Урок 6
Взаимодействие юридических и кадровых служб
По роду своей деятельности юристы компании взаимодействуют практически со всеми ее структурными подразделениями. Однако наиболее тесно они сотрудничают с кадровой службой, поскольку прием на работу, переводы, увольнения, применение мер поощрения и дисциплинарных взыскании, подготовка связанных с трудовыми отношениями локальных нормативных актов требует неукоснительного соблюдения законодательства о труде, да еще с учетом сложившейся судебной практики.
Как бы банально это не звучало, но хорошо налаженное, деловое взаимодействие юристов и кадровиков служит одним из важнейших условий обеспечения законности деятельности хозяйствующего субъекта, прав и свобод человека и существенного снижения правовых и экономических рисков.
Характер и порядок взаимодействия не формализованы и устанавливаются самостоятельно каждой организацией в зависимости от организационной структуры, численности сотрудников, видов деятельности, от традиций, заложенных в трудовом коллективе.
Правовой основой взаимодействия служб являются устав организации, коллективный договор, если таковой заключался, приказы, распоряжения и поручения руководителя организации, положения о кадровой и правовой службах, должностные инструкции работников данных служб.
Организация надлежащего взаимодействия юридических и кадровых служб при осуществлении возложенных на них полномочий обеспечивается локальными нормативными актами типа стандартов предприятия (СТП), регламентов, положений, инструкций, приказов, процедур. Однако, как показывает опыт, ни один нормативный документ, даже тот, что кажется образцом совершенства законотворчества в момент вступления его в действие, не в состоянии учесть все жизненные ситуации, при которых он будет применяться. В случае если нормативный акт отсутствует или не регулирует возникший круг вопросов, логично и уместно использовать должностные инструкции работников либо трудовые договоры, заключенные с ними, поскольку в них определены их основные права и обязанности. Главный принцип взаимодействия юридической и кадровой служб – любые действия сотрудников должны осуществляться, а документы подготавливаться в интересах организации. Ярким примером заинтересованности в положительном результате может быть описываемый ниже случай.
Пример из практики
При визировании приказа об увольнении по собственному желанию водителя С. юрисконсульт обратил внимание на то, что, согласно заключению по служебному расследованию, С. признан виновным в совершении ДТП с участием автомобиля, за рулем которого он находился. Выплатами, произведенными в пользу потерпевшего, предприятию причинен значительный материальный ущерб. Сотрудник отдела кадров, подготовивший проект приказа об увольнении С., не был посвящен в материалы, связанные с претензией К. о возмещении ущерба, причиненного его автомобилю в результате ДТП.
Вариантами последующих действий юрисконсульта могли быть, как минимум, два:
завизировать приказ об увольнении С. и ожидать указаний директора предприятия о взыскании в регрессном порядке через суд суммы причиненного ущерба с уволившегося С.;
подготовить проект приказа о привлечении С. к материальной ответственности в соответствии с действующим законодательством и обстоятельствами конкретного дела, инициировать его подписание руководителем.
Поскольку возврат изъятых из оборота денежных средств в кратчайшие сроки наиболее оптимально сочетался с интересами предприятия, юрисконсульт выбрал второй вариант действий. Он сделал запрос в бухгалтерию о среднем месячном заработке С. и проинформировал отдел кадров о необходимости приостановки процедуры подписания приказа об увольнении С. до окончания двухнедельного срока предупреждения работника о предстоящем увольнении. Подготовленный юрисконсультом в соответствии со ст. 238, ч.1 ст. 248 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) приказ о возмещении причиненного ущерба в размере среднего месячного заработка путем удержания из заработной платы С. был без промедления подписан руководителем предприятия и исполнен бухгалтерий. Оставшаяся часть суммы, подлежащей взысканию с виновного, взыскана предприятием в порядке гражданского судопроизводства.
Однако при отстаивании интересов организации не следует забывать о социальном партнерстве – ведущем принципе, заложенном в Трудовом кодексе. Развитие его требует активного участия юристов не только в подготовке коллективных договоров и работе согласительных комиссий, создаваемых в ходе заключения коллективного договора, но и в повседневной работе. В любом случае сбалансированность интересов работника и работодателя пойдет на пользу делу.
Пример из практики
Отдел по персоналу обратился в юридическое бюро с проблемным вопросом: Г. подала заявление о расторжении трудового договора по ее инициативе в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи. Можно ли увольнять ее в период действия договора займа, по условиям которого беспроцентный заем предоставляется только работникам данного предприятия, и при обстоятельствах, когда сумма займа не возращена, а гарантий погашения ссуды нет?
Юрисконсульт разъяснил, что игнорирование законного права работника недопустимо ни при каких обстоятельствах, посему увольнение должно производиться в порядке, установленном ст. 80 ТК РФ. В случае невозврата суммы займа в срок, обусловленный договором, предприятие вправе предъявить иск в суд общей юрисдикции для взыскания денежных средств в принудительном порядке.
Через три месяца после увольнения Г. бухгалтерия направила в юридический отдел служебную записку, в которой содержалась просьба принять меры к погашению задолженности Г. по полученному займу. Для погашения долга судебные процессы не потребовались. Заем был возвращен Г. после направления предприятием претензии, в которой устанавливался срок возврата долга и разъяснялись последствия невыполнения заемщиком взятых на себя обязательств.
Одной из форм взаимодействия юристов и кадровиков была и остается проверка на соответствие Трудовому кодексу РФ проектов приказов о приеме, переводе, увольнении работников, привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности.
Как правило, в настоящее время трудовой договор с работником заключается по форме, действующей в конкретной организации. Поскольку при разработке условий так называемого типового договора должны быть учтены требования ст. 57 ТК РФ, то привлечение правоведа к подготовке формы трудового договора вполне логично и обоснованно.
Несмотря на то что приказы о заключении, об изменении и о прекращении трудового договора подготавливаются с использованием унифицированных форм Т-1, Т-5, Т-8, утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», участие юридических служб не может сводиться к проверке полноты и правильности оформления подобных приказов.
Кроме того, в качестве меры, направленной на предотвращение трудовых споров, целесообразно напомнить об обязанности кадровых служб оформлять трудовые отношения надлежащим образом, не допускать претендента к работе до заключения письменного трудового договора и издания приказа руководителя о приеме на работу (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
Большое значение имеет контроль законности установления дополнительных условий трудового договора, в частности, условия о предварительном испытании при приеме на работу. Юрисконсульт проверяет, не относится ли соискатель работы к тем категориям, которым испытательный срок не устанавливается (ч. 4 ст. 70 ТК РФ), правильно ли определен срок испытания, включено ли условие об испытании в трудовой договор.
При заключении трудовых договоров с несовершеннолетними и женщинами юрист проверяет, допускается ли применение их труда на данной работе.
При визировании проектов приказов о переводе на другую постоянную работу юридическая служба должна проверить, имеется ли согласие работника на такой перевод, ознакомлен ли работник со всеми условиями его труда на новой работе. Когда перевод осуществляется временно, в порядке ст. 72.2 ТК РФ, проверяется факт наличия обстоятельств, послуживших основаниями для такого перевода.
В случае изменения определенных сторонами условий трудового договора в соответствии со ст. 74 ТК РФ проверке подлежат документы, подтверждающие изменение организационных или технологических условий труда и соблюдение требования об обязательном письменном предупреждении работника о предстоящих изменениях не позднее чем за два месяца.
Согласовывая проект приказов о прекращении трудового договора, юридическая служба обеспечивает законность и обоснованность увольнения проверкой наличия фактических обстоятельств увольнения, ссылок на соответствующую статью Трудового кодекса, правильности формулировок увольнения.
Визируя приказы о применении дисциплинарных взысканий, юрист обязан проверить соблюдение порядка и срока их наложения, в частности, затребовано ли письменное объяснение от нарушителя трудовой дисциплины, соответствует ли избранный вид наказания тому, который предусмотрен ст. 192 ТК РФ.
Например, некоторые руководители, заблуждаясь, определяют в качестве меры наказания перевод работника на нижеоплачиваемую должность. В подобных случаях юрисконсульту необходимо разъяснить, что такой вид наказания «канул в лету» с момента отмены действия Кодекса законов о труде РФ.
В случае несогласия с содержанием или оформлением документов работник юридической службы в письменном или устном виде вносит аргументированные предложения по их изменению (дополнению).
Нередко кадровой службе приходится составлять акты, которые подтверждают наличие или отсутствие определенного события (действия). Например, составляются акты о прогуле, нахождении в состоянии алкогольного опьянения, об отказе от дачи объяснений за совершенный дисциплинарный проступок, от ознакомления с приказом, уведомлением об изменении условий трудового договора, от получения трудовой книжки и др.
Нормативно установленной формы акта не существует. Кроме того, в каждом конкретном случае обстоятельства, послужившие основанием для составления акта, имеют свои особенности. В связи с этим помощь кадровой службе в оформлении соответствующего акта оказывает, как правило, юридическая служба.
Юридическое сопровождение функционирования кадровой службы получает и подготовка локальных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения, например, Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о премировании и пр. Зона ответственности юриста – это проверка проектов внутренних документов на соответствие законодательству, согласованность с другими организационно-распорядительными и корпоративными документами организации, на четкость формулировок.
При разработке организацией Положений о структурных подразделениях (служб, отделов, бюро и т. д.) и должностных инструкций сотрудников основная роль отводится юристам на этапе выбора организацией модели и структуры данных документов.
В них должны найти отражение такие важные сведения, как:
основные задачи и функции структурного подразделения;
статус и подчиненность работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности;
основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику;
трудовая функция работника;
краткая характеристика прав и обязанностей руководителей структурных подразделений и работников;
меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением (ненадлежащим выполнением) порученной ему трудовой функции.
Естественно, данный перечень не является исчерпывающим и корректируется организацией применительно к специфике ее деятельности, организационной структуре и системе взаимоотношений в коллективе.
Большое значение имеет рациональное взаимодействие кадровых и юридических служб в ходе судебных разбирательств трудовых споров. При этом, как минимум, от кадровиков требуются подготовка, правильное оформление и своевременное представление запрошенных юридической службой или судом подлинных документов и пояснений к ним, от юристов – тщательный анализ документов и обстоятельств дела, выработка правовой позиции, активное участие в судебном процессе.
Взаимодействие служб проявляется также и при проведении консультаций по отдельным вопросам трудового права.
Пример из практики
Начальник отдела кадров обратился в юридический отдел с просьбой разобраться с законностью требований работницы о выплате ей ежемесячно в период нахождения в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-х летнего возраста пособия.
Анализ нормативных актов и судебной практики показал, что Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 1994 г. № 1110 «О размере компенсационных выплат отдельным категориям граждан» (ред. от 17 апреля 2003 г.) лицу, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком, установлена ежемесячная компенсационная выплата в размере 50 руб.
Порядок ее назначения и выплаты утвержден постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1206 «Об утверждении Порядка назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат отдельным категориям граждан» (ред. от 4 августа 2006 г.).
Выплату компенсации финансирует работодатель из средств, направляемых на оплату труда работников. Если компенсацию выплачивает бюджетное учреждение, расходы финансируются за счет бюджетных средств.
Определением Кассационной Коллегии Верховного Суда Российской Федерации от 6 мая 2003 г. № КАС03-165 положения п. 20 Порядка назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат отдельным категориям граждан были признаны недействующими.
Однако Определением Президиума Верховного Суда Российской Федерации от 24 декабря 2003 г. № 56пв-03 «Об отмене Определения Верховного Суда РФ от 6 мая 2003 г. № КАС03-165 и оставлении в силе решения Верховного Суда РФ от 10 февраля 2003 г. № ГКПИ02-1461, которым было отказано в удовлетворении заявления о признании частично недействующим пункта 20 Порядка назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат отдельным категориям граждан, утв. постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1206» этот судебный акт был отменен.
Президиум Верховного Суда РФ разъяснил, что Указом Президента РФ № 1110 были установлены компенсационные выплаты в целях усиления социальной защищенности отдельных категорий граждан. Ежемесячная компенсационная выплата в размере 50 руб. входит в число установленных федеральным законодательством гарантий в связи с материнством и выполняет одну из важнейших функций – частичной компенсации утраченного заработка (дохода) лица, находящегося в отпуске по уходу за ребенком. Она выплачивается за счет средств, направляемых на оплату труда предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их организационно-правовых форм.
На основании ст. 165 ТК РФ данная компенсация является обязательной для выплаты работодателем за счет собственных средств при представлении работником соответствующих документов.
Согласованность действий работников юридических и кадровых служб требуется при проведении проверок трудовыми и налоговым инспекторами. Работа юристов и кадровиков в одной команде помогает в формировании позиции работодателя, направленной на минимизацию претензий проверяющих органов.
Добросовестное сотрудничество юридических и кадровых служб невозможно представить без обмена информацией о принятии новых нормативных актов, изменении или отмене действующих нормативных актов о правоприменительной практике в области труда, занятости, социальной защиты граждан.
Формы взаимодействия кадровой и юридической службы не ограничиваются вышеприведенными рекомендациями и примерами, зависят от многих факторов и конкретных обстоятельств как объективного нормативных актов, так субъективного характера.
В то же время для полноценного взаимодействия юридических и кадровых служб, безусловно, необходима свобода дискуссии, дающая возможность определить круг обсуждаемых вопросов либо содержание подготавливаемых документов. Дискуссия помогает свободно и самостоятельно прийти к выбору наиболее приемлемых решений и действий, форм установления деловых отношений.