3. Я Вам звоню…
В этой главе я расскажу об основных правилах и типичных ошибках во время проведения телефонного собеседования.
Итак, главная задача телефонного собеседования – это оценка соискателя на соответствие принятому в вашей компании «проходному минимуму» (формальные требования к вакансии) и отклонение тех кандидатур, которые в этот минимум «не вписываются».
Это, в свою очередь, позволит вам существенно сэкономить и рационально распределить свои усилия и время. Согласитесь, ведь пообщаться лично с глазу на глаз с каждым, кто заинтересован в вашей вакансии, порой просто физически невозможно, да и незачем. Уверена, что у вас есть дела и поважнее, нежели общение с малоперспективными кандидатами.
Фейс-контроль и дресс-код
Обычно формальные требования включают в себя:
* пол;
* возраст;
* образование;
* опыт работы;
* внешний вид (например, отсутствие очевидных физических дефектов и/или отталкивающих черт, невызывающий стиль одежды);
* характеристики голоса и речи (например, тембр голоса приятный и/или не отталкивающий, внятная и понятная речь, отсутствие в ней явных дефектов);
* прописка (например, местная и/или в области);
* служба в армии/наличие военного билета;
* отсутствие судимости;
* отсутствие вредных привычек;
* наличие водительских прав определенной категории, личного авто, стаж вождения;
* владение ПК, специальными компьютерными программами и приложениями, кассовым аппаратом;
* владение иностранными языками;
и так далее.
Здесь я хотела бы обратить ваше внимание на два таких наиболее распространенных требования к соискателям (помимо опыта работы, о котором мы говорили выше), как возраст (обычно это до 35 лет) и наличие высшего образования.
Практика показывает, что чаще всего под «возрастным фильтром» маскируются вполне конкретные качества, важные для работодателя и необходимые для того, чтобы кандидат мог успешно справляться с работой, которую ему собираются поручить. Но в объективной реальности далеко не всегда существует прямая взаимосвязь между этими самыми качествами и возрастом потенциального сотрудника.
● Например, российские коллеги как-то рассказывали о том, как одному банку требовался «молодой сотрудник». Потребовался час времени, прежде чем они выяснили, что «молодой» в понимании заказчика был синоним настырности – значит, «додавит». Но ведь и 70-летний может быть настырным и «додавливающим». И если важен результат, то при чем здесь возраст?
Поэтому прежде, чем заполнять в объявлении о вакансии графу «Возраст», спросите себя: вам нужен «молодой», чтобы он быстро соображал? Или чтобы ему здоровье позволяло по 8 часов в день ходить пешком? Или ему платить можно меньше? Или нужен «свежий» человек, не работавший в этой сфере? Согласитесь, это разное.
И если пожелания к возрасту сотрудника берутся «с потолка», вы рискуете по формальному несоответствию отказать действительно ценному специалисту. Судите сами: если кандидату, скажем, не 35 лет, а 37? разве это может как-то принципиально сказаться на его умении убеждать и заинтересовывать?
Что касается высшего образования, честно вам скажу: для ряда вакансий это один из наиболее сомнительных критериев. Зачем, например, менеджеру по продажам иметь высшее образование? Тем более что в большинстве случаев работодателю совершенно без разницы, в каком вузе и по какой специальности оно получено.
Не секрет ведь, что многие выбирают учебное заведение по критерию «престижности» профессии или «настоянию» родителей, а не «по призванию». При этом в классической системе образования большой багаж полученных знаний довольно редко конвертируется в практические навыки. На текущий момент уже многие на собственном опыте убедились в некоторой несостыковке множества теоретических институтских дисциплин с задачами современного бизнеса. Более того, сегодня почти любой диплом или «нужные» в нем оценки можно купить.
И совершенно очевидно, что далеко не каждый, кто чему-то учился, в итоге таки научился и умеет это делать. Не редки случаи, когда вроде бы человек и знает, как правильно, но все же периодически допускает ошибки, чаще всего одинаковые (как мы уже убедились, это происходит по причине отсутствия у него нужной способности к данной работе).
Конечно, существует ряд профессий, где без специального образования никак (юристы, переводчики и т. д.). Поэтому научитесь отличать необходимое от второстепенного. Это важно еще и потому, что чем меньше «входных» требований у вас к кандидату, тем проще будет найти нужного человека и тем дешевле он обойдется фирме.
Как правило, соответствие кандидата большинству формальных требований можно оценить по его резюме. Вместе с тем имеет смысл проверить эти данные еще и по телефону: может обнаружиться существенная разница между красивыми формулировками (которые вполне могли быть составлены профессионалом) и тем, как все обстоит на самом деле.
Ниже хочу дать вам еще несколько важных рекомендаций, которых полезно придерживаться при проведении телефонного интервью.
Нанимая – выбирай!
Запомните главное правило: вы не предлагаете работу – вы выбираете подходящего сотрудника. Поэтому не стремитесь пригласить на очное собеседование всех претендентов, откликнувшихся на объявление о вакансии. Помните, что количество кандидатов никак не влияет на скорость закрытия вакансии. А в отдельных случаях – даже тормозит процесс. Здесь, как говорится, лучше меньше, зато «в яблочко». Главное – не количество, а, если хотите, «качество» кандидатов.
Именно для этого и существует такой промежуточный этап отбора, как телефонное собеседование. Это – своеобразный грубый фильтр, позволяющий отсеять соискателей, которые с вероятностью в 99 % не подойдут вам или которым не подойдете вы (например, по причине несоответствия пожеланий к работе кандидата тому предложению, которое готова сделать фирма).
Выяснить же, соответствует ли соискатель вашим минимальным требованиям и справится ли он с теми обязанностями, которые вы на него возложите, можно только в том случае, если вы задаете вопросы и внимательно слушаете. На практике же часто бывает так, что большую часть времени говорит работодатель, пытаясь «расхвалить» кандидату компанию и вакансию. Избегайте этой ошибки.
Вместо этого задавайте прямые вопросы:
* Сколько вам лет?
* Где вы прописаны?
* Компьютером пользоваться умеете?
* В каких программах работаете?
* Вы еще учитесь или уже закончили обучение?
Здесь есть еще одно важное правило. Если, получив очередной ответ от соискателя, вы видите, что он не подходит, следует немедленно прекратить собеседование и вежливо попрощаться с кандидатом.
Дело в том, что на практике довольно часто сотрудник, проводящий оценку, игнорирует факт несоответствия кандидата какому-либо требованию (или даже нескольким) к вакансии и, вопреки логике и здравому смыслу (а может, потому, что «неудобно отказать»), приглашает такого претендента на очное собеседование. А ведь время – самый невосполнимый ресурс, и тратить его на общение с малоперспективными соискателями – непозволительная роскошь!
Судите сами: по моему опыту, время на персональное общение с каждым кандидатом составляет не меньше 10–15 минут. Умножьте его на количество «непроходных» соискателей за весь период поиска и отбора… Иногда временные потери оказываются очень внушительными. Обнять и плакать, как говорится.
Поэтому не стоит уклоняться от прямого отказа кандидату в очном собеседовании и прикрываться расплывчатыми фразами типа «более подробная информация будет на собеседовании», «на собеседовании данный вопрос будет обговариваться», «приходите – а там посмотрим». Не надо такой «медвежьей услуги»! Не обнадеживайте кандидатов и не приглашайте на собеседование «из вежливости». Цените свое время и усилия – не тратьте их на людей, которые не внушают доверия и, скорее всего, не справятся с работой.
Самый лучший завтрашний день не вернет вчерашнего.
На очное собеседование нужно приглашать только тех, кто полностью соответствует минимальным требованиям к вакансии. И если в процессе телефонного интервью вы обнаружили несоответствие кандидата хотя бы одному обязательному критерию, то собеседование с ним следует тут же прекратить и прямо сказать, что человек вам не подходит. Пожелайте ему удачи в поиске работы и попрощайтесь.
При этом, конечно, полезно помнить, что любое общение с внешним миром – это косвенная реклама или антиреклама компании. Поэтому к любому соискателю, даже отказывая ему в трудоустройстве, нужно относиться уважительно и корректно.
Кто в доме хозяин?
Следующее правило гласит, что управлять процессом телефонного интервью всегда должен работодатель. А управляет тот, кто задает вопросы. И если вы отвечаете на вопросы – значит, собеседование проводите не вы с кандидатом, а кандидат с вами. Поэтому перехватывайте инициативу с помощью вопросов, задавайте кандидату свои правила игры и управляйте ходом собеседования в нужном вам направлении.
Это можно сделать, например, с помощью фразы: «Ответьте, пожалуйста, сначала на мои вопросы, а потом я смогу ответить на ваши». Если такие условия соискателя не устраивают (он отвечает что-то вроде: «Вы сейчас скажите, может, мне это не подойдет, и незачем тратить мое время»), попрощайтесь с ним: вам не подойдет такой человек.
Не стоит снижать свою активность и в том случае, когда соискатель оказался вам симпатичен и соответствует всем формальным требованиям, и вы решили пригласить его на личное собеседование. Сохраняйте инициативу при назначении встречи за собой! Например, вместо вопроса: «Когда вам удобно подъехать?» – предлагаете вариант (или несколько вариантов), удобный именно вам:
* Вам будет удобно на Калужской либо на Новослободской?
* Подъезжайте завтра в 12 часов дня.
Помните, что это соискатель должен подстраиваться под вас, а не наоборот! Если же кандидат не готов принять ваши «правила игры», вполне возможно, что и в дальнейшем он не будет проявлять лояльность к вам и вашей фирме. А это то, что не прививается «корпоративными шашлыками» и системой поощрений. И для компании лучше «отсеять» такого «сотрудника» еще ДО того, как он попадет в штат.
● Фирмы отдают преимущество работникам, которых можно создавать «с чистого листа», но этот лист должен быть правильной формы: в домашнем принтере вы не сможете использовать бумагу формата Аз, лишь – A4. Как звучало в одной рекламе: «Форма имеет значение…» Ценности также имеют значение, даже больше, чем знание. (Из частных разговоров с менеджерами по персоналу)
Главное – чтобы костюмчик сидел
Следующее, что вам следует оценить после соответствия кандидата формальным требованиям к вакансии, это насколько условия работы, которые предлагает ваша компания, соответствуют его ожиданиям, то есть будет ли он:
* работать за то вознаграждение, которое предлагает фирма;
* работать в том графике, который установлен в компании;
* ездить на работу в тот район, где находится будущее место работы.
То есть как бы «примерить» условия работы в вашей фирме на соискателя.
Ведь даже если кандидат утверждает, что ему «очень нужна работа» и он готов работать за меньшую зарплату, чем получал ранее, или в более сложном графике, то здесь высок риск того, что человек уйдет, как только найдет более подходящие ему условия (тем более соискатели обычно параллельно проходят собеседования сразу в нескольких компаниях). Все-таки большинству людей довольно сложно выходить за рамки привычной для них зоны комфорта. А вы при этом потратите время (снова!) на его адаптацию, а потом – на поиск и обучение нового человека.
Поэтому очень важно на этом этапе собеседования понять: вам по пути или нет? И даже если кандидат очень понравился, но вы не можете предложить ему больше/ лучше, чем он имеет на текущий момент, – прощайтесь с ним без сожалений.
Кстати, существует мнение, что по телефону нельзя обсуждать зарплату. Я не совсем с этим согласна. Ведь человек, которого вы собираетесь нанять, вряд ли патологически болен альтруизмом и готов трудиться безвозмездно. И вполне естественно, что вопрос оплаты труда будет во многом решающим фактором при принятии им решения о трудоустройстве в вашу компанию.
Чем раньше поймете, соответствуете ли вы его «финансовой планке», или нет, тем меньше времени потеряете в процессе отбора. Вы можете даже не оглашать, сколько денег готовы платить кандидату, но обязательно спросите: «Сколько вы зарабатывали на последнем месте работы?» Если соискатель говорит «по-разному» или называет сумму в день, уточните: «А сколько в среднем в месяц получалось?» И на основании полученного ответа можно либо продолжить общение дальше, либо отказать, объяснив: «У нас зарплата значительно меньше, мы вам не подойдем».
На этом «примерка» вакансии на соискателя не заканчивается. Обычно я еще по телефону оглашаю все возможные неудобства работы в компании и уточняю, насколько соискатель готов с ними мириться. Не стоит стремиться показать себя (фирму, вакансию) лучше, чем все обстоит на самом деле. Ведь тайное станет явным уже в первые дни работы новобранца, и тогда… ну, вы догадались.
Например, когда я подбирала персонал в один детский супермаркет, потенциальными неудобствами для соискателей были график работы (суббота и воскресенье – всегда рабочие дни, поскольку магазин находился в торговом центре, где основной поток покупателей приходится именно на конец недели) и место расположения магазина (отдаленный район города). Соответственно, обязательными моими вопросами к соискателям были: «Мы находимся в торговом центре XXX, вам удобно будет ездить сюда на работу?», «У нас пятидневка, но выходные дни – среди недели, суббота-воскресенье всегда рабочие. Насколько вам это удобно/подходит?».
Часто после этих вопросов отсеивалась еще часть кандидатов. Например, потому, что соискателю не с кем оставить маленького ребенка в выходной день, или у него много денег будет уходить на проезд, или по вечерам (после окончания рабочего дня) в ту часть города, где он проживает, уже не ходят маршрутки. Согласитесь, пусть уж лучше это выяснится по телефону, чем через неделю работы нового сотрудника.
Кроме того, прием «отговаривания» и показывание соискателям возможных неудобств и трудностей работы в вашей организации позволит выявить «летунов», которые ищут «местечко на время», а также «отсеять» претендентов, у которых на данный момент нет выраженной потребности в работе и/или готовности принимать ваши «правила игры» (что, несомненно, проявится в ближайшее время, если такого человека все-таки трудоустроить).
Будьте уверены: если человеку действительно нужна работа и/или он заинтересован в вакансии именно вашей организации, то он проявит достаточно упорства и сможет убедить вас, что он вам «подойдет». В остальных же случаях это просто «не ваш» человек. Только не переусердствуйте: обычно 2–3 «ленивых» попыток вполне достаточно.
– Я ходил! – И я ходила!
– Я вас ждал! – И я ждала!
После того, как вы убедитесь, что хотите встретиться с кандидатом лично, можно перейти к следующему этапу – назначению даты и времени собеседования. Здесь тоже есть несколько нюансов.
Каждый, кто занимался подбором персонала, знаком с таким явлением, как «неявка» соискателей. Почему так происходит – сложно сказать. Отчасти потому, что соискатель по телефону постеснялся сказать, что его не устраивают предлагаемые условия работы (если вы все делаете так, как описано выше, то будете гораздо реже сталкиваться с такими случаями), отчасти потому, что соискатель уже нашел другое место работы. А может, передумал, проспал, забыл… Да мало ли что! И чем проще вакансия (продавец, кассир, механик, охранник и т. д.), тем, как правило, выше процент «неявки».
В любом случае, согласитесь, обидно: вы назначили время, распланировали свой день, ждете кандидата, а он просто не пришел, не позвонил, не предупредил! И вам не остается ничего больше, чем уныло созерцать потолок в ожидании следующего соискателя или же спешно перекраивать свой день.
Зная такую особенность, я обычно назначаю собеседования «оптом»: несколько собеседований в один (заранее определенный) день (а не по мере обращения соискателей). Так удобнее: не приходится постоянно отвлекаться от дел на очередное собеседование, а потом тратить время на то, чтобы снова включиться в прерванную работу. При этом временной «зазор» между собеседованиями обычно составляет 20 минут, а на каждое назначенное время я приглашаю по 2–3 кандидата. Объясню, зачем и почему так.
В случае, если придут все соискатели (чего в моей практике не было еще ни разу), ничего страшного не произойдет. Во-первых, предварительно им все равно будет предложено заполнить анкету. Кто-то сделает это раньше, кто-то – позже, поэтому накладки по времени будут незначительными. Во-вторых, кроткое согласие подождать своей очереди без явного выражения недовольства является дополнительным доказательством заинтересованности претендента в работе и его лояльности к потенциальному работодателю (то есть к вам). В-третьих, «толпа» соискателей в некотором смысле повышает ценность вакансии: всем хочется работать в фирме, пользующейся популярностью. Но самое главное – это то, что вы таким образом «страхуете» себя от «неявки» необязательных кандидатов и существенно (!) экономите свое драгоценное время. Судите сами: пользуясь такой схемой для собеседования, например с 12–18 кандидатами, вам нужно будет выделить в своем графике всего лишь 2 часа времени (а не весь день!). Неплохо, правда?
Ну и в заключение привожу образец таблицы – своего графика собеседований, который я обычно составляю накануне очередного «конвейера». Разумеется, вы можете «перекроить» его под себя.
Кстати, если проведение личного собеседования требует вашего непосредственного участия, то в случае с телефонным интервью это вовсе не обязательно.
Оценить соискателя на предмет соответствия принятому в компании «проходному минимуму» может администратор, офис-менеджер или другой офисный сотрудник. Достаточно лишь снабдить его подробной и понятной инструкцией (какие вопросы задавать, в каких случаях отказывать, в каких случаях приглашать на собеседование и т. д.).
При грамотно составленном руководстве задача сотрудника, проводящего оценку, будет заключаться лишь в том, чтобы задать кандидату необходимые вопросы и поставить «галочки» или «плюсики» в специальном бланке в соответствующих ячейках. И, ориентируясь по сумме «галочек», либо пригласить соискателя на личное собеседование, либо вежливо с ним попрощаться.
Это позволит вам существенно сократить ваши временные затраты на отбор персонала без снижения его качества. Помните, что элементарную и рутинную работу следует делегировать рядовому персоналу (об этом мы еще поговорим с вами ниже). А прочитать подробнее о такой инструкции можно в моем блоге http://consult-plus.biz.