Часть II
Подготовка к презентации
Глава 1
С чего начать?
Недаром говорят, что, чем раньше допущена ошибка, тем серьезней она влияет на весь проект и тем труднее ее исправить. Вот почему так важно детальное предварительное планирование презентации. Казалось бы, «подготовка презентации» – вещь самоочевидная. Однако многие презентаторы не обращают внимания на многочисленные «мелочи» – а это ведет к провалу. Стадия планирования включает в себя выяснение, кто и что собирается сказать, за какое время и в какой последовательности. В этот процесс стоит вложить как можно больше усилий. Он обеспечит мощную упорядоченную структуру презентации, «скелет», на который легко нарастить «мясо». Итак, попробуем разработать универсальный алгоритм подготовки!
1. Сформулируйте цель выступления. Первый вопрос, который стоит задать: «Зачем мне вообще нужна эта презентация?». Казалось бы, нет ничего проще. Презентация нужна для того, чтобы повысить доходы компании. Ан нет! Столь абстрактную цель достигнуть невозможно. Постарайтесь найти формулировку поконкретнее. Например: «чтобы продать новый mp3-плеер». Верно – но продажами занимаются продавцы, а не презентаторы. Цель презентатора: «Заинтересовать покупателей, продемонстрировав уникальные качества нового mp3-плеера».
Но в чем именно заключаются эта уникальность? Что именно, скорее всего, заинтересует клиентов? Как можно больше подобных вопросов следует задать себе в самом начале, чтобы не допустить досадного промаха.
Например, презентацию компании, занимающейся сетевым маркетингом, необходимо провести, чтобы:
● привлечь новых сотрудников;
● продать больше продукта;
● преодолеть сомнения и опасения людей относительно товара и МЛМ-структуры в целом;
● убедить большее количество людей, что использование продуктов и участие в подобном бизнесе стоит требуемых денег (времени).
Сформулируйте конечную цель письменно, а не просто вслух.
2. Определитесь с аудиторией. Вы уже решили, о чем будете говорить? Осталось понять, кому именно вы хотите это сказать. Подбирая аудиторию, не стесняйтесь переговорить с кем-либо из будущих слушателей. Так вы куда больше узнаете об интересах, информированности, опыте, понимании и предрассудках людей, перед которыми вам придется выступать.
Вы собираетесь презентовать новый DVD-плеер? Тогда выясните, что будущие слушатели думают относительно данного предмета? Каков уровень их интереса к новым фильмам и технике (это молодежь, кинолюбители и т. п.?) Понимают ли они, насколько фильмы в DVD-формате отличаются по качеству от всех остальных? Насколько они осведомлены о последних технических новинках? Они на самом деле сомневаются, нужен ли им DVD-плеер, или им просто больше нравится продукция конкурентов?
3. Продумайте все составляющие выступления. Вы наверняка заранее расписали весь текст презентации. Но некоторые детали уточнить не помешает. Например, продолжительность каждого пункта и подпункта (так вы сразу определите, не получилась ли презентация слишком длинной). Стоит рассортировать все компоненты следующим образом:
А – то, что обязательно надо сказать;
Б – то, что сказать желательно, но необязательно;
В – то, что стоит сказать, если на это останется время.
Затем постарайтесь выстроить все вместе в логическую последовательность.
4. Определитесь с вступлением и структурой презентации. Вы можете воспользоваться советами, которые приведены в соответствующих главах этой книги.
5. Рассчитайте продолжительность презентации. Большинство презентаторов боятся сказать недостаточно – хотя чаще всего говорят слишком много. Важно, чтобы презентация не была чересчур перегружена информацией. Пункты типа В, как показывает практика, лучше выкидывать еще на стадии наброска презентации. Помните: чем дальше, тем сложнее будет убрать из текста тот или иной кусок. Позднее все равно появится масса «важных» идей, презентация разбухнет после того, как вы включите в нее слайды – и в итоге вы едва-едва уложитесь в запланированное время.
Слушатели совсем не против кратких презентаций: 30–40 минут хватит за глаза. А если вы сумеете сказать все, что нужно за 15–20 минут, честь вам и хвала. А слишком длинное выступление не нравится никому. Слушатели начинают скучать, зевать и стараются уйти до очередного перерыва (так как паузы имеют неприятную привычку затягиваться и съедать время).
По роду деятельности я часто посещаю презентации разных организаций. Однажды привелось побывать на презентации финансовых услуг, которая длилась… 4 часа с одним двадцатиминутным перерывом. Как думаете, сколько слушателей «досидело» до ее завершения?
Не спорю, презентация оказалась очень интересной. Однако если первая часть еще была относительно понятной, то вторая оказалась сложна для восприятия. Словно идет не презентация услуги, а подробная лекция о ней. Но ведь цель любой презентации – продать продукт, а не представить о нем отчет. Кстати, нередко такие долгие презентации служат лишь демонстрации интеллекта выступающего, а вовсе не делу фирму.
Данную презентацию вел директор компании— настоящий спец в своем деле. Другие подобные презентации проводили его помощники: они не вдавались в детали, и их выступление легко укладывалось в 30–40 минут. И вот парадокс: у них на услугу подписывались десятки клиентов, а у директора – почти ни одного! Как видите, время презентации на уровень продаж не влияет. Вернее, влияет, но с точностью до наоборот: чем дольше тянется демонстрация, тем меньше желание купить товар.
Поэтому стоит насторожиться, заметив, что публика начала позевывать, переговариваться, перестала задавать вопросы или вопросы задаются с раздражением.
Если же тема презентации действительно требует выступления длиной в 2–3 часа, то хотя бы меняйте презентаторов. Устанут слушатели от одного – а тут уже второй на подходе, все-таки – разнообразие!
С другой стороны, перерыв – момент важный, а иногда и необходимый. Однако две паузы по 10 минут всегда лучше одной длиной в 20 минут. Если презентация идет 3 часа, два коротких перерыва будут эффективнее одного, пусть и длинного.
Нет правил без исключений. Если вы выступаете перед большой аудиторией (500 -1 000 человек), логичнее объявить один длинный перерыв вместо двух коротких. Ведь даже чтобы просто покинуть зал, людям понадобится не меньше пяти минут. Заходить обратно они будут столько же. И собрать столько народу вместе всегда непросто. А короткий перерыв уже через десять минут закончится…
Не пытайтесь объять необъятное. Презентацию следует строить на фактах, которые могут заинтересовать аудиторию в целом. Детали оставьте на потом, для клиентов, которые обратятся к вам после выступления.
6. Приготовьтесь поддерживать обратную связь с аудиторией. Продумайте, как и на какие вопросы вам придется отвечать. Постарайтесь не попасть в ловушку сухих фактов, превратите выступление в интересное повествование, а не в чтение вслух бухгалтерского отчета.
Помните: вы прекрасно знаете, что собираетесь сделать или показать в следующую минуту, а вот слушателям об этом ничего не известно. Поэтому постарайтесь, полушутливо, полусерьезно предупреждать аудиторию о том, что ее ждет:
● Буквально через минуту я продемонстрирую вам кое-какие интересные иллюстрации…
● Это было снято на пленку, и сейчас вы увидите…
● У нас имеется модель агрегата, которую мы сейчас покажем вам в действии…
Как показывает практика, если вы просто положите на стол несколько любопытного вида коробочек или плакатов, интерес аудитории резко вырастет.
7. Приготовьтесь поддерживать климат продажи. Что это означает? Лишний раз перечитайте презентацию, и вычеркните оттуда слова, которые могут вызвать у потенциальных клиентов негативную реакцию, «ощущение потери». Вместо этого используйте слова, вызывающие «ощущение приобретения». Например:
8. Продумайте детали. Где пройдет презентация? Как велика будет аудитория? Какие визуальные и вспомогательные средства вам понадобятся? Всегда лучше все рассчитать заранее, чтобы потом не возникло неприятных сюрпризов.
9. Сформулируйте ключевую фразу. Именно ее должны будут запомнить слушатели к тому моменту, как презентация закончится.
Например: «Возможно, этот новый способ бизнеса поможет решить многие материальные проблемы». Или: «Сесть за руль этого нового автомобиля стоит уже завтра».
Глава 2
Ваша аудитория
Существуют три типа аудитории: большая (больше 100–200 человек), средняя (до 50 – 100 человек) и маленькая (до 12 человек). Естественно, в каждом из этих случаев на речь ведущего будут реагировать по-разному, и к нему будут предъявлять совершенно разные требования. Правило одно: чем больше аудитория, тем лучше срабатывает обращение к ней, как… к одному человеку. Опыт известных актеров и презентаторов также показывает, что для большой аудитории не так важен предмет презентации, как сам выступающий.
Ученые доказали, что поведение людей во многом диктуется эволюцией, предысторией рода человеческого. Все то, что помогало выжить нашим предкам (защита потомства и территории, стремление к главенству, страсть к исследованию) проявляется в нашем характере и по сей день. Особенно ярко «доисторические» черты заметны в так называемом групповом поведении людей. Сознание человека, оказавшегося внутри большой толпы, подвергается определенным изменениям. Люди, составляющие такую толпу (или, в нашем случае, аудиторию) объединяются и солидаризируются – после чего единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство. Как видите, тут мы имеем дело уже не с интеллектуальным различием индивидуумов, а с некоей родовой тождественностью. Здесь нет места бурным и продолжительным дискуссиям или экстравагантным экспериментам. Поскольку:
● В этом случае на идеи реагируют не личности, а группа.
● Действуют групповые стандарты поведения.
● Публично определяются угрозы для группы.
● Провозглашается решение «Вперед и только вперед!», а лидеры, готовые туда повести, бурно приветствуются.
Если вы действительно имеете дело с большой аудиторией, важно понять, что объединяется она только при определенных условиях. Посмотрите, насколько плотно сидят зрители? Может быть, они вообще разбрелись по помещению? Насколько хорошо они знают друг друга и знают ли вообще? Видели ли они ведущего раньше и как часто? Как выглядит помещение? Оно светлое и высокое или же низкое и мрачное? Каково расстояние между презентатором и первым рядом? Все это – вопросы отнюдь немаловажные. Помните, что ведущий, способный прекрасно выступить перед маленькой группой, далеко не всегда в состоянии справиться с большой аудиторией.
Попробуем определить, какие требования предъявляет к презентатору большая и маленькая аудитория:
Хороший презентатор вытянет даже посредственную презентацию, а плохой загубит и гениальную. Не секрет, что толпа принимает решения под действием эмоций, слепой веры в своего лидера или группу таких лидеров. Проводя презентацию, надо это осознавать.
Важный момент – вопросы из зала. Далеко не все они конструктивны и задаются из простой любознательности. Вот лишь несколько «заковыристых» вариантов:
Скрытое возражение. На самом деле, спрашивающий чем-то недоволен, но стремится замаскировать свое недовольство вопросом.
– Значит ли это, что работать придется и по субботам?
Что делать? Ни в коем случае не оправдываться и не вступать в спор. Пообещайте разъяснить детали позднее и упомяните о выгодах, которые принесет ваше предложение.
Испытующий вопрос. Вас проверяют «на вшивость», стремятся выяснить, каковы ваши знания и опыт.
– Какова прочность этого нового сплава под давлением?
Что делать? Блефовать нельзя. Если не знаете ответа, не ищите оправданий. Пообещайте как можно скорее выяснить нужную деталь – и выполните свое обещание! Порой вновь возвращаться к пройденному даже полезно.
Демонстрационный вопрос. Нередко слушатель просто пытается с помощью вопросов ведущему продемонстрировать коллегам свое глубокое знание предмета.
– Скажите, эксплуатационные сроки у этой установки такие же, как у А-2 или как у Б-333?
Что делать? Похвалите слушателя, коли уж он сам на похвалу напрашивается. Покажите человеку, как он умен. Мол, я об этом не упомянул просто потому, что для большинства людей это технически слишком сложно…
Вопрос-вызов. Порой слушатели воспринимают безобидные с виду утверждения, как посягательство на их «личную территорию».
– Так вы утверждаете, что машиностроению в России не следует уделять особого внимания?!
Что делать? Немедленно отступить, вернуть спрашивающему его «территориальные права». А лучше всего – посоветоваться с ним, попросить каких-нибудь рекомендаций.
Глава 3
Оформляем сцену!
Итак, вы составили и отрепетировали презентацию? На девяносто процентов успех вам гарантирован! Почему не на все сто? Потому что существует еще тысяча мелочей, связанных с выбором места, оформлением зала и организационными вопросами. Если вы их не учтете, зрителям будет некомфортно, а значит и презентация им не понравится.
Итак, прежде всего определитесь с местом проведения мероприятия. Этот вопрос следует решить с самого начала. Выбрав зал, проверьте достаточно ли красиво он оформлен, удобно ли будет слушателям туда добираться (есть поблизости парковка или нет?) и т. п. Идеальный вариант: проводить презентацию прямо в вашей организации – это позволит держать ситуацию под контролем. Хотя, увы, позволить себе такую роскошь могут далеко не все.
Золотое правило: маленький зал лучше большого (конечно, если зрителям там будет, чем дышать). Много пустого пространства действует угнетающе. Если вы проводите презентацию в большом зале, постарайтесь усадить слушателей на первые ряды, поплотнее друг к другу. Нет ничего хуже пары десятков человек, которые «разбрелись» по залу на 500 мест. Пусть лучше аудитория будет набита битком (слушатели могу стоять и в проходах).
Удобнее всего – стандартный квадратный зал. Однако если слушателей немного, и вы хотите провести презентацию в неофициальном тоне, лучше сделать ряды пошире, выбрав неглубокий зал, чтобы как можно больше слушателей оказалось возле сцены. И, напротив, если аудитория большая, а презентация представляет собой нечто вроде шоу, ряды могут быть поуже, а зал – поглубже. Но в любом случае важно проследить, чтобы никто из зрителей не оказался слишком далеко от ведущего: так людям проще будет все видеть и слышать.
Не поленитесь лишний раз проверить все технические детали (электричество, освещение, вентиляцию) – чтобы исправить все недочеты заранее. Если в здании много запутанных коридоров, стоит развесить указатели, чтобы зрители легко могли найти дорогу в гардероб, буфет, туалет и т. п.
За день до назначенного срока обязательно проведите генеральную репетицию в выбранном помещении. Если это невозможно, подумайте – может, стоит выбрать другое место? Сменить место или расположение сцены стоит и в следующих случаях:
● За спиной ведущего в зале – окно, через которое будет падать яркий солнечный свет. Солнце не позволит зрителям разглядеть лицо ведущего.
● В окне за спиной ведущего открывается какой-нибудь интересный вид – это будет отвлекать аудиторию.
● Ведущий стоит у единственной двери в комнату, через которую внутрь кто-то постоянно заходит и заглядывает.
Очень важно правильно поставить освещение зала и сцены. В полутемном зале, да еще и без ярких слайдов, тонус у слушателей резко снижается – а это грозит срывом презентации. Поэтому стоит позаботиться о ярком свете в аудитории.
Желательно размещать прожектор, свет от которого падает на презентатора, повыше, чтобы теней было поменьше (и у вас головы от яркого света не болела). Однако при свете под углом 90 градусов ведущий будет выглядеть ужасно – помните об этом. Порой визуальные средства начинают отсвечивать, на что смотреть очень неприятно. Нередко проблему может решить обычный лак для волос: вы заранее распыляете его на предметы, и они блестят гораздо меньше. Конечно, с ценными моделями так поступать нельзя, как и с белыми досками, которые лак приводит в негодность.
Что еще может не вовремя «заблестеть»? Очки ведущего. Подумайте, может, есть смысл заменить их контактными линзами? Не помешает и припудрить лицо – испарина на лбу в ярком свете смотрится, мягко говоря, несимпатично.
Подумайте и о собственной безопасности. Порой между аудиторией и сценой имеются ступеньки, которые, естественно, в темноте не видны. Только представьте, как вы, выйдя из-под яркого света прожектора, когда глаза к полутьме еще не привыкли, будете спускаться…
Цветное освещение использовать не стоит (разве что для коротких драматических эффектов). Яркие цвета утомят зрителей – да и предмет, освещенный таким образом рассмотреть сложнее.
Далеко не все ведущие привычны к лучам прожектора. И порой забывают, что если ноги у них находятся в круге света, это вовсе не значит, что их лицо тоже освещено! Надо научиться «чувствовать свет» и не выходить за его пределы. Если же презентатор суетится и постоянно бегает по сцене, переучивать его бесполезно: лучше расширить круг света – тогда осветителю легче будет его «ловить».
Конец ознакомительного фрагмента.