4. Использование средств контроля данных при создании учетных приложений
Для разработки удобного в пользовании учетного приложения следует использовать различные элементы автоматизации процессов. Автоматизация, прежде всего, необходима для безошибочного ввода и переноса данных. Часто для этого используют контроль введенных данных. При работе в среде MS Excel имеются инструменты для выполнения данных функций (рис. 1, рис. 2, рис. 3):
Рис. 1. Позиция меню для контроля ввода данных
Рис. 2. Окно диалога для настройки параметров контроля введенных данных
Рис. 3. Параметры для ввода действительных чисел в заданном интервале
При вводе данных, выходящих за пределы допустимых значений, выводится сообщение (рис. 4):
Рис. 4. Окно предупреждения о неправильном значении введенного числа
Для контроля уже введенных данных следует воспользоваться позицией меню «Обвести неверные данные», то результат будет выглядеть вот так (рис. 5):
Рис. 5. Неверные данные обведены овалом после применения позиции меню «Обвести неверные данные»
Такой начальный контроль при вводе исходных в электронную таблицу, а также после заполнения электронной таблицы, поможет избежать возможных больших потерь фирме и исключить ошибки на самом раннем этапе работы с данными.
Следующим удобным методом контроля введенных и расчетных значений является условное форматирование ячеек с данными. Когда значения данных в ячейки выходят за пределы отведенного диапазона, то формат ячейки становится отличным от остальных ячеек листа. Для того, чтобы воспользоваться этим инструментом необходимо на вкладке «Главная» выбрать группу «Стили» и позицию меню «Условное форматирование» (рис. 6):
Рис. 6. Позиция меню условного форматирования ячеек листа
Введем правило выделения ячейки при превышении значения 500 (рис. 7, рис. 8):
Рис. 7. Позиции меню для отбора и ввода значений
Рис. 8. Диалоговое окно контроля введенного значения больше 500 и результата форматирования
Одним из способов безошибочного ввода данных является использование информации из заранее подготовленных электронных таблиц – справочных таблиц. Здесь следует отметить, что доступ к данным этих справочных таблиц может быть реализован различными способами:
1) Если необходимо просто вводить в ячейку информацию из определенного списка, то лучше всего для этой цели подойдет форматирование ячейки на проверку вводимых данных. Этот подход наиболее эффективен для заполнения ячейки списком постоянных данных. Для этого выберем позиции меню «Данные →Проверка данных →Проверка данных». Появится диалоговое окно «Проверка вводимых данных», в котором необходимо выбрать позицию «Список» (рис. 9, рис. 10):
Рис. 9. Позиция «Список» в диалоговом окне «Проверка вводимых данных»
Рис. 10. Диалоговое окно для указания источника заполнения списка
В поле «Источник» необходимо указать диапазон ячеек, в которых находится справочная информация. Разумеется, данные справочные таблицы должны быть на листе за пределами видимости экрана. К сожалению, данный подход не позволяет хранить справочную информацию на другом листе книги (рис. 11).
Рис. 11. Рабочая ячейка, окно диалога и справочный диапазон ячеек
После выполнения данных действий, в рабочей ячейке можно выбрать значения из раскрывающегося списка (рис. 12):
Рис. 12. Рабочая ячейка с возможностью ввода данных из списка и исходная справочная таблица значений.
2) Использование справочных таблиц на листах книги совместно с функциями листа ВПР, ПРОСМОТР.
Удобным инструментом для быстрого и безошибочного ввода данных в электронные таблицы является использование справочных таблиц с заранее введенными связанными данными совместно с функциями листа ВПР и ПРОСМОТР. В таких таблицах и по введенной информации находится информация для следующей ячейки таблицы в пределах строки на основе в данных справочной таблицы.
4.1. Функция лист ВПР для работы со ссылками и массивами
Используя функцию ВПР, вы фактически даете такую команду: «Вот значение. Нужно перейти в другое место, найти такое же значение и показать слова или числа в ячейке, соответствующей ему». Чтобы было проще, третье значение (номер столбца) можно рассматривать как результат поиска. Первые три аргумента функции ВПР являются обязательными. Последний аргумент необязателен, однако если его опустить, по умолчанию ему будет присвоено значение ИСТИНА[1]. Пример использования данной функции представлен на рис. 13. На листе «Протокол» содержится электронная таблица протокола проведения экзамена, а на листе «Исходные данные» – информация о студентах группы в соответствии со справочной таблицей (рис. 14).
Рис. 13. Таблица на листе «Протокол» с выделенной ячейкой, информацией в строке формул и отображенным результатом
Функция ВПР, введенная в ячейку I3, имеет следующую структуру заполнения:
=ВПР(Протокол! H12;’Исходные данные’!$C$7:$E$12;2;ЛОЖЬ).
Работу этой функции для ячейки I3 листа «Протокол» можно изобразить следующей последовательностью:
Протокол! H12→Исходные данные! С7→Исходные данные! D7
Особенностью функции ВПР является то, что ключевые данные должны находиться в крайнем левом столбце таблицы-справочника (рис. 14):
Рис. 14. Таблица-справочник номеров зачетных книжек студентов группы
4.2. Функция лист ПРОСМОТР для работы со ссылками и массивами
Функция ПРОСМОТР очень похожа на функцию ВПР. Различие заключается в том, что функция ВПР ищет соответствие в первом столбце, а функция ПРОСМОТР ищет в соответствии с размерностями массива. Это означает, что столбцом, в котором находятся ключевые значения, может быть любым из таблицы-справки, и соответственно, результатная информация также может быть выбрана из любого столбца по ключу. Ниже приведены заполненный бланк исходных данных функции ПРОСМОТР (рис. 15) и результат работы функции для Михайлова Михаила Михайловича (рис. 16).
Рис. 15. Бланк исходных данных функции ПРОСМОТР для ячейки I4
Рис. 16. Формула в ячейке I4 и результат работы функции ПРОСМОТР
4.3. Использование элементов управления на формах листа
При создании приложений с удобным интерфейсом в среде Excel не обойтись без использования элементов управления, которые являются основой любого окна диалога Windows-приложения. Данные элементы размещены едино на панели «Элементы управления» в меню «Разработчик» (рис. 17):
Рис. 17. Панель «Элементы управления» на вкладке «Разработчик»
Если вкладка «Разработчик» отсутствует на ленте, то для его вызова в меня пользователя следует в настройках табличного процессора выделить флажок «Показать вкладку «Разработчик» на ленте (рис. 18, рис. 19):
Рис. 18. Позиция меню для настройки параметров табличного процессора
Рис. 19. Выставление флажка для отображения вкладки «Разработчик» на ленте
Следует обратить внимание, что пользователю для реализации своих проектов предоставляются две группы элементов управления:
• элементы управления формы;
• элементы ActiveX.
Главное отличие элементов управления формы от второй группы заключается в том, что пользователю предоставляется возможность работы над удобным интерфейсом приложения практически без знаний языка программирования VBA. Для использования элементов управления необходимо воспользоваться вкладкой Разработчик^Элементы управления^Вставить.
Эта вкладка содержит следующие элементы:
1) Подпись.
2) Группа элементов.
3) Кнопка.
4) Флажок.
5) Переключатель.
6) Список.
7) Поле со списком.
8) Полоса прокрутки.
9) Счетчик.
Следует иметь в виду, что элементы управления являются внешними объектами листа, поэтому могут размещаться произвольно и перекрывать информацию в ячейках листа книги.
Элемент управления «Подпись»
В отличие от информации, занесенной в ячейки таблицы Excel, элемент «Подпись» (рис. 20) позволяет создавать надписи в любом месте рабочего листа, а не только в ячейках.
Рис. 20. Элемент «Подпись» на панели «Элементы управления формы»
Ячейка, расположенная под подписью, может быть использована для своего прямого назначения.
Элемент управления «Кнопка»
Наиболее распространенным элементом управления является элемент «Кнопка» (рис. 21). Он служит для запуска на выполнение программного кода при наступлении с ним какого-либо события.
Для создания кнопки необходимо выбрать данный элемент на панели инструментов. Маркер мыши примет вид маленького крестика. Этим крестиком следует указать местоположение левого верхнего угла будущего элемента управления на листе книги и далее, нажав левую клавишу, растянуть вниз и вправо кнопку до нужного размера. На кнопке возможно нанесение надписи, выражающие назначение кнопки. Поэтому при создании надписи требуется указать истинное назначение кнопки, а не абстрактные наименования (рис. 21):
Рис. 21. Элемент «Кнопка» на листе
При нанесении надписи на кнопку действуют такие же правила выбора размера и цвета шрифта, что и при занесении информации в ячейку листа. При этом используется аналогичное окно диалога для выравнивания надписи на кнопке, что и для выравнивания записи в ячейке листа (рис. 22). Для изменения надписи на кнопке необходимо находиться в режиме редактирования текста.
Конец ознакомительного фрагмента.