Глава 2
Структуризация проекта
2.1
Структуризация инновационного проекта
Будем понимать под структурой проекта совокупность взаимосвязанных элементов и процессов проекта, представленных с различной степенью детализации.
Структура проекта представляет собой стройную иерархическую декомпозицию проекта на составные части (элементы, модули), необходимые и достаточные для планирования и контроля осуществления проекта для различных участников проекта. В соответствии с определением PMI, декомпозиция – это метод планирования, предполагающий разбиение содержания проекта и результатов поставки проекта на более мелкие и легко определяемые элементы до тех пор, пока работы по проекту, связанные с выполнением содержания проекта и обеспечением результатов поставки, не определены достаточно подробно для исполнения, отслеживания и мониторинга этих работ.
Понимание проекта как структурированного (информационного) объекта, подчиняющегося логическим суждениям и формальным правилам, является основой профессиональных методов реализации и управления проектом.
Умение построить структуру проекта означает умение выделить и сформулировать отдельные подзадачи, а значит, поставить четкую задачу перед исполнителем и добиться ее выполнения. Задача должна быть четко сформулированной и посильной для исполнителя. Необходимость добиваться исполнения требует наличия навыков общего менеджмента.
Одним из признаков проекта является его разграничение, т. е. обособление, от других задач, осуществляемых в организации. Обособление проекта является важным фактором уменьшения рисков недостаточно профессионального управления, поскольку дает возможность лучше спланировать работы проекта, четко назначить ресурсы на работы проекта, распределить ответственность. Для этого необходимо использовать специальные подходы, направленные на выявление процессов, структур, работ проекта, которые позволяют этот проект структурировать, а в конце проекта взвесить и оценить его результат.
Цель управления проектами как методологии – путем структуризации упростить проект и тем самым снизить требования к квалификации менеджеров, участвующих в проекте. Для инновационных проектов это тем более важно, что в них сильна неопределенность, связанная зачастую с нечеткостью конечной цели, изначальной неопределенностью используемых методов и ресурсов.
Как же добиться того, чтобы менеджер совершал меньше ошибок или по крайней мере чтобы они не были катастрофическими для проекта? Важно построить такую систему управления проектом, которая помогала бы менеджеру предвидеть проблемы проекта (риски). Технология управления проектами в силу четкой структуризации и систематизации действий сама по себе обеспечивает существенное снижение рисков проекта.
В самом деле, структуризация проекта, упрощение его за счет разбиения на составные элементы (этапы, работы, процессы) позволяет организовать управление проектом по единым правилам. В этом случае менеджер, руководитель проекта, руководствуясь правилами структуризации проекта, избежит ошибок, вызванных неумением спланировать проект, нечеткостью действий, неспособностью справиться с большим количеством информации. Выделение отдельных этапов, а в рамках этапов – работ дает возможность существенно упростить исходную задачу, поручить более простую задачу менеджеру не такой высокой квалификации. С помощью грамотно построенного плана проекта можно контролировать развитие проекта по времени. Система контроля и мониторинга обеспечивает руководителя проекта и куратора (вышестоящего менеджера) актуальной информацией. То есть само построение проекта в соответствии с некими правилами ведет к существенному снижению рисков проекта.
Формируемая в рамках системы управления проектами подсистема управления рисками существенно зависит от характера проекта: для каждого проекта конкретный набор рисков и реагирования на них может быть свой, отличающийся от других. Стандарт PMI выделяет девять областей знаний, в рамках которых происходит формирование систем управления проектом: интеграционная система, управление содержанием проекта, сроками, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами, коммуникациями, рисками, поставками проекта. Более подробно эти подсистемы описаны ниже. Подсистема управления рисками является лишь одной из них, однако важность ее, особенно для инновационных проектов, весьма велика.
В методологию управления проектами заложена четкая логика, связывающая между собой различные области знаний и процессы управления проектами. Любой проект ориентирован на успех, значит, должны быть сформулированы четкие критерии успеха. Как правило, критерии успеха относятся к четырем основным группам. Прежде всего это касается предметной области – достижения главной цели проекта. Проект должен быть реализован с заданным качеством, в требуемые сроки и без превышения установленной сметы. Кроме того, заданные цель проекта, сроки, качество, стоимость являются факторами, ограничивающими возможности руководителя проекта.
В процессе реализации проекта его менеджер применяет тот способ структуризации проекта, который позволяет наилучшим образом организовать управление проектом для обеспечения успеха проекта (рис. 2.1).
Проводя структуризацию проекта, менеджер имеет возможность выделить этапы (фазы) проекта, в рамках каждого этапа осуществить декомпозицию результата этапа на более мелкие задачи (работы), выделить функции проекта и возложить их реализацию на подсистемы управления проектом, описать эти подсистемы через процессы управления. В этом случае, например, план проекта разрабатывается для каждого этапа, а функция разработки плана проекта (этапа) реализуется через группу процессов планирования, что позволяет распределить реализацию процессов между членами команды проекта.
Рис. 2.1. Структуризация проекта
Разбиение на временные этапы дает возможность выделить относительно независимые блоки работ (например, этап разработки технического предложения, эскизного проектирования и т. п.). Разбиение по работам и задачам в рамках конкретного этапа помогает детализировать и взаимоувязывать выполняемые работы.
Разбиение (декомпозиция) главной цели проекта на более простые частные подзадачи и представление работ по реализации проекта в виде процессов является основой методологии PMI. За счет этого удается снизить последствия таких общих рисков, как недостаточная квалификация управленческого персонала, отсутствие опыта реализации проектов данного типа, высокая сложность проекта. Надо помнить о том, что каждый этап проекта структурируется как отдельный проект, поэтому декомпозиция целей проводится для каждого этапа.
Выделение процессов позволяет выстроить прогнозируемую последовательность действий. Многообразие реализуемых в рамках проекта функций заставляет разграничить их между собой с целью детального описания и распределения ответственности между участниками.
Наконец, введение понятия «подсистема управления» обеспечивает необходимую интеграцию, комплексность управленческих воздействий, объединение различных по характеру факторов для концентрации на достижении целей проекта. Это позволяет, как и в технических системах, строить подсистему управления, которая должна быть замкнутой через систему получения информации (т. е. иметь обратную связь) и воздействовать на объект управления, уменьшая соответствующее рассогласование.
Поскольку объект (или объекты) и регулируемые параметры известны (необходимо придерживаться графика, не допускать отклонения по срокам, финансам, ресурсам, поддерживать эффективное функционирование команды проекта), то задача подсистемы управления заключается в измерении отклонений параметров, минимизации отклонений от заданных значений. Эти параметры в каждом проекте могут отличаться, иногда значительно, поэтому на этапе планирования следует четко формулировать и фиксировать те из них, которые должны регулироваться.
Далее, в процессе управления проектом эти параметры измеряются и в случае отклонения или появления негативного воздействия (риска) включается компенсирующее воздействие. Вот эта последовательность действий и составляет суть второго аспекта управления рисками проекта.
Приступая к изучению структуризации проекта, введем некие постулаты проектного управления.
1. Каждый этап проекта является самостоятельным проектом. Выделяя этапы, мы обязаны к каждому этапу применить весь арсенал проектного управления как к отдельному проекту.
2. За каждым нашим действием или бездействием необходимо видеть последствия. Все действия менеджера вызывают последствия. Эти последствия надо видеть и предугадывать, для того чтобы вовремя среагировать в случае нежелательных последствий.
3. Чем больше этапов проекта – тем больше объем планирования. Выделяя большое количество этапов с целью упрощения проекта, мы должны быть готовы к большему объему планирования, что заставляет менеджера искать разумный компромисс между сложностью проекта и объемом работы по организации управления проектом.
4. Недостаточно выявить проблемы (риски) проекта, необходимо разработать реагирование. Менеджеру проекта недостаточно фиксировать проблему, необходимо разработать меры по ее устранению или по крайней мере по существенному снижению потерь вследствие ее наступления.
5. В проекте не должно быть элементов, которые в дальнейшем не используются («висящее ружье должно выстрелить»). Все действия должны иметь продолжение. Единственный случай, когда сделанная работа может оказаться выполненной впустую, – меры по защите от рисковых событий. Если событие не состоялось, то и защитные меры не понадобятся, однако эти затраты оправдываются тем, что в противном случае потери были бы недопустимо велики.
2.2
Этапы инновационного проекта
Одним из методов структуризации инновационного проекта является выделение фаз (этапов) проекта. Под фазой понимается ряд логически связанных операций проекта, обычно завершающихся достижением одного из основных результатов поставки. Этап – это промежуток времени, отмеченный каким-либо событием, или отдельная стадия какой-либо проделанной работы. В дальнейшем эти два понятия будем рассматривать как синонимы. Этап проекта необходим для фиксации промежуточных результатов, выделения группы работ, относящихся к одному типу. Обычно этап проекта выделяется в том случае, когда проект в своем развитии проходит ряд временных интервалов, которые имеют свои качественные особенности. Этапы проекта связаны между собой результатами.[6]
В случае выделения этапов проекта каждый из них должен рассматриваться в качестве отдельного проекта. Каждый этап работы, как и план проекта в целом, планируется, согласовывается и утверждается одним из руководителей организации, курирующим данное направление работ. На каждом этапе работы может назначаться отдельный ответственный исполнитель (руководитель).
Следует, однако, помнить, что при слишком мелком дроблении проекта на этапы может значительно увеличиться общий объем работ по планированию, поскольку к каждому этапу необходимо подходить как к самостоятельному проекту.
Некоторые этапы проекта существуют в большинстве проектов и имеют особое значение. Так, работы, связанные с подготовкой обоснования проекта, обычно выделяют в самостоятельный этап. После принятия решения по результатам, достигнутым в ходе этапа подготовки обоснования, начинается следующий этап проекта – разработка плана проекта, после которого следует исполнительный этап. Его работы позволяют создать продукт проекта и передать его заказчику. Исполнительный этап в свою очередь может разбиваться на подэтапы в зависимости от величины, сложности, продолжительности проекта.
После достижения целей проекта начинается этап (подэтап) завершения проекта, в ходе которого подводятся итоги, уточняются результаты проекта, происходит разбор работы, обеспечивается сохранение полученного опыта реализации проекта, оценивается вклад участников, производится выплата вознаграждения и осуществляется его документальное оформление. Иногда работы такого рода в отдельный этап не выделяют, а выполняют их в рамках исполнительного этапа.
Однако могут быть и другие способы разбиения проекта на этапы. Так, при разработке нового изделия, прибора или установки в состав этапа подготовки обоснования могут быть включены этапы предпроектных исследований, подготовки технического задания и технического предложения. В проектах реструктуризации предприятий выделяют следующие большие этапы: анализ ситуации, выработка предложений, реализация предложений. В любом случае у руководителя проекта имеется свобода действий, позволяющая – с учетом типа проекта и конкретной ситуации – наилучшим для целей управления образом провести разбиение на этапы исходного проекта.
Довольно часто с началом реализации проекта возникает ряд проблем. Вдруг оказывается, что заказчик имел в виду совсем не тот результат, который получается. Команда проекта не очень четко поняла цели проекта и начала двигаться не в том направлении. Руководитель проекта не понимает видение процесса реализации проекта, имеющееся у вышестоящего руководства, и в итоге делает не так, как это предполагалось руководством.
Когда проект начинает выполняться, оказывается, что множество факторов не учтено. Обычное объяснение этому: а разве можно все учесть при планировании? Все эти неприятности чрезвычайно отравляют жизнь руководителя проекта, приводят к большому перерасходу средств и времени, компания теряет репутацию перед клиентом, а сам проект зачастую оказывается на грани провала. Именно поэтому в рамках подготовки обоснования проекта и разработки плана проекта необходимо выполнить ряд обязательных действий (процессов), которые обеспечивают повышение качества обоснования и плана проекта. Эти действия рассматриваются в следующих главах. План проекта и его исполнение у разных менеджеров могут значительно различаться. Как уже отмечалось, это связано с многообразием инструментов управления, различием опыта и квалификации менеджеров, умением учесть множество факторов, воздействующих на проект.
При создании новой техники и технологий обязательно реализуются следующие фазы:
• фундаментальные исследования. Направлены на получение новых научных знаний и выявление наиболее существенных закономерностей. Результат фундаментальных исследований – научные открытия, обоснование новых понятий, создание новых теорий, открытие новых принципов создания изделий и технологий, новых свойств материалов и способов их получения;
• прикладные исследования. Направлены на исследование путей практического применения открытых ранее явлений и процессов. Целью научно-исследовательских работ (НИР) прикладного характера является решение технической проблемы, получение конкретных научных результатов, которые будут использованы в опытно-конструкторских работах;
• опытно-конструкторские работы (ОКР). Применяются для создания, модернизации, усовершенствования образцов новой техники, материала, технологии. ОКР является завершающей стадией научных исследований;
• освоение промышленного производства новых изделий. На этой стадии выполняются опытные, экспериментальные работы для изготовления и отработки опытных образцов;
• промышленное производство.
Для каждой конкретной работы по созданию нового изделия можно использовать понятие жизненного цикла, которое определяет последовательность прохождения инновационного проекта по отдельным стадиям и этапам, т. е. инновационный процесс.
Любой проект проходит фазы развития (жизненный цикл). Обычно выделяются четыре фазы: начальная фаза, фаза разработки, реализации и фаза завершения (рис. 2.2). Если любую из этих фаз представить в качестве самостоятельного проекта, то каждый такой проект в свою очередь будет иметь те же четыре фазы. Такое разбиение позволяет выделить самостоятельные задачи, имеющие временные рамки, ограниченные финансовыми и материальными ресурсами. Руководитель проекта должен хорошо понимать цели, достигаемые на каждой из этих фаз.
Так, в начальной фазе разрабатывается концепция проекта, осуществляется сбор исходных данных, уточняются цели работы, ограничения, определяются необходимые ресурсы, проводится сравнение альтернатив.
Рис. 2.2. Фазы жизненного цикла проекта
В фазе разработки проект готовится к реализации: назначается руководитель проекта, формируется команда проекта, разрабатывается структура проекта, планируются основные работы, определяются требуемые ресурсы, готовятся календарные планы, смета и бюджет проекта, организуется выполнение базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.
В фазе реализации, как следует из названия, выполняются основные работы проекта.
В завершающей фазе обеспечивается закрытие проекта.
Содержание фаз жизненного цикла приведено ниже.
Начальная фаза
Разработка концепции проекта:
• сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);
• выявление потребности в изменениях (проекте);
• формирование целей, задач, результатов проекта;
• определение основных требований, ограничительных условий, критериев оценки проекта;
• оценка уровня риска;
• описание окружения проекта, потенциальных участников;
• оценка требуемых времени и ресурсов на реализацию проекта;
• определение и сравнительная оценка альтернатив;
• экспертиза предложенных вариантов;
• утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.
Фаза разработки
Разработка основных компонент проекта и подготовка к его реализации:
• назначение руководителя проекта и формирование команды проекта;
• установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, других ключевых участников;
• развитие концепции и разработка основного содержания проекта:
– конечные результаты и продукты,
– стандарты качества,
– структура проекта,
– основные работы,
– требуемые ресурсы;
• структурное планирование:
– декомпозиция проекта,
– календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,
– смета и бюджет проекта,
– потребность в ресурсах,
– процедуры управления проектами и система контроля и мониторинга,
– идентификация рисков и разработка мер противодействия;
• организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями;
• организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту;
• получение одобрения на продолжение работ.
Фаза реализации проекта
Выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения целей проекта:
• организация и проведение торгов, заключение контрактов;
• полный ввод в действие разработанной системы управления проектами;
• организация выполнения работ;
• ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;
• ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды проекта;
• детальное проектирование и технические спецификации;
• оперативное планирование работ;
• установление системы информационного контроля за ходом работ;
• организация материально-технического обеспечения работ и управление им;
• выполнение работ, предусмотренных проектом;
• руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:
– хода работ, прогноза развития проекта,
– качества работ и проекта,
– продолжительности и сроков,
– стоимости и других показателей;
• решение возникающих проблем и задач.
Завершающая фаза
Осуществляются подведение итогов, разрешение конфликтов и закрытие проекта:
• планирование процесса завершения проекта;
• эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта;
• подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;
• подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;
• оценка результатов проекта и подведение итогов;
• подготовка итоговых документов.
Следует отметить, что представление проекта в виде фаз жизненного цикла на практике используется редко. Чаще применяют разбиение проекта на этапы, определяемые спецификой предметной области проекта. Мы будем употреблять эти термины как синонимы.
Выделение этапов проекта позволяет упростить исходную задачу, зафиксировать промежуточные результаты работы, обеспечить поступательное движение от одной задачи к другой. Для того чтобы разбиение на этапы было полезным, необходимо описать следующие параметры этапа:
• результат этапа;
• руководитель этапа (ответственный за результат этапа);
• содержание этапа (выполняемая работа);
• имеющиеся подэтапы;
• перечень работ (операций) этапа (иерархическая структура работ);
• ключевые события (вехи) этапа;
• участники этапа (команда);
• ресурсы этапа;
• контрольные точки этапа;
• календари этапа (интервалы времени, когда работы этапа не могут выполняться, например из-за праздников);
• ограничения этапа;
• необходимая информация для выполнения работ этапа.
В ряде случаев перечень и содержание этапов проекта могут задаваться нормативными документами. Например, при разработке технического изделия можно выделить следующие этапы:
• предпроектные исследования. Проводится изучение ситуации;
• техническое задание. Осуществляются разработка, согласование и утверждение. Выполняется совместно исполнителем и заказчиком;
• техническое предложение. Осуществляются выбор и обоснование оптимального варианта, происходят согласование и утверждение технического предложения;
• эскизный проект. Разрабатываются принципиальные решения по созданию системы, происходят согласование и утверждение эскизного проекта;
• технический проект. Разрабатываются окончательные решения по созданию системы, проводятся согласование и утверждение технического проекта;
• рабочий проект. Разрабатывается рабочая документация;
• изготовление, отладка, испытания. Изготавливаются и отлаживаются компоненты системы, осуществляется подготовка к вводу в действие;
• ввод в действие. Производятся опытное функционирование и приемочные испытания системы.
Содержание этапов и требования к документам проекта создания технической системы приведены ниже.
Предпроектные исследования
На данном этапе проводятся:
• обследование предприятия;
• оценка возможности создания системы;
• сбор данных;
• описание существующих систем и их анализ;
• сбор предложений по созданию системы, составу подсистем, разработке компонентов системы;
• формирование технических требований к функциям и структуре системы;
• изучение видов обеспечения.
Результатом этапа является отчет.
Техническое задание
Осуществляются разработка, согласование и утверждение технического задания (ТЗ). ТЗ является исходным и обязательным элементом для создания, приемки и сдачи системы и должно содержать все исходные данные и требования, необходимые для создания системы. ТЗ разрабатывает исполнитель с учетом результатов предпроектных исследований.
Конец ознакомительного фрагмента.