Система Филиппова. Результативный бизнес. Часть II. Как построить отдел продаж и эффективно им управлять? (Сергей Филиппов, 2016)

«Великое подобно малому», – написано в Библии. Поэтому можно провести аналогию между миром бизнеса и устройством человеческого организма. Деньги движутся внутри бизнеса, как кровь циркулирует по телу человека, обеспечивая жизнь и развитие. Отдел продаж подобен сердцу. Он позволяет деньгам поступать на расчетный счет компании так же, как сердце гоняет кровь по организму, создавая необходимое давление. Именно отдел продаж наполняет вашу компанию деньгами и заставляет их вращаться – благодаря ему вы приобретаете и продаете товары, получаете прибыль. Поэтому отдел продаж так важен для успешного развития компании.

Часто значение отдела продаж недооценивают, считая продажи чем-то второстепенным. Так бывает в компаниях, у которых в свое время появился спасительный административный ресурс, обеспечивающий хороший сбыт. Либо в тех, которым помогают полезные знакомые или родственники директоров, занимающие ключевые позиции в компаниях-покупателях данного продукта и влияющие на закупки. Либо в компаниях, которые «сидят» на федеральных деньгах.

Приведу в качестве примера историю моей знакомой, генерального директора компании в Москве. Это красивая молодая женщина по имени Ольга. В свое время дела в ее бизнесе шли очень хорошо. Не будем останавливаться на том, какие услуги предоставляла ее фирма. Важно, что благодаря ситуации на рынке у компании Ольги было мало конкурентов. Так компания просуществовала около семи лет, причем быстро достигла больших оборотов. И тут Ольга столкнулась с конкурентной средой: серьезные игроки открыли в России представительства, да и местные предприниматели разведали этот рынок. Компания начала нести серьезные убытки, продажи буквально в течение полугода упали более чем в два раза.

Отдел продаж в компании на тот момент состоял из двадцати человек. Давайте посмотрим, что это были за люди. В основном – Ольгины знакомые или знакомые знакомых. Большая часть – женщины. Атмосфера в отделе продаж была крайне негативной. Каждый из менеджеров закрепил за собой часть клиентов, «растолстел» и не прилагал никаких особенных усилий. Все, что они делали, – оформляли документы на оказание услуг и выбирали, кому из клиентов предоставить услуги, а кому отказать, так как заказов было очень много. При этом менеджер чувствовал себя крайне важным и считал исключительно своей заслугой, что у компании такие высокие продажи (Хотя мы помним, что приток денег обеспечивало отсутствие конкурентов.) Менеджеры сидели каждый в своем «окопе», в отделе образовалось несколько «группировок». Новые менеджеры, которых Ольга пыталась нанять, не приживались, вытеснялись «старичками», которые проработали в компании в среднем по пять-семь лет, пригрелись на уютных местах, имея хороший доход. Компания находилась в режиме стагнации.

Что же произошло, когда компания столкнулась с конкурентной средой? Менеджерам отдела продаж нужно было делать «холодные» звонки, работать с возражениями, выполнять нормативы по продажам. Ничего этого менеджеры делать не умели. Все, что они умели, – надувать щеки, подчеркивая собственную значимость, и выбирать, кому оказать услугу, а кому – нет. Но когда клиенты один за другим начали отказываться от компании, махать рукой, говоря: «Чао! Мы будем работать с другими», – менеджеры растерялись. Спустя какое-то время они подошли к Ольге и сказали, что дела идут плохо продаж нет, выручка, а соответственно, и уровень их дохода упали. Половина отдела заявила об увольнении, а вторая об этом крепко задумалась.

Как Ольга решила проблему? Она обратилась в нашу компанию. Мы провели мониторинг отдела продаж. Оказалось, что квалификация менеджеров крайне низка. Никаких нормативов нет, обучение не проводилось. Более того, сотрудники, которые занимали должности менеджеров, были совершенно не приспособлены для активных продаж: они больше подходили для обслуживания клиентов. Причем они искренне полагали, что клиент должен покупать, а задача менеджера по продажам – делать вид, что он очень занят. Считали, что клиенту можно отказать, потому что им не хватает на всех времени и сил. Можно ли в этом случае надеяться на то, что такие специалисты начнут убеждать, вызванивать, «ловить» клиентов и встречаться с ними?

Мы написали пошаговый план реконструкции отдела продаж. Первое препятствие, с которым столкнулась Ольга, – колоссальное сопротивление размякших, обнаглевших и совершенно неуправляемых продавцов, которые заявили: «Это что? Нам теперь придется работать?». Ольга в ужасе позвонила мне: «Мой отдел продаж взбунтовался». Я ответил: «Ольга, у вас никогда не было отдела продаж. Люди, которые у вас работают, хотят, чтобы вы платили им деньги, но не хотят их зарабатывать. Они их никогда не зарабатывали».

Это как продавщица, которая работает в единственной булочной на целый микрорайон. Она может там провести и двадцать лет – и не продать ни одной булки. Их покупают, потому что рядом нет других булочных, а не потому, что эта сотрудница умеет их продавать. Она не любезна, не улыбается. Вы, наверное, видели таких. На любой вопрос о товаре они отвечают: «Там все написано». И даже не встают с места.

Примерно такой отдел продаж был у Ольги, и она была уверена, что это – продавцы. Не уделив должного внимания этому вопросу в свое время, Ольга привела компанию к тому что отдел продаж, а значит, и услуги ее компании оказались абсолютно неконкурентоспособны. Ольге потребовалось серьезное вливание накопленных активов, для того чтобы поставить компанию на конкурентные рельсы. Ей удалось выкарабкаться. Сейчас компания занимает достойное место на рынке аналогичных услуг в Москве.

Все люди разные. Однако можно выделить закономерности, позволяющие отнести их к определенному типажу.

В бизнесе применяются классификации по типу темперамента, по типологии Майерс – Бриггс[1]. Приведу классификацию, которая полезна для подбора менеджеров в отдел продаж и управления продажами.

Если вы понаблюдаете за поведением человека в естественной среде, когда он раскрепощен, не зажат, не обороняется, то вы увидите, как он себя ведет: открыто или закрыто. Открытые люди более общительны, доверчивы, больше говорят. Закрытые – более наблюдательны, больше слушают и думают, меньше говорят.

Так же легко определить, уверенно или неуверенно человек себя ведет. Обычно уверенные люди не сомневаются в своей правоте. В речи неуверенных больше скепсиса.

Если вы посмотрите на рис. 2.1, то увидите вертикальную и горизонтальную оси. Вверху написано «открытый», внизу – «закрытый», справа – «уверенный», слева – «неуверенный». Таким образом, получился крест, который описывает четыре типа людей.

Открытого и уверенного человека отнесем к типажу «Заводила». Какое поведение для него характерно? Это человек-фестиваль, человек-ураган, человек, которому больше всех надо. Он много говорит, часто спорит, заводит окружающих. К тому же он гибко и хорошо подстраивается под разных людей: с одними он серьезный, с другими – легкомысленный.

Рисунок 2.1. Типология сотрудников отдела продаж.

Если вдруг группа людей идет в кино или в ресторан, среди них точно есть Заводила, который их организовал. Узнаете этот типаж? Если вы хотите, чтобы в вашем отделе были продажи новым клиентам, чтобы люди рвали и метали, лишь бы заработать больше, то вам нужен Заводила. Умение привлекать новых клиентов – его главный плюс. К тому же он будет постоянно, вне зависимости от обстоятельств, пытаться продавать все больше и больше. План ему можно ставить амбициозный, выше максимума. Заводилу это будет только раззадоривать. Но у него есть и минусы. Менеджер этого типа, как правило, не способен регулярно представлять подробные отчеты о своей работе: рутина – не его конек. Также он быстро теряет интерес к клиенту, которого уже получил.

Закрытого и уверенного человека отнесем к типажу «Предприниматель», Говорит он мало, в основном по делу. Его мышление системно. Свою работу он выстраивает так, чтобы меньше делать и больше зарабатывать. Это суть его мышления. Предприниматель тоже демонстрирует хорошие показатели в продажах. Он склонен к оптимизации процессов. В отделе продаж обязательно должны быть Предприниматели. Желательно, чтобы руководителем отдела продаж был человек такого типа. Минус Предпринимателя – излишняя зацикленность на системности. Он не способен, когда нужно, надавить и взять напором, как это делает Заводила. Плюс Предпринимателя в том, что он не боится потерять клиента, поскольку его система построена так, что вскоре появится новый. Предприниматель четко и размеренно шагает к цели. Он ясно видит перспективы, что можно проследить по его детализированным отчетным документам.

Открытый и неуверенный человек по этой классификации называется «Опекун». Он «обнимает» клиента, и тот уже не может его «сбросить». Такой человек очень хорошо удерживает существующих клиентов. Опекун знает о клиенте все, часто он становится другом его семьи. Опекун будет всегда защищать интересы клиента, даже перед вами: если вы захотите увеличить стоимость услуги либо изменить условия на более благоприятные для вас, то Опекун примет сторону клиента. В этом его недостаток и достоинство. Опекун прекрасно развивает деловые отношения и укрепляет их. Именно Опекуну нужно передавать клиентов, к которым потерял интерес Заводила.

Часто в компаниях существует два отдела продаж: один привлекает новых клиентов, другой работает с уже существующими. Сотрудники этих отделов сильно различаются. В первом больше Заводил и Предпринимателей, во втором – больше Опекунов.

Руководители компаний, которые обращаются в Vertex, зачастую неправильно представляют, как устроен отдел продаж. Как правило, это компании, которые давно присутствуют на рынке и в основном работают с клиентами, которых накопили за время своей деятельности. Поэтому отдел продаж ориентирован на существующих клиентов. Часто в силу каких-то обстоятельств компания начинает заниматься активными продажами. Руководитель компании обращается к нам с просьбой провести тренинг и сделать из его менеджеров активных продавцов. На что я отвечаю, что сделать это практически невозможно, потому что люди, которые работают в такой компании, по своему психотипу большей частью Опекуны, и поэтому активно продавать не будут. Если им поставить подобную задачу, они будут испытывать сильный дискомфорт, и результат получится все равно хуже ожиданий руководителя. К тому же компания потеряет хороших продавцов, способных удерживать существующих клиентов. В таких случаях я рекомендую принять на работу новых менеджеров по продажам подходящего типажа – Заводил и Предпринимателей.

И наоборот. Бывает, что в компании есть отдел активных продаж. Его руководитель решает создать отдел, который будет заниматься развитием отношений с существующими клиентами, и просит нас провести тренинг по развитию и укреплению отношений с существующими клиентами и повторным продажам, чтобы сделать некоторых активных продавцов менеджерами этого нового отдела. Я отвечаю, что это будет неэффективно, поскольку в отделе продаж такой компании, как правило, работают Заводилы и Предприниматели, а в отделе развития отношений с существующими клиентами необходимы Опекуны.

Итак, мы разобрались с тремя типами людей. Остался четвертый. Это неуверенный и закрытый человек. Данный тип называется «Аналитик». Как его узнать? Это молчаливые люди, которые склонны к анализу информации. Они опираются в основном на чей-то успешный опыт, поэтому часто говорят, кто и как это уже делал. Это люди, склонные анализировать буквально все. Порой они косноязычны и говорят настолько кратко, что кажется, будто они выдавливают из себя слова. Эти люди достаточно рассеянны. Часто делают заметки в нескольких записных книжках, но не помнят, что и куда записали. Забывают элементарные вещи. В то же время они очень самостоятельны. И это их большой плюс. Им можно поручить работу, и они ее выполнят. Но запомните: из Аналитиков получаются самые плохие продавцы. Если у вас в отделе продаж есть Аналитики, то я настоятельно рекомендую их заменить. Во-первых, самому Аналитику тяжело продавать. Во-вторых, вы все равно будете им недовольны. Аналитики лучше себя реализуют в профессиях, связанных с бухгалтерией, анализом фондового, валютного рынка. Но только не в продажах.

УПРАЖНЕНИЕ

Определите, к какому типажу: Заводила, Предприниматель, Аналитик или Опекун – относятся ваши коллеги, сотрудники отдела продаж или знакомые. (В человеке могут сочетаться несколько качеств, но, как правило, не больше двух, и только одно из них превалирует.) Опишите, по каким особенностям поведения вы это определили. Наблюдение проводите в естественной среде, когда человек расслаблен.

Часто меня спрашивают, где же найти хороших менеджеров по продажам, если на рынке труда их практически нет. Давайте посмотрим, как складывается такое впечатление.

Вы размещаете вакансию. На нее приходит мало откликов. Вы просматриваете резюме людей, которые заинтересовались вашей вакансией. Видите, что они вам не очень подходят. Отбираете несколько отвечающих вашим ожиданиям резюме, звоните соискателям. Оказывается, что некоторые из этих кандидатов абсолютно не соответствуют тому, что написано в резюме. Они косноязычны и некоммуникабельны. Проверка показывает, что «личные качества», перечисленные в резюме, мягко говоря, далеки от действительности. И только единиц вы приглашаете на встречу Некоторые к вам просто не приходят. Бывают курьезные случаи, когда, например, человек говорит, что он уже зашел в ваш офис, и после этого не берет трубку. А те, кто пришел, выглядят иначе, чем вы себе представляли. В итоге у вас складывается впечатление, что на рынке труда подходящих людей нет.

Дам вам несколько рекомендаций. Во-первых, размещайте объявление о вакансии на всех существующих сайтах, которые посвящены поиску работы в вашем регионе. По данным отдела по подбору персонала компании Vertex, базы данных этих сайтов пересекаются не более чем на 30–35 %. Также стоит учесть, что соискатели, несмотря на то что зарегистрировались в нескольких базах по поиску работы, используют один сайт, интерфейс которого им больше нравится. Это как с социальными сетями: имея аккаунты во всех, вы активно пользуетесь одной-двумя.

Во-вторых, обязательно звоните всем кандидатам, которые откликнулись на вашу вакансию. Единственной причиной, по которой вы можете не звонить, является ограничение по возрасту, полу или опыту работы, если это для вас важно. Все остальное, что написал соискатель в резюме, порой имеет мало отношения к действительности. И главное, не надо пытаться «шаманить» по резюме, гадать без живого общения, подходит вам человек или нет. Без общения по телефону и личной встречи вы не сможете понять компетенции и характер человека. Часто бывает так, что люди, которые пишут «красивые» резюме, не умеют работать, и наоборот. Поэтому старайтесь звонить всем соискателям, которые откликнулись на вашу вакансию.

И третье правило. Старайтесь приглашать на личное интервью как можно больше соискателей из тех, которые хорошо и по делу говорили по телефону В этом случае у вас будет большой поток кандидатов, а значит, и выбор. Не надо пытаться при личной встрече решить вопрос интуитивно, подходит ли человек и будет ли он продавать. Используйте кейсы, тесты, проективные методики, описанные в бизнес-литературе. И обязательно для себя определяйте, к какому типажу относится человек. Кто он – Заводила? Предприниматель? Аналитик? Опекун? Так вы точнее определите, сможет или нет он выполнить те задачи, под которые вы принимаете его на работу.

Некоторые специалисты рекомендуют использовать при отборе кандидатов метод стресс-интервью. Они утверждают, что это является хорошей методикой подбора персонала, в том числе менеджеров по продажам. Суть метода стресс-интервью в том, чтобы собрать группу соискателей из 10–15 человек. Руководители компании объявляют, что примут на работу только одного из них. Вакансия, дескать, сложная. И наблюдают, сколько кандидатов уйдет сразу и перестанет бороться за вакансию. Тех, кто остался, специально долго томят, приглашая по одному, и смотрят, кто из них не выдержит и тоже уйдет. В результате такой проверки на стрессоустойчивость остается несколько людей, из которых выбирают лучшего. Методика, безусловно, рабочая. Но есть один большой подводный камень, о котором я хочу вас предупредить.

Расскажу об одном из наших клиентов – компании, которая занималась разработкой и изготовлением картонной упаковки, условно назовем ее «Коробок». Компания активно развивалась в течение пяти лет, и вот новый менеджер по персоналу решил применить стресс-методику. Они взяли трех хороших пробивных продавцов в дополнение к девяти, которые были приняты методом обычного собеседования.

Постепенно Интернет начал наполняться нелестными отзывами о компании «Коробок» и ее методах отбора кандидатов. Компания не сразу почувствовала возрастающий негатив. Этот снежный ком образовался незаметно и достиг таких размеров, что новые менеджеры по продажам уже не приходили на собеседования в «Коробок». На вакансии просто никто не откликался. Менеджер по персоналу занимался активным поиском на сайтах, посвященных подбору персонала, и предлагал работу. Но необходимых сотрудников найти не удавалось.

Тогда менеджер набрал в интернет-поисковике «“Коробок”, отзывы» и с удивлением обнаружил, что негатива о компании так много, что официальный сайт «Коробка» находится на пятой строчке после источников с этими критикующими отзывами. Что же он там прочел? Откровения отсеянных соискателей о том, как проходило собеседование. Менеджер по подбору персонала применял не только стресс-интервью, но и другие методики, которые вызывали у кандидата состояние дискомфорта, чтобы проверить, как он будет себя вести в экстремальной ситуации. Ясно, что ничего хорошего о компании в отзывах написано не было. В результате соискатели, которые умеют работать с информацией, отклоняли предложение данной компании. А те, кто соглашался, были менее инициативны и менее сообразительны. Некоторые из пришедших на собеседование быстро уходили: к такому результату приводило использование стресс-методики. Оставались только те, кто считал, что его больше никуда не возьмут.

Данная методика будет работать, если ваша компания входит в списки «самых привлекательных работодателей» и все хотят у вас работать, если средства массовой информации регулярно расписывают, какие вы классные и перспективные. Если же ваша компания не столь популярна, странно ожидать от адекватного соискателя безоговорочного желания у вас работать.

И поверьте мне, в большинстве случаев соискатель успевает перед собеседованием лишь кратко ознакомиться с историей вашей компании, не вникая в детали. Потому что у него несколько собеседований в неделю, а порой и в день, и он физически не может успевать проанализировать все компании, в которые идет. Так вот, с какой стати соискателю, который является отличным продавцом и хорошим человеком, так сильно стремиться занять вашу вакансию и терпеть унижения на стресс-интервью?

Данная методика «отфильтровывает» сильных менеджеров по продажам, и нужные люди не доходят до компании. Поэтому я настоятельно рекомендую вам держаться подальше от методик стресс-интервью и массового отсеивания соискателей.

Что же произошло с компанией «Коробок»? Опомнившись, ее руководители обратились в пиар-агентство, чтобы они помогли как-то справиться с ситуаций, связанной с негативом в Интернете. Оказалось, что на корректировку общественного мнения, сформировавшегося в сети, потребуется не менее 3 млн

рублей. Учредители поссорились из-за нехватки денег, компания распалась после пяти лет успешной работы. Стресс-методика обошлась для нее непозволительно дорого.

Часто я слышу от наших клиентов вопрос: какого менеджера по продажам лучше брать – с опытом работы или без? Ответ зависит от того, чего вы хотите. Давайте рассмотрим это на примерах.

Расскажу о нашем клиенте – компании, которая достаточно успешно продает электронные компоненты. Это сложный рынок. Компания небольшая – пару лет назад ее штат составлял около 50 человек, но с хорошими оборотами. Ее руководители взяли на работу четырех менеджеров по продажам с наработанной клиентской базой из закрывшейся компании-конкурента, которые проработали на рынке более семи лет. У менеджеров были устоявшиеся связи с клиентами в городах, удаленных от Москвы и Санкт-Петербурга, таких как Екатеринбург, Иркутск, Владивосток, Хабаровск. Они просто переключили своих клиентов на нового поставщика. Благодаря чему в компании начался новый виток развития. За два года штат вырос в три раза, многократно увеличились обороты. Поэтому, если вы хотите расширить свой бизнес и специфика вашей отрасли позволяет переключать клиента с одного поставщика товаров или услуг на другого, вы можете использовать эту стратегию. В таком случае приглашайте менеджера по продажам с опытом работы не менее пяти лет и с полезными связями. Тогда стратегия будет эффективна.

Возьмем другой пример. Многие руководители компаний предпочитают нанимать менеджера по продажам с опытом работы в определенной сфере. К сожалению, часто это является ошибкой.

Когда вы берете опытного менеджера из вашего сегмента рынка, весьма вероятно, что у него есть свои установки относительно того, как надо продавать. Не факт, что его модель работы подойдет для вашей компании. У вас может быть одно видение стратегии продаж, а он привык действовать по-другому Перевоспитать взрослого человека, у которого сложилось собственное мнение о том, как нужно продавать, бывает очень тяжело. Если вы настаиваете на выборе менеджера с опытом работы в вашем бизнесе, то вы будете гораздо дольше подбирать нужного человека. Если вы готовы ждать, тогда это хорошая тактика. Просто надо тщательно отбирать кандидатов и изучать причины, по которым они меняли места работы.

Кстати, вы не задумывались, почему опытный успешный менеджер по продажам ищет работу? Если он умеет хорошо продавать, вряд ли его уволили по инициативе работодателя. Скорее всего, это менеджер «с сюрпризом»: либо у него слишком большие амбиции для своего возраста, опыта и результатов работы, либо он склонен к конфликтам, либо просто любит часто менять работу. Присмотритесь к нему повнимательнее, иначе вы рискуете взять человека, который и у вас долго не проработает. И его опыт продаж в конкретной сфере может никак не отразиться на успешности вашего бизнеса.

На вакансию менеджера по продажам имеет смысл рассматривать кандидатов и без опыта работы. Каждый соискатель похож на алмаз. Пока он не огранен, он выглядит как обычный камень, не блестит, но его ценность от этого не уменьшается. Нужно только суметь обнаружить талант кандидата. Вы можете разглядеть в человеке, который к вам пришел, потенциал, которого он сам еще не оценил. А раз не оценил, значит, у вас есть возможность получать сверхприбыль: до момента, когда он узнает себе цену, вы сможете на нем зарабатывать. Я не призываю вас ему не платить. Платите достойно. Но поверьте мне, аппетиты у такого сотрудника в течение первых лет работы будут ниже, чем прибыль, которую он принесет.

К тому же такой сотрудник быстро учится, его не приходится переучивать. Направьте сотрудника на открытый тренинг по продажам, приобретите для него видеотренинг или научите сами. Затем новоиспеченного менеджера по продажам следует протестировать.

Сотруднику без опыта в продажах придется помогать на начальном этапе: где-то подсказать, где-то подтолкнуть. И если вы правильно выбрали человека, правильно оценили его природные качества, то когда они раскроются, в нем родится продавец. В этом случае вы можете смело рассчитывать на его высокую лояльность к вашей компании и продолжительную эффективную работу в ней. Я склоняюсь именно к этому варианту найма менеджера по продажам.

УПРАЖНЕНИЕ

Опишите вакансию менеджера по продажам вашей компании. Помните, что цель размещения вакансии – чтобы кандидат отправил резюме или позвонил вам. Потом ваша задача – отсеять неподходящих. Если вы усложните требования к соискателям, получите мало звонков. Не откладывайте всю работу по отбору кандидатов на этап собеседования, думая, что, если вы ужесточите требования к кандидату, откликнется именно тот, кто нужен, а вы тем самым сэкономите время. Вообще никто не позвонит! Хотя, согласно статистике сайта компании Headhunter, на одну вакансию менеджера по продажам в Санкт-Петербурге приходится в среднем по 40–50 резюме.

Типичная ситуация для нового менеджера по продажам: ему дают каталоги товаров, которые продает компания, выделяют время, чтобы с ними ознакомиться, после чего дают телефон, компьютер и говорят: «Продавай!».

Если менеджер опытный, проблем не возникает, минимальной адаптации ему вполне достаточно. Если же менеджер никогда до этого не продавал, ничего не получится. Сам продавать он не начнет. Часто бывает, что человек, наделенный природой качествами, необходимыми, чтобы стать успешным продавцом, их в себе не осознает. Боится их проявить или не знает как. «Раскрыть» продавца – ваша задача. Об этом мы еще поговорим подробно, а пока пробежимся по схеме грамотной адаптации новичка в коллективе.

Представьте его ближайшим коллегам и сотрудникам других отделов компании, чтобы он не чувствовал себя зажатым и не ощущал, что он здесь временно. Новый человек в компании должен понимать, что он важен, что все его знают, готовы вести с ним диалог, помогать ему.

После этого новому сотруднику необходимо рассказать о компании. Хорошо, если у вас есть презентация, в которой он может найти такую информацию. Если презентация краткая, необходимо, чтобы руководитель отдела или уполномоченный сотрудник рассказал менеджеру все, что нужно: историю, перечень товаров, описание системы сбыта, преимущества товаров по сравнению с конкурентами.

После того как первый этап обучения нового менеджера закончен, рекомендую провести маленький тест и проверить, что менеджер запомнил, а что записал.

Затем менеджеру необходимо показать сам продукт компании, живьем либо в каталогах, и рассказать о его основных качествах. Попросите вашего сотрудника пересказать все, что вы ему только что рассказали, либо проведите небольшое тестирование. Так вы сразу поймете, что уложилось в голове нового сотрудника, а что пролетело мимо ушей.

Уже на этом этапе можно понять, как будет работать новый сотрудник. Обратите внимание на то, есть ли у менеджера рвение изучать ваш продукт и продавать его. Внимательно ли он слушает? Хорошо ли он все схватывает? Если новичок формально подходит к изучению информации о компании и товаре, значит, и работать будет так же. Продолжать работать надо только с теми людьми, которые добросовестно подошли к этапу адаптации и тщательно записали и выучили информацию, которую вы им дали.

И еще один важный момент в адаптации нового сотрудника – это помощь в овладении навыками продаж именно вашего товара. Даже если вы взяли опытного менеджера, ему все равно требуется время, чтобы адаптироваться к новому рынку. У каждого товара своя специфика, стратегия сбыта со своей последовательностью шагов, которые ведут к результату.

И главное, у каждого товара и компании свои конкурентные преимущества. Умение их правильно подавать требует подготовки. Важно, чтобы опытный менеджер или руководитель отдела подробно рассказали новому сотруднику об особенностях продаж в компании.

• С кем следует вести переговоры в разных случаях?

• Как лучше выходить на сотрудника, принимающего решение: сверху вниз, через генерального директора, или снизу вверх, через технических специалистов?

• С какими возражениями он может столкнуться?

• Какие наиболее интересные и эффективные ответы на них есть?

• Какие преимущества есть у товара перед продукцией конкурентов?

• В каком случае проводить личную встречу а в каком – поговорить по телефону?

• Кто является вашим клиентом?

• По каким параметрам определить, что клиент пока еще не ваш или вообще не ваш?

• Где искать клиентов?

• В каких источниках брать информацию о клиентах?

Ответы на эти вопросы необходимо дать новому сотруднику чтобы его подготовка к продажам прошла максимально быстро.

Важным элементом адаптации менеджера по продажам является темп работы, который вы задаете ему с самого начала. Часто руководители допускают ошибку, давая менеджеру маленькую нагрузку и постепенно ее увеличивая. Руководитель ожидает, что, по мере того как сотрудник будет учиться, он начнет выполнять большее количество работы. На практике эти ожидания редко совпадают с действительностью.

Вот как это выглядит в глазах нового сотрудника. Ему установили твердый оклад и размер комиссии с продаж. Изначально у него была небольшая загрузка, и через какое-то время он сделал вывод, что эта загрузка соответствует норме, именно за нее ему платят оклад и комиссию. Когда вы увеличиваете нагрузку, сотрудник начинает сопротивляться: «Как же так? Объем работы растет, а доход не увеличивается? Что происходит? Почему я должен работать больше, а получать столько же?». Чтобы сумма заработка стала больше, надо продавать. Чтобы продавать, требуется прилагать больше усилий. Делать больше усилий сотрудник, оказывается, не готов. Как видим, тактика плавного увеличения нагрузки на практике не работает.

Следует применять принципиально иную систему. Вы должны максимально загрузить менеджера. После того как он проработает пару месяцев, ослабляйте нагрузку. Тогда менеджер будет считать нормой гигантскую нагрузку, а послабление воспримет как поощрение со стороны руководителя за хорошую работу. Хотя вы просто вывели его на нормальную нагрузку.

Так в сознании менеджера устанавливается планка, с которой он будет всякий раз сравнивать текущий объем работы. Также сверхнагрузка – отличный способ проверить, как менеджер будет себя вести в экстремальной ситуации.

УПРАЖНЕНИЕ

Напишите пошаговый план адаптации нового менеджера по продажам – чем подробнее, тем лучше. Дайте этот план ему в руки. Пусть сам пройдет все этапы. Это позволит легко ввести его в курс дела. В завершение проэкзаменуйте его, чтобы проконтролировать качество адаптации.

Давайте разберемся, как определить, насколько эффективно работает сотрудник отдела продаж. Руководители часто делают выводы, основываясь исключительно на финансовом результате. Это неверно, и вот почему.

Предположим, специфика вашего бизнеса такова, что с момента первого контакта с клиентом до момента продажи проходит несколько недель. Значит, новому сотруднику, чтобы показать вам финансовый результат, требуется от одного до трех месяцев. Это, конечно, совпадает с длительностью испытательного срока. Однако не исключено, что результат вот-вот появится, и, поспешив, вы уволите хорошего продавца. А может, результат появится только через четыре-пять месяцев, тогда держать такого сотрудника становится накладно.

Поэтому в дополнение к финансовым показателям отслеживайте результаты промежуточные. Тут я всегда вспоминаю тренировку велосипедистов. Представьте, что вы тренер. Вы хотите, чтобы ваш подопечный велосипедист приехал из пункта А в пункт Б. Момент, когда он доберется до пункта Б, в продажах сравним с моментом, когда на расчетный счет вашей компании поступают деньги от клиента. Финансовая цель достигнута, продажа осуществилась.

Как узнать, что ваш велосипедист продвигается к пункту Б? Для этого нужно проанализировать его работу. Во-первых, как долго он крутит педали? Выкладывается на трассе или нет? Быстро крутит или медленно? С желанием или неохотно? Во-вторых, насколько качественно он едет? Объезжает ли кочки? Не попадает ли в кюветы? Не останавливается ли там, где не надо? И в-третьих, в каком направлении он едет? Может, он отклонился от курса и едет совсем не туда… Нет необходимости ждать, когда он доберется до финиша, также как нет необходимости ждать финансового результата нового менеджера, если вы видите, что он топчется на месте.

Рисунок 2.2. Показатели эффективности работы менеджера по продажам.

Понять, продаст ли новичок хоть что-нибудь, можно с помощью треугольника финансового результата (см. рис. 2.2).

Одна сторона треугольника – это объем работы менеджера. Как много звонков в день он делает, как много коммерческих предложений отправляет, как много встреч проводит.

Вторая сторона треугольника – это качество работы менеджера. Умеет ли он убеждать секретаря соединить его с руководителем, не занимается ли просто отправкой факсов с прайс-листами, умеет ли работать с возражениями, аргументировать свою точку зрения, правильно презентовать вашу компанию, демонстрировать ценность вашего продукта, борется ли за клиента.

Третья сторона треугольника – это клиенты, с которыми работает менеджер. Те ли это компании и люди, с которыми он должен работать?

Когда менеджер выполняет работу так, что у треугольника есть все три стороны, вы получите финансовый результат. Если одной стороны недостает, ваши деньги будут через нее вытекать. Поэтому рекомендую внимательнее относиться к промежуточным показателям. Давайте разбираться, что именно вам нужно учитывать.

Во-первых, сколько звонков ежедневно он делает. Почему ежедневно? Потому что делать холодные звонки никто не любит. Потенциальные клиенты часто отвечают, что им ничего не нужно, и кладут трубку. Менеджер сталкивается с негативной реакцией, поэтому готов делать что угодно, лишь бы не звонить новым клиентам. Если вы не контролируете холодные звонки ежедневно, то менеджер за неделю отвыкает их делать и придумает четкое оправдание. Например, скажет, что звонить неэффективно, что нужно больше рекламы, что утром клиенту звонить бесполезно, потому что у него совещание, перед обедом бесполезно, потому что клиент злой, после обеда бесполезно, потому что клиент хочет вздремнуть, он вялый и ему ничего не интересно, а к вечеру звонить бесполезно, потому что клиент уже устал и разговор точно не сложится.

Количество каких именно звонков нужно контролировать ежедневно? Забудьте словосочетание «результативный звонок».

Как только вы его произносите» начинается вечный спор о том, что значит «результативный звонок». Поэтому просто контролируйте количество «алло». Сколько раз менеджер снял трубку, набрал номер и услышал с той стороны хоть что-нибудь. Нормальный показатель – от 30 до 70 «алло» в день. В зависимости от специфики вашего бизнеса, товара или услуги количество будет варьироваться. В некоторых сферах бизнеса количество превышает 100, в некоторых не доходит и до 30. Но это исключения из правил. Среднее количество звонков – 40–50 в день.

Во-вторых, ежедневно контролируйте, сколько коммерческих предложений или информационных писем отправляет ваш менеджер клиентам. Для этого распорядитесь, чтобы менеджер ставил ваш адрес в копию во всех исходящих письмах. Тогда вы увидите, сколько штук он отправляет и что это за письма. Вам нет необходимости их читать. Следите за количеством. При количестве звонков от 30 до 70 в день, нормой считается отправка от 5 до 12 писем.

В-третьих, если ваш бизнес предполагает, что менеджер по продажам должен встречаться с клиентами, непременно нужно контролировать и этот параметр. Хороший показатель – от 15 до 20 встреч в месяц. В некоторых отраслях необходимо меньше 10 встреч, а в некоторых – больше 20.

Мы разобрались, как контролировать объем работы менеджера. Это одна сторона треугольника. Давайте посмотрим, как отслеживать результат по второй стороне треугольника успеха.

Рекомендую делать это с помощью регулярной аттестации – не реже чем раз в полгода, а то и в квартал. Аттестация напоминает тестирование, которое вы проводили во время первичной адаптации. Это могут быть кейсы, тесты, проверка на знание продукта. Гоняйте каждого сотрудника не менее 30–40 минут.

Экзамен должен содержать два больших раздела. В первом необходимо проверять знание компании, товара и их преимуществ. Во втором – навыки продаж: умение работать с возражениями, преодолевать секретаря, презентовать товар, аргументировать его преимущества, назначать и проводить встречи.

Третья сторона треугольника – это компании, в которые стучится менеджер с вашим коммерческим предложением. Посмотрите его клиентскую базу: с какими компаниями он работает, с какими людьми в компаниях он контактирует. Если в его базе нецелевые компании, скорректируйте. Если менеджер контактирует с секретарями или с людьми, о которых ничего не знает, кроме имени, требуйте уточнить информацию – должность, личные контакты, весомость в принятии решений компании. Иначе все его старания будут бессмысленны.

Если у вас есть все три составляющие успеха, ждите финансового результата. За время моей работы в консалтинге, а это более пятнадцати лет, не встречал ни одного исключения из этих правил.

В случае, если ваш отдел продаж выполняет все нормативы добросовестно, а финансового результата нет, значит, проблема в вашем продукте. Либо он не попадает в соответствующий ему ценовой сегмент, либо не выдерживает конкуренции, либо неправильно выбрана стратегия его позиционирования на рынке.

УПРАЖНЕНИЕ

Попросите менеджера по продажам заносить в приведенную ниже форму ежедневного отчета по звонкам результаты всех звонков, включая «не дозвонился», «нет на месте», «занято», «номер не существует» и т. д.

К постановке плана продаж для отдела и менеджеров существует два подхода: можно отталкиваться от достигнутого, а можно – от желаемого.

Суть первого подхода в том, что при расчете плана вы ориентируетесь на ресурсы, которыми ваша компания уже располагает. Вы берете план продаж, который был выполнен в прошлом году Добавляете к нему увеличение цены продукта, прогнозируемое увеличение рынка и прирост продаж. В итоге получается план продаж на текущий год.

Его необходимо распределить между вашими сотрудниками, учитывая их психологические типажи. Заводиле надо ставить план больше максимально возможного. Предпринимателю можно ставить план продаж чуть выше нормы. Опекуну надо ставить реальный план, без увеличения. Напомним, что он «заточен» на работу с существующими клиентами.

Рассмотрим второй вариант – планирование желаемого объема продаж.

Предположим, вы хотите утроить продажи в следующем году. Возьмите план, который был выполнен в текущем году, умножьте его на три. Исходя из полученной цифры, посчитайте, какой сегмент и объем рынка вам нужно захватить, сколько вам нужно менеджеров для этого, какая у вас должна быть тактика сбыта, потребуется ли выводить на рынок новый продукт. При таком планировании вам обязательно нужны подстраховочные проекты, которые позволят поддержать равновесие в случае неудачи. Если продажи будут невысокими, подстраховочные проекты помогут вам смягчить последствия. Если же и они «выстрелят», и получится выполнить намеченный план продаж, прибыль будет еще выше.

Иногда меня спрашивают: зачем вообще составлять план продаж? Когда у менеджера есть мотивация в виде комиссии от продаж, то он сам будет стараться добиваться максимального результата. К сожалению, это не так. Представьте себе спортсмена, который профессионально бегает стометровку. Если ваш спортсмен будет соревноваться сам с собой, то его результат будет худшим по сравнению с тем, какого он может достичь. Если он будет соревноваться с напарником из своей же команды, то результат будет лучше его собственного. Если же он будет соревноваться с напарником из команды соперника, то результат будет максимально возможным. То же самое и с планом продаж. Цифры в плане являются планкой, на которую ориентируются сотрудники. Ее достижение нужно сделать для них крайне важным. Вам нужно подчеркивать это словами и действиями.

Для успешной работы отдела продаж необходима постоянная визуализация требуемой цифры. Важно всегда иметь перед глазами общий план на отдел, а также индивидуальные планы менеджеров. Если вы не хотите, чтобы менеджеры знали о планах своих коллег, можете обозначать выполнение плана в процентном соотношении. Это удобно делать на настенной доске перед выходом из офиса отдела. Вы строите столбчатую диаграмму, где на вертикальной оси указывается процент от выполнения плана, а на горизонтальной отмечены имена менеджеров. Каждую неделю или каждый месяц, в зависимости от оборачиваемости вашего товара на рынке, скорости и частоты отгрузок, вы вывешиваете процент выполнения плана каждым менеджером. И они начинают соревноваться между собой. Сразу видны и отстающие, и лидеры. В таком случае доска становится дополнительным нефинансовым мотиватором.

Часто меня спрашивают, как составить план продаж, когда речь идет о сложной дорогой технике, которая продается в небольших количествах – до 10–12 единиц в год. Предположим, вы взяли менеджера по продажам, который еще не работал с вашим продуктом, и это для него новое направление. Вы не знаете, сколько единиц оборудования или сложной услуги он может продать, вам не от чего отталкиваться. Или у вас совсем мало опыта в продаже такого оборудования. Как в этом случае действовать? Отталкивайтесь от желаемого плана. Посчитайте расходы, которые вы понесете в связи с открытием этого направления продаж: оклад менеджера, стоимость аренды офиса, налоги, расходы на Интернет, телефонные звонки и пр. Добавьте сюда ту норму рентабельности инвестиций, которую вы хотите получить. У вас получится сумма, которую вы должны иметь к концу года на счете. Добавьте к ней свою наценку, вычтите налоги. В конце рассчитайте объем продаж данного оборудования, благодаря которому необходимая сумма поступит на счет вашей компании. Так вы получите примерный план продаж. Рекомендую его увеличить, чтобы иметь некоторый запас прочности.

Допустим, у вас получилось, что вам нужно продать 15 единиц техники в год. Вы раскидали их на трех менеджеров, то есть у каждого план на пять продаж. Дальше оцените, сколько в России предприятий, которые могут купить ваш товар. Затем выстраивайте промежуточные параметры: объем, качество и количество компаний, которые менеджер должен закрепить за собой и развивать в течение года, чтобы продажа состоялась.

В этой методике есть нюанс. Бывают ситуации, когда продажи начинаются только в следующем году: менеджер нарабатывает базу и клиенты планируют покупку на следующий бюджетный год. В этом случае рассчитывайте желаемый план, исходя из того, что ваши менеджеры начинают работу над продажами следующего года с третьего-четвертого квартала текущего года. Закладывайте от трех до шести месяцев для наработки контактов и портфеля заказов на год.

Другой вариант – планирование дохода менеджера по продажам. Я встречался с такой методикой в нескольких компаниях, и она дает результат. Как это делается? У менеджера нет плана продаж, нет планки, которой он должен достичь. Зато есть вполне четкая мотивация в виде фиксированной части оклада и процента от продаж. А дальше руководитель говорит: «Я хочу, чтобы мои менеджеры были богатыми людьми, хорошо зарабатывали. Поэтому вам необходимо в течение первых трех месяцев выйти на уровень дохода 60 тыс. рублей, за полгода – 80 тыс. рублей, к концу года – 100 тыс. рублей. Если вы не выйдете на данный уровень личного дохода, мне придется выяснить, почему у вас это не получается».

Хотя акцент делается на уровне дохода самого менеджера, легко посчитать, какой именно план продаж должен реализовать этот менеджер, чтобы получить свои 100 тыс. рублей в месяц, с учетом оклада и процента от продаж.

УПРАЖНЕНИЕ

Составьте дополнительный план развития менеджеров, который позволит им более эффективно выполнять ваш основной финансовый план. Продолжите начатый список.

Давайте посмотрим, какие основные функции должен выполнять успешный руководитель. Вы хотите, чтобы ваш сотрудник выполнил определенную работу Что необходимо для этого сделать?

Первая функция – планирование: нужно поставить менеджеру задачу и определить, чего он должен достичь. Эту функцию мы разобрали в предыдущей главе.

Вторая функция – мотивирование сотрудника. Для простоты представьте себе человека, перед которым маячит морковка. Это мотивация, которая побуждает его двигаться к достижению результата (см. рис. 2.3). Мотивация может быть как со знаком плюс: премия, похвала, – так и со знаком минус: штраф, взыскание, неприятный разговор с руководителем.

Вы повесили перед менеджером морковку, тот продвигается к ней, но через какое-то время утрачивает интерес или понимает, что получит ее без того большого труда, с каким она ему давалась в начале работы. Мотивация сотрудника «затухает». Он начинает лениться, откладывать дела на потом и т. д.

Вот какими последствиями это чревато. Представьте, что вы выводите на рынок дополнительный продукт. Вы предлагаете подчиненным повышенный процент с его продаж, чтобы они активнее его предлагали клиентам. Но, к вашему удивлению, большинство менеджеров продолжает продавать основной продукт как раньше. Спрашиваете, почему сотрудники игнорируют возможность больше заработать? Они найдут десятки оправданий, но никто не признается в главном: просто нужно сделать над собой усилие!

В этом случае важна третья и четвертая управленческие функции. Сзади на менеджера должен надвигаться своего рода огонек. Это организация работы и контроль, которые не дают человеку стоять на ровном месте. Он вынужден идти по направлению к морковке.

Рисунок 2.3. Основные управленческие функции.

Только эти четыре функции, связанные воедино, дают вам возможность эффективно управлять сотрудниками. В первую очередь вы ставите задачу в виде плана. Во вторую – организуете работу так, чтобы сотрудник понимал, что и где взять, где находится товар, как он отгружается, какой в компании документооборот. Затем объясняете, зачем это делать, используя финансовую и нефинансовую мотивацию. И наконец, контролируете достижение плана, который поставили перед сотрудником.

Распространенная ошибка – неисполнение одной из четырех управленческих функций. Давайте посмотрим, к чему это приводит.

Представьте, что не исполняется функция планирования.

Тогда менеджер будет делать столько, сколько получается, без стремления улучшить свои результаты. План становится чем-то вроде соперника, с которым нужно справиться. К тому же визуализация плана помогает его достичь.

Представьте, что вы поставили план, мотивировали менеджера, контролируете его, но не организовали работу должным образом. Сотрудник сталкивается со сложностями и не знает, как их решить самостоятельно. Он может обратиться к вам с вопросом. Или, если он боится вас отвлекать, он может умалчивать о том, что не знает, как решить задачу. В этом случае работа пробуксовывает, а вы узнаете о проблеме уже тогда, когда она превратилась в трудноразрешимую. Поэтому работа сотрудника должна быть изначально организована так, чтобы он не испытывал сложностей при выполнении поставленной задачи: ни в доступе к необходимым материалам, ни во взаимодействии с другими сотрудниками, ни в подготовке отчетности. Учитывайте технические, бухгалтерские, экономические ресурсы, которые необходимы вашему сотруднику.

Теперь представьте, что отсутствует функция контроля. Без контроля сотрудники отдела перестанут выполнять часть поручений. Невыполненные мелкие оперативные задачи похожи на пыль, которая засоряет механизм вашего бизнеса. Пыльные шестеренки быстрее стачиваются, расшатывая весь рабочий процесс. Механизм начинает давать сбой. Прибыль уменьшается. Расходы растут. Если же задачи выполняются быстро и четко, то они похожи на масло, которое смазывает шестеренки, и те прекрасно крутятся, принося прибыль вашему бизнесу.

Контролировать сотрудников необходимо, чтобы, во-первых, вовремя разрешать возникающие проблемы и, во-вторых, чтобы мотивировать их доводить дела до конца и достигать результата. Контроль – гарантия выполнения работы качественно и в срок.

Главное, выбрать оптимальный тип контроля. Всего их шесть:

1. Итоговый. Задача выполнена, проверили.

2. Предварительный. Досрочный контроль, чтобы посмотреть, в каком состоянии выполнение задачи и что сделано за прошедшее время. Отлично работает для придания ускорения сотруднику.

3. Поэтапный. Отлично подходит для контроля сложных объемных проектов. Каждая задача разбивается на этапы. Каждый этап контролируется по итогу или предварительно. Один этап длится неделю, другой – один день, третий – месяц. Смотрите по ситуации.

4. Периодический. Контроль согласно временным интервалам. Например: по понедельникам, или каждый месяц, или каждый день в 15:00. Таким образом хорошо проверять рутинные систематические задачи, а также дисциплинировать персонал.

5. Выборочный. Проверяется какая-то случайно выбранная часть работы. Так принимают партии кофе, когда невозможно проверить 100 тонн товара. Каждый килограмм не проверишь, а вот взять по горсти из случайных мешков вполне по силам. Если не устраивает качество, то бракуется вся партия. В случае с контролем работы подчиненных это может быть неожиданная проверка. Она действует по такому же принципу. Подошли и вдруг проконтролировали. Когда будете практиковать этот тип контроля со своими подчиненными, не забудьте их предупредить заранее, что вы можете в любой момент проверить. Иначе это будет вызывать недоумение, недовольство и повод для конфликта. Не забывайте, что контроль нужен не для поимки злоумышленника, а чтобы научить сотрудника всегда хорошо выполнять свою работу. Кстати, тайный покупатель – типичный пример выборочного контроля.

6. Процессный, или тотальный» Вы контролируете все этапы, буквально проверяете каждый шаг. Используется в случаях, когда сотрудник осваивает новую задачу, ошибки в выполнении которой накладны для компании. Контролируйте процессно все задачи, результат которых для вас крайне важен, и вы не уверены, что сотрудник сможет справиться как следует.

Помните обо всех этих типах контроля и применяйте их по мере необходимости. Это ваши рабочие инструменты. Они помогут вам создать необходимый прессинг на сотрудников и будут их мотивировать. Отчитываясь перед вами, сотрудники подсознательно понимают, что их так строго контролируют, потому что их работа важна для руководителя, значит, для компании в целом. Это повышает их внутреннюю значимость и самооценку.

Рано или поздно перед каждым руководителем встает вопрос: как самому не забыть все, что он поручил сотрудникам? Представьте, что у вас в подчинении десять человек. У всех есть свои системные задачи – такие, как отчетность по звонкам, количество встреч с клиентами. Плюс разовые оперативные задачи, например, кому-то позвонить, встретиться, подготовить материалы и т. д. Предположим, что каждому сотруднику вы ставите в день пять оперативных задач. У вас на десять человек получается 50 задач в день. Если умножим на 20 рабочих дней в месяц, то выходит 1000 задач. Как контролировать этот огромный объем?

1. Вручаете каждому сотруднику персональный ежедневник со словами: «Записывайте все задачи, которые я вам ставлю. Если увижу, что не записываете, оштрафую на 500 рублей».

В конце месяца вы выборочно проверяете ежедневники одного или нескольких сотрудников. Если находите невыполненную задачу, которая была забыта или проигнорирована, штрафуете или уменьшаете премиальную часть. Так учим подчиненных относиться серьезно ко всему, что вы говорите.

2. Ведете учет всех поставленных задач в документе Excel. Создаете таблицу со следующими столбцами:

a) ФИО сотрудника.

b) Дата постановки задачи.

c) Суть задачи.

d) Дата выполнения.

e) Формула. Если текущая дата больше или равна дате выполнения, то высвечивается слово «контроль». Так вы сможете всегда видеть, какие задачи должны быть выполнены сегодня. Вы можете фильтровать информацию в столбцах, каждый раз получая новые данные о работе вашего отдела. Какие вообще задачи выполнял сотрудник? Какие задачи должен сотрудник выполнить на этой неделе? В этот день? Какие задачи выполнены, а какие забыты?

Шестой колонкой можно поставить предварительный контроль, например, за три дня до дедлайна, чтобы напомнить о приближающемся дне «икс».

Существует множество программных обеспечений, с помощью которых можно автоматизировать контроль всех рабочих процессов, происходящих в компании. «Мегаплан», «Битрикс», «Адванта», Jira – выбирайте на любой вкус. Использование программы экономит от 20 до 50 % времени руководителя, так как позволяет решить сразу несколько проблем:

1. Забывчивость сотрудника. После того как вы поставили задачу в системе, сотруднику приходит электронное письмо или CMC-уведомление, в котором вы прописали требования и сроки. Все дела формируются в общий список с хронологией выполнения. Это очень удобно, когда вы ставите много задач, различных по срочности. Сотрудник видит, что ему дано, например, три дня на выполнение какой-то задачи, и далее он сам планирует свое время, чтобы уложиться в срок. Кстати, система не оставит его в покое, пока он не завершит дело, и будет ему автоматически напоминать о приближающемся дедлайне.

2. Потерянные данные в работе над проектом. В базе можно хранить всю переписку, дополнительные материалы, файлы, ссылки. Вам не придется перерывать почту в поисках заветного письма от фрилансера или создавать папку-архив у себя на компьютере и все время сохранять там материалы по проекту. Все собрано в одном месте, на отдельном сайте. В систему также можно добавлять удаленных сотрудников и вести переписку через систему, чтобы ничего не потерять.

3. Конфликты между сотрудниками разных подразделений.

В первую очередь это касается взаимодействия отделов продаж и маркетинга, отдела закупок и бухгалтерии, отдела продаж и бухгалтерии, когда сотрудники не понимают разницы между проектным и функциональным управлением.

Давайте разберем на конкретном примере. Функционально бухгалтер подчиняется главбуху, но в рамках какого-то проекта, например, участия компании в тендере, он обязан выполнить задачи от менеджера по продажам. Вот менеджер подходит к бухгалтеру и получает жесткий отпор: «Я тебе не подчиняюсь. У меня своей работы хватает. Мне некогда» – и так далее.

Что делать менеджеру? Прорываться к главбуху или к директору за помощью? Или стараться подружиться с бухгалтершей – носить ей шоколадки, говорить комплименты? Тогда как сроки поджимают. Ему бы направить свою энергию на работу, вместо этого приходится сражаться со своей же компанией. Это абсолютно неправильная позиция. Как только начинаются некоммерческие отношения, бизнес теряет эффективность. Он превращается в политику.

Многие директора рассуждают так: «Нормальные же люди. Почему не могут договориться сами? Почему мне всегда надо вмешиваться, чтобы вы нашли общий язык?». Все происходит точно как в детском саду, когда к детям подходит воспитатель и говорит: «Что вы ссоритесь, дети! Что вы все время деретесь, пока меня нет!». При ней все конфликты прекращаются, но стоит ей отвлечься на другие заботы – драки не миновать. Не забывайте, что сотрудники ведут себя по-другому, когда вы рядом. Как они общаются между собой, когда вас нет, вы даже не представляете. Когда менеджер приходит к бухгалтеру, добрейшей души человеку, на ваш взгляд, то отшивается жестко, грубо и иногда по-хамски. Бухгалтер может легко слить на него личный негатив и неудовлетворенность. Менеджер виноват во всем, когда бухгалтер в плохом настроении.

Система автоматизации бизнеса позволяет устранить этот человеческий фактор из процесса работы. Ставите задачу одновременно и бухгалтеру, и менеджеру. Никто не будет сопротивляться.

Хочу разобрать еще один вопрос, который мне часто задают на тренингах. Стоит ли всегда контролировать сотрудников, даже тех, которые зарекомендовали себя ответственными и исполнительными людьми? Конечно, да. Если вы не будете контролировать оперативные задачи, то они, как песок, засыплют механизм вашего бизнеса, его шестеренки заклинит, после чего зубчики начнут выламываться. Шестеренка – это бизнес-процесс. Зубчики – это ваши сотрудники. Когда на сотрудника из-за заклинивания прилагается слишком сильное давление, то он не выдерживает – и увольняется.

Например, у вас прекрасный менеджер, который оформляет документы так, что тендеры всегда выигрываются, но он должен бегать и упрашивать бухгалтера, производственника за шоколадки что-то там рассчитывать, хотя это их работа. Бизнес-процесс дает сбой. В итоге хороший специалист увольняется, потому что его все достало. Зубчик выломался из-за того, что вы не контролировали эту задачу.

Без контроля даже самые лояльные сотрудники халатнее относятся к своим обязанностям. Люди, не чувствуя внешнее давление, расхолаживаются и перестают работать так хорошо, как могут. Поэтому подчеркиваю: должна быть четкая система контроля.

УПРАЖНЕНИЕ

Составьте контрольную таблицу, лучше в Excel. В последней графе рассчитайте для каждого сотрудника размер переменной части его зарплаты в зависимости от того, какое количество из данных вами поручений было выполнено. Например, сотрудник справился с четырьмя из восьми поставленных задач, значит, он получит 50 % переменной части зарплаты. Можно сделать более мягкую или более жесткую привязку к проценту выполнения оперативных поручений.

Если вы хотите, чтобы ваши продажи стремились вверх, вам нужна прогрессивная комиссия. Это значит, что чем больше продаст менеджер, тем большую комиссию он получит. Выглядит это так:

Можно также использовать линейную зависимость между минимальным и максимальным процентом, который получает менеджер. Чем больше продает, тем больше комиссия от суммы в целом.

Прогрессивная комиссия стимулирует продавать максимально много. Такую финансовую мотивацию стоит использовать в случае, если ваша компания новая и вам нужны большие продажи либо если вы выводите на рынок новый для себя продукт.

Есть другой способ финансовой мотивации – отталкивающийся от выполнения плана. Выполнил менеджер план – значит, получает бонус. Не выполнил – получает меньший бонус или не получает его совсем. Если менеджер перевыполнил план, ему положен обычный или увеличенный бонус.

Эта система мотивации используется, когда компания уже прошла период становления. Предположим, вы используете схему с прогрессивной комиссией. На начальном этапе менеджер по продажам может продавать в месяц на 1 млн рублей и получать 5 %. Это 50 тыс. рублей плюс оклад в размере, допустим, 20 тыс. рублей. Итого – доход 70 тыс. рублей в месяц. Проходит два-три года, менеджер обрастает клиентами, продажи уже носят повторный характер. Работа, которую делает менеджер, требует меньше трудозатрат. А сумма, на которую он продает, выросла, предположим, до 5 млн рублей в месяц. В результате 5 % от 5 млн рублей – 250 тыс. рублей. Плюс оклад. Доход менеджера равен 270 тыс. рублей. Это слишком большая сумма. Вы переплачиваете менеджеру: он осуществляет повторные продажи, требующие меньше сил и времени.

В этом случае разумно использовать именно планово-бонусную систему. При этом начинающему менеджеру ставьте план меньше, опытному – больше. Данная система позволяет снизить зависимость от менеджера и не переплачивать ему. Но она вызывает недовольство со стороны сотрудников. Во-первых, менеджер может не верить в справедливость вашего плана. Что мешает вам специально завысить план, чтобы не выплачивать бонусы? Именно так будет думать менеджер, если у него не получится выполнить план.

Во-вторых, менеджеры не согласны с тем, что им ставят разные планы. Например, один работает пять лет и для него план составляет 5 млн рублей. Другой сотрудник работает год и для него план – 1,5 млн рублей. При этом они получают одинаковые оклад и бонус. Недовольство опытного сотрудника можно преодолеть финансовым поощрением, например, надбавкой за выслугу лет либо повышением в должности. Необязательно назначать менеджера руководителем. Можно сделать его старшим менеджером, ведущим менеджером, менеджером по ключевым клиентам, аккаунт-менеджером.

Есть еще один способ финансовой мотивации – штрафовать менеджера, если он не выполняет или перевыполняет план продаж. Да, коллеги, за перевыполнение плана менеджеров тоже штрафуют. Данная система применяется в компаниях, где необходимо четко планировать количество товара на складе. Если менеджер перевыполнил план, ему нечего продавать, потому что на складе товара нет. Или надо лихорадочно этот товар поставлять, в этом случае появляются незапланированные расходы, приходится брать кредиты.

По моему мнению, это несправедливо по отношению к менеджеру: его первостепенная задача – продавать как можно больше. Таким образом, вы гасите все его порывы. Лучше перестройте бизнес, чтобы поставки товара происходили чаще. А задачу удерживать продажи в определенных рамках поставьте лучше сотрудникам, которые занимаются обслуживанием текущих клиентов.

Я склоняюсь к системе прогрессивной комиссии. Она выглядит более прозрачной и справедливой. При ее использовании полностью соблюдайте договоренности между вами и менеджером, даже если суммы выплат получаются крайне высокими. Выплачивайте, но при этом повышайте менеджера в должности, чтобы он брал на себя большую ответственность, разгружая вас. Так менеджер будет развиваться, и его уровень дохода будет соответствовать его обязанностям и уровню ответственности.

Как вы думаете, важны ли деньги? Часто на своих тренингах я задаю такой вопрос группе, и, конечно, большая ее часть отвечает «да». Некоторые говорят, что имеют значение не только деньги, но они, безусловно, важны.

– Мотивируют ли деньги? – спрашиваю я группу.

– Да, мотивируют.

– Тогда давайте проведем игру. Представьте, что у вас появилась уникальная возможность мгновенного исполнения любого вашего желания. Вы можете загадать любое количество желаний, и эта способность не пропадет. Что же вы будете загадывать?

– Долгую жизнь, бессмертие, здоровье, успех, красивую жену, известность, талант…

– Хорошо. А почему вы деньги не загадываете?

– А зачем? Если ты можешь получить что угодно, зачем тебе деньги?

– Тогда скажите мне, важны ли деньги?

И люди осознают, что мы часто подменяем понятия. Важны не сами деньги, а то, что мы можем на них купить. Представьте конечные блага, которые могут приобрести ваши сотрудники. Если предположить, что вы могли бы знать, какие материальные и духовные блага хочет приобрести ваш сотрудник на деньги, которые вы ему платите, вы могли бы дать ему эти блага, не выплачивая зарплату, при этом он бы работал так же хорошо. Такие организации существуют. Это секты. Блага, которые требуются членам секты, снижены до примитивных потребностей, поэтому их легко дать.

В коммерческой организации все гораздо сложнее. Узнать, какие блага нужны сотрудникам, невозможно: спектр слишком широкий. Поэтому необходимо платить зарплату. И это по-своему прекрасно. Деньги – всеобщий инструмент обмена одних благ на другие. Однако надо помнить, что есть набор материальных и духовных благ, которые человек все равно покупает. Частью этих благ вы можете обладать и мотивировать ими сотрудников.

Надо учитывать, что финансовые и нефинансовые мотиваторы по-разному действуют на человека в зависимости от его уровня дохода (см. рис. 2.4). Здесь можно выделить две яркие планки. Нижняя планка – это «гигиенический минимум». Тот уровень дохода, которого человеку еле хватает, чтобы удовлетворить свои минимальные потребности. Это жилье, еда, безопасность. Сколько это? В 2016 году в Санкт-Петербурге эта планка составляла около 28 тыс. рублей. Это уровень кассиров, мерчендайзеров в супер мар кетах.

Финансовые мотиваторы для человека крайне важны. Представьте, что затраты некоего человека составляют 28 тыс. рублей. Получая 28 тыс. рублей, он вообще ничего не откладывает. Если ему предложат зарплату 29 тыс. рублей, за год он сможет отложить 12 тыс. рублей. Если ему предложат зарплату 30 тыс. рублей, за год в его «кубышке» накопится 24 тыс. рублей, а значит, он удвоит свои накопления в течение года. Безусловно, деньги в этом случае для человека важнее всего. А нефинансовые мотиваторы практически не действуют.

Следующая планка, которая находится выше планки «гигиенического минимума», называется «достаточно». То есть сотруднику хватает на жизнь, и выше этой планки сдвинуть его тяжело. Это случай, о котором мы уже говорили: вы ставите сотруднику дополнительную задачу по продаже нового товара с повышенной комиссий, а он его не продает, потому что ему хватает того уровня дохода, который он имеет с текущего товара, и прикладывать дополнительные усилия он не хочет.

Рисунок 2.4. Зависимость характера мотивации от уровня дохода менеджера.

Высота этой планки очень субъективна. Давайте представим, что эта планка соответствует уровню зарплаты 70 тыс. рублей.

В промежутке между планками «гигиенический минимум» и «достаточно» хорошо работают как финансовые, так и нефинансовые мотиваторы. Выше планки «достаточно» эффективно работают только нефинансовые мотиваторы, так как денег человеку хватает с излишком, финансовые мотиваторы на него перестают влиять.

Приведу пример. Одна компания решила отправить руководителя отдела продаж, который получал в Петербурге оклад размером 100 тыс. рублей, в Новгород, чтобы он там возглавил филиал. Сначала ему предложили оклад 120 тыс.

Конец ознакомительного фрагмента.