© Анна Гусс, 2017
ISBN 978-5-4485-5603-6
Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero
Введение
Когда-то за 12 000 рублей я работала по 12—13 часов в день: объем работы можно было разделить между тремя ассистентами, но на тот момент мой опыт и знания не позволяли претендовать на высокую оплату, которая по хорошему счету была в десятки раз выше.
Приезжим сложнее, особенно если нет хорошего опыта, свободного владения иностранными языками, образования МГУ и т.д., так что столичным повезло: больше шансов найти зарплату за сотню без всех тех опций, которые необходимы нам, жителям регионов.
За последние 6 месяцев это было 40-е собеседование. Job offer-ы от трех компаний приходили на мой email, но интуиция подсказывала, что нужно продолжать поиск. Это был 2011 год. Москва. Февраль.
Искать работу, ходить на собеседование, хантить вакансии – тоже работа, требующая полной отдачи, времени и нервов. С каждым новым собеседованием пропадает нервоз, яснее излагаются мысли, а также начинаешь понимать, как правильно отвечать на каверзные вопросы hr-щику. Помню, на собеседовании меня пристально оценивали взглядом, потому что на должность «ассистент руководителя» приглашали не менее 10-ти человек.
Вообще конкуренция на эту должность намного выше, чем, например, на инженера или программиста. Каждое собеседование: все эти этапы, маршруты, ожидания – вызывало панику и грусть, хотя мало кто считает поиск работы увлекательным времяпрепровождением.
– Интересно, почему вы решили освоить профессию «персонального ассистента»? – спросил один из менеджеров по подбору персонала в одной достаточно известной рекрутинговой компании. – От какой суммы отталкиваетесь: «Gross» или «Net»?
Согласитесь, ведь в 70% случаев ответом будут ДЕНЬГИ (но об этом вслух никто не говорит). Скорее выберут «возможность поработать и научиться основным навыкам у руководителей высокого статуса, чему-то научится и применить свои навыки и знания в этой компании». Ложь.
Я решила поделится с вами своим опытом, знаниями, информацией, а также тонкими нюансам, чтобы начинающим ассистентам было легче справляться с непонятными моментами в работе, а возможно и бывалому помощнику мои наводки помогут в работе.
Персональный ассистент, помощник руководителя, personal assistant и даже секретарь (хотя я считаю, что эта должность исчерпала себя после распада СССР) на сегодняшний день вполне приличная профессия с хорошим окладом и всеми соответствующими бонусами. На мой взгляд, это идеальный start up в карьере для выпускницы университета, но не каждая желает начинать с нуля, что вполне нормально. Встав на путь ПА (personal assistant), ты получаешь неплохие деньги, и сойти сложно с этой должности спустя год или два. Хотя года вполне достаточно, чтобы перейти в тот отдел, где будет реальная перспектива работать по специальности.
Отсюда вытекает противоречие: вроде окончила хороший ВУЗ, и специальность по диплому перспективная, но, ой, как не хочется молодой, красивой и амбициозной девушке работать в склочном бабском коллективе, слушая сплетни и участвуя в интригах. При другом раскладе тебя просто не берут по специальности из-за отсутствия опыта и навыков, которые требуют работодатели.
Примерно 30 компаний закрыли перед моим лицом дверь, т.к. моя специальность «инженера-эколога» была не актуальна без опыта работы. Странная особенность наших компаний: не брать без опыта. Не понимаю: откуда взять опыт, если ты только окончил университет и готов получать тот самый опыт. На тот период выходом для меня стала работа ПА. Да, он был не легким, но интересным по-своему и перспективным, где я видела результат.
Многие требования на должность помощника руководителя на сайтах поиска работы поверхностны. По какому принципу руководитель подбирает себе помощника: с расчетом на дальнейшую перспективу или для временного замещения; как понять: подходишь ли ты по своим характеристикам и опыту на должность ассистента; и как определить: сработаешься ли с потенциальным шефом, или же это будет временное помешательство и разочарование?
Америка и Европа привнесли свежесть в скучную работу секретаря, так мало того еще и фильм выпустили, показав всем нашим руководителям, какой должен быть персональный ассистент, забыв учесть маленький нюанс – размер заработной оплаты, условия и привилегии, которыми пользуются тамошние ассистенты. Этот красивый фильм показывает, как сложно работать с капризным и педантичным руководителем, при этом сам ассистент на фоне всего фильма выглядит несколько глупо, что по сути не совпадает с реальностью.
Если бы ассистенты были такими, то на эту должность не было бы такого спроса, и им не платили бы достойных денег, а также не подпускали к святая святых – семье и решению личных вопросов.
Зато запад вдохнул в эту должность нотки драйва, стресса, ответственности и реакцию в виде периодически дергающегося глаза, отсутствия аппетита, которое может и идет на пользу худеющим, при этом нанося непоправимый вред нервной системе.
Вы только вспомните: каким был секретарь раньше? Далеко за примером ходить не нужно: помните Верочку из «Служебного романа», как она в течение всего рабочего дня болтала по телефону, обсуждала новые сапоги и все, кто хотел попасть к ее руководителю, должны были принести «дань» в виде шоколада, духов и всего того, что любит Верочка? Об этом, конечно, сейчас даже мечтать ненормально, потому как сегодня даже у секретаря огромный перечень обязанностей, особенно если штат компании больше 50 человек, а у персонального ассистента тем более ни минуты покоя и отдыха даже на выходных. Чего только стоят вечные телефонные звонки, ведь их в 100 раз больше, и они гораздо дольше, они по делу и просто так. Все то, что связано с руководителем и его просьбами в выходные дни и праздники – ты и телефон навеки вместе, пока руководитель не разлучит вас! Аминь. Об этом мы мечтали, покидая стены гранитного здания с теориями и практиками, экзаменами и зачетами? Пожалуй, этот вопрос оставлю без ответа, потому как каждая из нас решает сама: на какой путь ступить и куда двигаться дальше.
Вытрем скупую слезу и перейдем к основным пунктам, чтобы сложить картинку из всех составляющих информационных ресурсов интернета. Начнем с самого неромантичного момента, от которого зависит попадание в хорошую компанию – поиск.
Самое главное – это грамотно составленное резюме и размещение его на сайтах работы. Помимо этого, необходимо также самой искать вакансии на позицию в международных, российских, энергетических, банковских, IT и любых других компаниях, где требуется ассистент. Их требования всегда высокие, и необходимо соответствовать и подходить на 100% или даже больше. Про з/п я промолчу, т.к. на данной позиции можно зарабатывать от 10 000 до 200 000 рублей, если сумеешь стать лучшей и незаменимой. Мой опыт, а также опыт моих коллег-ассистентов из других компаний (отдельное им спасибо!), я считаю, был показательным и поучительным. А после проведенного опроса руководителей: какого ассистента они хотят видеть – у меня сложилась модель и характеристика «дорогого», незаменимого, ассистента, того за которого заплатят, не обидят и вряд ли захотят расстаться, потому как ассистент для руководителя – это решение важных вопросов, занимающих определенное время. А самое интересное: ассистент как коньяк с каждым проработанным годом становится дороже, главное не прокиснуть и заручиться репутацией.
Поиск компаний, хождение по собеседованиям – это работа, причем неоплачиваемая и сложная. Нужно быть максимально собранной, уверенной и внимательной, потому как ваша внимательность даст вам понять: хотите ли вы работать в данной компании или же атмосфера вас будет угнетать и разочаровывать.
Скажу одно: сегодня ПА – это незаменимый гаджет! Но запомни: гаджет с нужными функциями и опциями, а не шариковая ручка. Требования всегда выше ожиданий: принимая на работу ассистента, компания в первую очередь заботится о руководителе, чтобы он остался доволен. Вы должны быть его верным оруженосцем, мамочкой, психологом, солдатом и усмирителем ненужных лиц, а еще медсестрой и стилистом, а также супермощным компьютером, а возможно и будущей женой (как говориться, с чем черт не шутит). Потому что ты приходишь на самый верх пирамиды в отличие от других, и тебе работать со всеми партнерами, с которыми контактирует твой руководитель, с их ассистентами, с лицами из высшего общества, и, конечно же, с родственниками – этого не избежать! Если ты научишься соответствовать всем этим качествам, то, поверь мне, цены тебе не сложить, и даже сможешь понять, как работают люди, строящее огромные корпорации, и такое тоже бывает. Далее идет либо повышение, либо выход на заслуженный отдых с последующим открытием своего бизнеса, ведь становится проще понять: как правильно вложить деньги и куда именно; где риск оправдывает средства, а где гореть тебе в проблемах, т.к. твой руководитель – это идеальный пример того, как зарабатываются деньги, причем немаленькие.
В моем случае, данный опыт помог воплотить мою мечту в реальность, создать механизм, который облегчает жизнь активно работящим и часто путешествующим людям. Проведя небольшое исследование, я выявила удивительную особенность, которая помогает в быстром ритме мегаполисов выбирать нужные места для отдыха и досуга. Отслеживайте информацию на моем сайте.
Резюме
Помощник руководителя
Ожидаемый уровень заработной платы: 100.000 рублей
Личные сведения
Дата рождения: ** августа 19** г.
Адрес прописки: г. Москва.
Телефоны, e-mail: 8—916-***-**-** email@email.com
Трудовая деятельность
ОАО «Образец»
Помощник руководителя (месяц. год-месяц. год)
• организация, координация встреч и приемов с иностранными партнерами;
• организация частных перелетов (бизнес-авиация);
• ведение личных дел и проектов руководителя;
• информационная поддержка, сопровождение на этапе сделок, проектов, организация коммуникаций клиентов внутри компании (сбор и подготовка всех необходимых документов, предварительно согласованных юристами);
• организация и участие в переговорах, семинарах, презентациях (ведение протокола и повестки совещаний);
• выполнение письменных и устных переводов (корреспонденции, документации, пресс-релизов);
• travel поддержка, оформление виз, бронирование гостиниц, организация трансфера;
• работа в системе электронного делопроизводства (регистрация, сканирование и размещение документов структурного подразделения в системе общего доступа);
• подготовка аналитических справок, финансовая отчётность (авансовый отчет);
• взаимодействие со всеми структурными подразделениями компании (7 подразделений);
• контроль исполнения поручений руководителя;
• поддержка семьи по всем вопросам (домашний персонал, частные школы, медицинские центры и т.д.);
• выполнение личных поручений руководителя (дизайн и обустройство квартиры, поиск подрядчиков, организация тендера на дизайн-проект загородного дома, организация приемов, фуршетов, семейных торжеств и т.д.).
Образование
Российский Государственный Технический Университет ****-****г.г.
Специальность —
Квалификация —
Государственный Экономический Университет ****-****г.г. (заочно-сокращенно)
Специальность —
Квалификация —
Linguistic school Link, Pilot. Переводчик
Дополнительная информация
• опытный пользователь ПК (MS Office, Internet, Auto Cad, Access, DHL, UPS, Outlook, Lotus);
• английский язык (знание языка – разговорный, свободный. Уровень: ADVANCED);
• внештатная работа переводчиком английского языка.
О себе
Я – ответственный и коммуникабельный человек с аналитическим складом ума, который может оперативно принимать решения как в обычных, так и в стрессовых условиях. В работе для меня важны: доверие со стороны коллег и руководства, возможность самореализации при принятии решений, наличие сложных задач и профессиональной самоотдачи. Стремлюсь к постижению новых граней собственных возможностей в личностном плане и в выбранной профессии. Считаю своим преимуществом умение подстраиваться под сложившиеся обстоятельства для достижения максимально возможного результата. Мобильна.
На данном примере хочу обратить ваше внимание на то, насколько важно четко описать ваш функционал. Размытые фразы по типу «организация рабочих процессов», «тайм-менеджмент» и т. д. не дают полного понимания того, чем именно вы занимались. Грамотно составленное резюме привлечет больше внимания к вашему профилю.