Глава III. Основные подходы и требования к формированию в компании коллегиального совещательного органа по инвестициям
Общие положения
Формирование, систематизация и обеспечение полноценного функционирования процессов управления, контроля и своевременного реагирования на риски является одной из приоритетных задач обеспечения инвестиционной деятельности.
В настоящей главе рассмотрены методические рекомендации по определению основных подходов и требований к формированию Комитета по инвестициям – организационной структуры, закладывающей объективные предпосылки построения эффективных систем управления крупномасштабными инвестиционными проектами/программами, формирования для Совета директоров регулярного независимого общественного мониторинга реализации крупномасштабных инвестиционных проектов/программ, формирования по результатам проведенного мониторинга предложений и рекомендаций, включающих экспертную оценку экономических показателей.
В материале данной главы учтены требования Кодекса Корпоративного управления Центрального банка Российской Федерации (письмо от 10.04.2014 №06—54/2463).
Определение целей и задач, прав и обязанностей Комитета
Цели и задачи Комитета
Основными целями деятельности Комитета являются достижения результатов реализации инвестиционных проектов и программ в соответствии с установленными показателями в рамках инвестиционной политики Общества, а также обеспечение учета интересов потребителей при рассмотрении инвестиционных проектов и программ в рамках корпоративных процедур Общества.
Для повышения эффективности инвестиционной деятельности Общества Комитет должен обладать функциями единого центра планирования и контроля инвестиционных проектов/программ Общества, стратегического контроля и мониторинга соответствия ключевых результатов инвестиционных проектов/программ поставленным целям.
В рамках содействия реализации стратегии развития Общества, повышения долгосрочного инвестиционного потенциала, инвестиционной привлекательности, обеспечения финансовой устойчивости Общества, учета интересов и требований различных заинтересованных сторон, включая государственные органы и советы потребителей, рекомендуется закрепить за Комитетом следующие задачи:
– участие в определении основных приоритетов при формировании инвестиционных проектов/программ Общества с учетом интересов Общества, направленных на рост эффективности деятельности и инвестиционной привлекательности Общества;
– обоснование наиболее оптимальных подходов к подготовке и практической реализации инвестиционных проектов/программ Общества;
– координирование процессов формирования и реализации инвестиционных проектов/программ, разработка комплексов мероприятий и перспективных планов, обеспечивающих их эффективную реализацию;
– организация проведения аудита процесса формирования инвестиционных проектов/программ Общества;
– создание унифицированной методики оценки мероприятий инвестиционных проектов/программ, в разработке и согласовании которой целесообразно участие экспертного сообщества;
– обеспечение объективной независимой (экспертной) оценки процесса разработки инвестиционных проектов/программ;
– формирование и внедрение в Обществе прозрачной системы программно-целевого управления инвестиционными проектами/программами с учетом создания прозрачной структуры оценки результатов инвестиционных проектов/программ;
– обоснование на уровне Совета директоров комплекса мер по регулированию и повышению эффективности организации управления инвестиционными проектами/программами в Обществе;
– обеспечение механизмов контроля реализации инвестиционных проектов/программ Общества;
– осуществление мониторинга реализации инвестиционных проектов/программ в части оценки соответствия показателей выполнения и положений инвестиционной стратегии Общества;
– своевременное информирование Совета директоров Общества о рисках в области реализации инвестиционных проектов/программ в рамках инвестиционной стратегии Общества, предоставление рекомендаций в принятии решений по минимизации рисков;
– формирование количественных и качественных критериев, позволяющих Совету директоров осуществлять оценку соответствия экономических и финансовых результатов реализации инвестиционных проектов/программ Общества запланированным показателям;
– организация проведения анализа и оценки функционирования системы управления рисками и внутреннего контроля инвестиционных проектов/программ на основе данных отчетов, получаемых от исполнительных органов инвестиционной деятельности, подразделений внутреннего аудита и независимых экспертов;
– рационализация организационных структур управления инвестиционными проектами/программами, в том числе усиление роли кадровой политики и подготовки персонала для обеспечения эффективного инвестиционного процесса в Обществе;
– создание сквозной информационной инфраструктуры по актуальным вопросам в области формирования, реализации инвестиционных проектов/программ Общества;
– участие в разработке и обеспечении соблюдения корпоративного стандарта рассмотрения заявок инвестиционных проектов/программ Общества и учете мнения совета потребителей;
– предоставление на регулярной основе отчетности о выполнении инвестиционной стратегии Общества (аналитических записок, справок и других материалов по вопросам исполнения инвестиционных программ, входящим в компетенцию Комитета; сводной аналитической документации по курируемым Комитетом программам). Периодичность отчетов определяется Советом директоров, исходя из масштабов деятельности Общества, определенных стратегией этапов ее реализации и необходимости периодической корректировки;
– осуществление на регулярной основе анализа соответствия системы управления инвестиционной деятельностью Общества, целям и задачам, стоящим перед Советом директоров, а также масштабам его деятельности и принимаемым рискам.
Права и обязанности Комитета
Порядок взаимодействия Комитета, а также порядок организации его деятельности определяется регламентными документами Общества, принятыми по согласованию с Советом директоров.
Комитет обладает ключевой ролью в принятии решений или выработке рекомендаций в отношении существенных корпоративных действий в части реализации инвестиционных проектов/программ Общества.
Комитету рекомендуется осуществлять стратегическое управление реализацией инвестиционных проектов/программ Общества, определять основные принципы и подходы к организации системы управления рисками и внутреннего контроля инвестиционных проектов/программ, контролировать деятельность исполнительных органов Общества в части реализации инвестиционных проектов/программ Общества.
Для выполнения своих обязанностей Комитет должен обладать следующими правами:
– проведение исследований по вопросам инвестиционного развития Общества;
– консультирование Совета директоров по вопросам реализации инвестиционных проектов/программ Общества;
– получение необходимой для осуществления деятельности информации и документов от Общества и сторонних организаций;
– получение от сторонних организаций профессиональных услуг либо привлечение (на договорной основе) третьих лиц в качестве экспертов (консультантов), обладающих специальными знаниями по вопросам инвестиционной деятельности в рамках утвержденного Советом директоров Общества бюджета Комитета;
– приглашение работников, должностных лиц Общества, членов других комитетов при Совете директоров Общества, а также иных лиц для участия в заседаниях Комитета;
– разработка и внесение для рассмотрения на уровне Совета директоров предложений и рекомендаций в виде аналитических и информационных материалов, проектов документов;
– участие в рассмотрении вопросов Совета директоров в области инвестиционной деятельности, внесение предложений, осуществление контроля над реализацией принятых решений;
– применение зарубежных и отечественных методик управления проектами/программами.
Деятельность Комитета должна быть регламентированной и строго контролируемой Советом директоров. Комитет должен быть подотчетен Совету директоров.
Рекомендации по формированию Комитета
Организационная структура Комитета
Для обеспечения деятельности Комитета рекомендуется предусмотреть в Обществе расходы, связанные с финансированием деятельности Комитета.
Количественный состав Комитета определяется решением Совета директоров Общества в количестве не менее 3 (трех) человек.
Персональный состав Комитета рекомендуется избирать решением Совета директоров Общества из числа кандидатов, представленных членами Совета директоров Общества, согласно установленным в Обществе процедурам.
Состав Комитета определяется с учетом необходимости комплексного обсуждения предварительно рассматриваемых вопросов инвестиционной деятельности Общества с учетом различных, в том числе экспертных, мнений.
Эффективность осуществления Комитетом его функций, в том числе связанных с управлением рисками, требует включения в состав Комитета независимых директоров. Независимые директора призваны внести значительный вклад в обсуждение и принятие решений по вопросам выработки инвестиционной стратегии Общества, оценки соответствия инвестиционной деятельности Общества стратегии его развития, оценки качества работы исполнительных органов, оценки инвестиционной деятельности на предмет соответствия интересам всех акционеров.
Для решения задач, возложенных на Комитет, при необходимости возможно создание при Комитете постоянных и временных рабочих (экспертных) групп, в том числе из лиц, не являющихся членами Комитета.
Определение обязанностей членов Комитета
Рекомендуется назначить Председателя Комитета из числа независимых членов Совета директоров (наблюдательного совета). На Председателя Комитета возлагается ответственность за результаты работы Комитета и достижение поставленных перед ним целей, а также за стратегическое и приоритетное направление развитие Комитета.
Члены Комитета ответственны за качество и результаты выполнения решений Комитета или поручений Председателя Комитета.
Рекомендации по управлению и контролю деятельности Комитета
Организация порядка работы Комитета
Рекомендуемая форма работы Комитета – проведение заседаний в соответствии с планом работы Комитета, утвержденным Председателем Комитета, а также по мере возникновения задач, решение которых находится в рамках компетенции Комитета.
План работы Комитета составляется с учетом актуальных вопросов реализации инвестиционной политики и предложений Председателя Комитета, а также членов Комитета сроком на один календарный год, и утверждается на первом заседании Комитета.
Заседания Комитета рекомендуется проводить в соответствии с Планом работы Комитета, а также по мере необходимости, но не реже одного раза в три месяца.
Порядок созыва, подготовки и проведения заседаний следует регламентировать внутренним документом Общества, который должен быть разработан Комитетом и утвержден Советом директоров Общества, – Положением по Комитету.
Формирование вертикально-интегрированных организационных структур
Комитету рекомендуется обеспечить внедрение вертикально-интегрированной структуры управления инвестиционными программами в Обществе с целью возможности оценки текущего статуса реализации, своевременного выявления рисков, оперативного принятия решений.
В целях обеспечения эффективного управления инвестиционными программами Комитету рекомендуется обеспечить взаимодействие организационных структур на всех уровнях управления Общества.
Следует различать три уровня управления:
– стратегический (уровень управления стратегиями инвестиционного развития) – осуществляет разработку стратегий инвестиционного развития и утверждение инвестиционных программ (Совет директоров и Комитет);
– тактический (уровень управления реализуемыми инвестиционными программами) – осуществляет мониторинг хода реализации инвестиционных программ (Правление Общества);
– оперативный (уровень управления реализуемыми инвестиционными программами) – осуществляет мониторинг и непосредственную реализацию инвестиционных программ (специализированное подразделение, специализированная компания).
С целью достижения стратегических и тактических целей, оценки состояния и оценки реализации инвестиционных проектов/программ Комитету рекомендуется обеспечить внедрение системы ключевых показателей эффективности каждого из уровней управления.
Порядок формирования вертикально-интегрированных организационных структур следует регламентировать внутренним документом Общества, который должен быть разработан Комитетом и утвержден Советом директоров Общества, – Регламентом процессов управления вертикально-интегрированных структур.
Осуществление аудита процесса формирования инвестиционных проектов/программ
Для повышения уровня эффективности проектов/программ целесообразно проводить анализ эффективности проектов/программ на этапе формирования (аудит процесса формирования проекта/программы), что позволяет более объективно рассмотреть каждое из мероприятий и оценить их эффективность не только по отдельности, но и в совокупности, учитывая возможный синергетический эффект.
Рекомендуемый подход – проведение аудита процесса формирования инвестиционных проектов/программ – позволяет за счет специализированных инструментов исключить проблемные факторы и предоставить аргументированные обоснования включения в состав программ мероприятий.
Предлагаемые инструменты проведения аудита:
– анализ взаимного влияния включаемых мероприятий на смежные задачи, проекты и программы;
– оценка факторов, оказывающих влияние на комплексную эффективность реализации инвестиционных проектов/программ;
– проведение сравнительного анализа альтернативных вариантов формирования инвестиционных проектов/программ;
– проверка интеграции формируемых инвестиционных проектов/программ с уже утвержденными или разрабатываемыми.
В целях повышения эффективности формирования инвестиционных проектов/программ и последующей их реализации Комитет рекомендуется наделить полномочиями по организации аудита процессов формирования инвестиционных проектов/программ.
Порядок аудита процесса формирования инвестиционных проектов/программ следует регламентировать внутренним документом Общества, который должен быть разработан Комитетом и утвержден Советом директоров Общества, – Регламентом по повышению эффективности формирования инвестиционных проектов/программ.
Организация стратегического управления инвестиционными проектами/программами
В целях обеспечения согласованности инвестиционных проектов/программ стратегическими целями развития Общества, повышения эффективности управления инвестиционными проектами/программами Комитету рекомендуется обеспечить стратегическое управление инвестиционными проектами/программами в соответствии с принципами и методами проектного управления.
В рамках данной задачи Комитету необходимо:
– обеспечить разработку стратегического плана управления инвестиционными проектами/программами, учитывающего оценку стратегического плана и задач инвестиционного портфеля Общества, включающего планирование целей, приоритетов, инвестиций и ресурсов, определение выгод, допущений, ограничений, зависимостей и рисков инвестиционных проектов/программам;
– обеспечить разработку типового Устава инвестиционных проектов/программ Общества;
– обеспечить разработку дорожных карт инвестиционных проектов/программ с учетом стратегических направлений инвестиционной деятельности Общества, последовательность и сроки шагов его выполнения, анализ стратегических зависимостей;
– обеспечить внедрение системы управления стратегическими изменениями в процессах планирования и управления инвестиционными проектами/программами, пересмотра состава, содержания и распределения ресурсов для обеспечения поддержки стратегических изменений Общества, проведения обновлений инвестиционных проектов/программ;
– обеспечить внедрение системы эффективного управления инвестиционных проектов/программ, включающего определение необходимого инвестирования, мониторинг и контроль инвестиций, информирование Совета директоров о принятых решениях по инвестициям, обеспечение соответствия инвестиций стратегическим целям Общества;
– обеспечить внедрение системы планирования, идентификации и управления рисками инвестиционных проектов/программ.
Порядок осуществления организации стратегического управления инвестиционным портфелем Общества следует регламентировать внутренним документом Общества, который должен быть разработан Комитетом и утвержден Советом директоров Общества, – Методическими рекомендациями по управлению инвестиционными программами.
Организация мониторинга инвестиционных программ
С целью формирования объективной оценки хода реализации инвестиционных проектов/программ и своевременного принятия обоснованных решений по корректировке планов реализации, повышения качества планирования Комитету рекомендуется обеспечить проведение комплексного план-факт анализа реализации инвестиционных проектов/программ.
Для обеспечения достижения указанных целей Комитету рекомендуется выполнение следующих задач:
– регулярный мониторинг отклонений фактических (прогнозных) показателей инвестиционных проектов/программ: сроки, затраты, ресурсы (человеческие ресурсы и материально-технические ресурсы) от плановых (далее – отклонения);
– определение причин (факторов), повлиявших на возникновение отклонений;
– анализ возможных рисков и проблем инвестиционных программ;
– разработка мероприятий по реагированию на риски и решению проблем;
– формирование статистики для выработки решений по повышению качества планирования в инвестиционных программах.
Основными принципами проведения план-факт анализа должны стать:
– регулярность проведения. План-факт анализ должен проводиться на регулярной основе, но не реже одного раза в две недели (рекомендованная периодичность – еженедельно);
– полнота охвата. План-факт анализ должен проводиться комплексно по ключевым показателям применительно ко всем незавершенным фазам/этапам/задачам/вехам программы (в зависимости от требуемого уровня мониторинга);
– объективность результатов. В ходе проведения план-факт анализа вычисляются отклонения по всем показателям программы и интегральное отклонение.
Порядок осуществления мониторинга реализации инвестиционных проектов/программ Общества следует регламентировать внутренним документом Общества, который должен быть разработан Комитетом и утвержден Советом директоров Общества, – Регламентом мониторинга хода реализации инвестиционных программ.
Организация системы управления рисками инвестиционных проектов/программ
Комитету рекомендуется создать эффективно функционирующую систему управления рисками и внутреннего контроля реализации инвестиционных проектов/программ Общества, направленную на достижение поставленных перед Комитетом целей.
Комитетом должны быть определены принципы и подходы к организации системы управления рисками и внутреннего контроля реализации инвестиционных проектов/программ Общества. Система управления рисками и внутреннего контроля должна обеспечивать объективное представление о текущем состоянии и перспективах инвестиционной деятельности Общества, целостность и прозрачность отчетности, разумность и приемлемость принимаемых рисков.
Комитету рекомендуется принимать необходимые и достаточные меры для управления рисками и внутреннего контроля реализации инвестиционных проектов/программ Общества в соответствии с установленными Советом директоров принципами и подходами к их организации.
Для систематической независимой оценки эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля Комитету рекомендуется организация проведения независимого аудита инвестиционных проектов/программ Общества с привлечением независимой внешней организации.
При осуществлении независимого аудита реализации инвестиционных проектов/программ Общества Комитету рекомендуется проводить оценку эффективности системы внутреннего контроля, оценку эффективности системы управления рисками, оценку корпоративного управления, а также применять общепринятые стандарты деятельности в области внутреннего аудита.
Основными принципами построения системы управления рисками инвестиционных проектов/программ Общества должны стать:
– формирование компетенции управления рисками;
– обеспечение возможности применения управляющих и корректирующих воздействий на протяжении всего жизненного цикла инвестиционного проекта/ программы;
– формирование единых принципов и методологии системного процесса управления рисками для эффективного управления инвестиционными проектами/программами Общества.
Порядок организации системы управления рисками и внутреннего контроля следует регламентировать внутренним документом Общества, который должен быть разработан Комитетом и утвержден Советом директоров Общества, – Регламентом управления рисками инвестиционных проектов/программ и проведения внутреннего аудита.
Проведение внешней экспертизы
На этапе формирования стратегии инвестиционного развития Общества Комитету рекомендуется проводить внешнюю экспертизу инвестиционных проектов/программ.
С целью применения внешней экспертизы Комитету рекомендуется разработать собственную методологию, включающую три обязательных этапа: анализ предлагаемых инвестиционных проектов/программ, расчет возможных выгод или издержек Общества (оценка их обоснованности), консультации с экспертами. По итогам рекомендуется подготовить заключение об экспертизе, содержащее в себе свод и выводы по всем проведенным этапам, и представить на рассмотрение Совету директоров для дальнейшего принятия решений о целесообразности реализации инвестиционных проектов/программ.
Порядок осуществления внешней экспертизы следует регламентировать внутренним документом Общества, который должен быть разработан Комитетом и утвержден Советом директоров Общества, – Регламентом проведения внешней экспертизы.
Рекомендации по методологическому обеспечению Комитета
Перечень рекомендованных к разработке организационно-распорядительных документов
В целях обеспечения работы Комитета рекомендуется разработать следующие организационно-распорядительные документы:
– Положение по Комитету;
– План проведения заседаний и выполнения работ Комитета;
– Проект Протокола проведения заседаний Комитета;
– Проект поручений Протокола заседаний Комитета;
– Инструкции с описанием ролей членов Комитета, их прав, полномочий и обязанностей;
– Регламент проведения заседаний Комитета.
Перечень рекомендованных к разработке методологических документов для обеспечения работы Комитета
В целях обеспечения методологической поддержки работы Комитета рекомендуются к разработке следующие документы:
– Методологические рекомендации по формированию инвестиционных проектов/программ Общества;
– Методологические рекомендации по управлению инвестиционными проектами/программами;
– Методологические рекомендации по подготовке сводных отчетов о реализации инвестиционных проектов/программ;
– Методологические рекомендации по проведению комплексного план-факт анализа инвестиционных проектов/программ;
– Методологические рекомендации по управлению рисками инвестиционных проектов/программ;
– Типовой устав реализации инвестиционных проектов/программ;
– Регламент мониторинга хода реализации инвестиционных проектов/программ;
– Регламент управления рисками инвестиционных проектов/программ и проведения внутреннего аудита;
– Регламент применения оценки регулирующего воздействия на этапе формирования инвестиционных проектов/программ;
– Регламент процессов управления вертикально-интегрированных структур;
– Регламент проведения внешней экспертизы;
– Регламент по повышению эффективности формирования инвестиционных проектов/программ;
– Формы предоставления отчетности о ходе реализации инвестиционных проектов/программ;
– Типовое положение о стратегическом программном/проектном офисе.