Глава 2. Локальные нормативные акты
2.1. Понятие локальных нормативных актов
Статья 68 ТК РФ устанавливает, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Что означает понятие «локальные нормативные акты», о котором речь идет в ТК РФ? Локальные нормативные акты – это внутренние документы, которые работодатели принимают самостоятельно в пределах своей компетенции и которые имеют юридическую силу только в рамках деятельности конкретного работодателя. Принимаемые работодателем локальные нормативные акты действуют в отношении работников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы (ч. 4 ст. 13 ТК РФ).
Право принятия локальных трудовых актов, содержащих нормы трудового права, работодатели всех организационно-правовых форм и форм собственности (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями). Однако ТК РФ не содержит перечня локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Это могут быть положения, приказы, инструкции и т. д. О конкретных локальных нормативных актах, содержащих нормы трудового права, вы узнаете в процессе прочтения данной книги. По правилам, введенным ТК РФ, локальный нормативный акт должен учитывать мнение представительного органа работников, но если такого органа нет и не будет у работодателя, имеющего всего одного – нескольких работников, то работодатель имеет право на самостоятельную разработку такого локального трудового акта и единоличное его утверждение. Локальные нормативные акты, согласно ТК РФ, принимаются работодателем единолично:
1) без учета чьего-либо мнения и без согласования (если они по законодательству не требуются);
2) с учетом мнения представительного органа работников (выборного профсоюзного органа либо других органов, уполномоченных работниками);
3) по согласованию с представительным органом работников.
В целях соблюдения единых правил ведения документации в рамках деятельности конкретного работодателя целесообразно принять Инструкцию по делопроизводству, которую нужно составить в начале деятельности работодателя. Инструкция по делопроизводству призвана упорядочить ведение документации во всех сферах деятельности конкретного работодателя.
Работодателю также следует уделить внимание другим локальным нормативным актам, которые будут способствовать успешной работе: правилам внутреннего трудового распорядка, коллективному договору, инструкции по заполнению трудовых книжек, правилам ведения трудовых книжек, правилам по охране труда, положению о премировании работников, положению об отпусках, положению о порядке обработки персональных данных и т. д. Так, например, работодателю целесообразно принять Положение о порядке обработки персональных данных, так как ст. 86 ТК РФ содержит требование об ознакомлении под роспись работников с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных. Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников.
Персональные данные – это информация, касающаяся конкретного работника, которую получает работодатель в связи с трудовыми отношениями. Обработку персональных данных работодатель производит в виде документированной информации, включающей получение, хранение, комбинирование, передачу или любое иное использование соответствующих сведений.
Для упорядочения ведения кадрового делопроизводства особо нужно уделить внимание разработке Положения об отделе кадров и Инструкции по кадровому делопроизводству. Для эффективного составления трудовых договоров можно принять такой локальный трудовой акт, как Положение о должностных инструкциях.
Локальный нормативный акт вступает в силу, согласно ст. 12 ТК РФ, со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
До заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить работников (под роспись) с действующими в организации локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).
2.2. Положение об отделе кадров
Для того чтобы заложить эффективную систему и методы руководства и управления специалистами по кадровой работе, работодатель может разработать локальный нормативный акт – Положение об отделе кадров. Названное Положение определяет цели и задачи кадровой службы, порядок ее деятельности. На его основании проще организовать работу кадровой службы. Если у работодателя есть в штате кадровые работники и юрисконсульт, то он может дать им задание разработать названное Положение, так как они являются профессионалами. Если работодатель не имеет вышеуказанных работников, но он собирается организовать кадровую службу, то он сам может разработать такое Положение. Положение об отделе кадров имеет общую структуру (см. приложение 1 к данной главе). Образец Положения приведен в приложении 2. Положение о кадровой службе должно быть утверждено руководителем организации. Когда на этом документе будет стоять гриф «Утверждено», то это означает, что Положение имеет юридическую силу, и для введения его в действие никаких дополнительных приказов издавать не нужно. Затем этот акт дают для прочтения всем сотрудникам отдела кадров, которые должны поставить на нем визу ознакомления.
Приложение 1
Приложение 2
1. Общие положения
1.1. Отдел кадров (далее – Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее – Организация).
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.
1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.
1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.
1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.
1.7. Структура и штат Отдела утверждаются генеральным директором Организации.
1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.
2. Основные задачи
2.1. Подбор и расстановка кадров.
2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации.
2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда.
2.4. Повышение квалификации работников.
2.5. Проведение аттестации.
2.6. Формирование кадрового резерва.
2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.
2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.
3. Функции
3.1. Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.
3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.
3.3. Разработка штатного расписания.
3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников.
3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
3.6. Ведение учета личного состава работников Организации, оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.
3.7. Документальное оформление служебных командировок.
3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.
3.9. Ведение учета работающих в Организации военнообязанных.
3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.
3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в Организации.
3.13. Организация и участие в аттестации работников.
3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.
3.15. Составление планов повышения квалификации работников.
3.16. Организация табельного учета.
4. Права
Отдел имеет право:
4.1. Получать от структурных подразделений Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.
4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.
4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.
4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.
4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.
4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
5. Ответственность
5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.
5.2. На Руководителя возлагается ответственность за:
5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины.
5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности.
5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов.
5.3. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.
6. Взаимоотношения. Служебные связи
Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.
6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.
6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.
6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.
7. Порядок внесения изменений и дополнений
7.1. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.
2.3. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства
Кроме Положения об отделе кадров для кадровой службы можно разработать еще один локальный нормативный акт, который называется Инструкцией по ведению кадрового делопроизводства. У этого документа иное назначение: в нем устанавливаются единые правила ведения кадрового делопроизводства и содержатся образцы бланков кадровых документов. Это необязательный документ, и он вводится в действие на усмотрение самого работодателя. Однако наемные работники устраиваются на работу, увольняются, затем принимаются новые, и, как известно, кадровых проблем у работодателя всегда хватает. Инструкция уменьшит эти проблемы, повысит эффективность ведения кадрового делопроизводства. Не имеет значения, есть ли у работодателя такое структурное подразделение, как отдел кадров, или же он может себе позволить оплачивать работу всего лишь одного специалиста по персоналу, но предписанию Инструкции будет подчиняться каждый выполняющий кадровую работу сотрудник. Например, работодатели, имеющие небольшой штат работников, в отличие от крупных организаций, не ведут журнал приема работников, журнал увольнения, журнал учета отпусков и т. п. В Инструкции по кадровому делопроизводству можно закрепить обязательность ведения таких журналов, так как их наличие облегчает работу кадровиков. Журналы будут содержать постоянную и четкую информацию о работниках, они помогают в составлении различных статистических справок и т. п. Таким образом, благодаря Инструкции кадровая документация всегда будет вестись в строго определенном порядке, документы будут лежать там, где им следует, независимо от человеческого фактора, присутствующего у каждого конкретного работника. Новичок в кадровой работе или опытный работник, привыкший на предыдущем месте работы к иному ведению кадрового делопроизводства, у конкретного работодателя будет исполнять предписание Инструкции именно этого работодателя.
Инструкция содержит:
1) перечень нормативно-правовой базы, которая необходима для проведения той или иной процедуры;
2) перечень формируемых «дел»;
3) последовательный перечень действий при оформлении документации;
4) образцы документов: приказов, распоряжений, журналов учета и т. д.;
5) порядок действий при решении проблемных ситуаций.
В нашей книге нет образца Инструкции по ведению кадрового делопроизводства по той причине, что в нее целесообразно включить все образцы кадровых документов, которые мы рассматриваем на протяжении всей книги в отдельных главах с комментариями. Работодатель без труда может составить Инструкцию самостоятельно, пользуясь образцами кадровых документов, приведенных в нашей книге, при этом он по своему усмотрению решает, какой образец включать, а какой не включать в этот документ.
Примерная структура Инструкции:
1) Общие положения.
2) Основные понятия.
3) Основная часть.
4) Заключительные положения.
5) Приложение.
В разделе 1 «Общие положения» отражают: цели, задачи, нормативно-правовую базу, которой руководствуются при разработке данного локального трудового акта, указывают лицо (лица), на которых распространяется данный нормативный правовой акт и т. д.
В разделе 2 «Основные понятия» уточняют понятия и термины, которые будут использоваться в тексте Инструкции.
Раздел 3 «Основная часть» обычно самый объемный по написанию, так как в нем определяют основные процедуры кадрового делопроизводства, для каждой из которых подробно расписывают подробный порядок действий. Основные процедуры включают: прием на работу, перевод (постоянный, временный), совместительство, совмещение, командировка, отпуск, наложение дисциплинарного взыскания, увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по истечении срочного трудового договора, по сокращению штатов, по иным статьям ТК РФ и других нормативных правовых актов, предусматривающих основания для увольнения и т. д.). Те виды трудовых отношений, которые не используются конкретным работодателем, например, совмещение, замещение, отсутствие командировок и т. п., можно не включать в Инструкцию. В «Основной части» необходимо определить процедуру увольнения. Увольнение, как известно, бывает по разным основаниям: по собственному желанию, за разглашение служебной или коммерческой тайны, в связи с признанием полностью нетрудоспособным, в случае выхода на пенсию по инвалидности и т. д. Причем по каждому из оснований надо определить порядок действий при увольнении, поскольку он различается.
Раздел 4 «Заключительные положения» обычно предусматривает: меры ответственности должностных лиц за несоблюдение Инструкции (например, наложение дисциплинарного взыскания), порядок вступления данного документа в силу, порядок введения изменений и дополнений в данный документ в связи с изменением законодательства.
Раздел 5 «Приложения» содержит образцы кадровых документов, например, журнал регистрации приказов, журнал регистрации о прекращении действия трудового договора, формы уведомления, приказов и т. д.
Инструкцию вводят в действие приказом работодателя (см. приложение 3 к данной главе).
Приложение 3