К
Кадровая политика
Управление человеческими ресурсами – главная функция любой организации (предприятия, фирмы, корпорации, банка и других юридических лиц). Политика организаций меняется на глазах – от технократического подхода к определению будущих потребностей людей и развитию их потенциала. В последнее время кадровая служба, по сравнению с другими подразделениями, приобретает первостепенное значение в работе организаций, поскольку от ошибок при подборе кадров во многом зависит судьба самого учреждения.
Рынок труда, как и любой рынок вообще, живет по законам спроса и предложения, конкуренции. Причем, если говорить о конкуренции, то она здесь двойная – как между работниками, стремящимися получить хорошую должность с неплохой зарплатой и перспективами карьерного роста, так и между работодателями – за право получить сильного, квалифицированного специалиста.
Для реализации проекта учреждению или фирме нужны прежде всего людские резервы. Если осуществлен подбор работников недостаточно подготовленных, то проект или будет выполнен некачественно, или вовсе провалится. Следовательно, только подбор квалифицированных специалистов гарантирует организации качественную и результативную работу. Разумеется, труд высококвалифицированных служащих стоит дороже, чем труд имеющих среднюю квалификацию. Но размер будущей прибыли превысит затраты на рабочую силу, если она эффективно справится с поставленной задачей. Привлечение специалистов более высокого класса позволяет достичь лучших экономических показателей.
В настоящее время кадровые службы приобретают новые функции под воздействием таких факторов, как рыночные отношения, частная собственность, постоянная инфляция, быстро меняющееся законодательство, смена ценностных ориентаций людей. К основным функциям кадровой службы среднего и крупного предприятия относятся: обеспечение кадрами (определение потребности в кадрах, поиск специалистов, заключение контрактов, ознакомление с рабочим местом и условиями труда, прекращение контрактов); подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров; оформление трудовых правоотношений; оплата труда (аттестация рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда); выявление социальной напряженности в коллективе и снятие ее; развитие отношений с органами рабочего самоуправления.
Набор кадров заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация отбирает наиболее подходящих для нее служащих. Набор обычно ведут из внешних и внутренних источников.
К средствам внешнего набора относятся: публикации объявлений в газетах и профессиональных журналах, обращение к агентствам по трудоустройству и к фирмам, поставляющим руководящие кадры. Популярным методом набора за счет внутренних резервов является рассылка информации об открывающейся вакансии с приглашением квалифицированных специалистов.
Обычно при приеме на работу фирма предлагает претенденту на место заполнить тест-анкету, и после анализа полученных сведений может быть вынесено решение о принятии человека в штат. Наиболее широко применяемым методом отбора кадров является собеседование. Это так называемое интервью с кандидатом, во время которого обсуждаются вопросы, связанные с его трудовой деятельностью, оцениваются знания кандидата в той области, в которой он желает работать и проявить себя.
При положительном решении вопроса нового сотрудника знакомят с трудовым договором и с этическим кодексом фирмы, также оговариваются оклад специалиста, его льготы и возможные премии, оформляются трудовая и медицинская книжки.
Денежным вознаграждением, выплачиваемым организацией за выполненную работу, является заработная плата. Организация не может набрать и удержать рабочую силу, если она не выплачивает вознаграждение по конкурентоспособным ставкам и не имеет шкалы оплаты, стимулирующей людей к работе в данном месте.
Разработка структуры заработной платы является обязанностью отделов кадров или трудовых ресурсов. Структура заработной платы в организации определяется с помощью анализа обследования уровня заработной платы, условий на рынке труда, а также производительности и прибыльности самого учреждения.
Трудовые сообщества имеют постоянную потребность в обеспечении высокой производительности труда работников. Многие из них при этом заботятся и об общем качестве трудовых ресурсов. Созданию рабочей силы, обладающей более высокими способностями и сильной мотивацией к выполнению задач, стоящих перед коллективом, способствует успешная программа по развитию кадров. К методам, используемым для развития потенциала рабочей силы, относятся профессиональная ориентация, подготовка и обучение, система вознаграждений, продвижение по службе.
Для повышения эффективности работы своего персонала предприятия осуществляют программы по обучению и переподготовке кадров. Результатом является эффективность предприятия, т. е. его производительность, действенность и удовлетворенность работников.
Обучение полезно и требуется в трех основных случаях: когда человек поступает на новое место работы, когда служащего назначают на новую должность или когда ему поручают выполнение новых обязанностей, и если у человека недостает определенных навыков для эффективного выполнения своей работы.
Подготовка представляет собой обучение работников навыкам, позволяющим поднять производительность их труда. Конечная цель обучения заключается в обеспечении своей организации достаточным количеством людей с навыками и способностями, необходимыми для достижения преследуемых целей.
Когда лицо покидает организацию либо по собственному желанию, либо нет, следует расторжение договора. Добровольное расторжение договора включает прекращение работы и отставку. Недобровольное расторжение включает временное увольнение с восстановлением через некоторое время и окончательное, являющееся постоянным.
Команда
Команда (группа) представляет собой объединение индивидов, в котором на поведение и деятельность одного члена воздействуют поведение и деятельность других членов сообщества.
Основополагающими моментами объединения людей в команды являются осознание себя частью единого целого, наличие общих интересов и целей, выполнение разнообразных, но зависящих друг от друга обязанностей, координация совместной деятельности.
Различают два вида групп – формальные и неформальные.
Формальные группы создаются официально, на неопределенный срок, или бессрочно – руководством фирмы и имеют форму подразделений – межфункциональных (комитеты) или находящихся в рамках иерархической структуры.
Целью создания формальной группы является выполнение ею определенных задач, в то время как деятельность группы способствует достижению целей всей организации. Руководство обязано установить и определить направления деятельности (включая цели) и взаимодействий (образцы коммуникаций и отчетности) отделов и подразделений или других групп организации. Это значит, что они являются частью видимой, зафиксированной на бумаге структуры организации, устанавливающей роль групп в общем деле, и их действия направлены на достижение определенных целей.
В то же время на действие группы большое влияние оказывают индивидуальные характеристики исполняющих определенные роли людей. Посредством взаимного влияния осуществляется взаимодействие персональных и обязательных систем. У участников такой взаимной деятельности формируются новые нормы поведения, а также новые чувства, эмоции и установки. Кроме того, возникают новые, не предусмотренные установленными правилами виды деятельности и образцы взаимодействий, которые могут соответствовать или противоречить объявленной системе задач. Помимо этого, некоторые виды деятельности участников формальных групп направлены на удовлетворение индивидуальных потребностей.
Неформальные группы возникают спонтанно, в ходе повседневной деятельности вступающих между собой в контакты индивидов, у которых вскоре появляются общие интересы или заботы. Они могут быть никак не связаны с работой, просто у их участников выявляются общие интересы. Чаще всего такие группы представляют собой диады, триады и квартеты, состоящие из друзей, партнеров, коллег, из которых один, превосходящий чем-то остальных, становится неформальным лидером.
Неформальные группы могут формироваться в процессе работы, когда сотрудники различных формальных команд обмениваются информацией и идеями. Нередко неформальные группы возникают как оппозиция менеджменту и выражают общее недовольство политикой руководства. Такая оппозиция зачастую возникает в том случае, если сотрудники считают, что к ним относятся несправедливо.
Для успешного руководства коллективом менеджеру необходимо знать ценности и установки как формальных, так и неформальных групп. Необходимо отметить, что процесс складывания неформальных групп – это неотъемлемая часть любого предприятия. Поэтому лучше всего руководителям признать существование таких групп и вступить с ними в сотрудничество, направляя их активность на пользу организации.
В настоящее время существует тенденция к превращению групп, которые когда-то создавались для решения оперативных проблем, в основные структурные единицы компании, ответственные за производство товаров и услуг. Целесообразность создания самоуправляемых групп обосновывается возрастанием степени участия сотрудников в рабочем процессе и увеличением производительности труда. Руководство ожидает от таких групп не исполнения приказов, а проявления инициативы.
Самоуправляемая группа, численность которой может варьироваться в пределах от 5 до 15 человек, как правило, формируется из специалистов, принадлежащих к различным сферам организационной деятельности, с целью совместной работы в рамках одной команды над решением тех или иных проблем. При этом члены команды принимают на себя ответственность за конечные результаты своей деятельности.
В задачи самоуправляемых групп входят сбор и анализ информации, принятие решений о необходимых действиях и коллективная ответственность за достигнутые результаты. Менеджеры дают командам общее направление, а конкретный план достижения цели определяется членами самой группы. Они же координируют свою деятельность с функциональными отделами компании.
Обычно команды несут ответственность за выполнение определенной функции (производства или обслуживания), при этом участников группы специально обучают смежным профессиям и наделяют соответствующими полномочиями для принятия решений, необходимых для выполнения задания. Продуктивной деятельности такой команды способствует умение ее членов изменять функционально-ролевую соотнесенность, т. е. исполнять любые внутригрупповые роли.
Суть рабочей команды заключается в общем для всех ее членов обязательстве. Такого рода обязательство требует наличия некоего назначения, в которое верят все члены команды. Этим назначением выступает общая миссия. Она должна включать элемент, связанный с выигрыванием, первенством, продвижением вперед. Существует отличие целей команды от ее назначения (миссии): цели команды позволяют следить за собственным продвижением по пути к успеху, а миссия как более глобальное по своей сути предназначение придает всем конкретным целям смысл и энергию.
Эффективную команду можно охарактеризовать общепринятыми критериями эффективности любой организационной структуры, однако есть специфические черты, присущие только команде. Прежде всего это – нацеленность всей команды на конечный результат, инициатива и творческий подход к решению задач. Высокая производительность и ориентированность на лучший вариант решения, активное и заинтересованное обсуждение возникающих проблем дополняют характеристику.
Для продуктивной работы команды важно наличие у сотрудников комбинации взаимодополняющих навыков. Представляется возможным свести эти навыки в три категории:
1. Техническая или функциональная экспертиза;
2. Навыки по решению проблем и принятию решений;
3. Межличностные навыки (принятие риска, полезная критика, активное слушание и т. д.).
Рабочая группа может более или менее эффективно идти к достижению своих целей в зависимости от нижеследующих факторов.
1. Размер. Считается, что в группах, состоящих из 2 или 3 человек, ее члены могут испытывать обеспокоенность тем, что их персональная ответственность за принимаемые решения слишком очевидна. С другой стороны, в группах, состоящих из более чем 5 человек, ее члены будут испытывать затруднение, робость в высказывании своего мнения перед другими.
2. Состав. Под составом в данном контексте понимается степень сходства личностей и точек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблем. Важной причиной вынесения вопроса на решение группы является использование различных позиций для нахождения оптимального решения.
3. Групповые нормы. Нормы призваны подсказать членам команды, какое поведение и какая работа ожидаются от них. Такое сильное влияние норм объясняется тем, что отдельная личность может рассчитывать на принадлежность к группе, ее признание и поддержку только при условии согласования своих действий с принятыми нормами.
4. Сплоченность. Под сплоченностью понимается мера тяготения членов группы друг к другу и к самой группе. Поскольку сплоченная команда хорошо работает в коллективе, высокий уровень сплоченности может повысить эффективности всей организации, при условии, что цели команды согласуются с членами организации. Потенциальным отрицательным последствием высокой степени сплоченности является групповое единомыслие.
5. Конфликтность. Причиной конфликтности может быть различие во мнениях. Хотя обмен мнениями и обладает рядом полезных свойств, он также может привести к внутригрупповым спорам и другим проявлениям активного конфликта, отрицательно сказывающегося на деятельности команды.
6. Статус членов команды. Считается, что члены команды, чей статус достаточно высок, способны оказывать большее влияние, чем члены команды с низким статусом. Однако отнюдь не всегда это ведет к повышению эффективности.
7. Поведение каждого члена команды является критическим фактором, определяющим эффективность группы в целом. Для эффективного функционирования команды ее члены должны вести себя так, чтобы способствовать достижению общегрупповых целей и социальному взаимодействию.
Коммуникативные барьеры
Коммуникативные барьеры – препятствия, возникающие на пути межличностного и группового общения.
Препятствия могут быть различного рода.
Преграды, обусловленные восприятием
Люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее.
Одна из преград, обусловленных восприятием, возникает из-за конфликта между сферами компетенции, основами суждений адресата и адресанта. Люди могут по-разному интерпретировать одну и ту же информацию, в зависимости от накопленного опыта. Как следствие, идеи, закодированные отправителем, могут оказаться искаженными и не полностью понятыми.
Расхождение между основами суждений может стать причиной избирательного восприятия информации – в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей.
Эта характеристика особенно важна для обмена информацией. Во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими в физическом смысле.
Еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникаций состоит в существовании преград, обусловленных социальными установками людей. На взаимоотношения между руководителем и подчиненным существенное влияние оказывает коммуникационный климат. Взаимоотношения формируются на основе отношения друг к другу в различных ситуациях и информационных обменах. От позитивной или негативной окрашенности возникающих при этом ощущений будут зависеть частота контактов двух людей и стиль сообщения, который каждый изберет по отношению к другому в будущем. Руководитель, не созидающий позитивно окрашенного климата в отношениях с другими, получит в дальнейшем урезанный обмен информацией с сотрудниками. Со временем может сложиться обстановка недоверия и антагонизма.
Семантические барьеры
Семантические барьеры связаны с использованием слов в качестве символов (носителей определенного значения).
Слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей. Поэтому сообщение необязательно будет интерпретировано получателем информации так, как нужно адресанту.
Семантические вариации (разные значения одного и того же слова) часто становятся причиной неверного понимания, поскольку во многих случаях значение, приписываемое символу отправителем, не очевидно. Руководитель, говорящий подчиненному, что отчет представляется «адекватным», может иметь в виду, что он полон и отвечает цели. Однако подчиненный может декодировать слово «адекватный» в том смысле, что отчет зауряден и требует значительного улучшения.
Значение символа выявляется через опыт и варьируется в зависимости от контекста. Поскольку у каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, не может быть уверенности в том, что символ будет понят в том значении, в котором он употреблен.
Семантические барьеры могут создать коммуникативные проблемы для компаний, действующих в многонациональной среде. Семантические трудности, обусловленные культурными различиями, могут серьезно затруднять деловые переговоры.
Невербальные преграды
Для интерпретации сообщений, помимо вербальных символов (слов), используются и невербальные. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Обмен взглядами, выражение лица, улыбка, поднятые в недоумении брови, взгляд с выражением одобрения или неодобрения – все это примеры невербальной коммуникации. Жесты и позы также относятся к невербальным способам передачи значения. Значительная часть речевой информации при обмене воспринимается через язык поз, жестов и звучание голоса.
Еще одна разновидность невербальной коммуникации формируется интонацией, модуляцией голоса, темпом речи и т. п. Манера произнесения слов может существенно изменить их смысл. Резкий авторитарный тон может трансформировать запрос о предложениях («У вас есть ка– кие-нибудь идеи?») в грубую критику.
Используемые для передачи сообщения невербальные символы должны соответствовать идее, предназначенной для передачи.
Значительные преграды для понимания при обмене невербальной информацией могут создавать культурные различия. Приняв визитную карточку от коллеги из Японии, следует сразу же прочитать ее. Если ее просто положить в карман, то японский партнер воспримет это как личное оскорбление. Американцы склонны с недоумением реагировать на «каменное выражение» лица собеседников.
Плохая обратная связь
Отсутствие обратной связи – ограничитель эффективности межличностного обмена. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение истолковано адресатом в нужном смысле. Существует множество причин, по которым сообщение может быть не понято.
Неумение слушать
Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. Эффективное слушание является важнейшим качеством эффективно функционирующего менеджера. Услышать конкретные излагаемые вопросы важно, но еще важнее – уметь прислушиваться к чувствам. Выслушивание фактов и чувств – это выслушивание сообщения полностью.
Коммуникационные преграды могут возникнуть и в организационных коммуникациях.
1. Искажение сообщений
Когда информация движется внутри организации вверх или вниз, смысл сообщений имеет тенденцию искажаться. Это может быть обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае он модифицирует его так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.
В организации существует потребность фильтровать сообщения, чтобы с одного уровня на другой отправлялись только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации или придания сообщению большей ясности различные сведения суммируются и упрощаются. Такой отбор может стать причиной существенного искажения содержания сообщений.
2. Информационные перегрузки
Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать ее и выбирать только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится к обмену информацией. Понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими специалистами.
3. Неудовлетворительная структура организации
Структура – логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.
Другие аспекты, которые могут вызвать проблемы в коммуникациях, включают неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, а также способ организации власти и распределения задач. Создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами. Плохо проработанная информационная система способна снизить эффективность обмена информацией и принятия решений в целом.
Коммуникационные каналы
Коммуникационные каналы – средства связи между отправителем и получателем информации: письменной, устной, формальной, неформальной, пригодной для электронных средств связи. Различаются вербальные, письменные и невербальные каналы.
Вербальная коммуникация
Большинство руководителей предпочитают говорить, а не писать. Исследования рабочего времени менеджеров показывают, что большую его часть они тратят на личное общение с индивидами. К достоинствам устных коммуникаций относятся быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов. Устные коммуникации имеют место во время личной беседы или телефонного разговора, на встрече нескольких человек или на собрании, когда оратор обращается к многочисленной аудитории.
Письменные или электронные коммуникации
В небольшом бизнесе, когда функции менеджера исполняет собственник компании, письменные коммуникации – явление весьма редкое. Большая часть информации «хранится» в голове собственника– менеджера, и как только он решает что-то предпринять, он немедленно осуществляет это. Каждый сотрудник прекрасно осведомлен о положении дел, а информация или инструкции передаются устно. По мере расширения компании и увеличения числа сотрудников работники уже не имеют полной информации о состоянии дел организации – одновременный разговор начальника со всеми подчиненными становится неосуществим. Для обеспечения понимания сообщения и приобщения сотрудников к проблемам удобнее разослать записки или электронные письма.
Электронные средства связи включают использование компьютерных сетей, электронной почты, а также видеолент и видеоконференций.
Невербальные коммуникации
Невербальные коммуникации (язык телодвижений) – один из важнейших типов межличностных коммуникаций. Нередко невербальные сигналы несут более значимую информацию, чем устное сообщение. Невербальные коммуникации особенно значимы при личном общении и включают в себя интонации говорящего, его мимику, позы, внешний вид.
Отправление невербального сообщения
Небольшие изменения в движении глаз, такие, как прямой взгляд или поднятые брови, дополняют смысл, который, возможно, хотел бы скрыть отправитель.
Энергичный кивок слушателя, жесты и положение тела (выдвижение вперед, движение на стуле, нервные движения рук, раскладывание бумаг на столе) – все это сигналы о том, как принимается сообщение, и адресант может заметить их и правильно интерпретировать либо не обращать внимания на ценную информацию.
Получение невербальных сообщений
Внимательно слушая собеседника (особенно по телефону), получатель может извлечь больше информации, если попытается уловить скрывающийся за словами подтекст, который либо подтверждает сообщение, либо вызывает сомнения относительно искренности отправителя. Адресант только выигрывает, если отмечает невербальную информацию на свои слова.
Если реакция собеседника неадекватна (поднятые брови, нотки беспокойства в голосе), оратор должен сделать паузу и проверить, осознал ли адресат заложенный в сообщении смысл или интерпретировал его иначе.
Невербальная обратная связь
Сотрудники организации и менеджеры и намеренно, и неосознанно поддерживают устойчивые невербальные обратные связи. Улыбка менеджера, взмах руки или кивок может дать понять подчиненным, что руководитель помнит об их существовании.
Обратная связь во время исполнения задания обычно осуществляется неформально и быстро, что способствует уверенности подчиненных. Отрицательная обратная связь нередко несет деструктивный характер. Например, руководитель, с раздражением отвечающий на вопрос сотрудника или скучающий во время презентации, подает отрицательные сигналы.
Неформальные коммуникации
Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Происхождение этого термина относится к временам гражданской войны в США. Сообщения, передаваемые по проводам телеграфной связи, часто фальсифицировались и запутывались. В конечном итоге стало общепринятым квалифицировать неточные сообщения и сведения как «слухи» (прошедшие по системе тайного сообщения).
Слухи витают в любом месте, где люди собираются группами. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации.
Слухам приписывается репутация неточной информации. Однако исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Но уровень точности все же ниже, когда речь идет о личной или об очень эмоционально окрашенной информации.
Выбор канала должен соответствовать характеру сообщения. Если канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет неэффективен. Легкая беседа за чашкой кофе или записка не подходят для серьезного предупреждения о недозволенности каких-либо нарушений, допущенных работником. Идею серьезности нарушений не удастся передать по этим каналам столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании.
Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникации в сочетании. Процесс усложняется, поскольку адресанту приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем обмен только письменной (или только устной) информацией. Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать все параметры ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным, т. к. это может привести к неуправляемому потоку бумаг.
Коммуникации
Коммуникации – это обмен идеями, мыслями и какой-либо информацией в устной или письменной форме, с помощью определенных действий или знаков. Вообще, коммуникации играют огромную роль во многом, не только в управленческих действиях, но и вообще в рабочем процессе. Понимание окружающего мира складывается на основании получаемой или передаваемой информации.
От того, как человек сможет истолковать тот или иной момент в определенном деле, и складываются порой успех и удача.
Но далеко не каждый индивид способен точно понять другого, соответственно, и что-то сделать, поскольку у всех людей разные уровни образования и опыт работы. Если коммуникации налажены плохо, то решения могут оказываться ошибочными, люди начнут неверно понимать, чего же желают от них руководство или другие сотрудники. Так, одна из основных задач менеджера и состоит в том, чтобы правильно передать и донести то или иное сообщение сотрудникам, осуществляемое с помощью устных, письменных или электронных обращений.
Вообще, коммуникации представляют собой сложный процесс. Организации пользуются разнообразными средствами коммуникации с внешней средой. С потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью главное внимание уделяется созданию имиджа предприятия. Ему же, в свою очередь, приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять всевозможные отчеты. В этих отчетах компания сообщает всевозможную информацию, например финансовую и маркетинговую.
Различные собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты и т. п., функционирующие внутри организации, порой являются реакцией на возможности и проблемы, создаваемые внешним окружением. Существуют в компаниях и межуровневые коммуникации. Здесь информация перемещается внутри с уровня на уровень в рамках вертикальных связей. Она передается с высших уровней на низшие. Таким образом подчиненным сообщаются какие-либо изменения, конкретные задачи и цели.
Помимо обмена по нисходящей линии, организации необходимы коммуникации по восходящей ступени. В случае возникших проблем служащие должны сообщить своему непосредственному начальнику о них, а он, в свою очередь, должен проинформировать вышестоящие посты управления. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.
Таким образом могут передаваться новые идеи, более эффективные способы и методы, которые обсуждаются на всех уровнях. Если предположить, что идея действительно была хорошей, то она может быть внедрена на данном производстве.
Коммуникации по восходящей линии, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предпринимает меры для их разрешения.
Существуют специальные группы, которые получили название «кружки качества». Обычно они собираются на один час в неделю для того, чтобы обсудить и решить те или иные проблемы в производстве или в среде обслуживания потребителей. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
Есть коммуникации и между различными отделами. Как правило, компании состоят из множества отделов, подразделений. Поэтому между ними необходим обмен информацией для координации задач и действий. Поскольку компания – это система взаимосвязанных элементов, то руководству необходимо добиваться, чтобы они работали совместно, продвигая ее в нужном направлении.
Например, в сфере розничной торговли управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих вопросов и проблем, обмена информацией о продукции. Подобные коммуникации между различными подразделениями могут дать дополнительные выгоды. Они формируют равноправные отношения. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников фирмы.
Коммуникации руководитель – подчиненный. Главным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между ними связаны с прояснением задач и ожидаемых результатов, с обсуждением проблем эффективности работы, оповещением подчиненного о грядущих изменениях, а также получением сведений об идеях и предложениях.
Коммуникации между руководителями и рабочей группой. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным, имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы, т. к. в обмене участвуют все члены этого сообщества, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах, о том, как бы следовало работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних достижениях и трудностях. Бывает, что рабочая группа собирается без руководителя для обсуждения надвигающихся перемен.
Неформальные коммуникации
Канал неформальных отношений можно назвать каналом распространения слухов. Слухи проносятся везде: как по коридорам, в столовых, так и в любом другом месте, там, где собираются люди группами. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».
Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, слухи чаще всего оказываются точной, а не искаженной информацией. Далее перечислены некоторые разновидности информации, передаваемые по каналам распространения слухов в организации. Вот как можно использовать слухи:
– предстоящие сокращения производственных рабочих;
– новые меры по наказаниям за опоздания;
– изменения в структуре организации;
– грядущие перемещения и повышения;
– подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;
– кто кому назначает свидания после работы.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.
1. Отправитель, лицо идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, поскольку каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.
Консалтинг
КОНСАЛТИНГ – консультирование, т. е. временная интенсивная профессиональная помощь, оказываемая организациям или отдельным лицам. Человека или организацию, оказывающих эту помощь, называют консультантами.
Предпосылкой для применения консалтинга в организации выступает ожидаемый экономический эффект. Такой эффект может быть получен немедленно либо по истечении некоторого времени. Экономическая выгода от консалтинга будет результатом дополнительных поступлений или экономии средств предприятия. В качестве экономического эффекта может рассматриваться обучение персонала или уменьшение риска в принятии решений.
Крупные консультационные проекты, такие, как разработка стратегий, оптимизация организационной структуры и др., нацелены на долгосрочную перспективу. Небольшие задания, например исследование отдельных аспектов качества продукции, могут принести немедленную прибыль.
Консалтинг применяется в различных областях хозяйственной деятельности. Например, в тех областях, где использование собственного персонала невозможно. Под такими областями понимаются, в первую очередь, ревизия управления и маркетинга.
В то время, как необходимость в применении ревизии управления возникает достаточно редко, например для выработки стратегии предприятия или для разработки организационной структуры, такая процедура, как ревизия маркетинга, остается более востребованной. Основаниями для ревизии маркетинга (если она не заложена в план предприятия как постоянно-периодическая) служат падение, стабилизация или недостаточный рост сбыта, широкое наступление конкурентов, разработка крупных рекламных кампаний и т. д.
Собственный персонал даже самой высокой квалификации не в состоянии дать полную и объективную оценку сложившейся ситуации из-за личной заинтересованности в результате. Консультант же свободен от субъективных представлений предприятия, не имеет личных интересов в нем и, следовательно, его рекомендации будут более объективными.
Конец ознакомительного фрагмента.