3) Отчеты
Отчет – это не только необходимость отчитаться перед вышестоящим руководством. Это простой и доступный инструмент операционного контроля.
Обязательные виды отчетов, которые должны быть в департаменте продаж:
– Отчет за год;
– Отчет за квартал;
– Отчет за месяц;
– Недельный;
– Ежедневный.
Отчет на отдел, подразделение как правило составляется руководителем.
Отчет готовится и каждым сотрудником отдельно – по выполнению персональных показателей.
Также могут быть специальные отчеты:
– По проекту;
– По конкретной задаче;
– По определенному клиенту.
В большинстве компаний есть автоматизированные программы, где аккумулируются данные по продажам, клиентам. Но замены регулярному отчету практически нет.
Зачастую, когда нужно поднять не просто статистику, но и понять причины, почему, к примеру, в данном месяце были именно такие показатели, отчет является единственным источником.
Отчет является работающим инструментом только в сочетании с регулярным планированием. Практически во всех успешных компаниях я встречаю вариации «План-Отчет». Так каждый сотрудник точно знает, что у него запланировано на год, месяц, день и/или другие временные промежутки, и отчитывается – что выполнено, а что нет. Соответственно объясняет причины отклонений.
Такая простая система помогает руководителю принимать объективные решения, всегда быть в курсе ситуации, как по менеджерам отдельно, так и по отделу в целом. Сотрудникам эта система помогает поддерживать нормальный рабочий ритм.
В моей практике много примеров, когда работу отдела продаж с хаотическим планированием и отчетностью мы поэтапно переводили на систему «План-Отчет: год, месяц, неделя, день».
Не все сотрудники отделов продаж такое выдерживают. Лучший показатель – это 5% уволившихся после внедрения системы, в той компании был всего один человек, который не смог влиться в эту систему. Самый большой показатель – 33% уволившихся в течения месяца после введения системы. Я не называю этот показатель плохим или тревожным. Просто в компании были люди, которые не согласились принять эти правила игры, кто-то ушел сам, кого-то после нескольких предварительных бесед и выделенного времени «на исправление» все равно попросили уйти из-за неудовлетворительных результатов.
Система «План-Отчет: год, месяц, неделя, день» не только делает управляемость отделом продаж прозрачной, но и задает ритм работе. Помимо прямых результатов, которые выражаются в росте продаж, в снижении отклонений план/факт, приятно наблюдать, что сотрудники в целом лучше дисциплинируются. Если рабочий день начинается в 9:00 в понедельник, а по графику ты в 11:00 должен отослать руководителю отчет за прошедшую неделю, да к тому же у тебя по плану стоит прозвонить трех клиентов до этих же 11:00 часов и занести результат по всем правилам в CRM плюс ответить на срочные письма – то в 9:00 утра ты начнешь РАБОТАТЬ. Не пудрить щеки, пить кофе со сливками, курить в компании ребят из ИТ, разбирать завал на столе, приступив к работе этак в 10:15, а в 9:00 уже сидеть за включенным компьютером и работать.