименования можно включать те либо иные характеристики материала (размер, толщина, состав, и т. п.) – это впоследствии позволит быстро идентифицировать его в интерфейсах списка и выбора.

В поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике разделов материалов (см. рис. 1.5), выбирается название раздела, к которому будет отнесен данный материал. При необходимости справочник разделов можно отредактировать, не выходя из режима ввода и редактирования материала – для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от раскрывающегося списка, и в открывшемся окне справочника разделов ввести требуемые данные (порядок работы со справочником разделов рассмотрен выше). Кстати, в справочнике разделов, открываемом по кнопке выбора, также можно выбрать раздел, к которому будет отнесен материал – для этого нужно выделить требуемую позицию курсором и нажать кнопку , которая расположена в левом нижнем углу справочника разделов, либо клавишу .

В поле с клавиатуры вводится название единицы измерения данного материала. В поле с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указывается цена материала за единицу, введенную в поле .

Завершается процесс ввода и редактирования материала нажатием кнопки (при добавлении) или (при редактировании), которая находится в левом нижнем углу окна. Кнопка предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Каталог работ

В каталоге работ осуществляется ввод, редактирование и хранение информации обо всех выполняемых работах. Для перехода в режим работы с данным каталогом следует выполнить команду , и в открывшемся окне перейти на вкладку (рис. 1.8).

Каталог выполняемых работ

В каталоге содержится список введенных ранее работ. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается название работы, кратко отражающая ее суть, единица измерения, цена за единицу (иначе говоря, расценка) и раздел. При первом открытии каталога в нем не будет содержаться ни одной позиции.

Возможности программы предусматривают быстрый поиск нужной работы, что бывает особенно полезно при работе с большим количеством работ. Суть операции поиска заключается в том, что пользователь просто набирает с клавиатуры название требуемой работы, и список автоматически фильтруется в соответствии с вводимым значением. При этом введенный текст будет отображаться в поле . Для удаления ошибочно введенных символов следует воспользоваться клавишей .

При необходимости можно отфильтровать содержащиеся в списке работы по тому или иному разделу, к которому они относятся. Условие фильтра выбирается из раскрывающегося списка в поле . Для возврата к полному списку работ в данном поле следует установить значение .

Каждая работа обязательно должна быть отнесена к определенному разделу. Информация о разделах работ хранится в соответствующем справочнике, для перехода в который нужно выполнить команду . При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 1.9.

Разделы работ

В данном справочнике содержится список введенных ранее разделов работ. Для добавления нового раздела нужно нажать кнопку , расположенную над списком, либо выполнить команду ; чтобы отредактировать введенный ранее раздел, следует нажать кнопку или выполнить команду . При выполнении любого из перечисленных действий на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.10.

Ввод нового раздела работ

В данном окне следует с клавиатуры ввести название раздела и нажать кнопку – в результате в список разделов (см. рис. 1.9) будет добавлена новая позиция. Не стоит забывать, что название каждого раздела должно быть уникальным – в противном случае после нажатия кнопки программа выдаст информационное сообщение о невозможности добавления данного раздела.

Для удаления раздела из списка нужно установить на него курсор и нажать кнопку либо выполнить команду (для этого также можно воспользоваться комбинацией клавиш ). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Отметим, что удалять можно только те разделы, которые не задействованы в программе, т. е. к которым не отнесена ни одна из введенных ранее работ. При попытке удаления задействованного раздела программа выдаст информационное сообщение о невозможности выполнения данной операции.

Чтобы добавить в каталог работ (см. рис. 1.8) информацию о новой работе, нужно нажать кнопку , которая находится над списком работ; для перехода в режим редактирования информации о введенной ранее работе предназначена кнопка . При необходимости можно быстро ввести в каталог новую работу путем копирования введенной ранее работы: для этого нужно выделить в списке курсором исходную работу и нажать кнопку Эту возможность удобно использовать, например, когда у вводимой работы большинство параметров совпадают с введенной ранее работой.

Добавление в каталог новой работы и редактирование имеющейся осуществляется в окне, изображенном на рис. 1.11.

Добавление новой работы в каталог

В данном окне в поле с клавиатуры вводится произвольное название работы, которое должно кратко отражать ее суть и быть уникальным (если название работы не является уникальным, то после нажатия кнопки программа выдаст информационное сообщение о том, что работа с таким названием уже есть в каталоге).

В поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике разделов работ (см. рис. 1.9), выбирается название раздела, к которому будет отнесена данная работа. При необходимости справочник разделов можно отредактировать, не выходя из режима ввода и редактирования работы – для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от раскрывающегося списка, и в открывшемся окне справочника разделов ввести требуемые данные (порядок работы со справочником разделов рассмотрен выше). Кстати, в справочнике разделов, открываемом по кнопке выбора, также можно выбрать раздел, к которому будет отнесена работа – для этого нужно выделить требуемую позицию курсором и нажать кнопку , которая расположена в левом нижнем углу справочника разделов, либо клавишу .

В поле с клавиатуры вводится название единицы измерения данной работы. В поле с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указывается расценка работы за единицу измерения, введенную в поле .

Завершается процесс ввода и редактирования работы нажатием кнопки (при добавлении) или (при редактировании), которая находится в левом нижнем углу окна. Кнопка предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Для удаления работы из каталога нужно выделить ее в списке курсором и нажать кнопку . При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Отметим, что возможно удаление только тех работ, которые не задействованы ни в одной из смет. При попытке удаления работы, которая задействована хотя бы в одной смете, программа выдаст информационное сообщение о невозможности выполнения данной операции.

Для вывода прайс-листа выполняемых работ на печать, нужно нажать кнопку . Пример прайс-листа работ показан на рис. 1.12.

Прайс-лист работ

На рисунке видно, что в прайс-листе все работы сгруппированы по разделам (приведенный прайс-лист соответствует каталогу, который показан на рис. 1.8). В верхней части прайс-листа отображается информация об организации, данные по которой были ранее введены в режиме настройки программы (см. рис. 1.2).

Справочник бригад и справочник заказчиков

В справочнике бригад хранится информация о бригадах, выполняющих работы, а в справочнике заказчиков – информация о заказчиках. Для перехода в режим работы с данными справочниками предназначены команды соответственно и . Поскольку порядок работы с данными справочниками идентичен, мы рассмотрим его на примере справочника заказчиков.

При активизации команды на экране отображается окно справочника, изображенное на рис. 1.13.

Справочник заказчиков

В данном окне содержится список введенных ранее заказчиков (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Для каждой позиции списка отображается ее наименование.

Для добавления в справочник нового заказчика нужно нажать кнопку либо выполнить команду , для редактирования имеющегося – нажать кнопку либо выполнить команду . Необходимые действия выполняются в окне, изображенном на рис. 1.14.

Редактирование заказчика

В данном окне следует с клавиатуры ввести произвольное название заказчика и нажать кнопку . Отметим, что название заказчика должно быть уникальным, в противном случае после нажатия кнопки программа потребует изменить введенное значение. С помощью кнопки осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить заказчика из справочника, нужно выделить его в списке курсором и нажать кнопку либо выполнить команду . При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Не стоит забывать, что возможно удаление только тех заказчиков, которые до настоящего момента не были задействованы в программе.

Следует отметить, что информация об удаленных заказчиках все равно хранится в программе, просто они не отображаются в списке. Чтобы увидеть удаленных ранее заказчиков, нужно выполнить команду . При необходимости любого удаленного ранее заказчика можно восстановить в справочнике на прежнем месте. Для этого в режиме просмотра удаленных позиций нужно выделить его в списке курсором и выполнить команду (эта команда доступна только в режиме просмотра удаленных позиций) – в результате восстановленный заказчик исчезнет из списка удаленных и будет восстановлен в справочнике (для возврата в обычный режим работы нужно повторно выполнить команду ).

С помощью команды осуществляется включение и выключение режима поиска. При включенном режиме поиска над списком заказчиков отображается строка (см. рис. 1.13), в которую следует ввести условие поиска (т. е. название заказчика, которого нужно найти). Для запуска поиска нужно нажать кнопку , которая расположена справа от этой строки (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

Для выхода из справочника нужно нажать кнопку , которая расположена в левом нижнем углу, либо выполнить команду .

Справочник коэффициентов на смету и справочник коэффициентов на работу

Справочник коэффициентов на смету предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о коэффициентах, которые распространяются на все работы в смете. В справочнике коэффициентов на работу хранятся коэффициенты, которые устанавливаются на конкретную работу. Для перехода в режим работы с данными справочниками предназначены команды соответственно и . Поскольку порядок работы с этими справочниками идентичен, мы рассмотрим его на примере справочника коэффициентов на смету.

При активизации команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 1.15.

Справочник коэффициентов на смету

В данном окне приведен перечень коэффициентов, которые были введены ранее. При первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции. Для каждого коэффициента в соответствующих колонках отображается его название и конкретное значение.

Для добавления в справочник нового коэффициента нужно нажать кнопку либо выполнить команду , для редактирования имеющегося – нажать кнопку либо выполнить команду . Необходимые действия выполняются в окне, изображенном на рис. 1.16.

Редактирование коэффициента

В данном окне в поле следует ввести название коэффициента, кратко отражающее его суть. В поле с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемом по кнопке выбора, вводится конкретное числовое значение коэффициента. Это значение должно быть введено в десятичном формате (например, значение 1,3 в процентном выражении будет соответствовать 30 %).

Завершается процесс ввода и редактирования коэффициента нажатием кнопки . С помощью кнопки осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить коэффициент из справочника, нужно воспользоваться кнопкой либо командой главного меню . При необходимости удаленные коэффициенты впоследствии можно восстановить в справочнике на прежнем месте – это осуществляется таким же образом, как и в справочнике заказчиков (подробнее см. предыдущий раздел).

Информация, введенная в справочники коэффициентов на смету и коэффициентов на работу впоследствии применяется при составлении смет.

Справочник курсов валют

Справочник курсов валют предназначен для ввода, редактирования и хранения информации об используемых в программе валютах и курсах этих валют по отношению к основной валюте (в качестве основной валюты в большинстве случаев используется национальная денежная единица). Это позволяет составлять сметы в разных валютах, причем при необходимости программа оперативно пересчитывает смету из одной валюты в другую в соответствии с заданным ранее курсом.

Для перехода в режим работы со справочником валют следует выполнить команду – в результате на экране откроется окно справочника, которое представлено на рис. 1.17.

Справочник курсов валют

В данном окне отображается список введенных ранее валют. По умолчанию в программу введены валюты , и , причем в качестве основной валюты выбран российский рубль. Для каждой позиции списка отображается ее полное наименование, краткое обозначение и курс по отношению к основной валюте. Основная валюта в списке выделена жирным шрифтом.

Чтобы добавить в список новую валюту, нужно нажать кнопку либо выполнить команду . Для перехода в режим редактирования имеющейся валюты следует нажать кнопку либо выполнить команду . Необходимые действия выполняются в окне, которое показано на рис. 1.18.

Режим редактирования валюты

В данном окне в поле с клавиатуры вводится название валюты. В поле указывается ее курс по отношению к основной валюте, а в поле – краткое обозначение валюты.

СОВЕТ

Обозначение валюты рекомендуется вводить в соответствии с Общероссийским классификатором валют – это позволит впоследствии избежать возможной путаницы, что особенно актуально при работе с большим количеством валют.

С помощью переключателя указывается способ пересчета курса данной валюты по отношению к основной валюте, иначе говоря – от какой валюты отталкиваться при расчете курса: от данной валюты или от основной валюты.

Если вводимая/редактируемая валюта будет использоваться в качестве основной валюты, то следует установить флажок . В данном случае переключатель автоматически удалится.

Завершается процесс ввода и редактирования валюты нажатием в данном окне кнопки . С помощью кнопки осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить валюту из справочника, нужно выделить ее в списке курсором и нажать кнопку либо выполнить команду (для этого также можно воспользоваться комбинацией клавиш ). При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Итак, настройка программы выполнена, основные справочники заполнены, а это значит, что можно вплотную приступать к составлению строительных смет. Об этом рассказывается в данном разделе.

Работа со списком смет

Чтобы перейти в режим работы со строительными сметами, нужно в списке разделов задач, который находится в левой части основного интерфейса программы (см. рис. 1.1), выбрать раздел . В результате на экране откроется список созданных ранее смет (в начале эксплуатации программы этот список будет пустым), рис. 1.19.

Список строительных смет

На вкладке для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображаются основные реквизиты, по которым можно ее идентифицировать: дата составления сметы, ее порядковый номер, наименование заказчика, объект строительства (ремонта), общее название выполняемых работ (например, , или , или , и т. д.), бригада рабочих, сумма по смете, и др.

При необходимости можно установить фильтр на отображаемые в списке сметы; данную возможность удобно использовать при работе с большими объемами информации. Для этого нужно перейти на вкладку , содержимое которой представлено на рис. 1.20.

Настройка параметров фильтра

На данной вкладке осуществляется настройка параметров фильтра. В полях и указывается интервал времени, данные которого должны быть представлены в списке (отбор будет производиться по значению поля на вкладке , см. рис. 1.19). Данные поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В поле из раскрывающегося списка выбирается название заказчика, сметы по которому должны быть представлены в списке, а в поле – название бригады, выполнявшей работы. Содержимое этих списков формируется в справочниках соответственно заказчиков и бригад (порядок работы с этими справочниками рассматривается выше, в разделе «Справочник бригад и справочник заказчиков»). Если фильтр по заказчику и по бригаде устанавливать не требуется, то в данных полях следует выбрать значение соответственно и (эти значения установлены по умолчанию).

В поле можно установить фильтр по объекту, на котором выполнялись работы, а в поле – фильтр по типу работ (эти поля заполняются с клавиатуры). При заполнении этих полей отбор данных в списке на вкладке будет осуществляться в соответствии со значениями колонок и .

Включение фильтра в соответствии с выполненной настройкой осуществляется нажатием кнопки . С помощью кнопки выполняется возврат на вкладку без применения фильтра. Чтобы после применения фильтра вернуться к полному списку смет (т. е. чтобы отключить установленный ранее фильтр), нужно нажать кнопку , а затем – кнопку .

Чтобы перейти в режим редактирования составленной ранее сметы, нужно воспользоваться кнопкой либо командой (эта команда активизируется также нажатием клавиши ). При этом на экране откроется окно ввода и редактирования сметы; порядок работы в данном окне рассматривается в следующем разделе.

Для удаления сметы из списка смет следует выделить ее курсором и нажать кнопку либо выполнить команду . При этом программа запросит подтверждение данной операции.

Для вывода сметы на печать нужно установить на нее курсор и нажать кнопку . При этом откроется меню, которое включает в себя две команды: и . При активизации команды будет сформирована печатная форма сметы, с учетом всех работ и материалов. С помощью команды осуществляется формирование расчета стоимости выполненных работ. Для активизации команд и можно воспользоваться также комбинациями клавиш соответственно и .

Порядок составления сметы

Составление сметы в программе «Моя смета» возможно двумя способами: ввод новой сметы и создание сметы на основании введенной ранее. Последний вариант удобно использовать, когда вновь создаваемая смета по многим позициям будет аналогична составленной ранее смете. В таком случае можно скопировать смету, и просто внести в нее необходимые изменения. Для копирования сметы нужно выделить ее в списке курсором и нажать кнопку либо выполнить команду (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш ).

Для составления новой сметы нужно нажать кнопку или выполнить команду (также для этого можно воспользоваться клавишей ). В результате на экране откроется окно ввода и редактирования сметы, изображенное на рис. 1.21.

Ввод сметы, вкладка Описание

На рисунке видно, что данное окно состоит из нескольких вкладок. Далее мы рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке вводится основная информация о смете, которая носит по большей части справочный характер. В поле с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указывается дата составления сметы. В поле указывается порядковый номер данной сметы. Значение данного поля формируется системой автоматически в момент создания новой сметы, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.

В поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике заказчиков, выбирается наименование заказчика работ по данной смете. При необходимости справочник заказчиков можно отредактировать, не выходя из режима ввода сметы. Для этого нужно нажать кнопку выбора, которая расположена справа от раскрывающегося списка – в результате на экране откроется окно справочника заказчиков (см. рис. 1.13); разница заключается лишь в том, что вместе с кнопкой в справочнике будет присутствовать кнопка . Это обусловлено тем, что выбрать заказчика можно не только в раскрывающемся списке, но и в справочнике – для этого нужно установить на него курсор и нажать кнопку либо клавишу . Порядок добавления, редактирования и удаления заказчиков в справочнике рассматривается выше, в разделе «Справочник бригад и справочник заказчиков».

В поле указывается объект, на котором будут выполняться работы. В качестве значения данного поля можно ввести, например, тип объекта (например, или ), или его тип и адрес. В поле вводится название выполняемых работ: это может быть тип работ ( или ), либо их более подробное описание. Значения полей и вводятся с клавиатуры.

В поле указывается наименование организации-подрядчика, т. е. организации, от имени которой составляется смета. По умолчанию в данном поле отображается значение, которое было введено в режиме настройки программы на вкладке в поле (см. рис. 1.2), но при необходимости его можно отредактировать с клавиатуры. Введенное в данном поле значение будет указано в печатной форме сметы в качестве наименования организации-подрядчика.

В поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике бригад, выбирается наименование бригады, которая будет выполнять работы по данной смете. При необходимости справочник бригад можно отредактировать, не выходя из режима ввода сметы. Для этого нужно нажать кнопку выбора, которая расположена справа от раскрывающегося списка – в результате на экране откроется окно справочника (порядок работы с данным справочником приведен выше, в разделе «Справочник бригад и справочник заказчиков»); разница заключается лишь в том, что вместе с кнопкой в справочнике будет присутствовать кнопка . Это обусловлено тем, что название бригады можно выбрать не только в раскрывающемся списке, но и в справочнике – для этого нужно установить курсор в требуемую позицию и нажать кнопку либо клавишу .

Ни одно из полей, расположенных на вкладке , не является обязательным для заполнения.

После того как составлено описание сметы, можно приступать к формированию списка материалов, которые потребуются для выполнения работ. Для этого нужно перейти на вкладку , содержимое которой показано на рис. 1.22.

Список материалов по смете

На данной вкладке отображается список материалов по смете (вначале в нем не будет ни одной позиции). Для добавления в список материала нужно нажать кнопку – в результате откроется каталог материалов (рис. 1.23).

Список материалов

Обратите внимание, что в данном представлении каталога имеется колонка ; в ней отображается количество материалов, уже включенных в смету. Кроме этого, выбранные позиции в списке выделены.

Чтобы добавить материал в смету, нужно установить на него курсор и нажать кнопку . При этом на экране откроется окно, в котором указываются параметры добавления (рис. 1.24).

Добавление материала в смету

В данном окне в поле отображается название добавляемого материала; значение данного поля не редактируется. В поле вводится количество включаемого в смету материала в установленных для него единицах измерения. Определенная ранее цена для данного материала за единицу отображается в поле ; при необходимости цену можно изменить – для этого нужно установить флажок , в результате чего поле откроется для редактирования, и с клавиатуры ввести требуемое значение.

Значения полей и рассчитываются программой автоматически на основании значений полей и . Ручное редактирование полей и не допускается.

Завершается процесс добавления материала в смету нажатием кнопки , которая находится в левом нижнем углу окна. В результате добавленный материал отобразится в списке материалов сметы (см. рис. 1.22). При нажатии кнопки окно будет закрыто без добавления материала в смету и сохранения выполненных изменений.

При необходимости можно отредактировать информацию по любому включенному в смету материалу. Для этого нужно выделить требуемую позицию курсором и нажать кнопку – в результате на экране откроется окно редактирования, вид и состав которого соответствуют окну ввода, которое изображено на рис. 1.24. Для удаления материала из сметы предназначена кнопка (при удалении материала программа запрашивает подтверждение данной операции).

После того, как список материалов по смете сформирован, можно переходить к составлению списка работ по смете. Для этого предназначена вкладка , содержимое которое показано на рис. 1.25.

Вкладка Работы

На данной вкладке отображается список всех включенных в смету работ (вначале список не будет содержать ни одной позиции). Чтобы добавить в список новую работу, нужно нажать кнопку – в результате на экране откроется каталог работ (рис. 1.26).

Список работ

Как и в каталоге материалов, в данном представлении каталога имеется колонка ; в ней отображается количество работ, которые ранее были включены в смету, причем выбранные позиции в списке выделены.

Чтобы добавить в смету новую работу, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку . При этом на экране откроется окно, в котором указываются параметры добавления (рис. 1.27).

Добавление работы в смету

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух вкладок: и . Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке (см. рис. 1.27) в поле отображается название добавляемой работы; значение данного поля не редактируется. В поле вводится количество работы в установленных для нее единицах измерения. Определенная ранее расценка на данную работу отображается в поле ; при необходимости цену можно изменить – для этого нужно установить флажок , в результате чего поле откроется для редактирования, и с клавиатуры ввести требуемое значение.

Значения полей и рассчитываются программой автоматически на основании значений полей и . Ручное редактирование полей и не допускается.

Содержимое вкладки показано на рис. 1.28.

Коэффициенты на работу

На данной вкладке формируется перечень коэффициентов на работу, которая указана на вкладке . Напомним, что информация о коэффициентах на работу вводится и хранится в справочнике коэффициентов на работу, который открывается с помощью команды главного меню программы .

На вкладке для каждой позиции списка показывается название коэффициента, его значение, а также расценка на работу с учетом применения коэффициента. Например, на рис. 1.27 расценка на работу составляет 400 рублей. После применения коэффициента, который установлен для данной работы на рис. 1.28 расценка составит 500 рублей, о чем свидетельствует значение колонки .

Чтобы добавить коэффициент в список, нужно нажать кнопку , затем в открывшемся окне справочника коэффициентов на работу (порядок работы с данным справочником рассматривается выше, в разделе «Справочник коэффициентов на смету и справочник коэффициентов на работу») выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку либо клавишу .

Если для какой-либо работы установлен коэффициент, то на вкладке (см. рис. 1.27) в поле будет отображаться стоимость работы с учетом коэффициента, а в поле – без учета коэффициента. Иначе говоря, если коэффициент, который показан на рис. 1.28, применить к работе, название, расценка и количество которой показаны на рис. 1.27, то в поле останется значение , а поле примет значение .

Завершается процесс добавления работы в смету нажатием кнопки , которая находится в левом нижнем углу окна. В результате добавленная работа отобразится в списке работ по смете (см. рис. 1.25). При нажатии кнопки окно будет закрыто без добавления работы в смету и сохранения выполненных изменений.

При необходимости можно отредактировать информацию по любой включенной в смету работе. Для этого нужно выделить требуемую позицию курсором и нажать кнопку – в результате на экране откроется окно редактирования, вид и состав которого соответствуют окну ввода, которое изображено на рис. 1.27. Для удаления работы из сметы предназначена кнопка (при удалении работы программа запрашивает подтверждение данной операции).

На вкладке формируется перечень коэффициентов, которые будут применены к смете. Напомним, что ввод, редактирование и хранение информации о сметах на работу осуществляется в справочнике коэффициентов на смету, для доступа к которому предназначена команда главного меню ; порядок работы с данным справочником рассматривается выше, в разделе «Справочник коэффициентов на смету и справочник коэффициентов на работу».

Содержимое вкладки представлено на рис. 1.29.

Вкладка Коэффициенты

На данной вкладке содержится перечень коэффициентов, применяемых к смете (изначально список является пустым). Для каждой позиции списка отображается его название и значение.

Чтобы добавить в список новый коэффициент, нужно нажать кнопку , которая расположена под списком, затем в открывшемся окне справочника коэффициентов на смету выделить курсором требуемый коэффициент и нажать кнопку либо клавишу – в результате выбранный коэффициент появится в списке. Для удаления коэффициента из списка следует выделить его в списке курсором и нажать кнопку , которая расположена рядом с кнопкой . При этом следует соблюдать осторожность, поскольку при нажатии кнопки программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В нижней части вкладки содержится флажок . Это позволяет дополнительно ко всем выбранным коэффициентам установить еще и произвольный коэффициент наценки на смету. При установленном данном флажке справа открывается поле, в котором указывается значение коэффициента. По умолчанию значение равняется , но его можно отредактировать по своему усмотрению. Отметим, что в данном поле нельзя ввести значение меньше .

При добавлении либо удалении любых коэффициентов (в т. ч. и коэффициента наценки) сумма по смете, которая отображается в правом нижнем углу окна (см. рис. 1.29), автоматически пересчитывается с учетом последних изменений.

На вкладке ведется перечень любых дополнительных расходов по смете: заработная плата, премиальные, доплата за сложность, за работу в зимних условиях, и т. д. Содержимое вкладки показано на рис. 1.30.

Перечень расходов на смету

В верхней части вкладки в поле с клавиатуры либо с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора, указывается общая сумма запланированных дополнительных расходов по данной смете. В списке расходов для каждой позиции отображается дата расхода, его сумма в валюте составления сметы и описание расхода, кратко отражающее его суть (например, ).

Для добавления в список информации о расходе нужно нажать кнопку либо клавишу – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.31.

Добавление расхода в смету

В данном окне в поле с клавиатуры либо с помощью календаря указывается дата расхода. По умолчанию в данном поле отображается текущая дата. В поле вводится сума расхода в валюте сметы, а в поле – краткое описание расхода. В завершение ввода нужно нажать кнопку ; при нажатии на кнопку окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений и добавления расхода в смету.

При необходимости впоследствии можно отредактировать информацию о любом расходе. Это может потребоваться, в частности, при изменении суммы расхода (например, предполагалось, что транспортные расходы составят 27000 рублей, а реально они обошлись в 29000 рублей). Для перехода в режим редактирования расхода предназначена кнопка . При нажатии на эту кнопку открывается окно, вид и состав которого соответствуют окну добавления расхода (см. рис. 1.31), в котором выполняются необходимые действия.

В нижней части вкладки расположены информационные поля и . В поле показывается общая сумма всех расходов по смете, а в поле – разница между суммой запланированных расходов, которая указана в верхней части вкладки в поле (см. рис. 1.30), и суммой уже включенных в состав сметы расходов. Значения полей и рассчитываются программой автоматически, и их ручное редактирование невозможно.

Для удаления текущего расхода из списка предназначена кнопка . При нажатии на нее программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

На вкладке хранится информация об оплатах, произведенных заказчиком по данной смете. Содержимое данной вкладки показано на рис. 1.32.

Оплаты по смете

На данной вкладке формируется перечень оплат по данной смете. Для каждой оплаты отображается дата ее поступления, сумма в валюте сметы и краткое описание, отражающее суть оплаты (например, назначение платежа).

Позиции в список добавляются по мере поступления оплат. Для добавления новой оплаты нужно нажать кнопку или клавишу – в результате на экране откроется окно ввода и редактирования оплаты, которое представлено на рис. 1.33.

Добавление оплаты по смете

В данном окне в поле указывается дата поступления оплаты. Датой поступления оплаты может являться, например, дата зачисления денежных средств на расчетный счет предприятия, либо дата акта взаимозачета (если оплата производится путем зачета взаимных требований), либо дата поступления наличных денежных средств в кассу предприятия, и т. д.

Сумма оплаты в валюте сметы указывается в поле (требуемое значение вводится либо с клавиатуры, либо с помощью открываемого по кнопке выбора календаря). Следует указывать сумму именно в валюте сметы, даже если оплата была произведена в другой валюте – это позволит избежать возможной путаницы при расчете задолженности по смете.

В поле водится произвольное описание произведенной оплаты по смете. Значение данного поля должно кратко отражать суть оплаты; примеры возможных значений – , или , или , и т. д.

Завершается ввод информации об оплате нажатием кнопки – в результате в списке оплат (см. рис. 1.32) появится новая позиция. Для выхода из окна ввода и редактирования оплаты без сохранения выполненных изменений предназначена кнопка .

Чтобы отредактировать информацию о введенной ранее оплате, следует воспользоваться кнопкой – при этом на экране откроется окно, аналогичное окну, изображенному на рис. 1.33, в котором и будет выполняться редактирование.

Удаление оплаты из списка осуществляется нажатием кнопки (при этом программа выдаст предупреждение об удалении и попросит подтвердить эту операцию).

В нижней части вкладки содержатся информационные поля и . В поле отображается итоговая сумма всех оплат по данной смете, присутствующих в списке. В поле показан непогашенный долг по смете (иначе говоря, в поле отображается разница между общей суммой по смете, которая показана в правом нижнем углу в поле , см. рис. 1.32, и общей суммой всех поступивших оплат). Значения данных полей рассчитываются программой автоматически и вручную не редактируются.

ВНИМАНИЕ

После ввода всей необходимой информации по смете нужно для сохранения данных обязательно нажать кнопку Сохранить, которая расположена в левом нижнем углу окна. При этом программа выдаст запрос на выход из данного режима с сохранением всех изменений, на который следует ответить положительно. В противном случае введенные данные будут безвозвратно утеряны.

Для вывода данных сметы на печать следует воспользоваться кнопкой , которая расположена справа от кнопки . При нажатии на данную кнопку открывается меню, в состав которого входят перечисленные ниже команды.

♦ – с помощью данной команды на печать выводится полный вид строительной сметы. Эту команду можно вызвать также нажатием комбинации клавиш .

♦ – при активизации данной команды будет сформирован расчет стоимости всех работ по смете. Эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш .

♦ – данная команда предназначена для вывода на печать дополнительных расходов по смете, информация о которых хранится на вкладке (см. рис. 1.30). Для вызова этой команды можно воспользоваться также комбинацией клавиш .

♦ – с помощью данной команды на печать выводится список оплат по данной смете, информация о которых хранится на вкладке (см. рис. 1.32). Эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш .

Пример печатной формы сметы, которая была сформирована с помощью команды , представлен на рис. 1.34.

Фрагмент печатной формы сметы

Как видно на рисунке, материалы и работы в смете группируются по разделам, и выводится промежуточный итог по каждому разделу. В конце сметы выводится итоговая сумма по смете.

В программе реализована возможность построения отчетов не только в отдельности по каждой смете (с такими отчетами мы познакомились в предыдущем разделе – они вызываются с помощью соответствующих команд меню, открываемого нажатием кнопки Печать в окне ввода и редактирования сметы), но и сводных отчетов по всем (или предварительно отобранным) сметам. К таким отчетам относятся: , , и .

ВНИМАНИЕ

Следует учитывать, что все сводные отчеты формируются только по тем сметам, которые отображаются в списке смет (см. рис. 1.19). Поэтому перед формированием отчетов следует посмотреть, не установлен ли какой-либо фильтр на отображаемые в списке данные, и если установлен не тот фильтр, который нужен – либо отключить его, либо изменить в соответствии с текущими потребностями.

Далее мы познакомимся подробнее с каждым из перечисленных отчетов.

Журнал смет

Журнал смет – это отчет, который представляет полную информацию о сметах, отображающихся в списке смет. Для формирования этого отчета следует выполнить команду главного меню программы либо нажать комбинацию клавиш (при этом клавишу нужно нажимать не в «серых» клавишах, а в цифровом ряду клавиатуры). Пример сформированного отчета показан на рис. 1.35.

Журнал смет

В журнале смет для каждой сметы показывается следующая информация: дата составления (утверждения) сметы, вид выполняемых работ, краткая характеристика объекта, на котором выполняются работы, итоговая сумма по смете и сумма стоимости работ по смете. Внизу в строке показывается общая сумма по всем сметам и сумма стоимость работ по всем сметам.

Для вывода журнала смет на печать следует воспользоваться кнопкой , которая находится в инструментальной панели. Напомним, что в незарегистрированной версии программы вывод документов на печать невозможен (см. рис. 1.35 – кнопка недоступна); это относится ко всем отчетам программы.

Реестр по бригадам

Реестр по бригадам – это отчет, который дает наглядное представление о том, каким образом бригады задействованы в сметах. Для формирования этого отчета следует выполнить команду главного меню программы либо нажать комбинацию клавиш (при этом клавишу нужно нажимать не в «серых» клавишах, а в цифровом ряду клавиатуры). Пример сформированного отчета показан на рис. 1.36.

Реестр по бригадам

На рисунке видно, что в отчете содержится перечень бригад с указанием смет, в которых была задействована каждая бригада. Для каждой сметы указывается ее дата, вид работ, информация об объекте, на котором выполнялись работы, сумма по смете и стоимость выполненных работ.

Вывод сформированного отчета на печать осуществляется нажатием кнопки , расположенной в инструментальной панели.

Реестр по заказчикам

В реестре по заказчикам представлена информация по всем сметам в разрезе заказчиков. Чтобы сформировать этот отчет, нужно воспользоваться командой главного меню либо нажать комбинацию клавиш . Пример сформированного отчета представлен на рис. 1.37.

Реестр по заказчикам

Как видно на рисунке, данный отчет во многом аналогичен рассмотренному в предыдущем разделе отчету по бригадам. Разница заключается лишь в том, что список смет показан в разрезе заказчиков.

Как и другие отчеты, реестр по заказчикам выводится на печать с помощью кнопки .

Оплата и расходы

В данном разделе мы рассмотрим достаточно интересный и полезный отчет – отчет по оплатам и расходам. Смысл его заключается в том, что в одном документе представлена сводная информация обо всех поступивших оплатах по всем сметам, и обо всех дополнительных расходах по всем сметам. Иначе говоря, в данном отчете аккумулируется сводная информация по всем сметам, которая хранится в окнах ввода и редактирования смет на вкладках и (см. рис. 1.30 и 1.32).

Чтобы сформировать отчет по оплатам и расходам, нужно выполнить команду главного меню , которая активизируется также нажатием комбинации клавиш . Пример сформированного отчета показан на рис. 1.38.

Отчет по оплатам и расходам

В колонке данного отчета представлен перечень смет, причем для каждой сметы отображается дата ее составления (утверждения), порядковый номер, информация об объекте, на котором выполнялись либо выполняются работы, и информация об организации-заказчике.

В колонках, которые объединены под названием , указывается общая сумма сметы, фактически поступившая сумма оплаты по смете и неоплаченный остаток по смете. В колонках, которые объединены под общим названием , указывается общая запланированная сумма дополнительных расходов по смете (эта сумма указана в окне ввода и редактирования сметы на вкладке в поле , см. рис. 1.30), сумма фактически понесенных дополнительных расходов и разница между суммой запланированных и суммой фактически понесенных расходов.

В нижней части отчета в строке показывается итоговая сумма по всем колонкам таблицы.

Для вывода сформированного отчета на печать предназначена кнопка , которая расположена в инструментальной панели.