2 Практика овладения навыками англоязычной письменной речи
2.1 Этикет, стиль, нормы политкорректности при написании письменных документов
Современную жизнь невозможно представить себе без письменных документов. Это могут быть письма, докладные, памятные записки, отчеты, доклады, контракты, рекламации и другие документы. В большинстве англоязычных стран форме и содержанию документа придается чрезвычайно большое значение. Профессионалу достаточно беглого взгляда, чтобы понять, какой документ находится перед глазами. Поэтому важно научиться быстро оценивать назначение полученного документа и также быстро готовить ответ, адекватный ситуации.
Задержка ответа, особенно на корреспонденцию (письмо, факс, электронное сообщение), расценивается в лучшем случае как невежливость, а в худшем как молчаливый отказ от сотрудничества. Поэтому нужно отвечать на все письма и запросы своевременно. Бывает вполне достаточно краткого ответа, чтобы у вашего иностранного партнера сохранилось хорошее мнение и желание продолжить знакомствоили сотрудничество.
Прежде всего следует обратить внимание на освоение стилистиче¬ских особенностей деловой корреспонденции и письменной разговорной речи. То, что естест¬венно для разговорной речи: 1) избыточная детализация, 2) сложные аргументы, 3) эмоциональность, 4) личное отношение, 5) жаргон – черты неофициальной речи, неприемлемы для деловой переписки. Деловой стиль письменной речи это: 1) ясность, 2) простота, 3) краткость в изложении информации, содержащейся в тексте ( информативность).
В зависимости от типа документа и отношений между адресатами различают официальный (характерен для всех документов компании), нейтральный (отчеты) и неофициальный (записки) стили. Особенностью английского делового языка признается, например, преимущественное использование пассивного залога (Passive Voice), т.к. позволяет привлечь больше внимания к событию, ситуации, документу или предмету, а не к персоналиям.
Политкорректность (прил. политкорректный, политически корректный, англ. абрв. РC) – термин, применимый по отношению к языку, выражает стремление уменьшить предвзятое отношение к каким-либо группам людей, отличающимся по этническим, гендерным, социальным, религиозным признакам или по признакам возраста, здоровья, внешности и др. [19, 26 ].
В качестве примера нарушения подобных норм на письме рассматривается употребление перед именем и фамилией женщины формы обращения Mrs. (с буквой “r” между согласными ”М” и “s”) или местоимения «he» по отношению к идивидуму любого пола в третьем лице. В корреспонденции вместо неполиткорректной формы Mrs. следует писать форму Ms. [miz/s]. Форма Ms. является языковым эквивалентом формы Mr, употребляемой перед именем и фамилией мужчины, безотносительно к его семейному положению. Соответственно, Ms. употребляется по отношению к женщине безотносительно к факту ее замужества.
Данная форма была рекомендована ООН в 1974 году в результате кампаний различных организаций за равноправие женщин. Coвременная официальная и полуофициальная корреспонденция строго использует форму Ms.: Ms. Lucy Long – госпоже/ миссис Луси Лонг; Ms. S. Park – госпоже С. Парк.
Гендерно-нейтральное местоимение – это местоимение, которое не ассоциирует в речи грамматический род с полом человека или к. – л. живого существа. В английском языке до недавнего времени, а именно до 70-х, 80-х гг прошлого столетия, гендерно-нейтральные личные местоимения третьего лица не употреблялись. Mестоимения he, his, him использовались по отношению к человеку, чей пол нам неизвестен, как в следующем предложении: «If someone calls for me from the doctor's office, tell him that I need to reschedule». Вплоть до конца двадцатого века использование «him» в последнем примере соответствовало нормам языка и не истолкововалось как некая провокация. В настоящее время политкорректным в этом случае является использование сингулярного them (косв. от «they»): «If someone calls for me from the doctor's office, tell them that I need to reschedule» [20].
Активные сторонники гендерно-нейтрального языка утверждают, что основная его цель –устранение предпочтения одного пола по отношению к другому в тех контекстах, где пол человека или группы не назван или не выражен средствами языка.
Использование авторами местоимения «he» (him, his) по отношению к идивидуму любого пола в третьем лице, вызывало протест и критику в рядах борцов за равноправие. Лингвосообщества, чьи языки не содержали гендерно-нейтральных местоимений, попытались создать их в интересах большего равенства.
Феминистское движение США движение внесло определённое равноправие между полами в плане их выражения в языке и определило их победу в так называемой «сексистской войне местоимений» (the sexist pronoun war”). Положительным резонансом данных реформ считается привлечение к проблеме неравенства в языке широкой – в том числе академической – общественности [ 21].
Нормативное использование гендерно-нейтральных личных местоимений третьего лица, как в англоязычных социумах, так и за их пределами подтверждают современные словари английского языка, в качестве примера приведем выписки из статей Словаря английского языка и культуры Лонгмана:
they pron. used in order to avoid saying she or he after a singular noun or pronoun when one wants to include people of either sex: If anyone has any information on this subject , will they please let me know afterwards.
– everyone / n. every person. Usage I Everyone, every, anyone, no one, and someone ( also everybody etc.) always take a singular verb, but they are followed by a plural pronoun,: Has everyone finished their drinks? | Someone’s left the door open, haven’t they? (in very formal writing e.g. his or her drinks).
– He Usage. Instead he in general meaning pron-s they, he or she, she or he, or s / he (especially in Am. E.) are used. Everyone should do what they consider best [26].
Таким образом, наиболее употребительным и рекомендуемым вариантом замены гендерных местоимений на гендерно-нейтральные местоимения с точки зрения политкорректности и требований современного английского языка является вариант с местоимениями: they”, притяжат. “their”, косв. them:
Every person must do their duty.
We greeted each guest as they entered.
Nobody likes to be told what they must do.
Everyone knows it, don’t they?
Anybody can say if they really want to.
It’s very easy to love someone when they are on your side.
If someone wants to spend their money here, it isn’t up to me to stop them.
School started today. Everybody was flashing their new calculators around.
Nobody wants to get old, do they?
Everybody is here, aren’t they ?
Следовательно, для правильного составления деловых документов необходимо запомнить следующие правила: избегать многословия, отдавать предпочтение пассивному залогу и словам с нейтральной эмоциональной окраской, не сокращать произвольно слова, соблюдать нормы политкорректности.
Следует подчеркнуть, что все деловые документы составляются по стандартной форме, поэтому, имея под рукой образцы написания писем и прочих документов, можно значительно сэкономить время и уделить основное внимание содержанию.
В пособии для лучшего понимания терминов после основных раз¬делов приводится перечень наиболее важных и часто встречающихся в письменных документах слов и словосочетаний(Useful phrases and vocabulary).
Официальные письма должны быть отпечатаны на компьютере. Личные письма, т.е. письма родственникам или близким друзьям, могут быть написаны от руки, хотя этот способ написания в европейском обществе используется все реже.
2.2 Основные правила пунктуации английского языка
При составлении деловых документов и других текстовых материалов общепринятые знаки препинания помогают уточнить и подчеркнуть значение слова или фразы. Вместе с тем составитель может осознанно отойти от правил и сохранить в документе авторский стиль. Однако в этом случае нужно быть уверенным, что текст будет понят правильно. Кроме того существуют и различия в употреблении тех или иных пунктуационных знаков в английском и в русском языках , хотя в целом правила пунктуации в английском языке в значительной степени совпадают с аналогичными правилами в русском языке.
Апостроф
1 Апостроф используется при образовании притяжательного паде жа существительных и неопределенных местоимений.
Week's wages, boss's instruction, Elizabeth's letter, managers' reports, everyone's word, anybody's computer, someone's CV.
2 Апостроф указывает на пропуск одной или более букв или цифр. We can Ч deliver the goods in time due to the hurricane, so you won 'tget the newest models. It's our fault.
The product was launched in '99.
3 Апостроф употребляется для образования множественного числа букв, цифр и знаков.
Не was mistaken having written one t instead of two t's. There are five 7's in his home number.
Скобки квадратные
Квадратные скобки в большинстве случаев используются для интерполяции, вставления слов или фраз в предложения. She [the Manageress] has presented an persuasive speech. Our previous trade mark [ABB] was supported by Business Bank.
Скобки круглые
Круглые скобки используются для выделения определений, комментариев, дополнительной информации и подробностей, которые помогают уточнить смысл, но не являются существенной частью предложения.
This itinerary (of cause they knew it was preliminary) covered only two destinations.
В деловых документах круглые скобки также употребляются для повторения сумм, предварительно написанных словом.
You will find enclosed a cheque for five hundred dollars ($ 500).
Двоеточие
Двоеточие употребляется в следующих случаях:
– перед цитатой:
The President said: «The nation is proud of its heroes…»;
– перед перечислением однородных членов предложения:
The delivery included the following: spare parts, instruction manuals, etc.
– для разделения часов от минут, заголовка от подзаголовка:
20:24 Flying to the Moon: a research paper.
Запятая
Запятая, наиболее часто используемый знак препинания, ставится в предложении в случаях, когда нужно:
– разделить два независимых предложения, объединенных союзами and, but, for, or, nor:
We arrived at 14:15, but the train had already left;
– отделить придаточное предложение обстоятельства от главного предложения:
Since the contract was signed, the company will send the technical docu ments in the near future;
– выделить определительное придаточное предложение, если оно содержит описание или дополнительную информацию об отдельной части предложения:
Foreign partners were greeted by CEO, who was a man in his 40s, and
invited
to a conference room;
– использовать вводные слова, фразы и вводные предложения, без которых грамматическая структура предложения не пострадает:
Our bank, it is important to underscore, was the first commercial bank in the branch for that moment,
– разделить однородные члены предложения, в том числе перед последним в перечне.
Если несколько однородных членов связаны бессоюзно, а последний присоединен посредством союза and/ or, то все однородные члены разделяются запятыми, причем запятая, в отличие от правил русского языка, ставится и перед союзом (We are sending you bicycles, cars, motorcycles, and motorscooters). Это правило относится и к тем случаям, когда последний из однородных членов выражен словом etc. (et cetera) (Forks, knives, spoons, etc.).
Запятая выделяет приложение с пояснительными словами, стоящее после определяемого существительного (St. Petersburg, the second capital of Russia, is a wonderful city).
Запятая выделяет причастный оборот (Seeing the dog approaching, he ran off down the sreet).
Запятая выделяет обращение (Friends, Romans, countrymen, lend me your ears). Обращение в начале письма выделяется запятой, в отличие от русского языка, где в подобном случае ставится восклицательный знак.
His presentation was so informative, persuasive, and inspiring!;
– отделить прямую речь от остального предложения:
«I would also like to take the opportunity, "she continued, "to thank all of you»;
– обозначить даты, части адреса, географические названия:
On April 16, 1982; they moved to 31, James Street, Ohio, the USA;
– выделить обращение:
Thank you, Mr. Chairman;
– отделить заключительную фразу в письме от подписи:
Yours sincerely, William Baker.
Точка
Точка ставится в следующих случаях:
– в конце утвердительных предложений:
I think you will agree this position is suitable for him;
– после сокращений:
Mr. President, Dr. Newton, a.m., Ph.D., e.g.;
– для отделения целого от дроби:
The turnover increased by 10. 7per cent
Точка с запятой
Точка с запятой ставится для разделения двух независимых предло¬жений, не объединенных союзами and, but, for, or, nor.
They went downstairs; the door was locked.
Однако, если одно из независимых предложений содержит запятые, точка с запятой используется перед указанными союзами.
They went, it was better to say they rushed, downstairs; but the door was locked.
Многоточие
Многоточие указывает на пропуск слова или словосочетания, кото¬рое должно закончить предложение, или на пропуск части цитаты.
Doyoumindifl…
Dr. Chester Karrass said that «…in business, you don 'tget what you deserve, you get what you negotiate».
Вопросительный знак
Вопросительный знак ставится в конце прямого вопроса или в лю¬бой части предложения для выражения сомнения, юмора, иронии. Is this business expanding these years? The item delivered two weeks ago (?) was an odd one.
Восклицательный знак
Восклицательный знак ставится в конце предложения для выраже¬ния сильного чувства или эмоции. Восклицательный знак наиболее часто используется в неофициальных текстах (письмах, открытках, за¬писках и т.д.).
Hold the glass! It is very fragile! Oh, dear! What a pity!
Кавычки
Кавычки используются для обозначения начала и конца прямой речи и цитаты, а также в тех случаях, когда значение слова не совсем совпа¬дает с контекстом, в русском языке перед таким словом мы используем фразу «так называемый».
«Don’t let them go!» they shouted.
He started reading «…To be or not to be…» but suddenly stopped.
Тире
Тире употребляется в случае, когда нужно особенно выделить какую-то часть предложения, подчеркнуть неожиданное изменение конструкции или отразить сомнение.
Кроме того, тире используется в неофициальных текстах вместо точек, запятых и скобок, а в официальных – для разделения частей в списке.
Не has graduated from the university – I know he is really happy – and got a degree.
She sounded so shy: «I'm – I'd like – to take – well – a day off – if you don't mind».
Дефис
Дефис ставится при переносе слова на новую строку, в составных словах (числительных от 20 до 100, существительных с предлогами, в словах с префиксами self- и ех-, в именах собственных с префиксами) и при разделении слова на буквы или слоги.
Thirty-seven; ninety-nine; sister-in-law; eye-to-eye; self-respect; ex-President
Always is spelled a-l-w-a-y-s.
2.3 Задание
1 Перечислите основные правила пунктуации английского языка.
2 Назовите особенности употребления апострофа, запятой, двоеточия, тире, дефиса, точки с запятой, кавычек, многоточия, восклицательного и вопросительного знаков, тире, круглых и квадратных скобок в английском языке.
3 Сравните англоязычные знаки препинания с русскими знаками препинания, отметьте различия в их употреблении в соответствующих ситуациях письменной речи.
4 Перечислите правила этикета, требования стиля, нормы политкорректности, которые необходимо соблюдать при составлении письменных документов на английском языке.
2.4 Правила написания записок. Простая и памятная записки
Простая записка (note) носит полуофициальный характер и может быть написана от руки. Вместе с тем это документ, в котором дается краткая информация о событиях, планах или действиях, например, сообщается о чьем-нибудь звонке, оперативном совещании или изменениях в планах. Простая записка отличается краткостью и отсутствием лингвистических изысков, поскольку ее назначение – поставить в известность. Но в отличие от других документов, например, электронного сообщения, записка может быть написана эмоциональным языком.
Если это важно, записку следует начать с указания времени, дня недели или даты. Для того чтобы усилить значение наиболее важных фактов, можно использовать заглавные буквы, подчеркивание или знаки пунктуации, например, тире вместо точек, запятых. Допускается также исключение ненужных слов.
ОБРАЗЕЦ
John
Boss asked to bring him the report as soon as you finish with the figures.
Ann
ОБРАЗЕЦ 2
Sam
Call Emma Dell to confirm meeting time with Coca-Cola representative next
Monday at 11 am. Phone number 533 26 17.
Памятная записка (memo) относится к одной из наиболее распространенных форм деловой переписки внутри одной организации. Записка печатается на чистом листе бумаги или на специальных бланках внутреннего обращения и имеет постоянные разделы:
• дата (date);
• фамилия и имя человека, кому направляется записка (to whom), или должности группы людей;
• фамилия и имя отправителя (from whom) или его должность;
о чем записка или тема (subject);
• краткое введение, в котором излагается наиоблее важная информация;
• основное содержание записки;
• заключительная часть, которая обычно включает рекомендации по предлагаемым действиям.
Объем записки – не более одной страницы, язык записки – простой и краткий, при этом соблюдаются все грамматические и лексические правила.
Т о: Heads of Departments
From : PR Director
Date: 14 February
Subject : New company logo
As you know, the Public Relations Department has been looking into ways to make our company logo more attractive and easily recognizable by customers. Could you please take the following actions in your departments:
1. Encourage staff to share their personal vision of a new logo, which will be used on all our products and in ads.
2. Ask staff to put their drawings or descriptions in the box placed in the lobby downstairs.
3. Inform staff that the best drafts will get special gifts.
Please contact the PR Department if you or anyone in your department has any further suggestions.
2.5 Написание объявлений. Написание открыток
Объявление (advertisement) составляется для информирования о купле/ продаже, событии, бизнесе и пр. Первое слово, часто выступающее в качестве ключевого, должно быть выбрано с особенной тщательностью, т.к. именно оно будет содержать главную цель объявления. Для сокращения расходов, если объявление платное, допускается использование укороченных предложений и сокращений. Внимание читателя может быть привлечено к подчеркнутым фразам и печатным буквам. Объявление должно содержать ответы на вопросы: что? где? когда? кто?
ОБРАЗЕЦ
ANNOUNCEMENT
IT, the Information Technology Company,
Time for English Company,
The Local authorities are calling fоr the submission of joint scientific research projects.
Открыткa
Назначение открытки (card) может быть самым различным, и практически всегда она носит личный характер, это может быть сообщение о поездке или отпуске, новом адресе или телефоне или простое напоминание о себе. Но чаще всего открытки пишут, чтобы поздравить с праздником, Новым годом, Рождеством, каким-либо национальным или личным праздником. Отличительная особенность открытки – эмоциональный язык. Даже если приобретается открытка с отпечатанным текстом, всегда нужно написать несколько лаконичных и содержательных фраз от руки.
ОБРАЗЕЦ 5
Dear Sophie,
Haven't heard from you since May.
When are you coming next time?
My new phone number is xxxxxxx.
Sincerely,
Emily
ОБРАЗЕЦ 6
Dear Emily,
Thanks a lot for the card. I'm so pleased to hear from you and so sorry for the silence. I'm going to come to your place this autumn. See you then.
Sincerely,
Sophie
2.6 Факсимильные сообщения (fax messagе). Электронные сообщения (e-mail message)
Формат факсимильного сообщения (fax message) не носит специальных ограничений и может быть представлен как в виде письма, так и в виде простой или памятной записки. В структуре факса следует обозначить такие разделы, как «кому» (to), «от кого» (from), «дата» (date), «количество страниц» (pages), «относительно» (regarding (re)), «номера факсов» (fax numbers). В зависимости от адресата и затрагиваемой темы стиль факса может быть официальным, неофициальным или нейтральным. Официальный факс – это, по сути, письмо, которое оперативно попадает к адресату.
ОБРАЗЕЦ
Х- COUNCIL
Secretariat General
Please quote:
EED
Bern, 28 July, 2000
Dear Sir, Madam,
I have the pleasure to inform you that X-Council is organizing in Warsaw, on 19 and 20 September 2000, the fourth colloquy in its series of European events. This meeting follows the previous three colloquies organized in 1997, 1998 and 1999.
The Warsaw colloquy is organized in co-operation with the National Institute. It will be followed by a two-day study tour.
I should be grateful if you could attend this event personally or be represented. I must however state that travel and subsistence expenses incurred by attendance at this event will not be borne by the X-Council.
The colloquy's provisional programme together with a registration and hotel booking form are enclosed.
Yours faithfully, Director
ОБРАЗЕЦ
UNIVERSITY OF CAMBRIDGE
From William X
To Dr. Alex Z
Facsimile number
Date 9/5/99
Alex,
It looks as if the Foundation will fund your attendance at the Conference. Have you still enough time to acquire a visa? If there is anything I can do to help, please let me know.
With best wishes, William
PS. I have your fax. It arrived after your phone call.
PPS. Do you have an e-mail address? If so, please let me know, I can be contacted on wx@cam.ac.uk
ОБРАЗЕЦ
SEVEN STARS HOTEL
To Denny F.
Fax No *******
From Stella J.
Fax No
Date 19 February
No of pages (including this one) 1
Dear Mr. F
This is to confirm your booking for a double room from 1 March to 9 March inclusive at the rate of $ 300.00 per night.
We look forward to meeting you soon.
Yours sincerely,
Manager
Электронные сообщения (e-mail message)
В деловом мире электронные сообщения (e-mail message) рассматриваются как полуофициальные документы, которые служат в первую очередь для краткого и оперативного информирования, например, о времени и месте совещания. Кроме того, электронное сообщение уместно использовать, когда необходимо проинформировать о чем-либо большое число адресатов, а также когда требуется срочный ответ. Не следует пользоваться этой формой документа, если нужно сообщить частную или официальную информацию. Наиболее активно такая форма переписки используется внутри компании, а также между компаниями.
По стилю электронные сообщения аналогичны запискам, по форме приближаются к факсимильным сообщениям. В отличие от записок они содержат обязательные разделы: «от кого» (from), «отправлено» (sent), «кому» (to), «тема» (subject), а также дополнительные – «копия» (ее), «скрытая копия» (Ьсс).
В разделе «от кого» указываются имя, фамилия и электронный адрес отправителя, в следующем разделе приводятся дата и время отправления сообщения, далее указываются имя и фамилия получателя. Строку «тема» достаточно раскрыть короткой фразой, излагающей суть послания. Строки «копия» и «скрытая копия» заполняются при необходимости.
ОБРАЗЕЦ
From: Nethekin Gales (gales@2h.org) 21 October 2004 20:20
Sent: Council members
То:
Subject: Help community make cultural development a priority
Сс:
Вес:
Dear friends,
With the Organization becoming a larger family, and new Council members coming into power, the cultural strategy is being reconsidered. Either it can fade, or if public interest pushes them, the Organization could become a truly significant driver for cultural development. Whether or not you are a member, the Organization seeks your opinions. The more feedback they get, the more seriously they will take cultural development. The questionnaire for voicing your opinion is at the site http//2h.org.
Other languages are available too.
Please fill at least the short version of the questionnaire. Make your opinion count and invite others to participate.
Warmest regards, Nethekin Gales
Tel/
2.7 Повестка дня. Программа совещания
( Agenda. Programme)
Уcnex любого совещания в значительной степени зависит от тщательно продуманной и четко изложенной повестки дня. К числу вводных обязательных разделов относятся сведения о названии или теме, дате, времени и месте проведения совещания. Основная часть повестки дня состоит из перечня вопросов, предложенных к обсуждению. Если по ходу совещания предполагается рассмотрение конкретных документов, то на них в повестке дается ссылка. Кроме того, в случае участия в совещании представителей различных организаций, после открытия проект повестки дня выносится на утверждение участников.
Программа отличается от повестки дня тем, что в ней приводится более подробная информация:
• время и место совещания;
• фамилии председательствующих и выступающих;
• конкретные темы выступлений.
ОБРАЗЕЦ
CAMPAIGN – DISCUSSION MEETING
6 Other business
6th meeting
London, 16 June 2001
(9.30 am.)
Room 2
DRAFT AGENDA
1 Opening of the meeting by the Chair
2 Adoption of the agenda [document XX (2001)3]
3 Discussion of the main themes of the campaign
4 Exchange of views on the contribution of the IT LOGO NETWORK (ITLW) to the campaign [documents XX (2001) 3 and 4]
5 Date and place of the next meeting
2.8 Заданиe
1 Назовите особенности структуры англоязычной простой и памятной записки, различия в их написании.
2 Перечислите правила написания объявления (advertisement), открытки (card).
3 Какой должен быть формат факсимильного сообщения (fax messagе.); как составить электронное сообщение?(e-mail message)?
4 Как написать повестку дня, программу совещания, какие различии есть в их написании?
5 Составьте, используя образцы из подразделов 2.5, 2.6, 2.7, Приложения А, и напишите на английском языке: 1) повестку дня студенческого профсоюзного собрания; 2) программу студенческой научно-практической конференции по вашей специальности; 3) подтверждение на участие в конференции в виде электронного сообщения (e-mail message);
4) приглашение для участия студентов в экзаменах на получение международного сертификата IELTS, адресованное отделу международных программ университета, в формате факсимильного сообщения (fax messagе);
5) поздравительную рождественскую открытку другу или подруге по переписке.
2.9 Оформление конверта
В настоящее время в США и в Европе (включая Соединенное Королевство) существует единый стандарт оформления конвертов. Согласно этому стандарту информация располагается в строго определенном месте и в строго определенном порядке. Основной принцип этого расположения: от частного к общему, от индивидуума к стране. Представим общую схему оформления американского и европейского конверта.
Наполним эту схему содержанием.
Образец оформления конверта
Как видно из схемы и образца, в обоих адресах (отправителя и получателя) на английском языке вначале пишется фамилия, затем номер дома, улица, номер квартиры или апартаментов, город, страна.
Размещение адресов на конверте. На американском или европейском конверте адрес отправителя пишется в левом верхнем углу, а адрес получателя – почти посередине конверта, несколько справа и немного книзу. Иногда, правда (особенно в частных письмах), адрес отправителя пишется на обратной стороне конверта, но адрес получателя всегда на лицевой стороне правее от центра, немного книзу.
Почтовая служба США рассылает своим клиентам специальную памятку-схему:” How to Address Envelopes Completely and Correctly”, придавая большое значение правильному оформлению конверта. Соблюдение установленных правил обеспечивает быструю и точную доставку корреспонденции адресату. Следует строго придерживаться этой схемы оформления конверта, иначе ваше письмо возвратится к вам, пройдя весь круг обработки на почтовых машинах Европы и США.
Необходимо подчеркнуть, что информация, представленная на конверте, должна быть такой же, как и информация во внутреннем адресе, т. е. в самом письме.
Адрес получателя начинается с его полного имени и фамилии, перед которыми обязательно ставится одна из форм: Mr, Ms.
Далее следует указание на номер дома, название улицы, переулка и т.п. (Street, Avenue, Drive, Lane, Place, Road, Circle). При этом обычно указывается, где находится данная улица по отношению к странам света: N, S, W, Е (север, юг, запад, восток). Номер дома ставится перед названием улицы, затем следует номер квартиры или апартаментов (Apt., Suite). Например:
350 West Forty-Second Street, Apt. 10
85 N Gower Street, Apt. # 5
39 S Alexandra Road, Suite 8
В приведенных примерах отметим следующее. Слова Street, Apt., Suite (улица, квартира, апартаменты) чаще всего пишутся с заглавной буквы. Знак # обозначает 'номер' (правда, он может и не ставиться).
Далее в адресе следует название города, штата (чаще всего сокращенное) или графства – в Великобритании (тоже сокращенное).
Затем идет почтовый индекс (ZIP Code = Zone Improvement Plan). В США этот индекс состоит из пяти цифр, в Великобритании – из букв и цифр. За почтовым индексом в США может стоять еще один (местный) код, состоящий из четырех цифр. Наконец, следует название страны, которое может как-то выделяться или подчеркиваться. Например:
Как видно из примеров и как обычно принято в настоящее время, в конце строчек адреса запятые не ставятся, а весь адрес не оканчивается точкой. Кроме того, как уже было отмечено, названия штатов в США и графств в Великобритании часто обозначаются сокращенно (MI = Michigan; Hants = Hampshire). Почтовые индексы в США цифровые (76708-2642), а в Англии буквенные и цифровые (GU 31 4LN; WC2 ЗАВ).
Таким же образом оформляется и адрес отправителя, с той лишь разницей, что в нем, как правило, не ставится формы Mr., Ms. перед именем и фамилией отправителя.
Иногда в адресе получателя могут встретиться слова саrе of или сокращенно с/о, с.о ( до востребования). Эти слова означают, что письмо направляется конкретному лицу, однако или отправителю вообще неизвестен адрес этого лица, или это лицо временно находится не по своему адресу. Соответственно письмо направляется другому лицу или в организацию для передачи указанному лицу. Это может быть, например, отель, в котором остановился получатель письма, или его друзья и знакомые, которые могут передать письмо по назначению.
Например:
Mr. R. Jones с/ о Hotel Savoy
Paris
France
Адрес получателя на конверте всегда следует писать полностью печатным или полупечатным шрифтом – это обеспечит его надежную доставку адресату. Различные указания о способах доставки письма делаются, как правило, почтовым отделением в правой верхней части конверта под маркой, однако иногда они могут быть сделаны и вами лично от руки. Например:
2.10 Задание
1 Как оформить конверт для отправления письма на английском языке?
2 Какие особенности написания адреса на конвертах, отправлямых в англоязычные страны, следует знать?
3 Изобразите порядок оформления конверта схематично на бумаге, сравнив затем свою схему со схемами других студентов.
4 Подпишите два конверта на английском языке, адресовав первый ректору или одному из лиц в руководстве к. – л. зарубежного вуза, с которым сотрудничает ваш университет, второй – другу или подруге по личной переписке из англоязычных стран, используя образцы и информацию подраздела 2.9, а также список английских имен и фамилий (Приложение Б)
2.11 Структура письма. Виды писем Необходимая лексика и фразеология
Письма имеют особенности структуры, определенных ее частей, которые находят отражение в правилах написания писем. Эпистолярный жанр в том его виде, в котором он существовал вплоть до начала XX в., признан архаичным, т.е. речь в данном пособии идет лишь об определенных правилах написания писем, которые следует знать по причине широкого употребления письменной речи в последний период, что уже было отмечено в разделе 1.
В деловом, официальном письме аворы следуют этим правилам в большей степени, в личном, неофициальном письме – меньше. Если вы пишете на чистом листе бумаги, а не на бланке организации, составление письма (letter) начинается с вашего обратного адреса(return address), который пишется в правом верхнем углу страницы. При этом соблюдается обратный по сравнению с русским порядок написания: номер дома, улица, город, почтовый индекс, страна. Если вы хотите получить ответ на свое письмо, пишите четко. В случае если письмо печатается на бланке организации, адрес, как и другие реквизиты, уже указаны.
Под адресом, также справа, указывается дата (date) подготовки письма.
Имеются различия в британском и американском варианте написания даты, а именно в британском варианте сначала указывается число, потом месяц и год, например: 7th January, 1995, которое сокращается иногда до 7 Jan' 95. Другие месяцы также могут иметь сокращенные формы, например: Feb, Mar, Apr, May, Jun, July, Aug, Sept, Oct, Nov, Dec. В цифрах это выглядит как 7/1/95.
В американском варианте сначала указывается месяц, потом число и год. Например, та же дата будет написана следующим образом: January 7, 1995, а в цифрах 1.7.95. Можно использовать любой вариант, но все же хотелось бы посоветовать писать месяц не цифрами, а буквами.
Далее в письме слева пишутся имя, должность получателя (addressee) и адрес компании или организации, в которую вы обращаетесь, адрес дается также в обратном порядке. Ниже следует указать ссылку (reference), если вы отвечаете на письмо, и предмет (subject), о котором пойдет речь в письме. Здесь указывается самая суть, чтобы читающий смог понять по нескольким словам главное, с чем к нему обращаются. Вполне достаточно написать ссылку или предмет отдельной фразой и подчеркнуть ее, как в образце.
Следует запомнить правила написания приветствия (salutation) или обращения, так называемого «титула» (title).
1 Если вы пишете в компанию или организацию в целом, а не конкретному человеку, вы обращаетесь «Уважаемые господа» – Dear Sirs.
2 Если вы пишете человеку, который занимает определенную долж ность, но не знаете его или ее фамилию, вы обращаетесь «Уважаемый господин/госпожа» – Dear Sir/Madam.
3 Если вы знаете фамилию адресата, вы обращаетесь «Уважаемый(-ая) господин/госпожа Тетбари» – Dear Mr./Ms. Tetbury. Обра тите внимание, что фамилию нужно указывать обязательно. Нельзя написать Mr, Ms. без фамилии.
4 Если вы хорошо знакомы с человеком, находитесь с ним/ней в приятельских отношениях и при личной встрече обращаетесь друг к другу по имени, то такое же обращение допускается и в письме, напри мер Dear Elton. Только следует иметь в виду, что в деловом письме, за трагивающем принципиальные вопросы, лучше сохранять официаль ный стиль и писать Dear Mr. Simpson / Dear colleague.
5 Если в визитной карточке вашего партнера рядом с фамилией написаны какие-нибудь научные или иные титулы, например Dr/Professor, значит, они должны стоять перед фамилией.
Тема и суть проблемы или основное содержание письма находятся визуально в середине письма.
Заключительная часть может содержать такие стандартные фразы, как «Благодарю Вас за сотрудничество» (Thank you for your cooperation), «Жду ответа от Вас» (Looking forward to hearing from you).
Конец письма может включать фразы «Искренне Ваш/Ваша» (Yours sincerely), если известна фамилия адресата, и «С уважением» (Yours faithfully), если фамилия адресата неизвестна. В менее официальном письме можно добавить фразу «С наилучшими пожеланиями» (With best wishes).
В наиболее полном виде структура письма на английском языке может быть представлена следующим образом:
• адрес отправителя (sender's address),обратный адрес отправителя – address;
• дата подготовки письма – date;
• адрес получателя – (inside address – addressee);
• ссылка – reference (Ref);
• приветствие- oбращение – salutation;
• nервая фраза (opening sentence),тема – regarding (Re)/ subject;
• суть проблемы – problem; текст письма (body of the letter);
• заключительная часть – closing;
• конец письма – ending; заключительная формула вежливости (complimentary close);
• подпись отправителя – signature;
• должность отправителя – position;
• постскриптум, т.е. приписка к оконченному письму (P.S. или Postscript).
• приложения – enclosure (Enc).
В каждом письме вовсе не обязательно должны присутствовать все без исключения перечисленные выше части. Некоторые из них можно опустить, но основные или, по усмотрению отправителя, самые важные части должны присутствовать в каждом письме, ибо они являются необходимыми элементами английского письменного этикета.
Расположение на странице стандартного размера указанных выше частей письма можно представить в виде схемы.
Примерное содержание приведенной выше схемы для личного письма:
1 Имя/ фамилия отправителя, номер квартиры/ дома, название улицы, город, штат/ район, почтовый индекс и страна отправителя
2 Месяц, число, год
3 Имя/ фамилия получателя, номер квартиры/ дома, название улицы, город, штат/ район, почтовый индекс и страна получателя
4 Дорогой Джон!
5 Я давно хотел тебе написать, но все не было времени.
6
________________________________________________________________
7 Итак, жду твоего ответа и желаю всего самого наилучшего.
8 Всегда твой
9 Юра
10 P. S. Да, забыл тебе сказать, что вчера встретил Веру.
Краткое описание отдельных частей письма.
1 Адрес отправителя
Как видно из схемы, адрес отправителя в английском письме пишется в правом верхнем углу страницы, хотя нередко его можно видеть и в левом верхнем углу. В английском письме (в отличие от русского) номер дома в адресе ставится перед названием улицы, а название города – после названия улицы. Между номером дома и названием улицы запятая не ставится. Например:
До последнего времени было принято оканчивать каждую строчку адреса запятой, а весь адрес точкой. В настоящее время эта практика несколько устарела и адрес пишется без запятых в конце строчек и без точки в конце.
2 Дата
Дата отправления чаще всего указывается в правом верхнем углу, сразу же под адресом отправителя (если он есть).
Существует несколько вариантов написания даты:
September 7, 1996
September 7th, 1996
7 September, 1996
7th September, 1996
Первый вариант в настоящее время наиболее употребителен.
За исключением официальных писем и деловых документов в дате не ставятся предлоги, определенный артикль. После даты точка, как правило, опускается.
Особенности написания окончаний порядковых числительных в английском языке:
1 st, 21 st, 31 st – first 'первый'
2nd, 22nd – second 'второй'
3rd, 23rd – third 'третий'
Во всех остальных случаях порядковые числительные имеют окончание th: 5th, 11th, 17th, 24th, 30th. При обозначении даты в письме эти окончания в настоящее время не употребляются.
Названия месяцев часто пишутся сокращенно:
Конец ознакомительного фрагмента.