Глава 2 «Ну что, по базарим…»
2.1. Как преодолеть стражника
Под грозным прозвищем «стражник» обычно скрывается милейший секретарь. Милейший до тех пор, пока менеджер по продажам не позвонит в офис своего потенциального клиента. Как подружиться с человеком, честно несущий свой профессиональный крест? Довольно многие бизнес-психологи говорят об использовании техники малого подхалимажа. Суть ее в том, что сначала нужно разнюхать, чем секретарь занимается в свободное о работы время, от чего ловит кайф и какие приятные пустячки любит получать в подарок. Вы дожидаетесь благоприятного момента, а потом вываливаете всю эрудицию на его бедную голову, называя стражника каждый раз по имени…
Внешне данное мероприятие выглядит так: менеджер, вооружившись букетом лютиков, ромашек, розочек, фиалочек и тому подобной чепухой, заходит к секретарю. Нарвавшись на жесткий взгляд и металл в голосе, смело протягивает очаровательной секретарше творение матери-природы.
– Вы прекрасно выглядите, Екатерина Афанасьевна!
– Я рад нашей встрече, Екатерина Афанасьевна!
– Надеюсь на вашу помощь, Екатерина Афанасьевна!
Уж после такого артобстрела Екатерина точно запомнит, что она Афанасьевна. Не правда ли, данная техника чем-то напоминает методику обучения иностранным языкам.
– Как вас зовут? – Меня зовут Петя.
Человека достаточно один раз назвать по имени, чтобы он почувствовал к нам симпатию или антипатию. Впрочем, симпатия или антипатия рождается исходя из психологической совместимости, а не от недостаточного знания делового этикета.
Далее, насколько реально выяснить, что нравится секретарю и его хобби?
Давайте посмотрим реально: в день вы делаете примерно шестьдесят звонков. Плюс три-пять деловых встреч. Плюс время на восстановление сил и отдых. Добавьте сюда время на планирование. Подсчитайте. Теперь, положа руку на сердце, скажите: вам есть, когда выяснить, какие лютики любит секретарь фирмы «Бабья дружба» Алена Митрофановна? Ведь существует десятилетиями апробированный набор: цветы, конфеты, дорогой парфюм для девушки с гордым званием «секретарь».
Это при личной встрече. А до нее, как до берега, нужно еще доплыть. Первым всплеском на пути к желанной цели является холодный звонок. Про холодные звонки очень много писал Стефан Шиффман. Но поскольку его книга имеет зарубежное происхождение, то его методы, подробно описанные в его книге, следует корректировать, учитывая российскую специфику работы.
Холодный звонок – это первый звонок «продажной шкуры» в организацию. Задача-максимум – поговорить с руководителем и раскрутить его в начале на контакт либо назначить деловую встречу, в ходе которой блестяще продвинуть задуманную операцию. Задача-минимум – разговорить секретаря, познакомиться с руководителем (или лицом, которому доверены полномочия) и прийти к единому мнению. Или попытаться.
Итак, вы звоните секретарю с целью знакомства с руководителем.
– Алло! Это фирма «Моя черешня»?
– Да, – отвечает секретарь с высокой степенью заморозки в голосе.
– Я Виктор Васильевич Кошелкин – менеджер РА «Ариадна», у меня есть предложение для вашего руководителя.
– Моего руководителя нет на месте! – высокий голос режет уши, как пила инструментальную сталь…
Последний аккорд – звук падающей телефонной трубки.
Наш менеджер допустил одну грубую ошибку. Он воспринял секретаря, как телефонный провод, забыв о том, что помощник руководителя – личность. Звоня в организацию с целью знакомства и скорой встречи с ее руководителем, он забыл о необходимости хороших отношений с секретарем. «А зачем, собственно, мне, крутому менеджеру, дружить с девочкой, от которой ничего не зависит?»
На самом деле от секретаря в организации много что зависит. Даже если она не является помощником руководителя, секретарь – та самая шея, благодаря которой голова замечает и отмечает нужные темы. И людей. А вы только что обидели ту самую шею! Вот теперь в отместку вам и не повернется.
Секретарь, как любой другой человек, желает одного – хорошего отношения к себе. Чтобы замечали работу, ценили и уважали, главное, понимали значимость. Есть один хороший способ произвести неизгладимое впечатление на секретаря: предоставить ему роль эксперта.
Эксперт вникает в суть дела, анализирует план, предложение, предмет и т. п. со всех сторон, находит недочеты, помогая с ними бороться или нейтрализовать. Наконец персона грата высказывает свои суждения по ходу дела, к последним прислушиваются даже профессионалы экстра-класса. Что и говорить, приятно, когда тебя считают настоящим экспертом!
Вот пример еще одного телефонного разговора.
– Алло! Это фирма «Моя черешня»?
– Да, – отвечает секретарь, как разгрызая орех.
– Я Виктор Васильевич Кошелкин из РА «Ариадна». Кстати, хотел бы с вами посоветоваться. Простите, как вас зовут?
– Секретарь Марина, – отвечает девушка более теплым тоном. – Чем я могла бы вам помочь?
– Марина, подскажите, пожалуйста, с кем бы я мог обсудить предложение нашего РА «Ариадна»? Кто у вас занимается рекламой?
– У нас есть менеджер по рекламе. Ее зовут Лилия Валентиновна. Если хотите, позвоните по телефону ******. Но, по-моему, вам лучше поговорить с генеральным директором. Все-таки решение о рекламной компании будет принимать он. Давай я вас соединю…
– Спасибо, Марина…
Вот так наш менеджер Кошелкин добился своей первой промежуточной цели: его соединили с руководителем. Все остальное – в собственных руках.
А какой мелочи ему стоил труд быть представленным? Всего-то он был любезным с привратником, с уважением отнесся к работе секретаря. И его усилия по завоеванию сердца стражника были вознаграждены. Секретарь Марина запомнит его как чуткого, вежливого и внимательного человека. Кошелкин предоставил Марине шанс выступить в роли эксперта.
Все-таки, почему «продажные шкуры» не любят секретарей? Оттого ли что их появление означает финансовые траты для предприятия? Но секретарь не акционер, а потому денежные расходы фирмы его по существу его мало волнуют. Дело в другом – в неумении менеджера общаться с секретарем.
Почему секретарь столь строг с каждым позвонившим. Как в песенке: «Собака бывает кусачей только от жизни собачьей». Посудите сами: весь день на ногах, получаешь ни за что нагоняи от шефа, страдающего от хандры или от угрозы банкротства. По телефону звонят разного рода типы, срывающие зло на привратнике, опять же ни за что. Вот отсюда и появляется жгучее желание секретаря сорвать на ком-нибудь злость. Очередной звонок, очередная просьба невидимого собеседника соединить его с шефом, причем прозвучавшая просьба напоминает приказ, немедленно подлежащий исполнению. Нет уж, хватит! Довольно своего начальства. Позвонивший получает свою порцию ледяного душа. Секретарша, почувствовав некоторое облегчение, занимается своими профессиональными обязанностями.
Для акул бизнеса секретарь всего лишь маленький и по большому счету бессловесный стрелочник. Не стоит считать последних бесхребетными винтиками. Именно стрелочнику ничего не стоит пустить под откос весь поезд. Вот так.
В данном случае может помочь определенная настройка. Любой «продажная шкура» быстрее добьется успеха, если будет воспринимать секретаря не как врага, а как друга. Или станет воспринимать секретаря в нейтрально-благожелательном ключе. Помогает другой тезис: жизнь длинная, неизвестно, где и с кем мы будем работать завтра. Вдруг с тем самым привратником. И еще, возможно, вы после единственного холодного звонка так и не встретитесь, так зачем же вам обижать ни в чем не повинного человека?
Некоторые «продажные шкуры» обожают-таки демонстрировать привратникам свое превосходство. Если вас распирает от чувства неутоленного тщеславия, то удовлетворяйте свое самолюбие по полной, но делайте это корректно, так чтобы ваша собеседница (в данном случае секретарь) не чувствовала себя полной идиоткой. Пользуясь специальной терминологией в общении с секретарем, ведите себя так, как будто данная теория ей тоже известна.
– Но ведь вы же знаете, что ваше предприятие по системе NN относится к типу 1.2.5…
Тут в борьбу вступает другой психологический прием, известный из сказки «Голый король». Секретарю ничего не остается, кроме как поддерживать беседу. Да стражнику это и приятно: собеседник считает ее эрудированным человеком, общается с ней на языке профи. Вы скажете, что это манипуляция. Да, манипуляция. Но толковая и грамотная, с уважением к личности. Как прореагирует на подобную штучку секретарь? Скорее всего она переадресует ваш звонок руководителю.
Успех приема или политический провал во многом зависит от тембра вашей речи. Как визуал попробую дать установку на беседу: вы должны смотреть с секретарем не друг на друга, а в одном направлении.
Что происходит в первом случае? Вы звоните в организацию и, изощряясь в высокомерии и блеске собственного интеллектуального превосходства над слушательницей краткосрочных курсов, излагаете собственное видение типологической принадлежности организации. Реакция секретаря? Она повесит трубку, так как услышанное ею существо с иной планеты и противоположного берега не имеет ничего общего с представителем Homo sapiens.
Во втором случае вы звоните и рассказываете секретарю о неком феномене, находясь с нею на одном берегу.
Что добавить по данному вопросу? В вашем голосе не должно быть льда, поучительных ноток. В противном случае стражница увидит в вас болванку собственного шефа.
Есть такой метод у японцев: для снятия нервного напряжения избивать чучело своего начальника. Зашел в специальную комнату, взял палку в руку и лупи его, сердечного, до того, пока не умрешь от оргазма.
Секретарша нужного вам босса воспримет вас как немое подобие начальства для сброса негативной энергии. Будьте осторожнее!
С секретарем нужно дружить. Но дружба подобного рода не имеет ничего общего с панибратством.
Вот оно, чудо, свершилось. Вас познакомили с руководителем. И, о счастье, вы договорились о встрече. Как после достижения цели общаться с секретарем, почтительно, как и раньше? Или отбросить его в сторону, как выжатый лимон?
Практика показывает: знакомство с директором фирмы или с ее фактическим хозяином еще не повод залезть на свой стол и плясать польку «Бабочку». Вы сделали всего 10 % от общего уровня работ. В любой момент персона number 1 вольна закапризничать, сведя все ваши старания к нулевой точке отсчета. Если помните, от нее вы оторвались, когда познакомились с секретарем.
Следовательно, хорошие отношения со стражницей важны на всем протяжении рабочих отношений с данной организацией. Секретарь – это тот человек, который в нужный момент подскажет боссу ваш телефон, или же напомнит о вас. Девушка в приемной руководителя – своеобразное справочное бюро, к которому усталый начальник обращается, когда ему необходим глоток свежего воздуха:
– Марина, подготовьте, пожалуйста, список рекламных агентств с их предложениями. Я все просмотрю после обеденного перерыва.
– Хорошо, Петр Анатольевич.
Разумеется, Марина не может не вспомнить о вежливом Кошелкине из РА «Ариадна». Ведь этот человек обращался к ней за советом. Благодарная за уважение к себе Марина предложит его разработки первыми. При случае, сославшись на общую эрудицию, секретарь скажет о РА «Ариадна» как об очень серьезной фирме, с которой сотрудничают приличные организации.
Таким образом, при вашем правильном поведении секретарь организации станет вашим рекламным агентом. И в этом качестве Марина из приемной бесценна. Вы не можете постоянно названивать руководителю организации «Моя черешня»? Не можете. А секретарь всегда рядом. Она сможет улучить подходящий момент и отрекламировать вас по полной. Кроме того, Марина лучше вас знает своего руководителя, его психологический тип, как он воспринимает информацию. А также какой информации он доверяет, а какой не доверяет вообще.
В идеале благодарный стражник подскажет вам время, когда лучше пообщаться с боссом.
У каждого руководителя свой график. Один любит принимать посетителей с утра. Другие предпочитают общаться с визитерами после обеда.
Исходя из знаний привычек своего хозяина, секретарь вполне может либо помочь «продажной шкуре» либо устроить подлянку. Как стражница поступит во втором случае? Элементарно. Марина знает, что после 16.00 Петр Анатольевич пьет лекарство против атеросклероза. Если бы Кошелкин сильно бы ей не понравился, то коронный звонок «продажной шкуры» на мобильник босса (подлость секретаря не имеет границ!) прозвенел бы в 15.55, когда Петр Анатольевич, мучаясь от головной боли, лихорадочно ищет таблетку. В эту секунду бедный шеф послал бы любого гостя, включая папу римского.
А вежливый Кошелкин, по совету Марины, позвонит в 16.35, когда лекарство уже начало действовать. Возможно, руководитель выразит желание встретиться с ним. А вы говорите, секретарь – всего лишь винтик.
Как вести себя с секретарем, если руководитель пригласил вас пообщаться? Опишу ситуацию, типичную для большинства глухих российских регионов.
Обычно клиентами рекламных агентств (разовьем эту линию) становятся организации среднего уровня, снимающие помещения в аренду. Подъезжаешь к зданию. Там огромное число ходов, выходов и офисов. Немудрено потеряться, как иголке в копне сена. Хороший секретарь присылает вниз ответственное за встречу гостей лицо. Визитер расценивает данный шаг как дружественное расположение к своей персоне и надежду на долгое сотрудничество, что не может его не радовать. Меня как менеджера телеканала встречали секретари. В основном это были МП, где к телефону мог подойти и директор, и заместитель, и секретарь.
Я помню, как однажды за мной на проходную спустилась секретарь бальзаковского возраста, несмотря на больное сердце. По дороге мы часто останавливались, чтобы женщина могла подышать. На мой вопрос: «Не тяжело вам работать секретарем?», она ответила: «Мне повезло. У меня понимающий руководитель. И люди попадаются тактичные, по телефону не грубят. Буду работать, ведь дома скучно».
Это предприятие занималось научными разработками для нашей авиационной промышленности.
Не постесняйтесь и спросите у своего секретаря, с кем еще они работают. Примерно так. Звонит Кошелкин, хорошо знакомой Марине:
– Добрый день, Марина! Вас беспокоит Виктор Кошелкин из РА «Ариадна».
Конец ознакомительного фрагмента.