Глава 2
Подготовка текста в Microsoft Word
Microsoft Word – пожалуй, самая популярная на сегодняшний день программа, предназначенная для работы с текстами. Продукт компании Microsoft обладает всеми необходимыми возможностями, связанными с набором и правкой текстов любой сложности. Называть современную версию приложения текстовым редактором не совсем справедливо, так как сегодня Microsoft Word – это многофункциональная программа с огромным количеством возможностей, для описания которых нужна не одна книга. Поэтому в данной книге я решила остановиться на основных функциях Word, которые понадобятся в подготовке рефератов, курсовых работ или диссертаций.
2.1. Общие сведения о Word
Внешний вид и настройка окна редактора Word
Окно текстового редактора Microsoft Word состоит из стандартных для операционной системы Windows элементов интерфейса. Справа может находиться область задач – поле, в котором отображаются доступные в определенный момент действия. Кроме того, в окне размещено несколько панелей инструментов (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Окно текстового редактора Word
Получить список всех панелей, а также настроить их отображение можно, воспользовавшись командой меню Вид → Панели инструментов. В появившемся окне вы увидите все существующие панели инструментов, среди которых флажками отмечены отображенные на экране. В этом меню можно отменить или, наоборот, включить отображение панелей инструментов. Каждая панель содержит кнопки, выполняющие определенные функции. Например, если вы собираетесь работать с таблицами, то необходимо отобразить на экране панель Таблицы и границы, а если вы планируете вставлять в текст схемы, то на выручку придет панель инструментов Рисование. Для удобной работы с Word необходимо, чтобы на экране постоянно отображались две панели инструментов – Стандартная и Форматирование.
Однако часто стандартных кнопок, расположенных на панелях инструментов редактора Word, просто не хватает. Тогда вы можете расположить на них и другие кнопки. Например, на панели можно поместить кнопку для вызова редактора формул или изменения размера шрифта.
Для добавления кнопок откройте окно настроек панелей инструментов Word (Вид → Панели инструментов → Настройка) и на вкладке Команды найдите нужную кнопку (рис. 2.2). Здесь команды текстового редактора сгруппированы в соответствии с пунктами главного меню. Например, редактор формул вы найдете в разделе Вставка, а кнопки увеличения или уменьшения шрифта – в разделе Формат. Выбрав нужную кнопку, перетащите ее мышью на панель инструментов, после чего закройте окно настройки.
Рис. 2.2. В редакторе можно размещать на панелях инструментов произвольные кнопки
Примечание
Обратите внимание на такую особенность: при работе в редакторе Word можно переключать режимы ввода текста, которых существует два– режим вставки и режим замещения. Режимы переключают с помощью клавиши Insert или с помощью двойного щелчка кнопкой мыши на надписи ЗАМ, размещенной в строке состояния окна Word. В режиме вставки новые символы будут вставляться между существующими, в режиме замещения они заменят собой существующие. Поэтому перед работой с текстом необходимо обратить внимание на то, какой режим у вас установлен.
Работа с файлами
Набрав первые несколько абзацев, обязательно сохраните их. Для этого предназначена команда меню Файл → Сохранить. В появившемся окне Сохранение документа необходимо указать имя и выбрать месторасположение файла. По умолчанию текстовый редактор предлагает сохранить его в папке Мои документы, но вы можете изменить этот параметр, выбрав другое название в поле Папка (рис. 2.3). При сохранении рекомендуется присваивать файлу понятное имя, по которому можно было бы сразу определить, что именно он из себя представляет.
Рис. 2.3. Окно сохранения документа
При написании курсовой или дипломной работы удобнее всего сохранять каждый раздел в отдельном файле, а потом с помощью инструментов работы с большими документами редактора Word, о которых поговорим позже, собрать все отдельные части в один файл.
Сохранять файл рекомендуется не только в конце работы, но и время от времени, после того как вы набрали несколько абзацев. Это убережет от потери данных в случае сбоев.
Сохранение версий
В процессе работы над курсовой или дипломной работой, а в особенности над диссертацией, необходимо сохранять не только все изменения, которые вносятся в текст документа, но и первоначальные варианты. Например, вы можете что-то исправить, а потом окажется, что благодаря исправлениям текст не стал лучше, а скорее наоборот. Однако предыдущий вариант не сохранен, и теперь сложно вспомнить, что там было. Часто новые изменения рекомендуют сохранять в отдельном файле. Безусловно, это выход из ситуации, но представьте себе, сколько копий исходного файла вам придется сделать, особенно если вы выполняете серьезную работу!
Самая маленькая проблема, возникающая в данном случае, – это засорение винчестера файлами. Кроме этого, впоследствии будет сложно определиться, какая копия исходного файла вам нужна.
Для разрешения всех этих вопросов в текстовом редакторе Word существует возможность работы с версиями документа. Версии позволяют фиксировать изменения, внесенные в документ в определенный момент времени.
При использовании версий экономится место на диске, так как сохраняются не документы, а только различия между ними. Если существует несколько версий документа, вы можете в любой момент вернуться к предыдущей или более ранней версии – открыть, распечатать или удалить ее.
В редакторе Word в любой момент можно сохранить текущую версию документа. Например, можно сохранить версию, отправленную на рецензирование, а после внесения всех исправлений сохранить другую.
Для управления версиями необходимо выполнить команду Файл → Версии. В открывшемся окне Версии документа будет отображен список всех ранее сохраненных версий (рис. 2.4). Для сохранения необходимо нажать кнопку Сохранить и в появившемся окне создать заметки. Использование заметок позволит значительно упростить дальнейшую работу, особенно если было сохранено несколько версий.
Рис. 2.4. Сохраняя версии, вы сохраняете все изменения в документе
Открыть любую ранее сохраненную версию можно, воспользовавшись кнопкой Открыть окна Версии документа. Кнопка Заметки позволяет отобразить заметки выделенной версии документа.
Хранение резервных копий
В Word можно включить режим автоматического сохранения версии документа при каждом его закрытии. Это бывает полезно, если необходимо фиксировать информацию о том, кто и когда вносил исправления – например, если это юридический документ. Сделать это можно, установив флажок Автоматически сохранять версию при закрытии в окне Версии документа. Кроме сохранения версий, в текстовом редакторе Word можно сохранять резервные копии документа.
Важность этой функции сложно переоценить, ведь резервные копии надо создавать в любом случае, причем лучше держать их на разных носителях информации, чтобы обезопасить себя от потери данных. Возможность создания резервной копии стандартными средствами Word позволяет в любой момент восстановить предыдущую копию документа. Если по какой-то причине изменения в вашем документе не были сохранены, вы сможете восстановить хотя бы некоторые из них, воспользовавшись этой функцией программы. Для этого выполните команду Сервис → Параметры, на закладке Сохранение установите флажок всегда создавать резервную копию (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Создание резервной копии застрахует вас от потери данных
Примечание
Для создания резервной копии документ должен быть сохранен более одного раза. Сама резервная копия представляет собой результат предыдущего сохранения документа.
Сохраненная резервная копия – это файл с именем Копия «имя файла». Его можно отыскать в любой момент в той же папке, в которой сохранен основной файл, и работать с ним как с обычным документом.
2.2. Основные правила форматирования
Форматирование текста
Текст в редакторе Word можно набирать разными шрифтами. Программа предусматривает установку размера, типа и начертания шрифта. Перед форматированием необходимо выделить фрагмент текста, который требуется изменить.
Выделить текст можно несколькими способами. Наиболее простой – выделение с помощью мыши. Для этого, удерживая нажатой левую кнопку мыши при I-образном указателе, выделите необходимый фрагмент. Если же вы предпочитаете работать с клавиатурой, выделить текст можно, удерживая Shift и перемещая клавиши управления курсором.
Примечание
В редакторе Word существует специальный режим – режим выделения текста. Чтобы перейти в этот режим, нужно нажать клавишу F8. Теперь текст можно выделять стрелками или клавишами Page Up/Page Down (Shift при этом нажимать не нужно). Если ввести любую букву или знак препинания, будет выделен весь текст до этой буквы. Аналогично можно нажимать Пробел, чтобы выделить следующее слово (до этого пробела), клавишу Enter, чтобы выделить абзац до конца. Несколько нажатий клавиши F8 вызывают выделение сначала слова, затем предложения, абзаца и, наконец, всего текста. Чтобы выделить предложение, требуется нажать F8 три раза. Для выхода из режима выделения следует нажать Esc.
В редакторе Word текст можно сделать полужирным, курсивным или подчеркнутым. Эти параметры можно изменить на панели инструментов Форматирование, для этого предназначены кнопки с изображением букв «ж», «к» и «ч». Кроме того, вы можете задать другой размер и тип шрифта – на этой же панели инструментов размещены поля для настройки этих параметров. Все эти возможности, а также ряд других доступны в диалоговом окне Шрифт, открыть которое можно, выбрав одноименный пункт меню Формат (рис. 2.6).
Рис. 2.6. В окне Шрифт доступны параметры работы со шрифтами
В списке Шрифт одноименного окна расположены инструменты, дублирующие назначения кнопок панели инструментов. Ниже размещены раскрывающиеся списки для изменения цвета текста и выбора типа его подчеркивания. Обратите внимание, что подчеркивание можно задать не только «классическое», обычной линией. Подчеркнуть текст можно волнистой, штриховой или штрихпунктирной линией. В этом же окне можно задать цвет шрифта и цвет подчеркивания.
Не менее интересна область Видоизменение. Здесь можно применить дополнительные эффекты к вашему тексту. Предназначение флажков зачеркнутый, двойное зачеркивание, контур, с тенью, приподнятый, утопленный очевидно. С их помощью можно придать иной внешний вид буквам. Гораздо интереснее другие переключатели. Например, надстрочный и подстрочный применяются для создания верхних и нижних индексов (именно так, кстати, они и назывались в предыдущих версиях Microsoft Word). Например, вам необходимо набрать несложную формулу, нечто вроде х2+ 6. Для такой мелочи открывать редактор формул (который может быть и не установлен на компьютере) просто смешно, а вот шрифт типа Надстрочный здесь как раз и пригодится. Наберите х2 + 6 и для цифры «2» установите этот эффект – формула готова.
Довольно интересным эффектом для выделения в редакторе Word является использование разреженного текста. В результате применения этого эффекта расстояние между буквами увеличится. Таким образом, отформатированный фрагмент будет бросаться в глаза. Для изменения этого параметра перейдите на вкладку Интервал и выберите эффект Разреженный. Здесь же вы можете установить величину разрежения. Эффекты анимации доступны на третьей вкладке окна Шрифт. Мерцание или Красные муравьи – все это можно применить к вашему тексту.
Форматирование абзаца
При наборе текстов не менее важным является форматирование абзаца. Особенно это касается научных текстов и различных учебных работ – в методических пособиях часто указываются точные параметры оформления, касающиеся абзацных интервалов. Работы, которые не удовлетворяют этим требованиям, могут быть не приняты к защите или оценены ниже, чем они того заслуживают.
При форматировании абзаца можно задать два параметра – тип выравнивания и междустрочный интервал. Тип выравнивания определяет внешний вид абзаца и его границ на странице. Установить тип выравнивания можно с помощью кнопок, размещенных на панели инструментов Форматирование. В Word существуют такие типы выравнивания: По левому краю, По правому краю, По центру и По ширине. Для набора заголовков разделов и титульной страницы чаще всего используют тип выравнивания По центру, а вот текст принято выравнивать По ширине, так как в этом случае вы получите ровные левый и правый края абзаца.
Другой параметр, междустрочный интервал абзаца, характеризует расстояние между строками. Установить его можно, выполнив команду Формат → Абзац и указав нужное значение в списке междустрочный. Здесь можно задать одинарный (заданный по умолчанию), а также полуторный или двойной интервалы. Кроме этих фиксированных значений, вы можете задать и свое значение. Пункт Множитель позволяет указать другие интервалы. Для этого нужно ввести конкретную величину в поле значение (рис. 2.7). Например, интервал 1,5 гораздо удобнее одинарного, но при этом он не такой широкий, как полуторный. Здесь же можно указать расстояние между строками в пунктах (в единицах измерения шрифта). Для этого следует в раскрывающемся списке междустрочный выбрать пункт Точно, а в поле значение – задать размер шрифта. Расстояние между строками будет соответствовать величине букв выбранного размера шрифта.
Рис. 2.7. Задаем междустрочный интервал
При оформлении дипломных и курсовых работ чаще всего требуется использование полуторного абзацного интервала. Иногда в требованиях к оформлению указывается количество строк на лист. В этом случае вам придется подобрать нужное значение абзацного интервала. Например, принятому при оформлении диссертаций количеству 30 строк на лист соответствует значение 24 пт абзацного интервала Точно.
В этом же окне с помощью раскрывающихся списков перед: и после: можно настроить расстояние между абзацами. Этот параметр удобно увеличить также в тех случаях, когда вы хотите распечатать текст, чтобы вносить правку между абзацами.
Работа со стилями
Текстовый редактор Microsoft Word отличается тем, что он предлагает пользователю просто огромное количество возможностей. Специальные инструменты Word, под названием стили, позволяют применить совокупность параметров форматирования к документу или к его части – абзацу, странице.
С помощью стилей можно применять несколько параметров форматирования одновременно, а не задавать их последовательно. При этом для любого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное название. В этом случае не придется при форматировании устанавливать параметры с помощью команд меню Формат (Шрифт, Абзац и т. д.). Достаточно будет создать необходимые стили, а потом каждый раз выбирать из списка нужный.
В Microsoft Word существует три типа стилей:
• стиль, который применяют к абзацу;
• к отдельному символу;
• к таблице.
Отличие между ними состоит в характере применения. Для применения стиля к абзацу текст можно не выделять – достаточно установить курсор; а стиль символов можно применить лишь к выделенному фрагменту.
Стиль одного символа фактически совпадает с форматом символа, например полужирный, курсив, подчеркивание, цвет и т. д.
Если вы применили стиль к абзацу, то при установке курсора в границах абзаца вы увидите его название в поле Стиль панели инструментов Форматирование.
По умолчанию при создании нового документа используют стиль Обычный. Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей. Кроме этого, Word содержит целый ряд других встроенных стилей. Вы сами можете создавать стили, сохранять их и потом применять к абзацам.
Применить стиль к фрагменту текста вы можете следующим образом. Установите курсор в нужное место и выполните команду Формат → Стили и форматирование. Вы увидите на экране область задач Стили и форматирование. Используя список Показать, можно настроить отображение разных стилей. Например, пункт Доступное покажет вам список доступных стилей для применения, выбрав пункт Используемое, вы сможете увидеть список стилей, существующих в вашем документе. Чтобы применить стиль, нужно выбрать его название из списка (рис. 2.8).
Рис. 2.8. С помощью области задач Стили и форматирование можно изменить активный стиль
Для создания нового стиля нужно нажать кнопку Создать стиль в области задач Стили и форматирование (рис. 2.9). Обратите внимание: среди параметров необходимо указать название (поле Имя), тип, базовый стиль (список Основан на стиле). Базовый стиль – это тот, на основе которого был создан другой стиль. При создании стиля фактически происходит следующее: в базовый вносятся некоторые изменения – те, которые вы укажете в области задач Форматирование. Если вы какой-то параметр не измените, он останется таким же, как в базовом стиле. Среди параметров форматирования доступны для изменения параметры шрифта и абзаца, а дополнительные можно установить, нажав кнопку Формат. После нажатия 0К название стиля появится в списке стилей в области задач Стили и форматирование. Теперь созданный стиль можно применять в документе.
Рис. 2.9. Параметры нового стиля можно установить в окне Создание стиля
Для изменения параметров существующего стиля нужно в области задач Стили и форматирование щелкнуть правой кнопкой мыши на имени стиля и выбрать пункт Изменить. Далее в окне Изменение стиля нужно задать новые параметры и нажать ОК.
При изменении стиля будьте очень осторожны (особенно с базовыми стилями). Ведь при форматировании какого-либо элемента стиля будут соответствующим образом изменены все другие стили, для которых этот стиль был базовым. Например, если установить в стиле Обычный размер шрифта 20 вместо 14 или 12, соответствующим образом будут увеличены размеры шрифтов во всех других стилях.
Стили весьма помогут вам в оформлении работы. Создайте нужный стиль, установите параметры форматирования и потом, при создании документа, вам нужно будет всего-навсего применить его к документу.
2.3. Проверка правописания
Как бы внимательно вы ни набирали текст, все равно возникают ошибки. При проверке работы грамматические ошибки не способствуют ее высокой оценке. В результате применения инструментов проверки правописания в редакторе Word можно будет избежать опечаток, а также многих синтаксических ошибок, которые часто возникают, если работать с текстом непосредственно в электронном виде. Правильные настройки проверки правописания и пунктуации приведут к тому, что слова, которые были набраны с ошибками, будут подчеркнуты красной волнистой линией, предложения с пунктуационными ошибками – зеленой волнистой линией.
Правильное применение инструментов проверки орфографии и пунктуации зависит от правильных настроек редактора Word и текстового файла, которые имеют неприятное свойство меняться, особенно в тех случаях, когда в тексте встречаются слова на разных языках (например, если в русском или украинском тексте встречаются английские слова). Определить, что проверка правописания работает неверно, на самом деле очень просто: если все слова вдруг подчеркиваются красной волнистой линией или, наоборот, слова с явной ошибкой не подчеркиваются, значит, что-то здесь не так.
Итак, в первую очередь необходимо установить параметры проверки орфографии и пунктуации. Для этого выполните команду Сервис → Параметры, перейдите на вкладку Правописание. Здесь можно задать установки редактора Word для проверки правописания вводимого текста (рис. 2.10). Если вы хотите, чтобы текст проверялся автоматически, убедитесь в том, что установлен флажок автоматически проверять орфографию. Естественно, что флажок не выделять слова с ошибками должен быть снят. Другие флажки позволяют настроить расширенные параметры управления проверкой орфографии. Например, параметр Всегда предлагать замену означает, что в контекстном меню текстового редактора Word будут отображены варианты правильного написания, здесь же размещены примеры слов, для которых не следует проверять орфографию (например, слова с цифрами, интернет-адреса). В этом же окне аналогично задаются параметры проверки грамматики. Теперь текстовый редактор Word будет выделять неправильно введенные слова, подчеркивая их волнистой линией.
Рис. 2.10. Окно настройки параметров проверки правописания
Следующим этапом настройки проверки орфографии является установка языка. Для изменения этого параметра выделите текст и выполните команду Сервис → Язык → Выбрать язык, из появившегося списка выберите правильный язык текста, например русский или английский (рис. 2.11). Установив флажок Определять язык автоматически, вы доверите определение языка набираемого текста компьютеру. С помощью кнопки По умолчанию вы сможете задать язык, который будет автоматически установлен во всех текстах, открывающихся в Word.
Рис. 2.11. Перед проверкой правописания нужно установить язык текста
Теперь вам остается внимательно следить за текстом, который вы набираете. Как только после завершения ввода слова вы увидели красную подчеркивающую линию, попробуйте исправить ошибку. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши (или нажать соответствующую ей клавишу на клавиатуре) на слове. В появившемся контекстном меню будут отображены варианты правильного написания слова. Выбрав один из вариантов, вы замените неверное слово верным.
Используя пункт Орфография контекстного меню слова с ошибкой, можно открыть одноименное окно, в котором вы получите доступ к расширенным возможностям, связанным с проверкой правописания текста (рис. 2.12). Здесь также можно выбрать вариант для замены слова другим, правильным. Чтобы автоматически исправить все неверные слова файла, нажмите кнопку Заменить все. Слово можно не проверять, пропустив его, для чего предназначена кнопка Пропустить. В этом случае слово исправлено не будет, но красная линия, показывающая ошибку, исчезнет. Выбор пункта Пропустить все означает, что все слова, отмеченные как неверные, останутся неисправленными. Эта возможность существует для того, чтобы убрать подчеркивания с правильно написанных слов, отсутствующих в словаре редактора Word (например, фамилии или термины).
Рис. 2.12. Расширенные возможности настройки проверки правописания окна Орфография
В окне Орфография можно настроить автозамену неправильно написанного слова. Автозамену используют для наиболее часто встречающихся ошибок. Например, если вы набрали «Интренет» вместо «Интернет», в окне Орфография можете выбрать нужный вариант в поле Варианты и нажать кнопку Автозамена. Теперь, если вы еще раз сделаете эту же ошибку, средство орфографии редактора Word автоматически заменит этот вариант правильным. Нужное слово можно также выбрать, щелкнув на пункте Автозамена контекстного меню неверно написанного слова.
Примечание
Несмотря на то что словарь Word довольно полный и с каждой версией программы он становится все лучше, некоторые термины могут быть не включены в него. В этом случае верно набранное слово воспринимается текстовым редактором как слово с ошибкой и подчеркивается красной волнистой линией. Чтобы этого не было впредь, слово можно внести в словарь. Для этого предназначена кнопка Добавить в окне проверки орфографии.
Иногда средство проверки правописания Word может помогать и в проверке пунктуации, то есть в правильности расстановки знаков препинания. Если в предложении возможны пунктуационные ошибки, то оно подчеркивается зеленой волнистой линией. Вызвав контекстное меню, можно на экране отобразить причину «недовольства» Word: появившаяся подсказка сообщит пользователю о возможных проблемах со знаками препинания.
2.4. Сноски и закладки
Вставка сносок
При создании научных, курсовых или дипломных (особенно по гуманитарным наукам) работ иногда бывает необходимо непосредственно в тексте указать точный источник, откуда была взята цитата. Для этого и в книжном тексте, и в документе, созданном в редакторе Word, используют сноски. Они предназначены для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При перестановке абзацев, содержащих сноски, соответствующим образом будут переставлены и сами сноски. Таким образом, пометив текст сноской, вы можете быть уверены, что она не потеряется. Вы можете удалять сноски, перемещать их в документе – остальные будут автоматически перенумерованы.
В редакторе Word можно использовать обычные или концевые сноски. Обычные располагаются на той же странице, на которой находится помеченный сноской текст. Концевые сноски размещаются в конце документа.
Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски. Знак сноски ставится возле текста, к которому относится сноска; с него же начинается и текст сноски.
Для вставки сноски выполните команду Вставка → Ссылка → Сноска и в появившемся окне задайте параметры будущей сноски (рис. 2.13). В первую очередь, это тип сноски – его можно задать в области Положение. Тут же задают размещение концевой сноски (в конце раздела или в конце документа). Ниже, в области Формат, указываются параметры нумерации сносок – формат номера и с какого числа начинать нумерацию. В редакторе Word сноски нумеруются автоматически по всему документу или же отдельно для каждого раздела. После ввода первой сноски в разделе последующие оформляются и нумеруются автоматически. При удалении знака сноски возле обозначенного ею текста удаляется и сама сноска.
Рис. 2.13. Устанавливаем параметры сноски
Примечание
Чтобы удалить все сноски, вошедшие в документ, выберите в меню Правка команду Заменить. На вкладке Заменить нажмите кнопку Больше, затем, воспользовавшись кнопкой Специальный, выберите параметр Знак сноски или Знак концевой сноски. Убедитесь, что поле Заменить на пусто, а затем нажмите кнопку Заменить все.
Сноски и список литературы
Сноски можно использовать как удобный инструмент при создании списка литературы. Ведь при оформлении работы необходимо не только указать список литературы, но и пометить соответствующие абзацы и предложения в тексте. В этом случае вам удобнее будет воспользоваться концевыми сносками. С их помощью можно будет легко выделить соответствующие абзацы, кроме того, все литературные источники будут автоматически размещаться на отдельной странице в конце документа в том же порядке, в котором расположены помеченные ими абзацы. При создании концевой сноски не забудьте указать ее расположение – в конце документа.
Чтобы напечатать концевые сноски на отдельной странице, вставьте в конец раздела или документа (в зависимости от того, где расположены концевые сноски) разрыв страницы, воспользовавшись пунктом меню Вставка → Разрыв и в появившемся окне выбрав в области Начать пункт новую страницу.
При создании списка литературы на основе концевых сносок существует одна особенность – в некоторых ситуациях необходимо пометить разные абзацы одной и той же сноской. При использовании обычных сносок такой проблемы не возникает, так как в этом случае просто указывают литературный источник на каждой странице. При использовании концевых сносок для решения этой задачи необходимо применение перекрестных ссылок. Именно они позволяют разместить в тексте документа ссылку на уже существующую сноску. Для вставки перекрестной ссылки в нужном месте установите курсор и выполните команду Вставка → Ссылка → Перекрестная ссылка. В появившемся окне в раскрывающемся списке Тип ссылки установите значение Концевая сноска, а рядом в списке Вставить ссылку на: – пункт Номер концевой сноски. В поле, расположенном ниже, будет помещен список всех концевых сносок, уже вставленных в документ (рис. 2.14).
Рис. 2.14. С помощью перекрестных ссылок можно сформировать список литературы
Навигация по документу с помощью закладок
Текстовый редактор Word умеет не только оформлять тексты произвольным образом. С его помощью вы сможете легко перемещаться по любому, даже самому большому документу.
Самый простой способ упрощения навигации по тексту состоит в использовании закладок. Они выполняют в документе Word ту же функцию, что и обычные бумажные в книге. Создав закладку, вы сможете легко найти нужное место. Закладками рекомендуется помечать самое важное или же то, над чем еще предстоит работа. Пометить фрагмент закладкой можно, выделив нужный текст и выполнив комнаду Вставка → Закладка. В открывшемся окне введите имя закладки (рис. 2.15).
Рис. 2.15. Закладки упрощают навигацию по документу
В текст документа можно вставлять произвольное количество закладок, при этом надо следить за тем, чтобы их имена не повторялись. Вставив в документ закладки, вы сможете легко перейти к отмеченной строке. Для перехода нужно нажать клавишу F5 или выполнить команду Правка → Перейти. В открывшемся окне в списке Объект перехода выберите Закладка, а рядом укажите имя закладки. После нажатия клавиши Перейти активной станет строка, помеченная закладкой.
Нумерация страниц
Текстовый редактор Microsoft Word обладает гибкими инструментами нумерации страниц. С их помощью можно автоматически присваивать номера страницам документа, размещать их в любом месте страницы. При этом возможно использование различных форматов номеров.
Для вставки номеров страниц выполните команду Вставка → Номера страниц. В появившемся окне указываются различные параметры. Среди них – положение номера на странице и его выравнивание, а также наличие номера на первой странице документа. Воспользовавшись кнопкой Формат, можно открыть окно для настройки расширенных параметров форматирования (рис. 2.16). В первую очередь обратите внимание на переключатели области Нумерация страниц. С их помощью можно задать начальный номер страницы.
Рис. 2.16. Настройка параметров нумерации страниц
Воспользовавшись пунктом продолжить, вы сможете задать продолжение нумерации в соответствии с номерами из предыдущего раздела. Пункт начать с позволяет вручную указать номер первой страницы документа или раздела. Кроме этого, в списке Формат номера можно задать тип нумерации.
Если документ состоит из нескольких глав, можно задать отдельную нумерацию страниц для каждой главы. Можно также включить номер главы в состав номера страницы, например: 1–1, 1–2, 1–3 и 2–1, 2–2, 2–3. Для этого нужно, в первую очередь, отформатировать заголовки глав документа в соответствии со стандартными стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д. Дальше в окне Формат номера страницы установите флажок Включить номер главы, а ниже укажите соответствующие значения в списках Начинается со стиля и Разделитель.
Примечание
Раздел – это часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, количество столбцов или колонтитулы. Разрыв раздела– это специальная пометка, которая вставляется в документ для обозначения конца раздела. Разрыв раздела хранит сведения о таких элементах форматирования раздела, как поля, ориентация страницы, колонтитулы и последовательность номеров страниц.
Номера страниц отображаются в колонтитулах. Колонтитулы – это специальная область документа, расположенная выше верхней границы текста и ниже нижней границы. Для удаления номеров страниц их необходимо удалить в колонтитулах. Для этого выполните команду Вид → Колонтитулы, отобразите в окне документа колонтитулы, а потом удалите их как обычный текст (рис. 2.17).
Рис. 2.17. Удалить номера можно с помощью колонтитулов
Номера страниц будут удалены со всех страниц документа. Чтобы убрать часть номеров страниц, следует разбить документ на разделы, а затем удалить номера страниц в соответствующих разделах.
Воспользовавшись колонтитулами, можно изменить размер и тип шрифта номеров страниц документа. Для этого в меню Вид выберите пункт Колонтитулы, выделите нужный колонтитул и номер страницы, а далее установите нужные параметры форматирования шрифта.
2.5. Настройка параметров страниц перед печатью
Настройку параметров страниц рекомендуется выполнять в самом начале работы над документом, еще перед тем как начата работа над текстом. Ведь изменение параметров страницы может привести к изменению количества страниц.
Параметры страницы в текстовом редакторе Word – это, в первую очередь, поля, то есть расстояния от края страницы до края текста. Обычно в требованиях к оформлению работы указывают, какие нужно использовать параметры страницы. Часто для верхнего и нижнего полей задают значения 2 см, для левого – 3 см, а для правого – 1 см. В некоторых случаях работа должна быть оформлена так, чтобы все поля были равны 2 см. Для установки параметров страниц выполните команду Файл → Параметры страницы. На вкладке Поля и указываются размеры полей документа (рис. 2.18). Здесь же можно задать ориентацию, то есть направление текста. Ориентация бывает книжная и альбомная. Обычно при создании реферата, курсовой или дипломной работы используется книжная ориентация страницы, то есть такая, в которой ширина страницы меньше ее высоты. Альбомную ориентацию используют для некоторых особенно сложных таблиц, схем и рисунков. На других вкладках задают размер бумаги – при создании стандартных работ размер бумаги равен листу А4.
Рис. 2.18. Устанавливаем размеры полей
Если в текст вашей работы необходимо вставить страницу альбомной ориентации, самый простой способ сделать это – создать отдельный файл, в нем установить соответствующие параметры страницы, набрать нужный текст или вставить объект и распечатать его. Но в этом случае при изменении текста, который будет расположен выше, могут возникнуть проблемы – текст может не поместиться на предыдущую страницу или, наоборот, предыдущая страница будет заполнена текстом не полностью. Чтобы избежать подобной проблемы, вы можете вставить страницу альбомной ориентации непосредственно в текст документа, правильно расставить разрывы разделов и верно настроить параметры страницы каждого раздела.
Перед страницей, которая должна иметь альбомную ориентацию, вставьте разрыв раздела. Для этого необходимо поместить курсор в конец предыдущей страницы, выполнить команду меню Вставка → Разрыв и установить переключатель Новый раздел в положение со следующей страницы. В этом случае в месте расположения курсора в документе появится разрыв раздела. Увидеть его можно, воспользовавшись кнопкой Непечатаемые знаки, расположенной на панели инструментов Стандартная. Затем перейдите на следующую страницу и задайте для нее альбомную ориентацию. Для этого в окне Параметры страницы установите нужное значение, в раскрывающемся списке Применить области Образец выберите пункт К текущему разделу. Теперь для новой страницы будет установлена альбомная ориентация. Закончив ввод текста, таблиц и рисунков на страницу альбомной ориентации, повторите вставку разрыва раздела в ее конец и для следующей страницы задайте снова книжную ориентацию. Сейчас вам нужно будет только следить за тем, чтобы текст книжной страницы не перешел на альбомную и наоборот. Нумерация страниц будет отображаться корректно.
2.6. Исправления, режим редактирования и рецензирования
Рецензирование и редактирование текста являются очень полезными инструментами редактора Word (особенно это чувствуется при написании различного рода научных, дипломных и курсовых работ).
Известно, что исправлять текст проще всего на бумаге. Действительно, взяв красную ручку, всегда можно зачеркнуть неверно сформулированное предложение, а сверху написать что-то получше. Цветными чернилами на бумаге удобно выделять спорные места и писать комментарии к ним.
Но такие исправления существуют только в единственном экземпляре, в бумажном виде, и потом приходится выполнять дополнительную работу, чтобы перенести все это на компьютер. Оказывается, эти же возможности доступны и при работе с текстами в Word и называются они функциями рецензирования. Они позволяют не только вставлять комментарии на полях текста, но и исправлять написанное, сохраняя при этом все исправления и пометки в электронном виде. Кроме того, среди функций рецензирования Word существует еще и возможность фиксирования всех правок, вносимых в документ.
Очень часто при создании серьезной работы хочется отменить все внесенные изменения, в какой-то момент начинает казаться, что предыдущий вариант текста был лучше. В принципе, это результат слишком усердной работы, но иногда такое чувство верно. Особенно если вспомнить, что «лучшее – враг хорошего». В таком случае, исправив текст, мы буквально беремся за голову и начинаем лихорадочно вспоминать, как же он выглядел до наших бессмысленных корректировок. Используя режим рецензирования редактора Word, вы избавите себя от подобных проблем. Ведь в этом режиме предусмотрена возможность сохранения всех вносимых изменений, после чего вы сможете либо отменить их, либо принять – как все вместе, так и отдельно каждое.
Чтобы воспользоваться инструментами для вставки заметок и исправлений, необходимо отобразить панель инструментов Рецензирование. Сделать это можно, выполнив команду Вид → Панели инструментов → Рецензирование. На этой панели инструментов расположены кнопки, с помощью которых можно редактировать документ.
Вставка примечаний
В первую очередь, задайте отображение примечаний в окне документа. Для этого следует нажать кнопку Показать и выбрать пункт Выноски. В появившемся окне выберите пункт Всегда. Теперь для вставки текстовой заметки к какому-либо фрагменту текста можно воспользоваться кнопкой Добавить примечание.
Конец ознакомительного фрагмента.