Часть 1. Технологическая цепочка процесса поиска персонала
В этой части мы рассмотрим общую структуру процесса поиска персонала, которая применяется вне зависимости от метода. В дальнейших частях каждый метод поиска персонала будет подробно разобран.
Технологическая цепочка процесса поиска персонала:
1. Запрос
Происходит контакт с компанией-Заказчиком и поступает запрос на поиск персонала.
Изучение компании-Заказчика и рынка, на котором она работает.
2. Встреча
Знакомство с компанией-Заказчиком «изнутри».
Получение полного описания вакантной позиции.
Определение методов поиска.
Обсуждение условий сотрудничества.
Согласование рабочих моментов.
3. Старт проекта
Необходимый пакет документов для начала работы: Заявка, Договор, аналитика по рынку, на котором работает Заказчик.
В зависимости от выбранного метода поиска необходимого специалиста определяем источники поиска: интернет, собственная база, СМИ, Executive Search (прямой поиск), Headhunting, рекомендации и пр.
Поиск Кандидатов в соответствии с выбранным методом (подробно каждый метод будет рассмотрен в соответствующих частях).
4. Выход финального Кандидата
Сопровождение Кандидата на финальном этапе.
Урегулирование финансовых вопросов, связанных с обязательствами Заказчика перед Агентством.
Сопровождение Кандидата во время испытательного (гарантийного) срока.
Остановимся подробно на каждом этапе цепочки.
ЗАПРОС:
Изучение компании-Заказчика и рынка, на котором она работает.
Если Вы никогда не работали или не достаточно знакомы с тем рынком, на котором работает Ваш потенциальный Клиент, необходимо как можно более подробно изучить материалы в СМИ, в интернете, на сайте Клиента о ситуации в этой сфере бизнеса, тенденциях, основных конкурентах Клиента. Поскольку на встрече с Клиентом будет обсуждаться, в том числе, его сфера деятельности, ваша осведомленность о ней будет серьезным плюсом, и Клиенту не понадобится вводить вас в курс дела по общим вопросам, а позволит сосредоточиться на внутренних делах компании. В итоге это не только сэкономит время Вам и Вашему Клиенту, но и в перспективе поможет Вам получить контракт.
ВСТРЕЧА:
Знакомство с компанией-Заказчиком «изнутри».
После приветствия и знакомства попросите определить регламент встречи, как она будет проходить, в каком ключе и сколько времени будет длиться. Это позволит вам рассчитать, в какой временной отрезок вам нужно уложиться, чтобы донести всю важную информацию, и как построить презентацию. Возможны два варианта: либо Клиент предложит свой регламент, и Вам придется подстраиваться, либо Клиент готов проводить встречу по Вашему сценарию, поэтому Вы должны быть готовы к обоим вариантам. У Вас должен быть план проведения встречи.
Например: знакомство, презентация компании (не больше 5—10 минут), акценты (почему вы готовы работать по данному профилю, ваши сильные стороны), выявление потребностей, заполнение заявки, ответы на вопросы. Все может варьироваться в зависимости от активности Клиента, вашей корпоративной культуры и уже существующих в агентстве решений. Попросите Клиента показать офис компании, посмотрите на обстановку, персонал, отмечая важные моменты: атмосфера, интерьер, средний возраст сотрудников, стиль одежды, общения. Обязательно познакомьтесь с непосредственным руководителем и коллегами будущего Кандидата. Это Вам поможет более точно подобрать сотрудника именно для данного сообщества. Не бойтесь задавать вопросы, это покажет Вашу заинтересованность и желание работать.
Получение от Клиента полного описания вакантной позиции. Определение методов поиска.
В каждом кадровом агентстве существует своя сформированная и отточенная Анкета-заявка для описания вакансии. В нашей компании используется форма, которую можно посмотреть в разделе Приложения1.
Анкета-заявка должна быть максимально развернутой, должны учитываться все нюансы: описание компании, структура подчиненности, название вакантной должности, обязанности, пол, возраст, требования к знаниям, умениям, навыкам Кандидата, уровень вознаграждения как на испытательном сроке, так и после, все возможности соцпакета, бонусы и условия их получения. Анкета-заявка должна быть неотъемлемой частью основного Договора с компанией-Клиентом.
Рекомендую еще до встречи с Клиентом выслать ему форму анкеты-заявки для заполнения. Это сэкономит время и ему, и Вам. Но, отправляясь на встречу с Клиентом, следует взять с собой еще одну форму – она Вам может понадобиться, если у Вас возникнут дополнительные вопросы к Клиенту.
Нередко Клиенты отказываются заполнять анкету-заявку, мотивируя это тем, что на это уйдет слишком много времени, при том, что ничего особенного в вакансии нет. Ваша задача – убедить Клиента, что заполнить анкету-заявку все-таки нужно. Объясните ему, что, чем ответственнее он подойдет к этому вопросу, тем меньше потом его будут отрывать от работы дополнительными вопросами, тем быстрее и точнее вы подберете Кандидата.
Обсуждение условий сотрудничества.
Это один из ключевых моментов, который Вы должны очень четко проговорить, а главное – прописать условия. Ведь от этого зависит ваш гонорар и, как следствие, уровень мотивации при работе над данным проектом. В идеале необходимо до первой встречи выслать стандартный пакет документов, где указаны Ваши условия. В перечень необходимых документов входит Договор на оказание услуг по поиску и подбору персонала2 (в нем должен быть указан Ваш гонорар, либо должно содержаться указание на Приложение №n (Анкета-заявка), в котором также должен быть отражен Ваш гонорар), Анкета-заявка, возможно Информационное письмо (где рассказывается о Вашей компании, ее сильных сторонах, выполненных проектах, клиентах и пр.). Возможны также другие документы, которые в Вашей компании принято высылать для ознакомления. Клиент может затребовать некоторые юридические документы, например, Свидетельство о регистрации компании, устав и пр. Предоставлять их или нет должно решить руководство Вашей компании.
Но окончательное решение по гонорару можно принять непосредственно на встрече, а лучше после ее окончания, поскольку вы уже будете иметь представление о проекте, его сложности, необходимых временных затратах и возможных методах поиска. Самое правильное – вернуться в офис и обсудить проект с рабочей группой или с руководством, по результатам обсуждения написать Клиенту так называемое Письмо понимания3, в котором изложить Ваше представление о ситуации, Ваше понимание, какой специалист необходим, пояснение, каким образом Вы будете действовать, какие методы поиска будете применять. Итогом должно стать Ваше предложение по гонорару.
Согласование рабочих моментов.
На встрече Вы с Клиентом определяете контактное лицо, т.е. к кому можно обращаться в процессе работы по всем возникающим вопросам, и человека, который сможет Вам помочь в случае отсутствия контактного лица. Определяется наиболее удобный способ взаимодействия: общение по телефону, по электронной почте, скайпу и пр. В том числе, когда удобнее присылать резюме, до встречи с Кандидатами или только после успешного собеседования с ними в агентстве, с фотографией или не обязательно и т. п. Все обсуждается индивидуально с каждым Клиентом в зависимости от его пожеланий и технологий поиска, принятых в Вашей компании.
СТАРТ ПРОЕКТА:
Необходимый пакет утвержденных и ПОДПИСАННЫХ документов:
Анкета-заявка, Договор на оказание услуг, Письмо понимания.
В зависимости от выбранного метода поиска необходимого специалиста определяем источники поиска: сайты о работе, социальные сети, профессиональные форумы, собственная база агентства, прямой поиск, рекомендации и пр.
Далее приступаем непосредственно к поиску подходящих под вакансию Кандидатов в соответствии с выбранным методом (подробно каждый метод будет рассмотрен в соответствующих частях).
ВЫХОД ФИНАЛЬНОГО КАНДИДАТА
Сопровождение Кандидата на финальном этапе.
Итак, Кандидату сделано предложение, и он готов выйти на работу. Наша задача помочь ему на всех этапах процесса выхода. В идеале, у нас и у Кандидата на руках должен быть так называемый Job offer4 (письменное предложение о работе). В нем должны быть указаны: название и реквизиты компании; должность, на которую берут Кандидата; краткое описание функционала (более полно прописывается в Трудовом Договоре); заработная плата, о которой договорились обе стороны; схема премирования или бонусов; социальный пакет и дата выхода Кандидата на работу. Оффер должен быть подписан обеими сторонами, допускаются скан-копии.
Все эти вопросы мы помогаем урегулировать с обеих сторон. Если прежде, чем уволиться с прежнего места работы, Кандидат должен отработать определенный период времени, мы должны все это время контролировать ситуацию вплоть до его выхода на новое место работы, поскольку всегда возможны непредвиденные обстоятельства, которые могут этому помешать. Это может быть все, что угодно, начиная с того, что прежний работодатель слезно просит довести проект и поработать еще недельку и заканчивая сломанной ногой и простудой. Поэтому «держим руку на пульсе».
Урегулирование финансовых вопросов, связанных с обязательствами Заказчика перед Агентством.
Еще на этапе подготовки выхода Кандидата не забываем напоминать Заказчику о том, что мы выставим счет в тот день, когда новый сотрудник выйдет на работу. Наконец этот долгожданный день наступил, и Вы уже рады сообщить своему руководству, что закрыли вакансию, но не спешите! Как часто говорят между собой рекрутеры: деньги будем считать, когда они будут на нашем счету. Казалось бы, что еще может помешать «счастью» и мыслям о том, как потратить бонусы. Но, увы, и здесь нас могут поджидать подводные камни: как то «у нас сейчас не запланированы траты на агентство, давайте подождем неделю (две, три, месяц и т.д.)», «давайте посмотрим на человека пару дней (неделю, две, три, месяц и т.д.), а вдруг он нам не подойдет». И все это несмотря на то, что в договоре черным по белому прописаны и сроки оплаты, и гарантия замены Кандидата в случае его увольнения в течение трех месяцев с момента трудоустройства к Заказчику. В таких ситуациях нужно выбрать тактику поведения, опираясь на правила Вашей компании, политики руководства, отношений с Клиентом. Это может быть и мягкое давление, и безропотное ожидание, и жесткая позиция. В любом случае Ваш труд и время должны быть оплачены!
Сопровождение Кандидата во время испытательного (гарантийного) срока.
Обязательно общайтесь с Кандидатом после его выхода к Вашему Клиенту. На новом месте человек не сразу адаптируется, ему необходима поддержка. Возможно, у него буду какие-то сложности, о которых он постесняется рассказать руководству или коллегам. И чтобы эта ситуация не привела к недовольству с обеих сторон, Кандидат должен знать, что по всем вопросам он может обратиться к Вам, и Вы поспособствуете их решению.
Расскажу один пример: у нас вышел графический дизайнер в одно из рекламных агентств. Когда ему позвонил консультант, то оказалось что «все плохо и тут ужасно». Как выяснилось, Кандидату дали сломанный стул, но сказать об этом руководству он постеснялся. Вопрос, конечно, был решен, стул заменили на новый, и человек продолжил работу с совершенно другим настроем. Даже такие мелочи могут усугублять и без того стрессовую ситуацию смены работы и адаптации на новом месте.
Не забудьте поздравить Кандидата с прохождением испытательного срока и пожелать ему успехов! Это всегда приятно. Также необходимо получать обратную связь и от Клиента, поскольку он тоже может на первых порах не говорить новому сотруднику о каких-то сложностях. А у Вас появится возможность аккуратно все выяснить и, возможно, положительно повлиять на ситуацию.