3. Виды контрольной деятельности, формирующие систему контроля в организации
Рассмотрение и обоснование видов контрольной деятельности является важным условием рациональной организации контрольной деятельности на уровне любого экономического субъекта.
В научной и учебной литературе имеются различные классификации видов внутреннего контроля, при этом критерии и признаки, взятые авторами за основу классификаций, обуславливаются личным пониманием дефиниции контроль и характеризуются описательным подходом, а так же стремлением выделить и воспроизвести все характеристики контроля.
Наиболее распространенной классификацией является подразделение контроля на предварительный, текущий и последующий[7].
Эта классификация, по мнению автора, характеризует соотношение времени совершения операции и времени осуществления контрольных действий в технологическом процессе. Следует отметить, что при таком подходе к классификации виды не отражают главную характеристику деятельности – целевую направленностью. Критерием классификации является момента проверки. Последовательность видов контроля воспроизводит протяженность контрольного процесса и его взаимосвязь с процессом контролируемой деятельности. При этом в характеристике видов не отражается встраивание совокупности действий процесса контроля в виде контрольных методов, адекватных контролируемому объекту в технологический процесс, что на наш взгляд, является одной из главных задач современного подхода к контрою, обеспечивающей его непрерывность и автоматизм. Исходя из этого, подразделение на предварительный, текущий и последующий контроль следует рассматривать как внутреннюю характеристику технологии контрольной деятельности, а не ее виды. Кроме того, характеристика контрольного процесса как предварительный, текущий и последующий является не достаточно четкой с точки зрения выражения сущности и практической значимости и целевой направленности проведения контрольного процесса. По мнению автора, более четкая характеристика контрольного процесса, отражающая целевую сущность его назначения, выражается определениями: превентивный, оперативный, выявляющий контроли.
Изучение различных подходов к определению видов контроля в научной и учебной литературы позволило выявить широкий спектр различных классификационных признаков без обоснования полезности их практического применения и роли в системе внутреннего контроля.
При классификации контроля наиболее часто используются такие признаки, как время осуществления контроля, субъект проведения контроля, источники информации, объем контрольных действий, методы контроля, методические приемы, стадии проведения контроля, характер контрольных мероприятий, периодичность проведения контроля, полнота охвата объекта контроля, время осуществления контроля, объект контролирования, значимость контроля и др.
Несомненно многообразие предлагаемых в научных и учебных изданиях классификаций видов внутреннего контроля, важны для общего понимания и характеристики контрольной деятельности, так как наглядно отражают множество ее направлений, а также многогранность и специфичность составляющих ее элементов. Однако, несмотря на множественность использованных направлений и критериев предложенные различные подходы в определении видов контроля не охватывают всех особенностей контроля. Авторская позиция по ним состоит в том, что составить полную и исчерпывающую классификацию, основанную на описании различных аспектов деятельности по проведению процессов контроля и организации контрольных процессов не только невозможно, но и не имеет практического или существенного научного смысла. Кроме того, разработка излишне детализированной характеристики видов контроля является отчасти компенсацией существовавшей до настоящего времени неопределенности сущности понятий «контроль» и деятельности по осуществлению контроля. Учитывая, что предлагаемые классификации видов контроля не отражают сущности контроля, его целостности на основе типологии связей между отдельными частями и не позволяют в полной мере охарактеризовать дельность по его осуществлению. Соответственно возникает сомнение относительно использования таких классификаций и понятий при разработке базовых принципов, методологии и методики построения системы контроля. Анализ предлагаемых различными авторами классификации приводит к выводу, что перечисленные виды контроля являются по своей сути развернутой характеристикой всесторонне охватывающей и иллюстрирующей различные аспекты отдельных элементов контрольной деятельности.
Контрольная деятельность должна подразделяться на виды, формируемые по признакам, отражающим специфические особенности контролируемой деятельности, общеэкономическую роль, социальные обязательства и целевую направленность. Кроме того, к критериям выделения типа контрольной деятельности относится степень взаимосвязи ее с деятельностью организации.
Концептуальной основой выделения и разграничения видов контрольной деятельности послужили:
1. сущность дефиниций контроль и контрольная деятельность, определенная как выявление и блокировка отклонений фактического состояния от эталонного отражающего целевые задачи
2. специфика контрольной деятельности, состоящая главным образом в ее производности от управления и технологических процессов, обеспечивающих достижение функций и целей основной деятельности
3. возможность структурировать контрольную деятельность, обеспечивая ее непрерывность, комплексность, всеобъемлемость и риск-ориентированность на основе транзитивности контроля для формирования механизма системы внутреннего контроля.
В соответствии с указанными принципами для осуществления системного контроля в организации необходимо выделить контрольную деятельность в сфере управления, осуществляемую менеджерами различных уровней, проведение которой, по мнению автора, следует назвать управленческим контролем. Особенность этого вида контрольной деятельности в том, что управленческий контроль является приоритетным по отношению ко всем остальным видам контрольной деятельности и способствует выполнению организационной и регулирующей функций.
Вторым важным аспектом контрольной деятельности является проведение контроля в операционной системе банка. Управляемая деятельность внутри организации происходит в рамках двух систем. Одна – это операционная (организационная) система, построенная для достижения заданных целей, другая система – это система контроля, пронизывающая операционную (организационную) систему, и обеспечивающая ее функционирование в рамках заданных параметров для достижения целей. Совокупность приемов, методов и элементов контроля, предшествующих и сопровождающих этапы проведения операций, формирования услуг, продуктов и выполнение банковских функций составляют технологический контроль. Он состоит в общем виде, из политики, процедур, правил, инструкций, бюджетов, системы учета и отчетности и направлен, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что организация в целом и ее менеджеры в частности достигнут поставленных целей по проведению операций, предоставлению услуг, продуктов и выполнению банковских функций.
Особенностью проведения контроля, при этом является его автоматизм, достигаемый посредством встраивания приемов и методов контроля, а также сдержек и блокировок в ходе бизнес процесса при осуществлении отдельных этапов и операций. Он состоит в определении точек контроля и встраивании адекватных им методов контроля представлены в виде четкого алгоритма их выполнения в бизнес процесс. Технологический контроль непосредственно встроен в технологию выполнения банковских работ и является их неотъемлемой частью. Осуществление такого контроля является частью функциональных обязанностей ответственных исполнителей. Контрольная деятельность, осуществляемая в составе технологических процессов банка при выполнении функций банка, может быть выделена, по мнению автора, как технологический контроль. Итак, технологический контроль это поэлементный контроль, осуществляемый оперативно для предупреждения или выявления и блокировки несоответствий элементов технологического процесса и составляющих его операций и объектов установленным для них эталонам на основе контрольных методов и приемов, встроенных в процесс и сопровождающих формирование продукта, услуги или операции. Для обеспечения эффективного проведения процесса, сохранности активов, соблюдения законодательных норм и внутрибанковских регламентов.
Третьим аспектом, который, по мнению автора, необходимо выделить, в связи со спецификой целевой направленности, не связанной с целями деятельности организации, и обособленностью от сферы управления и операционной системы, является контроль, выполняемый ответственными исполнителями и специалистами, в связи с необходимостью обеспечить отдельные направления социально-экономической безопасности общества и государства. Например, валютный контроль, контроль в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, контроль в сфере совершения расчетных операций и др. Деятельность, определенную для банка законодательными и нормативными актами, по осуществлению контроля обеспечивающего отдельные направления социально-экономической безопасность общества и государства, по мнению автора, можно назвать агентским контролем. Специфика агентского контроля состоит в том, что он может выделяться структурно и осуществляться в банке специалистами только по проведению процесса контроля, но может выполняться и ответственными исполнителями в качестве некоторых контрольных процедур при осуществлении определенных функциональных обязанностей и операций банка. Кроме того, его организация также входит в сферу ответственности менеджмента, хотя и не является его функциональной обязанностью, т. е. также проявляется как свойство транзитивности управленческого контроля. Этот вид контрольной деятельности осуществляется по вмененной обязанности внешними органами надзора, поэтому на законодательно-нормативном уровне должны быть определены и конкретизированы его задачи и эталоны для его проведения и предусмотрена ответственность за невыполнение контроля.
Управленческий, технологический и агентский контроль связаны непосредственно с деятельностью организации, но необходим и внутренний аудит, осуществляемый как контроль над контролем. Выстроенная и организованная контрольная деятельность по всем направлениям нуждается в оценке своей эффективности как с точки зрения достижения поставленных целей, так и с точки зрения экономичности. Эту роль выполняет внутренний аудит, осуществляя оценочный контроль. Характерная особенность аудита в том, что для выявления отклонений в деятельности или в организации контроля принципиально проводятся те же контрольные этапы, однако при этом осуществляется не только диагностика любого процесса, его элемента или объекта, риска, качества управления, но этот контроль проводится для оценки организации контролей всех типов. Осуществление внутреннего аудита предполагает контроль не над исполнителями, а проведение контроля над рабочим процессом для выявления недостатков существующих процессов, правил и процедур. Аудит, проводя диагностический контроль, оценивает все необходимые типы контролей в банке и обеспечивает обратную связь между деятельностью по управлению и контрольной деятельностью в рамках кредитной организации.
Концептуальный замысел состоит в том что, не смотря на производность контрольной деятельностью от управления и их очень тесную связь, контроль в силу присущих ему многообразных функций и задач, обладает многогранностью взаимодействия со всеми видами деятельности в банке при этом его специфичность в том, что он должен функционировать как самостоятельная система, объединяющая все виды контрольной деятельности, обеспечивая условия соблюдения установленных эталонов, норм и правил объектами в процессе достижения стратегических и тактических целей организации, что позволяет создать условия внутренней и внешней безопасности, устойчивости и эффективности управленческих функций.
Таким образом, основными видами контрольной деятельности формирующими систему внутреннего контроля являются: управленческий, технологический, агентский контроль и внутренний аудит.
Их взаимообусловленность и место в организации определяется на основе транзитивности, предполагающей структурное построение управленческий контроль – технологический контроль – агентский контроль и аудит, как элемент, оценивающий эффективность видовых аспектов контрольной деятельности и обеспечивающий обратную связь контроля и управления. Переход от одного типа к другому, в общем, характеризуется как снижение значимости формализованных элементов контроля и повышением самоорганизующихся начал контроля. При этом степень дисциплинированности и профессионального отбора исполнителей является прерогативой управленческого контроля и проявляется как свойство транзитивности отдельных видов контрольной деятельности. Логика транзитивности состоит в том, что если причиной нарушений в системе окажутся определенные условия проведения контроля, то это неизбежно скажется на остальных системах и будет нелегко сдержать эти нарушения. Важно определить последовательность построения видов контрольной деятельности на основе определенного порядка их взаимодействия в системе и влияния, неизбежно оказываемого на структурном уровне, при этом следует исходить из того, что:
• управленческий контроль – это контроль достижения целей
• технологический контроль – это контроль над элементами процесса достижения целей
• агентский контроль – это контроль над отдельными операциями деятельности других организаций не связанный с целями деятельности контролирующей организации, а выполняемый в соответствии с возложенными на нее внешними органами задачами контроля
• внутренний аудит – это контроль, выполняемый силами организации, в целях оценки функционирования всех видов контрольной деятельностти (управленческого, технологический, агентский) обеспечивающих достижение внутренних целей организации и возложенных на нее внешними органами контрольных функций.
На основании определений понятий «деятельность» и «контроль» можно выделить основные, по мнению автора, элементы деятельности по осуществлению контроля:
1) субъект, инициирующий контроль
2) цель проведения контроля
3) объект, в отношении которого будет проводиться процесс контроля
4) эталоны контроля
5) процесс контроля.
Контроль возможен только там, где выработаны и научно обоснованы эталоны для сравнения, тогда выявляя несоответствие установленным параметрам можно генерировать информацию для принятия управленческих решений и воздействия с целью поддержания системы в состоянии динамического равновесия или перевода ее из одного состояния в другое, и имеются средства позволяющие влиять на объект при возникновении критических отклонений. При этом следует учитывать, что при возникновении отклонений фактического состояния объекта от установленного для него стандарта, объект выходит из под контроля, если нет методов воздействия на объект на для устранения или изменения таких отклонений.
Каждому объекту контроля должны соответствовать эталоны, четко характеризующие и описывающие его состояние необходимое для достижения целей деятельности. Поэтому логично предположить, что объектом контроля может быть только тот элемент, в отношении которого можно разработать измеряемые или четко характеризуемые эталоны его состояния.
Эталон – это предполагаемые в качестве желаемых и необходимых для достижения целей деятельности: действие, результат или состояние. Эталон может быть указан в виде правила, алгоритма, количественного показателя или общего результата.
Эталоны для проведения контрольной деятельности определяются исходя из того что, планируя предпринять какие либо действия в рамках определенных целей, следует четко оценить параметры и характеристики, которым должны соответствовать действия и состояния контролируемых объектов, чтобы обеспечить достижение поставленных целей. При этом очевидно, что без установленных базовых оценочных показателей осуществить контроль невозможно.
Необходимо учитывать особенности определения параметров эталонов по контролируемым объектам в зависимости от уровня субъекта управления. Потому, что субъект, инициирующий контроль в соответствии с целями основной деятельности определяет объект и устанавливает эталоны его состояния как необходимое условие достижения этих целей, а осуществление процесса контроля предполагает выявление отклонений объекта от эталонов для принятия в дальнейшем регулирующего или блокирующего воздействия в отношении функционирования объекта. Взаимосвязь элементов «субъект, цель, объект» без элемента эталоны контроля не отражает сущность контрольной деятельности, так как проведение процесса контроля невозможно без установленных заранее характеристик желаемого состояния объекта, являющихся основой или эталоном при проведении сравнения. Объект статический материальный можно описать набором значимых показателей определяющих адекватность объекта поставленным для контроля целям, процесс можно описать при помощи стандартов осуществления для выполнения процедур адекватность объекта поставленным для контроля целям.
Выделение эталонов в качестве этапа процесса контроля объясняется тем, что разработка или уточнение эталонов уже является элементом контроля по отношению к процессу планирования. Разрабатываемые в организации планы базируются на четко поставленные цели. Однако для контроля могут использоваться только те цели, которые имеют количественные, качественные и временные характеристики, так как эти показатели позволяют сопоставлять реально полученные результаты с запланированными. Эталоны, разрабатываемые для контролирования, реально выполняют двоякую роль. С одной стороны, они позволяют сопоставить фактически сделанную работу с запланированной и ответить на вопросы о том, что осталось не сделанным и что необходимо сделать, чтобы достичь целей и выполнить планы. С другой стороны, эталоны, являющиеся отражением целей и планов, позволяют оценивать и качество самих целей и планов. Завышенные нормативы не являются стимулом для стремления к их выполнению или даже парализуют работу, а слишком низкие дезорганизуют, поэтому ключевыми характеристиками эталонов в контроле являются их обоснованность, выполнимость и адекватность отражения реальных процессов. Относительно просто установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем кредитования, количество счетов расчетно-кассового обслуживания и др. которые поддаются количественному измерению, но не все, что нужно контролировать, можно выразить в количественных показателях. Это усложняет процесс контроля и приводит к необходимости осуществлять контроль, ориентируясь на косвенные показатели, являющиеся следствием выполнения определенных действий которые следует определить как индикаторы.
Индикатором является доступная наблюдению и измерению характеристика изучаемого объекта, позволяющая судить о других его характеристиках, недоступных непосредственному исследованию. Использование индикаторов особенно важно при контроле рисков, так как влиять на риски или устранять их невозможно в силу внешнего происхождения, их можно учитывать и измерять влияние на функционирующий объект. Индикатором может быть прибор или устройство, сигнализирующие о сбое в электронных системах, информационная система, отображающая изменения какого-либо параметра контролируемого процесса или состояния объекта в форме, наиболее удобной для непосредственного восприятия человеком визуально, акустически, тактильно или другим, легко интерпретируемым, способом.
В то же время отсутствие абсолютной связи между оцениваемыми величинами и влияющими на них факторами характеризуется субъективностью оценок. Использование косвенных показателей каких-либо величин вместо прямых их измерений имеет опасность необъективности, так как косвенные проявления могут быть следствием различных факторов. Например, отток вкладов в банке, может быть вызван появлением сильных конкурентов, повышением инфляции, паникой или другими факторами. Разрабатывая эталоны для контролирования необходимо учитывать множество, объективных и субъективных факторов, влияющих на процесс достижения целей и выполнения планов, как во внутренней, так и внешней среде, при этом оценка отдельных факторов может иметь только прогнозный характер. Незначительные отклонения фактических показателей от стандартов не всегда являются следствием недостатков в работе. Следует принимать во внимание, что достижение абсолютных идеальных значений может быть экономически неэффективным, так как предпринимаемые усилия по устранению отдельных недостатков могут стоить дороже, чем полученный от их использования эффект. Например, использование дорогостоящих электронных систем слежения при низких оборотах денежных средств в кассах или внедрение сложной процедуры разрешений, способной превратить оперативный процесс в бюрократический. Все это определяет необходимость наряду с разработкой эталонов определять и допустимые величины – индикаторы, которые компромиссно позволяют отклоняться от конкретизированных целей, но достигать стратегических целей.
Конец ознакомительного фрагмента.