Разработка учетных приложений в MS Office. 1. Учетные приложения в бизнесе (П. Б. Лукьянов)

Общая задача повышения эффективности функционирования бизнеса, как правило, напрямую связана с поиском оптимальных управленческих решений, причем управленческие решения основаны во многом на результатах работы учетных приложений.

В настоящее время наибольший резерв в повышении эффективности любой хозяйственной деятельности лежит в оптимизации управления, и учетное приложение, как правило, автоматизирует некоторый участок в цепи управления организацией или часть бизнес-процессов предприятия.

На каких участках используются учетные приложения? Для ответа на этот вопрос разберем, как работает любая организация. Самая простая модель организации – модель «черного ящика», когда мы ничего не знаем о том, что происходит внутри, но можем сказать, что организация потребляет на входе и что выдает на выходе (рис. 1–1).

Рис. 1–1. Схема деятельности предприятия в модели черного ящика

При таком описании функционирования предприятия цели управления могут быть сформулированы следующим образом (рис. 1–2):

Рис. 1–2. Обобщенные цели управления предприятием

Чтобы эффективно решать задачи управления с помощью учетных приложений, нужно представлять, как традиционно происходит управление любой организацией.

В общем виде процесс управления во всех сферах деятельности можно представить в виде так называемой петли управления, включающей циклическую последовательность следующих этапов: прогноз – > планирование – > деятельность по реализации планов – > учет и анализ результатов – > коррекция прогнозов и планов – > прогноз … (рис. 1–3).

Процесс управления имеет иерархическую структуру и включает несколько подуровней по направлениям деятельности (производство, сбыт, снабжение, финансы и др.), которые в свою очередь включают соответствующие бизнес-процессы. Управление предприятием всегда предполагает достижение неких целей (снижение издержек производства, повышение прибыли, увеличение качества и др.).

Руководитель или, в общем случае Лицо, Принимающее Решения (ЛПР) всегда стремится так сформировать петлю управления, чтобы добиться выполнения определенных целей и требований (рис. 1–4).

Рис. 1–3. Обобщенная схема управления предприятием

Рис. 1–4. Требования ЛПР к петле управления

Разберем схему управления предприятием более подробно (рис. 1–5) и рассмотрим, какие задачи нужно автоматизировать на каждом этапе, какова очередность автоматизации.

Из схемы видно, что для того, чтобы анализировать и повышать эффективность бизнеса, необходимы данные, на основании которых эту эффективность можно считать. Т. е. без автоматизации учета и контроля никакие дальнейшие вычисления невозможны. Поэтому программы автоматизации учетной деятельности – это тот фундамент, на котором построен анализ и управление любым предприятием, управление любой хозяйственной деятельностью.

Рис. 1–5. Петля управления производством и реализацией продукции

Вывод. Именно с разработки программ учета и контроля нужно начинать автоматизацию бизнеса, чтобы затем использовать накопленную базу данных для анализа, прогнозов, оптимизации управленческих решений, формировании отчетности и т. д.

Все учетные приложения имеют сходные черты. Так, на вход учетного приложения поступают структурированные данные, далее с этими данными выполняются типовые действия, для реализации этих действий используется стандартный интерфейс, а на выходе Пользователь получает набор типовых отчетов с результатами (рис. 1–6).

Рис. 1–6. Отличительные черты учетных приложений

К остальным программам отнесем более сложное программное обеспечение, как в постановочной части, так и в части реализации.

Как подготовительное упражнение перед разработкой расчетной части учетного приложения рассмотрим простой пример предпринимательской деятельности и оценим ее эффективность.

При анализе примера будет продемонстрировано использование модулей «Учет и контроль продаж», «Анализ эффективности бизнеса», «Оптимизация управленческих решений» (рис. 1–5).

Подготовительный пример

Дано: Вы, как предприниматель, заключили несколько договоров о поставке хлебобулочной продукции в близлежащие детские сады и школу. Для производства хлебобулочных изделий Вы планируете взять в аренду хлебопекарный цех. Оценим прибыль от реализации такого проекта. Исходные данные (работа блоков «Учет и контроль», рис. 1–5) представлены на рис. 1–7. Мы предполагаем, что весь выпущенный хлеб будет реализован.

Требуется определить прибыль за месяц (работа блока «Анализ эффективности бизнеса», рис. 1–5). Решение задачи для случая стопроцентной реализации всей продукции приведено на рис. 1–8.

Вместе с тем, если учесть реальные рыночные условия, то в наши расчеты нужно внести некоторые коррективы. Так, нет никаких гарантий, что весь произведенный хлеб будет распродан.

Например, данные по продажам (работа блока «Учет и контроль продаж») показали, что из-за перенасыщенности рынка те 300 батонов, которые мы производили для розничной продажи, не распродавались, хлеб пересыхал и портился. В результате было найдено решение по утилизации высохшего хлеба: весь нераспроданный хлеб поставляется на свиноферму по 1 руб. за шт. вне зависимости от его состояния.

Рис. 1–7. Исходные данные для решения задачи

Пересчитаем прибыль предпринимателя за месяц с учетом этих новых условий (работа блока «Анализ эффективности бизнеса», рис. 1–5). Определим минимально возможную прибыль Пр_мин (рис. 1–9).

Анализ эффективности показывает, что мы несем убытки. Какой вывод можно сделать? Заранее нам неизвестен объем реализации, да и остальные показатели тоже являются «плавающими». Таким образом, при планировании бизнеса вместо точных значений исходных данных и соответственно вычисляемых показателей (прибыль, рентабельность и др.) мы должны рассматривать интервалы (рис. 1-10).

Рис. 1–8. Расчет прибыли при стопроцентной реализации товара

При таком подходе фактическая величина прибыли, которую мы увидим в конце месяца, будет находиться где-то внутри интервала возможных значений прибыли. Исходя из условий задачи, ничего более точного мы сказать не можем. Можно утверждать, что решение экономических задач с учетом разного вида неопределенностей является общим случаем, а принятие решений без их учета – частным.

Рис. 1–9. Расчет прибыли при частичной реализации товара

В результате расчетов мы получили, что наша фактическая прибыль лежит внутри интервала [–36000 руб., 90000 руб.]. Такая значительная ширина интервала неопределенностей нас, естественно, не устраивает. Нельзя начинать бизнес при таких расплывчатых перспективах. Нужно искать способы по сужению этого интервала. По схеме на рис. 1–5 необходимы действия в блоке «Оптимизация управленческих решений». Что делать руководителю?

Разберем ответ на первый вопрос: «Какие факторы позволят уменьшить интервал неопределенности»?

Рассмотрим, какими параметрами мы можем управлять. Цену на товар в большую сторону мы менять не можем, так как она формируется рынком, а мы на рынке не монополисты; с другой стороны уменьшение цены приведет к снижению прибыли. Затраты на производство фиксированы и от нашего желания их уменьшить не зависят. Мы можем регулировать два показателя – уменьшать отпускную цену на нашу продукцию и сокращать объем выпуска продукции.

Рис. 1-10. Интервальная оценка прибыли при планировании бизнеса

Первое очевидное решение следующее: уменьшить выпуск, производить не 500, а только 200 батонов в день, т. е. ровно то количество, которое будет гарантированно реализовано. Минимальное значение управляющего параметра (К_вып = 200 батонов в сутки) задается нами в блоке «Коррекция планов», и на основании нового управляющего воздействия после цикла производства и реализации прибыль будет следующей:

Пр = 60000 – 60000 = 0 руб. / мес. (проверьте)

Мы будем работать весь месяц, а в результате не заработаем ничего. Очевидно, что такой сценарий нас не устраивает.

Таким образом, самые очевидные действия по оптимизации управленческих решений, либо действия «наугад» не являются обоснованными.

Далее будет разобрано, какие решения принимать руководителю в данной ситуации и в аналогичных ситуациях. Будут даны ответы, как оценить и уменьшить риск при принятии различных решений по выпуску продукции (аналитическая работа в блоке «Оптимизация управленческих решений»), но до этого необходимо подготовить основу – автоматизировать более простые блоки «Учет и контроль» и «Анализ эффективности бизнеса».