3. Деловые отношения
При выполнении ряда обязанностей юрисконсульт взаимодействует не только с руководством организации, но и с руководителями и специалистами других структурных подразделений.
Так, юридическая служба привлекается к подготовке документов правового характера, регулированию трудовых отношений, разработке и осуществлению мероприятий по совершенствованию договорной работы, по обеспечению сохранности имущества хозяйствующего субъекта.
Юрист предоставляет структурным подразделениям общества, в частности:
• документы, регламентирующие организационно-правовые вопросы уставной деятельности общества;
• копии судебных актов по результатам рассмотрения дел;
• информацию о выданных единоличным исполнительным органом доверенностях и их копии;
• нормативные акты, связанные с осуществлением службами общества своих функций.
Вместе с тем юридическая служба оказывает необходимую консультационную помощь другим подразделениям по вопросам правоприменения законодательства.
Юрисконсульты организуют учёт и/или хранение нормативных актов, поступающих из государственных органов, а также издаваемых органами управления юридического лица.
Правоведы могут работать в одной команде с программистами при создании базы данных «Локальные правовые акты», размещении на web-сайте компании информации о последних обновлениях в законодательстве, раскрытии информации, обязательной для акционерного общества.
Проведение служебных расследований по фактам хищений, выявленных недостач, выпуска недоброкачественной продукции, нарушений экологического законодательства безусловно требует правового сопровождения, поскольку его целью является установление виновных в причинении ущерба лиц и формы их вины; причинной связи между действиями (бездействием) виновного и причинённым ущербом; обстоятельств, способствовавших причинению ущерба, а также определение размера ущерба и вида материальной ответственности.
В случае необходимости юридическая служба руководит подготовкой материалов по запросу правоохранительных и государственных органов.
Совместно со службой экономической безопасности юрисконсульт разрабатывает локальные нормативные акты по обеспечению сохранности коммерческой тайны. Данными документами, в частности, определяются:
• порядок допуска работников организации к сведениям, составляющим коммерческую тайну;
• способы использования, учёта, хранения и маркировки документов и иных носителей конфиденциальной информации;
• действия по принятию взаимных обязательств по сохранению коммерческой тайны сторонами договорных отношений;
• организационные меры контроля за пользованием информацией, отнесённой к коммерческой тайне;
• процедура привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности работников, разгласивших коммерческую тайну.
Юрисконсульт взаимодействует с бухгалтерской службой в ходе проведения проверок налоговыми органами, при обжаловании их решений, которые затрагивают интересы общества.
При проведении ежегодного обязательного аудита юрист представляет по запросу бухгалтерии:
• данные по заключённым договорам, оригиналы и/или копии договорной документации;
• информацию о судебных разбирательствах, в которых участвовало общество;
• сведения о крупных сделках общества и сделках с заинтересованностью;
• справки об исполнительных производствах в отношении общества или контрагентов;
• иную информацию по запросу аудиторов.
В свою очередь от финансово-бухгалтерской службы юрисконсульт вправе запрашивать информацию и документацию, в частности:
• по дебиторской и кредиторской задолженности;
• о проведении деловыми партнёрами взаиморасчётов;
• об используемых формах расчётов с контрагентами;
• о методологии исчисления налогов и иных обязательных платежей;
• о финансовых показателях общества за определённый временной период;
• первичные документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств (накладные, счета-фактуры, платёжные поручения, акты приёма-передачи, акты сверок расчётов по обязательствам с контрагентами и др.).
Как показывает практика, юрисконсульты близко связаны с кадровой службой, поскольку приём на работу, переводы, увольнения, применение дисциплинарных взысканий, подготовка связанных с трудовыми отношениями локальных нормативных актов требует неукоснительного соблюдения законодательства о труде, да ещё с учётом сложившейся судебной практики.
Обычно трудовой договор с работником оформляется по форме, действующей в конкретной организации. Разумеется, при разработке условий так называемого типового договора, должны быть учтены требования ст. 57 Трудового кодекса РФ, поэтому вполне логично привлечение правоведа к разработке образца договора.
В качестве меры, направленной на предотвращение трудовых споров, целесообразно напоминать работникам кадровой службы об обязанности своевременно оформлять трудовые отношения, не допускать претендента к работе до заключения письменного трудового договора и издания приказа руководителя о приёме на работу (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
Большое значение имеет контроль законности включения в трудовой договор дополнительных условий, например, о предварительном испытании при устройстве на работу (ст. 70 ТК РФ). Юрисконсульт проверяет, не относится ли сотрудник к тем категориям, которым испытательный срок не устанавливается, правильно ли определён срок испытания, согласен ли кандидат заключать трудовой договор с условием об испытательном сроке.
При визировании проектов приказов о переводе на другую постоянную работу юридическая служба должна проверить, имеется ли согласие работника на такой перевод, ознакомлен ли работник со всеми условиями его труда на новой работе. Когда перевод осуществляется временно, в порядке ст. 72.2 ТК РФ, проверяется факт наличия обстоятельств, послуживших основаниями для такого перевода.
Нередко кадровой службе приходится составлять акты, которые подтверждают наличие или отсутствие определённого события (действия), к примеру, нахождения работника в состоянии алкогольного опьянения. Нормативно установленной формы акта не существует. Кроме того, в каждом конкретном случае обстоятельства, послужившие основанием для составления акта, имеют свои особенности. В связи с этим, помощь кадровой службе в оформлении соответствующего акта оказывает именно юрисконсульт.
Согласовывая проекты приказов о применении дисциплинарных взысканий, юрист контролирует соблюдение порядка и срока их наложения, а также соответствие избранного вида наказания тому, который предусмотрен ст. 192 ТК РФ.
Визируя приказы о прекращении трудового договора, юридическая служба обеспечивает законность и обоснованность увольнения проверкой наличия обстоятельств увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса.
Несмотря на то что приказы о заключении, изменении, прекращении трудового договора в большинстве случаев подготавливаются с использованием унифицированных форм Т-1, Т-5, Т-8, утверждённых Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты», участие юридических служб не может сводиться только к проверке полноты и правильности формулировок подобных приказов.
Пример из практики. При визировании приказа об увольнении по собственному желанию водителя С. юрисконсульт обратил внимание на то, что согласно заключению по служебному расследованию С. признан виновным в совершении ДТП с участием автомобиля, за рулём которого он находился. Выплатами, произведёнными в пользу потерпевшего К., фирме причинён значительный материальный ущерб. Сотрудник отдела кадров, подготовивший проект приказа об увольнении С., не знал о материалах, связанных с претензией К. о возмещении ущерба, причинённого его автомобилю в результате ДТП. Последующими действиями юрисконсульта могли быть два варианта:
• визирование приказа об увольнении С. и ожидание поручения директора фирмы о взыскании в регрессном порядке через суд суммы причинённого ущерба с уволившегося С.;
• подготовка проекта приказа о привлечении С. к материальной ответственности в соответствии со ст. ст. 238, 248 Трудового кодекса Российской Федерации и обстоятельствами конкретного дела, инициирование его подписания руководителем фирмы.
Поскольку возврат изъятых из оборота денежных средств в кратчайшие сроки оптимально сочетался с интересами фирмы, юрисконсульт выбрал второй вариант действий. Он сделал запрос в бухгалтерию о среднем месячном заработке С. и проинформировал отдел кадров о необходимости приостановки процедуры подписания руководителем приказа о расторжении трудового договора с С. до окончания двухнедельного срока предупреждения работника о предстоящем увольнении. Подготовленный юрисконсультом приказ о возмещении причинённого ущерба в размере среднего месячного заработка путём удержания из заработной платы С. был без промедления подписан руководителем фирмы и исполнен бухгалтерий. Оставшаяся часть суммы, подлежащей удержанию с виновного, взыскана фирмой в порядке гражданского судопроизводства.
Юридическое сопровождение получает и подготовка локальных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения, например, Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о премировании и пр. Зона ответственности юриста – это проверка проектов внутренних документов на соответствие законодательству, а также согласованности с другими корпоративными документами.
Большое значение имеет рациональное взаимодействие кадровых и юридических служб в ходе судебных разбирательств трудовых споров. При этом, как минимум, от кадровиков требуются подготовка, правильное оформление и своевременное представление запрошенных юридической службой или судом подлинных документов и пояснений к ним, от юристов – тщательный анализ документов и обстоятельств дела, выработка правовой позиции, активное участие в судебном процессе.
Взаимодействие служб проявляется также и при проведении консультаций по вопросам трудового права.
Однако, даже отстаивая интересы организации, не следует забывать о соблюдении баланса прав и обязанностей работодателя и работника.
Г. подала заявление о расторжении трудового договора по её инициативе в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи. Отдел по персоналу обратился к юрисконсульту с вопросом: «Можно ли увольнять Г. в период действия договора займа, по условиям которого беспроцентный заём предоставляется только работникам данного предприятия, и при обстоятельствах, когда сумма займа не возращена, а гарантий погашения ссуды нет?».
Юрисконсульт разъяснил, что игнорирование законного права работника на прекращение договора по собственному желанию недопустимо ни при каких обстоятельствах, посему увольнение должно производиться в порядке, установленном ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации. В случае невозврата суммы займа в срок, обусловленный договором, предприятие вынуждено будет предъявить в суд общей юрисдикции иск о взыскании денежных средств в принудительном порядке.
Через три месяца после увольнения Г. бухгалтерия направила юристу служебную записку, в которой содержалась просьба принять меры к погашению задолженности Г. по полученному займу. Для погашения долга судебный процесс не потребовался. Денежные средства были возвращены Г. после направления претензии, устанавливавшей срок возврата долга и разъясняющей последствия невыполнения заёмщиком взятых на себя обязательств.
Согласованность действий работников юридических и кадровых служб требуется при проведении проверок трудовой инспекцией. Работа юристов и кадровиков в одной команде помогает в формировании позиции работодателя, направленной на минимизацию разногласий с проверяющими органами.
Сотрудничество юридических и кадровых служб невозможно представить без обмена информацией о принятии новых нормативных актов, изменении или отмене действующих, о правоприменительной практике в области труда, занятости, социальной защиты граждан.
Важной формой связи юриста с текущей деятельностью организации является визирование проектов локальных документов.
Взаимодействие юридических и других служб общества происходит и в период работы тендерного комитета, комиссии по работе с дебиторской задолженностью, по непроизводительным расходам и др.
Юриста привлекают к участию в служебных совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, имеющие отношение к правовой работе.
Зачастую требуется присутствие юрисконсульта и в команде представителей организации на переговорах с контрагентами или потенциальными деловыми партнёрами.
Помимо высокого уровня знаний в области права юрисконсульту пригодятся логика рассуждения, аналитические способности, грамотная речь, эмоциональная устойчивость, объективность.
К деловому общению относится и дискуссия, которая возникает при реализации поставленных бизнес-задач либо при подготовке корпоративных документов. Деловая дискуссия помогает определить круг обсуждаемых вопросов, прийти к выбору наиболее приемлемых решений.
Допустим, отдел маркетинга сетует, что визирование контракта у юриста тормозит заключение сделки. Юрисконсульт объясняет задержку с визированием сложностью и большим объёмом текста контракта, а также занятостью в арбитражном процессе.
В ходе обсуждения ситуации сотрудники компании приходят к пониманию, что, так или иначе, но договариваться о каком-то конкретном сроке согласования придётся им.
Другой пример. Служба, функции которой связаны с заключением и ведением договоров, пыталась «перекинуть» всю договорную работу на юрисконсульта.
Юрист полагал, что делегирование профильных обязанностей нельзя признать правильным. Профессиональный потенциал юриста в интересах дела должен использоваться в другом направлении: совместный поиск решений для предотвращения серьезных проблем, обучение персонала, занятого в договорной работе, оказание методической помощи исполнителям, подготовка памяток, влияющих на качество договорной работы. В ходе ряда дискуссий юристу удалось донести свою точку зрения до оппонентов. Вместе с тем, ситуация была использована юрисконсультом для проявления инициативы по подготовке Положения о порядке заключения и ведения договоров в организации.
Основные сложности при выполнении совместных или организуемых юристами мероприятий объясняются тем, что юридическая служба, как правило, не наделена властно-распорядительными полномочиями по отношению к другим подразделениям и работникам.
В связи с этим юрисконсультам приходится использовать возможности и полномочия руководителя компании, которые позволяют, в частности:
• обязывать другие подразделения или должностных лиц в конкретные сроки передавать юридической службе информацию и необходимые документы;
• включать по инициативе юристов в планы работы других подразделений проведение совместных мероприятий;
• наделять юристов правом контроля и предъявления требований правового характера к работникам других структурных подразделений.
В процессе сопровождения деятельности хозяйствующего субъекта у юрисконсульта постепенно нарабатываются модели поведения и варианты решения текущих проблем.
А для начала можно воспользоваться нехитрыми, достаточно известными правилами, помогающими выстраивать деловые отношения, например:
• при выполнении совместной работы желательно достичь чёткого разделения прав и ответственности;
• в отношениях с сотрудниками других отделов необходимо отвечать самому за свои действия или решения, а не сваливать вину на других;
• не надо относиться с предвзятостью к коллегам по работе;
• критиковать можно только действия и поступки, а не личность человека;
• не стоит давать обещания, которые не сможешь выполнить;
• при общении старайтесь слушать не себя, а коллегу, дайте понять, что он вас интересует;
• не следует требовать к себе какого-то особого отношения или привилегий;
• не преувеличивайте свою значимость, поскольку в команде работодателя каждому сотруднику определена своя функциональная роль.
Разумеется, формы взаимодействия юрисконсульта с внутренними подразделениями компании не ограничиваются вышеприведенными примерами и зависят от множества факторов, в том числе, от организационной структуры, видов деятельности организации, от традиций, заложенных в трудовом коллективе.
И все же, главный принцип сотрудничества юридической и других служб – любые действия сотрудников должны осуществляться в интересах компании.
Конечно, правовой основой деловых отношений между службами являются устав общества, распоряжения и поручения руководителя организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, локальные нормативные акты.
В последние годы достаточно широкое распространение получили Кодексы корпоративной этики, которые разрабатываются исходя из собственных потребностей, задач и специфики деятельности бизнес-структуры.
Приведём пример подобного документа.
1. Введение
ОАО «ОМЕГА» (Компания) – это коллектив единомышленников, объединённый общими целями и задачами. Устойчивость и развитие бизнеса, профессиональный рост и благосостояние сотрудников зависят от того, насколько каждый из работников готов работать максимально эффективно, рассматривать и защищать интересы Компании как свои собственные.
Кодекс этики – основополагающий корпоративный свод правил, которыми обязаны руководствоваться в своей деятельности все члены коллектива.
Принципиальность, добросовестность, честность, открытость, взаимоуважение должны стать приоритетами для сотрудников Компании. Именно эти принципы являются условиями достижения успеха Компании как в рыночной среде, так в общественной жизни. В условиях жёсткой конкурентной борьбы важны не только профессиональные навыки, но и слаженная командная работа, личная причастность к общим бизнес-целям, следование единым обязательствам и этическим нормам, высокая исполнительская дисциплина.
Кодекс призван создать благоприятные условия, в которых каждый сотрудник понимает и принимает корпоративные ценности, эффективно применяет свои знания и опыт для достижения стратегических целей Компании, получает удовлетворение от результатов своей работы и имеет возможности для карьерного роста. Человеческий капитал и надёжная репутация ОАО «ОМЕГА» – основные ценности Компании. Любые действия, наносящие ущерб имиджу ОАО «ОМЕГА», рассматриваются как нарушение Кодекса этики и являются недопустимыми.
Кодекс этики принят ввиду того, что становление, укрепление и защита деловой репутации Компании как честной и порядочной структуры, работающей в соответствии с моральными, этическими, правовыми нормами и обычаями делового оборота, является одним из приоритетов развития ОАО «ОМЕГА».
Настоящий документ содержит краткие описания базовых этических принципов работы Компании. Отдельные положения Кодекса, этические принципы Компании и их применение более подробно рассматриваются в других регламентирующих документах Компании: регламентах, положениях, должностных инструкциях и т. п.
Настоящий кодекс утверждён Советом директоров ОАО «ОМЕГА».
2. Этические ценности Компании
Компания особо ценит:
Уважение личных прав и интересов своих сотрудников, требований клиентов и условий сотрудничества, выдвигаемых деловыми партнёрами и обществом.
Беспристрастность, предполагающую оплату труда в соответствии с достигнутыми результатами и предоставляющую равные права для профессионального роста.
Честность в отношениях и в предоставлении любой информации, необходимой для работы Компании.
Эффективность как устойчивое достижение максимально возможных результатов во всём, что делает коллектив Компании.
Мужество противостоять тому, что неприемлемо, и брать на себя ответственность за последствия своих решений.
Заботу, проявляемую в старании защищать людей от любого вреда или угрозы их жизни и здоровью и охране окружающей среды.
Доверие сотрудникам, которое позволяет Компании делегировать полномочия и ответственность за решения и способы их исполнения.
Соблюдение этих ценностей позволит Компании поддерживать и развивать корпоративную культуру, которая необходима для достижения высочайшего уровня во всех деловых устремлениях. Компания не поступается своими ценностями ради получения прибыли. Компания рассматривает эти ценности как связующее звено всех сфер деловой деятельности и предполагает то же самое во взаимоотношениях с деловыми партнёрами.
3. Термины и определения
Сотрудник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем – ОАО «ОМЕГА».
Руководитель – сотрудник, возглавляющий то или иное структурное подразделение ОАО «ОМЕГА».
Конфликт интересов – ситуация, когда Руководитель или Сотрудник в силу своего служебного положения может повлиять на решение или на ситуацию, которые могут принести личную выгоду Руководителю или Сотруднику (либо семье или друзьям) в ущерб интересам Компании.
4. Основные этические принципы
Для реализации своих этических ценностей Компания разработала и соблюдает этические принципы, включающие в себя пять основных направлений:
• сотрудники;
• отношения со сторонними организациями и клиентами;
• отношения с органами государственной власти;
• безопасность, охрана здоровья и окружающей среды;
• эффективность, контроль и отчётность.
4.1. Сотрудники
В отношениях с Сотрудниками Компания соблюдает все требования трудового законодательства и условия трудового договора, уважает личную свободу и права человека, предоставляет каждому равные возможности и не допускает дискриминации в сфере труда.
Компания соблюдает конфиденциальность и обеспечивает гарантии защиты персональных данных Сотрудников.
Сотрудники должны внимательно относиться к своим действиям на рабочих местах и обеспечивать соблюдение правил корпоративного поведения не только со своей стороны, но и со стороны своих коллег.
Сотрудники:
• не вправе заниматься иной деятельностью, отвлекающей или мешающей им исполнять свои должностные обязанности в Компании;
• должны действовать исключительно в интересах Компании и избегать любого конфликта интересов;
• не должны принимать от сторонних организаций и физических лиц подарки, услуги и развлечения, которые могут быть истолкованы как взятка.
4.2. Отношения со сторонними организациями и клиентами
Компания нацелена на построение взаимовыгодных отношений со сторонними организациями и клиентами на принципах партнёрства и взаимного уважения.
Компания:
• ориентируется на потребности Клиентов и стремится гарантировать высокое качество своей продукции и услуг;
• всегда выполняет свои обязательства и ожидает выполнения обязательств от своих партнёров;
• работает в соответствии с законодательством о противодействии легализации незаконно полученных денежных средств;
• ведёт бизнес только с партнёрами, которые занимаются законной деятельностью и чьи финансовые источники легальны;
• ни в какой форме не принимает незаконные выплаты и не применяет неэтичные или несправедливые способы воздействия на своих партнёров или конкурентов.
4.3. Отношения с органами государственной власти
Компания стремится к построению и поддержанию устойчивых официальных взаимоотношений с государственными органами в соответствии с законами и иными нормами.
Компания:
• не предпринимает никаких попыток незаконным способом повлиять на решения государственных органов или их представителей и ответственных работников;
• следует всем законам и требованиям, применимым к ее деятельности, и остаётся верной как букве, так и духу закона;
• своевременно и полностью платит налоги;
• ни прямо, ни косвенно не участвует в работе политических партий.
4.4. Безопасность, охрана здоровья и окружающей среды
Компания делает все необходимое, чтобы ликвидировать аварии и производственный травматизм. Компания стремится к полному соблюдению всех официально принятых экологических норм и требований, в полной мере осознает необходимость развития производства, безопасного для окружающей среды путём:
• эффективного использования природных ресурсов;
• разработки и применения ресурсосберегающих и безотходных технологий;
• внедрения современных систем экологического менеджмента и стандартов ИСО.
Все Сотрудники несут ответственность за выполнение требований безопасности, охраны здоровья и окружающей среды во всех сферах деятельности Компании.
4.5. Эффективность, контроль и отчётность
Компания стремится к оптимальному использованию имеющихся в ее распоряжении ресурсов, а также анализирует риски, связанные с ее деятельностью, и управляет такими рисками для достижения целей, поставленных перед ней акционерами.
Компания придерживается принципа прозрачности и высоких стандартов планирования, контроля и отчётности и стремится к обеспечению сохранности своих активов, включая деловую информацию.
5. Соблюдение требований Кодекса этики
Каждый Сотрудник Компании обязан соблюдать требования Кодекса этики и несёт ответственность за свое этическое поведение. Нарушение Кодекса этики влечёт применение к нарушителю мер ответственности, установленных Советом директоров Компании, законом и иными нормативными актами.
Каждый Сотрудник Компании должен сообщать о любых известных ему случаях совершённого или возможного нарушения требований Кодекса этики Председателю Совета директоров ОАО «ОМЕГА» или своему непосредственному Руководителю. Компания гарантирует Сотруднику анонимность и ненаказуемость такого обращения.
Компания гарантирует внимательное, объективное и компетентное рассмотрение поступивших обращений. Никакие меры не будут применены к Сотруднику без проведения должного служебного расследования и установления вины в совершении правонарушения.
Компания обеспечит обучение Сотрудников требованиям Кодекса этики в рамках программ адаптации новых сотрудников и программ повышения квалификации. Обучение организуется руководством Компании.